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1 MANUALE UTENTE FACILE CONSUMO Pagina 1 di 48

2 1 DESCRIZIONE DELL APPLICAZIONE INTRODUZIONE ACCESSO AL SISTEMA MENU FUNZIONI DELL'APPLICAZIONE GESTIONE Sottogruppo Ricercare sottogruppo Inserire sottogruppo Modificare sottogruppo Eliminare sottogruppo Scheda materiale Ricercare scheda materiale Inserire scheda materiale Modificare scheda materiale Eliminare scheda materiale Buono di carico Ricercare buono di carico Inserire buono di carico Modificare buono di carico Eliminare buono di carico Buono di scarico Ricercare buono di scarico Inserire buono di scarico Modificare buono di scarico Eliminare buono di scarico Esercizio Ricercare esercizio Visualizzare esercizio STAMPE Ricercare Modello Ricercare indice del materiale Ricercare buono di scarico Export carico/scarico AMMINISTRATIVE Fornitore Ricercare fornitore Inserire fornitore Modificare fornitore Eliminare fornitore CDC Servizio...37 Pagina 2 di 48

3 Ricercare cdc servizio Inserire cdc servizio Modificare cdc servizio Eliminare cdc servizio GESTIONE MATERIALE USCITA ALLEGATO 1 MODELLO ALLEGATO 2: INDICE DEL MATERIALE ALLEGATO 3: STAMPA BUONO DI SCARICO...47 Pagina 3 di 48

4 1 Descrizione dell applicazione 1.1 Introduzione Le funzionalità descritte nel documento sono quelle concernenti alla gestione del materiale di facile consumo, per la predisposizione delle informazioni relative alla operazioni di carico e scarico di tale tipologia di materiale, e per la produzione del modello 49. Il materiale di facile consumo è classificato secondo tre attributi principali: il gruppo, il sottogruppo e la scheda del materiale. I gruppi previsti dal sistema sono gli 11 gruppi stabiliti dalla normativa in materia, definiti con lettere che vanno da A ad M ; nell ambito di ciascun gruppo sarà possibile censire e registrare tutti i sottogruppi di interesse per la gestione del proprio istituto. La scheda materiale, associata al gruppo ed al sottogruppo specificati, consentirà di effettuare le operazioni di carico e scarico del materiale stesso, secondo le modalità all interno del documento illustrate. 1.2 Accesso al sistema L utente abilitato, dopo aver inserito nella pagina di accesso al sistema (raggiungibile digitando l indirizzo la propria utenza e la password associata, selezionando la voce FACILE CONSUMO (vedere fig. 1), avrà accesso alla pagina principale della gestione del materiale di facile consumo, dove saranno visualizzate le voci di menu disponibili. fig. 1: home page del Sistema Informativo Gestione MAteriali Pagina 4 di 48

5 1.3 Menu La home page della gestione del materiale di facile consumo è costituita dal seguente menu (vedere fig. 2): fig. 2: Menu principale Pagina 5 di 48

6 2 Funzioni dell'applicazione 2.1 Gestione Per accedere alle funzioni di gestione del materiale di facile consumo occorre selezionare la voce di menu Gestione raggiungibile dal menù principale (vedere fig. 3). fig.3: Gestione Sottogruppo Selezionando questa voce di menu sarà possibile gestire le informazioni relative ad un sottogruppo, come specificato nei punti seguenti Ricercare sottogruppo La funzione consente di visualizzare l elenco dei Sottogruppi censiti dall istituto; sarà possibile restringere il risultato della ricerca specificando uno o più valori tra quelli di seguito elencati (vedere fig. 4). fig. 4: Ricerca Sottogruppo Pagina 6 di 48

7 Gruppo: consente di specificare il codice e la descrizione del gruppo da ricercare; selezionabile da apposita lista; Codice Sottogruppo (da) (a): consente di specificare un intervallo numerico di valori relativi al codice sottogruppo; Descrizione Sottogruppo: consente di specificare la descrizione, o parte di essa, del sottogruppo. Ricerca: ricerca le informazioni rispondenti ai valori immessi; Nuovo: inserisce un nuovo sottogruppo. La lista visualizzata al termine della ricerca conterrà le seguenti informazioni: Codice Gruppo, Descrizione Gruppo, Codice Sottogruppo, Descrizione Sottogruppo, Numero Schede Aperte, Numero Schede Chiuse. Di tali dati sarà possibile effettuare l export in formato pdf (per la visualizzazione mediante Acrobat Reader) e in formato xls (per la visualizzazione mediante Office Excel) Inserire sottogruppo Selezionando il tasto Nuovo sarà possibile inserire un nuovo sottogruppo specificando le seguenti informazioni (vedere fig. 5): Gruppo: codice e descrizione del gruppo cui associare il nuovo sottogruppo; campi obbligatori selezionabili da apposita lista; Descrizione sottogruppo: descrizione del nuovo sottogruppo; campo obbligatorio alfanumerico di massimo 60 caratteri. fig. 5: Inserimento Sottogruppo All atto dell inserimento di un nuovo sottogruppo le informazioni relative a Numero Schede Aperte e Numero Schede Chiuse sono valorizzate a 0; tali informazioni saranno incrementate dal sistema ad ogni successiva operazione di associazione delle schede al sottogruppo. Salva: salva i dati inseriti; Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare. Dopo l inserimento di un nuovo sottogruppo, se avvenuto con esito positivo, l applicazione riproporrà la schermata, con i campi vuoti, per consentire l eventuale inserimento di un successivo sottogruppo. Pagina 7 di 48

8 Modificare sottogruppo Selezionando un elemento dalla lista risultato della ricerca è possibile accedere alla funzione di visualizzazione del Dettaglio Sottogruppo (vedere fig. 6), che riporterà i seguenti campi, in sola visualizzazione: Gruppo: codice e descrizione del gruppo di appartenenza del sottogruppo selezionato; Descrizione sottogruppo: descrizione del sottogruppo selezionato; Numero Schede Aperte: numero delle schede attive associate al sottogruppo selezionato; Numero Schede Chiuse: numero delle schede non attive associate al sottogruppo selezionato. Indietro: ritorna alla schermata precedente; Modifica: modifica il sottogruppo; Nuovo: inserisce un nuovo sottogruppo; Elimina: elimina il sottogruppo. fig. 6: Dettaglio Sottogruppo Selezionando il tasto Modifica si aprirà una schermata che consentirà la modifica del sottogruppo selezionato (vedere fig. 7). fig. 7: Modifica Sottogruppo Pagina 8 di 48

