Operazioni di ritiro e consegna

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1 Operazioni di ritiro e consegna Innovazioni di tecnologia mobile per vantaggi competitivi concreti Honeywell Scanning & Mobility Mark Davis, Industry Marketing Manager area EMEA Riepilogo esecutivo Le società che effettuano servizi di ritiro e consegna sono costantemente alla ricerca di nuove tecniche per differenziarsi in un mercato in continua evoluzione. I computer mobili costituiscono uno degli strumenti utilizzati da queste società per acquisire un vantaggio competitivo concreto. Di seguito sono elencate otto innovazioni tecnologiche indispensabili per le società di ritiro e consegna che desiderano ampliare il proprio raggio d'azione, nell'ottica di migliorare il servizio ai clienti e raggiungere l'eccellenza operativa. 1. Capacità di eseguire applicazioni per fornire la prova di luogo e condizione e di fornire ai clienti aggiornamenti in tempo reale utilizzando un unico dispositivo 2. Capacità di soddisfare livelli di servizio time-definite utilizzando comunicazioni wireless affidabili e sempre disponibili 3. Capacità di acquisire documenti e immagini in modo intelligente ed efficiente nella stessa applicazione per la scansione dei codici a barre e la gestione della prova di consegna 4. Capacità di eseguire in modo rapido e accurato la scansione dei codici a barre, compresi quelli danneggiati, per caricare più velocemente gli automezzi e generare manifesti di consegna accurati 5. Capacità di ridurre i tempi di inattività e i costi correlati al caricamento delle batterie attraverso l'integrazione di funzionalità di gestione energetica intelligenti per gli operatori con automezzi 6. Capacità di distribuire dispositivi progettati con caratteristiche di robustezza e comfort per l'utente 7. Capacità di permettere agli utenti di concentrarsi completamente sull'attività da svolgere attraverso l'integrazione di sensori in grado di facilitare l'uso del dispositivo 8. Capacità di gestire tutti i dispositivi mobili da una postazione remota centralizzata Livelli di servizio time-critical Il panorama dei servizi di ritiro e consegna è estremamente variegato e comprende diversi segmenti del settore dei trasporti e della logistica. Benché si tratti di segmenti con denominazioni leggermente diverse a seconda dell'area geografica, le operazioni principali vengono svolte dai seguenti settori: servizi CEP (Courier, Express & Parcel), servizi postali, servizi logistici per conto terzi (3PL), spedizioni, groupage, autotrasporti, servizi LTL (Less Than Load), flotte private e flotte di servizio. Ognuno di questi settori è caratterizzato dalla presenza di elevati volumi e bassi margini, fattori che determinano le decisioni relative agli investimenti in tecnologia da parte dei dirigenti. Gli investimenti vengono effettuati prevalentemente in funzione di alcune priorità: Conformità ai livelli di servizio in termini di efficienza e puntualità Riduzione del consumo di carburante Ottimizzazione delle risorse e delle flotte Differenziazione dei servizi ai clienti Fatturazione precisa e puntuale Ottimizzazione del flusso di cassa Generazione di ricavi da nuovi servizi Sostenibilità ambientale Le aziende leader nel settore dei servizi di ritiro e consegna considerano gli investimenti in soluzioni per operatori mobili come una necessità e come base per la fornitura di livelli di servizio differenziati. Le strategie messe in atto per l'elaborazione mobile e la raccolta dei dati includono: Prova di ritiro, ricezione, spedizione e consegna Prova di luogo, condizione, conformità, identità, servizio e pagamento 1

2 Un fattore fondamentale per il successo delle applicazioni di gestione dei documenti di prova è quello di fornire agli addetti al ritiro e alla consegna, che si spostano a piedi o con automezzi, dati e strumenti utili sul campo. Analogamente, è necessario utilizzare modalità di comunicazione dirette per consentire l'immediata disponibilità dei dati critici per i clienti, i partner e le unità aziendali interne. Nuovi criteri di differenziazione dei servizi Per effetto dell'elevata competitività nel settore B2B e della liberalizzazione dei servizi postali in Europa, le aziende operanti nell'ambito dei servizi di ritiro e consegna hanno iniziato ad ampliare il proprio raggio d'azione. Nelle nuove strategie di fornitura di servizi B2C o C2C, il fattore chiave è costituito dalla conformità a livelli di servizio time-critical. Per molte aziende operanti nel settore dei servizi di ritiro e consegna, il passaggio da sistemi che prevedono consegne mattutine o pomeridiane, o addirittura il giorno successivo, a sistemi che garantiscono consegne a orari prestabiliti costituisce un obiettivo di primaria importanza. Questo passaggio