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1 REGIONE LAZIO Dipartimento Economico ed Occupazionale Direzione Economia e Finanza Sistema Accordo Pagamenti - Aziende di Service - Procedura di Test e Validazione flussi xml Versione 1.0 Data : 04 Maggio 2009 LAIT LAZIO INNOVAZIONE TECNOLOGICA S.P.A SETTORE SI PER IL CONTROLLO DELLA SPESA SANITARIA. Sede legale: Via Rosa Raimondi Garibaldi, Roma Sede operativa: Via Adelaide Bono Cairoli, Roma Tel: 06/

2 Indice Indice... 2 Indice delle Figure... 3 Revisioni Premessa Fasi dell operazione Accordi di Pagamento Organizzazione del documento Versioning Registrazione all infrastruttura di T&V Caricamento Flussi Validazione del flusso

3 Indice delle Figure Figura 1 - Registrazione nuovo utente... 9 Figura 2 - Tipologia service Figura 3 - Autorizzazione al trattamento dei dati personali Figura 4 - Accesso all'area Gestione Fatture/Note di Credito Figura 5 maschera di caricamento file Figura 6 - Conferma corretto caricamento del file

4 Revisioni Data Versione Commenti 04/05/ Rilascio della prima versione del documento 4

5 1 Premessa Il presente documento rappresenta le istruzioni operative per lo svolgimento dei test sui flussi in formato xml previste dal Sistema Regionale per gli accordi di pagamento 2009, per il caricamento dei dati delle fatture da parte dei Cessionari o delle società di service che operano in nome e per conto di fornitori di beni e servizi del Sistema Sanitario Regionale. 1.1 Fasi dell operazione Accordi di Pagamento 2009 Di seguito vengono riportate brevemente le principali fasi necessarie e obbligatorie per la partecipazione all operazione Accordi di Pagamento 2009: FASE 1: REGISTRAZIONE Al fine di poter accedere alla sottoscrizione dell accordo bisognerà preventivamente e obbligatoriamente registrare l Impresa sul sistema regionale di supporto alla gestione dell accordo pagamenti, qualificandosi sullo stesso tramite Username e Password, che saranno rilasciate al momento della registrazione da parte del fornitore che intende aderire. FASE 2: SOTTOSCRIZIONE ACCORDO La sottoscrizione dell Accordo avverrà, previo appuntamento, presso gli Uffici della Struttura Regionale di Supporto. Prima della sottoscrizione non sarà abilitata alcuna funzione di immissione fatture sul sistema. 5

6 FASE 3: INSERIMENTO FATTURE Sarà obbligo di ogni Impresa che sottoscriverà l accordo inserire tutte le fatture derivanti da forniture di beni e servizi nei confronti del SSR ed emesse dal giorno di sottoscrizione dell accordo fino alla data di scadenza dello stesso. L inserimento delle fatture è possibile, accedendo al Sistema Regionale Accordo Pagamenti tramite autenticazione, solo successivamente alla sottoscrizione dell Accordo, e tramite le seguenti due possibili modalità alternative: 1. Inserimento di ogni singola Fattura/Nota di Credito tramite accesso al portale ed utilizzo della funzione tramite le apposite maschere web; 2. Caricamento singolo o massivo delle Fatture/Note di Credito tramite autenticazione al portale ed upload di un file xml Per la seconda modalità è indispensabile avere ottenuto preventivamente la validazione del flusso xml tramite l esecuzione di appositi test di caricamento su di una infrastruttura dedicata al Test e Validazione dei flussi messa a disposizione dei fornitori interessati ad aderire all accordo. In particolare il presente documento illustra le procedure operative da mettere in atto per effettuare i test ed ottenere la validazione dei tracciati xml di caricamento telematico delle fatture. N.B. LA PROCEDURA DI VALIDAZIONE DEL FLUSSO SARA COMUNQUE DISPONIBILE ANCHE PER QUELLE SOCIETA CHE NON HANNO ANCORA SOTTOSCRITTO L ACCORDO, I QUALI POTRANNO UTILIZZARLA AL FINE DI TESTARE LA CORRETTA ESTRAZIONE DEI FLUSSI DAI PROPRI SISTEMI INFORMATIVI, TUTTAVIA CIO 6

7 NON ATTIVERA ALCUNA FUNZIONE DI IMMISSIONE DELLE FATTURE SUL SISTEMA REGIONALE ACCORDO PAGAMENTI, PER LA QUALE RIMANE COMUNQUE PROPEDEUTICA LA REGISTRAZIONE E LA SOTTOSCRIZIONE DELL ACCORDO DA PARTE DEI RISPETTIVI FORNITORI. 1.2 Organizzazione del documento Il documento è strutturato su quattro capitoli, compresa questa breve introduzione. Nel secondo capitolo (Registrazione all infrastruttura di T&V) vengono presentate le modalità di registrazione per accedere alle funzionalità previste dall infrastruttura di T&V flussi del Sistema Regionale Accordo Pagamenti. Il terzo capitolo (Caricamento Flussi) descrive le modalità operative per effettuare il caricamento dei file xml sulla infrastruttura di T&V. Il quarto capitolo (Validazione dei Flussi) descrive le modalità da mettere in atto per ottenere la Validazione del flusso e quindi l abilitazione all invio dei dati delle fatture tramite upload del file. 1.3 Versioning Il presente documento sarà passibile di successive modifiche ed aggiornamenti, conformemente alle implementazioni e alle nuove release dell infrastruttura regionale di Test e Validazione dei flussi del Sistema Regionale Accordo Pagamenti. 7