9 L unica informazione modificabile è la descrizione del sottogruppo, che deve essere un valore alfanumerico, obbligatorio, di massimo 60 caratteri. N.B.: nel caso in cui sia necessario modificare il gruppo di appartenenza del sottogruppo selezionato, se non esistono dati che interessino il sottogruppo in questione (ad esempio schede materiale e/o operazioni di carico/scarico), si consiglia la eliminazione del sottogruppo e la sua nuova creazione con i dati desiderati. Salva: salva i dati inseriti; Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare Eliminare sottogruppo Analogamente alla funzione di modifica del sottogruppo, selezionando il tasto Elimina dalla schermata di dettaglio (vedere fig. 6) del sottogruppo selezionato a seguito della ricerca, si aprirà una schermata che consentirà la eliminazione del sottogruppo, a condizione che non siano presenti schede (aperte o chiuse) associate al sottogruppo in esame (vedere fig. 8). fig. 8: Eliminazione Sottogruppo Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare; Elimina: elimina il sottogruppo selezionato. Pagina 9 di 48

10 2.1.2 Scheda materiale Selezionando questa voce di menu sarà possibile gestire le informazioni relative alle schede materiale, come specificato nei punti seguenti Ricercare scheda materiale La funzione consente di visualizzare l elenco delle schede materiale censite dall istituto; sarà possibile restringere il risultato della ricerca specificando uno o più valori tra quelli di seguito elencati (vedere fig. 9). fig. 9: Ricerca Scheda Materiale Codice/Descrizione Gruppo: consente di specificare il codice e la descrizione del gruppo di appartenenza della scheda; selezionabili da apposita lista; Codice/Descrizione Sottogruppo (da) (a): consente di specificare il codice e la descrizione del sottogruppo di appartenenza della scheda; selezionabili da apposita lista; Numero Scheda (da) (a): consente di specificare un intervallo numerico relativo ai numeri delle schede; Codice/Descrizione Unita Misura: consente di specificare l unità di misura della scheda materiale; selezionabile da apposita lista; Descrizione Materiale: consente di specificare la descrizione, o parte di essa, della scheda materiale; Stato: consente di specificare lo stato della scheda materiale; valore selezionabile da apposita lista; Flag bene informatico: consente di specificare lo stato di bene informatico o meno della scheda materiale; selezionabile da apposita lista. Ricerca: ricerca le informazioni rispondenti ai parametri immessi. Nuovo: inserisce una nuova scheda materiale. Pagina 10 di 48

11 La lista visualizzata al termine della ricerca conterrà le seguenti informazioni: Codice Gruppo, Descrizione Gruppo, Sottogruppo, Descrizione Sottogruppo, Numero Scheda, Descrizione Materiale, Prezzo Medio, Stato, Scorta Minima, Giacenza Reale, Flag Bene Informativo, Criterio di Scarico. Di tali dati sarà possibile effettuare l export in formato pdf (per la visualizzazione mediante Acrobat Reader) e in formato xls (per la visualizzazione mediante Office Excel) Inserire scheda materiale Selezionando il tasto Nuovo sarà possibile inserire una nuova scheda materiale specificando le seguenti informazioni (vedere fig. 10): Gruppo/Sottogruppo: campi obbligatori selezionabili da apposita lista; Unità di Misura: campo obbligatorio selezionabile da lista; Descrizione Materiale: campo obbligatorio alfanumerico di massimo 60 caratteri; Scorta Minima: campo obbligatorio numerico; Flag bene informatico: campo selezionabile da apposita lista; impostato di default con il valore NO è un campo utilizzabile per identificare il materiale informatico, distinguendolo da quello non informatico (per esempio a fini statistici, per quantificare i consumi, ecc.); Tipologia Scarico: è la modalità che sarà utilizzata per effettuare lo scarico del materiale associato; il valore FIFO indicherà che il primo materiale inserito sarà il primo ad essere scaricato, il valore LIFO indicherà che l ultimo materiale inserito sarà il primo ad essere scaricato; il valore impostato di default è LIFO. fig. 10: Inserimento Scheda Materiale Lo stato di default della scheda è impostato con il valore APERTA. Le informazioni relative al prezzo medio ed alla giacenza reale sono inizialmente valorizzate dal sistema a 0 e successivamente aggiornate ad ogni movimento di carico e scarico associato alla scheda del materiale. Salva: salva i dati inseriti; Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare. Pagina 11 di 48

12 Dopo l inserimento di una nuova Scheda, se avvenuto con esito positivo, l applicazione riproporrà la schermata di Inserimento Scheda, con i campi vuoti, per consentire l eventuale inserimento di una successiva Scheda Materiale Modificare scheda materiale Selezionando un elemento dalla lista risultato della ricerca è possibile accedere alla funzione di visualizzazione del dettaglio della scheda materiale (vedere fig. 11), che riporterà i seguenti campi, in sola viasualizzazione: Codice/Descrizione Gruppo: codice e descrizione del gruppo di appartenenza della scheda; Codice/Descrizione Sottogruppo: codice e descrizione del sottogruppo di appartenenza della scheda; Unità di Misura: codice e descrizione dell unità di misura della scheda materiale; Descrizione Materiale: descrizione del materiale della scheda; Prezzo Medio: valore medio del prezzo unitario del materiale della scheda, ottenuto facendo la media algebrica dei diversi prezzi unitari di carico del materiale associato; Scorta minima: valore di scorta minima del materiale della scheda; Flag bene informatico: indica se il materiale è di tipo informatico o meno; Giacenza reale: indica il valore della giacenza del materiale associato alla scheda; Criterio di scarico: indica la modalità con cui è effettuato lo scarico del materiale (LIFO indica che l ultimo materiale caricato è il primo scaricato, FIFO indica che il primo materiale caricato è il primo scaricato) fig. 11: Dettaglio Scheda Materiale Indietro: ritorna alla schermata precedente; Modifica: modifica la scheda materiale che non risulti chiusa; Pagina 12 di 48

