Foglio di calcolo. Numero Valuta Testo Data e Ora Percentuale

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1 Foglio di calcolo

2 Foglio di calcolo Foglio organizzato in forma matriciale: migliaia di righe e centinaia di colonne In corrispondenza di ciascuna intersezione tra riga e colonna vi è una CELLA Una cella è individuata da una coppia di coordinate (numero_di_riga, lettera_di_colonna), es. A1,B3,C123 Ogni cella può contenere un dato o una formula Un dato può essere: Numero Valuta Testo Data e Ora Percentuale Una formula esprime una operazione da eseguire su un sottoinsieme dei dati immessi E possibile diagrammare una serie di dati (grafici)

3 Foglio di calcolo Indice di riga Indice di colonna cella Casella nome Barra della formula Schede dei fogli

4 Cosa è un foglio di calcolo Il foglio di calcolo è uno strumento che permette di organizzare dati di qualsiasi genere secondo criteri di gestione personali, trasformarli in grafici e diagrammi oppure utilizzarli per formulare ipotesi di sviluppo e costruire modelli previsionali

5 Dati Un dato può essere: Numero Valuta Testo Data e Ora Percentuale TESTO VALUTA NUMERO

6 Formule Le formule sono equazioni che eseguono calcoli sui valori contenuti nel foglio di lavoro. È necessario che il primo carattere della formula sia un segno di uguale (=). Qualora si modifichi uno solo dei valori all'interno del foglio non è necessario effettuare di nuovo tutti i calcoli, perché il programma provvede automaticamente ad aggiornare tutti i valori in base alle formule impostate dall'utente. Una formula si specifica all interno di una cella indicando In prima posizione il segno = I dati su cui operare La operazione da eseguire sui dati Es. =A2*B2» Inserisce nella cella corrente il risultato della moltiplicazione tra il contenuto della cella A2 ed il contenuto della cella B2 (dati numerici)

7 Formule FORMULE =B2*C2 =B3*C3... =B14*C14 =somma(d2:d14)

8 Grafici e Diagrammi Consentono di interpretare i dati, valutarne l andamento e la tendenza Tipi di grafico: Istogramma Barre Torta Linee Dispersione Altri Il grafico più adatto dipende dalla serie di dati Andamento di un titolo in borsa: linea Distribuzione percentuale: torta Distribuzione di un valore: istogramma

9 Operazioni sulle celle Ordinamento Formattazione Ogni cella può essere formattata indipendentemente dalle altre Tipo di dato (testo, numero, valuta, data, ) Stile, dimensione, colore del carattere Allineamento del testo (sinistra, destra, centrato, giustificato) Bordo (spessore e colore) Colore del riempimento Dimensione della cella (orizzontale e verticale)

10 Principali Fogli di Calcolo Abbiamo visto le principali funzioni di un foglio di calcolo e le esigenze che intende soddisfare Esistono numerose implementazioni, commerciali ed open source : Microsoft Excel Openoffice Calc Google documenti Zoho Spreadsheet Etc. Sono tutte funzionalmente simili: le principali differenze riguardano le prestazioni ed alcuni aspetti sintattici

11 Lanciare Microsoft Excel Dal menu START 2. Dalla Icona sul desktop o facendo doppio click su un documento.xls 3. Dalla Iinea di comando

12 Documento Excel - Cartella Indicatore cella corrente cella corrente FOGLI Foglio selezionato

13 Cartelle e Fogli Ogni documento Excel è costituito da diversi fogli (tre di default). Per questa ragione un documento Excel viene definito CARTELLA ossia raccoglitore di fogli. Per ciascuna cartella è possibile aggiungere, eliminare, rinominare i fogli. Tali operazioni sono accessibili facendo click destro su una linguetta.

