Invio Anagrafe Alunni (Frequenza2) 2010/11. (Area Alunni ver. 407 o successive)

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1 Invio Anagrafe Alunni (Frequenza2) 2010/11 (Area Alunni ver. 407 o successive) Questa guida ha lo scopo di illustrare dettagliatamente le operazioni da effettuare per la generazione e la trasmissione dell Anagrafe Alunni. Si consiglia di seguire pedissequamente quanto di seguito indicato. 1. Richiesta Codice di Prenotazione 2. Acquisizione Dati dal Sidi 3. Allineamento dei Dati Acquisiti 4. Generazione file Anagrafe.zip 5. Trasmissione Dati 1) Richiesta Codice di Prenotazione Dal menù Utilità->Utilità Area Alunni->Progetto SIIS- >Codice Prenotazione Apparirà la seguente schermata: Inserire Nome Utente e Password di accesso al SIDI e cliccare su OK. A questo punto il sistema preleverà un Codice di Prenotazione che inserirà in automatico nella maschera dei dati utente accessibile dal menù File->Archivi Comuni->Dati Utente, scheda Vari. ATTENZIONE: Il Codice di Prenotazione deve essere richiesto per TUTTI i Plessi che si gestiscono.

2 2) Acquisizione Dati dal Sidi Dal menù Utilità->Utilità Area Alunni->Progetto SIIS->Tipologiche Apparirà la seguente schermata: Cliccare sul pulsante Acquisizione Dati e rispondere NO al messaggio che si presenta successivamente.

3 3) Allineamento Dati Acquisiti Dopo aver acquisito i dati dal portale Sidi si aprirà la seguente finestra: Cliccando sul pulsante Allineamento Dati il sistema in automatico comincerà ad allineare i dati degli Esiti, dei Comuni e degli Stati presenti all interno delle tabelle dell area Alunni con quelli presenti sul portale SIDI e dopo qualche minuto prospetterà un ulteriore schermata: Come si può vedere nella figura, ci sono degli esiti che non hanno la corrispondenza con la tabella esiti del SIDI. A questo punto sarà cura dell utente inserire a mano il codice SIDI che si avvicini di più a quello che è stato caricato nella Tabella Esiti dell area Alunni fino al completamento della tabella. La stessa procedura andrà seguita per i Comuni e successivamente per la tabella degli Stati/Cittadinanze. Nel caso in cui la procedura non trovi corrispondenza nel codice e/o nella descrizione del comune e/o dello stato estero, non indicherà nulla nel campo Codice Sidi. In tal caso, tentare di effettuare la ricerca del comune in base alla descrizione tramite l utilizzo dei tre puntini ( ), nel caso di ricerca con esito negativo, lasciare il codice comune/stato in bianco.

4 4) Procedure propedeutiche al nuovo invio dell'anagrafe alunni tramite Frequenza2 1. Eseguire l'allineamento dei comuni stranieri con il relativo stato di appartenenza tramite la funzione: Utilità -> Utilità Area Alunni -> Allineamento -> Allineamento stati esteri 2. Verificare che all'interno della tabella comuni (File -> Archivi Comuni -> Comuni) tutti i comuni esteri abbiano come come Stato il codice corretto ma iniziante per la lettera Z 3. Eseguire nuovamente la generazione dell'anagrafe ed inviare il flusso FREQUENZA2 5) Generazione File Anagrafe.zip Dal menù Utilità->Utilità Area Alunni->Progetto SIIS->Anagrafe Alunni SIDI Si aprirà la seguente schermata di selezione: Selezionare tutte le classi dal pulsante Tutti, inserire la spunta su Frequentanti e su Anagrafe Alunni e cliccare sul tasto OK. Si aprirà un ulteriore schermata con l elenco degli alunni di tutte le classi: Selezionare tutti i nominativi tramite il pulsante e cliccare successivamente su A questo punto il sistema genererà un file in formato.zip che salverà in automatico nel percorso: \axios\app\alu\prg\ext\upload\avvioscuola.

5 ATTENZIONE: Se durante la generazione del file Anagrafe.zip il sistema genera degli errori (es. Non trovato campo obbligatorio in Piani di Studio, Materie etc) provare a risolvere attraverso le seguenti indicazioni: Dal menù Utilità->Esegue Sql Dare SI e successivamente OK ai messaggi che si presentano e si aprirà un ulteriore schermata di selezione: Selezionare tutti gli SQL ad eccezione dei primi 2! Ripetere la procedura di Generazione File Anagrafe.zip come descritto al punto 4. 6) Trasmissione Dati A questo punto dopo aver generato il file.zip, collegarsi al portale SIDI e seguire il manuale operativo di invio fornito dal Ministero (eseguire l invio utilizzando FREQUENZA2).

