Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione Digitale)

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2 SOMMARIO PREMESSA... 2 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA, UN QUADRO ESPLICATIVO... 3 LA DISCIPLINA IN MATERIA DI FATTURAZIONE ELETTRONICA... 6 I principi e la nuova disciplina europea in materia di fatturazione elettronica... 6 La disciplina italiana... 7 LA FATTURA ELETTRONICA... 8 Definizione... 8 L accettazione del destinatario... 8 Il contenuto della fattura... 8 Controllo di gestione, firma elettronica, sistemi EDI e altre tecnologie... 9 La conservazione elettronica delle fatture... 9 Le semplificazioni del sistema di conservazione previste dal DMEF 17 giugno LA FATTURAZIONE ELETTRONICA OBBLIGATORIA VERSO LA P.A Il Sistema di Interscambio Decorrenza del nuovo regime La procedura della fatturazione elettronica La fattura elettronica verso la PA: contenuti e formato Emissione della fattura elettronica Gestione delle ricevute di emissione Regime transitorio per le fatture emesse prima del 6 giugno Schema flusso fatturazione elettronica

3 PREMESSA Il quadro normativo di riferimento Decreto Legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla Legge 8 agosto 1994, n. 489: Disposizioni tributarie urgenti per accelerare la ripresa dell'economia e dell'occupazione, nonché per ridurre gli adempimenti a carico del contribuente Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione Digitale) Legge 244/2007 e successive modifiche Decreto Ministeriale 7 marzo 2008: Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze. Individua nell Agenzia delle Entrate il gestore del Sistema di interscambio (SdI), ne definisce i compiti, le responsabilità e individua nella Sogei SpA la struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI. Decreto Legislativo 30 dicembre 2010, n 235: Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013: Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del Decreto 3 aprile 2013 n. 55: Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio Decreto Legge 66/2014 convertito con modificazioni dalla Legge 23 giugno 2014, n. 89 : Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale. Articolo 25: Modifica la tempistica di adozione Decreto Ministeriale Ministero 17 giugno Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005 Principale prassi di riferimento Circolare n.37 4 novembre 2013 della Ragioneria generale dello Stato (prime istruzioni operative ai Ministeri e nuove funzionalità SICOGE e interazione con sistema di interscambio) Circolare n. 1 del 31 marzo 2014 del Dipartimento finanze del Ministero dell Economia (precisazioni in tema di emissione della fattura elettronica verso la PA, divieto di pagamento in assenza di fattura elettronica, casistiche di impossibilità di recapito della fattura elettronica) Circolare del 24/06/2014 n Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Normativa: IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione Circolari interne emanate dai singoli enti pubblici (ad esempio Ministero dell istruzione circolare 3359 del 17 aprile 2014) 2

4 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA, UN QUADRO ESPLICATIVO La prima norma inserita nella legislazione italiana in materia di fatturazione elettronica risale al 1994 ed è il Decreto Legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla Legge 8 agosto 1994, n. 489: Disposizioni tributarie urgenti per accelerare la ripresa dell'economia e dell'occupazione, nonché per ridurre gli adempimenti a carico del contribuente, con cui veniva introdotta la possibilità di conservare scritture e documenti contabili rilevanti ai fini fiscali sotto forma di registrazioni su supporti di immagini. Tuttavia, da un punto di vista pratico, la definizione di come applicare tali disposizioni veniva rinviata ad un decreto del Ministero delle Finanze che è arrivato solo dopo dieci anni, il Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto con cui venivano definite le modalità di assolvimento delle obbligazioni fiscali relative ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su differenti tipologie di supporto. Al Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004 bisogna oggi fare riferimento per quanto riguarda i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali ed in riferimento a tale decreto vediamo di chiarire alcuni concetti di fondo. Innanzitutto, è opportuno chiarire quale è la differenza tra un documento informatico ed un documento analogico : un documento informatico è un insieme di bit (simboli binari), che deve essere interpretato da un sistema di elaborazione dati mentre per documento analogico si intende un'entità, materializzata su supporti di vario tipo e genere (come carta/pellicola fotografica/nastro magnetico). Il termine documento è inteso nella sua più ampia accezione; è la rappresentazione materiale (su qualsiasi supporto, statico, come la carta, la pellicola fotografica o cinematografica, il nastro magnetico, ecc., ovvero digitale) di qualsiasi fatto o atto o dato giuridicamente rilevante. Il Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) nella Delibera n. 11/2004 ha definito documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia; documento analogico originale: documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (ad esempio un documento analogico originale non unico è la fattura; documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Un documento analogico non deve essere interpretato, ma solo riprodotto, per la sua lettura non è necessaria alcuna elaborazione informatica. Il documento analogico è trasformato in documento informatico o digitale mediante l'acquisizione della relativa immagine (ad esempio mediante uno scanner, con un software che converta l'immagine in bit). Un documento informatico deve necessariamente possedere alcune precise caratteristiche affinché possa essere riconosciuto come una rappresentazione informatica di atti/fatti/dati giuridicamente rilevanti. Esso deve essere: statico ed immodificabile; emesso con riferimento temporale e sottoscrizione elettronica (per garantire l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità); su richiesta, deve essere reso leggibile e disponibile su supporto cartaceo, o ancora esibito per via 3

