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1 einfrastructures Federico Ruggieri Le opportunita' del VII Programma Quadro della UE: guida base alla presentazione e gestione di progetti di ricerca europei. LNF 11 Dicembre 2008

2 Sommario Cosa sono le einfrastructures Che tipo di progetti si presentano Quali sono gli schemi di finanziamento (Funding Schemes). Cosa inserire e fare. Cosa non fare. Cosa succede se la proposta passa Conclusioni

3 Le Infrastrutture di Ricerca sono al centro del Triangolo della Conoscenza Ricerca Infrastrutture di Ricerca Educazione Innovazione

4 La strategia Europea delle e-infrastructures Le e-infrastrutture sono un obiettivo chiave dell Area Europea della Ricerca (European Research Area) La Collaborazione Scientifica e le Infrastrutture Dati sono al livello più alto della stratificazione, basandosi sui servizi dei livelli sottostanti. Le infrastrutture di Grid forniscono lo strato di servizi di Calcolo ad Alte Prestazioni con risorse distribuite e condivise e si basano su una Rete ad alta velocità. L infrastruttura di Reti di Comunicazione ad Alta Banda dedicate al mondo dell Istruzione ed della Ricerca. e-science Collaborations Grid Infrastructure Network Infrastructure

5 La Rete Europea GEANT

6 L Infrastruttura Europea EGEE

7 L espansione fuori dall Europa EUAsiaGrid

8 ARGO applications ARGO-YBJ experiment data transfer and sharing Large data sets (250 TBytes/year) to be stored and shared by European and Chinese partners. Deploy the applications on the pilot infrastructure Analysis of the data to study gamma ray bursts MEDEA++ Corsika Author and Affiliation Meeting Location, dd.mm.yyyy

9 FP Infrastructures 6-SSA The EUMEDGRID e-infrastructure So far, 25 EUMEDGRID sites have been deployed in 13 countries, giving a total of 1800 connected Servers and about 84 TBs of storage capacity INFN - CNAF MA-GRID NGI NGI NGI INFN -Catania Univ. of Tunis CERIST NGI NGI INFN -Roma3 NGI GRNET Un. of Malta ERI/EUN NGI CYNET NGI ULAKBIM NGI NGI NGI IUGAZA IUCC HIAST JUNet

10 Quale parte della EC finanzia JRC 1751 Euratom 4062 Cooperation Capacities 4097 People 4750 Ideas 7510 INCO 4,5% M Dev. of policies 1,5% - 70 M Research Infrastructures 42% M Science in Society 8% M Regions of Knowledge 3% M SMEs 33% M Research Potential 8% M

11 Research Infrastructures & einfrastructures Existing Infrastructures New Infrastructures Integrating activities Design studies e-infrastructures Construction (preparatory phase; construction phase) ESFRI Roadmap + e-irg Policy Development and Programme Implementation

12 Chi gestisce le Call Information Society and Media Directorate-General

13 Schemi di Finanziamento Integrated Infrastructure Initiative I3 (FP6) Combination of Collaborative Projects and Coordination and Support Actions (CP/CSA). Schema specifico per le Infrastrutture. È uno strumento per grandi infrastrutture: > 1,5-2 M Coordination and support actions (CSA) in uno dei due tipi: Coordination (CA) o Support (SA). Schema(i) utilizzato(i) anche in altre aree. Si rivolge ad azioni limitate in scopo e costi < 1,5 M

14 I3 CP/CSA Permette di avere, nello stesso progetto, attività di Ricerca, Coordinamento e Supporto ed altro. Nel caso delle einfrastructures sono richieste, oltre al Management, 3 tipologie di attività (tutte presenti pena l inammissibilità): (Human) Networking Activities (NA) - includono Coordination e/o Support Actions. Joint Research Activities (JRA) attività di ricerca scientifica e/o tecnologica. Service Activities (SA) servizi di infrastruttura messi a disposizione dei ricercatori. Sono finanziabili, nei casi previsti, anche parti di reti di trasmissione dati (Communication Networks).

15 Finanziabilità Joint Research Activities (JRA) fino al 75% per enti pubblici di ricerca e PMI (50% per gli altri). Networking Activities (NA) fino al 100% Service Activities (SA) fino al 100% Management (NA1) fino al 100% (max. 10% del finanziamento). Reti di comunicazione fino al 50% I costi indiretti (Overhead): Flat rate del 20% Transitional flat rate del 60% fino a fine 2009 e solo per enti pubblici. Calcolo analitico o semplificato Per le attività NA i costi indiretti vengono tagliati al 7%.

