IL CONTROLLO DI GESTIONE IN BREVE. Andrea Mecchia

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1 IL CONTROLLO DI GESTIONE IN BREVE di Andrea Mecchia 1

2 Sommario I vantaggi del controllo di gestione... 3 La Tesoreria aziendale... 4 Software per il controllo di gestione... 4 Contabilità generale e contabilità analitica... 5 Controllo di gestione e analisi delle vendite... 6 Indici di performance

3 I vantaggi del controllo di gestione Che cosa vuole sapere lo stato? Quello che deriva dalla contabilità che ha stabilito che noi tenessimo ai fini civilistici e fiscali. Cosa invece noi vogliamo sapere? Quello che a noi interessa. Cosa ci interessa? Le risposte alle nostre domande. Facciamoci allora, per esempio, qualche domanda: Quanto spendiamo in ogni singolo reparto, ufficio, magazzino? Quale è il minimo fatturato da raggiungere per fare un investimento? Come scegliere tra due investimenti produttivi? Quanto mi rende un canale di vendita, la vendita di un prodotto, una campagna promozionale? Quanto è il ricarico giusto? Le commesse rendono? Come faccio a realizzare una distinta base anche per una.pizza? Se guardo bene i conti e ho una piccola attività posso risparmiare qualche migliaia di euro all anno? E tante altre domande.. Porta qualche vantaggio rispondere a queste domande? Se si allora si aprono alcune veloci riflessioni su... "Imparare significa scoprire quello che già sai." (Richard Bach) CHI USA BENE IL CONTROLLO SFRUTTA AL MASSIMO LA PROPRIA ESPERIENZA ED INTUIZIONE Perché usare il controllo significa guardare i propri affari più da vicino e non solo ad occhio nudo. Chi è in un settore da un po, fa già controllo (che se ne renda conto o no) perché è guidato da esperienza e intuito. (per es. si pensi al classico ricarico sui prodotti) Ma poi troppo spesso e mal volentieri, troppi imprenditori, sono assorbiti dall aspetto fiscale della gestione amministrativa. Soffocati da domande che riguardano se una certa spesa se la possono scaricare oppure no, se una certa cosa si può fare oppure no, quali sono le sanzioni se. Al fisco si aggiunge il quotidiano e non rimane spazio per null'altro. Però la consulenza fiscale non serve alla gestione aziendale bensì ad evitare spiacevoli sanzioni che qualcun altro ha stabilito per noi. A chi opera allora resta poco tempo per usare, per "vedere", certe informazioni servendo il suo concreto interesse (fare più soldi o risparmiare). Per fare controllo invece non sempre occorre la contabilità generale e non serve senz altro attendere i tempi di lavoro del commercialista o del consulente fiscale per ottenere i dati con cui farla. Dunque questa attività si può imparare a farla da soli oppure con una consulenza esterna che anche io ho deciso di offrire. 3

4 L azienda è un tridente: Aumentare le vendite. Ridurre i costi. Accorciare i tempi di incasso, allungare quelli di pagamento. Includo perciò nella definizione di controllo di gestione (quindi nella consulenza effettiva) anche la gestione della tesoreria aziendale (incassi e pagamenti e tempi di incasso e pagamento). Anzi, nella piccola impresa forse procederemo proprio da lì come prima cosa. Un impresa ha bisogno di incassare per poter pagare, non solo sapere a quanto ammontano costi e ricavi ma prima di tutto, quanto, quando si incasserà e si spenderà, altrimenti l'impresa stessa non avrà i soldi per rispondere alle domande poste da un analisi dei costi, semplicemente perché non potrà più sostenerli. Con quali strumenti rispondere a queste domande? Con opportuni strumenti informatici. La Tesoreria aziendale La gestione della tesoreria è un fattore vitale. La possono fare tutti anche i piccoli imprenditori, anzi dovrebbero. - Quali sono le scadenze fisse, quali quelle mobili. - Quanto tempo passa tra la vendita e l incasso. - Su quali conti incassare e pagare per riequilibrare i saldi bancari. - Organizzare le scadenze di incasso e pagamento su base decadale. - Calcolare tassi e valori attuali di finanziamenti commerciali. Non tutti sanno però che la tesoreria aziendale si base nella sua essenza immediata sulla suddivisione tra scadenze fisse e mobili che è di fondamentale importanza, tanto quanto spesso è trascurata nella pratica nelle piccole realtà. La situazione decadale di clienti e fornitori permette di: - Confrontare incassi e pagamenti scadenti nella decade. - Determinare eccedenze o fabbisogni finanziari, eventualmente suddivisi per conti bancari. - Determinare l entità e i tempi delle scadenze mobili più gestibili. - Usata insieme ai calcoli di convenienza sulle dilazioni di pagamento e dei tassi di interesse permette di ottenere saldi ottimizzati con scelte più consapevoli. Un metodo a scorrimento si basa questa formula: (Incassi previsti decade corrente + Pagamenti mobili decade precedente Pagamenti mobili decade corrente = Pagamenti ottimizzati del periodo). Per fare tesoreria aziendale spesso si usano fogli elettronici collegati tra loro ma meglio viene fatto quando essi vengono potenziati con specifici interventi di programmazione software. (es. VBA per excel). Software per il controllo di gestione 4

