REGOLAMENTO DI GESTIONE DEL SITO INTERNET COMUNALE

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1 REGOLAMENTO DI GESTIONE DEL SITO INTERNET COMUNALE Approvato con C.C. n. 31 del 26/10/2011

2 Art. 1 Oggetto del regolamento e riferimenti normativi Art. 2 Scopo della rete civica Art. 3 Gestione del sito internet/rete civica Art. 4 Contenuti del sito internet Art. 5 Posta elettronica Art. 6 Standard per la pubblicazione sul sito internet Art. 7 Entrata in vigore 1

3 ART. 1 - OGGETTO DEL REGOLAMENTO E RIFERIMENTI NORMATIVI 1. Il sito internet è finalizzato alla diffusione di informazioni utili, a facilitare l accesso e la fruizione dei servizi erogati dal Comune e stimolare l'utilizzo delle nuove tecnologie. 2. Il sito internet istituzionale, opererà nel rispetto delle vigenti leggi in materia di: procedimenti amministrativi, sicurezza informatica, comunicazione con il cittadino, usabilità e accessibilità agli strumenti informatici. ART. 2 - SCOPO DEL SITO INTERNET 1. Il sito internet istituzionale persegue i seguenti scopi: offrire informazioni sull attività amministrativa del Comune; favorire la diffusione dell'accesso agli strumenti telematici più avanzati; offrire nuove opportunità di dialogo diretto con l'amministrazione; acquisire pareri, proposte e suggerimenti da parte dei cittadini in merito alle scelta dell Amministrazione comunale e ai servizi comunali; permettere agli Amministratori comunali di consultare documenti e interagire con gli uffici senza necessariamente recarsi in Comune; offrire una serie di servizi on-line ai cittadini, alle aziende e alle Associazioni. ART. 3 - GESTIONE DEL SITO INTERNET 1. Il gestore (webmaster) del sito internet è individuato dalla Giunta con proprio decreto tra le professionalità presenti nella pianta organica del Comune ovvero, in assenza di figura idonea, esternalizzando il servizio. 2. Il webmaster è il responsabile della gestione del sito internet. 3. La Giunta individua tra i funzionari dei singoli Uffici o Servizi, tra gli Assessori e Consiglieri incaricati dal sindaco, le figure da abilitare (soggetti abilitati) alla pubblicazione dei contenuti tramite procedura cui accedere mediante autenticazione in apposita area intranet del sito messa a disposizione dal webmaster. ART. 4 - CONTENUTI DEL SITO INTERNET 1. Il sito Internet del Comune consente di valorizzare il patrimonio informativo dell Ente e di realizzare forme di cooperazione tra uffici, improntate all obiettivo della trasparenza, della semplificazione e velocizzazione dell attività amministrativa. 2. Tutti gli uffici hanno l obbligo, per gli atti ed i documenti relativi a procedimenti e/o iniziative che hanno rilevanza pubblica, di procedere tempestivamente, entro e non oltre i tempi previsti dai vari regolamenti, alla loro pubblicazione sul sito Internet istituzionale. 2

