Guida alla FATTURAZIONE ELETTRONICA

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1 Guida alla FATTURAZIONE ELETTRONICA 1) Normativa Le disposizioni della Legge finanziaria 2008 prevedono che l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le pubbliche amministrazioni - P.A. - (anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili) deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica. A livello normativo, quindi, tutte le P.A. destinatarie non potranno né accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, neppure parziale, sino all invio del documento in forma elettronica. I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno invece gestire il proprio ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità di fatturazione elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione ma anche in quella di conservazione. 2) Decorrenza Secondo il Decreto 3 aprile 2013 n. 55: - dal 6 giugno 2014 per le amministrazioni centrali (Ministeri, Agenzie Fiscali, Scuole ed Enti Previdenziali). Da tale data quindi tali enti non possono più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea; - dal 31 marzo 2015 per quanto riguarda le amministrazioni locali (Decreto legge 24 aprile 2014, n. 66 convertito in Legge 23 giugno 2014, n. 89). 3) Soggetti coinvolti L obbligo riguarda tutti i soggetti (privati o pubblici) che emettono fatture nei confronti della pubblica amministrazione, indipendentemente dalla loro qualificazione (società, imprese individuali, lavoratori autonomi, altri enti pubblici) e dal loro regime fiscale (contabilità ordinaria, contabilità semplificata, regime dei minimi, ecc.). 4) Sistema di Interscambio La legge ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche (FatturaPA) destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema d Interscambio (SdI), ossia un sistema informatico di supporto al processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie. 1

2 ll SdI è un sistema informatico in grado di: - ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA; - effettuare controlli sui file ricevuti; - inoltrare le fatture alle amministrazioni destinatarie. Il sistema non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e alla conservazione delle fatture. Gestore del Sistema d Interscambio è l Agenzia delle Entrate, alla quale sono stati demandati, tra gli altri compiti, quello relativo alla vigilanza in ordine al trattamento dei dati e delle informazioni e all elaborazione di flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica. 5) Requisiti della FatturaPA La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell articolo 21, comma 1, del D.P.R. n. 633/1972, ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche: - il contenuto è rappresentato in un file XML (extensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l unico accettato dal Sistema di Interscambio; - l autenticità dell origine e l integrità del contenuto sono garantite tramite l apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura; - la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell ufficio destinatario della fattura riportato nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni. La fattura elettronica ha inoltre le seguenti caratteristiche: a) Autenticità dell origine: comprovazione dell identità del fornitore o del prestatore o dell emittente della fattura e della riferibilità della fattura allo stesso attraverso: - riferimento temporale in fase di emissione (data e ora di emissione); - la firma digitale apposta dall emittente che garantisce la provenienza della fattura; - con le nuove disposizioni comunitarie, anche mediante appositi sistemi di controllo di gestione; - sistemi di trasmissione EDI (Electronic Data Interchange, che assicurano gli stessi requisiti suddetti). b) Integrità del contenuto: non modificabilità dello stesso dall emissione alla conservazione delle fatture (ad esempio usando XML, PDF); 2

3 c) Leggibilità del documento: il documento deve poter essere letto e consultato nel tempo, a prescindere dal formato originale con cui è stato emesso e conservato. I requisiti devono essere assicurati dal momento dell emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura. Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare i tre requisiti. N.B.: il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario (art. 21, comma 1, D.P.R. n. 633 del 1972) Le fatture in formato xml permettono di: - automatizzare l intero processo amministrativo, contabile, gestionale e finanziario; - collegare le fatture sia in entrata che in uscita con estrattori automatici di dati e di informazioni al fine di effettuare elaborazioni relative ai propri clienti ed ai propri fornitori oltre che a tutti gli altri dati contabili; La fattura informatizzata, utilizzando il metalinguaggio di descrizione dei dati XML (extensible Markup Language), diventa da semplice documento fiscale ad un vero e proprio oggetto software fiscale. 6) Contenuto Oltre ai tradizionali dati che devono essere presenti in una fattura in base a quanto disposto dall art. 21 del D.P.R. n. 633/1972, nella FatturaPA devono essere obbligatoriamente inseriti: - il Codice Univoco Ufficio, che rappresenta l identificativo univoco che consente al Sistema di Interscambio di recapitare correttamente la fattura elettronica all ufficio destinatario. A tal riguardo, le P.A. devono identificare singolarmente i propri uffici centrali e periferici destinatari di fatturazione, e non semplicemente l ente committente (avendo cura di aggiornare periodicamente tale dati); - il Codice Unitario di Progetto (codice CUP), nel caso di fatture relative ad opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari, ecc.; - il Codice Identificativo Gara (codice CIG), tranne che nei casi di esclusione dall obbligo di tracciabilità. 3

