REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE IN USO DELLE SALE NELLA SEDE FRIULI FUTURE FORUM - FFF

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1 REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE IN USO DELLE SALE NELLA SEDE FRIULI FUTURE FORUM - FFF PREMESSA Il presente Regolamento disciplina la concessione in uso a terzi delle sale nella disponibilità della Camera di Commercio di Udine relative alla nuova struttura situata in Via Savorgnana 14 a Udine, luogo fisico dell innovativo progetto di comunicazione e promozione denominato Friuli Future Forum - FFF. La gestione operativa dell immobile è affidata all Azienda speciale Imprese e Territorio I.TER, come da comodato gratuito di cui alla deliberazione di Giunta camerale n 45 del Il progetto ambisce a diventare un contenitore di innovazione, un moderno foro che dà ospitalità a convegni, incontri, eventi e attività sul tema Friuli, con lo scopo preciso di mettere in contatto le imprese, i cittadini, le istituzioni e le Università, il mondo dell industria, della tecnologia, dell arte e della cultura a supporto e sviluppo dell economia locale, anche attraverso strumenti adeguati all attuale contesto del mondo della comunicazione. ART. 1 TITOLARITA DELLA CONCESSIONE La Camera di Commercio di Udine, per il tramite dell Azienda I.TER, mette a disposizione delle Amministrazioni Pubbliche e Pubbliche europee, Istituzioni nazionali/regionali/provinciali, Enti, Associazioni, Fondazioni, Ordini e Collegi professionali, Organismi ed imprese, nonché di privati che lo richiedano, le sale situate in Via Savorgnana 14, per lo svolgimento e l accoglienza di iniziative di carattere economico-sociale e culturale di interesse pubblico in generale e coerenti con il progetto FFF. E comunque escluso l uso delle sale per spettacoli di qualsiasi tipo e per iniziative di carattere commerciale e politico. La struttura sarà messa a disposizione alle condizioni e secondo i criteri riportati nel presente regolamento. ART. 2 - MODALITA DI PRESENTAZIONE DELLE DOMANDE Le richieste per l uso delle varie sale dovranno pervenire per iscritto, anche tramite posta elettronica o fax, alla Segreteria generale della Camera di Commercio almeno 20 giorni prima della data stabilita per l iniziativa, utilizzando l apposito modello predisposto (allegato 2) e disponibile sui siti e e indirizzato al Presidente della Camera di Commercio. Le richieste dovranno contenere i seguenti elementi: a) esatta indicazione dell iniziativa che s intende realizzare e del periodo di svolgimento; b) una relazione sintetica dell iniziativa che si intende realizzare nella quale siano evidenziati gli elementi di coerenza con i principi guida del progetto FFF di cui in premessa (ad es. pubblicizzazione, illustrazione, valorizzazione dell economia friulana, innovazione, creatività e invenzione); c) nominativo della persona responsabile dell iniziativa, al quale potrà essere fatto riferimento per quanto previsto dal presente regolamento o suggerito dalle circostanze; 1