4 3. In generale i contenuti pubblicati sul sito internet devono osservare alcune regole pensate in conformità al carattere di pubblica utilità, di finalità civica e di interesse, tenendo conto delle prescrizioni fornite dai regolamenti comunali in materia. In particolare le pubblicazioni sul sito internet: non possono essere usate per scopi commerciali, pubblicitari e propagandistici a scopo di lucro; non possono violare la riservatezza dei cittadini, in ottemperanza alle disposizioni per tempo vigente dell Autorità Garante per la protezione dei dati personali (Garante Privacy); non possono tendere al trasferimento non autorizzato di informazioni e software; non devono violare le norme sul diritto d autore. 4. I contenuti pubblicati sul sito internet si classificano, fondamentalmente, in due macrocategorie: contenuti statici ovvero contenuti che non subiscono aggiornamenti frequenti e che sono pubblicati a cura del webmaster. contenuti dinamici ovvero contenuti aggiornati frequentemente e che sono pubblicati a cura del webmaster e/o dei soggetti abilitati. 5. La responsabilità dei contenuti pubblicati, ovvero della mancata pubblicazione, è in capo ai responsabili di Servizio e Amministratori cui fanno riferimento i soggetti abilitati. 6. I contenuti, la cui pubblicazione avviene tramite il webmaster, devono essere trasmessi allo stesso a mezzo con allegato in formato elettronico, ovvero su supporto informatico, almeno 48 ore prima della necessaria pubblicazione. 7. La responsabilità dei contenuti pubblicati tramite il webmaster è in capo al mittente dell , con la quale viene comunicato il contenuto o del fornitore del supporto informatico. 8. AMMINISTRATORI COMUNALI. Agli Amministratori, individuati negli Assessori e Consiglieri incaricati dal Sindaco di seguire un particolare progetto o argomento, potrà essere assegnata una pagina web per la pubblicazione delle proprie note informative e per la promozione delle proprie iniziative. La suddetta pagina viene aggiornata dalla persona delegata, individuata dall Assessore stesso che se ne assume ogni responsabilità. Agli Amministratori è data la possibilità di consultare i documenti riguardanti le sedute del Consiglio Comunale e di interagire con il webmaster per le pubblicazioni di competenza. 9. BIBLIOTECA. Alla Biblioteca sarà assegnata una pagina web per la pubblicazione delle proprie note informative e per la promozione delle proprie iniziative. La suddetta pagina viene aggiornata dalla persona delegata, individuata dall Assessore di riferimento che se ne assume ogni responsabilità, dandone comunque comunicazione alla Giunta. Nello spazio messo a disposizione non è consentita alcuna operazione avente fini di lucro, compresa la pubblicità a prodotti o servizi commerciali. E' inoltre proibita ogni forma di propaganda elettorale, politica, religiosa, o altre attività non compatibili con le finalità sociali, culturali ed etiche della Pubblica Amministrazione. Il Comune di Albairate si riserva la possibilità di sospendere i contenuti qualora siano in violazione con quanto sopra specificato. ART. 5 - POSTA ELETTRONICA 3

5 1. Sono attivate per ciascun Servizio apposite caselle di posta elettronica istituzionali affidate direttamente ai dipendenti. 2. Questi ultimi dovranno procedere alla tempestiva lettura della corrispondenza ivi pervenuta, almeno una volta al giorno, adottando gli opportuni metodi di conservazione della stessa in relazione alle varie tipologie di messaggi ed ai tempi di conservazione richiesti. 3. Ai fini anche della comunicazione interna, sono attivate caselle di posta elettronica personali per ciascun dipendente, al fine di utilizzare questo strumento di comunicazione quale mezzo di trasmissione sostitutivo o integrativo di quelli già ordinariamente utilizzati. 4. L utilizzo della posta elettronica istituzionale dovrà avvenire, da parte degli uffici comunali, secondo le regole di seguito riportate: non trasmettere attraverso il server di posta elettronica del Comune di Albairate, materiale illegale, offensivo, volgare, ecc; non divulgare a terzi la password della casella di posta elettronica utilizzata; non usare il servizio di posta elettronica per scopi illegali; non interferire e danneggiare altri utenti, computer, rete esterne, ecc.; non usare il servizio di posta elettronica per scopo di lucro (aziende, studi, negozi, ecc.), o per comunicazioni personali. non usare il proprio indirizzo di posta elettronica volontariamente per azioni di "mailing indiscriminato- spamming". 5. E attiva una casella di posta elettronica certificata. 6. Possono essere attivate caselle di posta elettronica affidate agli Assessori e ai Consiglieri incaricati dal Sindaco. ART. 6 STANDARD PER LA PUBBLICAZIONE SUL SITO INTERNET 1. Le aree e gli uffici che pubblicano attraverso l incaricato individuato, informazioni e/o servizi sul sito internet del Comune di Albairate sono tenuti a perseguire i fini di riconoscibilità istituzionale, trasparenza amministrativa, semplificazione, usabilità, accessibilità, disponibilità di servizi. Dovranno perciò utilizzare quanto più possibile anche tale mezzo di comunicazione per la diffusione delle informazioni relative ai servizi di competenza. Gli uffici caratterizzati da attività prevalentemente interne privilegeranno l'uso di Intranet per la pubblicazione di informazioni e servizi diretti agli altri uffici dell'amministrazione. Il Responsabile di Area è responsabile dei contenuti delle informazioni pubblicate. I politici, individuati negli Assessori e Consiglieri incaricati di un particolare progetto, potranno gestire apposita area dedicata e curarne la pubblicazione sotto la propria responsabilità. La pubblicazione di nuove pagine informative dovrà avvenire garantendo il rispetto degli standard sotto elencati, mentre quelle precedentemente pubblicate andranno gradualmente allineate. Aggiornamento Le informazioni pubblicate vanno mantenute costantemente aggiornate. Le pagine obsolete vanno rimosse dal server Internet o marcate come "private". 4

