L Europrogettazione per l accesso ai finanziamenti UE

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1 L Europrogettazione per l accesso ai finanziamenti UE 1. Regole Generali per la Presentazione di una Domanda di Sovvenzione 2. Project Cycle Management Fernando De Luca Europroject Coordinator FOCUS EUROPE Bari, 10 giugno 2011 dott. Fernando De Luca 1 dott. Fernando De Luca 2 1. Regole Generali per la Presentazione di una Domanda di Sovvenzione L intervento finanziario dell UE: appalti e sovvenzioni; Il quadro di riferimento giuridico; La forma delle sovvenzioni; I principi di concessione delle sovvenzioni; La procedura di concessione delle sovvenzioni. dott. Fernando De Luca 3 L intervento finanziario dell UE: appalti e sovvenzioni Due forme giuridiche: Appalti pubblici (public contracts), che il regolamento finanziario UE, definisce come contratti a titolo oneroso, conclusi tra uno o più operatori economici e un amministrazione aggiudicatrice, per ottenere, contro pagamento di un prezzo, in tutto o in parte a carico del bilancio dell UE, la fornitura di un bene mobile o immobile, l esecuzione di lavori o la prestazione di servizi; Sovvenzioni (grants), cioè,sempre in base al regolamento finanziario, contributi diretti a carico del bilancio, accordati a titolo di liberalità per finanziare sovvenzioni di azioni e sovvenzioni di funzionamento. dott. Fernando De Luca 4 L intervento finanziario dell UE: appalti e sovvenzioni Sovvenzioni di Azioni = azione destinata a promuovere la realizzazione di un obiettivo che si iscrive nel quadro di una politica dell UE; Sovvenzioni di Funzionamento = funzionamento di un organismo che persegue uno scopo di interesse generale europeo o un obiettivo che si iscrive nel quadro di una politica dell UE; Call for tenders = procedure di aggiudicazione degli appalti (public contracts) finanziati interamente o parzialmente dal bilancio dell UE devono rispettare i principi di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento e non discriminazione e svolgersi secondo le norme del regolamento finanziario UE. dott. Fernando De Luca 5 L intervento finanziario dell UE: appalti e sovvenzioni Due forme giuridiche: Appalti pubblici (public contracts), contratti con prestazioni corrispettive medianti i quali la Commissione UE acquista beni o servizi al fine di eseguire proprie attività interne; Sovvenzioni (grants), utilizzate dalla Commissione UE per incentivare la realizzazione di un azione o sostenere le spese correnti di un organismo, ritenuti utili per il raggiungimento di un obiettivo posto da una politica o da un programma dell UE. Non hanno natura sinallagmantica (nesso di reciprocità, tipico delle prestazioni corrispettive) e non si basano sulla realizzazione di un bene o di un servizio in cambio di un prezzo. dott. Fernando De Luca 6