6 FAQ Anagrafe Alunni 2010/11 (Frequenza 2) 1) Quale procedura occorre eseguire per effettuare la creazione dell Anagrafe Alunni 2010/11 (Frequenza 2)? Seguire le indicazioni del manuale operativo presente sul sito -> Aggiornamenti-> Alunni download-> Invio anagrafe alunni oppure visualizzabile premendo il tasto HELP all interno della funzione di esportazione anagrafe alunni. 2) ERRORI IN LETTURA CODICE PRENOTAZIONE 2.a Impossibile avviare l applicazione specificata. mscoree.dll non è stato trovato. 2.b Errore 21 2.c Errore 7 Manca l aggiornamento di Windows XP Service Pack 3 (SP3) ed il FrameWork di.net. 2.d Errore 404 o 401 Verificare che l utente sia correttamente profilato per il codice meccanografico del quale si richiede il codice di prenotazione. 3) Non trovato campo obbligatorio in Classi (TB_ALU_CLASSI.TXT). Nome campo [Tabella Classi] tempo di funzionamento. Dal menù File->Importazioni, selezionare la voce Tempi di Funzionamento e cliccare sul tasto Importa. Entrare in File->Tabelle->Didattica->Classi e associare per tutte le classi il Tempo di Funzionamento. 4) Non trovato campo obbligatorio in Materie (TB_ALU_MAT.txt). Dal menù Utilità->Esegue SQL cliccare su SI e successivamente su OK ai messaggi che si presentano, selezionare SQL dal n 03 al n 14 e cliccare sul pulsante Esegui. Se nell esecuzione si riscontrano errori n. 193 e n. 194 si può comunque continuare con la procedura. 5) Non trovato campo obbligatorio in Alunni (TB_ALU_ALUNNI.TXT). Nome campo: [Tabella Anagrafe] Stato di nascita, [Tabella Anagrafe] Comune di residenza etc. Manca uno dei campi sopra riportati in Anagrafico Alunni, effettuare la correzione dal menù File->Archivi Base-> Anagrafico Alunni sul nominativo indicato dal sistema. 6) Non trovato campo obbligatorio in Trasc. Esiti (TRASESITIESAMI.TXT). Dal menù Utilità->Esegue SQL cliccare su SI e successivamente su OK ai messaggi che si presentano, selezionare SQL dal n 03 al n 14 e cliccare sul pulsante Esegui. Se nell esecuzione si riscontrano errori n. 193 e n. 194 si può comunque continuare con la procedura. Entrare in File->Tabelle->Didattica->Esiti e verificare se ci sono degli esiti che non hanno la corrispondenza con la tabella esiti del sidi. A questo punto inserire a mano il codice sidi che si avvicini di più a quello che è stato caricato nella tabella esiti. 7) Non trovato campo obbligatorio in Sedi (005TB_USR_SEDI.TXT) Nome campo: [Tabella Sedi] Indirizzo: 0001 SEDE Dal menù File->Archivi Comuni->Sedi, verificare se è presente la Sede e che siano compilati tutti i campi (Descrizione, Indirizzo etc).

7 Entrare in File->Tabelle->Didattica->Classi e associare per tutte le classi la Sede dell Istituto. 8) Trasmissione file Avvioscuole.zip: Errore lunghezza testata errata. Selezionare la voce Frequenza 2. 9) Non trovato campo obbligatorio in Piani Studio (007TB_ALU_PSTD.TXT). Dal menù Utilità->Esegue SQL cliccare su Si e successivamente su OK ai messaggi che si presentano, selezionare SQL dal n 03 al n 14 e cliccare sul pulsante Esegui Se nell esecuzione si riscontrano errori n. 193 e n. 194 si può comunque continuare con la procedura.

