PRESUPPOSTO FONDAMENTALE REGOLAMENTO DI BUDGET

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1 AZIENDA OSPEDALIERA DI DESENZANO DEL GARDA REGOLAMENTO BUDGET A cura del Servizio Pianificazione e Controllo di Gestione

2 PRESUPPOSTO FONDAMENTALE I processi di programmazione e controllo si possono classificare in tre classi: pianificazione strategica: in tale processo sono definite le linee strategiche dell azienda controllo direzionale: la direzione si assicura che l azienda metta in atto le proprie strategie in modo efficace ed efficiente controllo operativo: si concentra sui compiti specifici e si assicura che siano attuati in modo efficace ed efficiente. Il budget è all interno del processo di controllo direzionale. Il processo di controllo direzionale è costituito di 4 fasi: 1. programmazione: definizione di programmi / attività che l Azienda deve svolgere per raggiungere le proprie strategie 2. budget: traduce i programmi in obiettivi di breve periodo assegnati a specifici centri di responsabilità. Il budget è un piano espresso in termini quantitativi (monetari) riferito ad un periodo determinato (generalmente l anno) e articolato per centri di responsabilità. 3. svolgimento e misurazione attività 4. reporting (analisi e confronto con i parametri di budget) e valutazione. Il budget si articola in aree di negoziazione entro le quali vengono definiti gli specifici obiettivi di U.O./Servizio. Tali aree di intervento sono: 1) Area Economica: in tale area vengono definiti gli obiettivi espressi in termini quantitativi relativi alla produzione attesa (ricovero ordinario e di d.h., ambulatoriale e di file F) e ai consumi direttamente correlabili a tale produzione. 2) Area degli obiettivi qualitativi. Di seguito vengono descritte le fasi previste nel REGOLAMENTO in cui si articola il processo di Budget (vedi punto 2) nel rispetto delle Linee Guida di budget per le A.O. della Regione Lombardia (prot.h del 23/02/2006). REGOLAMENTO DI BUDGET IL REGOLAMENTO DI BUDGET ha la finalità di formalizzare le fasi di sviluppo del processo di budget e gli attori coinvolti nelle fasi descritte; inoltre, disciplina le fasi indicate nel paragrafo precedente ai punti: 3) Svolgimento e misurazione attività e 4) Reporting (analisi e confronto con i parametri di budget) e valutazione. Il processo di budget è così articolato: FASE 1: Attività preparatorie (Incontri di prebudget) Gli incontri di prebudget, che danno l avvio al processo, rappresentano il momento successivo l attività di programmazione aziendale. Con la programmazione la Direzione Strategica definisce, anche in relazione alle Regole di Sistema Regionali, gli obiettivi generali d azienda per l anno di riferimento del budget. I documenti nei quali sono esplicitate le regole di sistema di Regione Lombardia e gli obiettivi aziendali sono rispettivamente il Documento delle Regole di Sistema Regionali e il Documento delle Linee di Indirizzo Aziendali. La presentazione, da parte della Direzione Strategica, ai Direttori dei Dipartimenti Sanitari è prevista nell ambito di uno specifico incontro nel quale i convocati sono delegati ad organizzare riunioni dipartimentali (incontri di prebudget) con la finalità di trasmettere i contenuti dei documenti illustrati dalla Direzione ai Responsabili dei CdR afferenti il Dipartimento. Ne consegue che le principali finalità delle attività preparatorie riguardano: 1) presentazione da parte del Direttore di Dipartimento del Documento delle Regole di Sistema Regionali; 2) presentazione da parte del Direttore di Dipartimento delle Linee di Indirizzo Aziendali; 3) consegna delle Schede di budget predisposte dal Servizio Pianificazione e Controllo di Gestione per la formulazione da parte di ciascun CdR delle proposte; 4) esame dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi negoziati dal Cdr nell anno precedente affinché la Direzione possa avviare l analisi dei risultati conseguiti dal Responsabile. 1