2 Il quadro di riferimento giuridico Le norme generali che disciplinano l intervento finanziario dell UE sono contenute nei trattati (TFUE) e nel regolamento finanziario (CE, Euratom n. 1605/2002 del Consiglio): esse si applicano a tutte le azioni annuali e a tutti i programmi pluriennali cofinanziati dal bilancio dell UE e a tutte le istituzioni dell UE che gestiscono sovvenzioni; Il regolamento finanziario disciplina entrambe le forme di finanziamento dell UE, appalti e sovvenzioni. dott. Fernando De Luca 7 La forma delle sovvenzioni Le sovvenzioni dell UE possono assumere una delle seguenti forme o una combinazione di esse; Rimborso di una determinata percentuale dei costi ammissibili effettivamente sostenuti; Somme forfettarie, quali, ad esempio, i premi, che sono la ricompensa per la partecipazione ad un concorso il cui ammontare non è correlato ai costi sostenuti dal beneficiario, o le borse di studio; Finanziamento a tasso fisso. Possono essere concesse anche secondo modalità specifiche, quali accordi quadro di partenariato e partecipazione a fondi e meccanismi finanziari. dott. Fernando De Luca 8 I principi di concessione delle sovvenzioni I principi di concessione delle sovvenzioni Principi di trasparenza e parità di trattamento; Divieti di cumulo e di retroattività; Principio del cofinanziamento. Principi di trasparenza e parità di trattamento A monte, ogni DG COM deve predisporre e pubblicare, all inizio di ciascun esercizio finanziario, un programma di lavoro annuale relativo alle modalità di erogazione delle sovvenzioni di sua competenza, nel quale indica le date, i settori di attività e gli importi degli inviti a presentare proposte mediante i quali tutti i potenziali interessati potranno partecipare su un piede di parità e senza discriminazioni; a valle del procedimento amministrativo di concessione delle sovvenzioni, la Commissione ha l obbligo di rendere pubblici i beneficiari delle sovvenzioni stesse. dott. Fernando De Luca 9 dott. Fernando De Luca 10 I principi di concessione delle sovvenzioni Divieti di cumulo e di retroattività Le sovvenzioni non possono essere cumulative, nel senso che una medesima azione o un medesimo beneficiario non possono ricevere sovvenzioni nell ambito di più programmi o azioni finanziate e cofinanziate dal bilancio UE. In nessun caso il bilancio UE può finanziare due volte i medesimi costi. Le sovvenzioni non possono essere concesse retroattivamente e, pertanto, è sempre esclusa la sovvenzione di azioni già concluse. In ogni caso, i costi ammissibili al finanziamento UE non possono essere anteriori alla data di deposito della domanda di sovvenzione, né all inizio dell esercizio finanziario del beneficiario. dott. Fernando De Luca 11 I principi di concessione delle sovvenzioni Principio del cofinanziamento Prescrive che parte del costo di un azione e dei costi di funzionamento di un determinato soggetto sia a carico del beneficiario della sovvenzione o sia pagata con contributi diversi da quello dell UE. L importo della sovvenzione non può mai superare quello dei costi ammissibili: essa non può avere come oggetto o come effetto un profitto per il beneficiario. dott. Fernando De Luca 12

3 La procedura di concessione delle sovvenzioni L invito a presentare proposte; La domanda di sovvenzione; La procedura di valutazione. dott. Fernando De Luca 13 La procedura di concessione delle sovvenzioni La concessione delle sovvenzioni gestite dalla Commissione in modo centralizzato è oggetto di programmazione annuale da parte della DG competente, la quale si raccorda con il suo piano di gestione annuale. All inizio di ogni esercizio, ogni DG elabora uno specifico WP annuale che riguarda le sovvenzioni di tutte le azioni e i programmi da essa gestiti. Nel WP, per ciascuna azione o programma gestito dalla DG, sono indicati la linea di bilancio UE, l atto di base, gli obiettivi e il calendario degli inviti a presentare proposte, il rispettivo importo indicativo e i risultati perseguiti. dott. Fernando De Luca 14 La procedura di concessione delle sovvenzioni Le sovvenzioni sono concesse, sulla base di un WP annuale, mediante una procedura ad evidenza pubblica, attraverso la quale la Commissione seleziona i soggetti e i progetti beneficiari delle sovvenzioni. I procedimenti-tipo di concessione delle sovvenzioni sono: - Gestione Centralizzata Diretta, da parte dei servizi della Commissione; - Gestione Concorrente, con gli Stati membri (fondi strutturali e fondi europei per la politica agricola) dott. Fernando De Luca 15 L invito a presentare proposte Nei programmi a Gestione Centralizzata, la procedura di selezione prevede, di norma, la preliminare pubblicazione da parte della Commissione UE di inviti a presentare proposte (call for proposals), i cui contenuti minimi sono: Obiettivi perseguiti; Criteri di ammissibilità, di esclusione, di selezione e di aggiudicazione, nonché l elenco dei documenti che i richiedenti devono presentare per comprovare il possesso dei requisiti richiesti; Modalità del finanziamento UE; Modalità e termine finale di deposito delle proposte e la data possibile di inizio delle azioni. dott. Fernando De Luca 16 La domanda di sovvenzione Le domande di sovvenzione sono presentate per iscritto, utilizzando i moduli predisposti dalla DG competente, nel rispetto dei criteri e delle modalità stabilite nell atto di base, nell invito, nonché nelle norme comuni stabilite dalla Commissione e presentate in apposite guide e manuali; Le informazioni e i dati richiesti dal modulo di domanda e dagli eventuali allegati, hanno l unica funzione di consentire la valutazione della proposta sotto i tre profili dei criteri di: - Ammissibilità; - Selezione; - Attribuzione. dott. Fernando De Luca 17 La domanda di sovvenzione Criteri di Ammissibilità => informazioni sul richiedente, sul suo status giuridico, sull assenza di situazioni che gli precludano la partecipazione alla procedura di selezione; Criteri di Selezione => informazioni sulle capacità finanziarie e operative del richiedente, al fine di valutarne l idoneità a portare a termine l azione o il programma di lavoro; Criteri di Attribuzione => descrizione tecnica dell azione proposta o del programma di lavoro annuale, al fine di valutarne la qualità, nonché il piano finanziario al fine di verificarne l ammissibilità dei costi, la sostenibilità finanziaria della proposta e la compatibilità con il divieto di cumulo. dott. Fernando De Luca 18

