I requisiti principali da esaminare per la scelta tra le diverse offerte in outsourcing

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1 Milano, 6 novembre 2008 I requisiti prcipali da esamare per la scelta tra le verse offerte outsourcg Fausto Bologni Ammistratore Delegato e Direttore Generale

2 Agenda Scenario Europeo e Nazionale Survey Quercia Modello Quercia Case History

3 Scenario europeo implementazione dei sistemi fatturazione elettronica Ad Ad oggi oggi circa circa il il 72% 72% delle delle imprese imprese europee europee commercializza commercializza con con più più 6 6 paesi paesi nel nel mondo. mondo. Questo Questo significa significa un un enorme enorme potenziale potenziale scambio, scambio, ambito ambito ternazionale, ternazionale, fatture fatture elettroniche elettroniche 72% Tuttavia Tuttaviaun un terzo terzo loro, pari parial al 28% 28% è bloccato bloccatodalle dallefferenti fferentisoluzioni soluzioni fatturazione fatturazioneelettronica elettronicanei neiversi versipaesi 48% 28% DOMANDA RISPOSTA Cosa blocca l evoluzione del mercato? La sparità degli aspetti giurici rapporto agli aspetti tecnici. Il Il sorientamento sorientamento normativo normativo non non è risolto risolto Nelle normative europee ed italiane alcuni punti ed argomenti contuano a destare perplessità e sorientamento, sia nel panorama delle imprese destatarie servizi fattura elettronica che negli stessi fornitori servizi e-voicg slocati sul territorio europeo (Vanson Bourne).

4 Iniziative per rispondere ai dubbi delle imprese Quali Quali sono sono i i punti punti sospeso sospeso che che necessitano necessitano un un chiarimento? chiarimento? La fatturazione elettronica come l tero ambito della dematerializzazione è conzionata da aspetti tecnico/giurici che richiedono un approfonta sama da parte tutti gli attori implicati nello scambio documentale: fornitori servizi, utilizzatori ed utenti (mittenti e/o destatari). I temi su cui gli aspetti giurici fferiscono da quelli tecnici sono prcipalmente: panoramica sulle attività standarzzazione e revisione della legislazione europea utilizzo della firma elettronica trasmissione fatture meante EDI Electronic Data Interchange modalità con cui le fatture elettroniche possono essere scambiate

5 Iniziative per rispondere ai dubbi delle imprese Quali Quali sono sono le le iziative iziative volte volte a rispondere rispondere al al sorientamento sorientamento delle delle imprese? imprese? Allo scopo chiarificare le idee e qu agevolare l adozione della fatturazione elettronica nasce: E Invoicg Expert ExpertGroup Iniziativa promossa dalla Commissione Europea al fe viduare gli ostacoli alla libera circolazione delle fatture elettroniche.

6 Posizionamento nazionale all terno dello scenario europeo Come Come si siposizionano le le imprese italiane nello nelloscenario europeo? Secondo i dati riportati dalla survey Vanson Bourne condotta per Sterlg Commerce il livello nazionale sensibilità mostrato verso sistemi fatturazione elettronica ricopre una percentuale teressante. Circa il 46% della aziende italiane, rispetto al 40% quelle europee, sta seriamente prendendo considerazione l'implementazione una soluzione fatturazione elettronica automatizzata. Europa 40% Italia 46% Il Il livello livello preparazione preparazioneed ed teresse teressedelle delleaziende italiane italianerivolto rivoltoalla allafatturazione fatturazioneelettronica elettronicarappresenta rappresenta un un forte forte catalizzatore catalizzatore ambito ambitoeuropeo

7 Preconcetti delle imprese italiane Le Le aziende aziendeitaliane italianehanno hannocompreso compresoilil beneficio beneficioottenibile ottenibiledall implementazione della della fatturazione fatturazioneelettronica, elettronica, tuttavia tuttaviaesistono esistonoancora ancoradei deifattori fattoriibitori ibitoriche checonzionano conzionano l evoluzione l evoluzionedelle dellestatistiche. Cosa blocca la ffusione della fatturazione elettronica? Il 1 passo per scoprire i motivi è comprendere il punto vista delle aziende italiane ed eventuali preconcetti. Per questo motivo Quercia Software ha realizzato un dage mercato tipo quantitativo su un campione 442 aziende utilizzatrici prodotti e servizi CBI. Le terviste sono state espressamente rivolte alle figure che teragiscono, anche saltuariamente, con i servizi CBI: Titolare Direttore Generale Dir. Fanziario e Ammistrativo Responsabile Ammistrativo Capo Tesoriere

8 Fattori scelta nei servizi CBI Il sondaggio ha covolto esclusivamente aziende utenti prodotti CBI. Questo per selezionare un target già orientato all utilizzo sistemi volti ad automatizzare i processi ammistrativi, contabili e fanziari. Secondo il sondaggio condotto sono i seguenti aspetti i fattori prcipali nella scelta un prodotto corporate bankg 44,4 30,9 Valori %; Base: utilizzatori home bankg ,2 1: Costi del servizio 2: Facilità d uso e qualità del servizio 3: Affidabilità e contuità servizio Il fattore economico rappresenta per il 44,4% degli tervistati l elemento scelta.