3 FASE 2: Definizione ipotesi di budget e contrattazione (Incontri di budget) La seconda fase traduce i programmi in obiettivi di breve periodo (l anno) assegnati a specifici Cdr. Gli obiettivi: vengono definiti in termini di risultati da conseguire e di risorse correlate nell ambito della scheda di budget di area economica e sono espressi in termini quantitativi (monetari); sono di natura qualitativa nell ambito della scheda di budget relativa ad esempio alle aree della qualità, della prevenzione, ecc ; sono il prodotto di un processo di negoziazione tra gli attori coinvolti, Direzione Strategica e singoli Responsabili di Cdr, e rappresentano quindi l impegno bilaterale delle parti interessate al processo di budget. Gli incontri di budget si articolano nei seguenti momenti : 1) Predisposizione scheda di budget per unità operativa proposta dal Servizio Pianificazione e Controllo di Gestione in relazione agli obiettivi assegnati dalla Regione e iscritti nel bilancio preventivo e in rapporto agli obiettivi esplicitati dal responsabile di Cdr negli incontri prebudget. Gli obiettivi regionali e il bilancio preventivo costituiscono vincolo per l assegnazione di un target di produzione e di un budget di risorse ai singoli Cdr. Una sintesi dei contenuti riportati nelle schede di budget è presentata da parte del Servizio Pianificazione e Controllo di Gestione alle principali funzioni aziendali in relazione ai budget che sono state oggetto di contrattazione; 2) Negoziazione scheda di budget tra Direzione Strategica e singoli Responsabili di Cdr formalizzata a livello di ufficiali incontri di budget. La negoziazione si chiude con l apposizione della firma per avvenuta accettazione degli obiettivi da parte degli attori coinvolti. FASE 3: Predisposizione del Documento di Budget (Analisi del budget consolidato e predisposizione del documento di budget dell Azienda) 1) Analisi del budget consolidato: il Servizio Pianificazione e Controllo di Gestione produce un budget consolidato aziendale ossia il dato complessivo dei target/budget delle Schede di Budget allo scopo di verificare la congruità con il Bilancio di previsione. Ciò può determinare un assestamento di budget, per altro abbastanza remoto in quanto la verifica di compatibilità viene attuata già in sede di incontri ufficiali di budget, e la predisposizione del Budget consolidato definitivo. 2) Predisposizione del documento di budget dell Azienda: tale fase si realizza con la raccolta della documentazione di budget (documento delle politiche aziendali, calendario/regolamento di budget, schede di budget negoziate relative alle aree di intervento). LA SCHEDA DI BUDGET DI AREA ECONOMICA 2 La scheda di budget negoziata dal singolo Responsabile di Cdr con la Direzione Strategica ad inizio anno si presenta in questo modo: in essa sono stati tradotti con il supporto del Servizio Pianificazione e Controllo di Gestione gli obiettivi specifici di unità operativa proposti alla Direzione Aziendale dal singolo Responsabile negli incontri di prebudget. La scheda necessita di un momento fondamentale che è rappresentato dalla formalizzazione dell accettazione dell obiettivo (Firma della scheda) da parte del Responsabile di Cdr e da parte della Direzione Strategica, nell ambito degli ufficiali incontri di budget che di norma si tengono ad inizio anno. I dati contenuti nella scheda di budget prendono come riferimento di partenza per la determinazione del target / budget il dato consuntivo dell anno precedente, prevede quindi una colonna ad hoc per l esplicitazione dell obiettivo di attività / risorse e lo scostamento percentuale tra il consuntivo e il target / budget. Sono previste inoltre colonne contenenti i dati di tendenza ovvero i dati con cui: 1. trimestralmente è misurata l attività e le relative risorse impiegate; 2. è attuata sul dato consuntivo una proiezione sull arco temporale annuale;