6 La presenza di informazioni obsolete nuoce all'intero sito e pertanto il webmaster su indicazione del responsabile dei contenuti provvederà ad eliminare i collegamenti a pagine che contenessero comunicazioni non aggiornate. Contenuti minimi di informazioni Ogni Centro di Responsabilità è tenuto a garantire un contenuto minimo di informazioni: ubicazione degli uffici, recapiti (telefonici ed ), orari di apertura, indicazioni almeno di massima sui servizi offerti, indicazione dei dirigenti responsabili. Semplificazione del linguaggio Va curata in modo particolare la scrittura delle pagine Internet, non solo in termini di semplificazione del linguaggio (v. direttiva del Ministro della Funzione Pubblica del 6 maggio 2002), ma adattandola alla particolarità del mezzo. Il tempo dedicato dall'utente medio per leggere una pagina Web viene infatti stimato in pochi secondi: occorre privilegiare quindi i testi brevi (gli approfondimenti necessari saranno ad essi collegati) e strutturare le pagine in modo da far comparire subito le informazioni essenziali. Va quindi evitata anche, per quanto possibile, l'autoreferenzialità alla struttura, costruendo le pagine sulla base degli interessi degli utenti verso i contenuti delle informazioni più che sull'organizzazione interna. Duplicazione delle informazioni La duplicazione delle informazioni, oltre ad appesantire inutilmente il server, è in contrasto con la necessità di trasmettere un'immagine unitaria e coordinata dell'amministrazione e comporta inevitabilmente problemi di aggiornamento. Pertanto, nel caso che una determinata informazione sia già presente sul sito (es. Regolamenti), l'ufficio che la ritenesse interessante per la completezza delle proprie pagine dovrà evitare di farne un duplicato, attivando invece un collegamento ipertestuale verso il contenitore "principale" di tale informazione. Indicazione della collocazione delle pagine Ogni pagina dovrà indicare la sua collocazione, linkata, rispetto ai livelli superiori del sito (esempio: siete in Organizzazione uffici - Traffico - Ufficio passi carrabili - Modulistica) per facilitare l'orientamento dell'utente, soprattutto nel caso che arrivi sulle pagine interne direttamente dai motori di ricerca (caso non infrequente) e non partendo dall'home page. Archivi di informazioni Nel caso in cui si ritenga opportuno mantenere archivi di informazioni, anche se non più attuali (es. cronologie delle mostre, precedenti pubblicazioni), in ogni pagina dei medesimi dovrà essere chiaramente indicata la data di riferimento, per evitare confusione con informazioni invece attuali, soprattutto quando le pagine vengono raggiunte direttamente dai motori di ricerca. Allegati Vanno privilegiati i formato pdf, rtf e jpg (più "leggero" e meno attaccabile dai virus rispetto a Word). Accanto al collegamento con l'allegato vanno precisati formato e dimensioni del file (es. file rtf - 21 kb). Su Intranet è consentito l'utilizzo di allegati anche di tipo diverso purché compatibili con le dotazioni informatiche dei destinatari (es. file di Access). 5

