Gestione delle scorte Agosto 2012

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1 Documenti Tecnici Informatica e Farmacia Vega S.p.A. Gestione delle scorte Agosto 2012 Sommario 1. Premessa Magazzino Gestione delle scorte Gestione Dettaglio Magazzino Dati principali Altri Dati Listini/Prezzi Tabelle Formule per riordino Movimenti Reintegro al banco Sostituzione Prodotto Allinea Inventario Riordino Sotto Scorta Gestione Raggruppamenti Controllo delle scorte Visualizza Movimenti Valorizza Variazione di valore Non Venduti o Acquistati Prodotti Obbligatori Stampa...21 Supporto Pagina 1 di 21

2 Premessa La gestione delle scorte è un'attività fondamentale per l'azienda farmacia. La comprensione delle logiche del processo di approvvigionamento e la conoscenza del corretto utilizzo degli strumenti di gestione delle scorte permettono al farmacista di superare le "abitudini di acquisto" che spesso ne condizionano le scelte a discapito dei risultati. In particolare, la corretta gestione delle scorte implica l'applicazione delle corrette procedure operative relative alle movimentazioni in entrata e in uscita del magazzino. Le movimentazioni del magazzino in entrata e le implicazioni a livello operativo sono: carico d.d.t. di acquisto: in concomitanza con l arrivo in farmacia della merce acquistata sia da grossista sia da ditta è necessario movimentare il magazzino con le quantità di prodotti acquistati resi da vendita: la merce restituita alla farmacia da parte dei clienti viene nuovamente caricata in entrata nel magazzino da apposita funzionalità in vendita movimentazioni manuali e rettifiche: eventuali errori di giacenza possono essere corretti mediante la corretta registrazione dei movimenti in entrata: la loro corretta registrazione permette di monitorare l entità delle correzioni di giacenza apportate in farmacia. Le movimentazioni del magazzino in uscita a livello operativo sono: vendita al banco: In fase di vendita dei prodotti ai clienti il magazzino viene movimentato con lo scarico dei prodotti venduti emissione fatture: In fase di emissione di fattura di vendita il magazzino deve essere movimentato con lo scarico dei prodotti (se non precedentemente movimentata in vendita) emissione ddt di reso: nel caso di reso a fornitore il magazzino deve essere movimentato scaricando i prodotti restituiti smaltimento invendibili: i prodotti invendibili destinati sia all indennizzo ASSINDE che alla distruzione devono essere scaricati con idonea movimentazione che permette, oltre che gestire correttamente le giacenze anche di quantificare l entità dei prodotti smaltiti movimentazioni manuali e rettifiche: eventuali errori possono essere corretti mediante la corretta registrazione dei movimenti in entrata che possano permettere di monitorare l entità delle correzioni di giacenza apportate in farmacia Mediante il corretto utilizzo delle funzionalità presenti nel gestionale che implicano una movimentazione è possibile effettuare poi il controllo delle scorte. Tra le attività effettuabili mediante il magazzino abbiamo: definizione di criteri di riordino: è possibile definire parametri per automatizzare il riordino dei prodotti, adeguandoli alle caratteristiche e alle esigenze della singola farmacia gestione raggruppamenti: è possibile creare e gestire in completa autonomia e con la piena discrezionalità raggruppamenti di prodotti utili per la gestione della propria farmacia per i quali è necessario porre attenzione in quanto soggetti a particolari azioni commerciali prodotti obbligatori: può verificare la presenza in farmacia dei prodotti obbligatori analisi ABC di Pareto: consente di stabilire puntualmente su quali referenze deve essere concentrata l attenzione in fase di approvvigionamento inventario: tramite il gestionale è possibile redigere mensilmente l inventario dei prodotti presenti in farmacia suddivisi per settori merceologici per il monitoraggio del valore delle scorte valorizzazioni: è possibile valorizzare il magazzino in base a diversi parametri quali ad esempio la ditta produttrice, il codice Degrassi o i raggruppamenti di magazzino movimentazioni: E possibile analizzare e valutare il valore delle movimentazioni effettuate in un determinato periodo evidenziando eventualmente determinate causali. Pagina 2 di 21