2 d) eventuale uso di attrezzature ed impianti che si intendono utilizzare tra quelli in dotazione e dettagliatamente descritti nell allegato tecnico 3. Nella domanda il richiedente è tenuto a dichiarare e sottoscrivere di essere a conoscenza e di accettare integralmente, in generale e nel dettaglio dei singoli articoli, le disposizioni contenute nel presente Regolamento e negli allegati in calce elencati. ART. 3 - CRITERI DI CONCESSIONE DELLE SALE Nell accoglimento delle richieste di concessione sarà tenuto conto in primis dell attinenza dell iniziativa ai principi guida del progetto FFF nonché dell ordine temporale delle prenotazioni. In subordine verranno, comunque, presi in considerazione l importanza dell iniziativa, gli scopi economici, sociali e culturali che essa riveste. La Camera di Commercio/Azienda I.TER altresì, si riserva la facoltà di non concedere l uso delle sale in presenza del verificarsi di fattori ostativi, di natura gestionale interna o di forza maggiore, né per quelle iniziative che, a proprio insindacabile giudizio, risultino inidonee ed inopportune con le finalità del progetto. Le domande esaminate con esito favorevole saranno inoltrate alla Segreteria del progetto FFF presso l Azienda I.TER per l attività di rilascio della concessione e la gestione tecnica e contabile delle sale stesse, in conformità al presente regolamento. ART. 4 - MODALITA DI UTILIZZO DELLE SALE La struttura è dedicata alla realizzazione di iniziative promozionali, workshop, meeting di esperti di settore, attività informative e promozionali in genere. In particolare le imprese possono richiedere l uso della sede FFF per le seguenti tipologie di iniziative: - presentazione di propri prodotti a distributori/venditori; - corsi per i propri venditori; - corsi per i propri dipendenti e collaboratori. La sede non viene concessa per iniziative che possono rappresentare una forma di commercializzazione diretta di prodotti; possono essere autorizzate esposizioni di prodotti solo all interno di eventi specifici organizzati dai beneficiari della concessione di cui all art. 1. I concessionari devono altresì impegnarsi per iscritto ad usare le sale ed i servizi annessi con la massima diligenza ed a rimborsare gli eventuali danni in base alle spese che la Camera di Commercio/Azienda I.TER, dovrà sostenere per la loro riparazione o, comunque, per la rimessa in pristino. A tale scopo un incaricato della Camera di Commercio/Azienda speciale I.TER, unitamente ad un incaricato o rappresentante del richiedente, visiteranno la sala concessa prima dell iniziativa, onde accertare la perfetta funzionalità e l inesistenza di danni. A iniziativa ultimata essi dovranno controllare se la sala viene restituita nelle stesse condizioni in cui fu consegnata, redigendo, in caso di danni, apposito verbale nel quale sarà dato atto della constatazione degli stessi. Qualora, l utilizzatore non si renda disponibile all effettuazione di tale sopralluogo, non potrà sollevare eccezioni di sorta nel caso gli vengano successivamente addebitati danni alle strutture interne. L accesso alle sale è regolato in funzione dell esigenza di osservanza delle normative in materia di P.S., di sicurezza degli impianti e delle attrezzature, di pubblicità e, ove l iniziativa lo richieda, delle procedure previste dal sistema Haccp di cui al Reg. CE n. 852/2004 per la manipolazione degli alimenti. (allegato 4 Piano di emergenza ed evacuazione allegato 5 Procedure per l igienizzazione 2

3 dei sale e delle attrezzature allegato 6 ulteriori prescrizioni in materia di sicurezza e gestione rifiuti a carico del concessionario). A tal fine, ed in particolare, viene specificato che: - ciascuna sala ha un limite massimo di capienza che è indicato sul modulo di richiesta e nel presente regolamento e che non può essere superato. E onere dell utilizzatore prevedere e predisporre tutte le misure necessarie affinchè il numero dei presenti all interno delle sale, durante l utilizzo, non superi il massimo previsto; - le sale dovranno essere riconsegnate nello stato originario. Ciascuna sala è dotata di arredamento, attrezzature che devono rimane nello stato in cui si trovano. Ogni modifica alla disposizione della sala, dovrà essere preventivamente autorizzata dall Ufficio Segreteria del progetto, osservando le direttive dello stesso che sono da considerarsi vincolanti; - l eventuale materiale depositato dovrà essere ritirato il giorno stesso in cui termina la manifestazione. In caso contrario si provvederà allo sgombero del materiale depositato con relativo onere a carico del concessionario. E vietata, in ogni caso, la subconcessione a qualsiasi titolo dei locali a favore di terzi da parte dei beneficiari. ART. 5 CONCESSIONE DI SALA CON USO CUCINA Le attività tipologiche che potranno essere svolte presso i locali di FFF sono (a titolo esemplificativo): 1) servizio di catering effettuato da imprese esterne in occasione di riunioni, corsi, incontri con operatori di settore; 2) dimostrazioni culinarie, preparazione/composizione di piatti da parte di soggetti privati (cuochi che operano a titolo personale o cuochi chef che operano per conto di altre imprese/ristoranti); 3) degustazione vini e degustazione prodotti tipici. In ogni caso non può trattarsi di attività di somministrazione al pubblico indistinto. Le imprese di servizio catering, nonché i ristoranti e gli artigiani produttori se portano alimenti pronti da fuori, devono avere notificato detta attività all Azienda Sanitaria se non ne sono già in possesso. Nel contratto di affidamento dell incarico è necessario prevedere il possesso della relativa notifica sanitaria al servizio di catering da parte della società erogatrice del servizio. I soggetti di cui al punto 2 (cuochi, chef) non necessitano di detta notifica ma si assumono comunque la responsabilità in qualità di soggetti privati che effettuano la manipolazione. La Camera di Commercio/Azienda speciale I.TER garantisce: - la pulizia ordinaria dei locali e quella straordinaria conseguente alla realizzazione dei singoli eventi e manifestazioni, nel rispetto dell allegata procedura per l igienizzazione dei locali e delle attrezzature; - il corretto funzionamento delle attrezzature in dotazione delle sale; - la manutenzione ordinaria e straordinaria delle attrezzature e dei locali che viene eseguita in conformità alla relativa procedura. L impresa che effettua il catering o il cuoco/chef prenderà visione dei locali e delle attrezzature, e dovrà lasciarli dopo l utilizzo nelle medesime condizioni in cui li ha trovati. Nei contratti dovrà essere chiarito ed esplicitato che l impresa di catering/ il cuoco/chef: 1) seguono le procedure previste dal sistema Haccp e dal reg.ce n.852/2004 per la manipolazione degli alimenti; 2) si assumono la responsabilità per la manipolazione degli alimenti; 3) comprano/forniscono anche gli alimenti necessari sia nel caso di catering che di dimostrazioni; 3