4 3. è evidenziato lo scostamento percentuale in positivo / negativo rispetto all obiettivo. Il target di produzione è assegnato all attività di ricovero (ordinari e D.H), all attività ambulatoriale e a quella erogata ai sensi della circolare 46/SAN (attività di Psiche). E previsto, per quanto riguarda il target assegnato all attività di ricovero/ambulatoriale, la distinzione tra produzione a budget e produzione extrabudget: produzione a budget: è in relazione al tetto di attività con l ASL di Brescia produzione extrabudget: ricomprende le attività erogate ai pazienti non residenti in Regione Lombardia e quella finanziata a produzione effettiva (attività di chirurgia oncologica, parti, prestazioni di elevata urgenza e alcune prestazioni di riabilitazione specialistica, ecc ) e per l ambulatoriale l attività di dialisi. Nel riquadro Consumi della Scheda di budget i dati riportati intendono l effettivo consumo di beni e non l acquistato o l ordinato in quanto il consumo è il dato oggetto di rilevazione contabile nel caso della Contabilità Analitica. Iniziare in Azienda la rilevazione delle giacenze di reparto dei beni sanitari, che si è aggiunta alla rilevazione degli stessi a livello di magazzini centrali (Farmacia, Economato), che già veniva attuata alla data del 31 dicembre di ogni anno contabile, ha consentito di produrre in contabilità analitica il dato dell effettivo consumato. La formula matematica del dato del consumato, nel caso di rilevazione per il primo trimestre dell anno, è la seguente: giacenza iniziale (al dell anno precedente) + scaricato al reparto giacenza finale (al dell anno di riferimento). Dalla formula è evidente la forte correlazione tra il dato di giacenza e il dato di consumato ovvero il livello di giacenza rilevato determina il valore del consumo realizzato nel periodo di riferimento dal reparto / servizio. Si specifica che: al fattore produttivo presidi medico-chirurgici afferiscono prodotti quali: guanti, cerotti, garze, siringhe, bende, bisturi, suturatici, materiale monouso, etc.). ai consumi tecnico-economali (che corrispondono, solo in questo caso, al dato dello scaricato e non del consumato poiché non sono previste le rilevazioni trimestrali delle giacenze) afferiscono solo i seguenti fattori produttivi: stampati, cancelleria, materiale per pulizia e materiale vario per computer/stampanti/fotocopiatrici. Nel riquadro Magazzino di reparto riportato nella Scheda di budget afferiscono, solo se rilevate, le scorte di reparto/servizio dei fattori produttivi afferenti al macroraggruppamento: beni di consumo sanitari. ANALISI E CONFRONTO CON I PARAMETRI DI BUDGET L analisi e confronto dei risultati infrannuali rispetto ai parametri di budget qui sotto descritti rientrano nell attività ordinaria di controllo trimestrale attuata dal Servizio Pianificazione e Controllo di Gestione di concerto con le principali funzioni aziendali in relazione agli obiettivi che sono stati oggetto di contrattazione. NELL AMBITO DEGLI OBIETTIVI DI AREA ECONOMICA: Il presente documento ha la finalità di focalizzare l attenzione sul sistema di reporting adottato in Azienda nel quale è attuato il confronto con i parametri di budget. Tipologia di reporting in Azienda: A. Produzione periodica (mensile) di reportistica a consuntivo da parte del Servizio Pianificazione e Controllo di Gestione per il monitoraggio in corso d anno del livello di raggiungimento del target assegnato relativo alla produzione di attività di ricovero (ordinaria e D.H) e all attività ambulatoriale a livello di dati complessivi aziendali e per Centro di Responsabilità nonché del consumo di materiale protesico. B. Produzione periodica (trimestrale) di reportistica a consuntivo da parte del Servizio Pianificazione e Controllo di Gestione per il monitoraggio in corso d anno del livello di raggiungimento del budget relativo ai consumi per beni a livello di dati complessivi aziendali. C. Produzione periodica (trimestrale) di reportistica a consuntivo da parte del Servizio Pianificazione e Controllo di Gestione per il monitoraggio in corso d anno del livello di raggiungimento degli obiettivi per singoli Cdr (SCHEDE DI BUDGET PER SINGOLI CDR ). Tale analisi e confronto dei risultati infrannuali rispetto ai parametri di budget riguarda gli obiettivi di area economica. La reportistica di cui sopra è oggetto di analisi periodica da parte delle principali funzioni aziendali in relazione agli obiettivi che sono stati oggetto di contrattazione e nel caso in cui si verifichi il non raggiungimento in corso d anno degli obiettivi di produzione e di costo (come dai punti A. e B.) vengono evidenziate le situazioni critiche. In questa 3

