Rapporto OASI L aziendalizzazione della sanità in Italia. prefazione di Elio Borgonovi e Giovanni Fattore

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1 a cura di Eugenio Anessi Pessina Elena Cantù Rapporto OASI 2001 L aziendalizzazione della sanità in Italia prefazione di Elio Borgonovi e Giovanni Fattore CERGAS Egea

2 23. E-procurement «buy side»: analisi delle percezioni dei responsabili delle unità operative economato-provveditorato di aziende sanitarie di Chiara Bianchi, Luca Buccoliero e Greta Nasi I nuovi supporti tecnologici per gli approvvigionamenti La diffusione di Internet, una tecnologia in grado di raggiungere e di connettere un ampio numero di utenti, si è estesa già da qualche anno nelle aziende private ad affiancare i tradizionali canali distributivi per concludere transazioni elettroniche di compravendita, sia in fase di approvvigionamento aziendale (Business-tobusiness), sia nella vendita al cliente finale (business-to-consumer). L utilizzo di tecnologie Internet per l approvvigionamento elettronico delle amministrazioni pubbliche è definito e-public procurement. Una caratteristica distintiva delle diverse forme di e-procurement è il numero degli attori che partecipano al processo di scambio: one-to-one: si tratta di processo di scambio che coinvolge due soli attori un azienda sanitaria e un fornitore i quali si scambiano flussi informativi per via telematica (per esempio, ordine); many-to-one, one-to-many (e-procurement buy-side, sell-side): si tratta di un processo di scambio che coinvolge, da un lato, un gruppo di attori che operano in modo coordinato (per esempio, network di aziende sanitarie buy side, raggruppamento di fornitori sell side) e dall altro un solo attore come controparte; many-to-many: si tratta di un vero e proprio mercato digitale in cui si incontrano domanda (aziende sanitarie) e offerta (fornitori). 1. A Chiara Bianchi sono da attribuire i paragrafi , , a Luca Buccoliero i paragrafi 23.2, ,23.3.4, , , 23.4, a Greta Nasi il paragrafo

3 EDI: Electronic Data Interchange La connessione telematica per consentire il trasferimento di dati tra un azienda sanitaria e un attore esterno, come può essere per esempio un fornitore, si utilizza da tempo in diverse realtà sanitarie italiane per supportare lo scambio di flussi informativi esterni. Tecnicamente, i sistemi one-to-one vengono chiamati EDI (Electronic Data Interchange), e hanno come scopo quello di consentire la trasmissione di dati provenienti dal sistema informativo di un organizzazione verso quello di un altra, attraverso una rete di telecomunicazioni dedicata. Due sono i principali ambiti di applicazione dell EDI nel settore sanitario: il supporto al trasferimento di flussi informativi tra l azienda e l istituto di credito tesoriere, lo scambio dei flussi informativi con il fornitore relativi al processo di approvvigionamento. Per quanto concerne l ultimo ambito si individuano due tipologie di flussi informativi: i flussi interni, relativi al ciclo passivo (per esempio, formulazione delle richieste d acquisto di beni economali e farmaceutici, ordine, registrazione bolla), ed esterni, relativi al trasferimento dell ordine al fornitore e al successivo monitoraggio sullo stato d avanzamento dell ordine. In particolare l EDI favorisce lo snellimento del processo di trasferimento dei flussi informativi esterni, cioè quelli che coinvolgono il fornitore: trasferimento dell ordine; monitoraggio dello stato d avanzamento del processo di evasione dello stesso; consentendo: la riduzione dei tempi complessivi di gestione del processo d acquisto; una gestione più trasparente della documentazione relativa allo stesso; il consolidamento del rapporto tra l unità organizzativa preposta agli acquisti e il fornitore. L adozione di una soluzione tecnologica di questo tipo per gli approvvigionamenti implica: un integrazione tecnologica tra l interfaccia software di trasferimento dei dati e il sistema informatico amministrativo dell azienda sanitaria; un attenta analisi della struttura organizzativa, nonché il ridisegno di alcune attività del ciclo passivo; lo sviluppo di coordinamento tra l UO preposta agli acquisti e l UO economico-finanziaria, come evidenziato nella Figura L integrazione tra flussi informativi interni ed esterni crea le condizioni per una gestione efficiente del processo comunicativo, comportando consequenzialmente 803

4 Figura Schema di funzionamento dell EDI 2 Azienda Sanitaria Fornitore UO Acquisiti Catalogo Ordine Conferma Ufficio vendite UO Acquisti Bolla Ufficio spedizioni UO Economico-Finanziaria Fattura Pagamento Ufficio fatturazione attiva Fonte: Moynihian, McLure, un miglioramento complessivo della qualità e dell efficienza del processo d acquisto e consentendo l eventuale introduzione di logiche di gestione delle scorte just-in-time, con implicazioni sostanziali a livello di struttura organizzativa e di impatto sulla gestione del magazzino. Dal punto di vista tecnologico, questa soluzione presenta alcuni limiti. Infatti l EDI si basa su linee di trasferimento dei dati dedicate, che comportano investimenti cospicui in termini di cablaggi E-procurement one-to-many L e-procurement one-to-many rappresenta, rispetto all EDI, una modalità d approvvigionamento più flessibile e aperta allo scambio di informazioni tra i diversi attori che prendono parte al processo d acquisto, in quanto si basa sulla tecnologia Internet, che consente di connettere contemporaneamente una molteplicità di utenti. In particolare, in tale modello si realizza un processo di approvvigionamento di aziende e amministrazioni pubbliche effettuato mediante il supporto alle transazioni attraverso la rete Internet. L approvvigionamento elettronico avviene consultando un sito Internet, dove il gestore del sito o l intermediario ha funzione di curatore in quanto gestisce il catalogo on line dei prodotti offerti che i clienti (Aziende Sanitarie) possono acquistare direttamente, senza doversi rivolgere ai diversi fornitori. Si tratta di un vero e proprio supermercato virtuale a cui si accede mediante il sito, usualmente sulla base della stipula di un accordo quadro tra l azienda sanitaria e l interme- 2. Moynihian J. e McLure M.L. (1995), EDI, HFMA, p

