Il decreto ingiuntivo telematico: innovazione tecnologica, normativa, sociale organizzativa. L esperienza del Tribunale di Milano

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1 Il decreto ingiuntivo telematico: innovazione tecnologica, normativa, sociale organizzativa. L esperienza del Tribunale di Milano IL PCT nasce dalla esigenza di combinare le nuove tecnologie dell informazione e della comunicazione con l organizzazione giudiziaria con la norma processuale 1. Non a caso nel DPR 13 febbraio 2001 n. 123, che ha introdotto il processo civile telematico nel nostro ordinamento, è dichiarato l intento di rendere più funzionale nelle attività strumentali del processo civile, l uso degli strumenti informatici e telematici anche a seguito delle più recenti innovazioni tecnologiche sul rilievo che l uso degli strumenti informatici e telematici nell ambito del processo civile avrebbe agevolato, in termini di rapidità, e risparmio di energie materiali e personali,la funzionalità del sistema processuale in molte fasi con evidenti e diretti vantaggi per il personale dell Amministrazione della giustizia, per gli Avvocati e per tutti i cittadini. Dunque il processo civile telematico non è un nuovo modello processuale, ma il risultato della riscrittura/rilettura del sistema processuale in ragione delle tecnologie esistenti 2 e per questa ragione introduce nel sistema giustizia le tecnologie ICT 3 e le metodiche di egovernment,dell uso, in altri termini, delle tecnologie dell informazione e della comunicazione nelle pubbliche amministrazioni, coniugato a modifiche organizzative ed all acquisizione di nuove competenze al fine di migliorare i servizi pubblici ed i processi democratici e di rafforzare il sostegno alle politiche pubbliche. E innegabile allora che l introduzione normativa del processo civile telematico ha rappresentato un passaggio essenziale nell uscita della organizzazione della giustizia dal regime di isolamento culturale rispetto alle altre Pubbliche amministrazioni. Di più: l inserimento nel sistema processuale del documento informatico ha anche rappresentato un passaggio epocale: l informatica stravolge un sistema ed un organizzazione che hanno vissuto intorno alla carta ed agli archivi cartacei 4. 1 Processo telematico, S. Brescia P. Liccardo Enciclopedia Giuridica Volume aggiornamento XIV 2006 Istituto della Enciclopedia Italiana Treccani spa 2 cfr nota 1 3 Information and Communications Technology) si intende la convergenza di informatica e telematica per nuovi modi di trasmettere l informazione) 4 cfr nota 1

2 Innovazione tecnologica e innovazione sociale Su altro versante, l introduzione di un sistema informativo interoperabile destinato alla gestione di una molteplicità di informazioni ha aperto la strada ad un nuovo ruolo, moderno, delle istituzioni giudiziarie. La costruzione di banche dati capaci di rendere immediatamente conoscibili gli orientamenti assunti dagli uffici giudiziari, e le dinamiche attivate dagli attori professionali quanto a riferimenti normativi e giurisprudenziali sono capaci di innescare finalmente dinamiche di gestione del processo 5 (case management) e degli uffici (court management) alimentate dalla affidabilità e reperibilità dei dati prodotti dai sistemi informativi In tal modo gli uffici giudiziari hanno la possibilità di trasformarsi da luoghi di produzione di decisioni a bassa evidenza ed a scarsa efficienza sociale 6 a luoghi di produzione del diritto ad alta evidenza ed efficienza sociale, di realizzare analisi dimensionali ed economiche dei fenomeni giuridici controversi Innovazione tecnologica e innovazione organizzativa Ma l aspetto più interessante del processo telematico sta nel fatto che esso si presenta anche come opportunità di un nuovo disegno dell organizzazione giudiziaria, caratterizzato da una diversa allocazione delle risorse umane e delle competenze professionali, capaci di una forte ed mai vista prima integrazione in esito all introduzione coerente dell ICT. In altri termini, l innovazione normativa e tecnologica consentono la riscrittura delle relazioni di tutti gli attori del processo in una logica di generale semplificazione delle attività e delle mansioni ad oggi negativamente e quasi ineluttabilmente condizionate da modelli organizzativi consolidati nel corso del tempo, per effetto di stratificazioni normative incoerenti, ed incapaci di restituire significato sociale dell azione degli attori del processo, abili, di contro, a plasmare su se stessi le riforme che intervenivano per restituire al processo oralità e semplicità. Il PCT annulla infatti alcune operazioni a basso valore aggiunto, come le attività di scarico e registrazione dati. Un solo esempio è utile per comprendere la portata della rivoluzione tecnologica e normativa: relativamente al solo decreto ingiuntivo, in termini di operazioni risparmiate, ossia comparando le operazioni previste dal flusso cartaceo con quelle risparmiate con il flusso telematico, si ottengono i seguenti risultati 7 : 5 cfr nota 1 6 cfr nota 1 7 In questa sede vengono riportati i risultati di un attività di analisi condotta dalla società C.O.Gruppo S.r.l. di Bologna

