ELETTRIX Questione di strategia

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1 ELETTRIX Questione di strategia L'applicativo gestionale specifico per i distributori di materiale elettrico

2 Aree applicative e funzionalità Commerciale Marginalità Promozioni Trattative e recuperi da fornitore Budget di acquisto e di vendita Listini e sconti Statistiche Analisi ABC Agenti e provvigioni Magazzino Gestione cavi e pezzature Gestione vendita a banco Firma dei documenti di trasporto su tavoletta digitale Costi e valorizzazioni di magazzino Inventari Molteplici codifiche articoli Analisi dell efficienza di magazzino Informazioni gestionali complete e parametrizzabili Quadri elettrici Logistica Tracciabilità dei flussi operativi Ottimizzazione dei processi di entrata merce Ottimizzazione dei processi di uscita merce Gestione delle Non Conformità Informazioni puntuali e dettagliate Funzioni comuni Tracciabilità e sicurezza Navigabilità Integrazione con il mondo Office, Open Office e Posta elettronica Schedulazione Amministrazione Bilanci e riclassificazioni Cespiti ammortizzabili - Principi contabili IAS Centri di costo Ratei e risconti Ritenute d acconto Tracciabilità CIG-CUP Metel Gestione listini fornitore Gestione ordini fornitore Importazione esito ordini Conferme d ordine fornitore Ricezione avvisi di spedizione del fornitore Ricezione fatture fornitore Archiviazione elettronica fatture (Billing-WEDA) Designazione tecnica cavi (CDT-CDTS) Integrazione ELECTROCOD

3 Completo, in tutto Lo straordinario quotidiano In un settore complesso, in continua mutazione, la competenza nel controllo dei processi è fondamentale ELETTRIX è la soluzione gestionale perfetta. Completo di tutte le funzionalità applicative necessarie per le imprese che operano nella Distribuzione di Materiale Elettrico è in grado di rispondere in modo rapido e efficiente ai continui cambiamenti funzionali e strategici del settore. ELETTRIX è interamente sviluppato da VM Sistemi e continua a essere riconosciuto ERP di riferimento. Costantemente aggiornato, offre un'estrema parametrizzazione ed è perfettamente adattabile agli schemi organizzativi e ai processi di ogni singola azienda. La sua interfaccia utente unica e il suo uso facile e intuitivo favoriscono un rapido apprendimento delle funzionalità. La sua natura modulare e flessibile garantisce la massima affidabilità e integrità dei dati. Semplice, affidabile, flessibile Tieni sotto controllo tutte le attività in tempo reale. Risparmia fino al 40% dei costi operativi grazie alla trasformazione di processi manuali in funzioni rapide e snelle. Prendi decisioni strategiche in tempo reale grazie agli avanzati sistemi di analisi delle informazioni. Verifica costantemente gli indicatori di efficienza produttiva e marginalità. Presentazione 02

4 Commerciale Lo straordinario quotidiano Un settore altamente strategico ELETTRIX consente una gestione completa e automatizzata di tutto il Ciclo Attivo: dalla richiesta del cliente al preventivo, dalla conferma dell ordine fino alla spedizione e alla fatturazione. ELETTRIX è dotato di una struttura ricca e flessibile per la gestione dei listini, degli sconti e delle campagne promozionali. ELETTRIX facilita la corretta definizione dei costi e dei prezzi di vendita, prevedendo i costi di trasporto, i premi periodici, i recuperi dai fornitori, consentendo di conoscere i margini reali di qualsiasi transazione commerciale. Ma c'è di più Anche i prodotti non codificati, ma presenti nel listino del produttore, possono essere consultati e offerti in modo semplice e completo. Infine ELETTRIX permette anche la perfetta gestione del Ciclo Passivo con completezza e flessibilità funzionale, rendendo possibile il controllo puntuale e automatico delle condizioni di acquisto applicate dai singoli fornitori. 1 Aree applicative 03