5 diario. Le funzioni relative all acquisto mediante catalogo on line nei siti di e- procurement attualmente operanti sul mercato sanitario italiano sono simili: consultazione catalogo: consente l interrogazione del catalogo virtuale sulla base di criteri predeterminati (per esempio, categorie merceologiche). Si tratta di cataloghi intelligenti e interattivi, consultabili on line e dotati di una guida che assiste il cliente nell individuazione del prodotto desiderato; informazioni sul prodotto richiesto: consente l accesso a informazioni dettagliate (per esempio, specifiche, prezzo, tempi di consegna) del prodotto richiesto, favorendo la comparazione tra prodotti simili offerti dai diversi fornitori che operano mediante il sito; selezione del prodotto: si manifesta la volontà di acquistare il prodotto inserendolo nel «carrello virtuale», indicandone la quantità prescelta; ordinazione del prodotto: rappresenta la vera e propria emissione e trasmissione dell ordine all intermediario, sulla base degli articoli selezionati. Rispetto al tradizionale e-commerce business-to-consumer, ovvero alla transazione elettronica per acquisti da parte dei clienti finali, l e-procurement non prevede di solito il pagamento on line mediante l utilizzo di carte elettroniche, in quanto tale fase viene di norma gestita sulla base del suddetto accordo tra l intermediario e l Azienda Sanitaria (per esempio, pagamento mediante bonifico bancario a 90 giorni dal ricevimento della fattura). La distinzione tra e-procurement buy side e sell side fa riferimento all attore che svolge la funzione di intermediario. Nel caso di e-procurement buy side l intermediario è identificabile in un gruppo di Aziende Sanitarie che si alleano, dando origine ad una vera e propria centrale d acquisto. Si tratta di un architettura many-to-one e in tal caso il network delle aziende sanitarie acquista una posizione di rilevante forza contrattuale nei confronti del fornitore al momento della negoziazione delle condizioni a cui quest ultimo accetta di esporre i propri prodotti sul sito. Dal punto di vista organizzativo, la scelta delle aziende sanitarie di creare un network d acquisto si presenta innanzitutto come una scelta di decentramento 3 della funzione acquisti e delle attività connesse, in cui si affida a un unità decentrata, denominata centrale d acquisto, il potere di negoziare le condizioni contrattuali per il processo d acquisto di determinate categorie merceologiche. La scelta della modalità di decentramento può ricondursi a diverse motivazioni: il conseguimento di economie di scala sia a livello organizzativo, sia a livello di conoscenza/apprendimento; la valorizzazione delle conoscenze e delle capacità esistenti; la necessità di responsabilizzare l organizzazione sanitaria nel processo d acquisto. 3. Si veda Buccoliero, Meneguzzo (1999). 805

6 Le potenzialità delle centrali d acquisto vengono dunque supportate dall uso di Internet e da questo facilitate. Il modello della centrale d acquisto permette di sfruttare il potenziale interattivo di Internet per: individuare valori minimi d acquisto per forniture di beni e servizi identiche; gestire gli acquisti e la manutenzione delle tecnologie ospedaliere attraverso una struttura consortile; gestire una domanda interaziendale on line. In concreto, la realizzazione di una centrale d acquisto implica la necessità di mappare, analizzare e razionalizzare i flussi informativi su due livelli: all interno di ogni singola Azienda Sanitaria; tra le diverse aziende. Questo comporta la creazione di una rete extranet, ossia di una rete interaziendale basata su tecnologia Internet, e dunque non necessitante una linea dedicata, a cui possono accedere solo gli attori autorizzati (le Aziende Sanitarie aderenti al network d acquisto, tramite procedure di sicurezza). Ciò consente alle aziende di operare attraverso i canali virtuali per la ricerca dei propri fornitori e l acquisto diretto di beni e servizi perseguendo benefici in termini di: possibilità di programmazione dei fabbisogni e avvio di attività di marketing per gli acquisti; accesso a cataloghi di prodotti e servizi sanitari molto più ampi e dettagliati, con possibilità di comparazione; standardizzazione delle procedure operative per la richiesta di prodotti; maggiore efficienza del processo: riduzione del consumo di carta, riduzione tempi di evasione del processo, maggior controllo sulla selezione del fornitore, che abitualmente assorbe intorno al 30% del tempo degli acquirenti 4 ; condizioni d acquisto più vantaggiose. Nel caso di e-procurement sell side l intermediario è identificato da un gruppo di aziende di fornitori. Questo, per i fornitori, implica: risparmi potenziali di distribuzione; aumento dei canali di vendita; riduzione dei costi di intermediazione; aumento della velocità d accesso del cliente al catalogo prodotti. I fornitori che adottano tale modello di fornitura in rete riescono a sviluppare iniziative di direct marketing, in modo da gestire ogni specifica esigenza dei diversi clienti. Le singole transazioni, infatti, vanno spesso oltre la mera fornitura, e risultano collegate a una serie di attività preparatorie volte ad acquisire quelle che sono le reali esigenze del cliente per poi soddisfarle anche successivamente alla fornitura con eventuali servizi post-vendita. 4. Si veda Stabilini, Giuffrida (2000). 806