9 Livello priorità e quantificazione dei servizi novativi ambito CBI Qual è il livello priorità attribuito dalle imprese italiane alle funzionalità novative dei servizi CBI? 3,86 3,62 4,13 4,29 4,29 Professionalità degli operatori c. center 4,13 Servizi teleassistenza 3,86 Funzionalità operative 3,62 Strumenti supporto proattivi Valori me su scala 1=per niente.-5=molto.; Base: utilizzatori home bankg Quale percezione costo hanno le imprese su funzionalità fatturazione elettronica? 2,74 2,98 2,98 Professionalità degli operatori c. center 2,92 Servizi teleassistenza 2,83 2,83Funzionalità operative 2,83 2,92 2,74 Strumenti supporto proattivi Valori me su scala 1=per niente.-5=molto.; Base: utilizzatori home bankg

10 Rilevanza percepita dalle imprese verso la fatturazione elettronica Mentre Mentre SERVIZI SERVIZI ONLINE, ONLINE, SERVIZI SERVIZI INFORMATIVI INFORMATIVI E DI DI PAGAMENTO PAGAMENTOsono sono funzionalità funzionalitàconosciute e consolidate consolidate nell utilizzo, nell utilizzo, la la FATTURAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA ELETTRONICA è ancora ancora un un argomento argomento novativo novativoe qu qu relativamente relativamente poco poco conosciuto. conosciuto. Di conseguenza, questo contesto possiamo considerare positiva una simile percentuale quanto mostra un alto potenziale crescita. 84,4 78,3 77,6 Valori %; Base: totale campione ,5 41,9 20,4 Servizi onle Servizi formativi Servizi spositivi pagamento Fatturazione elettr./ scambio documentale Servizi spositivi casso Firma gitale

11 La visione sulla fatturazione elettronica del campione tervistato Il grafico sottostante conferma la percezione delle imprese sull importanza prioritaria attribuita all vio immagi statiche, PDF tramite posta elettronica: 59,6%. 59,5 Lo scambio fatture elettroniche corrisponde ad una percentuale feriore ma comunque significativa: 30,6% Valori % 35,3 30,6 30,6 28,0 20,7 21,1 6,9 Utilizzo pdf tramite posta elettronica Scambio altri documenti Scambio fatture elettroniche Gestione del ciclo attivo Gestione del ciclo passivo Conservazione a norma Integrazione con la gestione degli cassi Veicolazione fatture con EDI

12 Il punto vista delle imprese merito alla valutazione dei vantaggi derivati dal processo dematerializzazione Le Le motivazioni motivazioni che che conducono conducono alla alla scelta scelta dematerializzazione: I I vantaggi vantaggi derivati derivati dall utilizzo dall utilizzo un un processo processo dematerializzazione: 65,0 54,8 45,8 40,1 27,1 23,1 1: Elimazione documenti cartacei 2: Conservazione a norma 3: Integrazione con la gestione cassi 1 posto: Riduzione costi 2 posto: Efficienza oganizzativa 3 posto: Rispetto della normativa Valori %; Base: utilizzatori fatturazione elettronica / scambio documentale 177

13 Alcune considerazioni sull vio cartaceo documenti Percentuali Percentuali relative relative a modalità modalità vio: vio: cartaceo, cartaceo, 79,1% 79,1% --elettronico, elettronico, 68,9% 68,9% Cartaceo Elettronico Prcipali Prcipali fattori fattori ibitori ibitori collegati collegati al al mancato mancato utilizzo utilizzo della dellafattura elettronica elettronica 34,3 * Valori %; Base: utilizzatori fatturazione elettronica / scambio documentale ,6 14,3 11,3 8,3 7,6 4,9 Non conosco Bassi volumi Non ci sono clienti/fornitori che scambiano fatture Lo svolge professionista Implica cambiamenti organizzativi Mai proposto Richiede vestimenti eccessivi