4 La procedura di valutazione Ha ad oggetto tre distinti e separati profili: L accertamento dell idoneità dei richiedenti, attraverso l applicazione dei criteri di ammissibilità; La valutazione qualitativa dei richiedenti, mediante l applicazione dei criteri di selezione; La valutazione qualitativa della proposta, mediante l applicazione dei criteri di aggiudicazione. Tutti i criteri di valutazione impiegati devono essere predeterminati e indicati nell invito a presentare proposte, in modo tale da assicurare trasparenza e parità di trattamento di tutti i richiedenti, senza attuare discriminazioni né concedere indebiti vantaggi ad alcuno. dott. Fernando De Luca 19 La procedura di valutazione L accertamento dell idoneità dei richiedenti È valutata alla luce dei criteri di ammissibilità che stabiliscono le condizioni di partecipazione e sono determinati tenedo conto degli obiettivi dell azione; Possono presentare domamde di sovvenzione le persone giuridiche e, se lo esigono la natura o le caratteristiche dell azione o l obiettivo perseguito dal richiedente es. borse di studio o di ricerca anche le persone fisiche; Per risultare idonei i richiedenti, al momento della procedura di concessione di una sovvenzione, non devono trovarsi in una delle situazioni di esclusione previste all art. 93, prf. 1, all art. 94 e all art. 96, prf. 2, lett. a) del regolamento finanziario. dott. Fernando De Luca 20 La procedura di valutazione La valutazione qualitativa dei richiedenti I richiedenti risultati ammissibili sono valutati dal punto di vista qualitativo, cioè sotto il profilo della capacità finanziaria e tecnico-operativa di realizzare l azione o il programma di lavoro proposti. In linea generale il richiedente deve dimostrare di disporre di: Fonti di finanziamento stabili e sufficienti per mantenere la sua attività durante il periodo di realizzazione dell azione e per partecipare al suo finanziamento; Competenze e qualificazioni professionali richieste per realizzare l azione o il programma di lavoro proposto. dott. Fernando De Luca 21 La procedura di valutazione La valutazione qualitativa della proposta Si svolge in relazione agli obiettivi e alle priorità fissate nell invito a presentare proposte; Avviene in base ai criteri di attribuzione predefiniti nel medesimo invito, i quali hanno la finalità di assegnare le sovvenzioni alle azioni che contribuiscono sensibilmente all efficacia globale dell azione o del programma UE di cui costituiscono l attuazione; Si tratta di criteri definiti in modo da garantire la buona gestione dei fondi UE e, quindi, permettere alla Commissione di selezionare progetti di azioni o programmi di lavoro che garantiscono il rispetto dei suoi obiettivi e priorità e la visibilità del finanziamento UE. dott. Fernando De Luca Project Cycle Management dott. Fernando De Luca 23 PROJECT CYCLE MANAGEMENT La gestione del ciclo del progetto (project cycle management, PCM) è uno strumento elaborato dall Unità di Valutazione di EUROPEAID, nell ambito della Commissione Europea Questo strumento mira a migliorare la qualità e l efficacia della progettazione e della fase di gestione del progetto integrare le fasi del progetto in modo che gli argomenti siano esaminati in modo sistematico Obbliga a focalizzarsi sui reali bisogni dei soggetti beneficiari Il suo approccio di tipo logico permette di evitare le principali cause di fallimento, che sono: dott. Fernando De Luca 24