8 2 Registrazione all infrastruttura di T&V Il presente capitolo descrive le procedure necessarie per la registrazione all infrastruttura regionale finalizzata al test e validazione del flusso di invio in formato xml previsto dal Sistema Informativo regionale nell ambito dell operazione Accordi pagamento Al fine di poter accedere alla sezione di Test e Validazione bisognerà preventivamente e obbligatoriamente registrarsi al Sistema di T&V collegandosi al seguente indirizzo: Una volta entrato sulla pagina l utente può avviare la registrazione al Sistema di T&V pagamenti cliccando sulla voce Registrazione Nuovo Service. 8

9 Figura 1 - Registrazione nuovo utente LA REGISTRAZIONE SUL SISTEMA DI TEST E VALIDAZIONE È NECESSARIA PER POTER PROCEDERE ALLA QUALIFICAZIONE ED AL RILASCIO DEGLI ID E PW DI ACCESSO. Nei paragrafi successivi sono descritte le modalità di inserimento dei dati richiesti obbligatoriamente dal sistema per poter procedere alla qualificazione ed al rilascio degli ID e PW di accesso. La procedura di registrazione dell utente sull infrastruttura di T&V è identica a quella per la registrazione dell utente sul sistema Accordo Pagamenti 2009 in esercizio (si veda anche il Manuale Utente dell applicazione), ma occorre tenere bene presente che i dati relativi ad ID e PW di accesso rilasciati dai due sistemi sono tra di loro differenti, in quanto generati automaticamente ed autonomamente da 9

10 ciascun sistema. L utente deve quindi provvedere a memorizzare separatamente i dati di accesso forniti automaticamente via mail. E importante notare anche che i dati che devono essere forniti per la qualificazione del fornitore sull infrastruttura di T&V devono essere gli stessi di quelli forniti per la qualificazione sul sistema Accordo Pagamenti 2009 in esercizio. In particolare è obbligatorio inserire lo stesso valore nel campo Partita Iva in quanto è su tale campo che il sistema effettua i controlli e le abilitazioni al caricamento dei flussi. E quindi necessario procedere alla compilazione di tutti i campi obbligatori (contrassegnati da asterisco e con fondo giallo). In particolare nella prima sezione Anagrafica Service, che prevede l inserimento delle informazioni di dettaglio relative all impresa, occorre fare attenzione ad indicare la corretta P. IVA dell azienda. 10

11 Figura 2 - Tipologia service Per inoltrare la richiesta è necessario fornire l autorizzazione al trattamento dei dati personali, spuntando la casella Acconsento. 11

12 Figura 3 - Autorizzazione al trattamento dei dati personali Una volta completata la form con tutte le informazioni, cliccare sul bottone Inoltra la richiesta per procedere con la registrazione. Se tutte le informazioni inserite risultano corrette, il sistema visualizza una schermata che gli indica che la sua utenza è stata creata. Per finalizzare definitivamente la registrazione, il sistema invia una mail con le credenziali di accesso (differenti da quelle fornite dal sistema regionale Accordo Pagamenti). Per attivare l utenza e completare la procedura l utente deve fornire conferma accedendo al link riportato nella mail, come indicato nell esempio sottostante: ES. Gentile LAURA ROSSI, 12

13 la registrazione e' stata effettuata con le seguenti credenziali: - username:xxxxxx - password:xxxxxx ma la sua utenza non e' ancora attiva. Per completare la procedura e' necessario fornire la conferma accedendo al seguente link: CWZIIHV5XJZLD4GK0OIONW0I5R Una volta terminata la procedura sopra descritta, sarà possibile accedere al sistema di T&V con le credenziali fornite. 13

14 3 Caricamento Flussi Questo paragrafo descrive le procedure per effettuare il caricamento dei flussi in formato xml da sottoporre a test. Il file in formato XML dovrà essere stato generato rispettando lo standard riportato nei file di documentazione del tracciato (file PDF denominato descrizione XML fatture) disponibile sul portale regionale ed essere nominato conforme al seguente standard : INV_<username>_<AAAAMMGG>.xml Dove: Username è il codice identificativo del fornitore rilasciato dal sistema al momento della registrazione; AAAAMMGG è la data di invio flusso in formato anno mese giorno. Il file xml così generato deve obbligatoriamente essere compattato con la funzione ZIP prima di procedere al suo caricamento sul sistema. Al fine dell immissione dei documenti contabili (Fatture, Note di Credito, Note di Debito) è necessario accedere al sistema, previo inserimento di Username e Password. Dopo essere entrati nel Sistema, nel menù a sinistra occorre accedere all area Gestione Fatture/Note di Credito al cui interno è presente la funzione di caricamento del flusso. 14