5 ipotesi è prevista la possibilità che la Direzione Strategica incontri i Responsabili i cui risultati di gestione, per le voci di costo e ricavo a budget, non siano allineati in misura rilevante con gli obiettivi negoziati. FASE REVISIONE DI BUDGET Rimane comunque possibile da parte del singolo Responsabile di Cdr richiedere, per motivate ragioni, modifiche agli obiettivi di budget contrattati a inizio anno; tali richieste verranno di volta in volta valutate dalla Direzione Strategica. Nell ipotesi di fatti esterni all unità operativa può essere prevista la possibilità di ritarare gli obiettivo. Tali eventi devono verificarsi non oltre il mese di Settembre dell anno cui si riferisce il budget. NELL AMBITO DEGLI OBIETTIVI QUALITATIVI: La scheda di monitoraggio periodico del livello di raggiungimento degli obiettivi qualitativi negoziati afferenti a diverse aree è strutturata prevedendo il confronto del risultato in corso d anno rispetto al contrattato. IL SISTEMA VALUTAZIONE A chiusura dell esercizio è prevista la verifica del raggiungimento degli obiettivi negoziati dal singolo Responsabile di Cdr con la Direzione Strategica da parte del Nucleo di Valutazione Aziendale. CRITERI PER LA VALUTAZIONE DEL LIVELLO DI RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI NEGOZIATI: Le schede di budget assumono le pesature decise di anno in anno dalla Direzione Strategica e riassunte in un prospetto allegato alle Schede di Budget negoziate. Nell ambito della Scheda di Budget di Area Economica: i ricavi riguardano le sezioni intitolate: Attività di ricovero, Attività ambulatoriale, File F e Attività Psiche (46/SAN), i costi riguardano le sezioni intitolate: Magazzino di reparto e Consumi. I pesi percentuali attribuiti alle singole voci afferenti ai ricavi sono così ripartiti: per le U.O. che non producono File F: Attività di ricovero Budget: 50%; Attività di ricovero Extra budget: 30%; Attività ambulatoriale: 20% per le U.O. che producono File F (escluse le U.O. di Oculistica): Attività di ricovero Budget: 42%; Attività di ricovero Extra budget: 25%; Attività ambulatoriale: 18%; File F: 15% per le U.O. che producono solo attività di ricovero a Budget ed Extra budget: Attività di ricovero Budget: 50%; Attività di ricovero Extra budget: 50% per le U.O. di Oculistica: Attività di ricovero Budget: 15%; Attività di ricovero Extra budget: 10%; Attività ambulatoriale: 60%; File F: 15% per i servizi che producono solo attività ambulatoriale di 28/SAN: Attività ambulatoriale: 100% per i servizi che producono attività ambulatoriale di 28/SAN e File F: Attività ambulatoriale: 60%; File F: 40% per i servizi che producono attività ambulatoriale di 28/SAN e Attività Psiche 46/SAN: Attività ambulatoriale: 50%; Attività Psiche (46/SAN): 50%. I pesi percentuali attribuiti alle singole voci afferenti ai costi sono così ripartiti: Magazzino di reparto: 25%; Consumi: 75%. Per gli obiettivi espressi attraverso un indicatore di misurazione di tipo numerico (tipicamente la scheda di area economica) l individuazione della percentuale di raggiungimento avviene attraverso il meccanismo di valutazione specificato nelle tabelle sotto riportate. In particolare è necessario distinguere tra le diverse tipologie di obiettivi. 4