5 Principali cause di fallimento: Programmazione e progettazione inefficace Progetti non pertinenti alle effettive esigenze dei beneficiari Mancata previsione e valutazione dei rischi Ignoranza dei fattori che potevano condizionare negativamente la sostenibilità dei benefici nella lunga durata Insegnamenti tratti da esperienze passate erano raramente incorporati nelle nuove programmazioni Risultati non sono verificabili dott. Fernando De Luca 25 Principi del PCM Fasi del ciclo del progetto: assicurare un processo decisionale ben strutturato e ben informato Orientamento Partner / stakeholder coinvolgimento degli stakeholders nella presa delle decisioni Inclusione degli aspetti relativi alla sostenibilità nel disegno del progetto, in modo da assicurare benefici durevoli. Uso del quadro logico per assicurare un solido approccio analitico Un approccio integrato che collega gli obiettivi di ciascun progetto con quelli della Commissione e con gli obiettivi nazionali e settoriali dott. Fernando De Luca 26 Le Fasi del Ciclo del Progetto E V A L U A T IO N IM P L E M EN T A T IO N PR O G R A M M IN G FIN A N C IN G ID EN T IFIC A T IO N FO R M U L A T IO N 1. Programmazione Il contesto nazionale e settoriale sono analizzati per identificare problemi, opportunità ed impedimenti Revisione analitica degli indicatori socio-economici e delle priorità nazionali ed internazionali dei soggetti finanziatori Elaborazione di un quadro di programmazione pertinente e fattibile Formulazione di strategie che tengano in conto degli insegnamenti derivanti dalle passate esperienze dott. Fernando De Luca 27 dott. Fernando De Luca Identificazione Individuazione ed analisi delle azioni specifiche da intraprendere; Ciò avviene in forma di consultazione con i gruppi beneficiari di ogni azione, in forma di analisi dei problemi che si trova ad affrontare e di identificazione di possibili soluzioni per risolvere tali problemi. Decisione sulla pertinenza o meno di ciascuna idea progetto un quadro di programmazione pertinente e fattibile Scelte di quelle idee-progetto da approfondire durante la fase di Formulazione 3. Formulazione Le idee di progetto giudicate pertinenti sono elaborate, con i beneficiari e gli altri stakeholders, in piani di progetto operativi L idea progettuale è poi verificata in base alla sua fattibilità (avrà successo?) e sostenibilità (genererà benefici a lungo termine per i beneficiari?) In base a questa valutazione, si decide se formulare una proposta formale di finanziamento e di avviare la ricerca del finanziamento dott. Fernando De Luca 29 dott. Fernando De Luca 30

6 4. Finanziamento Le proposte sono esaminate dalle autorità competenti che decidono se finanziare o meno il progetto L ente finanziatore ed il Paese partner concordano le modalità di realizzazione e le formalizzano in un documento legale che ratifica modi di finanziamento e realizzazione del progetto. 5. Attuazione/esecuzione Il progetto è assemblato ed eseguito In questa fase si svolgono le gare d appalto e avviene l assegnazione di contratti l assistenza tecnica, per le forniture e per la realizzazione di lavori Durante l attuazione/esecuzione chi gestisce il progetto verifica, in consultazione con i beneficiari e gli altri stakeholders, il progresso effettivamente ottenuto rispetto al progresso pianificato e la necessità di un eventuale riorientamento e correzione derivante da cambiamenti significativi ntercorsi dal momento della formulazione del progetto dott. Fernando De Luca 31 dott. Fernando De Luca Valutazione L ente finanziatore ed il Paese partner valutano il progetto per stabilire quali obiettivi siano stati raggiunti e per identificare le lezioni tratte da questa esperienza, utili per migliorare la progettazione di futuri programmi. È pratica comune condurre una Valutazione Intermedia nel corso della fase di Attuazione/esecuzione finalizzata ad applicare gli insegnamenti acquisiti fino a questo momento alla parte restante del progetto. dott. Fernando De Luca 33 L APPROCCIO DEL QUADRO LOGICO (logical framework approach, LFA) Principale strumento di programmazione e gestione del PCM. E una tecnica che permette agli stakeholders di identificare ed analizzare i problemi pertinenti e di definire gli obiettivi e le attività da intraprendere per risolvere i problemi individuati Utilizzato per la preparazione del progetto, è uno strumento chiave della Identificazione (per assicurare la pertinenza dell idea progetto), e Formulazione (per assicurare la fattibilità e sostenibilità del progetto) dott. Fernando De Luca 34 Stadi Fondamentali nell uso del LFA L approccio si divide in due fasi: FASE DI ANALISI, durante la quale si analizza la situazione di partenza, si sviluppa una visione della situazione futura desiderata e si determinano le strategie per realizzarla FASE DI PIANIFICAZIONE, durante la quale l idea progetto è sviluppata nei suoi dettagli operativi dott. Fernando De Luca 35 FASE DI ANALISI FASE DI PIANIFICAZIONE Analisi del Problema identificare LF Matrice definire la struttura potenziali stakeholders, i loro di progetto, verificare la logica problemi, i condizionamenti interna ed i rischi, formulare indicatori di successo misurabili ambientali e le opportunità; Tabelle di Attività determinare determinare le relazioni causa effetto la sequenza e l interdipendenza Analisi degli Obiettivi delle attività; fare una stima della sviluppare le soluzioni dei loro durata; fissare dei punti di problemi individuati; identificare i arrivo ed assegnare responsabilità Schede di Spesa sviluppare, a mezzi per ottenere lo scopo patire dalle tabelle di attività, Analisi delle Strategie schede delle risorse e del budget. identificare le possibili strategie per raggiungere gli scopi; selezionare le strategie più appropriate. dott. Fernando De Luca 36