3 Operazioni previste dal flusso cartaceo Operazioni annullate dal flusso telematico Avvocato Cancelliere La tabella che leggete riporta la comparazione dei tempi di lavoro e i dati quantitativi al fine di determinare il risparmio economico conseguente alla diffusione del PCT. Indicatori di efficienza Tempo medio di lavorazione per le cancellerie Numero di decreti emessi (Dato Nazionale al 2005) Costo medio delle risorse umane (R.U.) per unità di tempo Modalità tradizionale Modalità telematica Note 15 minuti 0.30 minuti in un anno al minuto lordi annui / Idem Fonte: Annuario Giustizia Civile, Istat, ottobre Costo medio di un cancelliere B/3. Sulla base dei dati riportati nella tabella precedente, è possibile individuare i seguenti parametri di costo: Indicatori efficienza di Costo di produzione unitario (solo R.U.) Costo di produzione nazionale annuale (solo R.U.) modalità tradizionale. 4,20 per decreto annui modalità telematica. 0,08 per decreto annui NOTE Il calcolo è stato effettuato moltiplicando il tempo di lavorazione unitario per il costo medio, entrambi su base minuti. Il calcolo è stato effettuato moltiplicando il per il costo unitario per il numero dei decreti emessi

4 Il passaggio quindi dalla procedura di emissione tradizionale a quella completamente telematica, per il decreto ingiuntivo, su scala nazionale (con tempi di lavorazione in condizioni ottimali pari a zero), determinerebbe una riconversione del costo di produzione annuale (rispetto alle risorse umane) in termini di risparmio complessivo pari a di Euro annui. Relativamente agli atti più frequenti dei procedimenti civili (memorie e sentenze), si è parimenti calcolato che il passaggio dalla procedura di emissione tradizionale a quella completamente telematica determinerebbe una riconversione del costo di produzione annuale (rispetto alle risorse umane della cancelleria) in termini di risparmio complessivo pari a di Euro annui. Riepilogando, il risparmio complessivo annuale (rispetto alle risorse umane della cancelleria) che deriverebbe dall introduzione del processo civile telematico nel solo processo di cognizione ordinaria è pari a: ambito Risparmio annuale Decreti ingiuntivi Altri Procedimenti di cognizione ordinaria (memorie e sentenze) TOTALE L esperienza del Tribunale di Milano L 11 dicembre 2006 è stato attivato il decreto ingiuntivo telematico presso il Tribunale di Milano: vi sono coinvolti circa 100 avvocati, 30 magistrati e 15 cancellieri. Ad oggi sono stati gestiti 350 decreti ingiuntivi telematici, con una media di depositi giornalieri. L informatica è stata adoperata come strumento apripista (l effetto cavallo di Troia ) per spingere in maniera più forte un cambiamento organizzativo che il percorso tradizionale suggerito dalla letteratura organizzativa (analisi della struttura, ripensamento delle modalità organizzative, introduzione di nuovi sistemi informativi),avrebbe reso più lento e faticoso.