13 Chiudi: chiude una scheda per non consentire successivi carichi di materiale su di essa; operazione effettuabile per schede la cui giacenza del materiale associato sia pari a 0; una volta chiusa, la scheda non appare nella stampa Indice dei materiali e nelle liste di selezione; Apri: riapre una scheda chiusa per consentire nuovi carichi di materiale su di essa; Elimina: elimina la scheda a condizione che non siano state effettuate operazioni di carico/scarico per il materiale ad essa associato. Selezionando il tasto Modifica si aprirà una schermata che consentirà la modifica della scheda materiale selezionata (vedere fig. 12). I campi modificabili sono i seguenti: Fig. 12: Modifica Scheda Materiale Unità di Misura: codice e descrizione dell unità di misura della scheda materiale, valore obbligatorio selezionabile da apposita lista; Descrizione Materiale: descrizione del materiale della scheda, campo obbligatorio di massimo 60 caratteri; Scorta minima: valore di scorta minima del materiale della scheda; il campo accetta il valore 0; Flag bene informatico: indica se il materiale è di tipo informatico o meno; valore obbligatorio selezionabile da lista; Criterio di scarico: indica la modalità con cui è effettuato lo scarico del materiale (LIFO indica che l ultimo materiale caricato è il primo scaricato, FIFO indica che il primo materiale caricato è il primo scaricato); valore obbligatorio selezionato da apposita lista. N.B.: il valore relativo all unità di misura associato alla scheda materiale potrà essere modificabile solo se non sono stati ancora registrati movimenti di carico/scarico per il materiale in questione. Salva: salva i dati inseriti; Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare. Pagina 13 di 48

14 Eliminare scheda materiale Analogamente alla funzione di modifica della scheda materiale, selezionando il tasto Elimina dalla schermata di dettaglio (vedere fig. 11) della scheda materiale selezionata a seguito della ricerca, si aprirà una schermata che consentirà la eliminazione della scheda materiale, a condizione che non siano state effettuate su di essa operazioni di carico/scarico (vedere fig. 13). fig. 13: Eliminazione Scheda Materiale Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare; Elimina: elimina la scheda materiale selezionata. Pagina 14 di 48

15 2.1.3 Buono di carico Selezionando questa voce di menu sarà possibile gestire le informazioni relative ad un buono di carico, come specificato nei punti seguenti Ricercare buono di carico La funzione consente di visualizzare l elenco dei buoni di carico, relativi al materiale di facile consumo, effettuati dall istituto; sarà possibile restringere il risultato della ricerca specificando uno o più valori tra quelli di seguito elencati (vedere fig. 14). fig. 14: Ricerca Buoni di Carico Numero Buono FC (da) (a): consente di specificare un intervallo di numeri di buoni di carico o di specificare un numero di buono dal quale partire per effettuare la ricerca o un numero di buono fino al quale effettuare la ricerca; Data Carico (da) (a): consente di specificare un intervallo di date di carico o di specificare una data di carico dalla quale partire per effettuare la ricerca o una data di carico fino alla quale effettuare la ricerca; Tipo Documento: consente di specificare il tipo di documento utilizzato per effettuare il carico del materiale; campo selezionabile da apposita lista; Numero Documento: consente di specificare il numero di documento utilizzato per effettuare il carico del materiale; valore alfanumerico di massimo 12 caratteri; Data Documento: consente di specificare la data di emissione del documento utilizzato per effettuare il carico; Descrizione materiale: consente di specificare la descrizione, o parte di essa, del materiale da ricercare; Codice/Descrizione Gruppo: consente di specificare il codice e la descrizione del gruppo di appartenenza del materiale per effettuare la ricerca del/i buono/i di carico effettuati; valore selezionabile da apposita lista; Pagina 15 di 48

16 Codice/Descrizione Sottogruppo: consente di specificare il codice e la descrizione del sottogruppo di appartenenza del materiale per effettuare la ricerca del/i buono/i di carico effettuati; valore selezionabile da apposita lista; Esercizio: consente di specificare l esercizio per il quale effettuare la ricerca del/i buono/i di carico; Fornitore: consente di specificare il fornitore del materiale per il quale effettuare la ricerca del/i buono/i di carico. Ricerca: ricerca le informazioni rispondenti ai valori immessi; Nuovo: inserisce un nuovo buono di carico Inserire buono di carico Selezionando il tasto Nuovo sarà possibile inserire un nuovo buono di carico come di seguito specificato. Attraverso un buono di carico, l utente prende in carico dei beni di facile consumo indicando sia i dati del movimento di carico che quelli di dettaglio, relativi ai beni che fanno parte di quel buono. Ogni buono si compone di informazioni generali (testata del buono) e di informazioni di dettaglio (inserimento movimenti materiale di facile consumo): all atto di un nuovo inserimento, all utente sarà chiesto di inserire inizialmente le informazioni di testata e successivamente almeno un movimento di dettaglio, in mancanza del quale, effettuando la selezione del tasto Annulla, anche i dati della testata del buono non saranno registrati (non è consentita infatti l esistenza di un buono di carico privo di dettagli). All utente sarà chiesto di inserire le informazioni seguenti (vedere fig. 15): Dati di testata del buono Anno Esercizio: anno di esercizio relativo al buono, attribuito da sistema non modificabile; Numero Buono FC: identificativo progressivo numerico, univoco per anno di esercizio e generato automaticamente da sistema; Importo complessivo: importo totale delle movimentazioni, aggiornato a seguito dell inserimento dei dettagli del materiale di facile consumo aggiunti successivamente all inserimento dei dati di testata del buono; Data Carico: data di presa in carico del materiale di facile consumo, impostata dal sistema con la data di sistema ma modificabile; l inserimento del campo è obbligatorio; Tipo documento: campo obbligatorio identificativo della tipologia di documento con il quale i i beni sono consegnati; selezionabile da apposita lista, può assumere i seguenti valori: bolla di consegna, fattura della fornitura e altro tipo di documento; Fornitore: campo facoltativo selezionabile da apposita lista; indica la provenienza della fornitura del materiale di facile consumo da prendere in carico; Numero documento: campo obbligatorio alfanumerico di 12 caratteri che indica il numero del documento che accompagna i beni; Data documento: campo obbligatorio che indica la data di emissione del documento che accompagna i beni; è impostata automaticamente dal sistema con la data corrente ma può essere modificata; Capitolo di Spesa, Amministrazione e Piano Gestionale: campi facoltativi nei quali indicare il capitolo di spesa, il piano gestionale del capitolo di spesa e l amministrazione che può utilizzare il capitolo; se specificato uno dei tre campi, il sistema richiede obbligatoriamente anche l inserimento degli altri due; campi popolati automaticamente da apposita lista per i capitoli utilizzabili dall amministrazione Giustizia; per i capitoli di pertinenza delle amministrazioni diverse da Giustizia, i dati dovranno essere imputati dall utente manualmente. Il sistema effettua il controllo di congruità dei dati, verificando se il capitolo ed il piano gestionale indicati esistano, e se l amministrazione indicata sia quella di pertinenza dei dati indicati; inoltre è verificato se il capitolo indicato sia un capitolo di spesa e se si tratti Pagina 16 di 48

