LA NEW LEAN THINKING NELLA LOGISTICA

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1 COME? MIGLIORARE IL SERVIZIO AI CLIENTI RIDUCENDO GLI SPRECHI LA NEW LEAN THINKING NELLA LOGISTICA Dott. G. TORRIDA - Presidente del Gruppo 2G Management Consulting - Responsabile divisione WCM e CSL3 del Gruppo 2G - Esperto di Processi produttivi e organizzazione di stabilimento - Esperto di Processi speciali (PND, saldatura) Dott. F.FERRERO - Responsabile divisione Logistica del Gruppo 2G Management Consulting - Esperto di Processi produttivi e organizzazione di stabilimento - Esperto di Analisi Flussi informativi per sistemi gestionali d impresa INTRODUZIONE La gestione globale della logistica in ottica 'New Lean Thinking' ha dato origine negli ultimi anni al 'Supply Chain Management' che meglio esprime il campo di attività lungo tutta la catena di flusso del Prodotto dalla fornitura dei materiali al postvendita. Anche la Supply Chain Management (Fig. 1) ha come obiettivo la: Generazione di VALORE per i clienti, eliminando tutti gli sprechi e le attività a non valore aggiunto che iniziano con l'acquisizione degli ordini clienti, fino alla loro evasione, passando attraverso l'approvvigionamento dei materiali e la produzione, gestendone gli aspetti: fisici, movimentazioni, stoccaggi, trasporti informativi, pianificazione, inventari, feed back Dott. L. GUELFO - Consulente Gruppo 2G Management Consulting - Esperto di Logistica - Esperto di Analisi di Lavoro - Esperto di Organizzazione Stabilimento di Produzione Fig. 1: Supply Chain Management Pag. 1 di 6

2 In particolare, a monte del processo produttivo, troveremo la Logistica degli Approvvigionamenti (chiamata anche Gestione Materiali) interfacciata con i fornitori per la programmazione dei materiali ed il monitoraggio del corretto flusso di rifornimento. Alla Logistica della Produzione (detta anche Logistica Interna) é affidata la gestione vera e propria dei magazzini con le relative attività di movimentazione, stoccaggio e prelievo dei materiali in arrivo dai fornitori ed inoltro all'area produzione. Infine la Logistica Commerciale e Distributiva, interfacciata con i clienti, si occupa di tutti gli aspetti che vanno dall'acquisizione degli ordini, alla spedizione, con l'emissione dei documenti di consegna e della fattura, con il monitoraggio del Livello di Servizio, (qualità del prodotto nella fase distributiva e di consegna al cliente, recupero danni e ammanchi, tempistiche di consegna). OBIETTIVI DELLA SUPPLY CHAIN Il Pensare snello della Logistica, pone come punto focale quello della Gestione di un flusso controllato, come indicato in Figura 2: La logistica si occuperà quindi di: creare ed implementare condizioni di Just In Time (JIT) nello stabilimento e con i fornitori ridurre il lead time di evasione degli ordini ridurre in modo considerevole i livelli di stock, di giro lavoro ed il conseguente rischio di obsolescenza ridurre al minimo la movimentazione interna, anche con consegne dirette dai fornitori alle linee migliorare le competenze logistiche delle risorse LOGISTICA DEGLI APPROVVIGIONAMENTI Il primo obiettivo è quello di valutare e scegliere le prestazioni operative dei fornitori e di definire quanto e quando ordinare, stabilendo la tipologia di trasporto in base al peso/volume, la sua frequenza secondo l'assorbimento produttivo, il tipo appropriato dei contenitori per i diversi materiali, il suo fabbisogno e la gestione di dare e avere con i fornitori. Con una efficiente gestione, si ottengono notevoli risultati in termini di riduzione del capitale circolante e di costi dovuti ad imballaggi, trasporti ed handling. Il massimo saving si apprezza realizzando un flusso teso di rifornimento, privilegiando consegne di quantità variabili con cadenze fisse, per poter efficienziare le consegne dei fornitori ed il capitale circolante, con le quantità richieste nella produzione (JIT = Just In Time); vedere Figura 3 per raggiungere gli obiettivi di aggressione dei 7 sprechi già visti per l'area Produzione. Fig. 3: Logistica degli approvvigionamenti Fig. 2: Focus della Supply Chain Per ogni materiale verranno definiti i Parametri Logistici sulla base delle caratteristiche di Rotazione, Ingombro, Costo, Comunanze, Ubicazione dei fornitore, Criticità e Lead Time di approvvigionamento. Con questi parametri, vedi figura 4 "Classi di gestione materiale" e con quelli relativi alle caratteristiche inerenti alla Qualità (robustezza strutturale, Pag. 2 di 6