7 LFA: la fase di analisi Il contesto in cui si vuole intervenire sarà probabilmente percepito in maniera differente da ogni gruppo di stakeholders coinvolti E di estrema importanza assicurarsi che rappresentanti degli stakeholders lavorino insieme (workshop) discutendo la pertinenza dei problemi e delle tematiche Esistono tre momenti della fase di analisi: Analisi del Problema, Analisi degli Obiettivi, Analisi della Strategia I. Analisi del problema L analisi del problema consiste nell identificare gli aspetti negativi di una situazione esistente e le relazioni causaeffetto tra le differenti problematiche Si svolge in tre fasi: Identificazione degli stakeholders coinvolti nel progetto Identificazione dei principali problemi di fronte ai quali si trovano i gruppi beneficiari Sviluppo di un Albero dei Problemi che stabilisca i rapporti di causa ed effetto tra i problemi identificati dott. Fernando De Luca 37 dott. Fernando De Luca 38 Analisi del problema L identificazione degli stakeholders che possono essere influenzati (positivamente o negativamente) dall intervento proposto dal progetto Una volta ottenuta una sufficiente raccolta di informazioni i coordinatori possono organizzare un laboratorio di pianificazione Sulla base delle informazioni disponibili e grazie all uso di tecniche partecipatorie quali il brainstorming, nel corso del laboratorio gli stakeholders identificheranno i problemi chiave da affrontare La principale tecnica usata in questa fase è l elaborazione di un ALBERO DEI PROBLEMI L ALBERO DEI PROBLEMI. È una semplice rappresentazione dei problemi in ordine gerarchico. Per elaborare il diagramma bisogna prima di tutto identificare i diversi problemi, sceglierne uno da cui partire ed un altro ad esso correlato; Quindi si definisce se esso sia: causa del primo, nel qual caso è posto ad un livello inferiore un effetto del primo, nel qual caso è posto ad un livello superiore né causa né effetto, nel qual caso si pone sullo stesso piano. dott. Fernando De Luca 39 dott. Fernando De Luca 40 Ad esempio, se il problema formulato è stato di denutrizione di bambini e neonati: una causa potrebbe essere scarsa disponibilità di cibi ad alto contenuto proteico un effetto potrebbe essere tassi elevati di infezione riscontrati nei bambini e neonati Tutti i problemi individuati sono collocati lungo l albero seguendo lo stesso metodo Una volta completato l albero, esso rappresenta un valido ritratto delle problematiche che illustrano la situazione esistente Si seleziona un problema focale dott. Fernando De Luca 41 dott. Fernando De Luca 42

8 II. Analisi degli obiettivi Mentre l analisi del problema descrive gli aspetti negativi della situazione esistente. L Analisi degli Obiettivi presenta gli aspetti positivi di una situazione desiderata per il futuro. Questa analisi implica la riformulazione dei problemi in obiettivi raggiungibili dott. Fernando De Luca 43 dott. Fernando De Luca 44 Analisi degli obiettivi L Albero degli Obiettivi può essere pensato come l immagine speculare positiva dell Albero dei Problemi, dove al rapporto causa-effetto si sostituisce quello di mezzi per ottenere lo scopo Obiettivi che riguardano questioni simili tra loro possono essere raggruppati in categorie che formeranno la base per l Analisi della Strategia Una volta completato, l Albero degli Obiettivi fornisce un quadro esauriente della situazione futura desiderata dott. Fernando De Luca 45 dott. Fernando De Luca 46 III. Analisi della strategia Il momento finale della fase di analisi riguarda la selezione della/delle strategie che sarà usata per raggiungere gli obiettivi preposti. L Analisi della Strategia serve a decidere quali obiettivi saranno inclusi NEL progetto e quali ne resteranno FUORI, quale sarà l Obiettivi Specifico e quali gli Obiettivi Generali. L Analisi della Strategia, oltre ad esaminare la Logica d Intervento, vaglierà la fattibilità dei diversi interventi possibili (considerando le alternative) dott. Fernando De Luca 47 dott. Fernando De Luca 48