17 di un capitolo valido, cioè non eliminato a seguito di assestamenti sul bilancio per l anno di esercizio in corso; Dati di dettaglio del buono Gruppo/Sottogruppo/Numero Scheda/Descrizione materiale: campi obbligatori selezionabili da apposita lista; Totale Scheda: importo totale, relativo alla scheda selezionata, calcolato automaticamente dal sistema; Sede: codice e descrizione della sede; campo obbligatorio selezionabile da apposita lista; se è presente solo una sede, questa sarà visualizzata automaticamente dal sistema; Prezzo unitario: campo obbligatorio numerico specificato dall utente nel formato ,9999 (6 cifre per la parte intera e 4 cifre per la parte decimale dell importo); IVA: campo facoltativo digitato dall utente; se non specificato, la percentuale di IVA applicata si intende pari a 0; Quantità: campo obbligatorio numerico digitato dall utente nel formato 99999,99; Modalità Acquisto: codice e descrizione della modalità di acquisto; campi facoltativi selezionabili da apposita lista; Convenzione Consip: campo facoltativo alfanumerico di massimo 30 caratteri specificato dall utente; Nota Movimento: campo facoltativo alfanumerico di massimo 512 caratteri digitato dall utente. fig. 15: Inserimento Buono di Carico Salva: salva i dati inseriti; Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare. Pagina 17 di 48

18 Selezionando il tasto Salva si effettua il salvataggio dei dati inseriti e il sistema si predispone per l acquisizione del secondo movimento di carico da inserire, se necessario, nel buono appena generato, mantenendo le informazioni della testata del buono e proponendo i campi di dettaglio non impostati; contestualmente sarà visualizzando l importo della fattura nei dati della testata del buono ed il sistema genera e visualizza il numero del buono stesso. Dopo il salvataggio dei dati, se avvenuto con successo, il sistema visualizzerà una lista, relativa al movimento inserito, contenente le informazioni relative al codice gruppo, al numero della scheda, alla descrizione del materiale, al prezzo unitario, all IVA, alla quantità ed all importo totale del movimento stesso; da questa lista sarà possibile effettuare, se necessario, la modifica o la eliminazione del dettaglio esaminato, selezionando il tasto di spunta relativo all eliminazione, o selezionando il tasto modifica presenti sulla relativa riga; nel caso della modifica sarà possibile variare le informazioni relative al prezzo unitario, all IVA, alla quantità, alla modalità di acquisto, alla convenzione Consip ed alle note. N.B.: dopo aver premuto il tasto Conferma presente sulla pagina di modifica delle informazioni del dettaglio, il salvataggio dei dati variati, sebbene già visualizzati correttamente con le modifiche eseguite, avverrà solo dopo aver effettuato la selezione del tasto Salva sulla schermata principale del buono (dove è presente la lista del/i dettaglio/i presente/i nel buono); tale informazione è fornita all utente mediante apposito messaggio di avviso nella schermata di modifica Modificare buono di carico Selezionando un elemento dalla lista risultato della ricerca è possibile accedere alla funzione di visualizzazione del dettaglio della testata del buono di carico selezionato (vedere fig. 16); oltre al dettaglio dei dati di testata, il sistema visualizzerà anche la lista dei dettagli relativi ai movimenti contenuti nel buono in oggetto. I campi visualizzati, in sola lettura, saranno quelli di seguito specificati: Dati di testata del buono Anno Esercizio: anno di esercizio relativo al buono; Numero Buono FC: numero progressivo del buono; Importo complessivo: importo totale pari alla somma degli importi dei dettagli che costituiscono il buono; Data Carico: data di presa in carico del materiale di facile consumo; Tipo documento: tipologia di documento utilizzato per la presa in carico del materiale di facile consumo; Fornitore: provenienza della fornitura del materiale di facile consumo; Numero documento: numero del documento che accompagna il materiale di facile consumo; Data documento: data di emissione del suddetto documento accompagnatorio; Capitolo di Spesa, Amministrazione e Piano Gestionale: indica il capitolo di spesa ed il relativo piano gestionale, oltre all amministrazione di pertinenza degli stessi, utilizzati per l imputazione della spesa del materiale specificati all atto di presa in carico. Dati di dettaglio del buono Dettaglio: effettuando la selezione di questo tasto è possibile accedere alla visualizzazione del dettaglio del movimento in oggetto; Codice Gruppo: indica il gruppo di appartenenza del movimento in oggetto; Numero Scheda: indica il numero della scheda utilizzata per effettuare la registrazione del movimento in oggetto; Descrizione Materiale: indica la descrizione del materiale oggetto del movimento; Prezzo unitario: indica il prezzo unitario del materiale caricato con il movimento in oggetto; IVA: indica la percentuale IVA applicata sull importo di acquisto del materiale di facile consumo in oggetto; Quantità: indica la quantità del materiale di facile consumo caricata con il movimento in oggetto; Totale Scheda: indica l importo totale della scheda in oggetto. Pagina 18 di 48

