Fatturazione elettronica e conservazione digitale dei documenti aziendali

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1 Fatturazione elettronica e conservazione digitale dei documenti aziendali SMAU 2008, seminari e-academy Milano, 17 ottobre 2008 Ing. Igor Serraino Consulente informatico Avv. Andrea Maggipinto Direttore Osservatorio CSIG di Milano

2 E-procurement : definizione Il termine significa letteralmente approvvigionamento elettronico Più in generale l e-procurement è l infrastruttura (tecnologie, procedure, operazioni, e modalità organizzative) che che consente l acquisizione di beni e servizi tramite Internet, attraverso processi di reperimento, fornitura, inoltro, archiviazione Gli applicativi e-procurement nel contesto B2B (business to business) hanno il compito di automatizzare il reperimento delle informazioni sui prodotti e di confrontare le offerte (market intelligence). L'automatizzazione può comprendere anche la creazione dell'ordine di acquisto, la sua convalida, l'invio dell'ordine al rivenditore, la ricezione della fattura e il saldo

3 Un pò di storia... Il primo esempio di e-procurement risale agli anni 70 ( EDI ) Diffusione dell'electronic Data Interchange Grazie all'edi, i partner della supply chain possono scambiarsi ordini di acquisto, fatture, preavvisi di spedizione e altri documenti aziendali direttamente da un sistema aziendale all'altro, senza alcun intervento umano. Un gruppo di aziende si dotava di una rete proprietaria sulla quale transitavano gli ordini e la fatturazione dalle une alle altre.

4 EDI - Electronic Data Interchange Tale soluzione, tuttavia si è presto rilevata costosa e relativamente macchinosa poiché necessitava non solo dell'acquisto o del noleggio di linee telefoniche particolari per fare circolare i dati, ma anche di sistemi informatici complessi per trattare questi dati all'interno delle aziende partner. Internet, alla nascita di EDI non esisteva ancora...

5 Internet ed evoluzione tecnologica La diffusione su larga scala di Internet nell ultimo decennio ha offerto alle imprese e alle PA la possibilità di utilizzare una rete pubblica, aperta e standardizzata, per spostare dati a uso privato

6 Internet ed evoluzione tecnologica Un altro dei principali fattori di penetrazione dell eprocurement nelle imprese è stata senza dubbio l evoluzione tecnologica e informatica nella gestione dei flussi dati, agevolata da un crollo verticale dei costi di implementazione dell hardware necessario per una gestione completamente automatizzata del sistema

7 L'avvento della banda larga Fonte: ISTAT Imprese con almeno 10 addetti che possiedono una connessione a banda larga, 2005

8 Diffusione delle ICT Famiglie e utilizzo da parte del singolo individuo Imprese Pubblica amministrazione Rilevazioni statistiche precise (ISTAT) a partire dal 2000 Attualmente, data la diffusione capillare delle ICT, i rilevamenti vengono effettuati con cadenze elevate

9 : situazione nelle PA Fonte: ISTAT % di dipendenti PA con almeno 1 pc a disposizione

10 E-Government Il termine E-Government descrive l'applicazione delle moderne tecnologie del commercio elettronico alle Istituzioni e alla Pubblica Amministrazione. Si realizza in due campi applicativi: Government to Citizens Business to Government

11 E-Procurement per PA Nella maggior parte dei casi, l'e-government ha palesato una posizione di arretratezza rispetto al settore privato nell'applicazione di tecnologie di commercio elettronico. Divario digitale: l'accesso a internet è più facile per cittadini con un reddito superiore Compito di Governi e Stati è individuare soluzioni che garantiscano a tutti i cittadini di accedere ai servizi di E-Government.

12 Siti web istituzionali Il 65,9% dei comuni italiani (ISTAT) possiede un sito Web istituzionale. Poco frequente (13,4 %) la percentuale di comuni che offrono servizi telematici transattivi, ovvero che rendono possibile l espletamento elettronico di tutte le fasi del servizio fino alla conclusione della pratica. Le statistiche evidenziano una maggiore propensione dei comuni del Settentrione, in particolare nel Nord-est, a rendere disponibili servizi on line come download di modulistica, informazione interattiva e servizi transattivi.

13 E-procurement per PA: MarketPlace Il termine Marketplace indica un "luogo" a disposizione di fornitori e clienti nel quale mettere in relazione domanda ed offerta di beni e servizi. Realizzazione del concetto di e-commerce (Business to Government)

14 MarketPlace: flusso dati Il cliente (la PA) non sa quale sia il fornitore, al momento della scelta del prodotto Mercato altamente concorrenziale basato su: prezzo tempi di consegna

15 Caso d'uso: mercatopa.it Il marketplace della Provincia di Brescia è una piattaforma web messa a disposizione dei fornitori e degli Enti aderenti al Protocollo d intesa, nella quale sono messe in relazione domanda e offerta di beni e servizi in economia.

16 Business to Government MercatoPA consente agli enti Enti aderenti il conseguimento di numerose migliorie nei loro procedimenti d'acquisto, in particolare: maggiore velocità nel reperire e confrontare offerte diverse; possibilità di controllare della spesa snellimento e semplificazione delle procedure d'acquisto; aumento della trasparenza nella formazione, gestione e conclusione degli acquisti; riduzione dei costi di acquisto di beni e servizi fonte:

17 Caso d uso: implementazione del MarketPlace in azienda Stato iniziale: azienda gruppo tipografico ben affermata nel territorio provinciale, con alle spalle anni di supply chain collaudata Core business verso Pubbliche Amministrazioni, forniture per cartoleria, CED, editoria Analisi interna: è il momento di adeguarsi al nuovo mercato? Analisi interna: la concorrenza (agguerrita) a che punto è? Conclusioni: e-procurement percepito come una necessità, non solo come opportunità

18 Una nuova Supply Chain Due le strade intraprese con convinzione E-Procurement: implementazione piattaforma MarketPlace E-Commerce: implementazione sito web di commercio elettronico

19 Una azienda da rinnovare L infrastruttura informatica già presente in azienda è adeguata? Analisi dei requisiti. Ri-allocazione delle risorse e studi di fattibilità per nuovi flussi informativi Nuovi scenari e nuove figure professionali necessarie a supporto dell azienda...