5 Marginalità L'alto grado di parametrizzazione di ELETTRIX e la completezza delle informazioni gestite consentono un'analisi della marginalità estremamente puntuale e efficace definendo: quale costo di riferimento utilizzare: costo ultimo, costo medio ponderato, costo di acquisto, ecc. quali componenti aggiuntivi prendere in considerazione: costi di trasporto, recuperi da fornitori, premi periodici, ecc. Inoltre, permette di definire per ogni utente o gruppo di utenti quale marginalità debba essere evidenziata nelle varie forme di visualizzazioni fornite. Il margine evidenziato alla direzione potrà, per esempio, tener conto di eventuali premi periodici maturati, mentre quello evidenziato a altri operatori, non ne terrà conto. La consultazione o l'analisi dei margini avviene attraverso diverse funzionalità: partendo dalla singola riga di documento: movimento di magazzino, ordine o preventivo effettuando analisi a vari livelli di sintesi: per documento, periodo, filiale, agente, cliente, zona, ecc. Promozioni La gestione delle promozioni di ELETTRIX è perfettamente integrata con lo scenario commerciale tipico del mercato della Distribuzione di Materiale Elettrico. Le promozioni sono attivabili per: un determinato periodo, in giorni e fasce orarie prestabilite, su singole filiali, su gruppi di clienti o singoli clienti. In ELETTRIX sono presenti le tipologie di promozioni più diffuse: a quantità, a esaurimento scorte, a importo, a paniere. Per ognuna di esse si possono definire: sconti extra, netti, articoli in omaggio, ecc. Inoltre, è possibile consuntivare, a livello statistico i reali fatturati generati da ogni singola promozione. Trattative e recuperi da fornitore Il modulo Gestione Trattative di ELETTRIX, consente al distributore di conoscere la reale marginalità di ogni transazione e verificare che gli venga riconosciuto quanto realmente concordato con il fornitore. Il distributore potrà analizzare, in qualsiasi momento: il maturato : quanto il fornitore gli deve riconoscere il recuperato : quanto il fornitore gli ha già riconosciuto Distinguendo tra le informazioni: commerciali: es. quanto dovuto su una fornitura successiva amministrative: es. una nota di accredito e il relativo pagamento 1 Commerciale Funzionalità 04

6 Budget di acquisto e di vendita Il modulo Budget di ELETTRIX permette di gestire al meglio le attività di budgeting e relativa consuntivazione offrendo l opportunità di verificare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento del budget prefissato e attuare gli eventuali correttivi necessari al raggiungimento degli obiettivi pianificati. La gestione del budget riguarda il fatturato e l ordinato e è misurabile, sia per clienti e fornitori, che per filiali e agenti: a quantità, a valore, per categoria di sconto, famiglia merceologica, singolo codice articolo. ELETTRIX consente di definire varie modalità di calcolo dei premi al raggiungimento degli obiettivi prefissati: es. definizione di un premio percentuale al raggiungimento del valore x e di un'ulteriore premio percentuale al raggiungimento del valore y. Listini e sconti ELETTRIX permette una gestione completa e efficace di molteplici listini di acquisto e di vendita gestendo fino a sette sconti a scalare o netti. Un sistema estremamente parametrico consente di calcolare i prezzi dei singoli listini in funzione delle esigenze degli utenti. Partendo dal listino di un fornitore, o da un qualsiasi costo di riferimento - costo ultimo, costo medio ponderato, costo di acquisto, ecc. - è possibile definire automaticamente nuovi listini in base a criteri e variabili predefinite. ELETTRIX consente la gestione totalmente automatizzata dei listini completi dei singoli fornitori permettendo la consultazione di articoli non necessariamente codificati e rendendoli così disponibili per la stesura dei preventivi. Tutti i listini sono caratterizzati dalle date di inizio e fine validità. Infine, ELETTRIX permette di parametrizzare la determinazione degli sconti consentendo una gestione automatizzata delle politiche commerciali di ogni azienda; è possibile definire sconti per: categorie di clienti o singoli clienti, categorie di prodotti o singoli prodotti, a quantità o multipli di quantità, ecc. 1 Commerciale Funzionalità 05

