Tribunale Militare della Spezia Manuale di Gestione del Protocollo Informatico MANUALE DI GESTIONE

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1 MANUALE DI GESTIONE Il Manuale di Gestione è l insieme di regole necessarie per la gestione ed il corretto funzionamento del sistema di protocollo, dei procedimenti amministrativi informatici e del sistema documentale rivolto alle U. O. del Tribunale Militare della Spezia. E un documento dinamico che nel tempo subirà variazioni legate all evoluzione ed alle esigenze sia degli utenti che della P.A.. Il presente manuale non descrive, in fase di prima stesura, l applicativo che verrà utilizzato dal Tribunale Militare della Spezia, in quanto tale prodotto verrà fornito in un momento successivo alla redazione del presente documento. Nello stesso modo non viene descritto l hardware che sarà determinato in relazione alle caratteristiche del software. Per quanto concerne i contenuti in dettaglio del Manuale di Gestione si rinvia all art. 5 del D.P.C.M. 31 ottobre SEZIONE 1. A.O.O. E LE RELATIVE UNITA ORGANIZZATIVE Il Tribunale Militare della Spezia nella sua qualità di Autorità Giudiziaria si può definire come Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.) a cui fanno capo più Unità Organizzative responsabili, cioè, un complesso di risorse umane e strumentali cui sono affidate competenze omogenee nell ambito delle quali i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di procedimenti Amministrativi e/o Giudiziari. Le U. O. che fanno capo al Tribunale Militare della Spezia in qualità di A.O.O. sono elencate nell Allegato al presente Manuale di Gestione. SEZIONE 2. INDICAZIONE FORMALE DELLE COORDINATE DI INGRESSO USCITA DELLA CORRISPONDENZA L indirizzo per la corrispondenza di tipo cartaceo indirizzata al Tribunale Militare della Spezia è: Tribunale Militare Piazza d Armi nr La Spezia Il numero telefonico di fax è: L indirizzo di posta elettronica è il seguente: nanoli@libero.it I fax pervenuti vengono immediatamente protocollati ed inoltrati all ufficio destinatario essendo il fax ubicato presso la segreteria - ufficio costantemente presidiato nelle ore di servizio. I messaggi di posta elettronica pervengono al computer del R.D.S. che provvede a leggere la posta elettronica in arrivo due volte nel corso della giornata lavorativa (alle ore c.a. ed alle poco prima della chiusura degli Pagina 1 di pagine 7

2 uffici) e successivamente a stamparla su supporto cartaceo ed a consegnarla alla segreteria per la successiva protocollazione. SEZIONE 3. TITOLARIO E RELATIVA CLASSIFICAZIONE D ARCHIVIO E opportuno premettere che gli atti processuali relativi a procedimenti penali contrassegnati dal numero di R.N.R. non sono oggetto di P.I. e pertanto non costituiscono voce di titolario di archivio in quanto destinati ad essere inseriti nei singoli fascicoli processuali. La voce attività giudiziaria che compare nel titolario si riferisce ad aspetti amministrativi connessi all esercizio della giurisdizione (circolari, giudici militari, ufficiali con funzioni di assistente giudiziario). L attività di organizzazione riguarda gli aspetti burocratici-amministrativi connessi al buon funzionamento dell ufficio. La gestione del personale (magistrati, personale civile e militare) concerne tutte le pratiche rilevanti in funzione dello status di ciascun dipendente. SEZIONE 4. CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI DA UN PUNTO DI VISTA TECNICO Documenti di arrivo: La corrispondenza che, con qualsiasi mezzo e su qualunque supporto (servizio postale, telegrafo, fax, consegna diretta, posta elettronica) pervenga indirizzata genericamente al Tribunale Militare della Spezia è recepita dall ufficio - posta dove per la esiguità delle risorse umane disponibili sono concentrati, allo stato attuale,anche gli uffici delle segreterie (particolare e amministrativa) e del protocollo unico. La posta pervenuta viene tutta aperta ed attentamente vagliata sotto la diretta sorveglianza del R.D.S.; non vengono aperte, ovviamente, le lettere recanti la dicitura Riservato o Personale per Esclusivo per e quelle indirizzate a privati. Il timbro datario apposto sulla corrispondenza in arrivo ne attesta l avvenuta ricezione, ma solamente la segnatura di protocollo ne sancisce il ricevimento o la spedizione da un punto di vista legale. Le operazioni di protocollo devono essere effettuate in giornata, eccezionalmente il dirigente della cancelleria che in questa sede svolge anche le mansioni di R.D.S. può autorizzare le operazioni di protocollo in tempi (comunque preordinati) successivi, conferendo valore al timbro di arrivo. Procedure particolari devono essere osservate per la ricezione dei fax. Il fax ricevuto deve essere fotoriprodotto qualora il supporto cartaceo non sia di buona qualità in funzione della conservazione e leggibilità. Il fax seguito dal documento originale viene distrutto dopo aver riportato sul secondo tutti gli estremi della segnatura, la segnatura di protocollo deve essere apposta non sulla copertina di trasmissione ma sul documento medesimo. Pagina 2 di pagine 7