7 Market place Il market place rappresenta infine il modello evolutivo dell e-procurement (many-to-many), esso consiste essenzialmente nell offerta di due servizi: la bacheca elettronica: un luogo virtuale dove i partecipanti (sia domanda che offerta) accedono inserendo annunci di vendita o acquisto; le aste elettroniche: funzionano come delle aste tradizionali dove il venditore propone un bene da vendere, i vari acquirenti (Aziende sanitarie e ospedaliere) possono effettuare le loro offerte d acquisto; in genere è previsto un tempo limite entro il quale le offerte devono pervenire al venditore, il quale può anche decidere se fissare un prezzo soglia al di sotto del quale non intende concludere la transazione. Le aste possono anche essere gestite e implementate dai buyer con l indicazione di ciò che si intende acquistare a un dato prezzo ed entro un determinato orizzonte temporale. In questo caso, il ruolo assunto dall intermediario non è più quello di curatore del catalogo, ma diviene quello di mediatore del processo di incontro tra domanda e offerta, nonché di garante dell attendibilità delle richieste e offerte accolte sulla piazza digitale Considerazioni sull applicazione dell e-procurement nel settore sanitario A livello legislativo, si sta procedendo verso una semplificazione del processo d acquisto, volta anche a favorire la diffusione dell approvvigionamento elettronico. Infatti, il D.lgs. 229/99, all articolo 3 prevede che i contratti di fornitura di beni e servizi, il cui valore sia inferiore al livello soglia stabilito dalla normativa comunitaria in materia ( euro), siano appaltati o contrattati direttamente dalle Aziende Sanitarie, secondo le norme di diritto privato indicate nell atto aziendale. La presenza di un livello soglia, insieme alla tendenza alla programmazione della spesa, continua però a limitare le possibilità dell impiego dell eprocurement per le Aziende Sanitarie, relegandolo a canale d approvvigionamento marginale, spesso riservato alle spese urgenti. L adozione di logiche di e-procurement risulta comunque coerente con gli obiettivi generali del piano d azione italiano per l e-government 5, che mirano alla riprogettazione organizzativa di un amministrazione pubblica sempre più orizzontale, orientata al servizio e in grado di attivare flussi informativi interni ed esterni che si traducano in benefici in termini di: riduzione drastica dei tempi e degli adempimenti burocratici delle procedure di acquisto; diminuzione dei costi amministrativi; 807

8 aumento della trasparenza nelle operazioni di gara; promozione dello sviluppo e dell utilizzo di strumenti tecnologici innovativi; apertura del mercato delle forniture verso una maggiore competizione. Negli ultimi due anni si sono costituite alcune società di gestione di siti per l eprocurement operanti nel settore sanitario che presentano, come evidenziato nel Box 23.1, caratteristiche differenti: a livello di composizione societaria; a livello di caratteristiche dell offerta. La chiara demarcazione poc anzi individuata tra e-procurement buy-side e sellside non si riflette in modo univoco nel mercato attuale. Gli attori che gestiscono transazioni di approvvigionamento elettronico nel settore sanitario presentano, per la maggior parte, composizioni societarie miste: troviamo infatti software house, investitori privati, attori operanti all interno del settore sanitario, e altre amministrazioni pubbliche. A questo proposito, è significativo il ruolo, coerente con le indicazioni del piano per l e-government, che il Ministero del Tesoro ha assunto nell adozione di logiche di coordinamento degli acquisti per la Pubblica Amministrazione. Infatti, da oltre un anno ha costituito Consip S.p.A., una società che agisce quale centrale d acquisto e rappresenta una fondamentale interfaccia per gli acquisti on line della Pubblica Amministrazione, basata sulla centralizzazione di gare e servizi di selezione dei fornitori. Attualmente l offerta di questi attori è prevalentemente incentrata sul catalogo on line, anche se presenta differenziazioni in termini di: modalità di gestione del processo di intermediazione: da merchant on line, ovvero grossista che acquista in prima persona i prodotti offerti sul sito, a controparte di accordi quadro con fornitori di prodotti medicali. Successivamente, i fornitori, sulla base di questi accordi, si occupano autonomamente di tutta la fase logistica (per esempio, tempi di consegna) connessa con il processo di approvvigionamento, sostenendone il rischio dell invenduto; caratteristiche della gestione del sito e servizi offerti ai clienti: in generale, questi intermediari presentano già un offerta completa, dal punto di vista tecnologico. Alcuni stanno già sperimentando questa seconda fase dell e-procurement, ma si tratta, a oggi, di un utilizzo non potenziale dello strumento tecnologico alla sola fase di iniziale comunicazione dell oggetto dell asta, consentendo al fornitore di effettuare il download del bando di gara per poi proseguire il processo in modo tradizionale. 5. Piano di azione di e-government. Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della Funzione Pubblica (2000). 808