6 La valutazione per la scheda di area economica costi sarà effettuata nel seguente modo: Valore Mantenimento o incremento SCHEDA AREA ECONOMICA - COSTI Percentuale di raggiungimento Inferiore a quello 100 Superiore o uguale al 2% rispetto a quello 0 Eccedente, ma di una percentuale inferiore al 2% del valore pari o superiore al 90% di quello compreso tra il 90% e il 75% di quello Formula conteggio: 1- (importo eccedente a quello / 2% dell importo ). Il risultato comunque mai inferiore all 85%. 100 Calcolata in misura proporzionale con riferimento al decremento raggiunto rispetto a quello inferiore al 75% o nessun decremento 0 Nel caso di risultato su voce consumi che rientri, secondo prospetto sopra, nella valutazione con peso pari a zero si procederà nel modo seguente: a) Se lo scostamento assoluto del risultato raggiunto a fine anno relativamente al totale dei consumi rispetto all obiettivo di budget è inferiore alle 5.000,00 euro la percentuale di raggiungimento dell obiettivo è pari al valore 100%. b) Se l attività è programmabile dal Responsabile di Cdr nel caso in cui l incremento dei costi sia correlabile ad un aumento di produzione, in linea con gli indirizzi aziendali, ovvero l indicatore di efficienza che rileva il consumo di risorse per milione di produzione non evidenzi incrementi consistenti in termini percentuali e assoluti (incremento < 10% e incremento < euro = incremento non consistente; incremento > 10% e incremento > euro = incremento consistente) verrà data evidenza, quale situazione particolare, al Nucleo di Valutazione Aziendale; in questa ipotesi la percentuale di raggiungimento dell obiettivo attribuito ai consumo è pari al 75%. Nel caso in cui, invece, l indicatore di efficienza che rileva il consumo di risorse per milione di produzione evidenzi incrementi consistenti in termini percentuali e assoluti la percentuale di raggiungimento sarà pari allo 0%. c) Se l attività è programmabile dal Responsabile di Cdr nel caso in cui l incremento dei costi sia correlabile ad un aumento di produzione, non in linea con gli indirizzi aziendali, se l indicatore di efficienza che rileva il consumo di risorse per milione di produzione non evidenzia variazioni consistenti in termini percentuali e assoluti la percentuale di raggiungimento dell obiettivo attribuito ai consumo verrà considerata pari al 35%, viceversa, sarà pari allo 0%. d) Se l attività non è programmabile dal Responsabile di Cdr nel caso in cui l incremento dei costi sia correlabile ad un aumento di produzione, ovvero l indicatore di efficienza che rileva il consumo di risorse per milione di produzione non evidenzia incrementi consistenti in termini percentuali e assoluti, la percentuale di raggiungimento dell obiettivo attribuito ai consumo sarà pari al 85%, viceversa sarà pari allo 0%. La valutazione per la scheda di area economica magazzino di reparto sarà effettuata nel seguente modo: a) Se il valore raggiunto è inferiore a quello, la percentuale di raggiungimento dell obiettivo sarà pari al 100%; b) Se il valore raggiunto è allineato a quello la percentuale di raggiungimento sarà pari al 100%; 5

7 c) Se il valore raggiunto è superiore al valore entro un range di variazione percentuale non maggiore del +5% o di variazione assoluta non superiore alle 1.000,00 euro la percentuale di raggiungimento dell obiettivo sarà pari al 100% al contrario sarà pari allo 0%. La valutazione per la scheda di area economica ricavi sarà effettuata nel seguente modo: ATTIVITA' DI RICOVERO - BUDGET Valore Incremento Se valore raggiunto / target Percentuale di raggiungimento Range di oscillazione: a. oltre il + 2 % 0 b. compreso tra 2 % e + 2 % 100 c. compreso tra 2 % e 3 % 90 d. compreso tra 3 % e 5 % 75 e. oltre il 5 % 0 ATTIVITA' DI RICOVERO - BUDGET Valore Percentuale di raggiungimento Mantenimento Superiore a quello dell' anno precedente Range di oscillazione: a. Compreso tra 0 % e + 2 % 100 b. Compreso tra + 2 % e + 3% 90 c. Compreso tra + 3 % e + 5 % 75 d. Oltre il + 5 % 0 Inferiore a quello dell' anno precedente Range di oscillazione: a. Compreso tra 2 % e 0 % 100 b. Compreso tra 2 % e 3 % 90 c. Compreso tra 3 % e 5 % 75 d. Oltre il 5 % 0 pari o superiore al 90% del decremento 100 compreso tra il 90% e il 75% del decremento Calcolata in misura proporzionale con riferimento al decremento raggiunto rispetto a quello inferiore al 75% del decremento o nessun decremento 0 6