15 Figura 4 - Accesso all'area Gestione Fatture/Note di Credito Si potrà procedere al caricamento del file zip cliccando sull apposito pulsante Caricamento XML posto nella pagina tramite il quale apparirà la funzione standard di windows di upload dei file. 15

16 Figura 5 maschera di caricamento file Si dovrà quindi selezionare il file zip presente sul disco locale del proprio computer. Un messaggio del Sistema comproverà il corretto completamento della procedura di inserimento. 16

17 Figura 6 - Conferma corretto caricamento del file Si ricorda che l Accordo prevede che a partire dalla data di sottoscrizione non possano essere inviate alle Aziende Sanitarie fatture cartacee, ma l immissione e l invio devono avvenire, esclusivamente per via telematica, attraverso il Sistema Regionale Accordo Pagamenti utilizzando una delle due modalità esistenti (inserimento dati tramite maschere web del portale o caricamento file xml). Nel caso in cui riscontrasse l esistenza di fatture cartacee dopo la firma dell accordo sarà richiesto al fornitore il pagamento di una penale pari al 5% dell importo della fattura. E altresì importante sottolineare che per nominare i file in formato XML successivamente compattati in formato ZIP da caricare in esercizio non si dovrà utilizzare lo username rilasciato dal sistema di T&V dei flussi ma bensì quello definitivo rilasciato dal Sistema Accordo Pagamenti secondo il formato standard ripetuto nel seguito: 17

18 INV_<username>_<AAAAMMGG>.zip Dove: Username è il codice identificativo del fornitore rilasciato dal sistema al momento della registrazione sul Sistema Accordo Pagamenti in esercizio; AAAAMMGG è la data di invio flusso in formato anno mese giorno. 18

19 4 Validazione del flusso Il flusso caricato sul sistema seguendo la procedura di caricamento sopra descritta verrà sottoposto a controlli formali e sostanziali da parte delle strutture regionali. Entro il giorno successivo alla data del caricamento del flusso di test sul sistema sarà generata una mail di ritorno, inviata all indirizzo fornito nella registrazione, contenente: 1. Il riepilogo dei dati dell impresa forniti in fase di registrazione; 2. I dati riepilogativi del flusso (nome file e data caricamento); 3. Informazioni relative ai risultati dei test effettuati che saranno differenti in funzione del risultato del test stesso. In particolare si potranno avere le seguenti due casistiche CASO A flusso corretto In questo caso nella mail di notifica sarà presente un messaggio di Validazione del flusso ed un link di attivazione della funzione di caricamento sul sistema Accordo Pagamenti in esercizio. Il fornitore dovrà selezionare tramite un semplice click del mouse il suddetto link in modo da rendere attiva l abilitazione al caricamento dei file xml sul sistema in esercizio. Al fine di consentire una verifica dei dati immessi nella stessa mail saranno inoltre riportanti i seguenti dati riepilogativi suddivisi per azienda e per ciascun fornitore: A. il numero totale delle fatture contenute nel flusso 19

20 B. l'imponibile totale di tutte le fatture contenute nel flusso (somma degli importi imponibili di ogni singola fattura) C. l'importo totale IVA di tutte le fatture contenute nel flusso (somma degli importi totali IVA di sogni singola fattura) D. l'importo totale di tutte le fatture contenute nel flusso (somma degli importi totali di sogni singola fattura) La mail sopra descritta sarà poi seguita dall invio di ulteriori mail contenenti rispettivamente le immagini PDF delle fatture immesse contenute nel tracciato xml (come allegati alle mail) analogamente a quanto avverrà a seguito del corretto caricamento del file sul sistema Accordo Pagamenti in esercizio. CASO B flusso in cui sono stati rilevati errori In questo caso nella mail di notifica saranno invece contenute le seguenti informazioni: A. notifiche degli errori formali rilevati sul tracciato così come verificate dall XSD B. notifiche degli errori rilevati dai test effettuati sul contenuto del flusso (es. fatture doppie ecc..) In caso di test non andati a buon fine occorrerà procederà ad una nuova sessione di test fino alla correzione di tutti gli errori riscontrati. Solo al momento in cui la procedura di Test e Validazione andrà a buon fine con il primo caricamento corretto (Caso A) l azienda verrà formalmente certificata e sarà abilitata al successivo caricamento delle fatture tramite upload del file xml sul sistema Accordo Pagamenti in esercizio. Ovviamente prerequisito sempre indispensabile per il caricamento delle fatture in formato digitale rimane comunque l adesione all Accordo e la firma dello 20

21 stesso da parte dei fornitori e l identificazione da parte di questi ultimi della società di service a cui è fornita delega ad operare in nome e per conto. 21

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