5 telematica, per esigenze di controllo; memorizzato su un supporto che garantisca l'ordine cronologico; consentire funzioni di ricerca ed estrazione informazioni, utilizzando come criteri nome/cognome/denominazione, Codice Fiscale, partita IVA, Data. Il termine documenti analogici definisce quei documenti che vengono formati utilizzando delle grandezze fisiche od oggetti fisici che assumono valori continui, cioè i documenti che si concretizzano su supporti cartacei (ad esempio, il testo scritto, il dattiloscritto, la fotocopia) o su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfiches o microfilm, su lastre o pellicole radiologiche, su cassette e nastri magnetici audio e video. In ogni caso ciò che differenzia il documento analogico rispetto al documento informatico è la circostanza che per la lettura del documento analogico non è necessaria alcuna elaborazione informatica. Per esempio, il contenuto di una videocassetta viene riprodotto tramite un dispositivo meccanico (le testine del videoregistratore) e non vi è alcun intervento o alcuna elaborazione per opera di programmi informatici. Le modalità di conservazione della documentazione così come l'abbiamo definita sono sostanzialmente tre: memorizzazione: ovvero trasposizione, su qualsiasi idoneo supporto, attraverso una procedura di elaborazione, di documenti analogici o informatici; archiviazione elettronica: ovvero memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, univocamente identificati con un codice di riferimento (antecedente al processo di conservazione);l'archiviazione elettronica è eventuale ed antecedente, rispetto alla conservazione in senso stretto dei documenti informatici; conservazione dei documenti informatici: ovvero memorizzazione, su supporti ottici o comunque idonei, della documentazione, che termina con sottoscrizione elettronica e marcatura temporale sui documenti o sul loro insieme. Da un punto di vista pratico tre sono gli ulteriori termini il cui significato è opportuno chiarire: dematerializzare digitalizzare: significa trasformare un documento da analogico a digitale (ad esempio, come descritto sopra, con la scansione); conservare digitalmente: organizzare un archivio gestibile da un sistema informatico (ovvero organizzare files in cartelle, e creare un database mediante un programma di gestione, per poter effettuare ricerche immettendo campi chiave); conservare sostitutivamente : si tratta di una modalità che si evolve secondo la normativa, incentrata su due formalità: firma digitale e marcatura temporale. La loro apposizione garantisce immodificabilità, certezza d'identità, data ed ora della generazione. Chiarite queste nozioni fondamentali, sarà facile comprendere le differenze tra fattura elettronica e analogica: fattura analogica: ha le stesse caratteristiche del documento analogico. Generalmente, è creata con un programma di videoscrittura, come Word, convertita in PDF ed inviata via ; può essere stampata e custodita su supporto cartaceo, oppure può usufruire della conservazione sostitutiva (ovvero elettronica), come la fattura elettronica. fattura elettronica: ha le stesse caratteristiche del documento informatico. L'emittente ha obbligo di 4

6 emissione e conservazione in formato elettronico (cioè, sostitutivo). Il ricevente, invece, ha l'obbligo di conservazione elettronica solo se ha fornito il suo consenso a ricevere le fatture in tale formato; in questo caso, sarà obbligato alla conservazione sostitutiva per tutte le fatture, in virtù del principio di omogeneità nelle modalità di conservazione. Quale che sia la modalità, si dovrà osservare, ovviamente, l'ordine cronologico. Fatta chiarezza sul piano terminologico, possiamo ora passare all esame della disciplina attualmente vigente in materia di fatturazione elettronica nei confronti di soggetti privati. Per fattura elettronica si intende un documento che viene registrato in formato digitale senza che vi sia la necessità di stamparlo su carta e che permette la salvaguardia dei dati in esso presenti grazie a particolari modalità informatiche. Elementi specifici di questo documento sono il riferimento temporale, che permette di individuare la data in cui è stata creata la fattura stessa e la firma elettronica, elemento che caratterizza la persona che ha materialmente redatto la ricevuta e di cui viene garantita l'autenticità tramite un complesso codice di sicurezza. Qualsiasi documento inviato a mezzo di posta elettronica o fax che non presenti questi due elementi non è considerata una fattura elettronica e non ha, quindi, nessun valore ai fini legali. Per emettere una ricevuta di questo tipo è necessario utilizzare specifici programmi informatici. 5

7 LA DISCIPLINA IN MATERIA DI FATTURAZIONE ELETTRONICA Con la Direttiva 2010/45/UE il legislatore europeo è intervenuto a riformare la cosiddetta Direttiva Iva (Direttiva 2006/112/CE, relativa al sistema comune d imposta sul valore aggiunto) per quanto riguarda la disciplina in materia di fatturazione: lo scopo di tale intervento è stato quello di semplificare e armonizzare le modalità di fatturazione e le relative norme applicative per i Paesi dell Unione Europea. Tra i vari interventi in materia di fatturazione, uno dei più innovativi concerne la proprio fatturazione elettronica. I principi e la nuova disciplina europea in materia di fatturazione elettronica Le regole europee poggiano su alcuni principi comuni, che vengono enunciati all'interno dei considerando della Direttiva 2010/45/UE: ritenendo che la fatturazione elettronica possa incrementare la competitività delle imprese attraverso una riduzione dei costi, gli obblighi IVA devono essere rivisti per eliminare gli oneri e le barriere esistenti il cui effetto è quello di ostacolare il ricorso a tale tipo di fatturazione (VIII considerando); le fatture redatte su supporto cartaceo e con modalità elettroniche devono ricevere il medesimo trattamento, anche in riferimento alle competenze delle autorità fiscali (VIII e IX considerando); sia per le fatture cartacee, sia per quelle elettroniche deve essere assicurata l autenticità dell originale (comprovando in tale ambito l identità del soggetto emittente), l integrità del contenuto (così come viene identificato dalle norme europee) e la sua leggibilità (X considerando); al fine ultimo di assicurare la sussistenza dei tre requisiti che son stati appena menzionati, i controlli di gestione possono essere utilizzati per creare modalità di controllo affidabili tra le fatture e le relative cessioni o prestazioni (X considerando); l autenticità e l integrità delle fatture elettroniche possono essere assicurate anche ricorrendo a talune tecnologie esistenti, quali la trasmissione elettronica di dati (Electronic Data Interchange EDI) e le firme elettroniche avanzate; tuttavia, poiché esistono altre tecnologie, i soggetti passivi non dovrebbero essere obbligati a ricorrere ad una tecnologia di fatturazione elettronica in particolare (XI considerando); nel caso in cui un soggetto passivo provveda all'archiviazione delle fatture da esso emesse o ricevute tramite un mezzo elettronico, oltre allo Stato membro nel quale il soggetto passivo è stabilito anche lo Stato membro nel quale è dovuta l imposta ha diritto ad accedere a tali fatture per effettuare eventuali controlli (XII considerando). In base alla disciplina contenuta nella Direttiva IVA, per fattura elettronica si intende una fattura contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e ricevuta in formato elettronico (articolo 217 Direttiva Iva). Al fine di garantire la parità di trattamento tra fatturazione elettronica e fatturazione cartacea, si impone agli Stati membri di accettare come fattura ogni documento o messaggio cartaceo o elettronico che soddisfi le condizioni stabilite nella Direttiva Iva (articolo 218 Direttiva IVA). Il ricorso ad una fattura elettronica è subordinato all accordo del destinatario (articolo 232 Direttiva Iva). Autenticità dell origine, integrità del contenuto e leggibilità di una fattura, sia essa cartacea o elettronica, sono assicurate dal momento dell emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura (articolo 233, 1, Direttiva IVA). Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare i tre requisiti; tale obiettivo può essere realizzato 6