19 Indietro: ritorna alla schermata precedente; Modifica: modifica il buono di carico; Nuovo: inserisce un nuovo buono di carico; Elimina: elimina il buono di carico. fig. 16: Dettaglio Buono di Carico Selezionando il tasto Modifica si aprirà una schermata che consentirà la modifica del buono di carico selezionato (vedere fig. 17). fig. 17: Modifica Buono di Carico Pagina 19 di 48

20 Per i dati di testata del buono potranno essere modificabili le informazioni relative alla data del carico, al tipo di documento, al fornitore, al numero ed alla data del documento, al capitolo/piano gestionale/amministrazione da utilizzare. Per la parte relativa ai movimenti presenti nel buono, potranno essere inseriti nuovi movimenti (con le stesse modalità e gli stessi controlli effettuati all atto dell inserimento di un dettaglio di un nuovo buono di carico) che saranno aggiunti a quelli già esistenti, ovvero potranno essere modificate le informazioni di dettaglio di un movimento selezionato dalla lista dei movimenti esistenti per il buono in oggetto, secondo le modalità già indicate nel paragrafo (sarà cioè possibile variare le informazioni relative al prezzo unitario, all IVA, alla quantità, alla modalità di acquisto, alla convenzione Consip ed alle note) o, infine, eliminare il dettaglio spuntando l apposita casella nella riga corrispondente. Tale eliminazione sarà consentita se la giacenza del materiale non risulti, a seguito della cancellazione, negativa, non siano stati cioè effettuate operazioni di scarico sullo medesimo materiale selezionato per la cancellazione. Salva: salva i dati inseriti; Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare. N.B.: selezionando il tasto Dettaglio presente, in ogni riga, nella lista dei movimenti contenuta nella schermata di dettaglio del buono di carico (vedere fig. 16), sarà visualizzata una schermata contenente le informazioni di dettaglio del relativo movimento selezionato (vedere fig. 18): Indietro: ritorna alla schermata precedente. fig. 18: Dettaglio Movimento di Carico Eliminare buono di carico Analogamente alla funzione di modifica del buono di carico, selezionando il tasto Elimina dalla schermata di dettaglio (vedere fig. 16) del buono di carico selezionato a seguito della ricerca, si aprirà una schermata che consentirà la cancellazione del buono di carico, a condizione che non siano stati Pagina 20 di 48

21 effettuati movimenti di scarico associati ai movimenti di carico contenuti nel buono in esame (vedere fig. 19). fig. 19: Eliminazione Buono di Carico L eliminazione del buono di carico, per il quale siano soddisfatti i controlli che ne consentono la cancellazione, comporterà anche la cancellazione di tutti i movimenti di carico al buono associati. Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare; Elimina: elimina il buono di carico selezionato. Pagina 21 di 48

22 2.1.4 Buono di scarico Selezionando questa voce di menu sarà possibile gestire le informazioni relative ad un buono di carico, come specificato nei punti seguenti Ricercare buono di scarico La funzione consente di visualizzare l elenco dei buoni di scarico, relativi al materiale di facile consumo, effettuati dall istituto; sarà possibile restringere il risultato della ricerca specificando uno o più valori tra quelli di seguito elencati (vedere fig. 20). fig. 20: Ricerca Buoni di Scarico Numero Buono FC (da) (a): consente di specificare un intervallo di numeri di buoni di scarico o di specificare un numero di buono dal quale partire per effettuare la ricerca o un numero di buono fino al quale effettuare la ricerca; Data Buono FC (da) (a): consente di specificare un intervallo di date di scarico o di specificare una data di scarico dalla quale partire per effettuare la ricerca o una data di scarico fino alla quale effettuare la ricerca; Numero Documento: consente di specificare il numero del documento giustificativo utilizzato per effettuare lo scarico del materiale; Data Documento: consente di specificare la data del documento giustificativo utilizzato per effettuare lo scarico del materiale; Descrizione materiale: consente di specificare la descrizione, o parte di essa, del materiale per il quale ricercare i buoni di scarico; Codice/Descrizione Gruppo: consente di specificare il codice e la descrizione del gruppo di appartenenza del materiale per effettuare per il quale ricercare i buoni di scarico; valore selezionabile da apposita lista; Codice/Descrizione Sottogruppo: consente di specificare il codice e la descrizione del sottogruppo di appartenenza del materiale per il quale ricercare i buoni di scarico; valore selezionabile da apposita lista; Pagina 22 di 48