4 7) Funzionamento del sistema Il sistema di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione funziona nel seguente modo: Adempimenti del fornitore - creazione della FatturaPA nel formato XML previsto dall Agenzia delle Entrate; - sottoscrizione della FatturaPA con firma elettronica qualificata o digitale (per attestare autenticità dell origine e integrità del contenuto); - trasmissione elettronica della FatturaPA a mezzo PEC (o altri canali telematici) oppure tramite intermediari abilitati. Adempimenti SdI - scambio di informazioni con il sistema di interscambio gestito da SOGEI (ricevute, notifiche, ecc.); - effettuazione di controlli formali da parte del SDI (ad es. correttezza del formato, validità dei dati inseriti, presenza di tutte le informazioni obbligatorie, ecc.); - trasmissione della FatturaPA alla pubblica amministrazione destinataria; - gestione da parte del SdI di notifiche e ricevute. Adempimenti della P.A. - effettuazione di controlli sostanziali da parte della pubblica amministrazione destinataria (se la fattura si riferisce ad operazioni inesistenti la P.A. invia una segnalazione di contestazione); - protocollare in ingresso le fatture elettroniche ricevute. Il Sistema di Interscambio distingue tre tipi di file: a) file FatturaPA: file XML firmato digitalmente conforme alle specifiche del formato della FatturaPA. Può contenere una fattura singola (un solo corpo fattura) o un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione); b) file archivio: file compresso (esclusivamente nel formato zip) contenente uno o più file FatturaPA. Il sistema in questo caso elabora l archivio controllando e inoltrando al destinatario i singoli file FatturaPA contenuti al suo interno (di fatto, i file FatturaPA vengono trattati come se venissero trasmessi singolarmente); 4

5 c) file messaggio: file XML che può essere: - una notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti; - un file dei metadati: file che SdI invia al destinatario, insieme al file FatturaPA; - una ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l avvenuta consegna al destinatario del file FatturaPA; - una notifica di mancata consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA. È generalmente seguita da una ricevuta di consegna; - una notifica di esito committente: messaggio che il destinatario invia al SdI per segnalare l accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta (la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni); - una notifica di esito: messaggio che il SdI inoltra al trasmittente contenente l esito segnalato dal destinatario nella notifica di esito committente; - uno scarto esito committente: messaggio che il SdI invia al destinatario per segnalare un eventuale situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente; - una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario, trascorsi 15 giorni dalla data della prima comunicazione (ricevuta di consegna o notifica di mancata consegna) inoltrata al trasmittente senza aver ricevuto notifica di esito committente, per informare della decorrenza del periodo entro il quale il sistema accetta il messaggio notifica esito; - una notifica di file non recapitabile: messaggio che il SdI invia al trasmittente qualora, trascorsi 15 giorni dalla data della notifica di mancata consegna, non sia stato possibile recapitare in alcun modo il file FatturaPA al destinatario. 8) Obbligo di Conservazione La Legge di stabilità del 2013 ha introdotto delle semplificazioni anche per la conservazione delle fatture elettroniche. Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica in conformità alle disposizioni del D.M. emanato ai sensi dell art. 21, comma 5, del D.Lgs n. 82/2005 recante il codice dell'amministrazione Digitale. È necessario quindi completare il processo di fatturazione elettronica con la conservazione sostitutiva. 5

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