16 CSA Sono azioni di supporto e/o coordinamento che prevedono un certo numero di possibili attività. Coordination Action (CA) sono dirette al coordinamento di attività di ricerca e politiche comuni: organizzazione di eventi (conferenze, workshops, seminari), studi, scambi di personale, disseminazione, ecc. Support Action (SA) sono azioni che contribuiscono alla implementazione del FP7 ed alla preparazione di politiche future di ricerca e sviluppo tecnologico. Spesso si concentrano ed esauriscono in una attività specifica o uno specifico evento. Possono includere: conferenze, lavori di gruppi di esperti, studi, sviluppi di strategie, disseminazione, supporto operativo, accessi transnazionali ad infrastrutture, lavori tecnici di preparazione e studi di fattibilità, contributo alla costruzione di nuove infrastrutture, ecc.

17 Cosa proporre Consolidamento e miglioramento di infrastrutture esistenti di livello Europeo e/o Internazionale. Nuove Infrastrutture di livello Europeo e/o Internazionale. Azioni di supporto tese a studi di fattibilità o al coordinamento di politiche di costruzione ed utilizzo di infrastrutture Europee e/o Internazionali.

18 Cose da fare Leggere attentamente la documentazione fornita con la call ed, in particolare, il Work Programme e la Guida ai Proponenti. Elencare chiaramente gli obiettivi, possibilmente misurabili (vedi Deliverables e Milestones). Suddividere opportunamente le attività in Work Packages secondo la tipologia (MGT, NA, JRA, SA) per facilitare la valutazione economica di ciascun WP. Diagramma di Gantt sullo sviluppo temporale delle attivita: MS Project o GanttProject (http://ganttproject.biz/). Diagramma delle relazioni fra WP (Pert). Elenco dei Deliverables per la durata del progetto. Elenco delle Milestones. Dedicare attenzione ad un piano credibile di Disseminazione. Indicare una struttura adeguata per il Management. Valutare l impatto del progetto rispetto a quello previsto.

19 Cosa non fare Non sottovalutare gli aspetti di disseminazione. Se necessario, inserire un partner qualificato che si occupi di questo WP. Non trascurare i costi di organizzazione e realizzazione di Workshop e Conferenze di progetto, nonchè le missioni per presentare i risultati a conferenze. Non presentare una proposta incompleta in una o più delle parti richieste (seguire il template proposto nella guida ai proponenti). Non scrivere troppo ma badare alla qualità dell inglese e dell editing per facilitare la lettura ai reviewers.

20 Esempio di Criteri di Valutazione S/T QUALITY: Scientific and/or technological excellence (relevant to the topics addressed by the call) 5 Punti, soglia a 3 Punti IMPLEMENTATION: Quality and efficiency of the implementation and the management 5 Punti, soglia a 3 punti IMPACT: Potential impact through the development, dissemination and use of project results. 5 Punti, soglia a 3 punti La soglia globale è a 10 punti, ma per avere speranze di finanziamento bisogna, di norma, superare i 12 punti

21 Come calcolare i costi Tutti i costi vanno espressi in Euro Personale: Costo Medio Mensile per un Full Time Equivalent (FTE) Missioni: dal 5 al 20% del costo del personale, fare anche una valutazione dettagliata. Attrezzature: malviste dalla CE se non sono specifiche per il progetto (es. No computers). Consumi: solo se specifici (es. Costi per pubblicazioni, brochures, servizi congressuali, ecc.) Sub-contracts nel caso si affidino attività non importanti a ditte esterne. Altro se giustificato dall attività da svolgere.

22 Fogli Excel (RTD/JRA) 75% of funding = G3*0,75 =(C3+E3)*B3 =SOMMA(C3:F3) =Personnel!G2*Personnel!I2

23 Fogli Excel (COORD/NA) 7% Indirect Costs =(C3+E3)*1,07+D3 =(C3+E3)*B3 =SOMMA(C3:F3) =(Personnel!C2+Personnel!D2+ Personnel!E2)*Personnel!I2

24 Foglio Excel MGMT/NA1 100% Funded = G3 =(C3+E3)*B3 =SOMMA(C3:F3) =Personnel!B2*Personnel!I2

25 Foglio Excel (Others/SA) 100% eccetto 50% reti di comunicazione =SOMMA(C3:F3) = G3 0,5*D3 =(C3+E3)*B3 =Personnel!F2*Personnel!I2

26 Sottomissione Attraverso EPSS viene dato un codice ad ogni proponente. La parte A della proposta (Anagrafica e Costi) On-Line via Web. La parte B che descrive la proposta tecnica, va prodotta in PDF, trasferita su EPSS. Quando A e B sono completi si sottomette. Attenzione: non basta fare un nuovo upload della parte B, va nuovamente richiesta la sottomissione anche se la parte A non è cambiata. Suggerimento: provare la sottomissione con alcuni giorni di anticipo sulla scadenza per verificare che è tutto O.K. Fare sottomissioni successive ogni volta che è pronta una nuova versione consolidatata della parte B.