14 Foglio e celle Ogni foglio è costituito da CELLE Ogni cella è univocamente individuata coppia (riga, colonna) Ciascuna cella può contenere un dato o una formula Su ciascuna cella possono essere eseguite le seguenti operazioni: Inserimento di un dato Cancellazione Modifica Sulle celle valgono le operazioni di Taglia Copia incolla

15 Gestione delle Cartelle In Excel l'unità fondamentale di immagazzinamento dei dati è la Cartella di Lavoro Ogni cartella viene salvata nel File System con estensione.xls Ogni cartella contiene uno o più fogli di lavoro Essendo un file, per ciascuna cartella possono essere eseguite le consuete operazioni di APRI SALVA e SALVA CON NOME Tali operazioni possono essere eseguite agendo: Dal MENU FILE Dalla barra pulsanti Nuovo Apri Salva

16 Creazione di una nuova Cartella di lavoro All avvio Excel presenta una nuova cartella Denominata provvisoriamente Cartel1 Contenente tre fogli vuoti In alternativa si può creare una nuova cartella: Menu FILE/NUOVO Pulsante Rapido NUOVO

17 Salvare la Cartella Se si tratta del primo salvataggio Menu FILE -> SALVA CON NOME Pulsante rapido Inserire il nome nella finestra di salvataggio e premere SALVA Se si tratta di salvataggio successivo Menu FILE -> SALVA Pulsante rapido

18 Aprire la Cartella Dal menu File -> Apri Pulsante rapido Selezionare la cartella Premere APRI

19 Selezione del foglio E possibile lavorare su ciascuno de Fogli compresi nella Cartella Il foglio corrente è evidenziato dal carattere in grassetto nella corrispondente linguetta Si passa da un foglio all altro cliccando sulle linguette

20 Chiusura della cartella Dal Menu FILE ->Chiudi Dal bottoncino della Cartella (non quello dell applicazione) Chiude la applicazione Chiude la cartella

21 Il Foglio di lavoro Casella del nome: contiene l indirizzo della cella attiva permette di cercare subito una cella desiderata Barra della formula: Inserimento del dato o della formula in una cella modifica del dato o della formula presente nella cella attiva visualizzazione del dato o della formula presente nella cella attiva schede del foglio attivano l'uno o l'altro dei fogli della cartella Pulsanti di scorrimento rendono visibili le schede dei fogli non visibili

22 I Dati Tipi di dati Generale Numero Valuta Contabilità Data Ora Percentuale Frazione Scientifico Testo Speciale personalizzato Operazioni sui dati Inserimento Selezione Modifica Copia o Spostamento Ordinamento e Filtraggio

23 Inserimento dati Per inserire un dato in una cella : Posizionare il cursore sulla cella Selezionare la cella (click sinistro) Digitare il dato Uscire dalla cella (es.invio)

24 Formattazione Celle Dati Il testo eccede la dimensione della cella Le intestazioni non sono distinte MEGLIO Il tipo dati più adatto è valuta Formattare una cella significa definirne le proprietà: carattere, colore, dimensioni, bordatura E possibile definire il tipo di dato che una cella ospita Per poter essere formattata una cella deve essere selezionata

25 Selezione Celle Selezione di UNA cella Basta posizionarvi il cursore Selezione di più celle (intervallo) Una intera riga Una intera colonna Tutto il foglio Parte di una riga (o colonna)

26 Formattare le celle 1. Selezionare la cella o le celle 2. Premere il pulsante destro 3. Selezionare FORMATO CELLE 4. Selezionare la linguetta delle proprietà

27 Formattare le celle E possibile modificare le dimensioni delle Righe Colonne Celle Personalizzandole Adattandole al contenuto Selezionare MENU FORMATO

28 Modifica Dati Doppio click sulla casella Cancellazione del dato corrente Nuovo inserimento In alternativa Selezione della casella Cancellazione del dato dalla barra della formula Inserimento dalla barra della formula Conferma tramite invio oppure

29 Copia Dati Copiare, spostare, cancellare dati di una cella sono operazioni fondamentali. In generale esse possono essere condotte come nelle altre applicazioni windows con qualche particolarità, data la distribuzione dei dati in un reticolo di celle. Copiare e spostare dati si può fare: usando i pulsanti Taglia, Copia, Incolla usando le voci di menu Modifica/Taglia, Copia, Incolla trascinando la selezione sulla cella in cui si vuole copiare i dati Quando si copia una cella trascinandola o facendo clic sul pulsante Taglia o Copia e quindi sul pulsante Incolla

30 Spostamento Dati Fare doppio clic sulla cella da spostare o copiare. Selezionare i caratteri da spostare o copiare. Per spostare o copiare la selezione, fare clic su Taglia o Copia sulla barra degli strumenti Standard. Nella cella, fare clic sul punto in cui incollare i caratteri o fare doppio clic su un'altra cella per spostare o copiare i dati. Fare clic su Incolla Premere INVIO.

