Perché e per chi. Perché Lyra News? Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale

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1 Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale Perché e per chi. Il processo di interazione cliente azienda che porta alla predisposizione dell offerta di un mezzo di produzione è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile. cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra, è il software applicativo, sviluppato da Softeam, leader in Italia per la Gestione delle Offerte e l Organizzazione dell Attività Commerciale, che si pone l obiettivo di raccogliere, gestire e consolidare tutte le informazioni relative ad attività, progetti e relazioni esistenti tra l'azienda e i propri Clienti. Perché Lyra News? Softeam propone questo breve notiziario per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti) sulle attività Softeam, e in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Al via i lavori per Lyra Service Portal La teleassistenza di Lyra Microsoft Easy Open Tips & Tricks (consigli per l'uso) Newsletters precedenti Marzo Pag. 1 di 7

2 Al via i lavori per Lyra Service Portal Sono iniziati, nel corrente mese di marzo, i lavori di sviluppo relativi a Lyra Service Portal, un nuovo prodotto software, di cui è previsto il rilascio e l inserimento nel Listino Softeam, entro la prossima estate. L'idea che è alla base di Lyra Service Portal è quella di sviluppare un ambiente applicativo fruibile via Web sia in Intranet che su una eventuale Extranet. L'insieme delle funzionalità che fanno parte di questo ambiente applicativo andrà ad implementare il concetto di un Portale di Servizi fruibili sia da personale interno all'azienda (Commerciale, personale di Assistenza Tecnica, Responsabili di Commessa, ecc.) che esterno (ad esempio Clienti selezionati, oppure Tecnici di Assistenza in trasferta). Attualmente Lyra controlla e gestisce tutto il processo di trattativa commerciale, dal contatto preliminare fino alla stesura e inoltro dell'offerta e all eventuale perfezionamento dell Ordine. Il Portale gestirà, condividendo la base di dati di Lyra, tutto il processo che segue il prodotto (che nel frattempo avrà assunto un numero di matricola ben preciso) dalla consegna al Cliente in poi. Il Portale si pone l obiettivo di una gestione completa e integrata delle attività di PostVendita, ma si potrà estendere anche ad altri Servizi comunque correlati fra loro: ad esempio è prevista l'implementazione di una serie di funzionalità che consentano di consultare una Commessa/Matricola, in termini di Distinta Base storica, Ordini a Fornitore emessi per lo sviluppo della Commessa, Documentazione Tecnica associata, ecc. Al momento sono state individuate le seguenti aree funzionali che, come minimo, andranno a far parte del Portale: 1. Gestione della Scheda Matricola 2. Consuntivo di Commessa 3. Servizio Assistenza e Manutenzione 4. Questionari su Livello di Soddisfazione Clienti 5. Gestione Parti di Ricambio 6. Documentazione Tecnica 7. Amministrazione del Portale Naturalmente Lyra Service Portal, che pure sarà reso disponibile anche come applicativo con funzionalità autonome, prevede la condivisione della base dati di Lyra, proprio perché il Portale ne rappresenta comunque la naturale evoluzione e completamento. È previsto, per esempio, che l inserimento di un Rapporto di Intervento da parte dell Assistenza Tecnica, possa generare automaticamente una Attività all interno del CRM di Lyra, in modo che di tale intervento sia messo immediatamente a conoscenza anche il Funzionario Commerciale correlato al Cliente. Il diretto coinvolgimento, a livello progettuale, di un ristretto team di Clienti qualificati di Lyra, ci assicura la piena corrispondenze tra gli sviluppi in corso e le effettive concrete esigenze e necessità aziendali dei potenziali fruitori del Servizio. Per maggiori informazioni, suggerimenti o indicazioni, invitiamo tutti i lettori, siano o meno già Clienti di Lyra, a contattarci, facendoci pervenire le loro considerazioni in proposito. Marzo Pag. 2 di 7