3 incidenza dell obsolescenza: è possibile quantificare e verificare nel dettaglio i prodotti che non vengono venduti o acquistati dalla farmacia da una certa data verifica variazioni di valore: è possibile rilevare le variazioni di valore del magazzino dovute a variazioni di prezzo ad una certa data. 2. Magazzino 3. Gestione delle scorte 3.1. Gestione La funzione consente la consultazione delle informazioni archiviate nella scheda di magazzino e la modifica rapida delle medesime. La funzione si richiama dal menu Magazzino Gestione. La maschera che si apre è composta dall elenco dei prodotti gestiti a magazzino dalla farmacia. Nella parte superiore della videata è presente la barra di ricerca e la combobox Codice magazzino per la selezione del magazzino da visualizzare (ad es. 01*PRINCIPALE). La ricerca dei prodotti può avvenire per descrizione o per codice: i prodotti presenti nell elenco visualizzato sono ordinati alfabeticamente e ne vengono presentate alcune informazioni significative per l individuazione del prodotto specifico. Per accedere alla singola scheda di magazzino del prodotto selezionato è necessario cliccare sulla ruota dentata oppure effettuare un doppio click sulla riga selezionata nell elenco. Alcune delle informazioni presenti nella scheda di magazzino possono essere modificate come verrà illustrato in seguito. Pagina 3 di 21

4 I dati possono essere modificati più velocemente utilizzando la combobox Funzione presente nella parte inferiore della schermata. Le diverse funzioni selezionabili dalla combobox permettono di visualizzare altre informazioni significative ed eventualmente apportarne delle modifiche senza entrare nella singola scheda di magazzino. Le informazioni presenti nella banca dati possono essere consultate mediante specifiche funzioni rappresentate nella parte superiore della schermata mediante le icone sotto riportate. Esse permetto di: azzerare la ricerca attiva e di tornare alla ricerca alfabetica iniziale effettuare una ricerca per ditta effettuare una ricerca per ATC/GMP effettuare un ricerca per raggruppamento permette di visualizzare l elenco dei soli prodotti al banco nel caso in cui la farmacia gestisca oltre alla giacenza totale anche la giacenza al banco di determinate referenze. L elenco dei prodotti gestiti al banco, viene mostrato in ordine di ubicazione visualizzare, per il prodotto selezionato, i movimenti effettuati. Si ottiene un elenco mensile dei movimenti di acquisto e di vendita accedere alla scheda di magazzino del prodotto selezionato effettuare cancellazioni e azzeramenti scorrere le pagine successive o precedenti nell elenco dei prodotti a magazzino impostare dei filtri per la ricerca effettuare stampe personalizzate delle informazioni di magazzino Le schede di magazzino possono essere create sul singolo prodotto oppure mediante la rilevazione effettuata tramite la funzionalità Allinea inventario o tramite scarico dei dati da penna portatile Dettaglio Magazzino Cliccando sull icona si accede alla scheda di magazzino del prodotto al selezionato nell elenco di magazzino. La scheda di magazzino si presenta suddivisa in sezioni raggruppanti informazioni di natura diversa consultabili mediante le apposite linguette (Dati principali, Listini/prezzi, Altri dati) Dati principali In questa prima schermata Dati principali si ritrovano, oltre ad informazioni anagrafiche (descrizione prodotto, codice ministeriale, prezzo attuale, prezzo alternativo, costo, fornitore, ecc.) e informazioni relative alla situazione degli ordini, sono presenti informazioni legate alla gestione e controllo del magazzino, quali la giacenza (totale ed eventualmente al banco), l ubicazione (interna alla farmacia), l appartenenza ad un raggruppamento creato dalla farmacia, la classe di riordino e la classe di Pareto o ABC di appartenenza. Pagina 4 di 21