7 Statistiche Grazie a uno specifico modulo di analisi multidimensionale, puntuale e efficace, ELETTRIX permette di effettuare statistiche totalmente navigabili con logiche di tipo drill-down. In virtù dell estrema parametrizzazione e flessibilità delle statistiche fornite è possibile definire: le dimensioni da analizzare: azienda, filiali, clienti, fornitori, famiglie merceologiche, categorie di sconto, singoli prodotti, ecc. i risultati che si desiderano ottenere: sul fatturato, sulla marginalità e sull ordinato visualizzando i soli totali relativi al periodo analizzato o divisi sui singoli mesi e confrontandoli con gli stessi dati degli anni precedenti. ELETTRIX è perfettamente integrato al mondo Office. Le informazioni raccolte sono facilmente esportabili in un foglio di lavoro Excel. Analisi ABC ELETTRIX permette di suddividere in classi ABC gli articoli di magazzino e i clienti, così da ottenere analisi statistiche efficaci che evidenziano in modo immediato e estremamente semplice le eventuali aree di intervento. I criteri per determinare la classe di appartenenza dei singoli articoli o clienti sono completamente parametrizzabili e definibili da ogni utente: fatturato, margine, quantità acquistata o venduta, numero di vendite, ecc. Agenti e provvigioni ELETTRIX offre la possibilità di gestire in modo semplice e completo le provvigioni degli agenti, definendo tramite tabelle e parametri specifici: le metodologie di calcolo: percentuale sul fatturato, sul margine con variabilità in funzione degli sconti o delle promozioni di vendita applicate, ecc. il relativo tipo di liquidazione: sul fatturato, sul maturato o sull incassato Il modulo applicativo consente di emettere la fattura per conto dell agente con l esatto calcolo dei contributi previdenziali (Enasarco e Firr) e la contabilizzazione automatica. 1 Commerciale Funzionalità 06

8 Magazzino Lo straordinario quotidiano Lo strumento di lavoro indispensabile per il responsabile di magazzino ELETTRIX risponde alle esigenze tipiche dei magazzini con elevato numero di articoli e movimentazioni, contribuendo alla riduzione della giacenza media delle merci e favorendo l'aumento del livello di servizio verso i clienti. ELETTRIX consente il pieno controllo degli aspetti logistici, gestionali e fiscali relativi alle merci in entrata e uscita dal magazzino, attraverso una gestione contemporanea e autonoma di più reparti o filiali. È quindi possibile applicare singole regole di reintegro merce, così come attuare specifiche politiche di prezzo e commerciali. L obiettivo è garantire alle aziende la migliore competitività sul proprio territorio. ELETTRIX offre la possibilità di integrare tra loro diversi reparti/filiali o ditte, consentendo così l emissione in tempo reale degli ordini di trasferimento e la movimentazione automatica di carico e scarico, da filiale a filiale e da ditta a ditta. Ma c'è di più Grazie all'utilizzo degli "overstock" presenti nelle varie filiali o ditte, ELETTRIX ottimizza la gestione delle scorte e il rapido reperimento della merce richiesta dal cliente. Questa procedura altamente efficace si traduce in un chiaro vantaggio competitivo. Infine ELETTRIX permette di impostare criteri di approvvigionamento in relazione alle vendite (depurate di quelle eccezionali), alle considerazioni finanziarie, ai livelli di servizio verso i clienti, alla classificazione dei prodotti e ai valori di scorta minima e scorta massima. 2 Aree applicative 07