9 Box Schede sintetiche dei principali attori e-procurement per la sanità 6 Attori Consip E-sanità Caratteristiche dell offerta Controllo: Ministero del Tesoro Strategia: Centrale d acquisto Caratteristiche: Strumenti per l individuazione dei prodotti: elenco nella prima pagina Fasi del processo d acquisto gestite dal portale: tutte Strumenti per la confrontabilità delle offerte: tariffe, modalità fornitura, caratteristiche tecniche Modalità di funzionamento: e-catalog all interno dell e-shop Controllo: investitori privati + management Strategia: «merchant» online (intermediario con magazzino) Caratteristiche: Strumenti per l individuazione dei prodotti: classi merceologiche Fasi del processo d acquisto gestite dal portale: selezione, negoziazione e gestione ordini Strumenti per la confrontabilità delle offerte: scheda tecnica del prodotto e prezzo Modalità di funzionamento: e-catalog con carrello Eumedix Controllo: Internet Capital Group + management Strategia: e-procurement sell side Caratteristiche: Fasi del processo d acquisto gestite dal portale: specifica, selezione e negoziazione Strumenti per la confrontabilità delle offerte: qualità, servizi accessori, parametri economici Modalità di funzionamento: catalogo FareMarket Controllo: gruppo Datamat Sponsor: Fare Strategia: Market Place Caratteristiche: Strumenti per l individuazione dei prodotti: motore di ricerca Fasi del processo d acquisto gestite dal portale: specifica, selezione e negoziazione Strumenti per la confrontabilità delle offerte: tempo di consegna, assistenza, caratteristiche tecniche, prezzo Modalità di funzionamento: catalogo e bandi di gara online 6. L elenco non ha scopo di esaustività, ma è finalizzato a descrivere sinteticamente gli attori attualmente più attivi sul mercato. 809

10 Box Schede sintetiche dei principali attori e-procurement per la sanità (segue) Attori Medstoxx Caratteristiche dell offerta Controllo: gruppo Mie Strategia: Market Place, catalogo on line, aste Caratteristiche: Strumenti per l individuazione dei prodotti: motore di ricerca e macroaree Fasi del processo d acquisto gestite dal portale: incontro tra domanda e offerta Strumenti per la confrontabilità delle offerte: specifiche di fornitura Modalità di funzionamento: asta e cataloghi La percezione dell e-procurement da parte dei provveditori economi: perché un indagine empirica La riprogettazione dei processi di acquisto alla luce dei nuovi supporti tecnologici, nelle diverse forme sopra ricordate, evidenzia la necessità di focalizzare l attenzione del management aziendale su tre fondamentali variabili. Infatti, un approccio strategico all adozione di forme di e-procurement richiede di analizzare e progettare in modo sinergico e coerente: le tecnologie adottate; i processi aziendali coinvolti; le capacità e la motivazione delle persone operanti nell ambito di questi ultimi. Con riferimento al ruolo imprescindibile delle risorse umane, è parso opportuno verificare le percezioni in merito attualmente condivise dai responsabili delle unità organizzative economato-provveditorato, che gradualmente stanno maturando consapevolezza degli scenari in rapida evoluzione e assistono alle proposte innovative formulate dai fornitori, da gruppi di fornitori o da intermediari e operatori specializzati. Alla base di tale indagine conoscitiva sta la profonda convinzione del gruppo di ricerca circa la rilevanza assunta, ai fini della reale affermazione di logiche di e-procurement, del grado di coinvolgimento dei responsabili delle funzioni acquisti aziendali nonché di una condivisione dei presupposti dell innovazione gestionale e organizzativa legata all e-procurement. A tale scopo, è stato predisposto un questionario somministrato ai provveditori economi di un campione significativo di Aziende Sanitarie, sulla cui dimensione e composizione si dirà in seguito. 810

11 Obiettivi dell analisi L analisi intende proporre alcune valutazioni sulle attuali condizioni per l affermazione di logiche di e-procurement nel panorama delle aziende del Servizio Sanitario Nazionale, con riferimento alle percezioni soggettive espresse dai provveditori-economi. In particolare, oggetti fondamentali dell analisi conoscitiva sono i seguenti: esistenza di connessione permanente a Internet presso gli uffici dell UO Economato Provveditorato; propensione individuale del provveditore alla navigazione Internet e tipologia di utilizzo (per scopi professionali se dall ufficio, per fini personali se da altre postazioni private); propensione individuale del provveditore a effettuare acquisti on line (sia in ottica di commercio elettronico di tipo business-to-consumer, sia secondo logiche business-to-business) nell ambito delle attività aziendali; condivisione/interesse del provveditore nei confronti di logiche di coordinamento interaziendale degli acquisti (networking, alleanze, centrali di acquisto); principali ostacoli allo sviluppo di logiche di e-procurement percepiti dal provveditore; principali vantaggi percepiti nello sviluppo di logiche di e-procurement. Il campione individuato include 88 Aziende Sanitarie del Servizio Sanitario Nazionale e 30 Aziende Ospedaliere del Servizio Sanitario Nazionale. L ubicazione delle aziende individuate è omogenea sul territorio nazionale. La rilevazione dei dati ha avuto luogo nei mesi di marzo, aprile, maggio e giugno Risultati Dati sulla presenza di una connessione Internet presso gli uffici dell UO economato provveditorato Variabile preliminare per l analisi del quadro attuale è rappresentata dal grado di universalità dell accesso permanente a Internet presso gli uffici economato provveditorato, verosimilmente attraverso la rete aziendale o attraverso connessioni dedicate. La ricognizione intende chiarire in che misura sia riscontrabile una problematica di «digital divide» cioè un significativo differenziale di opportunità informative dovuto a una limitata presenza di Internet sul panorama nazionale delle aziende sanitarie. 811