5 Nella parte centrale della schermata sono presenti informazioni legate al riordino del prodotto. In particolare mediante il menù a tendina Riordino automatico è possibile impostare il tipo di riordino da utilizzare e i relativi parametri da tenere in considerazione. Il tipo di riordino per i nuovi prodotti inseriti a magazzino viene definito nella tabella Opzioni Utente Magazzino:opzioni Impostazioni generali. Nella scheda di magazzino è possibile definire, per il singolo prodotto, un tipo riordino diverso da quello preimpostato. Le possibili modalità di riordino gestite da Wingesfar sono Nessuna impostazione scorte riordino. Il tipo di riordino avviene semplicemente in base a quanto venduto. Da scheda di magazzino. Impostando questo parametro, l ordine viene creato verificando, per i prodotti venduti, l entità delle scorte minime e massime. Il prodotto venduto viene riordinato solo quando la giacenza totale di farmacia scende al di sotto della scorta minima e viene riordinato per una quantità sufficiente a reintegrare la scorta massima. La scorta minima e massima può essere definita in valori assoluti (indicando P.zzi min. e P.zzi max) o attraverso l impostazione dei giorni di venduto che si intende coprire (gg. Min. o gg. max). Da tabella parametri per riordino. Impostando questo parametro, in base alla tipologia di prodotto e criteri definiti in Magazzino Tabelle Magazzino: parametri di riordino viene stabilito il quantitativo minimo e massimo. Per maggiori informazioni rivolgersi all Assistenza Tecnica. Nella Scheda di magazzino vengono riportate le informazioni: Fabbisogno minimo e massimo. Sono le quantità minime e massime calcolate. Se indicati i pezzi minimi e massimi, i valori corrispondono di fabbisogno corrispondono alle scorte inserite, altrimenti corrispondono alle quantità calcolate partendo dal Venduto Medio Giornaliero, dai giorni di copertura e arrotondate in base alla concedibilità\prescrivibilità del prodotto. Pagina 5 di 21

6 Venduto Medio Giornaliero (V.M.G.), è il venduto medio giornaliero. Trend. Indica in modo molto sintetico l andamento delle vendite del prodotto. E un campo composto da due segni, che possono essere +,, =. (Ad es. ++, oppure + oppure =). Il Venduto Medio Giornaliero è calcolato come media ponderata dei 3 Venduti medi: su base Mensile (ultimi n mesi), Settimanale (ultime n settimane), Giornaliero (ultimi n giorni). Il Trend identifica il rapporto esistente tra i 3 valori di venduto medio. Il primo segno indica l andamento del Venduto medio settimanale rispetto a quello mensile, mentre il secondo segno indica l andamento del Venduto medio giornaliero rispetto a quello settimanale Altri Dati Contiene informazioni di carattere statistico, relative alle ultime vendite/acquisti sia in quantità che in valore Listini/Prezzi Questa sezione della la controltab riporta i prezzi del prodotto, sia quelli di Banca Dati, attuale, futuro, precedente, che quelli eventualmente impostati dalla Farmacia (Alternativo) e Regionale. Esempi: un trend + indica che il prodotto ha avuto un incremento di vendite sul medio periodo e un decremento nel breve periodo; un trend + : decremento di vendite sul medio periodo e incremento nel breve periodo. Le icone presenti nella scheda di magazzino sotto rappresentate permettono di: attivare la possibilità di modificare i dati presenti nella scheda di magazzino l icona è presente se il prodotto ha una nota legata alla data di scadenza inserire /variare la data di scadenza del prodotto selezionato inserire/ modificare il costo del prodotto visualizzare la giacenza dei magazzini secondari accedere alla maschera dei movimenti di vendita e acquisto del prodotto accedere alla tabella dei raggruppamenti effettuare una ricerca all interno del raggruppamento leggere, inserire o modificare i messaggi legati al prodotto effettuare un interrogazione sui grossisti che devono consegnare il prodotto in esame modificare il prezzo di farmacia e il prezzo con % di ribasso indica che il prodotto che stiamo esaminando è mancante da trasmissione o da carico bolla 3.3. Tabelle Pagina 6 di 21

7 Cliccando sull icona Tabelle, viene visualizzato un menu che consente l accesso in maniera rapida alle tabelle di riferimento del Magazzino. E possibile modificare o consultare le tabelle che regolano il funzionamento del magazzino. Le stesse funzioni sono presenti in Opzioni Utente Magazzino. Per un corretto utilizzo dei parametri di magazzino si rinvia la modifica delle impostazioni all attività dell assistenza tecnica Formule per riordino In caso di calcolo del fabbisogno sulla base della copertura è necessario moltiplicare i giorni per il Venduto Medio Giornaliero (vmg). Il VMG è il risultato di una divisione: venduto : giorni Formula default La formula preimpostata dalla procedura (codice * ) viene utilizzata come formula di default, in particolare: Periodi da considerare (escluso gli attuali): mesi: 3, Settimane: 4, Giorni: 6 Mesi, Succ Anno Prec: 0 Coefficienti: mesi: 6, Settimane: 4, Giorni: 1.5, Mesi Succ Anno Prec: 0 Venduto dei periodi attuali: non considerare Giorni da considerare: giorni di apertura Nuovi prodotti: ignora periodo non movimentato (VMG più alto) 3.5. Movimenti La funzione permette di effettuare operazioni in entrata o uscita dal magazzino creando dei movimenti che possono essere memorizzati per essere ripresi per eventuali elaborazioni future. Cliccando sull icona Movimenti si apre una maschera nella quale è possibile scegliere il tipo di movimento da effettuare. Pagina 7 di 21

