Il sistema informativo

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1 Economia e gestione dell Innovazione Il sistema informativo Il sistema informativo aziendale Tecnologia, organizzazione e strategia Il reengineering I sistemi informativi integrati ERP Gli extended ERP L Open Source Il Cloud Computing Il sistema informativo aziendale Il sistema informativo aziendale è l insieme di persone + procedure + risorse hardware e software che in azienda supportano l acquisizione, l elaborazione, l archiviazione e la trasmissione di informazioni Sistema informativo > hardware e software Esiste un sistema informativo informale basato su contatti personali, relazioni, voci di corridoio sistema informativo formale basato su procedure formalizzate e dettagliate manuale automatizzato 1

2 Informazione e gerarchia Le necessità informative cambiano secondo le attività dei diversi livelli gerarchici Attività Strategiche (alta direzione) Attività Tattiche (management) Attività Operative (operativi) pianificazione strategica - obiettivi di medio/lungo - risorse da usare/acquisire - politiche da seguire programmazione e controllo - budget - controllo di gestione - coordinamento svolgimento attività caratteristiche - esecuzione del lavoro Fonte: Anthony Tipologie di sistemi informativi Il sistema informativo può essere scomposto su più livelli in relazione a: - problemi/processi da affrontare - livello organizzativo da supportare - tipologia e caratteristiche dei dati da trattare Livello organizzativo Tipologia dati Caratteristiche dati S.I. Direzionale Direzione Pianificazione Sintesi Esterni + Interni S.I. di Controllo S.I. Operativo Middle Mgmt Operativi Coordinamento & controllo Transazioni Aggregati/Interni Dettaglio/Interni 2

3 Tecnologia, organizzazione e strategia Le scelte di sviluppo del sistema informativo aziendale vanno legate non tanto agli aspetti tecnici-tecnologici quanto a priorità strategiche e scelte organizzative. Tecnologia - elaborazione - memorizzazione - comunicazione Sistema informativo Strategia - modelli di gestione - esperienza applicativa - potenziale strategico Organizzazione - personale tecnico - figure manageriali - procedure organizzative L impatto tecnologico I sistemi informativi aziendali stanno capitalizzando su: - microprocessori per software più potenti - supporti di memorizzazione per database più complessi - reti dedicate e Internet per nuove relazioni interorganizzative Hardware Software Processing Storage Communication Client /server Microprocessori Pacchetti integrati Workflow Dischi ottici Datamining Database relazionali Reti in fibra ottica Router / firewall Applicazioni Internet 3

4 L impatto sull organizzazione. Il sistema informativo modifica la capacità di trattare l informazione modificando quantità di lavoro e procedure Raccolta Elaborazione Archiviazione Trasmissione dell informazione sottoprodotto automatico dell attività operativa funzionalità flessibile sia per i trend sia per i dettagli attività economica, affidabile e funzionale a nuove elaborazioni attività facile e veloce (per quanto è digitale) L impatto sull organizzazione I sistemi informativi impattano sulla struttura organizzativa e sulle procedure portando a una configurazione più snella e trasparente: - riduzione negli organici - riduzione nei livelli gerarchici - semplificazione e riduzione negli staff - più formalizzazione e rispetto delle procedure - più delega e responsabilizzazione 4

5 L impatto sulla gestione I sistemi informativi possono essere la leva per ricercare una discontinuità nelle scelte strategiche e negli obiettivi di posizionamento competitivo Alto Ridefinizione finalità del business Grado di trasformazione nel business Basso Ridisegno del network Ridisegno dei processi di business Integrazione interna Utilizzo locale Livelli rivoluzionari Livelli evolutivi Cambiamenti radicali e immediati facendo leva sull IT Miglioramenti incrementali mantenendo lo status quo Limitata Ampiezza dei potenziali benefici Estesa Sistemi informativi e vantaggio competitivo NO Risorsa/competenza che crea valore? SI NO Risorsa/competenza non distribuita omogeneamente SI NO Risorsa/competenza non perfettamente mobile SI Svantaggio competitivo Parità competitiva Vantaggio comp. temporaneo Vantaggio comp. durevole Vecchi sistemi Hardware & Software Personale tecnico Modelli di business Applicazioni Figure manageriali Esperienze Architettura Procedure Strategic fit 5