3 estetica, finitura superficiale etc.) verranno scelti idonei mezzi di imballaggio/confezionamenti, privilegiando quelli standard, minimizzando le dimensioni e facilitando l'identificazione. La tendenza attuale è utilizzare contenitori abbattibili e riciclabili (per abbattere i costi di gestione e l'impatto ambientale). Eventuali maggiori costi per consegne urgenti di materiale non disponibile in tempo saranno a totale carico del fornitore. Il flusso del processo di approvvigionamento si conclude con il ricevimento delle merci, che inizia quello successivo di Accettazione, Controllo e Stoccaggio. In aggiunta alle ottimizzazioni dei flussi fisici del materiale (scarico con verifica colli in zona ricevimento e sistemazione in aree separate secondo la destinazione), si ottengono buoni risultati con la gestione dell'autocertificazione dei fornitori, con i controlli Quantità e Qualità disgiunti e frequenze basate sull'esito degli ultimi ingressi (Free Pass). SISTEMI DI IDENTIFICAZIONE Una logistica snella, basata sulla riduzione delle quantità dei lotti e sull'aumento della loro rotazione, deve necessariamente contare sulla tempestività e sull'accuratezza delle informazioni. Fig. 4:Classi di gestione materiale Questi parametri verranno utilizzati per stabilire le quantità minime e multiple di rifornimento, le aree di stoccaggio in magazzino e l'operatività del Picking per l'alimentazione delle linee e per la spedizione. La comunicazione da parte del fornitore dei materiali che ha appena spedito, oltre all'alimentazione di dati certi, consente un grande risparmio nelle attività di sollecito. La massima efficienza si ottiene con la gestione EDI (Electronic Data Interchange) automatizzata del messaggio, che alimenterà anche il serbatoio dei dati per la successiva attività di accettazione. Per garantire tempestività ed accuratezza in tutte le operazioni di movimentazione, è indispensabile l'identificazione documentale di ogni materiale, tendendo all'etichetta standardizzata con Bar Code. Dallo studio abbinato dei volumi da rifornire giornalmente e dall'ubicazione del magazzino del fornitore, potranno emergere notevoli efficienze dei costi di trasporto, sia per quanto concerne la modalità (a collettame, oppure diretto) e la tipologia (gomma, rotaia) con le relative tempistiche. Una particolare modalità da valutare limitatamente ai fornitori ubicati nel raggio di km è quella del Milk Round (Giro del Latte) utilizzata per i rifornimenti a KanBan. In questo caso, un automezzo gestito e pagato dal cliente si reca giornalmente ad orario prestabilito e costante, presso ogni fornitore per scaricare gli imballi vuoti e ritirare quelli pieni che saranno già disponibili nell'area di spedizione. Pag. 3 di 6

4 Questo sistema quotidianamente utilizzato nella Supply Chain, con costi di attivazione molto contenuti consente l'interfacciamento del lettore o scanner per ridurre drasticamente le operazioni di data entry ed annullare completamente gli errori dovuti all'interpretazione ed alla digitazione. I processi che godono dei maggiori benefici sono: ricevimento merci con aggiornamento ordini controllo quantità e qualità con registrazione esiti stoccaggio e prelievo in locazioni dinamiche liste di trasferimento e spedizione emissione documenti di trasporto Sta sempre più espandendosi il sistema con Tag RFID (Radio Frequency IDentification) che ha introdotto all'interno delle etichette un microchip rilevabile a distanza dal lettore e con caratteristiche: passive: trasmette solamente il suo codice univoco attive: permette l'aggiornamento dei dati contenuti nell'etichetta e la successiva comunicazione al lettore Esempi di applicazioni del primo tipo sono telepass e barriere antitaccheggio dei grandi magazzini e del secondo tipo i sistemi di pagamento contact - less che si stanno diffondendo nei negozi e sui mezzi di trasporto. In aggiunta ai vantaggi del bar code, il sistema RFID offre la possibilità di eseguire letture multiple (ingressi, inventari, spedizioni), e senza necessità di visibilità dell'etichetta. Gli ostacoli che frenano l'utilizzo capillare dell'rfid sono dovuti al maggior costo delle etichette e dei dispositivi ed all'attuale carenza di standardizzazione dei protocolli. PIANIFICAZIONE DELLA PRODUZIONE Il primo aspetto di questa parte della Logistica viene svolto in collaborazione con la Produzione per definire piani e programmi di produzione a medio-lungo termine, integrando ordini clienti con il budget commerciale, per coprire, a seconda delle diverse realtà, orizzonti di 3, 6 e 12 mesi, elaborando i fabbisogni macchine e manodopera ed evidenziando eventuali colli di bottiglia. Questo Piano Generale di Produzione, sarà il giusto compromesso per il raggiungimento degli obiettivi aziendali: politica delle scorte e rotazione del magazzino logiche e vincoli di funzionamento delle linee produttive efficienza (OEE = Overall Equipment Effectiveness) livello di servizio da garantire ai clienti e costituirà l'input per la fase successiva di pianificazione previsionale dei fabbisogni. Seguirà con cadenze più ravvicinate (mensili o settimanali) l'elaborazione del Piano Principale di Produzione che recepisce le oscillazioni delle richieste e dei consumi, per dare origine ai fabbisogni esecutivi per un orizzonte breve (da 1 a 4 mesi) e con la filosofia industriale del JIT (Just In Time) trasformando le logiche di produzione PUSH (spinte verso il magazzino in base a previsioni di mercato) a favore di quelle PULL (tirate dalle reali ordinazioni dei clienti). Il Lean Thinking, con gli strumenti di Visual Management, sta abbandonando gradualmente quello che era il Piano Finale di Assemblaggio dal quale otteneva la schedulazione giornaliera, con le relative missioni di rifornimento linee, a unire favore di sistemi KanBan o Pieno contro Vuoto. Il KanBan semplifica ed automatizza la gestione, autolivellandosi e riducendo al minimo la necessità delle scorte, eliminando la documentazione inutile e semplificando la Programmazione ed il controllo della Produzione. Per la realizzazione di un soddisfacente Just in Time occorre Affidabilità nella disponibilità dei lotti (Qualità, Quantità, Tempistica) ed una produzione in serie lineare, senza forti oscillazioni. LOGISTICA INTERNA Rientrano in quest'ambito tutte le attività di movimentazione dei materiali dalla delibera di accettazione, allo stoccaggio, al prelievo e movimentazione per l'alimentazione della produzione e della spedizione a terzisti e a clienti. Un corretto lay out e mappatura dei magazzini e delle aree di picking (vedere Figura 5), che tenga conto della classificazione dei materiali (ABC, Rotazione, Dimensioni, Utilizzo LIFO/FIFO) e della sequenza dei percorsi (spaghetti chart) è indispensabile per abbattere i costi delle operazioni di stoccaggio e di picking fino al 30%. Pag. 4 di 6

5 visivamente nel corretto e completo utilizzo azzerando i tempi di ricerca da parte dell'operatore. Per gli articoli piccoli e poco costosi, può essere utilizzato il rifornimento Pieno contro Vuoto. Il Kanban (cartellino) è il metodo che meglio rispecchia i requisiti di efficacia ed efficienza del rifornimento, in quanto esprime la logica Pull, è autolivellante e non necessita di una sofisticata gestione informatizzata, perché i dati necessari sono contenuti e visibili su ogni cartellino. Vedere esempio riportato nella sottostante Figura 7. Fig. 5: Area di Picking Contrariamente a quanto visto per gli approvvigionamenti da fornitore, l'alimentazione delle linee di produzione si basa sul trasferimento di quantità fisse (contenitori, kit) ad intervalli di tempo variabili, per compensare eventuali problematiche che si possono verificare sulle linee, evitando sprechi dovuti a sovraproduzioni ed attese (vedere Figura 6). Fig. 7:Esempio di cartellino Kanban Un'area che spesso non viene gestita con sufficiente attenzione è quella del Piazzale Vuoti, Normalizzati, Specifici, a Perdere, con i