12 Figura Percentuali di connessioni permanenti a Internet UO provveditorato 100,00% 93,33% 75,00% 50,00% 45,45% 80,00% 76,09% 54,55% 54,55% 50,00% 45,45% 50,00% 23,91% 25,00% 20,00% 6,67% 0,00% sì A.S.L. ASL no sì no A.Osp Azienda Ospedaliera Sud Centro Nord La Figura 23.2 illustra i risultati dell analisi. Alcune evidenze si impongono all attenzione: il divario territoriale tra le realtà considerate, in termini di opportunità di accesso alla rete, appare piuttosto elevato e preoccupante; la percentuale di provveditorati di aziende ospedaliere connessi appare, in media, superiore rispetto a quella delle ASL; la media nazionale di aziende sanitarie i cui uffici provveditorato-economato non sono connessi permanentemente ad Internet si mantiene significativa (29.81%) Dati sulla propensione individuale del provveditore alla navigazione in Internet Tutti i provveditori presso il cui ufficio è disponibile un collegamento permanente a Internet dichiarano una accettabile familiarità con la navigazione; in tutte le aree geografiche si rilevano, inoltre, intervistati che, pur non avendo accesso alla rete dall ufficio, hanno comunque confidenza con l utilizzo di Internet da altre postazioni (prevalentemente domestiche). La Figura 23.3 riepiloga i dati dichiarati circa le esperienze di utilizzo di Internet da parte dei provveditori economi. Tra i provveditori che hanno dichiarato familiarità con l accesso a Internet, è parso interessante verificare quale sia la postazione «abituale» o «preferita» per la connessione, anche per ipotizzare un possibile profilo dei servizi utilizzati. 812

13 Figura Esperienze di utilizzo di Internet da parte di provveditori economi 100,00% 75,00% 85,00% 80,00% 65,00% 83,00% 50,00% 54,30% 45,70% 60,00% 40,00% 35,00% 25,00% 15,00% 20,00% 17,00% 0,00% sì A.S.L. ASL no sì no A.Osp Azienda Ospedaliera Sud Centro Nord La Figura 23.4 evidenzia, per gli intervistati del campione ASL, una prevalenza di accessi da postazioni domestiche mentre, per il campione Aziende Ospedaliere, si rileva una sostanziale parità. Questo potrebbe segnalare un potenziale di trasferimento di competenze sull utilizzo di Internet dall ambito domestico all ambito aziendale, specialmente nelle ASL. Figura Tipologia di postazioni utilizzate per l accesso a Internet da parte dei provveditori economi 97,05% 41,17% 60,00% 60,00% Casa Casa ASL Ufficio ASL Casa A.S.L. A.S.L. Azienda A.Osp. Ospedaliera Ufficio Azienda A.Osp. Ospedaliera Con riferimento a tale dato giova inoltre una sufficiente omogeneità territoriale tra le diverse aree (nord, centro e sud). Esiste inoltre un interessante corrispondenza: tutti gli intervistati che si collegano da casa utilizzano Internet anche in ufficio, se disponibile, mentre non si verifica il fenomeno contrario. Questa evidenza sembrerebbe suggerire una penetrazione di Internet nelle dinamiche aziendali «trainata» dalle conoscenze e dall utilizzo personale e domestico dello strumento. 813

14 Dati sulla propensione individuale del provveditore a effettuare acquisti on line A fronte di dati sostanzialmente incoraggianti circa l accesso a Internet (che tuttavia evidenziano qualche elemento di preoccupazione per quanto concerne le rilevanti differenze tuttora esistenti tra le diverse aree geografiche), occorre soffermarsi sulla ben più debole propensione a effettuare acquisti on line evidenziata da parte degli intervistati. La Figura 23.5 rappresenta sinteticamente la «propensione» espressa dagli intervistati circa l utilizzo di Internet a supporto dell acquisto di beni e servizi, tanto in ambito domestico a scopi personali (business-to-consumer) quanto in ambito aziendale, cioè per l approvvigionamento aziendale (business-to-business). Figura Propensione a effettuare acquisti on line sulla base di esperienze concrete 100,00% 93,15% 83,33% 75,00% 50,00% 25,00% 16,67% 6,85% 0,00% Acquista A.S.L. ASL Non Non acquistaon- line on line Acquista Azienda A.Osp. Ospedaliera Non Non acquistaon- line on line In particolare, giova osservare che il 7% circa dei provveditori ASL che hanno espresso propensione favorevole, hanno così meglio definito la loro risposta: il 5,5% circa si riferisce esclusivamente a transazioni aziendali di tipo B2B; l 1,5% allude esclusivamente a transazioni personali di tipo B2C; nessuno ha espresso interesse per entrambe le fattispecie. Per quanto concerne il campione di Aziende Ospedaliere, in cui si ravvisa una propensione significativamente più favorevole, l utilizzo di Internet per effettuare transazioni si riferisce: per il 17% degli intervistati favorevoli a transazioni aziendali; per il 3,4% degli intervistati favorevoli anche a transazioni personali B2C. 814