8 attraverso controlli di gestione che creino una definita procedura di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi (articolo 233, 1, Direttiva Iva). Costituiscono esempi di tecnologie che assicurano l autenticità dell origine e l integrità del contenuto di una fattura elettronica (articolo 233, 2, Direttiva Iva): la firma elettronica e la trasmissione elettronica di dati (Electronic Data Interchange EDI). Gli Stati membri possono stabilire condizioni specifiche per l emissione per via elettronica di fatture relative a cessioni di beni o a prestazioni di servizi effettuate nel loro territorio, a partire da un Paese con il quale non esiste alcuno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza (art. 235 Direttiva Iva). In caso di lotti comprendenti una pluralità di fatture elettroniche trasmesse allo stesso destinatario o messe a sua disposizione, le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere menzionate una sola volta, nella misura in cui, per ogni fattura, la totalità delle informazioni sia accessibile (articolo 236 Direttiva IVA). La disciplina italiana Le modifiche al diritto europeo sono state recepite nell ordinamento interno con il cosiddetto Decreto Salva Infrazioni (Decreto Legge 11 dicembre 2012, n. 216), così denominato perché volto ad evitare l applicazione di sanzioni nei confronti dell Italia a seguito del ritardo nell allineamento della disciplina nazionale a quella dell Unione Europea. La conclusione anticipata della Legislatura ha indotto il Governo a non procedere con la conversione in legge del Decreto Salva Infrazioni e a trasferirne le disposizioni nella Legge di Stabilità per il 2013 (Legge 24 dicembre 2012, n Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato ). Conformandosi alle nuove regole europee, il Legislatore nazionale ha promosso l utilizzo della fatturazione elettronica mediante la sua equiparazione alla fatturazione cartacea e consentendo la conservazione elettronica delle fatture anche nei casi in cui siano state emesse in forma cartacea. La nuova disciplina della fatturazione è stata introdotta sostituendo e ampliando le regole già enunciate nell ambito dell'articolo 21, DPR 26 ottobre 1972, n. 633: con effetto dal 1 gennaio 2013 (articolo 1, comma 335, Legge n. 228 del 2012) sono stati sostituiti i commi da 1 a 6 e sono stati aggiunti i nuovi commi 6 bis e 6 ter. 7

9 LA FATTURA ELETTRONICA Definizione Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico (si veda in proposito l'articolo 21, comma 1, DPR n. 633 del 1973 secondo cui Per ciascuna operazione imponibile deve essere emessa una fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili. Può essere emessa una sola fattura per tutte le operazioni effettuate fra le stesse parti nello stesso giorno o nel corso della stessa settimana ). La fattura, cartacea o elettronica, si deve considerare emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente (articolo 21, comma 1, DPR n. 633 del 1973: La fattura deve essere emessa dal soggetto che effettua la cessione o la prestazione, in duplice esemplare, entro trenta giorni dalla data di effettuazione dell'operazione, determinata a norma dell'art. 6, o dall'ultimo giorno della settimana per le operazioni fatturate settimanalmente; nello stesso termine uno degli esemplari deve essere consegnato o spedito all'altra, parte ). Nella circolare del 19 ottobre 2005, n. 45, l Agenzia delle Entrate ha precisato che la fattura elettronica inoltrata per via telematica si ha per emessa nel momento della sua trasmissione, ossia nel momento in cui il documento informatico è trasmesso per via elettronica al destinatario [ ]. Peraltro, l emissione della fattura può coincidere con il momento in cui la fattura elettronica è messa a disposizione del destinatario al quale venga inviato un semplice messaggio ( ) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento al server ove la fattura è reperibile. In tal modo il destinatario, collegandosi al sito, può effettuare in qualsiasi momento il download della fattura, ossia scaricare il documento elettronico. Nel caso di più fatture elettroniche trasmesse in unico lotto allo stesso destinatario da parte dello stesso cedente o prestatore, le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere inserite una sola volta, purché per ogni fattura sia accessibile la totalità delle informazioni (articolo 21, comma 3, DPR n. 633 del Se l'operazione o le operazioni cui si riferisce la fattura comprendono beni o servizi soggetti all'imposta con aliquote diverse, gli elementi e i dati di cui ai numeri 2), 3) e 4) devono essere indicati distintamente secondo l'aliquota applicabile ). L accettazione del destinatario Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario (così come viene previsto dall'articolo 21, comma 1, DPR n. 633 del 1973). In primo luogo, bisogna osservare che la disciplina europea usa una diversa espressione, vale a dire accordo del destinatario (articolo 232 Direttiva IVA). In secondo luogo, è necessario rilevare che la manifestazione di volontà da parte del destinatario non soggiace a forme particolari: è quindi ragionevole ritenere che essa possa avvenire anche successivamente all emissione e per fatti concludenti, ad esempio mediante il pagamento del corrispettivo o la registrazione del documento contabile. Il contenuto della fattura Come è già stato ricordato sopra, la Direttiva IVA richiede che la fattura elettronica non soltanto sia emessa e ricevuta in formato elettronico, ma includa anche le informazioni individuate nella stessa Direttiva IVA (si veda in proposito l'articolo 217 della Direttiva IVA). In base al nuovo comma 2 dell articolo 21, DPR n. 633 del 1972, la fattura sia essa cartacea o elettronica deve contenere le seguenti indicazioni: data in cui è stata emessa; numero progressivo che la identifichi in modo univoco; 8

10 ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti; numero della partita IVA del soggetto cedente o prestatore; indicazione della ditta, della denominazione o della ragione sociale, del nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché l'ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti; il numero di partita IVA del soggetto cessionario o committente ovvero, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell Unione Europea, numero di identificazione IVA attribuito dallo Stato membro di stabilimento; nel caso in cui il cessionario o committente residente o domiciliato nel territorio dello Stato non agisce nell esercizio d impresa, arte o professione, codice fiscale; l'indicazione della natura, della qualità e della quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell operazione; l'ammontare dei corrispettivi e tutti gli altri dati che risultano essere necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono; i corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono; quale sia l'aliquota, l'ammontare dell imposta e dell imponibile con arrotondamento al centesimo di euro; la data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, se si tratta di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi; l'annotazione che la stessa è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo. Controllo di gestione, firma elettronica, sistemi EDI e altre tecnologie Il soggetto passivo assicura l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione (così come viene previsto dall'articolo 21, comma 3, DPR n. 633 del 1973). L'Autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante l'utilizzo ai sensi dell'articolo 21, comma 3, DPR n. 633 del 1973, di: sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile; apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente - sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati; altre tecnologie in grado di garantire l autenticità dell origine e l integrità dei dati. La conservazione elettronica delle fatture La conservazione delle fatture viene disciplinata dall articolo 39, DPR n. 633 del 1972, anch esso modificato dalla Legge di stabilità per il 2013 ( Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi 9