non solo offre livelli di servizio superiori ai destinatari finali, ma assicura anche nuovi ricavi dato che i mittenti sono disposti a pagare per ottenere servizi time-definite garantiti. Inoltre, il grado di soddisfazione dei destinatari genera fidelizzazione al marchio, che a sua volta va ad aumentare il tasso di "repeat business" e trattenimento dei clienti. Per essere in grado di offrire nuovi livelli di servizio, non è sufficiente fornire agli operatori mobili strumenti IT e automezzi. È possibile, ad esempio, sfruttare la potenza di elaborazione di una piattaforma mobile per eseguire una pianificazione dinamica, consentendo a una società di ritiro e consegna collegata a sistemi back-office di gestione della pianificazione e dei percorsi di migrare da una pianificazione approssimativa a una gestione dei percorsi time-definite. Per soddisfare le principali esigenze di documentazione di prova delle società di ritiro e consegna, le piattaforme informatiche mobili devono essere in grado di offrire una serie di tecnologie capaci di far fronte all'ampia gamma di utilizzi prevalenti. Soluzioni di mobilità per un vantaggio competitivo concreto Di seguito sono elencate otto innovazioni tecnologiche indispensabili per ampliare il raggio d'azione, migliorare il servizio ai clienti e raggiungere l'eccellenza operativa. 1. Capacità di eseguire applicazioni per fornire la prova di luogo e condizione e di fornire ai clienti aggiornamenti in tempo reale utilizzando un unico dispositivo La tecnologia GPS integrata consente la navigazione curva-dopo-curva fino a località specifiche in un'area più vasta, il bread-crumbing per l'analisi degli andamenti (itinerari pianificati/effettivi) e l'invio di avvisi di geo-fencing ai clienti per una stima più accurata degli orari di arrivo. In mancanza di una prova di consegna confermata dal destinatario, è possibile ottenere la prova di luogo e quella di frequenza utilizzando codici geografici e immagini acquisite. Le eccezionali applicazioni GPS integrate con i sistemi di pianificazione dei clienti possono offrire una piattaforma per la pianificazione dinamica utilizzando la potenza di elaborazione del dispositivo mobile per consegne time-definite effettive. È possibile misurare l'impatto sul vantaggio competitivo concreto in termini di: Maggiore efficienza della prima consegna Aumento della velocità di consegna Miglioramento del servizio e della soddisfazione dei clienti Riduzione del consumo di carburante 2. Capacità di soddisfare livelli di servizio time-definite utilizzando comunicazioni wireless affidabili e sempre disponibili Il successo delle operazioni di ritiro e consegna è sostenuto dalla comunicazione costante con autisti e operatori. Gli avvisi di errore immediati relativi all'allocazione delle attività e agli accordi sui livelli di servizio consentono di reagire in modo positivo e comunicare ai clienti l'eventuale verificarsi di eventi imprevisti. Per la fornitura di livelli di servizio ottimali, i fornitori di tecnologia devono assicurare ai vettori la disponibilità del roaming diretto attraverso opzioni radio definibili tramite software e schede Dual SIM. Questo aspetto è particolarmente importante quando gli automezzi superano le frontiere e i costi di copertura e trasmissione possono ostacolare l'espletamento del servizio. Inoltre, quando si investe in sistemi informatici mobili e di bordo separati, ad esempio sistemi di comunicazione wireless e GPS integrati, è necessario prendere in considerazione la convergenza con sistemi telematici per la gestione di flotte per garantire economie di scala. Poiché l'utilizzo di parametri di misurazione delle prestazioni di automezzi e autisti per l'avvio di programmi di miglioramento e riduzione dei costi è parte integrante del successo di un vettore, i computer mobili devono includere la tecnologia sottostante necessaria per l'integrazione con i sistemi di bordo. Con l'integrazione 2

3 diretta di questi due elementi è possibile fornire dati chiave ai sistemi di gestione operativa e alle piattaforme di comunicazione comuni, con una notevole riduzione dei costi per le imprese. In sintesi, è necessario adottare sistemi di comunicazione wireless affidabili per i seguenti motivi: Prova di consegna immediata e precisa con indicazione della data e dell'ora dell'avvenuto servizio Fatturazione più veloce Libertà del vettore grazie alla riduzione delle spese per chiamate con telefoni cellulari e alla connettività completa Prova di avvenuta ricezione e self-service clienti online per ridurre il numero di chiamate al servizio di assistenza, che in alcuni casi possono costare fino a euro per ogni consegna Integrazione di sistemi telematici di bordo per le piattaforme comuni e riduzione dei costi di gestione 3. Capacità