15 Dati relativi all interesse nei confronti di logiche di coordinamento interaziendale degli acquisti Come meglio evidenziato in precedenza, numerose modalità di e-procurement consentono di realizzare economie significative sulla base delle logiche di networking che le nuove tecnologie implementano. Che si tratti di vere e proprie «centrali di acquisto» oppure di semplici meccanismi per il coordinamento dei processi di acquisto tra aziende diverse, l effetto più evidente dell innovazione sembra essere rappresentato, almeno nel breve periodo, da un incremento del potere contrattuale degli acquirenti, proprio in virtù delle logiche di coordinamento e della maggiore trasparenza che si determina sul mercato delle forniture. A tale proposito è parso opportuno verificare se, anche sulla base di precedenti esperienze, vi fosse un reale interesse ad attivare logiche di networking con altre aziende del SSN per realizzare forme di coordinamento dei processi di acquisto. L analisi ha evidenziato che il 21% delle ASL e il 23% degli ospedali hanno già sperimentato forme di coordinamento negli acquisti. Di particolare interesse si rivela la scomposizione geografica del dato, rappresentata dalla Figura Figura Propensione ad attivare network interaziendali per gli acquisti 100,00% 90,91% 90,91% 75,00% 72,92% 75,00% 73,33% 50,00% 50,00% 50,00% 25,00% 27,08% 26,67% 25,00% 9,09% 9,09% 0,00% sì A.S.L. ASL no sì no A.Osp Azienda Ospedaliera Nord Centro Sud A fronte di una prevalenza di aziende settentrionali con favorevole propensione nei confronti di logiche di coordinamento degli acquisti, sembra opportuno sottolineare il dato relativo alle Aziende Ospedaliere dell Italia centrale, che testimonia un importante interesse in tal senso. 815

16 Dati relativi alle principali criticità percepite circa le prospettive di sviluppo dell e-procurement La rilevazione presso i provveditori economi ha consentito di individuare i principali elementi di criticità, anche attraverso la raccolta dei commenti rilasciati dagli intervistati. Il Box 27.2 riepiloga i principali fattori di criticità percepita rispetto allo sviluppo di logiche innovative di acquisto. Box I principali fattori di criticità percepita (in ordine di frequenza delle risposte) Incompatibilità dell e-procurement con le procedure di acquisto a evidenza pubblica previste dalle attuali normative a livello nazionale e comunitario. Debole propensione dei fornitori a modificare i propri modelli di business e ad accettare l incremento di trasparenza dei mercati conseguente alle nuove logiche di coordinamento. Difficoltà percepita nelle verifiche di qualità del prodotto in risposta alle crescenti esigenze degli utilizzatori. Inadeguatezza tecnologica degli uffici acquisti delle Aziende Sanitarie e Ospedaliere. Inadeguatezza delle conoscenze informatiche del personale. Incompleta implementazione della firma digitale. Insufficienza o scarsa chiarezza dell offerta di servizi di e-procurement attualmente disponibili. Appare evidente che l ostacolo allo sviluppo di logiche di e-procurement più diffusamente riscontrabile tra le osservazioni dei provveditori interpellati è rappresentato dall attuale normativa, che non dedica agli acquisti su Internet una specifica disciplina. A tale proposito giova ricordare che alcuni intervistati continuano a esprimere preoccupazione anche rispetto all adozione di forme di e-procurement per i cosiddetti «acquisti sotto soglia», ricordando che gli organi di controllo talvolta esprimono pareri non univoci in proposito. Significativo e diffusamente riscontrato è il commento che individua come fattore di particolare criticità rispetto allo sviluppo di logiche di e-procurement la debole propensione dei fornitori nei confronti dello sviluppo di e-market caratterizzati da elevati gradi di trasparenza delle informazioni: sarebbe pertanto chiaramente riscontrabile una resistenza dei fornitori del settore a spostare il proprio business sulla rete, con evidente necessità di mantenere attivi i canali tradizionali. Solo nelle ASL del Sud le dotazioni hardware e software a disposizione degli uffici acquisti sono considerate un limite allo sviluppo dell e-procurement (da quasi il 41% degli intervistati). Relativamente diffuso appare invece il commento relativo alla limitata implementazione della firma digitale, a fronte di un quadro concettuale e teorico di riferimento assai chiaro da anni. Nelle ASL del Centro-Nord e soprattutto nelle Aziende Ospedaliere il vincolo più avvertito sembra invece consistere nella difficoltà di effettuare attente veri- 816