11 dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. ) La modalità elettronica di conservazione è imposta per le fatture elettroniche, mentre è soltanto facoltativa per le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee. La nuova disciplina prevede infatti che: le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze adottato ai sensi dell articolo 21, comma 5, Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 ( Codice dell amministrazione digitale ); le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l accesso automatizzato all archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l autenticità e l integrità delle fatture, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. Le semplificazioni del sistema di conservazione previste dal DMEF 17 giugno 2014 Il Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, in attuazione all articolo 21, comma 5, del Decreto Legislativo n. 82/ cosiddetto Codice dell Amministrazione digitale (CAD) -, definisce le nuove modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. Il novellato Decreto Ministeriale, in vigore dal 27 giugno 2014, ha lo scopo di armonizzare le disposizioni di natura tributaria relative alla conservazione dei documenti informatici con le regole tecniche di attuazione del Codice dell amministrazione digitale (DPCM 3 dicembre 2013), in materia di sistema di conservazione, ma soprattutto introduce semplificazioni importanti ai processi di dematerializzazione della documentazione fiscale. Dalle novità introdotte, emerge la volontà del legislatore di incentivare le imprese all utilizzo della fatturazione elettronica e alla tenuta informatica dei registri contabili anche in virtù dell obbligo correlato della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, introdotto dal Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013 ed in vigore per alcune Pubbliche Amministrazioni dallo scorso 6 giugno, nonché in virtù delle semplificazioni introdotte nei processi di fatturazione elettronica tra imprese, chiarite dall Agenzia delle Entrate con la Circolare n. 18 del 24 giugno La principale novità rispetto alla disciplina precedente è rappresentata dall'abrogazione del termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture attive, (obbligo introdotto dall'articolo 3, comma 2 del Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004) non più contemplato nel Decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze 17 giugno Nella nuova versione, (articolo 3, comma 3 del Decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze 17 giugno 2014), il processo di conservazione di tutti i documenti informatici, comprese le fatture elettroniche, viene allineato a quello di libri e registri contabili e dovrà pertanto essere completato entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale a cui i documenti si riferiscono (comma 4-ter del Decreto Legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla Legge 4 agosto, n. 489). Per i contribuenti con periodo d imposta coincidente con l anno solare, le fatture emesse nel 2014, ad esempio, potranno essere conservate entro il mese di dicembre Un altra importante novità riguarda la semplificazione delle modalità di comunicazione con l Agenzia delle Entrate, alla quale non si dovrà più inviare l impronta dell archivio informatico (la previsione che è stata abrogata era contenuta nell'articolo 5, comma 1, del Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004), ma si 10

12 prevede esclusivamente che il contribuente provveda ad indicare nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d imposta di riferimento che ha iniziato ad effettuare la conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari (articolo 5, comma 1, Decreto Ministeriale 17 gennaio 2014). Ciò che conta è che, in caso di eventuali verifiche, controlli o ispezioni, i documenti e le scritture siano accessibili alla consultazione su supporto cartaceo o informatico. Sono previste, come in passato, anche modalità di esibizione telematiche dei documenti da definirsi con provvedimenti delle Agenzie fiscali competenti Un'ulteriore importante semplificazione attiene alle modalità di pagamento dell imposta di bollo dovuta su libri, registri e documenti rilevanti ai fini tributari. In luogo del pagamento in acconto e a saldo tramite modello F23 cartaceo che, come noto, non ammette compensazione, l articolo 6 del novellato Decreto prevede il pagamento del tributo in un unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio, con modalità esclusivamente telematiche, attraverso il modello di versamento a compensazione F24. Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l assolvimento dell imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell imposta ai sensi del Decreto in oggetto. Diversamente dal passato, inoltre, non dovranno più essere effettuate le comunicazioni preventive e consuntive finora richieste. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi (ad esempio una marca temporale) sul pacchetto di archiviazione (così come viene previsto dall'articolo 3, comma 2 del Decreto Ministeriale 17 giugno 2014). Occorre precisare che la sottoscrizione elettronica sul pacchetto di archiviazione da parte del Responsabile della conservazione veniva già prevista dalle regole tecniche (si veda in proposito l'articolo 9, del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013) ai sensi dell articolo 71 del CAD, pertanto non viene citata nel Decreto in oggetto ma è necessario eseguirla nel processo come già disposto dal Decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze 24 gennaio L articolo 4 del Decreto in oggetto spiega anche come deve comportarsi il contribuente nel caso in cui si trovasse alle prese con copie informatiche e copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogiche. Affinché la riproduzione sia considerata regolare e acquisisca i crismi dell'ufficialità, deve essere provvista di firma elettronica qualificata, digitale, oppure della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie Fiscali. Inoltre, il sigillo di copia conforme all originale, ai fini fiscali, va posto da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato, ma solamente nel caso in cui si tratti di documenti unici (articolo 22, comma 2, Decreto Legislativo 82/2005). In altre parole, la presenza del notaio per l attestazione della conformità del documento informativo all originale analogico è necessaria solamente qualora il documento sia unico ovvero non sia in possesso di terzi o non si possa risalire al suo contenuto attraverso altri documenti o registri. Al contrario, per i documenti non unici, come in genere accade per quasi tutti i documenti rilevanti sotto il profilo fiscale (fatture, ricevute, documento di trasporto, ecc) l attestazione del notaio non sarà necessaria. 11