5 Si trattava per il Ministero della Giustizia di rispondere in maniera concreta e tempestiva all esigenza di rinnovamento avvertita soprattutto dalla classe forense milanese, che con il suo Consiglio dell Ordine si dichiarava disposto a mettere in campo risorse culturali ed economiche che rappresentavano una novità assoluta nel panorama delle relazioni tra avvocati e uffici giudiziari e, dunque, fornivano un occasione da non perdere. La DGSIA, che ha per fine istituzionale la realizzazione dei sistemi informativi automatizzati per la Giustizia (compresa quindi l assistenza tecnica e la formazione utenti), nel progetto PCT ha curato le specifiche del sistema informativo, l adeguamento dei sistemi HW e SW, le modalità ed i tempi di formazione degli utenti ed il servizio di help desk. L avvento di un sistema informativo fortemente pervasivo come il PCT, in grado di dematerializzare il flusso di lavoro, ha costretto come prima ed immediata conseguenza a ripensare le modalità organizzative del lavoro e delle relazioni tra i diversi soggetti interni ed esterni all ufficio. A valle delle prime iniziali riunioni di presentazione dell iniziativa, la cancelleria, autonomamente, ha avviato un lavoro di revisione delle proprie modalità di lavoro per evitare che lo shock dovuto all introduzione del PCT si sommasse alle disfunzionalità già esistenti e indotte essenzialmente da una forte scopertura degli organici. E così sono stati rivisitati flussi e procedure dell attività interessata dal PCT (il decreto ingiuntivo) mentre la parallelizzazione di alcune fasi ha consentito un recupero dei tempi di lavorazione con conseguente abbattimento sostanziale (e progressivo) dei tempi di lavorazione e del recupero dell arretrato (si stima il rientro dell arretrato nei prossimi mesi). Le due modalità di lavoro (cartaceo tradizionale ed informatizzato- continueranno a proseguire in parallelo). L aspetto più significativo che l esperienza di Milano ha evidenziato è il fatto che è stato generato un grande valore aggiunto nella modalità di lavoro di magistrati, tecnici, cancellieri e avvocati. Se nell esperienza quotidiana l infrastruttura amministrativa ed il mondo degli avvocati avevano,infatti, poche occasioni di dialogo con il lavoro del giudice (per sua natura solitario ), la pratica consolidata dei gruppi di lavoro dell ufficio informatico ha raccolto intorno a tavoli di discussione comune i rappresentanti delle diverse comunità professionali coinvolte dall avvio del PCT. Accanto al gruppo di progetto, referente istituzionale di livello alto, del quale facevano parte il presidente del tribunale e il presidente dell ordine degli avvocati, il direttore generale per i sistemi informativi automatizzati ed il capo dipartimento,

6 si è costituito un parallelo e ridotto gruppo in cui, in rappresentanza della cancelleria e dei magistrati sperimentatori, dei tecnici interni a supporto dell infrastruttura informatica ma anche degli avvocati (che in questo caso rappresentano l utente esterno) si è ripristinato, in via spontanea, quel punto di vista d insieme e comune che una consolidata prassi organizzativa aveva nel tempo trascurato del tutto. Frequenti sono state le riunioni (si tengono attualmente, con una frequenza minore rispetto al periodo di start up) in cui ciascuno dei rappresentanti della rispettiva categoria presentava le proprie difficoltà e perplessità, ciascuno si faceva carico, per la soluzione, delle criticità relative alla propria categoria anche di quelle delle altre categorie di attori coinvolti. E evidente che il dialogo finalizzato alla risoluzione dei problemi contingenti ha restituito serenità e dignità alle normali relazioni tra avvocati e magistrati, tra avvocati e uffici di cancelleria, tra questi ed i magistrati, ed ha aperto la strada ad una rinnovata legittimazione sociale reciproca. L ufficio di Milano ha creato una prassi, sicuramente virtuosa e da incentivare, che consente il ritorno in sede di formazione dei principali errori commessi dagli avvocati sperimentatori. Non esiste, di contro, un analoga pratica formalizzata per l ufficio giudiziario, essendo stata concepita la fase di addestramento ed help desk secondo una tradizionale impostazione di formazione pre-utilizzo ed assistenza tecnica (help desk di primo e secondo livello) in fase di lavoro. La mutazione genetica realizzatasi nel Tribunale di Milano prospetta come indilazionabile l introduzione di supporti istituzionalizzati alle attuali modalità di lavoro che oggi, per fare affidamento essenzialmente sul reciproco adattamento dei diversi attori, realizza un patrimonio di conoscenza vario, ricco ed interessante ma poco utilizzabile quando si passerà all azione di diffusione del PCT su altre realtà territoriali e/o alla espansione del PCT in procedimenti diversi da quello monitorio. A questo fine l esperienza milanese merita di essere considerata come un modello virtuoso di collaborazione e cooperazione tra soggetti diversi, in grado di incidere nell immediato sulle modalità di lavoro, sempre più process (e quindi client) oriented, e inclini, perciò, a creare valore per la fase successiva di lavoro e, quindi, in ultima analisi per l utente finale: all attivazione del processo telematico è risultata decisamente a favore dell avvocato (e quindi del cittadino) che ha visto nettamente abbattuti i tempi di lavorazione della sua richiesta.