8 Una volta selezionato il tipo di operazione da eseguire, rilevando i codici ministeriali dei prodotti da caricare o in alternativa effettuando una ricerca per descrizione nell apposito campo Codice, descrizione o q.ta, viene creato un elenco di prodotti che movimentano il magazzino con la casuale prescelta. Per confermare la movimentazione del magazzino è necessario cliccare sull icona. Nella parte inferiore della schermata di movimentazione vengono riportate le informazioni relative al numero prodotti, pezzi e valore presenti nell elenco, i criteri di visualizzazione, una serie di linguette che permettono si accedere ai dati della movimentazione e alle statistiche e una finestra riepilogativa dell operazione corrente. Tutti i movimenti presenti nella lista sono temporanei, e la giacenza indicata è la giacenza di magazzino al momento del movimento. Tali movimenti diventeranno effettivi solo dopo aver lanciato l elaborazione. Essa devo poi essere Pagina 8 di 21

9 confermando mediante il tasto Si presente nel messaggio visualizzato al termine dell elaborazione del movimento di magazzino. Si ricorda che le operazioni di inserimento si sommano alle giacenze già presenti e non le sostituiscono. Le icone specifiche presenti nella schermata di movimentazione permettono di: richiamare la tabella dei parametri che regolano l operazione corrente con possibilità di variazione richiamare le operazioni predefinite, con possibilità di cambiare l operazione da svolgere rendere definitivi i movimenti caricati nell elenco, aggiornando così i magazzino. Durante questa fase se vengono rilevate delle differenze sulle giacenze, vengono evidenziate richiedendo conferma. attivare la possibilità di variare del movimento selezionato nell elenco trasferire i dati dalla penna portatile nell elenco prodotti da movimentare effettuare la ricezione del file dal dispensario contenente i prodotti da ordinare. L icona è presente se è attiva la gestione dei dispensari o armadi farmaceutici visualizzare un breve promemoria delle operazioni possibili con il menu Movimentazioni effettuare lo scarico della bolla elettronica (se attiva) 3.6. Reintegro al banco Cliccando sull icona si ottiene un elenco che consente di effettuare il reintegro al banco dei prodotti sotto scorta. Per poter usare questa funzione è necessario che venga gestita in maniera separata banco/magazzino e che siano state impostate le scorte minime e massime delle giacenze a banco nella scheda di magazzino dei prodotti Tale possibilità si attiva da Opzioni Utente Magazzino:codici magazzino In caso di gestione separata delle giacenze, la funzione di reintegro viene lanciata automaticamente dal carico bolla fornitore. Può essere comunque effettuata dall utente tramite questa funzione. Essa è basata sul controllo della scorta minima e massima: se la giacenza al banco è minore o uguale alla scorta minima al banco viene proposta la quantità necessaria per raggiungere la scorta massima. Se la quantità in giacenza è inferiore alla quantità così calcolata viene proposto il reintegro di tutta la giacenza. Pagina 9 di 21

10 Le icone specifiche di questa funzione sono riportate di seguito. Esse permettono di: avviare l elaborazione per la ricerca dei sotto scorta: vengono rilevati i prodotti da reintegrare controllando le scorte minime e massime e proponendo per ciascuno le quantità da riportare a banco. E possibile considerare anche i prodotti che, nonostante abbiano un valore di reintegro inferiore a quello specificato come minimo, abbiano una giacenza al banco uguale a zero. La ricerca può avvenire per farmaco/parafarmaco/veterinari o tutti, con la possibilità di indicare il reintegro per il numero di pezzi superiore alla quantità indicata effettuare l aggiornamento del magazzino dopo aver visualizzato i prodotti, riportando il valore presente nel campo Spunta come valore di Reintegro portare nell archivio dei bollini i prodotti da reintegrare al banco con la possibilità di selezionare il tipo di prodotto da elaborare, usando la quantità presente nel reintegro. Al termine dell inserimento viene proposta la stampa dei bollini smistare i prodotti da reintegrare in eventuali reintegri alternativi (massimo 9) per consentire una più veloce elaborazione di reintegro al banco verificare la quantità dei prodotti da reintegrare, con possibilità di scarico del lettore ottico che andrà ad incrementare il valore presente nel campo Spunta Sostituzione Prodotto Cliccando sull icona si ottiene una maschera che consente di effettuare la sostituzione di un prodotto gestito con un altro, trascinando le relative statistiche sulle vendite. Pagina 10 di 21