3 La teleassistenza di Lyra Incluso come componente standard del Contratto di Manutenzione (v. Lyra News Ottobre 2003), il Servizio di Teleassistenza di Lyra è basato su Symantec pcanywhere, il software di controllo remoto leader nel mondo; il servizio prevede la connessione tra Softeam e la Sede del Cliente per le attività di teleassistenza, controllo remoto, trasferimento e sincronizzazione files Le caratteristiche principali di Symantec pcanywhere riguardano: Diagnosi remota efficiente dei sistemi Strumenti potenti e versatili per il supporto remoto Trasferimento di file trasparente Gli strumenti integrati in Symantec pcanywhere, permettono al Servizio di Assistenza Tecnica Softeam di intervenire da remoto per risolvere i problemi relativi ai server e alle stazioni di lavoro. Le potenti funzioni di sicurezza proteggono le risorse dell'azienda da accessi non autorizzati. Tipici utilizzi di Symantec pcanywhere nell ambito del Servizio di Teleassistenza di Lyra, sono quelli relativi ai periodici rilasci di patch, migliorie e bug fix, al trasferimento di file, oltre alla possibilità di visualizzazione, avvio e interruzione di servizi; arresto, blocco e riavvio di workstation; scollegamento di utenti; visualizzazione del Registro eventi di NT; modifica dei file di sistema. Il costo assolutamente contenuto del servizio (250 Euro una tantum ) che include la licenza d uso di Symantec pcanywhere, installazione e configurazione, e la possibilità di intervenire in tempo reale nel momento in cui sia necessario un supporto tecnico sull applicativo, fanno del Servizio di Teleassistenza di Lyra un componente fondamentale e irrinunciabile della proposta commerciale Softeam. Per ogni ulteriore informazione vi invitiamo a contattare i Tecnici del Supporto Specialistico di Lyra. Marzo Pag. 3 di 7

4 Microsoft Easy Open Easy Open ricomincia da tre Si sa, il tre è il numero perfetto, e da oggi questo è ancora più vero per tutti quelli che vogliono acquistare licenze di prodotti Microsoft. Fino al 30 giugno 2004, e solo il per mercato italiano, bastano tre licenze per accedere a Easy Open. Per le Piccole e Medie Imprese Microsoft Open License rappresenta la soluzione più conveniente, rapida e semplice, di acquistare licenze software: gli sconti praticati per l'acquisto di volumi minimi iniziali e l'integrazione tra licenza, assistenza e servizi sono i punti salienti di questo approccio flessibile all'acquisto di nuovi prodotti Microsoft. L'amministrazione delle licenze, inoltre (rinnovi, aggiornamenti, richieste di prodotti aggiuntivi, etc.), avviene interamente sul sito Microsoft eopen, dove un sistema gestionale on line tiene traccia dei contratti attivati, semplificando le operazioni amministrative di gestione delle licenze. La semplicità di Open License alla portata di tutti Da sempre, Easy Open è il modo più facile per partire con una soluzione di licensing Microsoft e beneficiare di tutti i vantaggi offerti da Microsoft Open License con una minima soglia di ingresso. Con una promozione senza precedenti e per ora limitata solo al mercato italiano questa soglia è stata portata dalle attuali cinque a sole tre licenze. Un'iniziativa che offre condizioni agevolate anche alle imprese che hanno solo 3 PC, ma valida solo fino al 30 giugno Le licenze possono appartenere anche a prodotti diversi: ad esempio è possibile acquistare 2 licenze di Windows XP Professional, ed una licenza di Office 2003 o qualsiasi altra combinazione di prodotti. L'unica condizione per beneficiare della promozione Easy Open è che le licenze acquistate siano almeno 3. E per di più l'accordo Easy Open garantisce automaticamente per due anni la stessa fascia di prezzo su tutti gli altri acquisti! Ma non è tutto: questa soluzione è soprattutto molto facile da capire e da gestire, le procedure d acquisto risultano estremamente semplici e, per i due anni della durata dell accordo, potrete riordinare qualunque altra licenza Microsoft, anche una sola, beneficiando dello stesso livello di prezzo! Per saperne di più, contattate l Ufficio Commerciale. (materiale parzialmente estratto dal sito di Microsoft Italia: Marzo Pag. 4 di 7