8 Errori maggiormente riscontrati all'interno del file di LOG SIDI 1. Errore tempi di funzionamento classi (TF) Verificare che all'interno della tabella classi (File -> Tabelle -> Didattica -> Classi) sia presente per TUTTE le classi il tempo di funzionamento corretto Questo errore, se presente, provoca a catena anche errori del tipo CURRICULUM (curriculum di alunno non esistente,verificare l'alunno e/o la CLASSE) 2. Errore: alunno con codice COMUNE di nascita non trascodificato Questo errore dovrebbe essere stato automaticamente risolto eseguendo, come prima indicato, l'allineamento degli stati esteri. Questo errore, se presente, provoca a catena anche errori del tipo CURRICULUM e FOGLIO NOTIZIE (curriculum di alunno non esistente,verificare l'alunno e/o la CLASSE) (foglio notizie ALUNNO non esistente in archivio) 3. Errore: curriculum di alunno non esistente,verificare l'alunno e/o la CLASSE Vedi i punti precedenti. Rammentare che, qualora l alunno non venga inserito per altre tipologie di errore (ad esempio l errore indicato al punto 2) è chiaro che questo errore dipende dal precedente e quindi è necessario prima correggere eventuali errori che non consentono il corretto inserimento dell alunno all interno del SIDI. 4. Errore: foglio notizie ALUNNO non esistente in archivio Vedi i punti precedenti. Rammentare che, qualora l alunno non venga inserito per altre tipologie di errore (ad esempio l errore indicato al punto 2) è chiaro che questo errore dipende dal precedente e quindi è necessario prima correggere eventuali errori che non consentono il corretto inserimento dell alunno all interno del SIDI. N.B.: Per individuare in maniera corretta il codice alunno con errore indicato all interno del log del SIDI è necessario sapere che i primi 5 caratteri presenti nel codice alunno sono relativi al codice prenotazione della scuola e non devopno quindi essere considerati mentre gli ultimi 8 sono relativi all id alunno presente all interno dell anagrafe Axios. Es.: FS_SIT_ALU_ID= l id alunno per effettuare la ricerca è ! 5. Errore: Età non ammissibile E stato inserito un controllo nell'anagrafica alunni per gestire gli alunni che si trovino in condizione di eccessivo anticipo. Per la scuola primaria i parametri sono * alunni in anticipo non ammissibile, quindi: - per la classe prima, se ci sono alunni di età minore di 5 anni (età pari a 5 anni esclusa); - per la classe seconda, se ci sono alunni di età minore di 6 anni (età pari a 6 anni esclusa); - per la classe terza, se ci sono alunni di età minore di 7 anni (età pari a 7 anni esclusa); - per la classe quarta, se ci sono alunni di età minore di 8 anni (età pari a 8 anni esclusa); - per la classe quinta, se ci sono alunni di età minore di 9 anni (età pari a 9 anni esclusa); NB: il limite superiore di età ammissibile è 70 anni. 6. Errore: Contattare il gestore Informiamo che il problema legato al messaggio di errore "Contattare il gestore" è stato risolto. Segue la soluzione da proporre alle scuole che chiedono info: Gentile utente, desideriamo informarla che l'anomalia è stata risolta. Accedendo nuovamente nellla funzione visualizza log, la invitiamo a focalizzare l'attenzione sui messaggi che vedrà presenti al fine di procedere con rettifiche puntuali in base alla descrizione del messaggio indicato. Le segnaliamo inoltre che se procedesse alle rettifiche di cui sopra, direttamente sul PORTALE SIDI - GESTIONE DATI ALUNNO, è corretto che il semaforo rimanga di colore rosso, diventerà di colore verde solo a seguito dell'invio di un nuovo flusso depurato dagli errori dopo le correzioni da Lei apportate. Si consiglia di accedere alla funzione RIEPILOGO DATI per verificare che la colonna FREQUENTANTI riporti il numero corretto degli alunni.

9 7. Errore: Errore CURRICULUM Verificare l anno cronologico all interno della tabella classe che abbia un valore compreso tra 1 e 5. Per effettuare un ricalcolo automatico di tale dato accedere alla tabella classi (File->Tabelle->Didattica->Classi) ed effettuare il Ricalcolo Anno Cronologico dal bottone Altre Funzioni. Rieseguire la generazione del file Frequenza2 (Progetto SIIS->Anagrafe SIDI) e rieffettuare l invio dell anagrafe al SIDI. A questo punto l invio dovrebbe risultare corretto! ATTENZIONE: Eseguire comunque l SQL n.ro 11 da Utilità->Esegui SQL. Ignorare qualsiasi errore venga segnalato dalla funzione e rieseguire la generazione del file FREQUENZA2! 8. Errore: Errore Prima Cittadinanza Per gli alunni nati nella ex-jugoslavia che hanno nel Codice Fiscale l identificativo Z118, il campo Prima Cittadinanza deve essere valorizzato con l attuale Stato di provenienza, es. Kosovo, Repubblica di Serbia, Repubblica di Macedonia, etc. Lo stesso discorso vale per gli alunni nati in Burkina Faso (ex Altovolta) con id Z354 e tutti gli altri Stati Esteri che hanno cambiato la denominazione nel corso degli anni. N.B. In ogni caso nel SIDI i dati dell alunno vengono comunque registrati con la possibilità quindi di essere modificati manualmente dal menù Gestione Dati Alunno->Ricerca per Alunno, pulsante Modifica, campo Prima Cittadinanza.