17 fiche di qualità e soprattutto nell impossibilità di conciliare le esigenze di standardizzazione dei prodotti legate alle nuove logiche di acquisto on line con il crescente grado di «personalizzazione» del prodotto e del servizio richiesto dagli utilizzatori finali o richiedenti interni (per esempio, campionamenti del prodotto ecc.). Questa preoccupazione sembra riferirsi alle evidenti necessità di riprogettazione dei processi legati al processo d acquisto, che rappresentano senza dubbio un aspetto saliente dell introduzione di logiche di e-procurement Dati relativi alle principali potenzialità individuate nello sviluppo dell e-procurement e principali aspirazioni Relativamente uniformi appaiono, invece, le attese degli intervistati circa i possibili vantaggi ottenibili implementando una strategia di e-procurement. Il Box 23.3 riepiloga, in ordine decrescente di frequenza, le principali aspettative evidenziate a tale proposito dai provveditori economi intervistati. Box Aspettative rispetto all avvento di nuove modalità di acquisto secondo logiche di e- procurement Maggiore rapidità ed efficienza dei processi di acquisto. Opportunità di accedere agevolmente alle offerte di differenti fornitori e confrontarle. Riduzione dei costi dei prodotti legati alle nuove dinamiche competitive dei mercati delle forniture. Possibilità di monitorare la transazione durante tutto il suo svolgimento. Riduzione delle procedure cartacee e degli invii postali. Maggiore trasparenza e standardizzazione dei prezzi su scala nazionale. Come è possibile osservare, i vantaggi la cui percezione è più chiara riguardano: le opportunità derivanti dalla riprogettazione dei processi e delle transazioni, soprattutto con riferimento al recupero di efficienza e all accelerazione dei tempi (oltre il 63% degli intervistati si sono espressi in tal senso); il probabile impatto delle innovazioni tecnologiche sul mercato delle forniture, la cui crescente trasparenza rappresenta senza dubbio una delle principali aspirazioni dei provveditori economi (oltre il 32% di ricorrenze). Altrettanto consapevoli appaiono le aspettative in merito ai servizi accessori, che dovrebbero rappresentare il reale valore aggiunto dell offerta di e-services rivolto al mondo degli acquisti pubblici in genere e sanitari in particolare. Il Box 23.4, a tale proposito, elenca in ordine decrescente di ricorrenza le principali richieste di servizi internet la cui implementazione sembrerebbe di prioritaria utilità a supporto dell attività della funzione acquisti, secondo le percezioni dei provveditori-economi intervistati. 817

18 Figura Priorità rispetto alla disponibilità di e-services per i provveditori economi Accesso al database per il confronto dei prezzi e delle caratteristiche tecniche dei singoli prodotti offerti dai diversi fornitori. Accesso all albo dei fornitori e relative certificazioni on line (ISO, antimafia ecc.). Accesso alle banche dati contenenti le normative comunitarie, nazionali e regionali in materia di acquisti e la relativa giurisprudenza. Forum di discussione su vari argomenti inerenti agli acquisti tra gli interessati alle tematiche degli acquisti in Sanità. Pubblicazione on line dei bandi di gara con relativi capitolati e modulistica. Possibilità di attivare interrelazioni tra le varie ASL per l eventuale discussione e risoluzione di problemi comuni (forum di discussione e chat). Servizi per la gestione di «aste on line». Possibilità di reperire spunti e riflessioni circa le principali problematiche in tema di gestione e controllo degli acquisti delle Aziende Sanitarie. Formazione a distanza per il personale delle UO economato provveditorato. Come è possibile osservare, il servizio il cui valore aggiunto è maggiormente percepito dai provveditori economi consiste nella disponibilità on line di risorse a supporto dell attività «tradizionale» degli uffici, quale il database contenente le rilevazioni di un «osservatorio prezzi» (oltre il 78% delle ricorrenze) o l albo dei fornitori contenente la documentazione amministrativa più frequentemente utilizzata per la gestione delle gare (30% circa). Mentre il supporto alla gestione di aste on line è raramente citato tra le priorità (12% circa di ricorrenza, forse alla luce della consapevolezza circa i limiti normativi tuttora in vigore), appare di particolare interesse l enfasi riposta sul ruolo di Internet quale strumento a supporto del coordinamento interaziendale all interno del Servizio Sanitario Nazionale. Gli intervistati sottolineano frequentemente (oltre il 23%) una percezione di «strategicità» ed elevato valore aggiunto dei servizi Internet idonei alla creazione di network informali per la condivisione di problematiche ed esperienze tra diverse aziende, nonché l interesse che sarebbe oggettivamente rivestito da «community» virtuali di provveditori economi per il confronto costante su: problematiche comuni al mondo degli acquisti pubblici; condizioni contrattuali delle gare aggiudicate per determinate categorie merceologiche o di servizi; interpretazioni normative. Tale aspirazione, che effettivamente coglie appieno una delle principali potenzialità della rete, sembra peraltro sottolineare una tipologia di servizi non supportata dagli attuali operatori. 818