31 Ordinamento Dati E possibile ordinare le righe di un intervallo dati in base al contenuto di una colonna: Selezionare l intervallo Selezionare il Menu DATI->ORDINA Indicare i criteri di ordinamento Il criterio di ordinamento si basa sul contenuto di una colonna E possibile indicare tre criteri successivi di ordinamento oltre che al senso crescente o decrescente

32 Filtraggio Dati I filtri consentono di trovare e utilizzare facilmente un sottoinsieme di dati in un intervallo che soddisfa certe condizioni In un intervallo filtrato vengono visualizzate solo le righe che soddisfano i criteri specificati per una colonna In Microsoft Excel sono disponibili due comandi per filtrare gli intervalli: Filtro automatico per i criteri semplici. Include il filtro in base a selezione Filtro avanzato per criteri più complessi A differenza dell'ordinamento, il filtraggio non consente di riorganizzare un intervallo. Quando si utilizza un filtro, le righe che non si desidera visualizzare vengono temporaneamente nascoste Quando viene applicato automaticamente un filtro alle righe, è possibile modificarle, tracciarle in un grafico e stampare il sottoinsieme dell'intervallo senza riorganizzarlo o spostarlo

33 Filtro automatico - 1 Quando si utilizza il comando Filtro automatico, a destra delle etichette di colonna nell'elenco filtrato verranno visualizzate le frecce corrispondenti È possibile utilizzare un filtro automatico personalizzato per visualizzare righe che possono contenere valori diversi. Il Filtro automatico può inoltre essere utilizzato per visualizzare righe che soddisfano più condizioni per una colonna, quali righe contenenti valori compresi in un intervallo specifico.

34 Filtro Automatico - 2 È possibile applicare filtri a un solo intervallo alla volta nel foglio di lavoro Fare clic su una cella dell'intervallo che si desidera filtrare Scegliere Filtro dal menu Dati, quindi Filtro automatico ESEMPIO: Filtrare un intervallo per cercare le righe che contengono un testo specifico 1. Fare clic sulla freccia nella colonna contenente i numeri, quindi fare clic su (Personalizza). 2. Nella casella di sinistra, fare clic su uguale a, diverso da, contiene o non contiene. 3. Immettere il testo desiderato nella casella di destra. 4. Per trovare elementi di testo che condividono certi caratteri ma non altri, utilizzare un carattere jolly. settembre

35 Rimuovere i filtri automatici Rimuovere i filtri dal foglio di lavoro attivo Selezionare menu DATI->FILTRO Click sinistro su MOSTRA TUTTO Rimuovere tutti i filtri dal foglio di lavoro attivo e rimuovere le frecce dalle celle Selezionare menu DATI->FILTRO Click sinistro (deselezione) su FILTRO AUTOMATICO

36 Filtro Avanzato - 1 Il comando Filtro avanzato consente di filtrare un intervallo sul posto come il comando Filtro automatico, ma non di visualizzare gli elenchi a discesa per le colonne. In alternativa, digitare i criteri di filtro in un intervallo di criteri distinto sopra l'intervallo. Un intervallo di criteri consente di filtrare criteri più complessi. È possibile utilizzare come criterio un valore calcolato restituito da una formula (Es. C7>MEDIA (C7:C10)

37 Filtro avanzato - 2 L elenco cui si applicano criteri di filtro avanzati deve contenere una riga di intestazioni Occorre lasciare una ulteriore riga vuota tra Il gruppo di celle costituenti il criterio di filtro avanzate La riga delle intestazioni dell elenco da filtrare Ciò è necessario affinchè Excel sia in grado di determinare dove terminano i criteri e dove inizia l elenco dei dati

38 Filtro avanzato - 3 Per eseguire un filtraggio avanzato: Inserire almeno 3 righe vuote sopra l elenco da filtrare Digitare sulla prima riga vuota il nome di ogni colonna su cui deve agire il filtro Nella seconda riga (ed eventuali successive) digitare i criteri di filtro avanzati Fare click in una qualsiasi delle celle dell elenco Dal menu DATI->FILTRO selezionare FILTRO AVANZATO