di acquisire documenti e immagini in modo intelligente ed efficiente nella stessa applicazione per la scansione dei codici a barre e la gestione della prova di consegna La tecnologia di imaging avanzata deve fornire funzionalità di scansione dei codici a barre e acquisizione di immagini in applicazioni cliente nuove o già esistenti. La capacità di integrare facilmente queste funzionalità nelle applicazioni può consentire di risparmiare migliaia di euro per spese di sviluppo software, garantendo al tempo stesso soluzioni più solide e con maggiore tolleranza di errore. Attivare l'interazione tra scansione di codici a barre e acquisizione di immagini o documenti in tempo reale all'interno della medesima applicazione può consentire agli operatori di risparmiare oltre 30 secondi per ogni transazione di acquisizione dati, permettendo il completamento delle attività assegnate in modo più veloce e preciso. Mediante l'utilizzo di profili immagine, gli sviluppatori possono automatizzare tutte le impostazioni delle fotocamere in modo da semplificare l'utilizzo da parte dell'operatore e migliorare notevolmente la qualità delle immagini. È inoltre possibile acquisire immagini di documenti sul campo, evitando gli elevati costi associati ai servizi di imaging forniti da terze parti e alle penali, nonché riducendo i cicli di fatturazione in alcuni casi di nove giorni. 4. Capacità di eseguire in modo rapido e accurato la scansione dei codici a barre, compresi quelli danneggiati, per caricare più velocemente gli automezzi e generare manifesti di consegna accurati 3 Ideale per le operazioni di ritiro e consegna, la tecnologia di imaging è in grado di leggere praticamente tutti i codici a barre lineari e bidimensionali (2D), acquisire immagini e firme digitali e riconoscere caratteri OCR, consentendo agli utenti di acquisire e gestire volumi di dati molto superiori rispetto al passato. La tecnologia di imaging consente di effettuare la lettura di codici a barre con qualsiasi orientamento o direzione premendo semplicemente un pulsante. Questa funzionalità, la cui potenza aumenta se combinata a una maggiore tolleranza al movimento e a sofisticati algoritmi di decodifica, può avere un notevole impatto operativo quando si caricano automezzi per consegne destinate a diversi depositi doganali. Grazie all'accuratezza della prima scansione si risparmiano minuti importanti, consentendo agli operatori di partire in anticipo, effettuare un maggior numero di consegne ed evadere più ordini. I codici 2D rappresentano ormai lo standard accettato in quanto contengono grandi quantità di informazioni, inclusi tutti i dettagli di spedizione delle consegne. L'utilizzo di codici a barre 2D consente di limitare le operazioni di codifica manuali e costituisce la base, durante la scansione del carico dei veicoli, per creare automaticamente i dati EDI (Electronic Data Interchange) per i manifesti. Inoltre, con la capacità di acquisire più codici a barre in un'unica operazione di scansione è possibile evitare letture duplicate e quindi accelerare l'esecuzione dell'intero processo. L'esecuzione di una scansione rapida e accurata riduce enormemente la probabile presenza di merci aggiunte, in eccesso o in difetto, nonché la possibilità che si verifichino perdite di merci durante il transito o si sprechi tempo in cerca di articoli fantasma. Inoltre, i falsi reclami per consegne errate possono essere contestati in base a informazioni di elaborazione precise, che consentono di ridurre i costi da sostenere per le penali. 5. Capacità di ridurre i tempi di inattività e i costi correlati al caricamento delle batterie attraverso l'integrazione di funzionalità di gestione energetica intelligenti per gli operatori con automezzi Con batterie sia standard che a lunga durata, sono necessarie almeno 12 ore di autonomia per poter garantire la copertura di un'intera giornata lavorativa. A prescindere dalle specifiche di base di un determinato tipo di batteria, le piattaforme mobili avanzate integrano un sistema di gestione dell'alimentazione intelligente in grado di estendere la durata della batteria grazie all'inclusione di modalità di risparmio energetico nonché di sensori di luce ambientale e prossimità. Per preservare la durata della batteria, i sensori di luce