6 Sistemi informativi e vantaggio competitivo I sistemi informativi possono rappresentare un elemento importanti ai fini del raggiungimento di una posizione di vantaggio competitivo durevole. A questi fini però nelle imprese industriali e di servizi è critica non tanto l unicità della tecnologia (poco applicabile) quanto le capacità organizzative nell implementazione e la visione strategica nella progettazione Reengineering - BPR Radicale ristrutturazione organizzativa che ridefinisce uno o più processi aziendali facendo leva sulle potenzialità di coordinamento e controllo delle tecnologie informatiche Sistema informativo + Intervento organizzativo 6

7 Tecnologia + organizzazione Le nuove tecnologie informatiche sono uno strumento ( enabler ) che, andando a modificare in profondità i meccanismi di gestione dell informazione permette di trasformare in profondità il modo di lavorare dell organizzazione. Il reengineering si contrappone, però, ad un approccio tradizionale all automazione che si limitava ad inserire nuovi strumenti/passaggi informatizzati al posto delle precedenti attività manuali, senza andare a modificare il modo di lavorare. Il reengineering si sviluppa in un ottica di processo così da prendere a riferimento l insieme di attività volte alla realizzazione di parte o tutto di un prodotto/servizio. L impatto del reengineering la cancellazione del processo: un processo (o un intera parte di esso) può essere riconosciuto superfluo e cancellato. E il principio del cancellare invece di automatizzare la riconfigurazione dei flussi: un processo può essere ridisegnato quanto a funzioni coinvolte e a sequenza adottata, con eliminazione di passaggi ridondanti e disintermediazione. Può accorpare più attività in una posizione lavorativa, favorendo l identificazione delle responsabilità e la riduzione dei tempi il ridisegno dello svolgimento delle attività: le attività vengono ridisegnate quanto a modalità e a strumenti: 1. mettendo in parallelo attività in precedenza sequenziali, con vantaggi in termini di minori tempi di risposta 2. definendo configurazioni di processo multiple, alleggerendo i casi più semplici senza perderne il controllo 3. offrire sistemi personalizzati sulla base di moduli standardizzati, limitando i componenti ad hoc 7

8 L applicazione del reengineering L effettiva possibilità di riuscire a modificare radicalmente il posizionamento dell impresa è influenzata dalle scelte su: area di applicazione, l attenzione deve essere venga concentrata sui processi chiave per l azienda ampiezza dell intervento, - non troppo limitata per produrre risultati di rilievo - non troppo estesa per non doversi scontrare con troppe problematiche operative e politiche focalizzazione dell intervento rispetto a variabili chiave di performance tali da incidere sul livello di competitività dell azienda. I rischi del reengineering Il reengineering è un approccio intrinsecamente problematico perché fa leva su strumenti e competenze diverse da quelle tradizionalmente sviluppate all interno dell impresa, normalmente sviluppate insieme a consulenti esterni e con nuovi strumenti informatici. Il reengineering va considerato come alto ritorno - alto rischio perché: la nuova impostazione dei processi è studiata a tavolino e può non essere nei fatti facilmente applicabile il reengineering comporta l abbandono del vecchio modo di lavorare e spesso gli operativi lo osteggiano. Il reengineering è uno strumento forte e dirompente, adatto: - per imprese in situazioni di difficoltà - per imprese leader con forti capacità di gestione 8

9 Il ciclo attivo dell ordine Ordine Cliente Elaborazione batch notturna Filtro Commerciale OK Filtro Amministrativo NO Anomalie NO Anomalie Emissione Documenti trasporto Picking Merce OK Filtro Logistico OK Portafoglio Ordini NO Anomalie Consegna Merce Invio Fattura OK NO Ricevimento Pagamento Avvio Contenzioso modulo processi e da. Lo sviluppo del S.I. automatizzato Tipologie di sistemi applicativi Elaborazione dati (TPS) Supporta e sostituisce l attività impiegatizia Orientato all efficienza Segue le attività correnti Enfasi su validità, precisioni, accuratezza dei risultati Reporting direzionale (MIS) Produce informazioni per il controllo direzionale Orientato all efficienza e all efficacia Consuntiva attività avvenute Enfasi su tempestività e affidabilità dei risultati Supporto alle decisioni (DSS e ESS) Supporta attività manageriali o di staff poco strutturate Orientato all efficacia Rivolto al futuro o alla spiegazione delle cause di eventi trascorsi Approssimazione, purché giustificata e basata su dati attendibili 9