necessari controlli nelle registrazioni e nei costi delle Riparazioni, che dovranno essere ribaltati all'ente che ha causato il danno. LOGISTICA COMMERCIALE E DISTRIBUTIVA Fig. 6: Logistica interna La lean logistic ha cambiato radicalmente la modalità di chiamata sostituendo la tradizionale 'Chiamata a Vista' o Pattugliamento del sollecitatore con quelle più strutturate ed efficienti: con Pulsante, con Countdown, Pieno contro Vuoto. In aggiunta all'utilizzo di contenitori standardizzati e di piccole dimensioni, può risultare conveniente realizzare un'alimentazione sincronizzata/sequenziata per i componenti ingombranti o di valore, trasferendo a monte (fornitore o terzista) questa logica. L'alimentazione in Kit o con carrelli Dolly System da agganciare alla linea per gli articoli con numerose varianti, riduce le giacenze a bordo linea, gli spazi necessari ed aiuta E' l'interfaccia verso il sistema di approvvigionamento dei clienti, e quindi fortemente caratterizzata dalle tipologie dei prodotti e dei mercati gestiti. In pratica, per ottenere una riduzione dei costi interni, ottimizza le operazioni ripetitive, il reparto packaging e le spedizioni. Ogni progetto deve pertanto essere attentamente implementato con riferimento ad un'area campione, in collaborazione con le risorse aziendali, che in aggiunta ai risultati di riduzione degli sprechi, acquisiranno la formazione sulla metodologia per la successiva propagazione alle aree significative dell'intera azienda. Riportiamo unicamente un elenco dei processi sui quali lavorare, considerando che gli interventi di ottimizzazione possono riguardarne solo alcuni. Pag. 5 di 6

6 Logistica diretta: acquisizione degli ordini verifica delle condizioni concordate - quantità e lead time di consegna - imballaggio e modalità di spedizione - prezzi e sconti - pagamenti attuali ed eventualmente già scaduti caricamento dati sul sistema informativo e distribuzione monitoraggio portafoglio ordini supporto alle richieste di sollecito dei clienti gestione dei materiali e delle modalità di imballaggio definizione e monitoraggio della qualità del prodotto fino alla consegna al cliente consegne dirette ai clienti o ad un centro di distribuzione affidamento a trasportatori o utilizzo di operatori logistici gestione dei volumi in spedizione e dei costi di trasporto Logistica inversa Comprende tutti i processi per il ritorno dal cliente al fornitore. gestione dei resi dai clienti (imballi vuoti e materiali non richiesti o di scarto) inoltro materiali per successivo riutilizzo, riciclo o rottamazione In Figura 8 é rappresentata la Logistica Inversa. CONCLUSIONI La Lean Thinking é una filosofia che coinvolge tutti i processi aziendali, anche se storicamente ha trovato una applicazione diffusa in quelli della produzione e logistica. L'esperienza applicativa di progetti di Lean Logistic ha dimostrato grandi efficienze (fino all'abbattimento del non valore aggiunto nella misura del 30-50%) nelle aree produttive e di gestione dei magazzioni. Nella Logistica Distributiva si possono ottenere anche efficienze fino al 30%. Ovviamente per valutare e quantizzare quali possono essere i margini di miglioramento nell'applicazione della Lean Logistic é necessario analizzare il flusso della Supply Chain da migliorare, definire/concordare i miglioramenti e valutandone i tempi di attuazione ed il feed back dell'investimento (ROI). PROPOSTA DEL GRUPPO 2G Gli esperti del Gruppo 2G responsabili NEW LEAN THINKING hanno già operato in PMI e grandi aziende con soddisfazione della Direzione Cliente. Prima di avviare un nuovo progetto i nostri esperti, preventivamente e senza alcun impegno economico e/o operativo, sono disponibili ad eseguire un check-up per valutare l impatto del progetto può avere in Azienda. Solo al termine di questa attività è possibile presentare un piano preliminare con un analisi critica dell eventuale intervento. Se volete fissare un appuntamento con i Nostri esperti e quindi per un check up gratuito potete contattare il ns. Ufficio Marketing: Sig.ra Cristina Gagliardo Tel Fax gruppo2gmarketing@gruppo2g.com Fig. 8 : Logistica inversa Pag. 6 di 6