7 Link attivabili Possono essere attuati collegamenti solo a siti pubblici ufficiali (enti, aziende di pubblici servizi, società a prevalente capitale pubblico, ecc.), istituzioni o associazioni con le caratteristiche di cui all'art. 1 del regolamento comunale per la concessione di sovvenzioni, contributi, sussidi ed ausili finanziari e per l'attribuzione di altri vantaggi economici. Collegamenti a soggetti privati vanno attivati solo quando previsti da specifiche clausole (es. contratti di sponsorizzazione, patrocini, ecc.). Omogeneizzazione grafica e di impaginazione In ogni pagina deve essere inserito lo stemma del Comune di Albairate presente in home page, accompagnato dalla dicitura dell'ente. Stemmi diversi per forma o colori non vanno utilizzati. Sullo stemma va inserito il collegamento all'home page del sito. Per quanto riguarda l'impaginazione, va seguito preferibilmente il seguente criterio: sottomenù nella colonna sinistra, contenuti informativi nel corpo centrale della pagina, funzioni di utilità (es. funzioni di ricerca, downloads, ecc ) in una barra in alto o in una colonna a destra. Caratteri: sono da evitare i caratteri tipici della stampa (es. Times New Roman), scarsamente leggibili a video, preferendo caratteri "puliti" (es. Arial, Verdana ). Va altresì evitato l'uso del maiuscolo e del sottolineato (quest'ultimo va riservato alle parole che fanno parte di un link). Immagini, sfondi e colori Va limitato l'uso di immagini "superflue", vale a dire quelle usate per mero abbellimento e non a scopo informativo, e, soprattutto, l'uso di animazioni (principio di accessibilità). Ogni immagine linkata deve avere il testo alternativo. Le immagini non devono essere coperte dal diritto d autore (se non con l'autorizzazione dell'autore e accompagnate dalla relativa dicitura), devono essere (tranne casi particolari) in formato gif o jpg, devono avere una risoluzione di 72 px, le dimensioni di visualizzazione devono essere quelle reali; immagini grandi vanno generalmente inserite in pagine a parte, precedute dalla loro icona linkata. Sfondi e colori: per garantire una buona visualizzazione delle pagine si devono evitare le immagini di sfondo che possono disturbare la lettura del testo, i colori dello sfondo e dei caratteri vanno scelti garantendo un buon contrasto. Piattaforma tecnologica Al fine di mantenere una omogeneizzazione della infrastruttura tecnologica, sia per quanto riguarda i sistemi operativi adottati, server web, database e infrastruttura di sicurezza, tutte le scelte tecnologiche relative allo sviluppo di nuovi siti o servizi, o all'adeguamento dei vari sottositi presenti nel sito del Comune, devono essere preventivamente concordate con il webmaster, in modo da garantirne la corretta integrazione con il resto del sistema informativo comunale. Anche da un punto di vista della sicurezza degli accessi, per qualsiasi tipologia di accessi al sito, sia da parte dei dipendenti e collaboratori del Comune di Albairate, ma anche e soprattutto da parte di cittadini, dovrà essere concordata con webmaster la soluzione che garantisca il maggior grado di sicurezza possibile, garantendosi anche dal fatto che le autorizzazioni vengano rilasciate da terzi. In questo caso, vi dovrà essere una precisa causa di responsabilità prevista nei contratti di delocalizzazione del sito stesso. 6

8 L ufficio individuato è incaricato di collaborare con le aree e gli uffici fornendo supporti, indicazioni e suggerimenti per l'osservanza dei criteri sopra elencati ed è altresì autorizzato a non consentire o a sospendere la pubblicazione sul sito di pagine web non conformi ai medesimi. ART. 7 - ENTRATA IN VIGORE 1. Il presente Regolamento entra in vigore dalla data di esecutività dell atto deliberativo di approvazione. 7