5 L informatica e il controllo di gestione sono in rapporto inscindibile, il cosa è il controllo, il come quotidiano è l uso di software dedicati al controllo. La consulenza informatica in controllo è quindi consulenza in controllo di gestione poiché l informatizzazione si base sull informazione. Per fare controllo bisogna usare software in varie forme e modi. Ogni azienda è diversa per ciclo produttivo, mercato, dimensione, procedure organizzative e quindi il software per gestirla è lo strumento che la descrive. Si intuisce che si tratta di un vestito su misura. Ancor prima e meglio, si tratta di una raffigurazione simbolica di ciò che un organizzazione è ed intende diventare. La consulenza informatica può essere: - Realizzazione e manutenzione di software dedicato al controllo. - Realizzazione e manutenzione di software che estende le funzionalità di quello esistente. - Realizzazione (adattamento) di modelli di fogli di calcolo semiautomatizzati o di basi dati (no programmi). - Addestramento del personale. - Scelta di software esistente sul mercato. Software per il controllo di gestione Excel e Access sono gli strumenti di più immediato utilizzo e quelli che permettono l'elaborazione da programmi software di contabillità. Conosciuti da molti operatori. Contabilità generale e contabilità analitica In che rapporto sono la contabilità generale e il controllo di gestione? L utilità del controllo non si ottiene con la contabilità generale e fiscale. La contabilità generale è importante ma risente troppo della necessità di adeguarsi alle decisioni dello stato ed evitare sanzioni. Questo significa cioè che la contabilità generale informa cioè serve anche ai terzi usando sintetiche classificazione per natura. La contabilità analitica (su cui si base il controllo) invece informa l imprenditore e i suoi collaboratori (destinazione e lavorazione delle risorse acquisite). E necessario tenere la contabilità generale per tenere quella analitica? Questa è una domanda che spesso crea sulle prime alcuni fraintendimenti e la risposta corretta è NO. Sia dal punto di vista logico che empirico. Indubbiamente la contabilità generale è utile ma non è il presupposto operativo e logico di una 5

6 contabilità analitica. Da un punto di vista logico infatti qualsiasi organizzazione procaccerà prima le risorse dall esterno (ore di lavoro, Kwh di energia, numero pezzi di materiale ecc..) quindi le userà al suo interno per produrre e poi venderà il prodotto servizio dal quale ne scaturirà un utile (o perdita). Nella contabilità generale, la registrazione dei fattori acquisiti e delle vendite effettuate viene fatta per natura e viene dopo. Logicamente invece i documenti vengono prodotti prima delle registrazioni che li riguardano. La natura è una mera classificazione (un credito verso clienti, un debito tributario, un assicurazione sul furgone, ecc..) è un concetto monodimensionale ; la natura è la descrizione convenzionale (una classificazione stabilità a priori) di un risultato di azioni. Non è la descrizione delle azioni e situazioni che generano quel risultato. Dal punto di vista empirico è ancora più chiaro: catapultando istantaneamente un attività imprenditoriale dall Italia in.australia per esempio, le norme fiscali e contabili e del lavoro cambieranno del tutto, quello che non cambierà sarà il processo produttivo, gli acquisti degli stessi fattori produttivi, la vendita degli stessi prodotti o servizi, collaboratori che fanno lo stesso lavoro. I dati effettivi sono nei documenti che l imprenditore già possiede, prima di darli al commercialista o prima che passino nella mano del contabile. Il controllo funziona con un confronto tra valori standard (o preventivi) e valori effettivi. Da questo ne consegue che se abbiamo il contabile generale e il controller in azienda, allora saremo facilitati; non prenderemo due volte gli stessi documenti ma attingeremo direttamente dai saldi della contabilità generale usandoli come input per quella analitica ai fini del controllo. Se invece la contabilità generale è tenuta esternamente sarà più comodo, veloce e ugualmente pertinente, implementare il sistema di controllo integrandolo con quelle scritture elementari che l imprenditore tiene o dovrebbe tenere al suo interno (prima nota, scadenzario, partitari, banche, magazzino). Periodicamente a titolo di riscontro, se e quando necessario, si potranno effettuare delle quadrature tra le due contabilità. Controllo di gestione e analisi delle vendite In che rapporto sono il controllo di gestione e l analisi delle vendite? Stretto, un rapporto stretto. Nelle realtà strutturate le due funzioni sono separate. Nella piccola azienda meno lo sono meglio è. 6