39 Esempio di filtro avanzato Criteri di filtro avanzati Elenco da filtrare Elenco filtrato Agenti di vendita che iniziano con

40 Le formule Le formule consentono di eseguire automaticamente operazioni sui dati inseriti nelle celle Se cambia il valore di una cella cambia di conseguenza il risultato Una formula è del tipo =Operazione(inizio_intervallo:fine_intervallo) ES. =somma (A1:A10) =Cella1 Operazione Cella2 ES. =A1+A2 Operazioni Operatori aritmetici e algebrici : +,-,*,/ Funzioni (somma,media, max, min) La barra della formula offre il tasto INSERISCI FUNZIONE che semplifica la individuazione della formula

41 Formule - esempio Nella barra della formula viene visualizzata la espressione della formula presenta nella cella selezionata Nella cella è visibile il risultato della formula immessa Gli operandi della formula possono essere inseriti Manualmente Selezionando l intervallo =media(b5:b16) =max(b5:b16) =min(b5:b16)

42 Assegnare nomi alle formule È possibile utilizzare le etichette delle righe e delle colonne di un foglio di lavoro per fare riferimento alle celle E possibile assegnare nomi descrittivi che rappresentino celle, intervalli di celle, formule o valori costanti Scegliere Nome dal menu Inserisci, quindi scegliere Definisci. Nella casella Nomi nella cartella di lavoro immettere il nome della formula. Nella casella Riferito a digitare = (segno di uguale), seguito dalla formula o dal valore costante.

43 Riempimento automatico Utile quando una le righe di una colonna presentano la stessa formula calcolata sui valori di altre colonne nelle varie righe Trascinando l angolo inferiore destro (maniglia di riempimento) della cella vengono incrementate le coordinate delle celle su cui agisce la formula Excel completa in modo (abbastanza) intelligente il tipo di elenco che si redige (numeri progressivi, mesi dell anno, etc.) =B2*C2 =B3*C3 Maniglia di riempimento

44 A1 (colonna relativa e riga relativa) Riferimenti assoluti e relativi Un riferimento è l indirizzo di una cella da utilizzare in una formula (colonna,riga). ES. A1 Quando si incolla una formula in una diversa cella i riferimenti vengono modificati per mantenere la regola generale della formula applicata (RIFERIMENTI RELATIVI) A volte si desidera che un riferimento resti immutato anche se lo si copia in altre celle (RIFERIMENTO ASSOLUTO) Un riferimento assoluto ha il simbolo $ che precede la coordinata che si vuole lasciare fissa $A$1 (colonna assoluta e riga assoluta) A$1 (colonna relativa e riga assoluta) $A1 (colonna assoluta e riga relativa)

45 I grafici La caratteristica principale dei grafici è l'impatto visivo che consente di interpretare facilmente il confronto tra dati, nonché gli schemi e le tendenze da essi generati. Rappresentano una ottima soluzione per organizzare, semplificare, classificare e presentare i dati. È possibile creare un grafico come oggetto incorporato in un foglio di lavoro. Per creare un grafico, occorre immettere prima i dati nel foglio di lavoro, quindi selezionarli e utilizzare la Creazione guidata Grafico che consentirà di scegliere il tipo di grafico e le relative opzioni. In alternativa è possibile utilizzare la barra degli strumenti Grafico per creare un grafico di base da formattare in seguito. Il grafico è collegato ai dati di origine contenuti nel foglio di lavoro e viene aggiornato automaticamente quando si apportano modifiche ai dati

46 Progettare i Grafici I grafici sono rappresentazioni visive di dati che trasformano righe e colonne di dati in immagini significative. Prima di poter creare un grafico, è necessario un minimo di progettazione. Ogni grafico è generato partendo dai dati di un foglio di lavoro esistente e quindi, prima di realizzarne uno, occorre creare un foglio di lavoro che contenga le informazioni e i valori necessari. Excel può generare un grafico dai dati distribuiti lungo un intero foglio di lavoro, ma il processo risulterà semplificato se i dati sono organizzati in modo opportuno.