19 23.4. Conclusioni I dati sin qui illustrati consentono di descrivere gli atteggiamenti «buy-side» del mercato delle forniture di beni e servizi delle aziende del Servizio Sanitario Nazionale alla luce delle innovazioni di e-procurement sopra descritte. In particolare, le evidenze raccolte in merito ai requisiti tecnologici di base (connessione e accesso alla rete) suggeriscono di porre un attenzione specifica anche su queste problematiche, che non possono ritenersi assolutamente risolte e che rappresentano una condizione fondamentale per la diffusione delle logiche di e-procurement tra le aziende del Servizio Sanitario Nazionale. Occorre precisare tuttavia che i costi e la complessità tecnologica di tali «infrastrutture» di base appaiono, alla luce delle attuali evoluzioni dei mercati del software di base, piuttosto modesti e dunque non tali da rappresentare un reale ostacolo. Con riferimento ai fabbisogni tecnologici, questa indagine non si è invece soffermata sullo stato dell arte delle procedure amministrative di backoffice (sistema informativo a supporto dei processi di acquisto e del cosiddetto «ciclo passivo»), la cui integrazione con il web rappresenta senza dubbio un altro elemento essenziale del problema. Nel capitolo 22 sono presentate alcune argomentazioni con riferimento a questo particolare aspetto, che senza dubbio, soprattutto in alcuni contesti aziendali, rappresenta una criticità tecnologica meritevole di considerazione. Per quanto concerne la riprogettazione dei processi organizzativi interni, è abbastanza evidente, rispetto ai provveditori intervistati, una buona consapevolezza dell inevitabilità di tali interventi, testimoniata dalle elevate aspettative rispetto ai ritorni di utilità (riduzione di tempi e costi) che ne deriverebbero. La riprogettazione dei processi legati agli acquisti appare un esigenza diffusamente avvertita, che in ultima istanza prescinde dall innovazione tecnologica legata all e-procurement, ma rappresenta un fabbisogno urgente per tutte le realtà aziendali. In tale ottica, le innovazioni dell e-procurement sono considerate alla stregua di un opportunità per accelerare la riprogettazione. Minore ottimismo traspare invece dai dati relativi alle persone chiave coinvolte dalle nuove logiche di e-procurement. A fronte di un elevato grado di informazione sulle logiche generali dell e-procurement (sebbene non manchino commenti che evidenziano la scarsa «definizione» dell attuale offerta di servizi), emerge piuttosto chiaramente (Figura 23.5) una propensione attualmente debole a effettuare acquisti on line, tanto in una logica business-to-business quanto in una logica business-to-consumer. Con riferimento al B2B, giova osservare che l impiego di Internet da parte dei provveditori delle ASL considerate risulta prevalentemente confinato nell ambito domestico-familiare (Figura 23.4) piuttosto che in quello aziendale. Si direbbe addirittura che proprio le esperienze maturate nella «navigazione» dalle postazioni domestiche rappresenti il presupposto per l adozione in azienda di tale tecnologia. Se ne desume dunque, soprattutto in specifiche aree geografiche, un fabbisogno ancora rilevante di «sensibilizzazione culturale di fondo». 819

20 Giova comunque ribadire la forte criticità ravvisata dagli intervistati nei confronti del quadro normativo in vigore, che non appare coerente con le innovazioni dell e-procurement soprattutto a motivo delle interpretazioni variegate e talora contraddittorie, che certamente non sono sintetizzabili in un «testo unico» applicabile alle operazioni effettuate sulla rete. Paradossalmente, tale criticità non appare limitata alle gare europee ma si estende anche alle cosiddette operazioni «sotto-soglia», probabilmente meritevoli di qualche ulteriore chiarimento normativo che tranquillizzi i responsabili degli acquisti circa il ricorso alle nuove procedure di e-procurement. Infine, di particolare importanza appaiono i dati illustrati dalla Figura 23.6, riguardanti la propensione all attivazione di logiche di network formali interaziendali a supporto dei processi di acquisto: a tale proposito, giova osservare un apparente contraddittorietà di tali dati (che sembrerebbero indicare una propensione al coordinamento in progressivo aumento ma ancora piuttosto bassa) rispetto ai servizi a valore aggiunto più richiesti (tra i quali figurano, come già citato, le attivazioni di forum e di altri strumenti virtuali di coordinamento interaziendali). Premesso che il coordinamento interaziendale rappresenta probabilmente uno dei cardini della riprogettazione dei processi di acquisto, sembra opportuno ipotizzare un interpretazione delle evidenze raccolte che sottolinei una preferenza per l elevata «informalità» dei network interaziendali (quale quella offerta da forum di discussione e database condivisi), che tuteli i confini e i contenuti dell autonomia aziendale soprattutto con riferimento ai processi di acquisto, ma consenta al contempo un efficace coordinamento. Si ha comunque motivo di ritenere che un approfondimento di questa particolare percezione dei provveditori economi e delle sue possibili «sfumature» possa rappresentare un presupposto della costruzione di un eventuale «via italiana» alla progettazione di logiche innovative di «e-procurement» in ambito sanitario. Bibliografia Barbiero A., Osimo D., Spagnolo L. (2001), L e-procurement nella Pubblica Amministrazione: guida pratica all acquisto on-line di beni e servizi, Maggioli Editore. Buccoliero L., Meneguzzo M. (1999), Allearsi per comperare, EGEA, Milano. Tod S., «Market place: 30% di scelte Progetto pilota Bologna su spese da 200 miliardi Il virtuale avanza», in Il Sole 24 Ore Sanità, maggio 2001, p. 5. Douglas E. Goldstein (1999), E-healthcare, harness the power of Internet e-commerce & e-care, Aspen. Moynihian J., McLure M.L. (1995), EDI, HFMA. Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della Funzione Pubblica (2000), Piano d azione di e-government. Stabilini G., Giuffrida M. (2000), «E-procurement: grandi benefici attesi, poche le esperienze concrete. Per ora», in Economia & Management, maggio, n. 3 p

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