PR_MP4_01 REGISTRAZIONE, ARCHIVIAZIONE E GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SGQ

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1 Pagina 1 di 8 PR_MP4_01 REGISTRAZIONE, ARCHIVIAZIONE E GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SGQ revisione data Descrizione modifiche Redazione e verifica Approvazione 0 3/7/03 Prima emissione 1 10/3/03 Revisione generale 2 24/4/07 Inserimento allegati Aggiornamento matrici 3 23/4/10 Aggiornamento matrici. Integrazioni su identificazione e distribuzione documentazione 4 29/3/12 Aggiornamento matrici Scopo: descrivere le responsabilità, i criteri e le modalità per l identificazione, l emissione, la modifica, l archiviazione e la conservazione della documentazione di registrazione della qualità. Campo di applicazione: La procedura si applica ai documenti che ogni funzione produce, in ragione di processi e procedure dell organizzazione, per dare evidenza delle attività svolte e documentare la conformità ai requisiti del SGQ Responsabilità: elabora, personalmente o avvalendosi di referenti da lui individuati, nuovi documenti o revisioni di documenti in uso di sua competenza approva i documenti per l emissione, sentiti, ove previsto, gli organi competenti, trasmette copia (formato cartaceo ed elettronico) dei documenti d istituto prodotti ex-novo o revisionati al per la verifica dei requisiti previsti, l aggiornamento delle relative matrici e della raccolta della documentazione disponibile sul sito dell Istituto collabora affinché siano rimosse le edizioni dei documenti superate e quelli in uso siano distribuite al personale coinvolto definisce i requisiti di riservatezza e le modalità di consultazione dei documenti provvede alla distribuzione controllata dei documenti di origine interna ed esterna GA SD SC SA RP elabora nuovi documenti relativi ad ambiti di sua competenza e propone revisioni a quelli esistenti attua le azioni previste per garantire le sicurezza dei dati e la privacy degli utenti (gestione accessi tramite assegnazione di password, conservazione protetta documenti, ecc) segnalano al e al la necessità di redigere nuovi documenti (procedure, moduli di lavoro, istruzioni di lavoro, regolamenti, ecc) o di apportare modifiche a quelli esistenti predispongono i documenti di propria competenza avvalendosi, ove previsto, del supporto del, e li sottopongono all iter definito per la loro emissione Trasmettono copia (formato cartaceo ed elettronico) dei documenti prodotti ex-novo o revisionati al per la verifica dei requisiti previsti e l aggiornamento delle relative matrici curano che documenti e modulistica messi in distribuzione e/o utilizzati corrispondano alle versioni più recenti assicurano la corretta compilazione delle registrazioni previste e la relativa archiviazione e conservazione è il responsabile dell applicazione della presente procedura verifica la conformità dei documenti ai requisiti della norma di riferimento registra nelle relative matrici, di cui cura l aggiornamento e la diffusione, i documenti del SGQ definisce in accordo con i R coinvolti i criteri di classificazione e identificazione dei documenti