27 Cosa succede dopo La proposta viene valutata da un gruppo di esperti nominati dall ufficio della Commissione che si occupa della call Se la valutazione supera le soglie previste: Nel caso di CP-CSA (I3) si passa agli hearings, il punteggio può essere lievemente aggiustato e viene preparata la lista finale ordinata per punteggio. Nel caso di CSA si entra in una lista ordinata per punteggio. I progetti vengono chiamati alla negoziazione in ordine di punteggio e fino all esaurimento del budget a disposizione. Sono possibili ripescaggi se vengono resi disponibili nuovi fondi e se è previsto nel bando.

28 Hearings È un meccanismo supplementare implementato nei CP-CSA (I3). Dopo una valutazione iniziale delle proposte, quelle sopra soglia vengono invitate a delle audizioni in cui i coordinatori delle proposte devono rispondere ad una lista di domande del comitato di valutazione. La lista delle domande viene inviata al Coordinatore che ha a disposizione circa 15 giorni per preparare una presentazione con un numero limitato di trasparenze che rispondono ai quesiti. L audizione avviene a Bruxelles, in una sala della CE, di fronte al comitato di valutazione e a funzionari (Scientific Officers) della Comunità. I componenti del comitato di valutazione possono porre ulteriori domande, a seguito della presentazione, tramite uno Scientific Officer della CE. Il risultato delle audizioni, in generale, può influenzare un aggiustamento di 0,5 1 punto nella valutazione e permettere un assestamento finale della valutazione della proposta. Alla fine delle audizioni viene stilata la lista finale ordinata secondo i relativi punteggi.

29 La Negoziazione Cosa si negozia: il Grant Agreement (GA), ossia una sorta di contratto fra i proponenti, rappresentati dal coordinatore, e la C.E. Sono argomenti di negoziazione: Il contributo della C.E. al progetto entro un massimo prefissato reso noto all inizio della negoziazione. La data di inizio del progetto, generalmente posteriore alla fine della negoziazione e/o alla firma del GA. I contenuti tecnici della proposta, seguendo eventuali raccomandazioni degli esperti che l hanno giudicata. La realizzazione di un documento tecnico finale che sarà in allegato al GA (Annex I / Technical Annex / Description of work). L invio di documentazione finale relativa ai Partners: Grant Preparation Form, ossia le schede di ciascuna istituzione o azienda che partecipa al progetto. La negoziazione deve terminare, entro una data specificata all inizio pena l annullamento del GA, con una versione finale del GA, del DoW e dei GPF.

30 Il Grant Agreement Va firmato, per l INFN, dal Presidente su mandato del CD. Il GA deve pertanto essere formalmente approvato in CD. È necessario mandare in Amministrazione Centrale anche una versione preliminare, prima che termini la negoziazione, per verifiche legali e/o amministrative. Il Coordinatore deve anche raccogliere le firme dei partner sugli Accession Forms perchè il GA sia efficace anche per loro. La rendicontabilità dei costi parte comunque dalla data di inizio specificata nel GA e decisa in fase di negoziazione.

31 Il Consortium Agreement In molte call è richiesto che i proponenti abbiano sottoscritto un Consortium Agreement (CA) prima della firma del GA. Il CA ha le funzioni di: Autorizzare il Coordinatore a sottoscrivere il GA ed a tenere i rapporti con la CE in rappresentanza del consorzio ai fini della realizzazione del progetto. Stabilire le regole di gestione ed operatività del consorzio in relazione a questioni come il management, la Proprietà Intellettuale, il limite di responsabilità economica, ecc. È responsabilità del Coordinatore approntare e far firmare il CA da tutti i partners prima della firma del GA. Anche il CA per l INFN deve essere firmato dal Presidente, previa approvazione del CD.

32 Alcuni suggerimenti Creare un sito Web per il progetto ed un dominio internet del tipo: Preparare rapporti trimestrali sull andamento del progetto, anche quando non sono obbligatori, per comunicare il superamento delle Milestones ed avere del materiale pronto per il rapporto annuale in vista della review. Preparare fin dall inizio i modelli dei documenti da consegnare (Deliverables) nominando delle persone specifiche come Editor. Se qualche partner non ha esperienza di progetti Europei, preparare delle sessioni di training su Management e Amministrazione durante i meeting generali di collaborazione. Creare un Project Office con almeno due persone part-time per gestire i contatti con i partners ed i funzionari della CE per questioni riguardanti: l amministrazione, il management e l organizzazione.

33 Conclusioni I progetti per einfrastructures hanno alcune peculiarità. Gli schemi di finanziamento hanno delle differenze rispetto ad altre tipologie di progetto. Tuttavia, la maggioranza degli aspetti è in comune con altre linee di finanziamento. Preparare una proposta che abbia buone speranze di successo richiede: una buona idea di base e tanto lavoro di cura dei dettagli, anche editoriali.

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