14 Priorità attribuita alla fatturazione elettronica nei progetti delle imprese Utilizzo Utilizzo futuro futuro dei dei servizi servizi scambio scambio documentale documentale Sì 42,3 Su Su quale quale fornitore fornitore ricadrebbe ricadrebbe la la scelta scelta delle delle imprese imprese caso caso implementazione implementazione servizi servizi fattura fattura elettronica: elettronica: Una banca o struttura tecnica delegata banca 3,96 Un altro fornitore specializzato gestione documentale 3,58 Stu commercialisti 3,50 Outsourcer formatici 3,35 Un fornitore postalizzazione massiva 3,14 * Valori me su scala 1=per niente 5 =molto ; Base: utilizzeranno fatturazione elettronica / scambio documentale futuro 112

15 La scelta dell outsourcg come soluzione ottimale alla realizzazione del processo dematerializzazione Altri dati importanti mostrano quanto segue: L 86% delle imprese italiane,ritiene non sporre ancora delle necessarie risorse terne per realizzare questo processo. 14% Per questo motivo la scelta delle imprese italiane è orientata a soluzioni fatturazione elettronica e conservazione a norma outsourcg. La motivazione: 86% Un sistema outsourcg non richiede consistenti vestimenti iziali ed è garante verso il cliente della responsabilità legale e fiscale dell tero processo operativo, firma gitale qualificata e marca temporale (Vanson Bourne).

16 Check List, attività procedurali, altri vantaggi derivati dall Outsourcg Altre motivazioni che conzionano le imprese verso alternative soluzioni OUTSOURCING: SCARSI INVESTIMENTI MATERIALI Nessun Nessun vestimento vestimento ad ad eccezione eccezione eventuali eventuali personalizzazione personalizzazione per per l tegrazione l tegrazione dei dei sistemi sistemi già già essere. essere. RISPARMIO IN RISORSE UMANE Risparmio Risparmio risorse risorse tecniche tecniche e e ammistrative ammistrative decate decate all implementazione all implementazione del del servizio servizio fase fase iziale iziale o o start start up. up. CONTROLLI da EFFETTUARE Nel Nel caso caso cui cui un azienda un azienda opti opti per per una una soluzione soluzione outsourcg, outsourcg, il il responsabile responsabile della della conservazione conservazione nomato nomato all terno all terno dell azienda dell azienda committente committente potrà potrà delegare delegare tutto tutto o o parte parte l attività l attività ad ad un un soggetto soggetto esterno esterno che che tuttavia tuttavia non non prende prende carico carico la la responsabilità responsabilità dell ammistrazione dell ammistrazione fanziaria fanziaria del del cliente cliente stesso. stesso. Nel Nel caso caso cui cui sia sia affidata affidata ad ad un un provider provider esterno esterno l attività l attività emissione emissione delle delle fatture, fatture, il il rapporto rapporto è è generalmente generalmente regolato regolato dallo dallo specifico specifico contratto contratto outsourcg. outsourcg.

17 I versi Outsourcer, panorama sui versi provider Le imprese destatarie soluzioni fatturazione elettronica hanno necessità orientarsi tra le verse proposte servizi. Per questo è importante comprendere: Quali sono i provider servizi dematerializzazione? Qual è la loro specializzazione? Outsourcer Banche Area focalizzazione e sviluppo Integrazione sist. Inc./pag. Fidelizzazione cliente Canali CBI2 Carta Service Provider Creazione una community scambio documentale e supply cha CBI2 EDI Poste Integrare la proposta attuale postalizzazione cartacea con la veicolazione elettronica Altro Carta

18 Le Imprese scelgono le Banche Come si rapportano le imprese nella scelta del fornitore servizi fatturazione elettronica e dematerializzazione? Il 71% delle imprese sceglie servizi fatturazione elettronica erogati da Banche 39,2 Quali sono le motivazioni che conzionano la scelta? 24,1 21,5 12,7 2,5 Standard nazionale x tutte le aziende Uso già un prodotto Corporate Bankg Community aziende affidabili e ragg. Integrazione con gestione cassi Altro