7 Ma anche dal lato interno all ufficio (magistrati personale di cancelleria) i vantaggi sono notevoli e consistono essenzialmente nel fatto che per ciascuno il lavoro risulta lineare e controllabile; la ricollocazione dell apporto lavorativo all interno dell intero processo restituisce dignità al lavoro dei singoli, soddisfatti non solo dal fatto di essere protagonisti di una svolta innovativa, ma anche dalla prospettiva di crescita culturale e di sviluppo professionale. Per il personale amministrativo si prospetta di nuovo la possibilità di intraprendere un percorso di crescita e di rimotivazione professionale. Il PCT (e la dematerializzazione in generale) ha dimostrato, infatti, di essere in grado di eliminare all interno degli uffici giudiziari una serie di attività a basso o nullo valore aggiunto (spostamento fisico dei fascicoli cartacei, attività routinarie.) E saltata l'intermediazione di basso profilo e la cancelleria svolge le sue funzioni proprie di certificazione, governa l'iscrizione a ruolo e la pubblicazione degli atti; non è più parte passiva di una transazione; e questo perché con il processo telematico gli attori del processo si parlano e colloquiano direttamente senza necessità di commessi, uscieri, segretari. L'avvocato colloquia con il giudice e con il cancelliere. E, fatto questo veramente significativo dell inizio di un nuovo corso, il dialogo dei soggetti coinvolti non è solo nel processo e per il processo ma anche sugli aspetti organizzativi: ciascuno conosce i problemi di tutti e tutti collaborano per la soluzione di quelli propri e di quelli degli altri. Ma il PCT apre la strada a nuove professionalità (quindi all occupazione) anche fuori dagli uffici giudiziari: gli studi legali avranno bisogno di collaborazione ben più qualificata di quella offerta dalla tradizionale segretaria pagata solo per dattiloscrivere ovvero dei cd camminatori impegnati a raccogliere o recapitare atti cartacei ai diversi sportelli degli uffici. Il circuito virtuoso di relazioni tra soggetti un tempo e altrove estranei ed estraniati rispetto all utilità finale per il cittadino sembra, dunque, avviato o, almeno concretamente possibile. Il Ministero della Giustizia- DGSIA si prepara a questa sfida: diffondere nel più breve tempo possibile nel maggior numero di uffici giudiziari possibile il decreto ingiuntivo telematico, estendere il processo telematico ai procedimenti ad alto tasso documentale (processo previdenziale, processo esecutivo) un azione in tempi brevi consentirà di non disperdere e svalutare i vantaggi già ad oggi ottenuti e di evitare la demotivazione di tutti i soggetti coinvolti.. In questa prospettiva la cura è rivolta ad affiancare all azione puramente infrastrutturale (evoluzione, miglioramento, del software, potenziamento

8 dell hardware e del sistema di trasporto) la creazione di un supporto per la gestione del change management. Si tratta, infatti, favorire con adeguato supporto la semplificazione dei moduli di organizzazione al fine di alleggerire la situazione già complessa e pesante degli uffici. La pratica milanese del decreto ingiuntivo telematico evidenzia la necessità per il Ministero della giustizia DGSIA di supportare,con coinvolgimento diretto dei CISIA quanto a definizione della tempistica delle azioni,gli uffici giudiziari e gli avvocati ben oltre la fase del coinvolgimento iniziale, della definizione delle specifiche; si tratta di assicurare per i primi mesi di uso del PCT formazione on the job ed assistenza diretta dei magistrati e del personale amministrativo, sul luogo e nel momento di lavoro, di gestire (ed istituzionalizzare) la comunicazione di ritorno, il feedback lato utenti. Chiudo confidando che questa sorta di reportage sul decreto ingiuntivo telematico a Milano riesca utile ai lavori di questo Forum e ricordando che l intervento normativo noto che l ufficio per il processo costituisce indispensabile premessa per il consolidamento del processo civile telematico, in ragione del riconoscimento della riqualificazione delle attività di cancelleria e del regime di obbligatorietà per l invio telematico delle comunicazioni di cancelleria e del deposito telematico degli atti di parte. Amelia Torrice