9 Gestione cavi e pezzature ELETTRIX consente di gestire articoli quali i cavi in base alla pezzatura e in relazione a: quantità totale in giacenza, dettaglio delle metrature presenti e relativa ubicazione. Grazie al codice di bobina associabile a ogni pezzatura, tutta la movimentazione - ingresso, uscita, trasferimento - viene tracciata, aggiornando in tempo reale giacenza e disponibilità. Per una corretta gestione dei resi viene evidenziato anche da quanto tempo la bobina è presente in azienda. Gestione vendita a banco ELETTRIX è dotato di specifiche funzionalità che aiutano gli operatori nella vendita diretta a banco e si adatta bene alle diverse modalità di organizzazione di ogni azienda. Gestisce il movimento di uscita della merce attraverso: l inserimento di un ordine cliente l inserimento diretto del documento di vendita prelevando gli articoli: dopo l'inserimento, prima dell'inserimento con successivo scarico a banco tramite lettore di codice a barre, con scarico allo scaffale, grazie all utilizzo di terminali a radiofrequenza. Firma dei documenti di trasporto su tavoletta digitale ELETTRIX archivia automaticamente l immagine di ogni documento di trasporto subito dopo la sua emissione. Grazie a dispositivi touch-screen l'applicazione acquisisce la firma elettronica del cliente/trasportatore e stampa, già firmata, la sola copia del documento di accompagnamento, utilizzabile come giustificativo del trasporto. Il documento digitale, comprensivo della firma del cliente/trasportatore, viene automaticamente archiviato e potrà essere ricercato, consultato e utilizzato dagli utenti con un semplice "click". L'applicazione è di facile utilizzo e rispetta le leggi che regolano la digitalizzazione dei documenti - acquisizione della firma con dati biometrici criptati indissolubilmente legati al documento - certificandone la validità legale. I vantaggi di questo modulo applicativo: eliminare la carta relativa ai documenti di trasporto all'interno dell'azienda diminuire i costi di gestione di ciascun documento di trasporto archiviare i documenti di trasporto con la firma del cliente/trasportatore aumentare l'efficienza nelle fasi di consegna merci ottimizzare i processi documentali aumentare la customer satisfaction e favorire un'immagine aziendale positiva 2 Magazzino Funzionalità 08

10 Costi e valorizzazioni di magazzino ELETTRIX consente di gestire i numerosi costi gestionali associati a ogni articolo, per ottenere valorizzazioni e marginalità complete e realisticamente vicine alle esigenze aziendali, tenendo conto di: costi di tipo fiscale, aggiornati automaticamente al momento dell ingresso della merce: es. costo medio calcolato con la formula del medio ponderato, valore medio calcolato con la media degli acquisti del periodo costi di tipo gestionale, calcolati per eccesso o per difetto in base a valori parametrizzabili dagli utenti costi di tipo statistico, calcolati come somma o sottrazione dai costi fiscali degli importi derivanti da: trasporti, sconti finanziari, recuperi da fornitore, premi clienti e fornitori, ecc. ELETTRIX permette di ottenere valorizzazioni di magazzino: in base a ognuno dei costi gestiti, consentendo di stilare elaborati per: singolo articolo, marchio (precodice), raggruppamenti statistici, categorie di sconto tramite calcolo LIFO e analisi della redditività delle scorte (calcolo GMROI - Gross Margin Return On Investiment) Inventari Le procedure di inventario prevedono il "congelamento" delle giacenze di magazzino: per tutti gli articoli solo per gli articoli che rientrino nella tipologia di attività impostata: es. inventario di un marchio, di uno scaffale, di un'ubicazione, di una filiale, ecc. In caso di differenza tra le giacenze congelate e conteggiate, ELETTRIX: genera automaticamente le movimentazioni di rettifica inventariale stampa la valorizzazione delle differenze corrispondenti Inoltre, ELETTRIX permette di conteggiare più volte uno stesso articolo e organizzare l inventario in modo da effettuare la doppia conta con conseguente evidenziazione delle eventuali differenze. Utilizzando i terminali a radiofrequenza è possibile effettuare i conteggi anche durante la normale attività di vendita. 2 Magazzino Funzionalità 09