2 Pagina 2 di 8 D supporta nella fase di redazione e verifica la produzione o la revisione della documentazione cura l aggiornamento del MQ e del MQ e la loro distribuzione verifica che i documenti siano utilizzati nelle loro versioni aggiornate e che i documenti superati siano rimossi dai centri di possibile utilizzazione utilizzano la modulistica prevista dal MQ e dalle procedure utilizzando esclusivamente quella distribuita dalle segreterie o scaricabile dal sito o verificando che lo stato di aggiornamento di quella in loro possesso corrisponda a quella in uso R. pr gestisce la documentazione in ingresso e in uscita attraverso registri informatizzati e/o cartacei 1 Classificazione documentazione La documentazione dell Istituto può essere di origine interna o esterna. a. La documentazione di origine interna comprende: documenti correlati alla sfera della comunicazione rappresentate principalmente da circolari e lettere individuali (scuola-famiglia, lettere d incarico, ecc) documenti correlati alle attività gestionali afferenti all area contabile, amministrativa e studenti documenti correlati all erogazione dell attività didattica (verbali, programmazioni, piani di lavoro, registri,ecc) documenti correlati ai progetti di ampliamento dell offerta formativa (schede progetto, registrazioni correlate alla realizzazione dei progetti) documenti correlati al SGQ (Politica e obiettivi qualità, manuale qualità, procedure documentate, istruzioni di lavoro, moduli di lavoro, riesami, ecc) b. La documentazione di provenienza esterna comprende: leggi, decreti, regolamenti, direttive emanate dallo Stato, dalle Regioni e dalla Comunità europea comunicazioni e circolari emanate dagli organi istituzionali d riferimento (MIUR, CSA, R) documenti provenienti dagli utenti documenti provenienti dai fornitori corrispondenza generica 2 Identificazione documentazione La documentazione elaborata internamente è identificata secondo le seguenti modalità: a. i moduli di lavoro utilizzati per registrare le attività devono riportare in tutte le pagine del modulo (nell intestazione o a piè di pagina): il titolo, preceduto da un codice alfanumerico formato da tre campi: il primo MATRICE DELLA MODULISTICA MATRICE DOCUMENTAZIONE MATRICE PROCEDURE MATRICE ISTRUZIONI DI LAVORO MATRICE AA RP IN FASE DI CATALOGAZI ONE DELLA DOCUMENTA ZIONE ESISTENTE E TUTTE LE VOLTE CHE VIENE EMESSO UN NUVO DOCUMENTO

3 Pagina 3 di 8 formato da due lettere indicanti l area di competenza; il secondo formato da tre lettere richiamanti il processo coinvolto; il terzo formato da un numero progressivo di due cifre. La corrispondenza tra codici e aree di competenza e processi è esplicitata da apposita matrice; la data di emissione e lo stato di revisione il n. di pagina e il n. di pagine complessive. Es. SD_ISC 01 si riferisce al modulo n. 1 (01) relativo al processo di iscrizione (ISC) gestito dalla segreteria didattica (SD) I moduli di lavoro acquistati da fornitori specializzati sono identificati esclusivamente dal titolo. La stessa codifica si applica ai moduli lavoro su foglio elettronico. b. le procedure e le istruzioni di lavoro sono identificati da un codice alfanumerico formato da tre campi il primo campo formato da due lettere indicanti la tipologia del documento (PR e IL) il secondo, formato da tre lettere, indicante la sezione del MQ cui fa riferimento (es MP1, MP2, ecc) il terzo formato da un numero progressivo di 2 cifre e da un titolo. c. per favorire una più immediata comprensione e la corretta applicazione delle procedure il, in collaborazione con i RP, può predisporre delle versioni sintetiche e semplificate delle procedure identificate dal titolo, dal n. di revisione e dalla data di emissione. Il Manuale della Qualità è contraddistinto solo dalla sigla MQ. Quest ultimo riporta nel frontespizio il n. della copia e il tipo di distribuzione (controllata e non controllata) Gli altri documenti prodotti dall istituto, ove applicabile, (POF, opuscoli informativi, regolamenti, ecc) sono identificati solo dal titolo. In tutti i casi di cui al punto b l identificazione è completata dall indicazione del n. di revisione, dalla data di emissione, dall indicazione del n. di pagina e del n. di pagine complessivo. Tutti gli elementi identificativi sono riportati in ogni pagina del documento. Sul frontespizio o in altra posizione ritenuta idonea, deve essere inoltre riportata l indicazione dei responsabili della redazione, verifica ed approvazione del documento. Nei documenti revisionati dovrà inoltre essere fornito il criterio per il riconoscimento delle modifiche apportate secondo quanto indicato nel punto 6. della presente procedura CORRISPONDENZA CODICI IDENTIFICATIVI- PROCESSI