13 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA OBBLIGATORIA VERSO LA P.A. Al fine di dare attuazione alla normativa comunitaria (Direttiva 2010/45/UE) e di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, l articolo 1, ai commi da 209 a 214, della Legge 244/2007 (Legge Finanziaria 2008) aveva previsto (comma 209) da un lato, l introduzione graduale nel nostro ordinamento dell obbligo di effettuare le procedure di fatturazione in forma elettronica in riferimento ad ogni tipo di operazione consistente nella cessione di beni e/o prestazione di servizi eseguita nei confronti di Pubbliche Amministrazioni (tale obbligo comprendeva l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili) e dall'altro (comma 210) il duplice divieto, da parte della Pubblica Amministrazione, di accettare, a fronte della prestazione di forniture, lavori o servizi, fatture che fossero state emesse in forma cartacea e di procedere al loro pagamento. Legge 244/2007 (Legge Finanziaria 2008) Articolo 1 (Disposizioni in materia di entrata, nonché disposizioni concernenti le seguenti Missioni: Organi costituzionali, a rilevanza costituzionale e Presidenza del Consiglio dei ministri; Relazioni finanziarie con le autonomie territoriali) 209. Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n A decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell'economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie Con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze da emanare entro il 31 marzo 2008 è individuato il gestore del Sistema di interscambio e ne sono definite competenze e attribuzioni, ivi comprese quelle relative: a) al presidio del processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie; b) alla gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica Con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze, di concerto con il Ministro per le riforme e le innovazioni nella pubblica amministrazione, sono definite: a) le regole di identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatari della fatturazione; b) le regole tecniche relative alle soluzioni informatiche da utilizzare per l'emissione e la trasmissione delle fatture 12

14 elettroniche e le modalità di integrazione con il Sistema di interscambio; c) le linee guida per l'adeguamento delle procedure interne delle amministrazioni interessate alla ricezione ed alla gestione delle fatture elettroniche; d) le eventuali deroghe agli obblighi di cui al comma 209, limitatamente a determinate tipologie di approvvigionamenti; e) la disciplina dell'utilizzo, tanto da parte degli operatori economici, quanto da parte delle amministrazioni interessate, di intermediari abilitati, ivi compresi i certificatori accreditati ai sensi dell'articolo 29 del codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, allo svolgimento delle attività informatiche necessarie all'assolvimento degli obblighi di cui ai commi da 209 al presente comma; f) le eventuali misure di supporto, anche di natura economica, per le piccole e medie imprese; g) la data a partire dalla quale decorrono gli obblighi di cui al comma 209 e i divieti di cui al comma 210, con possibilità di introdurre gradualmente il passaggio al sistema di trasmissione esclusiva in forma elettronica Le disposizioni dei commi da 209 a 213 costituiscono per le regioni principi fondamentali in materia di armonizzazione dei bilanci pubblici e di coordinamento della finanza pubblica e del sistema tributario, ai sensi dell'articolo 117, terzo comma, della Costituzione. Il Sistema di Interscambio Allo scopo di dare attuazione alle citate disposizioni comunitarie (Direttiva 2010/45/UE) il legislatore aveva previsto (articolo 1, comma 211 Legge 244/ La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell'economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie ) un sistema di invio da parte dei soggetti fornitori/appaltatori della Pubblica Amministrazione con modalità indirette della fattura elettronica, basato sull'utilizzo di una piattaforma elettronica (si tratta del cosiddetto Sistema di Interscambio SdI la cui creazione è stata prevista con il D.M. 7 marzo 2008, in attuazione dell articolo 1, comma 212, della Legge 244/2007), organizzata dal Ministero dell'economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie. La funzione del Sistema di Interscambio veniva individuata nel provvedere alla raccolta delle fatture emesse dai fornitori della Pubblica Amministrazione e nel loro inoltro alla stazione appaltante competente al cui interno si stabiliva dover essere individuato il servizio incaricato, in via esclusiva, alla ricezione delle fatture medesime. Tali uffici avrebbero poi dovuto essere inseriti all'interno dell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA, il cui scopo è quello di provvedere ad attribuire a ciascuno di essi un apposito codice identificativo. La trasmissione delle fatture elettroniche La trasmissione delle fatture elettroniche verso la Pubblica amministrazione può avvenire esclusivamente tramite il sistema di interscambio istituito dal Ministero dell'economia e delle finanze. Il sistema di interscambio è l'unica interfaccia per i fornitori della Pubblica Amministrazione. Il Decreto Ministeriale 8 marzo 2007 ha individuato nell Agenzia delle Entrate il gestore del sistema di interscambio e nella Sogei, controllata dall Agenzia delle Entrate medesima, l apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione tecnica di detto sistema di interscambio. 13

15 SISTEMA DI INTERSCAMBIO TRASMITTENTE = Fornitore DESTINATARIO = Pubblica Amministrazione Riceve le fatture Effettua i controlli Inoltra le fatture alla P.A. AGENZIA ENTRATE (Gestore) + SOGEI (Conduzione tecnica) In attuazione delle citate disposizioni contenute nella Legge Finanziaria 2008 è successivamente intervenuto il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, n. 55, emanato da parte del Ministro dell Economia e delle Finanze, di concerto con il Ministro per la Pubblica Amministrazione e semplificazione, d intesa con la Conferenza unificata, entrato in vigore a partire dal 6 giugno Nel D.M. 55/2013 è contenuta una schematizzazione del meccanismo di trasmissione e ricezione della fattura elettronica che può essere così riassunta: la fattura elettronica trasmessa alle Amministrazioni attraverso il Sistema di Interscambio di cui al citato Decreto del Ministro dell'economia e delle Finanze 7 marzo 2008 deve riportare obbligatoriamente tutta una serie di informazioni che sono indicate nell allegato A del Decreto che definisce il formato della fattura elettronica; le regole tecniche relative alle modalità di emissione della fattura elettronica, nonché alla trasmissione e al ricevimento della stessa attraverso il Sistema di Interscambio, sono indicate nell'allegato B del regolamento; la stessa fattura elettronica si deve considerare regolarmente trasmessa per via elettronica, ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, e ricevuta dalle amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, di cui al paragrafo 4 del documento che costituisce l'allegato B del regolamento, da parte del Sistema di interscambio; le linee guida per la gestione della fattura elettronica da parte delle amministrazioni sono contenute nel documento che costituisce l'allegato C del presente regolamento; le amministrazioni interessate devono identificare i propri uffici deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche da parte del Sistema di interscambio e ne curano l'inserimento nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), istituito dall'articolo 11 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, in tempo utile per garantirne l'utilizzo in sede di trasmissione delle 14