11 Molteplici codifiche articoli Per ogni codice articolo gestito in anagrafica è possibile memorizzare molteplici codifiche: codice interno: sistema di codifica comunemente utilizzato dai programmi codice progressivo: codifica numerica progressiva univoca utilizzata per la creazione automatica di un codice a barre interno codice originale: codifica utilizzata dal fornitore; può differire dal codice interno codici alternativi: ELETTRIX consente di gestire infiniti alias per ogni articolo, eventualmente utilizzabili in fase di ricerca o inserimento in documenti codici articoli clienti: codifiche specifiche di ogni cliente utilizzabili poi in fase di ricerca o inserimento e stampa di documenti codici a barre: ELETTRIX permette un'associazione a ciascun codice articolo praticamente infinita, attraverso l inserimento manuale o mediante l importazione tramite i tracciati standard Metel Analisi dell efficienza di magazzino ELETTRIX consente di monitorare l efficienza del magazzino da diversi punti di vista, quali: l efficienza logistica in uscita: calcolare in quanti giorni, mediamente, viene consegnato il materiale al cliente, e in quanti giorni, mediamente, ammonta l eventuale ritardo l efficienza logistica in entrata: allo stesso modo, misurare l efficienza dei propri fornitori l efficienza degli approvvigionamenti: calcolare la giacenza media e l indice di rotazione di ciascun articolo per misurare l efficienza dell approvvigionamento delle scorte l'efficienza finanziaria: misurazione della redditività delle proprie scorte di magazzino attraverso elaborazioni mirate: es. l analisi dell efficienza GMROI (Gross Margin Return On Investiment) Informazioni gestionali complete e parametrizzabili ELETTRIX mantiene aggiornate in tempo reale tutte le innumerevoli informazioni gestionali legate a ogni articolo: giacenza, giacenza fiscale, ordinato, impegnato, disponibile, venduto/acquistato, reso clienti/fornitori, merce in arrivo da fornitore, da filiale, arrivata, in prelievo, in spedizione, in conto lavoro presso terzi, in visione presso clienti, in visione da fornitori, in conto riparazione, non conforme, ecc. Queste informazioni possono essere parametrizzate in base alle esigenze di ciascuna azienda, per esempio: considerare, nel calcolo del disponibile, tutti gli impegni clienti o solo quelli con data di consegna entro l'arco di approvvigionamento del fornitore aggiungere alla giacenza fiscale la merce presso terzi, quella difettosa, in spedizione, esibita negli showroom, ecc. 2 Magazzino Funzionalità 10

12 Quadri elettrici ELETTRIX permette una gestione completa dei quadri elettrici sia a lavorazione interna che a lavorazione effettuata presso terzi considerando i componenti associati e la manodopera utilizzata con i relativi costi e prezzi di vendita. In questo modo è possibile: effettuare un'efficace analisi del venduto e della marginalità effettuare verifiche in caso di resi e/o gestione garanzie gestire e tracciare i documenti normalmente analizzare la situazione del quadro a avanzamento e a consuntivo determinare la corretta marginalità del quadro prodotto comprensivo dei costi dei prodotti, della manodopera e degli eventuali valori di recupero da fornitore. ottenere il dettaglio delle componenti utilizzate anche nella gestione del rapporto con il cliente finale, utile per le verifiche su resi e/o garanzie 2 Magazzino Funzionalità 11

13 Logistica Lo straordinario quotidiano Pensato per ottimizzare i costi di gestione delle merci ELETTRIX è progettato per gestire in modo strategico la logistica integrata: flussi di ingresso, stoccaggio, trasporti, ordini, uscita dei materiali, tempi e modalità di gestione delle merci. Una voce che di solito rappresenta un costo variabile tra il 15% e oltre il 30% del valore dei prodotti. Il modulo Logistica di ELETTRIX raggiunge le massime prestazioni in abbinamento all utilizzo di terminali a radiofrequenza che contribuiscono a ottimizzare tutti i processi logistici: dall entrata merci, alla fase di spunta e ubicazione, fino alla generazione delle liste di prelievo e all'emissione dei documenti di accompagnamento. Sfruttando i modelli di complessità scalabile presenti in ELETTRIX, le aziende possono aspirare a una progressiva automatizzazione dei processi logistici. Ma c'è di più L utilizzo delle funzionalità di logistica consente di ottenere una drastica riduzione degli errori e un conseguente aumento dell efficienza e del livello di soddisfazione dei clienti. Infine ELETTRIX permette di conoscere in ogni momento la posizione delle merci all interno del magazzino, "guidando gli addetti lungo percorsi ottimizzati definiti dall azienda, che necessiterà così di minor personale specializzato. 3 Aree applicative 12