5 Tips & Tricks... (consigli per l uso) Dopo il rilascio, lo scorso mese di marzo, della nuova form relativa all Anagrafica Clienti, con il mese di aprile viene reimpostata, con analoga strutturazione, anche la form relativa alle offerte, che uniforma lo stile sulla base delle tag già adottate appunto per l anagrafica clienti. La nuova gestione prevede la suddivisione in cinque tag, di cui viene normalmente presentata quella relativa alla testata dell offerta. Cliccando con il mouse è possibile passare alle tag, relative a Altri dati, Indicatori e Note, mentre la tag relativa all Ordine, risulta inizialmente disabilitata, e si attiva nel momento in cui l offerta, definita positivamente, assume appunto lo stato di ordine. Le tag Altri dati e Note rappresentano sostanzialmente una riorganizzazione della gestione già presente sulle precedenti versioni di Lyra, mentre completamente nuova è invece la parte relativa agli Indicatori, che consente praticamente una gestione illimitata e personalizzabile di informazioni correlate all Offerta. È possibile gestire un numero illimitato di indicatori, intesi come elementi che vengono definiti sulla base di una struttura che prevede: Codice, Descrizione e Note; Tipo (Data, Documenti con Modello, File, Immagine, Multivalore, Numero, Testo); Opzioni associate all Indicatore (Gestione Multilingua, Documenti associati, Valore di default, Obbligatorietà di inserimento); Alcuni esempi di possibile utilizzo degli Indicatori, anche sulla base della fantasia di alcuni nostri Clienti che già li utilizzano: è possibile gestire documentazioni standard, con alcune variabili al loro interno, che vengono personalizzate offerta per offerta, quali ad esempio condizioni di garanzia, indicazioni di utilizzo, prerequisiti tecnici ; è possibile prevedere un numero illimitato di campi, da utilizzare per ulteriori tabellazioni delle offerte ai fini di analisi statistica, su cui poi andare a fare selezioni mirate per attività di CRM. È importante sottolineare che alcuni di questi campi potrebbero essere definiti obbligatori, rendendone quindi tassativo l inserimento, e/o tabellati, limitandone la scelta a valori predefiniti; è possibile inserire documentazioni integrative da utilizzare per determinate tipologie di offerte; ad esempio per le offerte rivolte ad Enti Pubblici, possono essere associate direttamente all offerta le documentazioni generalmente richieste per le Gare di Appalto (Dichiarazione sostituiva di certificazione, Atto di Notorietà, Autocertificazione Collocamento obbligatorio ); (continua ) Marzo Pag. 5 di 7

6 È infine prevista la tag Ordine, inizialmente disabilitata, che si attiva nel momento in cui l offerta, definita positivamente, assume appunto lo stato di ordine. All interno della form è possibile definire, oltre ai dati identificativi e alle informazioni associate all ordine, la Matricola (o Serial Number) del Prodotto. Nel caso di Impianti è Aspetto non meno rilevante è quello economico: attraverso la Teleassistenza, possibile gestire più matricole, abbinate ai singoli prodotti. È anche prevista la gestione della Cronologia delle Consegne Previste, con la possibilità di gestire le varie note relative ad eventuali spostamenti e posticipi della consegna. È possibile gestire le date relative a: Consegna Richiesta Prevista Consegna (ed eventuali modifiche di tali scadenze) Consegna Effettiva Collaudo Allo stesso modo è possibile indicare i dati di riferimento della fatturazione (Riferimento, Data e Importo). Per chi necessiti di una gestione più completa e dettagliata delle informazioni correlate all ordine/fatturazione, e più in generale delle attività di post-vendita, è già in corso di sviluppo il modulo Lyra Service Portal, di cui si parla diffusamente nell articolo di testata di questa edizione di Lyra News. Marzo Pag. 6 di 7

7 Newsletter precedenti... Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Dicembre 2003 Gennaio Febbraio Marzo Le nostre scuse Lyra: non solo macchine e impianti.. Offerte ancora più belle, con Epson Tips & Tricks (consigli per l uso). Le analisi statistiche Lyra, un gestionale per l Ufficio Commerciale Chi è... (conosciamo i Clienti Lyra): Sartec Assemini (CA) Symantec Small Office Packs Tips & Tricks (consigli per l uso). Invio documenti via Il database di Lyra Microsoft Small Business Server 2003 Dorado, nuova release 2.0 Tips & Tricks (consigli per l uso). Nuova funzionalità di Ricerca Avanzata Ma Lyra è un CRM? Chi è...(conosciamo i Clienti Lyra) - BLM Group Cantù (CO) MyDoom Virus alert Tips & Tricks (consigli per l uso). Nuova form Anagrafica Clienti La presente documentazione commerciale si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti Marzo Pag. 7 di 7

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