4 Pagina 4 di 8 Per l emissione e la gestione delle circolari vale quanto previsto nella specifica procedura PR Distribuzione La documentazione è resa disponibile nella versione in vigore al personale che deve utilizzarla tramite: distribuzione controllata con liste di distribuzione definite dal, distribuzione su richiesta presso gli uffici di segreteria, l aggiornamento dell archivio informatico delle segreterie la messa a disposizione nel sito dell Istituto delle versioni scaricabili, non modificabili e aggiornate dei documenti in uso e dei moduli di lavoro in formato compilabile. Relativamente ai documenti del SGQ copia cartacea del MQ e del MP è disponibile n alcune postazioni controllate (sala docenti, centralino, uffici segreterie, GA,, e collaboratore vicario) LISTE DI DISTRIBUZIONE SITO WEB CARTELLA MODULISTICA AD USO SEGRETERIA OGNIQUALV OLTA VENGONO EMESSI NUOVI DOCUMENTI O NUOVE EDIZIONI DI DOCUMENTI IN USO 4 Emissione di nuovi documenti. In risposta all emanazione di nuove norme e disposizioni o su recepimento di motivazioni interne l istituto può avere la necessità di produrre nuovi documenti e moduli di lavoro. I R interessati predispongono una bozza da sottoporre al riesame e all approvazione da parte dei soggetti coinvolti. Recepite le osservazioni e le modifiche, i R redigono il documento definitivo garantendo la sua identificazione mediante i criteri stabiliti nel punto 2 della presente procedura. Prima dell emissione i documenti, ove applicabile, devono essere sottoposti alla verifica del possesso dei requisiti previsti dalla norma di riferimento da parte del. Copia cartacea ed elettronica del documento dovrà essere fornita al che curerà l aggiornamento delle relative matrici e l emissione degli stessi nel sito d istituto. Per quanto riguarda le procedure e le istruzioni di lavoro il provvederà alla redazione definitiva delle stesse secondo il modello adottato nel MP. NUOVI DOCUMENTI GA AA RP QUANDO E NECESSARIO REDIGERE NUOVI DOCUMENTI O MODULI DI LAVORO 5 Modifica documenti. Da parte dei diversi soggetti coinvolti (docenti, genitori, studenti, RP,, GA, ) può venire inoltrata la richiesta di apportare modifiche ai documenti in uso. Le richieste vengono esaminate dal, il e il RP RICHIESTA DI MODIFICA DUCUMENTO REVISIONATO QUANDO VENGONO INOLTRATE RICHIESTE DI MODIFICA

5 Pagina 5 di 8 che valutano l opportunità o meno di procedere alla revisione del documento. Nel caso di richiesta di modifica accettata, il documento viene riemesso. La redazione dell'elaborato seguirà le stesse modalità usate per il documento originale. La responsabilità è della stessa funzione che ha originato l'elaborato. La revisione darà luogo a una nuova emissione con firma per redazione, verifica e approvazione da parte delle stesse funzioni che le hanno eseguite in precedenza, ove previste. Le modifiche apportate (ad esclusione di quelle relative ai moduli di lavoro), ove possibile, sono descritte in apposito spazio previsto dal documento e sono evidenziate graficamente al fine di poterle individuare con facilità: evidenziando con un riquadro o con una linea laterale o con un formato diverso le parti di nuovo inserimento barrando il testo da cancellare ed evidenziando con sfondo grigio, o con carattere diverso, il testo aggiunto. Nel caso di modifiche consistenti o di più modifiche di piccola entità, che ne renderebbero difficile la lettura e l interpretazione, il documento viene redatto exnovo. Nella descrizione delle modifica verrà indicato revisione generale. 6 I documenti superati vengono immediatamente rimossi dai luoghi di lavoro e dall archivio informatico e sostituiti con quelli di nuova emissione, mentre una copia cartacea viene conservata in archivio con la dicitura SUPERATO in caratteri grandi e in maniera evidente, in modo che non vi siano equivoci, Qualora si tratti di un documento a distribuzione controllata, la nuova edizione dovrà essere resa disponibile a tutto il personale interessato. 7 Tenuta sottocontrollo delle registrazioni I documenti di registrazione della qualità forniscono l evidenza delle attività svolte e sono di norma emessi a cura delle funzione coinvolte nei processi e nelle procedure descritte, funzioni che ne assicurano la corretta compilazione utilizzando l apposita modulistica utilizzando appositi registri (registri verbali, registri di classe, ecc) attraverso la stesura di documenti specifici (circolari, lettere indirizzate a famiglie e a soggetti istituzionali esterni, ecc.) utilizzando i database gestionali adottati REGISTRAZIONI MATRICE DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE R ALL EMISSIO E DI NUOVI DOCUMENTI