9 LFA: la fase di pianificazione Il principale risultato dell Approccio del Quadro Logico (LFA) è la MATRICE DEL QUADRO LOGICO (LF). Se usato in maniera adeguata, il LF rende le connessioni logiche tra Attività, Risultati, Obiettivo Specifico e Obiettivi Generali più trasparente Il LF, non va inteso come una formula magica per l identificazione e la definizione di buoni progetti. Se compilato in maniera meccanica, la logica sarà quella di un distratto ed inutile metodo compilatorio. dott. Fernando De Luca 49 la matrice del quadro logico Il LF consiste in una tabella, o matrice, composta da quattro colonne e, nel formato base, quattro righe. Nelle colonne si individua ciò che il progetto intende fare, si chiariscono i rapporti causali e si specificano le condizioni e le incertezze che esulano dal controllo della gestione diretta del progetto Nelle righe ci si riferisce alla misurazione degli effetti del progetto definiti con indicatori-chiave e mezzi di verifica, e alle risorse utilizzate (Obiettivi Generali, Obiettivo Specifico, Risultati ed Attività) dott. Fernando De Luca 50 la matrice del quadro logico LF: sequenza di compilazione Logica d Intervento Indicatori ogg. Fonti di verificabili Verifica Condizioni Obiettivi Generali Obiettivo Specifico/Scopi Risultati Attesi Attività 4 Risorse Spese 6 dott. Fernando De Luca 51 Pre-condizioni 5 dott. Fernando De Luca 52 Progetto: i diversi livelli Gli obiettivi selezionati dall Albero degli Obiettivi per essere inclusi nel progetto sono trasposti nella prima colonna della matrice. E importante assicurarsi che i livelli degli obiettivi siano correttamente distinti: Obiettivi Generali: gli obiettivi principali del programma settoriale o nazionale ai quali il progetto intende contribuire Obiettivo Specifico/Scopo: il problema focale da risolvere, e si definisce in termini di benefici che gli stakeholders ricevono dal progetto Risultati Attesi : servizi che il progetto deve offrire al gruppo destinatario scelto Attività: i modi in cui i beni e i servizi saranno distribuiti nell ambito del progetto. dott. Fernando De Luca 53 Progetto: i diversi livelli Una convenzione del PCM che spesso causa particolari problemi è la clausola per la quale deve esserci un solo Obiettivo Specifico/Scopo progettuale, in quanto la presenza di più scopi implicherebbe un eccessiva complessità del progetto e possibili problemi di gestione Molteplici scopi progettuali potrebbero anche essere indizio di obiettivi poco chiari o che confliggono tra di loro La chiarificazione e l individuazione precisa di ciò che definisce il successo del progetto è, in definitiva, un punto critico nel project design dott. Fernando De Luca 54