23 Esercizio: consente di specificare l esercizio per il quale effettuare la ricerca del/i buono/i di scarico; Codice/Descrizione CDC Servizio: consente di specificare un servizio al quale è stato consegnato il materiale in fase di scarico dello stesso; valori selezionabili da apposita lista. Ricerca: ricerca le informazioni rispondenti ai valori immessi; Nuovo: inserisce un nuovo buono di scarico Inserire buono di scarico Selezionando il tasto Nuovo sarà possibile inserire un nuovo buono di scarico come di seguito specificato. Attraverso un buono di scarico, l utente può effettuare lo scarico totale o parziale del materiale di facile consumo specificato, a seconda che specifichi come quantità da scaricare l intera giacenza risultante per il materiale in oggetto ovvero ne specifichi una quantità inferiore rispetto a quella disponibile. Ogni buono si compone di informazioni generali (testata del buono) e di informazioni di dettaglio (inserimento movimenti materiale di facile consumo): all atto di un nuovo inserimento, all utente sarà chiesto di inserire inizialmente le informazioni di testata e successivamente almeno un movimento di dettaglio, in mancanza del quale, effettuando la selezione del tasto Annulla, anche i dati della testata del buono non saranno registrati (non è consentita infatti l esistenza di un buono di scarico privo di dettagli). All utente sarà quindi chiesto di inserire le informazioni seguenti (vedere fig. 21): Dati di testata del buono Anno Esercizio: anno di esercizio relativo al buono, attribuito da sistema non modificabile; Numero Buono FC: identificativo progressivo numerico, univoco per anno di esercizio e generato automaticamente dal sistema alla conferma dell operazione; Data Buono FC: campo obbligatorio relativo alla data del buono di scarico, impostata automaticamente dal sistema con la data corrente ma può essere modificata; Numero documento: campo obbligatorio alfanumerico di 12 caratteri che indica il numero del documento utilizzato per effettuare lo scarico; Data documento: campo obbligatorio che indica la data di emissione del documento utilizzato per effettuare lo scarico; è impostata automaticamente dal sistema con la data corrente ma può essere modificata; Importo: campo impostato automaticamente dal sistema al salvataggio dei dati e corrispondente all importo risultate dalla somma dei movimenti di scarico associati al buono. Dati di dettaglio del buono Selezione della scheda del materiale Sede: codice e descrizione della sede; campo obbligatorio selezionabile da apposita lista; se è presente solo una sede, questa sarà visualizzata automaticamente dal sistema; Scheda/Materiale: codice gruppo, codice sottogruppo, numero scheda e descrizione del materiale da scaricare; campi obbligatori selezionabili da apposita lista; Criterio di scarico: indica la tipologia utilizzata per effettuare lo scarico del materiale selezionato (FIFO o LIFO, vedi precedenti); campo di sola visualizzazione impostato automaticamente dal sistema; CDC Servizio: centro di costo di servizio cui attribuire lo scarico del materiale selezionato (da utilizzare, per esempio, per effettuare un controllo di gestione dell istituto); codice e descrizione facoltativi selezionabili da apposita lista; Selezione OBBLIGATORIA della giacenza di scaricare (per prezzo unitario di carico) Prezzo unitario: prezzo unitario di carico del materiale da scaricare; campo in visualizzazione popolato automaticamente dal sistema dopo la selezione del dettaglio; IVA: percentuale di IVA applicata al prezzo unitario di acquisto del materiale: campo in visualizzazione popolato automaticamente dal sistema dopo la selezione del dettaglio; Pagina 23 di 48

24 Quantità disponibile: quantità della giacenza esistente per il materiale selezionato; campo in visualizzazione popolato automaticamente dal sistema dopo la selezione del dettaglio; Quantità scaricata: quantità già scaricata in precedenza per il materiale selezionato; campo in visualizzazione popolato automaticamente dal sistema dopo la selezione del dettaglio; Quantità richiesta: quantità di materiale di cui si desidera effettuare lo scarico; campo obbligatorio indicato dall utente; Nota movimento FC: campo facoltativo alfanumerico di massimo 512 caratteri indicato dall utente. fig. 21: Inserimento Buono di Scarico Salva: salva i dati inseriti; Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare. Selezionando il tasto Salva si effettua il salvataggio dei dati inseriti e il sistema si predispone per l acquisizione del secondo movimento di scarico da inserire, se necessario, nel buono appena generato, mantenendo le informazioni della testata del buono e proponendo i campi di dettaglio non impostati, ad eccezione della sede, che è possibile modificare; contestualmente sarà visualizzando l importo del buono di scarico nei dati di testata ed il sistema genera e visualizza il numero del buono di scarico. Dopo il salvataggio dei dati, se avvenuto con successo, il sistema visualizzerà una lista, relativa al movimento inserito, contenente le informazioni relative al codice gruppo, al numero della scheda, alla descrizione del materiale, al prezzo unitario, all IVA, alla quantità ed all importo totale del movimento stesso; da questa lista sarà possibile effettuare, se necessario, l eliminazione o la modifica del dettaglio esaminato, selezionando il tasto di spunta relativo all eliminazione, ovvero selezionando il tasto modifica presenti sulla relativa riga; nel caso della modifica sarà possibile variare le informazioni relative al CDC di servizio, cui attribuire lo scarico del materiale, ed alla quantità da scaricare. N.B.: dopo aver premuto il tasto Conferma presente sulla pagina di modifica delle informazioni del dettaglio, il salvataggio dei dati variati, sebbene già visualizzati correttamente con le modifiche eseguite, avverrà solo dopo aver effettuato la selezione del tasto Salva sulla schermata principale Pagina 24 di 48

25 del buono (dove è presente la lista del/i dettaglio/i presente/i nel buono); tale informazione è fornita all utente mediante apposito messaggio di avviso nella schermata di modifica Modificare buono di scarico Selezionando un elemento dalla lista risultato della ricerca è possibile accedere alla funzione di visualizzazione del dettaglio della testata del buono di scarico selezionato (vedere fig. 22); oltre al dettaglio dei dati di testata, il sistema visualizzerà anche la lista dei dettagli relativi ai movimenti contenuti nel buono in oggetto. I campi visualizzati, in sola lettura, saranno quelli di seguito specificati: Dati di testata del buono Anno Esercizio: anno di esercizio relativo al buono; Numero Buono FC: numero progressivo del buono; Data Buono FC: data del buono di scarico; Numero documento: numero del documento utilizzato per effettuare lo scarico del materiale di facile consumo; Data documento: data di emissione del suddetto documento; Importo: importo del buono, relativo alle quantità di materiale scaricato. Dati di dettaglio del buono Dettaglio: effettuando la selezione di questo tasto è possibile accedere alla visualizzazione del dettaglio del movimento in oggetto; Codice Gruppo: indica il gruppo di appartenenza del movimento in oggetto; Numero Scheda: indica il numero della scheda utilizzata per effettuare la registrazione del movimento in oggetto; Descrizione Materiale: indica la descrizione del materiale oggetto del movimento; Prezzo unitario: indica il prezzo unitario del materiale scaricato con il movimento in oggetto; IVA: indica la percentuale IVA applicata sull importo di acquisto del materiale di facile consumo in oggetto; Quantità: indica la quantità del materiale di facile consumo scaricata con il movimento in oggetto; Totale Scheda: indica l importo totale della scheda in oggetto. Indietro: ritorna alla schermata precedente; Modifica: modifica il buono di scarico; Nuovo: inserisce un nuovo buono di scarico; Elimina: elimina il buono di scarico. fig. 22: Dettaglio Buono di Scarico Pagina 25 di 48