6 Pagina 6 di 8 dall Istituto (gestione alunni, gestione personale, gestione contabilità). Tutta la documentazione di registrazione della qualità viene identificata, raccolta e catalogata al fine di garantirne l unicità, la reperibilità, la leggibilità e la chiarezza del contenuto, la correlazione dei risultati con le attività cui si riferisce e la riproducibilità. Il definisce e mantiene aggiornata la Matrice dei documenti di registrazione della qualità. 8 Archiviazione Tutta la documentazione prodotta è solitamente archiviata dalle funzioni che la produce negli archivi degli uffici di competenza indicati nella matrice della documentazione. Superato il tempo di archiviazione indicato i documenti vengono trasferiti nell archivio generale dell Istituto. I luoghi di archiviazione garantiscono la conservazione del documento contro il deterioramento, il furto, lo smarrimento o la distruzione. Il R archivio, alla scadenza del tempo di conservazione, valuta e decide in base alle proprie conoscenze professionali la distruzione materiale della documentazione incaricando, dell esecuzione, persona di fiducia alle sue dipendenze e consultando i RP coinvolti. L accesso all archivio è consentito al personale coinvolto e al personale autorizzato dal. FALDONI DI ARCHIVIAZIONE RA AL TERMINE DI OGNI PROCESSO 9 I documenti di origine esterna sono registrati e a cura dell assistente addetta al protocollo e trasmessi al che li esamina e definisce le modalità di distribuzione (affissione all albo sala docenti, diffusione tramite specifica circolare, trasmissione di copia ai RP coinvolti, ecc.). Documenti e moduli di lavoro di origine esterna sono identificati e revisionati a cura del soggetto che li ha prodotti. L assistente di segreteria preposta provvede all archiviazione dei documenti stessi. PROTOCOLLO DOCUMENTI ORIGINE ESTERNA AA al ricevimento dei documenti La correttezza e la completezza delle registrazioni, nonché l applicazione delle disposizioni previste dalla presente procedura sono verificati in occasione degli audit interni. secondo il calendario previsto dal piano degi audit

7 Pagina 7 di 8 FC FASI INIZIO NO NUOVO DOCUMENTO O MODIFICA DOCUMENTO ESISTENTE? SI DEFINIZIONE RESPONSABILITA REDAZIONE DOCUMENTO IDENTIFICAZIONE E CODIFICA DOCUMENTO IDENTIFICAZIONE E CATALOGAZIONE ELABORAZIONE BOZZA DOCUMENTO RIESAME E VERIFICA DA PARTE RESPONSABILI CONTROLLO E VERIFICA CONFORMITA SGQ APPROVAZIONE PER L EMISSIONE RIMOZIONE DOCUMENTI SUPERATI REGISTRAZIONE DISTRIBUZIONE ARCHIVIAZIONE FINE

8 Pagina 8 di 8 DOCUMENTAZIONE LISTE DI DISTRIBUZIONE MANUALE QUALITA MANUALE PROCEDURE MATRICE MODULISTICA MATRICE DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE MATRICE CORRISPONDENZA CODICI IDENTIFICATIVI-PROCESSI REGISTRO PROTOCOLLO ARCHIVIAZIONE UFFICI SEGRETERIE UFFICIO UFFICIO UFFICIO UFFICIO UFFICIO UFFICIO SD SIGLE ED ABBREVIAZIONI C Collaboratore CSA Centro servizi amministrativi D Docenti DOC Documento Dirigente Scolastico GA Direttore Servizi Generali Amministrativi R Direzione scolastica regionale FC Flow-chart IL Istruzione di lavoro MIUR Ministero istruzione università e ricerca ML Modulo di lavoro MP Macroprocesso MQ Manuale della Qualità P Processo POF Piano dell offerta formativa PR Procedura R Responsabile RP Responsabile Processo Rpr Responsabile protocollo Responsabile Sistema Gestione Qualità SGQ Sistema di Gestione Qualità ALLEGATI: MATRICE CORRISPONDENZA CODICI-PROCESSI MATRICE MODULISTICA MATRICE PROCEDURE MATRICE DOCUMENTAZIONE

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