10 Condizioni Sono i Fattori esterni che possono hanno un influenza sull esecuzione e la sostenibilità nella lunga durata del progetto, ma rimangono fuori dall ambito di controllo del progetto specifico. Sono inclusi come CONDIZIONI nella quarta colonna della matrice del LF Esiste uno spazio deputato alle Pre-Condizioni, vale a dire condizioni che devono verificarsi prima dell inizio del progetto È necessario valutare le probabilità che tali Pre-Condizioni siano esaurite, e valutare la qualità della loro influenza sul progetto e considerarle come elementi di rischio. dott. Fernando De Luca 55 Il Percorso Verifica Fattori Esterni dott. Fernando De Luca 56 Fattori di Sostenibilità L esperienza dimostra che la sostenibilità di lungo periodo dipende dai seguenti fattori : Sostegno alle Politiche Tecnologie Appropriate Capacità Istituzionale e Gestionale Fattibilità Economica e Finanziaria Fattori Socio-Culturali Impatto Ambientale Indicatori oggettivamente verificabili Gli indicatori oggettivamente verificabili (IOV) (seconda colonna) misurano il raggiungimento degli obiettivi del progetto e forniscono la base per misurare il rendimento Gli IOV servono come elementi di controllo della possibilità di realizzazione degli obiettivi e forniscono la base del sistema di monitoraggio. Una volta identificato un indicatore, esso deve essere elaborato per includere brevi informazioni di qualità, quantità e tempo (QQT) e luogo. dott. Fernando De Luca 57 dott. Fernando De Luca 58 IOV devono essere Specifici: individuare target chiari Misurabili: in termini di qualità e/o quantità Available (disponibili) a costi accettabili Relevant (pertinenti): cosa presumono di misurare (logica orizzontale) Timely: prodotti in tempo utile per essere utilizzati nella gestione del progetto Fonti di verifica (FdV) Quando si formulano gli indicatori è necessario specificare le fonti di informazione e i mezzi di raccolta dati, per calcolare se gli indicatori siano convenientemente misurabili in termini di tempo, impegno e costi necessari. La fonte di verifica (terza colonna) definiscono: il formato in cui l informazione sarà resa disponibile chi debba fornire l informazione ogni quanto essa debba essere fornita (mensilmente, trimestralmente, annualmente, ecc.) dott. Fernando De Luca 59 dott. Fernando De Luca 60

11 Rapporto tra Spese e Complessità nella raccolta Link tra LF, Tabella d Attività e Schede di Spesa Logframe Cost Specialised surveys Interviews with beneficiaries Workplan Workplan Workplan Administrative reports Management reports Available statistics Adapted available statistics Complexity dott. Fernando De Luca 61 Results-based activities, resource schedules and budgets Resource Schedule Budget Budget Budget Salaries Allowances Vehicle Op Office Tel/Fax Seeds Fertiliser dott. Fernando De Luca 62 La creazione di Tabelle di Attività e Schede di Spesa Il LF può essere utilizzato anche per la preparazione di Tabelle di Attività e Schede di Spesa Una tabella di attività è un metodo che identifica la sequenza logica e le interdipendenza delle attività di un progetto; fornisce inoltre una base sulla quale assegnare le responsabilità di gestione per la messa in atto di ciascuna attività Una volta che il quadro logico è completo, si può seguire un approccio stepstep by step : 1 passo - Lista delle attività principali 2 passo Divisione delle attività in compiti operativi: per renderle semplici e gestibili. La suddivisione deve terminare appena si ottengono dettagli sufficienti per stimare tempo e risorse necessarie. dott. Fernando De Luca 63 approccio Step-by-step 3 passo Rendere chiara la sequenza e le Interdipendenze: Sequenza: in quale ordine devono essere eseguite le attività? Interdipendenze: l attività considerata dipende dall avvio o dal completamento di un altra? 4 passo Fare una stima dell Inizio, della Durata e della realizzazione delle attività 5 passo - Riassumere la Tabella di Attività principali: dopo aver specificato i tempi dei compiti individuali che costituiscono le attività principali, è utile fornire una tabella riassuntiva dei tempi di inizio, di durata e di conclusione delle attività stesse dott. Fernando De Luca 64 approccio Step-by-step Tutta l informazione elaborata nella Tabella d Attività può essere riassunta in un formato grafico chiamato Gantt Chart 6 passo Definire le Pietre Miliari : sono eventi chiave che forniscono la misura del progresso in corso ed un obiettivo cui project team possa mirare 7 passo Definire le Competenze: una volta individuati i compiti è possibile specificare l expertise = tipologia di competenze necessarie per realizzarle 8 passo Assegnare i Compiti ai componenti del project team: definire la responsabilità individuali di ogni membro del gruppo, sia rispetto al project manager che agli altri membri, per il raggiungimento delle Pietre Miliari dott. Fernando De Luca 65 dott. Fernando De Luca 66