4 4) si impegnano a lasciare i locali e le attrezzature nelle stesse condizioni di pulizia in cui li ha trovati; 5) comprano e forniscono direttamente i detersivi necessari e li riporta via dopo l uso; 6) provvedono allo smaltimento dei rifiuti di qualsiasi genere prodotti; 7) portano stoviglie, biancheria ed eventuale vestiario per il personale di servizio e lo riporta via alla fine dell evento/manifestazione. L incaricato della Camera di Commercio/Azienda speciale I.TER, procederà alla verifica del rispetto delle procedure sopra descritte per la manipolazione e la pulizia. ART. 6- RESPONSABILITA DEL CONCESSIONARIO Il richiedente, avuta la concessione circa l uso della sala, dovrà provvedere direttamente alla richiesta delle eventuali autorizzazioni previste dalle normative vigenti (compresa quella in materia di privacy), con esonero della Camera di Commercio/Azienda I.TER da ogni responsabilità civile, penale o amministrativa derivante dalla mancanza delle suddette autorizzazioni. Il concessionario sarà ritenuto personalmente responsabile degli eventuali danni che venissero arrecati a persone o a cose (impianti, arredi, mobili e attrezzature ecc.) direttamente a lui imputabile o a terzi frequentatori. La Camera di Commercio/Azienda I.TER sarà ritenuta indenne, interamente e senza riserve ed eccezioni, da ogni responsabilità per furti, danni, smarrimenti, incidenti o inconvenienti di qualsiasi genere e natura che dovessero derivare a persone o cose tanto all interno, quanto all esterno delle sale. La Camera di Commercio/Azienda I.TER è inoltre esonerata da qualsiasi responsabilità di ordine civile o penale connessa ai contenuti verbali, scritti, ai materiali illustrativi, pubblicitari presentati nel corso degli eventi organizzati dai concessionari ed alla riproduzione/utilizzo delle immagini/riprese eventualmente effettuate. Il concessionario dovrà risarcire, nella misura debitamente documentata, eventuali danni che si verificassero in conseguenza e in dipendenza della concessione, da chiunque provocati, alle strutture del fabbricato, serramenti, impianti, servizi igienici, dotazioni, pavimenti e arredamento in genere, attrezzature multimediali. ART. 7 -PERSONALE ADDETTO ALLA SORVEGLIANZA La sorveglianza, in occasione delle iniziative, viene curata direttamente dal personale della dell Azienda I.TER, che è tenuto a far osservare le norme del presente regolamento, o qualora impossibilitata, da una ditta affidataria del servizio suddetto il cui onere resterà a carico dell utilizzatore. Nel locale sarà sempre presente un responsabile per la sicurezza adeguatamente formata. ART. 8 - FORO COMPETENTE Per qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra le parti competente è il Foro di Udine. 4

5 ART. 9 - DISPOSIZIONI FINALI Il presente Regolamento entra in vigore con l efficacia della deliberazione che lo approva e potrà essere soggetto a successive modifiche che si rendessero necessarie con lo sviluppo delle attività in FFF. In allegato descrizione delle caratteristiche tecniche delle sale. Allegati: all. n. 1 piano tariffario all. n. 2 modulo di richiesta sale all. n. 3 elenco delle attrezzature in dotazione alle sale all. n. 4 piano di evacuazione ed emergenza all. n. 5 procedura di igienizzazione dei locali e delle attrezzature all. n. 6 ulteriori prescrizioni in materia di sicurezza e gestione rifiuti a carico del concessionario. 5

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