11 Si apre la maschera nella quale è necessario indicare il prodotto da sostituire e il prodotto che sostituisce. Utilizzando i relativi bottoni è possibile selezionare i prodotti, toglierli, vedere il dettaglio di Banca Dati e di Magazzino. Una volta impostati i prodotti, utilizzando l icona o il bottone è possibile iniziare l elaborazione. La sostituzione è possibile solo se il prodotto da sostituire non è presente nelle bolle in attesa di carico o negli ordini diretti Allinea Inventario La procedura consente di visualizzare, stampare ed elaborare le differenze tra il magazzino e un inventario già rilevato. (Inventario Gestione inventario). Per ogni prodotto con differenze è possibile eseguire un movimento di carico, scarico oppure richiedere l eliminazione del prodotto a magazzino. L opzione è attivabile cliccando sull icona dal PopUp menu Altre funzioni Allineamento con Inventario/penna. In ingresso se l elenco è vuoto, viene presentata la videata di richiesta dei parametri. Pagina 11 di 21

12 Confermando i parametri, viene richiesto di selezionare l inventario da confrontare: si ha un elaborazione che provvede a caricare l elenco dei prodotti discordanti. I prodotti sono proposti in ordine alfabetico, con la possibilità di ricercarli leggendo o digitando il codice nell apposita barra di ricerca. In basso vengono riportate le causali di carico. Le causali che vengono utilizzate sono solo quelle che hanno l opzione di inserimento in caso di non esistenza a magazzino (Opzioni Utente Magazzino:causali) Le icone specifiche della funzione sono riportate di seguito. Esse permettono di: effettuare l analisi delle differenze tra inventario e magazzino. La maschera è la stessa proposta in ingresso al programma una volta verificate le differenze, permette di allineare il magazzino caricando i prodotti presenti nell elenco attivare la possibilità di modificare il prodotto selezionato 3.9. Riordino Sotto Scorta Questa funzione consente di riordinare i prodotti sottoscorta. Nel caso in cui sulla scheda di magazzino è attiva la gestione della scorta minima e massima, la procedura prevede che i prodotti con giacenza inferiore alla scorta minima vengano riportati in un apposito elenco. Pagina 12 di 21

13 In fase di ingresso alla si presenta una maschera dalla quale è possibile selezionare il grossista al quale accordare l ordine, indicare la tipologia di prodotti da elaborare e il magazzino di riferimento. Per iniziare l elaborazione è necessario cliccare l apposito tasto OK in alto a sinistra. Il sistema propone una quantità che permette di reintegrare i prodotti fino a raggiungere la scorta massima Gestione Raggruppamenti Pagina 13 di 21

14 La funzione permette di associare ai prodotti di magazzino dei raggruppamenti definiti completamente dal farmacista. In particolare nella parte sinistra della schermata dedicata alla funzione cliccando su è possibile creare un nuovo raggruppamento cui viene attribuito discrezionalmente dal farmacista un Codice e una Descrizione. Una volta creato un raggruppamento è possibile abbinare allo stesso un elenco di prodotti utilizzando la funzione presente nella parte destra della schermata. La completa discrezionalità caratteristica di questa funzione la rende uno strumento flessibile e adattabile alle esigenze della singola farmacia. Gli elenchi creati sono disponibili in varie sezioni del gestionale e sono richiamabili tramite l icona. Tramite quest ultimo pulsante è possibile confrontare direttamente i dati statistici e le condizioni di acquisto dei prodotti appartenenti al raggruppamento. Pagina 14 di 21