12 Schede di Spesa Un Esempio di Scheda di Spesa La lista delle Attività del LF deve essere copiata in una nuova tabella, quella delle entrate e delle uscite. Ogni attività sarà poi utilizzata come lista di controllo per assicurare che tutte le risorse necessarie alla sua realizzazione siano state individuate. Bisogna poi prestabilire le categorie di spesa e specificarle per periodo stabilito e costi unitari stimati. Se inserite in una tabella di calcolo, i Costi per Periodo e i Costi Totali del progetto possono essere calcolati con l uso di semplici formule dott. Fernando De Luca 67 dott. Fernando De Luca 68 Il LF e la verifica delle proposte progettuali Il LF può anche essere utilizzato per: identificare eventuali debolezze di progettazione formulare le questioni da affrontare nelle ricerche preparatorie come guida per vagliare la qualità di una proposta di finanziamento Le debolezze possono riguardare la Pertinenza, la Fattibilità e la Sostenibilità del progetto Il PCM fornisce due strumenti per l analisi delle proposte progettuali: una Guida per la Verifica delle Proposte Progettuali uno strumento per Vagliare la Qualità delle richieste di finanziamento dott. Fernando De Luca 69 Il Ruolo dei Termini di Riferimento nella Preparazione del Progetto dott. Fernando De Luca 70 Guida per la Verifica delle proposte progettuali Istruzione 1: Analizzare problemi e obiettivi La Guida per Vagliare la Proposte è costituita da 5 istruzioni che forniscono il quadro di riferimento per l analisi della coerenza e della completezza delle proposte: Istruzione 1: Analizzare problemi e obiettivi Istruzione 2: Identificare la Logica di Intervento Istruzione 3: Analizzare la Fattibilità (Fattori Esterni e IOV) Istruzione 4: Verificare la Sostenibilità Istruzione 5: Preparare i termini di riferimento per la bozza della Proposta di Finanziamento dott. Fernando De Luca 71 dott. Fernando De Luca 72

13 Istruzione 2: Identificare la Logica di Intervento Istruzione 3: Analizzare la Fattibilità (Fattori Esterni e IOV) dott. Fernando De Luca 73 dott. Fernando De Luca 74 Istruzione 4: Verificare la Sostenibilità LF: Strumento per Valutare la Qualità (Quality Assessment Tool, QAT) Il QAT offre una lista di controllo che permette di scomporre i concetti di pertinenza, fattibilità e sostenibilità in domande semplici. Pertinenza: i beneficiari sono chiaramente identificati? I loro problemi sono descritti in maniera esaustiva? L analisi delle problematiche è completa ed esaustiva? Fattibilità: lo scopo del progetto contribuirà, date le Condizioni, al raggiungimento degli Obiettivi Generali? Sostenibilità: a progetto terminato, ci sarà una politica di sostegno da parte delle autorità? Le tecnologie sono appropriate alle condizioni locali? L ambiente verrà preservato sia durante che al termine del progetto? dott. Fernando De Luca 75 dott. Fernando De Luca 76 Il Verifica-Qualità dott. Fernando De Luca 77 Monitoraggio Il suo scopo è fornire le informazioni tali che chi li gestisce possa identificare e risolvere problemi di esecuzione Ci sono cinque passaggi nel disegno di un sistema di monitoraggio: 1. Analizzare gli obiettivi del progetto per chiarirne l impianto 2. Vagliare le procedure di esecuzione 3. Vagliare gli indicatori per misurare il raggiungimento degli obiettivi 4. Stabilire il format per i rapporti, in modo che i managers abbiano tempestivo accesso alle informazioni rilevanti 5. Preparare un piano esecutivo di Monitoraggio, in cui si specifichi il personale necessario, le competenze, la distribuzione di funzioni e responsabilità dott. Fernando De Luca 78

14 Valutazione Il suo scopo è di esaminare i traguardi raggiunti rispetto alle aspettative programmate, ed usare l esperienza acquisita per migliorare il disegno di progetti futuri Sono cinque i criteri usati dalla Commissione: Pertinenza coerenza tra gli obiettivi del progetto e i problemi che si prefissava di risolvere Efficienza i risultati del progetto sono stati raggiunti a costi ragionevoli Efficacia verifica del contributo dei risultati ottenuti al raggiungimento del fine del progetto Impatto l effetto del progetto sull ambiente Sostenibilità probabilità che i benefici prodotti da progetto continuino a prodursi nel futuro dott. Fernando De Luca 79 dott. Fernando De Luca 80 Connettere gli Indicatori al Quadro Logico Link between Evaluation Criteria and the Logframe Sustainability Overall objectives Project purpose Results Activities impact effectiveness efficiency Means Problematic Situation relevance dott. Fernando De Luca 81 dott. Fernando De Luca 82 dott. Fernando De Luca 83 dott. Fernando De Luca 84

15 WEB LINK Grazie per la vostra attenzione e.. buon lavoro!!! Fernando De Luca Europroject Coordinator FOCUS EUROPE dott. Fernando De Luca 85 dott. Fernando De Luca 86