47 Scegliere il tipo di grafico Durante la progettazione occorre stabilire la tipologia di grafico che meglio si presta a rappresentare i dati in questione un grafico a torta per descrivere il rapporto tra un intero e le sue parti un grafico a barre per confrontare tra loro diverse categorie di dati Excel fornisce numerosi tipi di grafico utilizzabili per presentare i dati di un foglio di lavoro ogni tipo di grafico presenta a sua volta diverse varianti

48 Tipi di grafico

49 Creare un grafico - 1 Selezionare le celle Cliccare su Selezionare il tipo di grafico: Istogramma Barre Linee Torta Dispersione Personalizzato Fare click su AVANTI

50 Creare un grafico - 2 Se la selezione iniziale delle celle è corretta premere AVANTI e portarsi al passo 3 Se non è corretta è possibile modificare, rimuovere, aggiungere la serie numerica (SERIE)

51 Creare un grafico - 3 Definire le proprietà del grafico Titoli (grafico e assi) Assi Griglia Legenda Etichette dati

52 Proprietà dei grafici Assi Consente di nascondere o di visualizzare le informazioni mostrate lungo gli assi. Griglia Consente di nascondere o di visualizzare le linee che si estendono attraverso il grafico. Legenda Consente di inserire la legenda in posizioni diverse all interno del grafico. Etichette dati Consente di etichettare il grafico con l intestazione di riga e di colonna per ogni valore e con i valori numerici stessi. Fare attenzione a non saturare il grafico che risulterebbe in tal caso di difficile lettura. Tabella dati Consente di visualizzare una tabella contenente tutti i dati utilizzati per creare il grafico, ad esempio nel caso in cui si inserisca un grafico in un foglio separato della cartella di lavoro e si desideri che i dati siano visibili con il grafico. Posizione grafico Nel passaggio 4 della procedura guidata è possibile inserire il grafico selezionando l opzione Crea nuovo foglio o Come oggetto in. Se si sceglie un nuovo foglio, è possibile scegliere il relativo titolo. Se si sceglie di inserire il grafico come oggetto, viene visualizzato nello stesso foglio dei dati del foglio di lavoro utilizzati per crearlo. Se si crea un grafico in modo rapido facendo clic su Fine quando tale pulsante viene visualizzato per la prima volta nella procedura guidata, il grafico viene automaticamente inserito Come oggetto in.

53 Creare un grafico - 4 Il grafico può essere creato in un nuovo foglio Come oggetto in un foglio esistente

54 Creare un grafico - 5 Per creare e al contempo personalizzare un grafico, selezionare i dati da includere nel grafico, quindi fare clic su Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti Standard. Per creare un grafico immediatamente, selezionare i dati da includere, quindi premere F11 oppure ALT+F1. Per modificare il tipo di grafico, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse sul grafico, quindi scegliere Tipo di grafico. Per conservare la formattazione personalizzata quando si modifica il tipo di grafico, deselezionare la casella di controllo Formattazione predefinita nella scheda Tipi standard. Per cambiare il tipo di grafico per una sola serie di dati, selezionarla, quindi scegliere Tipo di grafico dal menu Grafico. Assicurarsi che la casella di controllo Applica alla selezione sia selezionata.

55 Visualizzare grafici Fare doppio clic su una parte di un grafico per visualizzare la relativa finestra di dialogo Formato. Per modificare il punto in cui si intersecano gli assi delle categorie o dei valori, fare doppio clic su uno degli assi. Nella scheda Scala modificare il numero nella casella Asse delle categorie (X) Interseca al valore (oppure Asse dei valori (Y) interseca alla categoria numero). È possibile spostare o ridimensionare l'area del tracciato; trascinarne il bordo per spostarla o trascinare un quadratino di ridimensionamento per cambiarne le dimensioni. Per cambiare la sovrapposizione tra barre o colonne, selezionarle, quindi scegliere Serie dei dati selezionati dal menu Formato. Nella scheda Opzioni cambiare la percentuale nella casella Sovrapposizione. Quando si utilizzano i tasti freccia per scorrere nella casella Oggetti del grafico della barra degli strumenti Grafico, viene selezionato l'elemento corrispondente nel grafico

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