14 Tracciabilità dei flussi operativi Per ogni singolo movimento di magazzino ELETTRIX consente: di memorizzare l utente che ha effettuato l operazione la data e l ora in cui è stato effettuato la quantità di merce movimentata il cliente/fornitore/reparto per il quale è stato effettuato il movimento ecc. In questo modo l'attività dei singoli operatori è controllabile e si possono effettuare statistiche sul livello del servizio. Ottimizzazione dei processi di entrata merce Attraverso la funzione di "spunta merce arrivata", ELETTRIX permette di gestire in modo automatico e controllato la collocazione delle merci all interno delle diverse aree: es. arrivo merce, picking e/o scorta, Non Conforme, preparazione uscita merce e attesa spedizione. Questo consente la preparazione anticipata delle etichette con il codice a barre da applicare ai singoli articoli già venduti. Ottimizzazione dei processi di uscita merce ELETTRIX permette di unire più impegni da evadere in un unica missione di prelievo secondo vari criteri di accorpamento, e, parallelamente, di suddividere le missioni di prelievo in base: alla tipologia di merce da prelevare: es. cesto o carrello per la minuteria, muletto per la carpenteria, ecc. alle zone di ubicazione interne al magazzino: es. separazione delle missioni che contengono il materiale da prelevare all esterno o sul piano soppalcato. ELETTRIX velocizza i processi di uscita della merce grazie a una agile gestione della stampa delle etichette sovracolli, del packing-list e del borderò di carico con la spunta della merce da consegnare. Gestione della Non Conformità ELETTRIX gestisce anche la creazione automatica e tempestiva della "Non Conformità" della merce, soprattutto durante le fasi di inserimento del documento di entrata e di spunta/controllo. 3 Logistica Funzionalità 13

15 Informazioni puntuali e dettagliate ELETTRIX consente la gestione di varie funzioni commerciali quali: la consultazione dello stato di avanzamento degli impegni la visione in tempo reale dei movimenti di prelievo dei singoli articoli Inoltre: ogni addetto commerciale sarà facilmente in grado di fornire ai propri clienti risposte immediate e tempestive riguardo l'evasione degli ordini ogni responsabile di magazzino potrà monitorare lo stato di avanzamento dei singoli flussi operativi - entrata merce, ubicazioni, liste di prelievo - con la possibilità di decidere a quali operatori assegnare specifiche attività - ubicazioni, taglio cavi, prelievi - e variare la priorità di esecuzione delle missioni 3 Logistica Funzionalità 14

16 Metel Lo straordinario quotidiano Quando l'integrazione totale è la chiave della buona gestione Grazie al modulo METEL, ELETTRIX offre la standardizzazione globale delle procedure di creazione e gestione dei documenti, quali: listino prezzi, ordine e relativa conferma, documento di trasporto, fattura. Il sistema EDI - Electronic Data Interchange è uno strumento semplice che garantisce all'intera filiera degli operatori un trattamento univoco delle informazioni. La conseguenza è un notevole aumento del livello di efficienza nelle varie aree di riferimento, commerciale, logistica e amministrativa. Usare METEL significa abbattere notevolmente i costi di gestione, eliminare gli errori umani e aumentare la velocità di trasmissione delle informazioni tra gli operatori della filiera. Ma c'è di più La gestione di tutti i flussi METEL WebEDI è completamente automatizzata, sia per quanto riguarda l invio che la ricezione dei dati. I documenti predisposti per l invio saranno quindi automaticamente inseriti nel circuito METEL, mentre i documenti disponibili per il download saranno automaticamente importati in ELETTRIX. Infine Gli automatismi sono completati da opportune notifiche via per segnalare eventuali anomalie riscontrate, incongruenze dei dati ricevuti, e altro ancora. 4 Aree applicative 15