4 ambientale consentono la regolazione automatica della luminosità dello schermo e della retroilluminazione del tastierino. In modo analogo, quando il display del dispositivo viene abbassato, i sensori di prossimità ne determinano lo spegnimento consentendo una maggiore durata della batteria. Le lunga durata delle batterie consente di aumentare le produttività degli operatori, eliminando la necessità di eseguire operazioni di sostituzione o caricamento durante gli spostamenti. Questo elemento rappresenta per le aziende anche un notevole risparmio in quanto non sarà più necessario equipaggiare gli automezzi con caricabatterie. 6. Capacità di distribuire dispositivi progettati con caratteristiche di robustezza e comfort per l'utente Per mantenere invariata la produttività dei dipendenti negli ambienti di lavoro più difficili e garantire un costo totale di proprietà altamente competitivo, è indispensabile utilizzare dispositivi dal formato semplice e intuitivo. Nel tempo, i dispositivi bilanciati e con peso ridotto che consentono un uso agevole con una sola mano si sono affermati come leader di mercato. Per aumentare il livello di comfort dell'utente, è necessario includere un appoggiadito integrato. Il dispositivo deve essere progettato nell'ottica dell'ottimizzazione dei movimenti del polso. Un motore di scansione angolato consente, ad esempio, di ridurre l'affaticamento e migliorare la visualizzazione dello schermo per aumentare la velocità di acquisizione dei dati. Inoltre, i dispositivi utilizzabili con una sola mano, specialmente se dotati di un tastierino ottimizzato per l'immissione dei dati, consentono di migliorare i tempi di consegna. 7. Capacità di permettere agli utenti di concentrarsi completamente sull'attività da svolgere attraverso l'integrazione di sensori in grado di facilitare l'uso del dispositivo È necessario includere nei dispositivi mobili tecnologia all'avanguardia per fare in modo che gli utenti non siano costretti a configurare o modificare le impostazioni durante gli spostamenti. Poiché, com'è noto, nelle operazioni di ritiro e consegna ogni secondo è importante, ogni minimo vantaggio a favore di un singolo utente può tradursi in un considerevole risparmio in caso di operazioni su vasta scala che coinvolgono flotte e forza lavoro. I sensori di movimento, ad esempio, consentono la rotazione automatica dello schermo in modo da ottimizzare l'interazione con l'utente e l'acquisizione della firma elettronica del cliente. Inoltre, i dispositivi in standby possono essere riattivati quando vengono spostati, a tutto vantaggio della durata della batteria. 4 I sensori di movimento che vengono controllati da un sistema di gestione dei dispositivi centralizzato sono inoltre in grado di fornire registri eventi dettagliati, come illustrato nella sezione successiva. I dati analitici forniti possono essere utilizzati per confrontare le prestazioni degli utenti in caso di errori segnalati dalle apparecchiature. 8. Capacità di gestire tutti i dispositivi mobili da una postazione remota centralizzata Per le aziende che utilizzano dispositivi mobili sparsi in un territorio vasto, l'adozione di una soluzione di gestione remota consente di ridurre in modo significativo il costo totale di proprietà. Quando i dispositivi mobili si spostano costantemente, è difficile mantenere aggiornato il software, assicurare configurazioni corrette e monitorare gli indicatori di prestazioni fondamentali. Il problema può essere risolto con una soluzione di gestione remota dei dispositivi, che consenta di eseguire da un'unica postazione remota funzioni chiave quali il monitoraggio degli asset, la distribuzione del software, la gestione delle configurazioni, la diagnostica remota e la misurazione delle prestazioni. Soluzioni di gestione remota più sofisticate sono addirittura in grado di fornire dati aggiuntivi sull'utilizzo dei dispositivi, ivi inclusi i codici a barre letti, le cadute e le pressioni dei tasti, consentendo alle aziende di identificare con facilità le eventuali aree suscettibili di miglioramento. Riepilogo Benché numerose aree operative delle società di ritiro e consegna siano dotate di soluzioni tecnologiche isolate, per raggiungere livelli di eccellenza nella fornitura di servizi e introdurre nuovi criteri di differenziazione è necessario integrare soluzioni innovative in termini di processi operativi, hardware, software, servizi IT, gestione di progetti, formazione, accettazione dell'utente e servizi di assistenza e manutenzione affidabili e costanti in tutti i comparti aziendali. Dal punto di vista di una soluzione globale, il grado di affidabilità, la durata delle batterie e le prestazioni di livello superiore sono tutti elementi che contribuiscono ad assicurare vantaggi economici significativi. Tuttavia, se un dispositivo utilizzato sul campo si guasta o le informazioni disponibili nel sistema IT non sono aggiornate, i costi per l'azienda possono subire un notevole incremento. I clienti che decidono di distribuire una soluzione di mobilità per le operazioni di ritiro e consegna devono valutare quali criteri adottare per misurare il successo. In sintesi, nella tabella a pagina 5 sono elencati alcuni dei parametri di misurazione che è necessario prendere in considerazione.