7 Nell impostazione classica del marketing un imprenditore deve sapere su quale mercato (o nicchia di mercato) egli opera. Tutto quello che serve per vendere cioè campagne promozionali, fissazione del prezzo di vendita ecc... vengono da o alimentano il controllo di gestione. Usando gli strumenti del controllo di gestione l imprenditore potrà rendersi conto se opera veramente laddove ha pensato di essere. A volte le cose vanno male perché si pensa di stare su un mercato quando invece si sta su un altro. A volte le cose vanno bene e non si sa perché. Quest ultima situazione è anche peggiore perché: - Occulta la capacità a dispetto degli eventi. - Genera malintesi tra soci quando le cose cambiano. - Impedisce di adattarsi alla nuova situazione. Includiamo l e-commerce per via dell inesauribile fonte di dati che esso fornisce al controllo. La consulenza in analisi delle vendite può essere uno dei punti di partenza per il controllo soprattutto nelle piccole realtà assieme alla tesoreria aziendale. Per vendere occorre analizzare gli aspetti che portano alla vendita e che sono rappresentati da quattro macrocategorie da analizzare (il cosiddetto marketing mix): Prodotto Prezzo Canale di vendita Promozione Gli strumenti che riguardano l analisi delle vendite ci mostrano quanto rendono le nostre scelte sui quattro aspetti del mix. Sono sostanzialmente riassumibili in analisi per tipo cliente, per agente, per famiglia di prodotti, per concentrazione di fatturato in base ad ordini, clienti, prodotti, analizzando medie mobili, correlazioni, scostamenti, concentrazioni, rapporti percentuali, il tutto includendo sempre come denominatore comune fatturati, costi, margini e confronto temporale. Indici di performance 7

8 Nella contabilità semplificata o generale e seguendo gli adempimenti prescritti per legge, lo stato stabilisce libri contabili e modelli fiscali; nel controllo di gestione siamo noi che creiamo modelli, scritture e libri. Facendo controllo di gestione quindi rappresentiamo le informazioni come pertinenti e fruibili con tabelle, grafici e indici. Gli indici di performance sono rapporti tra grandezze. Solo usandoli ci si rende conto se quello che si pensava era giusto o no e in che misura e quindi in ultima analisi, se le scelte di gestione fatte sono pertinenti o vanno modificate. Gli indci sono molti perché ce ne possono essere quanti se ne vogliono creare e se ne creano quanti effettivamente servono cioè quanti sono utili a mostrare meglio ciò che l imprenditore già vede ogni giorno. La consulenza informatica laddove necessaria è lo strumento per realizzare il tutto. Questo aspetto ci porta ad un punto fondamentale: numeratore e denominatore non costituiscono sempre dati secchi cioè che è sempre facile copiare da qualche parte così come sono e in modo veloce. Ne consegue un aspetto che è ben conosciuto soprattutto da chi ha una formazione informatica: disporre sin dall inizio di dati i più atomici possibili che possono essereaggregati o elaborati successivamente, in modi diversi e con il minor dispendio di tempo e costi. In conclusione si pone all attenzione il ruolo cruciale dell'elenco di passi indicati nella sezione Come fare controllo per avere i dati con i quali costruire gli indici e rivelare così le loro informazioni nascoste. Infatti gli indici vanno letti nel loro significato complessivo poiché sono la rappresentazione di flussi causa-effetto. Indici di performance Seguire queste linee nella creazione e nella scelta degli indici: - Stabilire prima di tutto quello che non si può non sapere; - Indici pratici e condivisi; - Intellegibili da tutti i soggetti che li usano; - Suddivisi in categorie; - Generali e di dettaglio; - Complementari tra loro (all interno della categoria o tra categorie); - Comparabili nel tempo; - Comparabili per settore. - Limitarne il numero a quelli principali almeno all inizio. Alcuni possibili indici di performance possono essere quelli riportati sotto. Si tratta di un elenco solo esemplificativo di possibili indici. Commercio al dettaglio e ristorazione - n ordinazioni/capacità lavoro lavastoviglie - N piatti preparati/numero addetti alla cucina - N bevande consumate/numero persone addette al bar Vendite e funzione commerciale - N clienti da sito internet/numero totale clienti - N clienti da pubblicità mirata/numero totale clienti - N Nuovi clienti/n. Totale clienti - N clienti a fine anno N.clienti a inzio anno/n. clienti a fine anno - Fatturato netto totale/n. totale dei clienti - Incassi da clienti nel periodo/(totale vendite a clienti nel periodo/giorni periodo) 8

9 - Crediti/Vendite nette annue * 365 (o 360 anno commericiale) - Ore totali evasione ordine/ore totali spedizione merce Produzione - Costo industriale del venduto/fatturato * Costi tot. Produzione costo materie prime costo forniture e servizi eseterni/costi totali della produzione * Costi totali produzione/ore di manodopera diretta - Fatturato/ Ore di manodopera diretta - Spese comuni di produzione/ Ore di manodopera diretta - Costo manodopera indiretta/costo manodopera diretta - Produzione del periodo/ Ore di manodopera diretta - Costi di commessa/ricavi di commessa No-profit - N iscritti/n posti disponibili - N fruitori di specifico impianto o servizio/n totale iscritti - N ore funzionamento impianto/n ore utilizzo effettivo - N frequentatori corsi/n ore impiegate nella realizzazione dei corsi - Costo totale servizio/n utilizzatori servizio. 9