15 4. Controllo delle scorte 4.1. Visualizza Movimenti Cliccando sull icona Visualizza Movimenti, è possibile accedere alla maschera che consente di visualizzare cronologicamente tutti i movimenti di magazzino. I dati sono visualizzati in base al mese e al magazzino selezionati nelle apposite combobox in alto a destra. Il riquadro Altri dati riporta varie informazioni aggiuntive riguardanti i singoli prodotti presenti nell elenco, la vendita ed il magazzino; mentre il riquadro Filtri applicati consente di selezionare alcuni filtri per la visualizzazione dei movimenti, per esempio: il terminale, l operatore, la tipologia del prodotto. E possibile anche filtrare la visualizzazione anche selezionando causali specifiche. Le icone specifiche disponibili sono riportate di seguito. Esse permettono di: impostare i filtri riguardanti le date di inizio e fine e l orario impostare la Causali dei movimenti di magazzino da visualizzare. Nel riquadro Filtri applicati della maschera principale viene visualizzato il numero di Causali impostate calcolare il totale dei movimenti esportare i dati dei movimenti di magazzino permette la stampa dei partitari di magazzino. Il programma stampa, per tutti i prodotti di magazzino che soddisfano i parametri inseriti, l elenco cronologico di tutti i movimenti del periodo selezionato, riportando le quantità e i valori movimentati, la giacenza e il saldo iniziali e finali Pagina 15 di 21

16 4.2. Valorizza La funzione permette di valorizzare le giacenze di magazzino al prezzo di vendita. I totali possono essere visualizzati per: ATC/GMP, Ditta produttrice, Concessionario, Codice Degrassi, Aliquota IVA, Raggruppamento di magazzino e Tipo Prodotto utilizzando le rispettive icone sotto riportate: Le valorizzazioni vengono memorizzate nello storico e possono essere riprese selezionandole dalla combobox Valorizzazione presente in alto sulla maschera. Per effettuare una nuova valorizzazione è necessario cliccare su visualizzata e sotto riportata: e compilare i campi presenti nella finestra Pagina 16 di 21

17 In particolare è possibile digitare la descrizione che permette di individuare una singola valorizzazione, selezionare il magazzino cui effettuare la valorizzazione e cambiare l inventario di riferimento oppure effettuare la valorizzazione al prezzo attuale tramite il bottone Prezzo Att. In tal caso nel campo legato alla determinazione del prezzo compare la dicitura Prezzo attuale di Vendita Variazione di valore La funzione consente di calcolare, per poi visualizzarle, le variazioni di valore del magazzino determinate da una variazione dei prezzi. Per abilitare la procedura è necessario aver attivato il parametro per la gestione dello storico delle variazioni prezzi in Opzioni Utente Magazzino:opzioni Variazione di valore. Cliccando sull icona Variazione di Valore, viene visualizzata una maschera dove sono indicati il magazzino che si sta utilizzando e il tipo di ricerca attivo. Nella parte inferiore della schermata viene visualizzato il dettaglio della variazione di valore al momento selezionata nell elenco. La visualizzazione viene, presentata in base al Codice Degrassi: può essere visualizzata per ATC/GMP, per Ditta Produttrice o per Classe di appartenenza utilizzando la relativa combobox Visualizzazione Dettaglio. Le icone specifiche della funzione sono riportate di seguito. Esse permettono di: inserire la data di inizio e di fine per poter visualizzare le sole variazioni avvenute nel periodo selezionato riorganizzare l elenco secondo i nuovi parametri impostati effettuare un elaborazione che avrà come risultato la variazione di valore subita dal magazzino a seguito della variazione prezzi dei prodotti su un determinato tipo di prodotto. Nell elenco ottenuto in seguito all elaborazione sono presenti i singoli prodotti Pagina 17 di 21

18 4.4. Non Venduti o Acquistati Questa funzione permette di effettuare la stampa dei prodotti a magazzino non venduti e/o acquistati da un certo numero di giorni. Nel caso ad esempio si voglia verificare quali prodotti non sono venduti e acquistati da un determinato periodo di tempo è necessario impostare nella finestra sia la spunta a Elabora i prodotti a magazzino NON VENDUTI da n giorni, scegliere l operatore logico AND e selezionare nella combobox Elabora i prodotti a magazzino NON ACQUISTATI da m giorni. L analisi dei prodotti presenti a magazzino che soddisfano le condizioni impostate vengono presentati in forma di elenco ordinabile per giacenza o per ditta produttrice. In basso viene riportato il valore totale dei prodotti presenti nell elenco. Pagina 18 di 21