16 fatture elettroniche; le stesse amministrazioni curano altresì, agli stessi fini, l'aggiornamento periodico dei propri uffici nel predetto Indice, che provvede ad assegnare il codice in modo univoco. La disciplina relativa alla fatturazione elettronica 1 nei confronti delle P.A. è poi stata completata con l emanazione della Circolare congiunta 31 marzo 2014, n.1 del Dipartimento delle Finanze del Ministero dell Economia e delle Finanze e del Dipartimento della Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri. In conformità ai citati chiarimenti contenuti nella circolare congiunta 31 marzo, sono successivamente state rese disponibili anche le specifiche tecniche relative, rispettivamente, al Sistema di Interscambio ed all Indice delle Pubbliche Amministrazioni. In particolare, nelle specifiche tecniche relative al SdI viene fornita la definizione di fattura elettronica (per altro già presente anche nell articolo 21 comma 1, secondo periodo, del D.P.R. 633/1972, secondo cui per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico ), per la quale si intende il documento informatico predisposto nel formato previsto dall allegato A al D.M. 55/2013 e trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio, e da questo recapitato alla P.A. destinataria. Sempre nella Circolare congiunta 31 marzo 2014, n. 1 del Dipartimento delle Finanze del Ministero dell Economia e delle Finanze e del Dipartimento della Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri viene, inoltre, precisato che la nozione di fattura elettronica può riferirsi ad una fattura singola, ovvero ad un lotto di fatture 2. Decorrenza del nuovo regime Con il Decreto Ministeriale 55/2013 sono state stabilite le tempistiche relative alla decorrenza sia dell obbligo di emissione della fattura in formato elettronico, in sostituzione di quella cartacea, da parte dei soggetti fornitori ed appaltatori della Pubblica Amministrazione sia del divieto, a ciò correlato, di ricezione, da parte delle Pubbliche Amministrazioni individuate nell elenco, aggiornato annualmente, entro il 31 luglio, ai sensi dell articolo 1, comma 5, della legge 311/2004 (si confronti in proposito l'elenco ISTAT pubblicato nella G.U. 229 del 30 settembre 2013), delle fatture in forma cartacea e di pagamento dei corrispettivi, in 1 Principali norme di riferimento: Articolo 1, commi Legge 244/2007 e successive modifiche È la norma che istituisce l obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. L'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica.. Le amministrazioni pubbliche non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica.. La trasmissione delle fatture avviene attraverso il Sistema di Interscambio. Decreto 7 marzo 2008 Il decreto individua il gestore del Sistema di Interscambio (SdI) nell Agenzia delle Entrate, ne definisce i compiti e le responsabilità ed individua nella Sogei SpA la struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI. Decreto 3 aprile 2013 n. 55, regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio Decreto Legge n. 66/2014, convertito con modificazioni dalla Legge 23 giugno 2014, n. 89, articolo 25 Modifica la tempistica di adozione di quanto previsto dall'articolo 1, commi Legge 244/2007 e successive modifiche Principale prassi di riferimento: Circolare n.37 4 novembre 2013 della Ragioneria generale dello Stato: Prime istruzione operative ai Ministeri e nuove funzionalità SICOGE e interazione con sistema di interscambio) Circolare n. 1 del 31 marzo 2014 del Dipartimento finanze del Ministero dell Economia: Precisazioni in tema di emissione della fattura elettronica verso la PA, divieto di pagamento in assenza di fattura elettronica, casistiche di impossibilità di recapito della fattura elettronica Circolari interne emanate dai singoli enti pubblici ad esempio Ministero dell istruzione circolare 3359 del 17 aprile Ulteriori informazioni per le imprese obbligate ad emettere, a partire dal 6 giugno 2014, le fatture elettroniche da trasmettere attraverso il nuovo Sistema di Interscambio si possono trovare sul sito istituzionale che dedica, peraltro, un apposita sezione agli adempimenti ed alle modalità operative a cui sono tenuti ad uniformarsi i cedenti/prestatori. 15

17 mancanza della fattura elettronica (così come previsto dall'articolo 6 comma 6, Decreto Ministeriale 55/2013). In particolare, la fattura elettronica è diventata obbligatoria: a partire dal 6 giugno 2014, per tutte le fatture emesse nei confronti dei Ministeri, delle Agenzie fiscali (ad es. l Agenzia delle Entrate), e degli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, come individuati nell elenco ISTAT sopra citato; E diventerà obbligatoria dal 31 marzo 2015 (la data precedentemente fissata del 6 giugno 2015 è stata modificata dal Decreto-Legge 24 aprile 2014, n. 66 convertito con modificazioni dalla Legge 23 giugno 2014, n. 89, per tutte le fatture emesse nei confronti delle altre P.A. (ad es. la Presidenza del Consiglio dei Ministri), ad eccezione delle Amministrazioni locali (ad es. i comuni). Per quel che riguarda, infatti, le prestazioni eseguite nei confronti delle Amministrazioni locali, gli obblighi di fatturazione elettronica vengono demandati ad uno specifico Decreto ministeriale che verrà emanato da parte del Ministro dell Economia e Finanze, di concerto con il Ministro per la pubblica amministrazione e semplificazione, d intesa con la Conferenza unificata (si veda in proposito l'articolo 1, comma 214, della Legge 244/2007). Va poi ricordato che a decorrere da tali date le Pubbliche Amministrazioni non potranno più ricevere fatture in formato cartaceo da parte di soggetti che hanno loro erogato servizi, lavori o forniture. In tal ambito, l articolo 6, comma 1, del D.M. 55/2013 stabilisce la facoltà, per le P.A. che si siano già accreditate sulla piattaforma elettronica prima delle citate scadenze (quindi nel periodo che è intercorso tra il 6 dicembre 2013 ed il 5 giugno 2014 ovvero sino al 30 marzo 2015, o alla data che verrà successivamente stabilita con D.M., in funzione della P.A. che riceve la fattura, secondo le modalità che sono state precedentemente illustrate) e su base volontaria, di ricevere fatture elettroniche, previo specifico accordo con i propri fornitori ( A decorrere dal termine di sei mesi dall'entrata in vigore del presente decreto il Sistema di Interscambio viene reso disponibile alle amministrazioni di cui all'articolo 1 comma 2 che, volontariamente e sulla base di specifici accordi con tutti i propri fornitori, intendono avvalersene per la ricezione delle fatture elettroniche secondo le modalità del presente regolamento. In tali casi, la data di effettiva applicazione delle disposizioni del presente regolamento nei riguardi di tali amministrazioni è quella dalle stesse comunicate al gestore di cui all'articolo 1, comma 212, della legge 24 dicembre 2007 n. 244, e successive modificazioni ). A tale proposito si ritiene che, nel momento in cui il fornitore abbia rilasciato il proprio assenso all'adozione della modalità elettronica di fatturazione, l utilizzo di tale meccanismo diviene obbligatorio in tutti i successivi rapporti tra questo e la P.A. di riferimento. L'avvio anticipato dell'entrata in vigore della fatturazione elettronica Il Decreto Legge 66/2014, convertito con modificazioni dalla Legge 23 giugno 2014, n. 89, ha modificato in maniera importante la cronologia dell'entrata in vigore dell'obbligo di fatturazione elettronica nei confronti delle stazioni appaltanti pubbliche ridisegnandone i tempi di avvio relativamente alle Amministrazioni Pubbliche, comprese quelle locali, diverse da Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti di previdenza, allo scopo di portarne a termine il prima possibile il percorso di adeguamento e digitalizzazione. Più in dettaglio, l articolo 25 del D.L. 66/2014 prevede che: Nell'ambito del più ampio programma di digitalizzazione delle amministrazioni pubbliche definito dall'agenzia per l'italia digitale, al fine di accelerare il completamento del percorso di adeguamento all'utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici tra pubblica amministrazione e fornitori, il 16