26 Selezionando il tasto Modifica si aprirà una schermata che consentirà la modifica del buono di scarico selezionato (vedere fig. 23). fig. 23: Modifica Buono di Scarico Per i dati di testata del buono potranno essere modificabili le informazioni relative alla data del movimento di scarico, al numero ed alla data del documento. Per la parte relativa ai movimenti presenti nel buono, potranno essere inseriti nuovi movimenti (con le stesse modalità e gli stessi controlli effettuati all atto dell inserimento di un dettaglio di un nuovo buono di scarico) che saranno aggiunti a quelli già esistenti, ovvero potranno essere modificate le informazioni di dettaglio di un movimento selezionato dalla lista dei movimenti esistenti nel buono in oggetto, secondo le modalità già indicate nel paragrafo (sarà cioè possibile variare le informazioni relative all assegnazione ad un CDC di servizio o alla quantità da scaricare) o, infine, eliminare il dettaglio spuntando l apposita casella nella corrispondente riga del materiale. Salva: salva i dati inseriti; Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare. N.B.: selezionando il tasto Dettaglio presente, in ogni riga, nella lista dei movimenti contenuta nella schermata di dettaglio del buono di scarico (vedere fig. 22), sarà visualizzata una schermata contenente le informazioni di dettaglio del relativo movimento selezionato (vedere fig. 24): Pagina 26 di 48

27 Indietro: ritorna alla schermata precedente. fig. 24: Dettaglio Movimento di Scarico Eliminare buono di scarico Analogamente alla funzione di modifica del buono di scarico, selezionando il tasto Elimina dalla schermata di dettaglio (vedere fig. 22) del buono di scarico selezionato a seguito della ricerca, si aprirà una schermata che consentirà la cancellazione del buono di scarico (vedere fig. 25). fig. 25: Eliminazione Buono di Scarico L eliminazione del buono di scarico comporterà anche la cancellazione di tutti i movimenti di scarico al buono associati. Annulla: ritorna alla schermata precedente senza salvare; Elimina: elimina il buono di scarico selezionato. Pagina 27 di 48

28 2.1.5 Esercizio Selezionando questa voce di menu sarà possibile effettuare la ricerca e la visualizzazione degli anni di esercizio per i quali sono state effettuate operazioni di gestione sul materiale di facile consumo Ricercare esercizio La funzione consente di visualizzare l elenco degli anni di esercizio registrati per l istituto; sarà possibile restringere il risultato della ricerca specificando uno o più valori tra quelli di seguito elencati (vedere fig. 26). fig. 26: Ricerca Esercizio Anno Esercizio (da) (a): consente di specificare un intervallo di valori entro il quale devono ricadere gli anni di esercizio da ricercare; Tipo Stato Esercizio: consente di specificare lo stato degli esercizi da visualizzare; campo selezionabile da apposita lista. Ricerca: ricerca le informazioni rispondenti ai valori immessi. La lista visualizzata al termine della ricerca conterrà le informazioni relative all anno di esercizio, allo stato dell esercizio ed all agente contabile relativo. Di tale elenco sarà possibile effettuare l export in formato PDF (per la visualizzazione mediante Acrobat Reader) o in formato XLS (per la visualizzazione mediante Office Excel) Visualizzare esercizio Selezionando un elemento dalla lista risultato della ricerca è possibile accedere alla funzione di visualizzazione del dettaglio dell elemento selezionato (vedere fig. 27), che riporterà i seguenti campi, in sola visualizzazione: Anno Esercizio: indica l anno di esercizio selezionato; Stato Esercizio: indica lo stato dell esercizio selezionato; Nome Agente Contabile: indica il nome dell agente contabile per l elemento selezionato; Cognome Agente Contabile: indica il cognome dell agente contabile per l elemento selezionato; Pagina 28 di 48

29 2.2 Stampe Selezionando questa voce di menu sarà possibile visualizzare e stampare il modello 49, l indice dei materiali, i buoni di scarico nonché l export dei buoni di carico e scarico Ricercare Modello 49 La funzione consente di visualizzare e stampare il modello 49 Registro di entrata e di uscita del materiale di facile consumo; sarà possibile restringere il risultato della ricerca specificando uno o più valori tra quelli di seguito elencati (vedere fig. 27): fig. 27: Modello 49 Esercizio: campo obbligatorio impostato di default con l anno di esercizio corrente ma modificabile; indica l anno di esercizio per il quale visualizzare le movimentazioni relative al materiale di facile consumo; Descrizione Materiale: consente di specificare la descrizione, o parte di essa, del materiale per il quale visualizzare le movimentazioni; Codice/Descrizione Gruppo: consente di specificare il codice e la descrizione del gruppo di appartenenza del materiale per il quale ricercare le movimentazioni; campo selezionabile da apposita lista; Codice/Descrizione Sottogruppo: consente di specificare il codice e la descrizione del sottogruppo di appartenenza del materiale per il quale ricercare le movimentazioni; campo selezionabile da apposita lista. Stampa: ricerca le informazioni rispondenti ai valori immessi, successivamente visualizzate in un prospetto con formato PDF; tale prospetto potrà essere salvato in locale e/o stampato. Le informazioni contenute saranno quelle fornite in allegato alla presente documentazione (vedere Allegato 1) Ricercare indice del materiale La funzione consente di visualizzare e stampare l indice del materiale di facile consumo; sarà possibile restringere il risultato della ricerca specificando uno o più valori tra quelli di seguito elencati (vedere fig. 28): Pagina 29 di 48

30 fig. 28: Indice del Materiale Codice/Descrizione Gruppo: codice e descrizione del gruppo di appartenenza del materiale da ricercare; campo facoltativo selezionabile da apposita lista; Criterio di ordinamento: campo facoltativo di ordinamento dei dati da ricercare; consente di specificare la modalità di ordinamento per la visualizzazione dell indice del materiale, che potrà essere progressivo per numero scheda o per descrizione crescente del materiale. Stampa: ricerca le informazioni rispondenti ai valori immessi, successivamente visualizzate in un prospetto con formato PDF; tale prospetto potrà essere salvato in locale e/o stampato. Le informazioni contenute saranno quelle fornite in allegato alla presente documentazione (vedere Allegato 2) Ricercare buono di scarico La funzione consente di visualizzare e stampare il buono di scarico indicato, come di seguito specificato (vedere fig. 29): fig.29: Stampa Buono di Scarico Anno Esercizio: campo obbligatorio relativo all anno di esercizio cui si riferisce il buono di scarico da visualizzare e stampare; impostato di default con l anno di esercizio corrente ma modificabile da apposita lista; Numero Buono FC: campo obbligatorio relativo al numero di buono di scarico da visualizzare e stampare; valore selezionabile da apposita lista. Pagina 30 di 48