19 4.5. Prodotti Obbligatori La procedura consente di verificare se, tra i prodotti gestiti a magazzino, esistono tutti quelli che devono essere obbligatoriamente presenti in farmacia per soddisfare le disposizioni di legge. I requisiti fondamentali per il corretto utilizzo della procedura sono: la gestione completa della farmacia a magazzino la presenza di un archivio contenente i prodotti e/o principi attivi che è obbligatorio tenere in farmacia. Quest ultimo archivio è strutturato per gruppi obbligatori, dove, ad ogni singolo gruppo, è possibile abbinare: Il determinato prodotto che deve essere presente a magazzino. Il principio attivo che deve essere presente. Per quanto riguarda la seconda possibilità va sottolineato il fatto che a volte è necessaria la presenza di specifiche forme farmaceutiche (fiale, compresse, capsule, ecc.). Vi è pertanto la possibilità di abbinare al principio attivo una o più forme farmaceutiche obbligatorie. Alternativamente, per facilitare l abbinamento di più forme farmaceutiche per lo stesso principio attivo, è prevista la possibilità di collegare un raggruppamento di forme, specificato nella tabella Opzioni Utente Inventario: Raggruppamenti forma farmaceutica. La funzione Prodotti Obbligatori, richiamabile dal menu Magazzino, mostra, il riepilogo dell ultima elaborazione eseguita indicando la data e l ora di esecuzione. Se l elaborazione non è mai stata eseguita ne viene data evidenza mediante apposito messaggio. Nella parte centrale della videata vengono mostrati i gruppi obbligatori con il numero di prodotti presenti in Banca Dati ad essi associati e il numero di prodotti e pezzi presenti a magazzino. Pagina 19 di 21

20 Tramite il flag è possibile attivare la gestione automatica dei gruppi obbligatori utilizzando il campo Obbligatorietà presente nella Banca Dati Federfarma. I gruppi gestiti da Banca Dati verranno poi aggiornati automaticamente con l aggiornamento quotidiano. Essi possono essere creati in aggiunta ai gruppi eventualmente già presenti. Nella parte inferiore della schermata viene riportato l elenco dei prodotti e/o principi attivi abbinati al gruppo in esame. Le icone presenti consentono di: effettuare la verifica dei prodotti a magazzino. La funzione scorre tutti i gruppi presenti e, se rilevata l indicazione dell obbligatorietà di un determinato prodotto controlla se lo stesso è presente a magazzino. Le righe dell elenco ottenuto mediante l elaborazione evidenziate in rosso si riferiscono a gruppi senza pezzi e per i quali non è soddisfatto il requisito di obbligatorietà modificare i singoli gruppi obbligatori interrogare i prodotti legati al gruppo che si sta esaminando consente l interrogazione di tutti i prodotti appartenenti al gruppo consente di definire quale tipo prodotto non deve essere considerato in fase di totalizzazione prodotti Per coloro che intendano controllare quotidianamente i prodotti obbligatori, vi è la possibilità di aggiungere (tramite l assistenza tecnica), in fase di accensione del PC, la verifica della disponibilità di pezzi. La funzionalità, attivabile da Opzioni Utente Magazzino: opzioni Impostazioni generali, campo Controllo obbligatori in accensione. Se viene rilevata la mancanza anche di un solo prodotto obbligatorio, nel promemoria giornaliero viene evidenziata la scritta:. Pagina 20 di 21

21 Sarà quindi necessario procedere alla totalizzazione dei prodotti obbligatori. Facendo doppio click sull immagine a sinistra della scritta, si accede automaticamente a tale funzione senza seguire la procedura manuale Stampa La funzione permette di creare stampe personalizzate utilizzando i vari campi presenti nell archivio di magazzino. La maschera che si apre permette di selezionare i campi da stampare. La seleziona avviene con un semplice doppio click sul campo, che viene spostato nella lista dei campi da stampare. L utilizzo dei vari bottoni permette di selezionare, filtrare, togliere i campi dalla lista. Le frecce presenti in basso in Spostamento campi permettono di variare la posizione sulla stampa. Le icone specifiche della funzione sono riportate di seguito. Esse permettono di: accedere all archivio delle stampa predefinite: selezionandone una si ha automaticamente la compilazione dei campi da stampare salvare le impostazioni personalizzate per poi poterle richiamare per stampe successive Supporto Per l abilitazione o ulteriori informazioni è possibile contattare l Assistenza Tecnica di Vega SpA sezione Informatica e Farmacia inviando un attraverso la Toolbar Vega selezionando la voce Helpdesk o direttamente all indirizzo mail: Pagina 21 di 21

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