3 I documenti pervenuti in forma elettronica devono essere riportati su supporto cartaceo nel quale andranno annotati gli estremi dell ora in cui sono pervenuti e quelli di avvenuta conversione. Documenti in partenza: Vanno tenute presenti le seguenti disposizioni: E consentito dare un unico numero di protocollo a più documenti identici in partenza, così come a tutte le disposizioni che abbiano più destinatari. I documenti inviati tramite posta elettronica devono essere trasportati su supporto cartaceo, che dovrà essere firmato, protocollato ed inserito nel relativo fascicolo in attesa che diventi operativa la c.d. firma digitale. Per quanto riguarda l invio dei documenti via fax l originale sarà di norma inviato anche per posta ordinaria. In caso contrario il documento in partenza dovrà recare la dicitura Il presente documento inviato via fax non sarà seguito dal documento originale. Documenti interni: non sono oggetto di protocollo in quanto le Circolari, gli Ordini del Giorno, gli Ordini di Servizio, le Note di Servizio, etc. sono oggetto di una numerazione autonoma. SEZIONE 5. MODALITA DI ELIMINAZIONE DEI DIVERSI PROTOCOLLI ESISTENTI Premesso che presso la Segreteria di questo Tribunale Militare esiste un solo registro di protocollo per i documenti Non Classificati in entrata ed in uscita, una volta che il P.I. sarà operativo anche se solo limitatamente al suo nucleo minimo il registro esistente viene chiuso con apposita dicitura e le pagine bianche successive, sbarrate, onde renderne impossibile il loro utilizzo. Il registro viene successivamente conservato nell armadio blindato unitamente ai registri cartacei degli anni precedenti. Il primo numero del P.I. è quello successivo all ultimo numero di quello cartaceo. SEZIONE 6. PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI I documenti informatici pervengono sotto forma di posta elettronica al computer del R.D.S. Le garanzie relative alla corretta trattazione delle informazioni contenute nei messaggi di posta elettronica sono assicurate dalle seguenti procedure: l ufficio del R.D.S. nelle ore non di servizio è chiuso, la chiave è conservata in busta chiusa presso l ufficio di vigilanza. Il personale preposto annota su apposito registro i nominativi del personale che, al di fuori dell orario di servizio, accede ai singoli uffici. L accesso al computer prevede la conoscenza della password che è nota oltre che al R.D.S. al suo vicario ed ai due operatori della segreteria. Pagina 3 di pagine 7

4 Le predette procedure sono oggetto di revisione periodica ogni sei mesi; anche la password varia semestralmente e/o ogni qualvolta si verifica il trasferimento/congedo/avvio in quiescenza del personale che ne è a conoscenza. SEZIONE 7. MODALITA DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI ALL INTERNO ED ALL ESTERNO DELL A.O.O. Gli uffici di questo Tribunale Militare sono collegati in rete tra di loro mediante un server. Lo scambio di informazioni telematiche riguarda prevalentemente attività giudiziarie che esulano dalla protocollazione informatica. Per quanto riguarda lo scambio di informazioni telematiche con altre A.O.O. vedasi quanto specificato alla Sezione 4. SEZIONE 8. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI DOCUMENTI RICEVUTI SPEDITI INTERNI Ogni singolo ufficio deve far pervenire la posta in uscita alla segreteria entro le ore onde permettere la protocollazione e le operazioni di segnatura/etichettatura dei documenti da inoltrare mediante Raccomandata o Assicurata che dovranno essere ultimate in tempo utile per la successiva spedizione tramite l Ufficio Postale del Comando in Capo del Dipartimento Militare Marittimo dell Alto Tirreno (Maridipart La Spezia) entro le ore La posta cartacea viene generalmente consegnata dal portalettere entro le ore Gli addetti alla segreteria procedono all apertura delle buste accertando che sia corrispondenza effettivamente destinata a questo Tribunale Militare, che non sia di carattere privato, procedendo eventualmente ad allegare le buste a particolari tipi di documenti quali impugnazioni, esposti anonimi, ovvero quando sia riportata sul retro di esse il nominativo, la ragione sociale, l indirizzo del mittente. Per documenti e certificati che possano ledere la privacy vedasi quanto riportato alla Sezione 11. Per la trattazione dei fax e della posta elettronica vedasi quanto previsto alla Sezione 4. Per la documentazione di particolare delicatezza vedasi quanto descritto alla Sezione 12. Pagina 4 di pagine 7

