MANUALE USO SOFTWARE GESTIONE AGENZA EasyMax

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2 MANUALE USO SOFTWARE GESTIONE AGENZA EasyMax PAGINA DI APERTURA: Appena aperto il programma tramite il LINK specifico per fare il login automatico, si accede alla schermata principale con un primo resoconto delle funzioni del software: IMMOBILI DISPONIBILI: elenco degli ultimi immobili in carico, da chiudere, con link diretto alla scheda. ULTIME FATTURE: elenco degli ultimi immobili in carico, da chiudere, con link diretto alla scheda. RICERCA CLIENTE: form per la ricerca diretta di un cliente, anche testo parziale. 1

3 LISTA CONSULENTI / CLIENTI Da qui possiamo visionare i nostri consulenti e i Brocker, inizialmente in un elenco completo, volendo è possibile sfogliare la lista per lettera. Ogni consulente ha, oltre ai propri dati personali e di fatturazione, la sua Ritenuta percentuale e il suo RAAP % ICONE: : modifica : lista spese mensili : lista fatture di spese mensili a lui intestate. Inoltre le icone rappresentano gli immobili aperti o venduti (in rosso) Analoga la situazione della lista clienti che sarà come la seguente. In cui è presente in più l icona: che porta all elenco degli immobili riferiti al cliente. Se presente un immobile ancora da chiudere a destra ci sarà anche l icona: che sta a indicare un immobile in vendita con link diretto alla scheda immobile. 2

4 LISTA IMMOBILI Alla gestione della scheda clienti/proprietà immobiliari è possibile anche arrivare direttamente dall elenco immobili, scegliendo l indirizzo. SCHEDA IMMOBILE Nella scheda immobile troviamo l associazione diretta tra: CONSULENTE - IMMOBILE - CLIENTE - FATTURA 3

5 La scheda è costituita da una prima parte anagrafica, riportante i dati del cliente. Una seconda parte riguardante l immobile e la sua provvigione, una terza parte con l associazione tra l immobile e gli eventuali consulenti che lo hanno in carico e infine una parte relativa alla fatturazione della vendita (se già avvenuta) e delle relative royalties (una volta che la fattura del consulente è stata emessa) con il link ai relativi file PDF. GESTIONE CONSULENTE ASSOCIATA AD UNA VENDITA Selezione e salvataggio lista consulenti associati. In alto un contatore indica la percentuale raggiunta in caso di divisione della royalties tra più consulenti. Una volta terminata e SALVATA l assegnazione è possibile tornare alla scheda cliccando su Torna all immobile Al momento della registrazione, è possibile selezionare un nuovo immobile o, nel caso di una vendita/locazione di un immobile già registrato si potrà associare direttamente al nuovo proprietario con il tasto: 4

6 FATTURAZIONE AL CLIENTE 5

7 Creazione fattura con differenze e regole per ritenuta, affitto, vendita E possibile scegliere tra fattura e proforma. La proforma potrà essere chiusa in seguito. Il numero e la data sono pre-compilati ma comunque modificabili. Sono presenti i dati dell immobile e l importo delle provvigioni. Inoltre è possibile compilare tutta la parte relativa alle spese accessorie quali la caparra, la ritenuta d acconto ecc. A seconda del tipo di transazione vengono inseriti i bolli corrispondenti. Il totale viene calcolato durante la compilazione. Le fatture generate dal programma sono di 3 tipi differenti: - Fattura di compravendita / Affitto - Fattura per enti bancari (esente iva) - Fattura interna per le spese del consulente (con allegato il rapportino dei movimenti e delle vendite effettuate) 6

8 SPESE ASSOCIATE AL CONSULENTE GESTIONE LISTA SPESE Nella scheda anagrafica del consulente è possibile, selezionando Visualizza Spese personalizzate, creare una lista delle spese fisse specifica per il consulente, andando ad invalidare le regole standard delle spese, in questo modo è possibile far pagare un importo differente o togliere la spesa al consulente. Saranno visibili solo le spese che gli spettano per la sua RAAP. Nella scheda anagrafica è inoltre possibile modificare il valore numerico del consulente per quanto riguarda le spese, ad esempio calcolandolo come 2 persone e quindi raddoppiando le sue spese o contando un consulente in più nella divisione delle spese fisse divisibili. 7

9 SPESE FISSE MENSILI La lista spese è compilabile e gestibile autonomamente dall agenza. Ogni spesa può essere suddivisa in: A richiesta. Spesa mensile fissa (presente una volta al mese) Spesa mensile fissa Royaltyes (presente una volta al mese) e applicata interamente o suddivisa sul numero dei consulenti. Inoltre nela campo %minima a cui applicare è possibile inserire la % RAAP da cui attribuire la spesa. In questo modo è possibile avere un automatismo nella costruzione delle spese mensili. All inizio del mese cliccando sul pulsante: 8

10 vengono assegnate ai consulenti attivi tutte le spese pre-impostate (con la priorità per quelle selezionate nella scheda personale del consulente). Nel frattempo se hanno effettuato delle vendite saranno presenti le spese di Royalities variabili 9% calcolate sulla provvigione e sulla percentuale di RAAP. con indicata la fattura e la data di emissione della stessa. Una volta assegnate le spese sarà comunque possibile modificarle, eliminarle o inserirne una nuova prima di chiudere la fattura. FATTURAZIONE AL CONSULENTE Al termine della preparazione della lista spese è possibile generare singolarmente la fattura al consulente cliccando sul pulsante Dopo di che si aprirà il modulo per la compilazione della fattura. In questa fase è ancora possibile cliccando sul tasto elimina andare a togliere una voce dalla fattura, in questo caso verrà semplicemente rimesso in elenco spese in attesa della prossima chiusura. Nella voce FATTURE è possibile selezionare gli anni da visionare e quindi l elenco fatture con la dicitura del tipo di transazione e il link PDF. 9

11 SETTING GENERALE In questa schermata è possibile gestire autonomamente i dati di agenzia, le spese relative ai bolli e le percentuali da applicare in automatico nelle fatture. 10