17 Gestione listini fornitore L integrazione tra ELETTRIX e METEL consente l importazione automatica dei listini dei fornitori, limitando al minimo le attività manuali e di controllo, e consentendo il più ampio utilizzo delle informazioni in essi contenute. Grazie all'estrema parametrizzazione dell applicazione e alla possibilità di ricodifica delle informazioni ricevute - es. la categorie di sconto, le famiglie merceologiche, ecc. - è possibile gestire automaticamente tutti i dati tecnico-commerciali messi a disposizione dai singoli fornitori. Infine, è possibile: differenziare la data di entrata in vigore del listino di acquisto da quella di entrata in vigore del listino di vendita mettere in evidenza le più significative variazioni del listino o delle condizioni di acquisto Gestione ordini fornitore Grazie a una semplice conferma ELETTRIX consente l invio dell ordine al fornitore tramite il circuito METEL WebEDI. Vengono inoltre inviate tutte le informazioni utili a una corretta gestione dell'ordine stesso, quali: : l evidenza delle condizioni commerciali di ogni articolo: es. sconti base, sconti extra, netti concordati, ecc. la tipologia dell ordine la data di richiesta consegna l invio di note con richiesta di intervento Importazione esito ordini Il tracking reso disponibile da METEL è consultabile automaticamente in ELETTRIX utilizzando le principali funzioni di navigazione presenti. La verifica dell'acquisizione effettiva dell'ordine da parte del fornitore avviene in modo immediato e non necessita dell accesso al portale METEL. Conferme d ordine fornitore Grazie all importazione del flusso relativo alle conferme d ordine dei fornitori, ELETTRIX consente un immediato riscontro delle condizioni di vendita applicate, con l evidenziazione delle sole righe d ordine difformi da quanto precedentemente inviato - es. il controllo delle condizioni commerciali applicate, della quantità ordinata e della data di prevista consegna, ecc. 4 Metel Funzionalità 16

18 Ricezione avvisi di spedizione del fornitore Il grossista ha la possibilità di ricevere l anteprima della bolla del fornitore (produttore) nel momento esatto in cui questi stampa la bolla e la invia nel formato METEL. Ciò consente al grossista di avere un immediata evidenza della merce in arrivo. La quantità relativa a ogni articolo presente in bolla verrà, quindi, automaticamente segnalata in un campo apposito dell applicativo, denominato merce in arrivo. Al momento dell arrivo della merce sarà sufficiente confermare l avviso di spedizione, evitando così digitazioni ridondanti e possibilità di errore. Ricezione fatture fornitore Questa funzione permette di importare il flusso delle fatture emesse dai fornitori. Il singolo documento di fattura, oltre a essere automaticamente registrato in contabilità, viene "riconciliato" con i relativi documenti di carico ricevuti (documento di trasporto) consentendo un immediata evidenza di eventuali discordanze. Archiviazione elettronica fatture (Billing-WEDA) Perfettamente integrato in ELETTRIX questo servizio rende possibile l invio a METEL: dei flussi inerenti le fatture attive : con relativi file PDF e indici di riconoscimento del singolo documento dei flussi inerenti le fatture passive : con relativi indici di riconoscimento di ogni singolo documento In fase di registrazione contabile, per ogni fattura passiva viene generata un etichetta contenente il numero di protocollo; l etichetta dovrà poi essere applicata al documento prima dell apposita scansione. Designazione tecnica cavi (CDT-CDTS) METEL ha definito una codifica univoca dei cavi. Anche per questi articoli, quindi, tutta la filiera può utilizzare in modo completo i flussi METEL, dall invio ordini al ricevimento delle fatture. Questa funzionalità è totalmente integrata in ELETTRIX nella cui base dati è prevista la corretta gestione dei Codici di Designazione Tecnica (CDT) e dei relativi legami con i codici originali dei singoli produttori. L attivazione di questa funzionalità fornisce specifiche statistiche sul fatturato di acquisto, di vendita e sulla marginalità, evidenziando un nuovo parametro: il peso. Integrazione ELECTROCOD ELETTRIX permette la totale integrazione con il sistema di classificazione merceologica ELECTROCOD; prevede l'importazione dei file di Abbinamento Codici e l'aggiornamento automatico delle relative anagrafiche, consentendo agli utenti di effettuare analisi e ricerche basate sul posizionamento merceologico degli articoli ed elaborare specifiche statistiche. 4 Metel Funzionalità 17