18 termine di cui all'articolo 6, comma 3, del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 3 aprile 2013, n. 55 recante Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244, è anticipato al 31 marzo Alla medesima data, sentita la Conferenza unificata, di cui all'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, è anticipato il termine dal quale decorrono gli obblighi previsti dal predetto decreto n. 55 del 2013, per le amministrazioni locali di cui al comma 209 della citata legge n. 244 del In base alla normativa sopra citata, viene anticipata al 31 marzo 2015 l entrata in vigore dell'obbligo di fatturazione elettronica da parte dei fornitori/prestatori della Pubblica Amministrazione verso tutte le stazioni appaltanti, comprese quelle locali. Come si ricorderà, il D.M. 55 del 3 aprile 2013 aveva fissato al 6 giugno 2015 (ventiquattro mesi dalla sua entrata in vigore) la data di decorrenza per le altre Amministrazioni centrali, rimandando a un ulteriore decreto ministeriale l'individuazione della tempistica per le amministrazioni locali. Con il Decreto 66/2014 viene fissato la data di scadenza del nuovo obbligo, con riguardo sia alle Amministrazione centrali che alle Amministrazioni locali, al 31 marzo Pertanto dal 31 marzo 2015 anche le Regioni, le Province e i Comuni e tutti gli enti locali dovranno ricevere dai propri fornitori di beni/prestatori di servizi e conservare unicamente fatture elettroniche. Sempre a partire dal 31 del mese d marzo del prossimo anno, le Pubbliche Amministrazioni, comprese quelle locali, non potranno né accettare le fatture che siano state emesse, o trasmesse, in forma cartacea né potranno procedere al pagamento delle relative forniture/prestazioni, neppure in modo parziale, sino all'invio da parte del fornitore/prestatore del documento in forma elettronica. La normativa è, invece, diversa per quanto riguarda Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti di previdenza. Per tali soggetti, infatti, si prevede una partenza anticipata dell'entrata in vigore dell'obbligo di fatturazione elettronica al 6 giungo 2014, così come viene stabilito dall'articolo 6, comma 2 del D.M. 55 del 3 aprile 2013 in attuazione dell'obbligo introdotto dall'articolo 1, commi da 209 a 214 della Legge 244/2007, Finanziaria Affinché i pagamenti effettuati da parte delle Pubbliche Amministrazioni ai propri fornitori/prestatori risultino essere effettivamente tracciabili si prevede, inoltre, che le fatture elettroniche emesse nei confronti delle stesse Pubbliche Amministrazioni debbano contenere: il Codice Identificativo di Gara (CIG), tranne nei casi di esclusione dall'obbligo di richiesta ai fini della tracciabilità di cui alla Legge 13 agosto 2010, n ; 3 Sono escluse dall'obbligo di richiesta del codice CIG ai fini della tracciabilità le seguenti fattispecie: i contratti che hanno ad oggetto l acquisto o la locazione di terreni, fabbricati esistenti o altri beni immobili o riguardanti diritti su tali beni (articolo 19, comma 1, lettera a, prima parte, del Codice degli Appalti); i servizi di arbitrato e conciliazione (articolo 19, comma 1, lettera c, del Codice degli Appalti); i contratti di lavoro che le stazioni appaltanti abbiano concluso con i propri dipendenti (articolo 19, comma 1, lettera e) del Codice degli Appalti); i contratti di lavoro temporaneo (legge 24 giugno 1997 n. 196); gli appalti di cui all articolo 19, comma 2, del Codice degli Appalti ( appalti pubblici di servizi aggiudicati da un'amministrazione aggiudicatrice o da un ente aggiudicatore ad un'altra amministrazione aggiudicatrice o ad un'associazione o consorzio di amministrazioni aggiudicatrici, in base ad un diritto esclusivo di cui esse beneficiano in virtù di disposizioni legislative, regolamentari o amministrative pubblicate, purché tali disposizioni siano compatibili con il trattato è la Direttiva 2004/17 CE); gli appalti aggiudicati per l'acquisto di acqua e per la fornitura di energia o di combustibili destinati alla produzione di energia, di cui all'articolo 25 del Codice degli Appalti; il trasferimento di fondi da parte delle amministrazioni dello Stato in favore di soggetti pubblici, se relativi alla copertura di costi per le attività istituzionali espletate dall ente; l amministrazione diretta ai sensi dell articolo 125, comma 3 del Codice degli Appalti; 17