19 Dematerializzazione vs Digitalizzazione, la fattura elettronica non è un PDF A verse tipologie Outsourcer corrispondono verse soluzioni servizio. Quali sono gli elementi sttivi? Nell ambito dell automatizzazione della gestione documentale,possiamo stguere due categorie servizi. DEMATERIALIZZAZIONE La Dematerializzazione consiste un processo automatizzazione ed formatizzazione dell tero ciclo fatturazione, se applicato correttamente ed efficacemente, garantisce un riscontro preciso sui costi gestione documentale e un ottimizzazione dell tero processo creazione, trasmissione, archiviazione e reperibilità nel tempo dei documenti. Formazione DIGITALIZZAZIONE La Digitalizzazione corrisponde ad un processo elaborazione e trasformazione dell archivio analogico gitale, attraverso scansione ( origali cartacei) e conseguente consultazione delle immagi ottenute, tramite software gestione documentale e portali presposti alla veicolazione immagi statiche non certificate: PDF, TIF, JPEG E un processo volto a semplificare le attività ammistrative automatizzando la ricerca documentale. Non consente tuttavia smaterializzare il ciclo dell orde o emettere fattura elettronica. Emissione Memorizzazione Esibizione Conservazione Di Di documenti documenti formatici formatici rilevanti rilevanti ai ai fi fi tributari tributari Emissione PDF Memorizzazione Archiviazione Di immagi Di immagi statiche ottenute statiche ottenute da elaborazione da elaborazione origali cartacei origali cartacei

20 DesQ: la proposta e l impegno Quercia Software Azienda Mittente SERVIZI INTEGRATI SERVIZI INTEGRABILI Azienda Destataria DesQ Posta ibrida Import/export multiformato vio multicanale Firma gitale Disputa Gestione stati fattura Layout mail C.B.I. 2 Invio Ricezione e Conservazione Fatture Conservazione Sostitutiva (partnership) Archiviazione Conservazione a Norma Responsabile conservazione Gest. Passivo cartaceo (ritiro, normalizzazione, scansione, cizzazione) pubblicazione on-le Area Incassi e Pagamenti (su CBI) Portale decato Archivio On Le Altri Circuiti Invio richieste Incasso e Pagamento import/export cassi e pagamenti Bonifico, RID/MAV/Riba Anticipo fatture Riconciliazione tra fatture e cassi/pagamenti BANCA Invio cassi/pagamenti con fo per la riconciliazione Ricezione esiti Rencontazione e Riconciliazione Matchg fo riconciliazione con fatture Aggiornamento stati lavorazione fatture Invio esiti cassi pagamenti con fo riconciliazione Rencontazione con fo riconciliazione

21 Un esempio concreto e successo quarto gruppo agro-alimentare italiano per fatturato (1.744 milioni euro nel 2006 cui il 13% all estero) lavoratori pendenti. Esigenza del cliente e aree sviluppo: Ricezione fatture formato dati XML ed tegrazione nel ciclo passivo Invio fatture attive formato XML Pubblicazione delle fatture attive formato PDF per le aziende che non hanno ancora tegrato la fattura elettronica Integrazione con il circuito EDI per l vio delle fatture attive alla GDO: 20% fatture emesse (oltre 5 milioni documenti); 50% sul totale fatture emesse alla GDO Archiviazione ottica sostitutiva bolle e fatture attive e passive Integrazione con il circuito EDI per la ricezione delle fatture passive

22 Progetti area fatturazione elettronica Progetto Progetto dematerializzazione dematerializzazione AREE AREE DI DI SVILUPPO PRIMARIE Ricevere dai clienti files strutturati per la contabilizzazione e l tegrazione con i sistemi pagamento Ricevere le fatture formato elettronico con il relativo file strutturato della fattura passiva modo da elimare l immissione manuale della registrazione Inviare fatture attive elettroniche ai clienti, anticipando la revisione legislativa verso la P.A. Archiviazione ottica sostitutiva del documento Messa a sposizione del documento elettronico ai vari responsabili per le autorizzazioni al pagamento

23 Progetto Zero Paper 1 STEP Ciclo passivo Traduce e converte i tracciati dei fornitori al tracciato personalizzato del Gruppo Veronesi e si tegra con l ERP aziendale importando rettamente i dati Portale decato Data Entry Upload delle fatture sul Portale DESQ Upload delle fatture tramite web service Tracciati standard CBI o personalizzati Fornitori CONTACT CENTER Il Gruppo Veronesi mette oltre a sposizione un servizio assistenza gestito rettamente da Quercia Software

24 Progetto Zero Paper 2 STEP Ciclo attivo CONTACT CENTER Il Gruppo Veronesi mette oltre a sposizione un servizio assistenza gestito rettamente da Quercia Software Portale decato Esportazione tracciato standard CBI o personalizzato sulle esigenze del cliente Pubblicazione del PDF

25 Milano, 6 novembre 2008 I requisiti prcipali da esamare per la scelta tra le verse offerte outsourcg fe presentazione Fausto Bologni Ammistratore Delegato e Direttore Generale

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