19 Amministrazione Lo straordinario quotidiano Anche gli adempimenti di legge diventano semplici ELETTRIX copre tutte le normali funzionalità necessarie per il rispetto delle normative vigenti: la gestione delle varie tipologie di registrazione contabile gli scadenziari i partitari i cespiti ammortizzabili le ritenute d acconto i ratei e risconti i bilanci periodici e annuali i centri di costo l home banking la gestione anticipata della tesoreria Oltre a questo, fornisce specifici strumenti in grado di aiutare le aziende a prendere le decisioni più importanti e delicate. Ma c'è di più Grazie alla completa integrazione con tutte le altre aree gestionali presenti in ELETTRIX, anche l area amministrativa è di facile utilizzo e offre un'immediata accessibilità dei dati, da qualunque area d inserimento provengano: amministrativa, commerciale o logistica. Esempio: in fase di emissione di documenti verso i clienti, i dati relativi alla loro eventuale esposizione e situazione insoluti, emergono subito dalla presa visione della scheda contabile di un cliente/fornitore, per ogni fattura registrata è possibile risalire alla consultazione degli articoli movimentati, con relativa quantità e prezzo 5 Aree applicative 18

20 Bilanci e riclassificazioni ELETTRIX consente di redigere bilanci annuali o periodici per: rispondere alle esigenze civilistiche e fiscali previste dalla normativa vigente mettere a disposizione degli amministratori le informazioni necessarie e utili al controllo di gestione Grazie alla possibilità di effettuare scritture provvisorie, ELETTRIX consente di valutare l andamento della gestione passata e futura in rapporto alla redditività e con riferimento alle situazioni patrimoniali e finanziarie già determinatesi o previsionali. ELETTRIX offre la possibilità di redigere dei bilanci riclassificati secondo gli schemi previsti dalla IV direttiva CEE o secondo quelli adottati da ciascuna azienda. Consente, inoltre, un'approfondita analisi di bilancio secondo criteri che rispecchino la corretta interpretazione della realtà aziendale. Questi bilanci possono essere stampati per singolo periodo o raffrontanti con esercizi precedenti. Cespiti ammortizzabili - Principi contabili IAS ELETTRIX consente di gestire i beni ammortizzabili materiali, immateriali e finanziari, sia da un punto di vista civilistico che fiscale. Il costo pluriennale dei beni strumentali viene ripartito in più esercizi in funzione della loro durata economica, o sulla base di tabelle ministeriali che definiscono le quote massime deducibili ai fini della determinazione del reddito d impresa fiscalmente imponibile. ELETTRIX rende possibile la gestione delle operazioni che possono determinare l alterazione del valore del cespite quali la svalutazione, la rivalutazione, l alienazione, l eliminazione o la dismissione. Il calcolo dell ammortamento può essere eseguito in qualsiasi momento dell anno anche attraverso la generazione di scritture provvisorie o contabili, utili poi alla creazione di bilanci annuali, infrannuali o previsionali. È contemplata la gestione dei cespiti secondo i principi contabili internazionali per tutti quei clienti che sono soggetti agli obblighi dei criteri IAS. Centri di costo In ELETTRIX è presente un modulo di contabilità per centro di costo, efficace per la ripartizione dei costi aziendali tra i singoli centri di responsabilità, identificabili con la fonte del costo o del ricavo. Questo modulo è complementare alla contabilità generale ed è integrato in essa. Infatti, attraverso l attenta progettazione del piano dei conti, con relativa attribuzione a ciascun conto dei propri centri di costo o di ricavo, è possibile registrare la contabilità analitica contestualmente alla contabilità generale. ELETTRIX, infine, rende possibile l inserimento di movimenti extracontabili, sia previsionali che di assestamento, affinché siano redatti bilanci infrannuali o previsionali. 5 Amministrazione Funzionalità 19

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