5 SEZIONE 9. REGOLE DI SMISTAMENTO ED ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI La posta, una volta protocollata, viene portata in visione al cancelliere dirigente il quale provvede a smistarla in funzione dell ufficio competente ed a inserirla in un apposito raccoglitore. La medesima viene consegnata brevi manu da un addetto della segreteria al responsabile della U.O. competente. La firma, per ricevuta, viene apposta dai destinatari sul riepilogo giornaliero dei documenti pervenuti e protocollati. Il ridotto volume del movimento di documentazione cartacea in entrata ed in uscita, la mancanza di personale di idonea qualifica e di supporti tecnici.informatici adeguati rende per il momento prematura la definizione della proceduta relativa alla trasformazione della documentazione cartacea in modalità elettronica; pertanto si riserva la trattazione di questo argomento. SEZIONE 10. UNITA ORGANIZZATIVE RESPONSABILI DELLE ATTIVITA DI REGISTRAZIONE E DELLA DOCUMENTAZIONE Le attività connesse alla trattazione della posta in qualunque formato (cartaceo, elettronico, ) sia in entrata che in uscita sono svolte da un 1 Maresciallo M.M. e da un impiegato civile di IV livello. Le loro mansioni e competenze sono specificate in Annesso al presente manuale. Qualunque variazione nella individuazione delle U.O. sarà oggetto di variante. SEZIONE 11. DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Sono esclusi dalla registrazione di protocollo le Gazzette Ufficiali, i Bollettini Ufficiali, tutti i documenti interni meglio descritti alla Sezione 4, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e cerimonie i fascicoli per i quali è prevista iscrizione in appositi registri, atti diretti agli uffici delegati alle notifiche già annotati nei registri di cancelleria, o da loro restituiti, certificati di malattia, certificati (penali, anagrafici) richiesti dalla cancelleria, corrispondenza diretta nominativamente al personale in servizio. SEZIONE 12. ELENCO DEI DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE E RELATIVE MODALITA DI TRATTAMENTO Pagina 5 di pagine 7

6 Si tratta di alcuni tipi di documenti previsti dall art.5 lett. h del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 che, per la riservatezza e la segretezza del loro contenuto, sono oggetto di particolari forme di tutela in funzione delle persone abilitate al loro accesso. Si tratta di documenti che attengono alla sicurezza delle strutture giudiziarie, alla sicurezza dei magistrati e del personale, procedimenti disciplinari del personale in servizio, documenti legati a fatti privati o dalla cui pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell attività amministrativa. I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto Protocollo Riservato, in pratica ad un repertorio riservato che al momento attuale è mantenuto in forma cartacea. SEZIONE 13. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Il titolario è lo strumento che consente di classificare in maniera logica, sistematica e coerente la documentazione archivistica che sia prodotta e acquisita dall Ente durante lo svolgimento dell attività amministrativa. Classificare significa suddividere in modo gerarchico un insieme di oggetti in un certo numero di classi dal contenuto sempre più limitato e specifico. Dalle classi estreme, non suscettibili di ulteriori suddivisioni, si sviluppano i vari fascicoli i quali saranno caratterizzati dall indice numerico di classificazione che ne identifica l oggetto. Il titolario consente di collegare tra loro i documenti attinenti ad un determinato affare di competenza dell Ente aggregandoli in un fascicolo, mantenendo un legame fra fascicoli omogenei. Il R.D.S. può effettuare aggiunte alle voci del titolario. Per fascicolo si intende un insieme di documenti relativi ad una medesima pratica, raccolte dentro un unica copertina. I documenti contenuti nel fascicolo, dopo essere stati annotati nell elenco degli atti sono ordinati cronologicamente, in modo da permetterne la consultazione a partire dal più recente e suddivisi in sottofascicoli se necessario. SEZIONE 14. MODALITA DI PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI Si riserva SEZIONE 15. FUNZIONALITA DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO Pagina 6 di pagine 7

7 Su tutti gli atti in arrivo ed in partenza viene apposta la classificazione seguendo la seguente formula: CODICE ENTE (identifica l Ente per il Tribunale Militare della Spezia); CODICE UNITA ORGANIZZATIVA (identifica l Area Organizzativa demandata alla trattazione della pratica); FASCICOLO (identifica il numero di archivio della pratica); NUMERO DI PROTOCOLLO (numero progressivo assegnato dal software). Le Unità Organizzative identificate nell Area Omogenea sono le seguenti: UDC Ufficio Dirigente di Cancelleria; SGE Segreteria Generale; CCR Capo Carico. SEZIONE 16. ABILITAZIONE PER L ACCESSO DOCUMENTALE Si riserva SEZIONE 17. IL REGISTRO DI EMERGENZA Il Registro di emergenza è un supporto alternativo che viene utilizzato nelle situazioni in cui non è possibile utilizzare il P.I.. Su questo registro devono essere riportate la causa, la data e l ora di inizio della interruzione nonché l ora di ripristino della piena utilizzabilità del sistema, nonché eventuali altre annotazioni ritenute rilevanti dal responsabile del P.I..- Pagina 7 di pagine 7

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