10 Lo sviluppo del S.I. automatizzato Transazioni aumento efficienza - paghe e stipendi - fatture - magazzini - contabilità Coordinamento aumento efficienza/efficacia - budget - reporting - quadri di controllo Scelte strategiche aumento efficacia - obiettivi numerosi e in conflitto - incertezza causa-effetto ERP sistemi integrati transazionali che poi sviluppano reporting e business intelligence I Sistemi Informativi Integrati ERP = Enterprise Resource Planning Sistemi informativi che permettono di automatizzare in maniera estesa ed integrata le attività amministrative e operative business model unitario Modulo commerciale e logistica Manager e stakeholder Modulo reporting Modulo amministr. e finanza modularità del sistema Clienti Database centrale Modulo produzione Fornitori data base unico Modulo servizi pre e post vendita Modulo gestione risorse umane Modulo magazzino. e acquisti configurabilità dei moduli Personale 10

11 Business Model Unitario Disegno generale e unitario dei processi evidenzia e lega i processi critici si basa su best practices di imprese leader può essere differenziato per settore Enterprise Strategic Enterprise Business Analytics Business Intelligence & Decision Support Accounting Workforce Planning & Alignment Customer Relationship Customer Engagement Business Transaction Order Fulfillment Customer Service Design & Marketing Fashion Industry Market Analysis Collection Design Product Data Product & Brand Advertising & Consumer Promotion Raw Material & Supply Seasonal Demand & procurement Planning Source Allocation Purchasing Inventory Manufacturing Production Planning Internal Manufacturing External & Offshore Manufacturing Private Label Manufacturing Product Cost Controlling Quality Control Distribution Distribution Planning Order Shipping & Transportation Vendor Managed Inventory Warehouse Business Support Human Resources Operations Sourcing & Deployment Procurement Financial Supply Chain Treasury / Corporate Finance Fixed Asset Data Base Unico ERP attinge e restituisce i dati ad un unico database richiede uno sforzo di completezza e di omogeneizzazione riduce duplicazioni e disallineamenti richiede precise norme organizzative per accesso/modifica dati Anagrafica (clienti) Commerciale (vendite) Logistica (spedizione) Amministrazione (fatturazione) 11

12 Modularità del sistema Erp è costituito da più moduli in grado di funzionare separatamente introduzione passo a passo introduzione big bang + priorità di introduzione + riduzione costi e rischi - limitata integrazione - limitato cambiamento + ridisegno radicale + integrazione spinta - costi e rischi elevati Configurabilità dei moduli ERP viene configurato in base alle scelte organizzative dell impresa attraverso tabelle di configurazione limitando le attività di programmazione MODULI PRECONFIGURATI realizzati sulla base di una media impresa del settore MODULI CONFIGURATI realizzati con metodologie classiche di configurazione ADD ON sistemi esterni collegati al sistema ERP + massima velocità minimo costo buona capacità di personalizzazione massima personalizzazione - minima personalizzazione maggiori tempi e costi problemi in caso di cambio release 12

13 L introduzione di SAP in Nylstar Nylstar nasce nel 1994 dalla fusione di Rhodia e Snia e si afferma come leader europeo nelle fibre sintetiche. Il ridisegno dei sistemi informativi è durato circa due anni, con una riconfigurazione completa dei sistemi informativi delle cinque società del gruppo. Il progetto ha comportato un investimento complessivo di circa 4.5 Mil Euro e ha permesso risparmi per quasi 1.5 Mil Euro/anno: - un taglio di dieci posizioni nel settore informatico - minori costi di gestione e di manutenzione del sistema informativo - la riduzione del personale amministrativo. L'investimento in SAP R/3 ha avuto un tempo di ritorno inferiore ai due anni. La gestione degli ordini in Nylstar Cliente conferma immediata dell ordine Front Office Direzione centrale di programma Consolidamento richieste Pianificazione per stabilimenti/linee Filtro/ immissione ordine definizione categoria conferma immediata input all acquisto di materie prime e alla pianificazione della capacità entro 14 giorni ( first come, first serve ) Magazzino Centrale Produzione Centro di Distribuzione Ordine di rifornimento giornaliero Magazzino materie prime e imballaggi produzione su commessa prelievo Ottimizzazione delle spedizioni Fonte: Nylstar/SAP produzione flusso delle informazioni flusso delle merci 13

14 Struttura Software ERP Pacchetto ERP Prodotto industriale Software Factory Sviluppo ad hoc Prodotto artigianale Software House + affidabilità? + manutenibilità/ release - - standardizzazione + best practices + dei leader - necessità di messa a punto costi/difficoltà di aggiornamento centrato su necessità specifiche competenze limitate Processo di implementazione ERP 1 ANALISI FABBISOGNI DEFINIZIONE OBIETTIVI E SCELTA PACCHETTO 7 POST PRODUZIONE 6 IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA 2 ANALISI REQUISITI UTENTE (AS-IS) 5 TEST ACCETTAZIONE DELL UTENTE PRE PRODUZIONE 3 DEFINIZIONE E REALIZZAZIONE MODELLO (TO-BE) 4 CONFIGURAZIONE E TEST OPERATIVO 14