5 Clienti Tutte le tecnologie e le soluzioni a cui si fa riferimento in questo documento nonché i vantaggi da esse derivanti vengono forniti da Honeywell Scanning & Mobility alla propria clientela globale costituita dalle principali aziende operanti nel settore dei servizi di ritiro e consegna. Di seguito sono riportate le testimonianze di alcuni clienti chiave del settore. "La soluzione offerta da Honeywell rappresenta per noi una garanzia di prestazioni e qualità. Ancora una volta Honeywell ha dimostrato di essere in grado di fornire soluzioni all'avanguardia, adeguate alle difficili condizioni che si presentano durante le nostre operazioni di consegna". -Raphaël Alvarez, Responsabile Transportation Information Systems, Chronopost. Citazione tratta dallo studio del caso Honeywell dal titolo "Honeywell Equips Chronopost with Dolphin 9500 Mobile Computers. Chronopost Agents to Confirm Parcel Deliveries in Less than Ten Minutes" "Con l'ausilio dei computer mobili Honeywell, abbiamo creato una soluzione elettronica coerente per la gestione della supply chain che, partendo dal cliente, passa per la società di trasporti fino ad arrivare al destinatario delle merci e viceversa. Anche i processi di pianificazione e l'utilizzo degli automezzi hanno registrato un netto miglioramento qualitativo. I computer mobili Honeywell sono costantemente attivi e in grado di superare le battute d'arresto che inevitabilmente si verificano in dispositivi utilizzati da autisti in continuo movimento". -Jari Bister, Responsabile Development, Itella. Citazione tratta dallo studio del caso Honeywell dal titolo "Itella Keeps Its Promise Thanks to Honeywell Mobile Computers" "I vantaggi offerti dal sistema possono essere riassunti con l'ottimizzazione della produzione postale e della supply chain e l'accurato controllo di ogni singola fase del processo di recapito della posta. Il livello qualitativo del servizio fornito è migliorato e i nostri clienti sono i testimoni diretti della notevole diminuzione del numero di reclami ricevuti da parte degli utenti finali. Abbiamo creato un enorme valore aggiunto al servizio offerto ai nostri clienti". -Andrea Bertoldo, Presidente del Consorzio Hibripost. Citazione tratta dallo studio del caso Honeywell dal titolo "Il Consorzio Hibripost certifica la consegna della posta grazie a Dolphin 7600 con GPS" Criteri di ROI: Riduzione del numero di giorni debitori e delle richieste da parte dei clienti Riduzione della quantità di carta utilizzata dagli autisti e del volume di dati acquisiti in ufficio Diminuzione delle attività di scansione dei documenti Riduzione del numero di reclami per frode o errore Riduzione del numero di note di accredito Riduzione della quantità di merci perse durante il transito Riduzione degli straordinari effettuati dagli autisti o del numero di secondi autisti Riduzione dei costi per comunicazioni Miglioramento nell'utilizzo di asset, risorse e carburante Aumento della produttività "Attraverso i dispositivi Honeywell siamo in grado di accedere online a tutti i camion utilizzando una funzionalità di ricerca per area. Siamo soddisfatti di poter contare su dispositivi con una percentuale di errore pari a zero. Fin dall'inizio, siamo rimasti colpiti dall'elevato livello di disponibilità e affidabilità di questi strumenti". -Fridolin Landolt, area Planning and Transportation, Planzer. Citazione tratta dallo studio del caso Honeywell dal titolo "Planzer Plans a New Supply Chain Management System" Informazioni su Honeywell Honeywell Scanning & Mobility, uno dei più importanti produttori di hardware di alta qualità per la raccolta di dati basata su immagini o tecnologia laser, offre funzionalità all'avanguardia per soddisfare ogni richiesta dei clienti. Il nuovo computer mobile Dolphin 99EX, ad esempio, non teme confronti in termini di funzionalità e prestazioni. Caratterizzato da un design innovativo robusto ed ergonomico, questo dispositivo può essere utilizzato con una sola mano da parte degli autisti addetti alle consegne. I risultati ottenuti da Honeywell sono stati conseguiti grazie alla stretta collaborazione con i principali clienti globali nell'ambito di un programma di ascolto costante e coerente. Per ulteriori informazioni: Honeywell Scanning & Mobility Nijverheidsweg BT Eindhoven The Netherlands Tel.: Honeywell International Inc. Per ulteriori informazioni sulle soluzioni tecnologiche disponibili per il settore dei servizi di ritiro e consegna, visitare il sito Web all'indirizzo