19 il Codice Unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della Legge 16 gennaio 2003, n. 3 (ovvero ogni nuovo progetto di investimento pubblico, nonché ogni progetto in corso di attuazione a decorrere dal 1 gennaio 2003). In mancanza di tali elementi nella fattura elettronica, le Amministrazioni Pubbliche saranno tenute a non procedere al pagamento della fattura. La procedura della fatturazione elettronica Esaminando la questione sotto un punto di vista strettamente operativo, la nuova disciplina della fatturazione elettronica da parte dei soggetti erogatori di forniture, beni e/o servizi alla Pubblica Amministrazione trova attuazione attraverso i seguenti passaggi successivi: 1. Attuazione dell'obbligo, per le P.A., di procedere all'individuazione di quali siano tra i propri uffici quelli che sono incaricati in via esclusiva della ricezione/gestione delle fatture elettroniche inviate da parte del Sistema di interscambio e conseguente inserimento dell'identificativo dei medesimi uffici all'interno dell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), istituito all'articolo 11 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 21 novembre 2000, n. 272, in tempo utile per garantirne l'utilizzo in sede di trasmissione delle fatture elettroniche (le stesse amministrazioni dovranno altresì curare, agli stessi fini, l'aggiornamento periodico dei propri uffici iscritti nel predetto Indice). L'Indice delle Pubbliche Amministrazioni, ricevuto l'elenco dei servizi preposti alla trattazione delle fatturazioni elettroniche deve provvedere ad attribuire a ciascuno di essi un apposito codice identificativo ai sensi dell'articolo 3 del D.M. 55/2013. Il termine stabilito per il caricamento di tali anagrafiche (articolo 6, comma 5 D.M. 55/2013) è stato fissato in 3 mesi prima della decorrenza dell obbligo di emettere fatture in formato elettronico (il che significa che entro il 6 marzo 2014, ovvero 31 dicembre 2014 a seconda della P.A. interessata, le anagrafiche degli uffici incaricati della gestione delle fatturazioni elettroniche nelle diverse P.A. avranno dovuto essere caricate presso l'indice delle Pubbliche Amministrazioni). Con riferimento alla data in cui dovrà prendere avvio il servizio di identificazione dei singoli uffici della P.A., le specifiche tecniche relative alla funzionalità dell IPA (le specifiche tecniche IPA sono state redatte in attuazione di quanto previsto nell Allegato D al D.M. 3 aprile 2013, n.55) stabiliscono che il nuovo campo del portale deve risultare disponibile a partire dal 2 maggio 2014 e riportare la data a partire dalla quale l ufficio della singola P.A. deve ricevere fatture elettroniche (dal 6 giugno 2014 per i Ministeri, le Agenzia fiscali e gli Enti di previdenza, dal 31 marzo la data precedentemente fissata del 6 giugno 2015 è stata modificata dal Decreto-Legge 24 aprile gli affidamenti diretti a società in house; i risarcimenti corrisposti dalle imprese assicuratrici appaltatrici ai soggetti terzi, estranei al rapporto contrattuale, danneggiati dalle stazioni appaltanti assicurate; gli indennizzi e i risarcimenti corrisposti a seguito di procedure espropriative, poste in essere da stazioni appaltanti o da enti aggiudicatori; gli incarichi di collaborazione ex articolo 7, comma 6, del decreto legislativo n. 165/2001 (testo unico sul pubblico impiego); le spese effettuate dai cassieri, che utilizzano il fondo economale (solo se tali spese non originano da contratti d appalto); l erogazione diretta, a titolo individuale, di contributi da parte della pubblica amministrazione a soggetti indigenti o comunque a persone i condizioni di bisogno economico e fragilità personale e sociale, ovvero finalizzati alla realizzazione di progetti educativi; le prestazioni socio-sanitarie in regime di accreditamento; i contratti di associazione che prevedono il pagamento di quote associative; i contratti relativi a patrocini legali inquadrabili come prestazioni d opera intellettuale; i contratti dell Autorità giudiziaria non qualificabili come contratti di appalto. 18

20 2014, n per le altre P.A., ad eccezione delle Amministrazioni locali, ovvero della data di avvio anticipato della fatturazione elettronica, previo accordo della P.A. con i propri cedenti/prestatori). Dopo avere ottenuto dall'i.p.a. i propri codici identificativi, la P.A. ha l obbligo di comunicarli ai soggetti che effettuano prestazioni di fornitura e prestazione di servizi nei loro confronti. Tale codice deve, infatti, essere apposto sulla fattura del cedente/prestatore (articolo 23, comma 2 D.M. 3 aprile 2013, n La fattura elettronica, fra i dati obbligatori di cui all'articolo 2, comma 2, riporta esclusivamente i codici IPA degli uffici destinatari di fatture elettroniche ). A questo proposito si deve ricordare che è stato predisposto un fac-simile di lettera da inviare ai cedenti/prestatori, a cura delle singole P.A., con l indicazione dei propri codici ufficio che è consultabile in allegato alle specifiche tecniche IPA. In ogni caso, la P.A. è tenuta a comunicare ai cedenti/prestatori anche l eventuale aggiornamento ed eliminazione dei codici ufficio. 2. Accreditamento del cedente/prestatore al fine di consentire l interazione con la piattaforma elettronica (Sistema di Interscambio SdI, gestito dall Agenzia delle Entrate). Così come è stato chiarito nell'ambito delle specifiche tecniche relative al SdI (specifiche tecniche operative a partire dal 6 maggio 2014), l accreditamento del soggetto emittente le fatture elettroniche può avvenire tramite uno o più dei canali di trasmissione e comunicazione messi a disposizione e riconosciuti dal sistema, quali: l acquisizione di una casella di posta elettronica certificata PEC, ovvero di un analogo indirizzo di posta, da cui sia possibile desumere in modo univoco la data di invio e ricezione dei messaggi; la sottoscrizione di un accordo finalizzato alla prestazione del servizio, tra il soggetto che emette la fattura (cedente/prestatore) e il SdI, finalizzato a regolare sia il flusso telematico tra l'emittente stesso ed il medesimo SdI, sia l insieme telematico delle informazioni relative alle notifiche eseguite ed alle ricevute; l identificazione, attraverso il codice fiscale e la password rilasciata dai Sistemi Entratel o Fisconline, nel caso in cui il cedente/prestatore intenda utilizzare il servizio telematico disponibile sul sito internet per la trasmissione della fattura. 3. Emissione e conseguente trasmissione della fattura elettronica mediante l utilizzo del SdI. In sostanza, viene previsto l'utilizzo di un sistema di invio indiretto della fattura elettronica da parte dell'emittente alla P.A., attraverso il Sistema di Interscambio. Il sistema che, così come viene previsto dall articolo 6 del D.M. 55/2013, è stato reso operativo a partire dal 6 dicembre 2013, e provvede sia alla raccolta delle fatture che alla loro trasmissione alla P.A. competente. Sotto tale profilo, il cedente/prestatore deve osservare, in alternativa, i seguenti passaggi successivi: predisposizione della fattura, che deve contenere i dati riportati nell Allegato A del D.M. 55/2013, ossia le informazioni richieste ai sensi degli articoli 21 e 21-bis del D.P.R. 633/1972, integrati per tenere conto delle procedure informatiche dalle informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l'integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento (tra i quali il codice identificativo dell ufficio della P.A. deputato a ricevere le fatture elettroniche), eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell'emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni ceduti/prestati, ovvero di utilità per il colloquio tra le parti; trasmissione della fattura al SdI, utilizzando i diversi canali messi a disposizione del soggetto emittente, tra cui la PEC, i meccanismi di web-service ovvero il sistema telematico del sito internet 19

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