31 Stampa: ricerca le informazioni rispondenti ai valori immessi, successivamente visualizzate in un prospetto con formato PDF; tale prospetto potrà essere salvato in locale e/o stampato. Le informazioni contenute saranno quelle fornite in allegato alla presente documentazione (vedere Allegato 3) Export carico/scarico La funzione consente di effettuare la ricerca delle informazioni relative alle operazioni di carico, o di scarico, del materiale di facile consumo per la successiva estrazione in formato XLS; sarà possibile restringere il risultato della ricerca specificando uno o più valori tra quelli di seguito elencati (vedere fig. 30): fig. 30: Export Dati Excel Esercizio: campo obbligatorio impostato di default con l anno di esercizio in corso ma modificabile mediante selezione da apposita lista; indica l anno di esercizio per il quale effettuare la ricerca delle informazioni da estrarre; Codice/Descrizione Gruppo: indica il codice e la descrizione del gruppo di appartenenza per la ricerca delle informazioni da estrarre; campo facoltativo selezionabile da apposita lista; Codice/Descrizione Sottogruppo: indica il codice e la descrizione del sottogruppo di appartenenza per la ricerca delle informazioni da estrarre; campo facoltativo selezionabile da apposita lista; Data Buono FC (da) (a): consente di specificare una data o un intervallo di date relative alle informazioni da estrarre; Scelta Export: consente di specificare se ricercare le informazioni relative alle movimentazioni di carico o di scarico del materiale di facile consumo. Stampa: ricerca le informazioni rispondenti ai valori immessi, successivamente visualizzate in un prospetto con formato XLS; tale prospetto potrà essere salvato in locale e/o stampato. Tale formato di estrazione consentirà di effettuare sui dati selezionati le operazioni tipiche del foglio di calcolo. Pagina 31 di 48

32 2.3 Amministrative Per accedere alle funzioni di gestione delle anagrafiche dei fornitori e dei CDC di servizio, analogamente alle equivalenti funzioni della gestione del materiale del sistema informativo, occorre selezionare la voce di menu Anagrafiche raggiungibile dal menù principale della gestione del materiale del facile consumo Fornitore Selezionando questa voce di menu sarà possibile gestire le informazioni relative ad un fornitore, come specificato nei punti seguenti Ricercare fornitore La funzione consente di visualizzare l elenco dei fornitori censiti dall istituto; sarà possibile restringere il risultato della ricerca specificando uno o più valori tra quelli di seguito elencati (vedere fig. 31). fig. 31: Ricerca Fornitore Nominativo/Ragione Sociale: consente di specificare il nominativo o la ragione sociale, o loro parti, del fornitore da ricercare; campo facoltativo alfanumerico specificato dall utente, di massimo 100 caratteri; Codice Fiscale/Partita Iva: consente di specificare il codice fiscale, per le persone fisiche, o la partita iva, per le persone giuridiche, del fornitore da ricercare; campo facoltativo specificato dall utente, di 11 cifre per la partita iva o di 16 caratteri alfanumerici per il codice fiscale (il sistema verifica la correttezza del formato del codice fiscale secondo l algoritmo XXXXXX99X99X999X, dove le X sono caratteri alfabetici ed i 9 sono cifre numeriche); Provincia: consente di specificare la provincia del fornitore da ricercare. Ricerca: ricerca le informazioni rispondenti ai valori immessi; Nuovo: inserisce un nuovo fornitore. La lista visualizzata al termine della ricerca conterrà le seguenti informazioni: Codice Fornitore, Nominativo/Ragione Sociale, Codice Fiscale/Partita Iva, Indirizzo, Località, Provincia, CAP. di tali dati sarà possibile effettuare l export in formato pdf (per la visualizzazione mediante Acrobat Reader) o in formato xls (per la visualizzazione mediante Office Excel). Pagina 32 di 48

33 Inserire fornitore Selezionando il tasto Nuovo sarà possibile inserire un nuovo fornitore specificando le seguenti informazioni (vedere fig. 32): Nominativo/Ragione Sociale: nominativo o ragione sociale del fornitore; campo obbligatorio alfanumerico digitato dall utente di massimo 100 caratteri; Codice Fiscale/Partita IVA: codice fiscale o partita iva del fornitore; campo obbligatorio specificato dall utente, di 11 cifre numeriche per la partita iva o di 16 caratteri alfanumerici per il codice fiscale (il sistema verifica inoltre la correttezza del formato del codice fiscale secondo l algoritmo XXXXXX99X99X999X, dove le X sono caratteri alfabetici ed i 9 sono cifre numeriche); Indirizzo: indirizzo del nuovo fornitore; campo facoltativo alfanumerico specificato dall utente di massimo 50 caratteri; Località: località del nuovo fornitore; campo facoltativo alfanumerico specificato dall utente di massimo 20 caratteri; Provincia: provincia del nuovo fornitore; campo facoltativo alfanumerico specificato dall utente di massimo 20 caratteri; CAP: codice di avviamento postale della località del nuovo fornitore; campo facoltativo numerico specificato dall utente di 5 cifre; Note: campo facoltativo alfanumerico specificato dall utente di massimo 100 caratteri. fig. 33: Inserimento Fornitore Salva: effettua il salvataggio dei dati inseriti; Annulla: consente di ritornare alla schermata precedente senza salvare. Dopo l inserimento di un nuovo fornitore, se avvenuto con esito positivo, l applicazione riproporrà la schermata, con i campi vuoti, per consentire l eventuale inserimento di un successivo fornitore. Pagina 33 di 48

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