8 Valore Incremento ATTIVITA' DI RICOVERO - EXTRA BUDGET Percentuale di raggiungimento Incremento pari o superiore al 90% dell'incremento 100 Incremento compreso tra il 90% e il 75% dell incremento Incremento inferiore al 75% dell incremento o nessun incremento Calcolata in misura proporzionale con riferimento all'incremento raggiunto rispetto a quello 0 Esempio obiettivo: Ricavi - anno precedente Valore uguale o superiore a Valore compreso tra e Valore uguale o minore di ATTIVITA' DI RICOVERO - EXTRA BUDGET Valore uguale o superiore a Superiore o uguale a quello dell' anno precedente Inferiore a quello dell' anno precedente Range di oscillazione: Valore compreso tra: Mantenimento a. Compreso tra - 2% e 0% b. Compreso tra - 2% e - 5% c. Compreso tra - 5% e - 9% d. Oltre il - 9% 0 Inferiore a Negoziato incremento Negoziato mantenimento Anche nell ipotesi in cui la Direzione negozi un decremento di produzione di ricovero extra budget a fronte di situazioni organizzative dell U.O. mutate rispetto all anno precedente l U.O. raggiunge l obiettivo al 100% nel caso in cui realizzi livelli di produzione maggiori rispetto al target o inferiori ma entro un range massimo consentito pari al - 2%. Per i valori compresi tra 2% e 5% la percentuale di raggiungimento è pari al 90. Per i valori compresi tra 5% e 9% la percentuale di raggiungimento è pari al 75. Per i valori inferiori al 9% la percentuale di raggiungimento è pari allo 0. Negoziato diminuzione

9 Valore Incremento Mantenimento ATTIVITA' AMBULATORIALE Percentuale di raggiungimento a. superiore al + 2% del valore 100 b. compreso tra - 2% e + 2% del valore 100 c. compreso tra - 5% e - 2% del valore 75 d. compreso tra - 10% e - 5% del valore 60 e. inferiore al - 10% del Esempio obiettivo: Ricavi anno precedente superiore o uguale a compreso tra e compreso tra e compreso tra e valore 0 inferiore a a. superiore al + 2% del superiore o uguale a valore b. compreso tra - 2% e + 2% del valore 100 c. compreso tra - 5% e - 2% del valore 75 d. compreso tra - 10% e - 5% del valore 60 compreso tra e compreso tra e compreso tra e e. inferiore al - 10% del valore 0 Inferiore a Negoziato aumento Negoziato mantenimento a. superiore al + 2% del valore 100 b. compreso tra - 2% e + 2% del valore 100 c. compreso tra - 5% e - 2% del valore 75 d. compreso tra - 10% e - 5% del valore 60 superiore o uguale a compreso tra e compreso tra e compreso tra e e. inferiore al - 10% del valore 0 inferiore a Negoziato decremento Valore Incremento / Mantenimento / ATTIVITA' FILE F Percentuale di raggiungimento a. inferiore al + 2% del valore 100 b. compreso tra + 2% e + 15% del valore 90 c. compreso tra + 15% e + 30% del valore 80 d. compreso tra + 30% e + 40% del valore 70 e. superiore al + 40% del valore 50

10 Valore Incremento / Mantenimento / ATTIVITA' PSICHE 46 / SAN Percentuale di raggiungimento a. superiore al +10% 0 b. compreso tra + 5% e +10% del valore 60 c. compreso tra + 2% e +5% del valore 75 d. compreso tra - 2% e + 2% del valore 100 e. compreso tra - 5% e - 2% del valore 75 f. compreso tra - 10% e - 5% del valore 60 g. inferiore al - 10% del valore 0 Nel caso di risultato su voce ricavi che rientri, secondo prospetti sopra, nella valutazione con peso pari a zero si procederà nel modo seguente: a) Qualora la produzione dei ricoveri, sia a budget che extra-budget, evidenzi un risultato nella valutazione pari a 0 e riguardi attività non programmabile dal Responsabile di Cdr, la percentuale di raggiungimento dell obiettivo attribuito alla voce ricavi sarà comunque pari al 75%; b) nell ipotesi in cui l U.O. / Servizio nei risultati raggiunti a fine anno evidenzi a fronte di un incremento di produzione una riduzione dei consumi complessivi è previsto, per le voci di ricavo per le quali la percentuale raggiunta non è pari al valore 100, un incremento del 5% rispetto alla percentuale attribuita con l applicazione delle regole sopra descritte. 9