20 Una azienda da rinnovare...ma anche nuovi problemi da affrontare! Motivare e Addestrare il personale impiegatizio Proporre nuovi investimenti in formazione e nuove tecnologie Implementare e gestire il rinnovato flusso di informazioni della Supply Chain

21 Senza il motore... Gli investimenti in tecnologia costituiscono la parte più onerosa del processo di rinnovamento ERP (Enterprise Resource Planning) Pensionamento strutture informative obsolete o limitanti Adeguamento strutture di rete già esistenti Identificazione colli di bottiglia Capacita tecniche del personale gia esistente

22 ... manca anche l acceleratore! Al fine di evitare investimenti e rischi giudicati eccessivi, si ricorre a surrogati e soluzioni contingenti Potenziali situazioni di blocco critico Supply Chain interrotta Perdita di terreno nei confronti del mercato Fallimento prospettive di crescita

23 Personale interno e capacita Fonte: ISTAT 2007

24 Worst case scenario: problematiche Rischio di incoerenza sui dati Necessario doppio update Spreco di risorse umane

25 Scenario ottimale GESTIONALE ERP INTERNO DB AZIENDALE ( locale ) sincronizzazione dati update update DB E-Procurement ( remoto )

26 La mia azienda è già pronta? La decisione di implementare sistemi di e- procurement in un ambito aziendale già sviluppato e dotato di una propria infrastruttura informatica deve essere preceduta da un approfondito studio di fattibilità Fattori di rischio: costi economici aggiuntivi prospettive di funzionamento a regime dilatate nel tempo

27 ( 2 ) pronta? La mia azienda è già Infrastruttura informatica: il commercio elettronico deve essere considerato come un ampliamento della struttura commerciale già esistente. A livello logico e informatico ciò si deve tradurre nella maggior integrazione possibile con il software gestionale/database utilizzato in ambito aziendale, al fine di poter garantire un flusso continuo di dati tra la realtà interna e quella web.

28 Use Case: IPR Ottimo complemento all'e-procurement introdotto Fatturazione in out-sourcing Graduale migrazione verso la fatturazione elettronica e l'archiviazione ottica sostitutiva a norma di legge I.P.R. Invoice Process Reengineering

29 Fatturazione elettronica e archiviazione ottica sostitutiva Complementi naturali all'e-procurement Il passaggio dal sistema di fatturazione tradizionale deve essere affrontato per passi incrementali Come per l'e.procurement, è necessario coniugare al meglio hardware e software Necessari adeguati studi di fattibilità e analisi dei costi

30 Gestione interna: scenari tipici al primo approccio tecnico Utilizzo di gestionale (ERP o ad hoc) per produrre internamente i documenti di fatturazione. Le modalità non sono ben note al personale interno poiché la gestione informatica è in out-sourcing. Interlocutore interno con competenze tecniche non direttamente disponibile Scenario 1 Utilizzo di gestionale (ERP o ad hoc) per produrre internamente i documenti di fatturazione, utilizzo di EDI o altra tecnologia. Disponibile interlocutore interno con buone competenze informatiche e a conoscenza del meccanismo attuale di produzione documenti di fatturazione Scenario 2

31 Primo step Primo contatto (tecnico) con l azienda Esame gestione flussi dati per fatturazione Esame ERP (se presenti) Colloqui tecnici con addetti informatici (se presenti)

32 Prime problematiche Figura professionale con competenze informatiche non presente all interno dell azienda (gestione informatica in outsourcing?) ERP obsoleto Formato dati non idoneo

33 Soluzioni Studio di fattibilità Utilizzo di tecniche di programmazione avanzate per filtraggio dati e conversione in formato idoneo Accurata fase di testing Produzione di prototipi Tempi: da 10 a 30 gg

34 Fase implementativa Programmazione sistema di filtraggio su stream di dati Testing Stampa ed emissione fatture

35 Step 2: postalizzazione digitale Posta elettronica certificata (PEC) Garanzia di invio Eventuale garanzia di consegna (se destinatario certificato)

36 Step 3: archiviazione ottica sostitutiva Scenario ideale Eliminazione problematiche (e costi) connesse alla conservazione cartacea Eliminazione problematiche (e costi) connesse alla postalizzazione cartacea

37 Out-sourcing: perché? La produzione di documenti di fatturazione è incarico tipicamente alienante per il personale umano Il tempo risparmiato e non più dedicato alla produzione dei documenti di fatturazione può essere riallocato per attività e-procurement di back-office o front-office e la relativa formazione del personale Il sistema di fatturazione è così affidato a un pool di professionisti in grado di affrontare rapidamente e autonomamente problematiche di emissione Riduzione spazi aziendali necessari per archiviazione dei cartacei e possibilità di destinarli ad altri usi

38 Grazie per la vostra attenzione Ing. Igor Serraino Consulente informatico Avv. Andrea Maggipinto Direttore Osservatorio CSIG di Milano Powered by s

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