15 Extended ERP L extended ERP non si ferma a gestire i processi interni ma si apre a supportare lo sviluppo di nuove relazioni con fornitori (SRM) e clienti (CRM) Componentista Componentista 2 livello 1 livello Assemblatore Distributore Cliente SRM E R P CRM e-business Funzionalità degli Extended ERP Supplier Relationship Design collaborativo Selezione e negoziazione Gestione acquisti Funzionalità interne all impresa Pianificazione network Pianificazione domanda Pianificazione approvvigionamenti Evasione ordine Assistenza post vendita Extended ERP Customer Relationship Segmentazione mercato Marketing e vendita Gestione cliente Call center 15

16 Limiti dei pacchetti ERP nel breve rigidità del pacchetto nel medio lungo perdita di competenze nello sviluppo software ridotti grazie a industry solutions tecnologia Internet ridotti in un ottica di selezione partner architettura aperta Spunti di riflessione Il software (la sua qualità ed affidabilità) è sempre più rilevante per l efficienza/efficacia delle attività lavorative. In contrapposizione al software proprietario si sta diffondendo software Open Source non significa unicamente accesso al codice sorgente (source code) ma anche una serie di libertà di modifica, integrazione e redistribuzione del codice. Si parla di free software (software libero) per indicare: Libertà di eseguire il programma per qualunque scopo Libertà di studiare il funzionamento del programma, e di adattarlo alle proprie esigenze. Libertà di ridistribuire copie del programma per aiutare il tuo vicino Libertà di migliorare il programma, e di distribuirne i miglioramenti, così che l intera comunità ne possa beneficiare. Fonte GNU Project 16

17 Caratteristiche dell Open Source Libertà di utilizzo, vendita o redistribuzione del software, senza l onere economico di nessuna licenza; Possibilità di studiare come è fatto il programma, il che rende implicitamente necessario avere a disposizione il codice sorgente e non solo il codice eseguibile come nel modello tradizionale; Possibilità di modifica o creazione di opere derivate da quel software purchè abbiano le stesse condizioni di licenza previste dall opera originaria. Un indagine sugli ERP open source Tutti gli indicatori sottoposti ad indagine (2008) soddisfano le aspettative relative alla performance di tali sistemi. Il 92% di coloro che hanno adottato sistemi ERP Open Source hanno sono rimasti soddisfatti o più che soddisfatti circa le loro aspettative della qualità del software. Questo significa che un ERP Open Source può essere un fattore critico per il vantaggio competitivo dell azienda. 17

18 Cloud Computing Tecnologia web che consente di installare software applicativi direttamente sulla rete, organizzati in una nuvola (Cloud) basata su una interfaccia userfriendly, dove i dati (consultabili in un modalità multidispositivo) vengono decentrati su server accessibili dal browser. Adattato da Cloud Computing, A Practical Approach. Velte et. Al In termini operativi il Cloud Computing si concretizza in tutti quei servizi online, centralizzati, che danno la possibilità all utente di gestire file, siano essi archivi foto, video, , agende, documenti testuali o fogli elettronici. Livelli del Cloud Computing Infrastructure as a Service (IaaS), orientato alle infrastrutture, dove l infrastruttura hardware, la rete, lo storage vengono resi disponibili come servizi. Adattato da Cloud Computing, A Practical Approach. Velte et. Al Un esempio è EC2 di Amazon, infrastruttura virtuale in cui l utente acquista il servizio e predispone l ambiente (installando il sistema operativo e creando le applicazioni nell ambiente per offrire il servizio). 18

19 Livelli del Cloud Computing Platform as Service (PaaS), orientato invece alle piattaforme di sviluppo per soluzioni software. Adattato da Cloud Computing, A Practical Approach. Velte et. Al Es: Google AppEngine; Microsoft Azure Livelli del Cloud Computing Software as a Service (SaaS), è un livello orientato alle applicazioni web che vengono offerte come servizio. Adattato da Cloud Computing, A Practical Approach. Velte et. Al ES. servizi Google: G-mail; Google Documents 19

20 Spunti di riflessione Il sistema informativo (la sua qualità ed affidabilità) è sempre più rilevante per l efficienza/efficacia delle attività lavorative. è sicuramente un infrastruttura strategica per la maggior parte delle imprese Quali sono vantaggi e rischi dell outsourcing del sistema informativo? 20