GESTIONE DEL MOVIMENTO DEL PERSONALE IN AMBIENTE INTRANET. Open System s.r.l.

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1 Open System s.r.l. P.IVA: C.C.I.A.A.: SR-7255 Sede Legale: Lentini Via Licata, 16 Sede Operativa: Carlentini Via Duca degli Abruzzi,51 Tel Fax web: MOPER GESTIONE DEL MOVIMENTO DEL PERSONALE IN AMBIENTE INTRANET 1

2 SOMMARIO 1. INTRODUZIONE 3 2. ELEMENTI DEL PROGETTO Hardware Software di base Procedure operative Ferie Permessi Recuperi Rettifica timbratura Gestione straordinario Missioni Sito Intranet Pagine statiche e dinamiche 7 Conclusioni 7 2

3 1. Introduzione Questo documento descrive il sistema informatico realizzato per la gestione delle procedure aziendali relative all automazione del movimento del personale dipendente. Gli elementi caratterizzanti l applicazione sono: La totale assenza di carta sotto forma di moduli di autorizzazione L impiego globale di tecnologia web Interfaccia utente mediante il browser internet. 2. Elementi del progetto La descrizione del progetto si articola nei seguenti elementi: Hardware Software di sistema Software applicativo 2.1 Hardware La struttura hardware non contempla particolari requisiti oltre quelli normalmente necessari per la realizzazione della intranet. Nel progetto può essere integrato, ma non necessario, un sistema di rilevazione delle presenze. Ciò consentirà infatti di ottenere una quadratura tra gli eventi registrati attraverso la intranet e quelli rilevati dai terminali di timbratura. 2.2 Software di base L architettura del sistema si basa sulla seguente struttura del software di base: Per la parte server: Sistema operativo Microsoft Windows NT Server 4.0 / 2k Server Sever Suite Microsoft Backoffice 4.5 o superiore in modalità amministrativa Per la parte client: Microsoft Windows 9x / NT / 2k Browser Microsoft Internet Explorer 4.1 o superiore Network Client 3

4 2.3 Procedure operative. Le procedure relative al movimento del personale generano informazioni che vengono inserite nel data base in opportune tabelle in modo da consentire in seguito la loro analisi. Una funzione aziendale deve provvedere a caricare nel data base i dati di riferimento per ciascun dipendente relativamente a ferie e permessi spettanti a seconda del contratto di lavoro. Le procedure che vengono gestite nell ambito di questa applicazione sono: Ferie Permessi Recuperi Rettifica timbrature Straordinari Missioni Alle procedure operative possono accedere tutti i componenti di qualsiasi fascia organizzativa. Il sistema però si dispone diversamente in base al ruolo che ciascuno ricopre all interno dell organigramma. Allo stato attuale sono previsti tre livelli e cioè: Dipendente Supervisore Direttore Vedremo nell ambito delle varie procedure se e come si differenziano le pagine web. Bisogna rilevare che le pagine web su cui si poggia tutta l applicazione assolvono a tutte le funzioni operative. I vari eventi però sono sempre accompagnati da una serie di messaggi di posta elettronica che hanno lo scopo di notificare, a chi di competenza, l insorgere di un evento in modo da sollecitarne l intervento. 4

5 2.3.1 Ferie La gestione delle ferie viene avviata mediante un apposito link presente nella home page della intranet. Se opera un dipendente avrà visualizzata una pagina web contenente: La situazione attuale I campi da compilare per la nuova richiesta Un link associato alla dicitura Attività da chiudere. La situazione attuale lo informa sulla sua disponibilità. I campi da compilare sono di ovvia determinazione. Il link Attività da chiudere serve al rientro per confermare l effettivo periodo di ferie di cui ha fruito ( è importante soprattutto quando le ferie sono frazioni di giornata). La pagina web del supervisore si differenzia da quella del dipendente per un ulteriore link associato alla dicitura Attività da autorizzare al quale è associata una pagina web riportante tutti i casi casi in attesa appunto di autorizzazione. Infine la pagina web del Direttore ha solo quest ultimo link per effettuare le autorizzazioni. Al rientro delle ferie, attraverso il link Attività da chiudere viene registrato l effettivo periodo di assenza. Questa operazione provocherà l aggiornamento del data base Permessi. La procedura di gestione dei permessi è sostanzialmente uguale a quanto visto per le ferie. La differenza consiste nei campi del data base che vengono interessati e soprattutto nella causale di permesso. Questa infatti oltre a determinare il calcolo ed i criteri di gestione dei campi interessati all interno del data base, costituisce una importante fonte di statistiche. I livelli organizzativi hanno quindi le stesse caratteristiche di quanto visto per le ferie, infatti tutto ciò è gestito da opportuni profili validi in entrambi i casi. Ovviamente, caso per caso, il sistema si occuperà che la richiesta avanzata dal dipendente sia compatibile con le caratteristiche contrattuali e con le politiche aziendali. Da tali controlli possono essere originate delle segnalazioni automaticamente inserite nei messaggi di posta indirizzati verso il supervisore e/o la direzione Recuperi. I recuperi sono dei particolari casi di assenza giustificata dall andamento dell orario di lavoro nei giorni precedenti per quel determinato dipendente. Pertanto, affinchè questa procedura possa svilupparsi, allo stato attuale, una funzione aziendale di segreteria, provvederà a caricare, l evento nel data base il che fa scattare il diritto per il dipendente di usufruirne (questo passaggio può essere implementato in modo automatico una volta stabilite le modalità di interfacciamento del sistema di rilevazione presenze). Il sistema controllerà che l evento si svolga nei tempi e nei modi previsti dal contratto. 5

6 2.3.4 Rettifica timbratura La rettifica timbratura viene attivata dal dipendete che rileva per qualche verso una discordanza tra la sua presenza in azienda e quanto risulta dalla timbratura nel sistema di rilevazione presenze (es. ha dimenticato o smarrito il badge). In questo caso, mediante l apposito link attiva la pagina web predisposta per questa funzione e registra la rettifica. Questo evento necessita dell autorizzazione del supervisore per cui la transazione segue l iter dei casi precedenti, ma gli effetti prodotti sono sostanzialmente diversi. Questo caso non viene portato all attenzione della Direzione Gestione straordinario Fermo restando che, anche per la gestione dello straordinario, l iter delle autorizzazioni che viene eseguito è lo stesso di quanto già visto, vediamo quali sono gli elementi distintivi. L attivazione della procedura dello straordinario può avere una doppia origine, infatti può avvenire per iniziativa del dipendente oppure perché un supervisore comanda in straordinario un dipendente. Mentre nel primo caso, come già detto, il percorso di autorizzazione ripercorre la logica degli altri eventi, nel caso che l iniziativa sia del supervisore, il dipendente, informato attraverso e- mail, trova l evento già compilato e deve essere lui a dare la propria adesione. Anche nel caso dello straordinario vengono identificate delle causali utili alla gestione interna Missioni La gestione delle missioni viene attivata dal dipendente che mediante il browser compila un apposito modulo contenente i propri dati e quelli relativi all intervento esterno che deve essere operato. L evento è corredato da una causale possibilmente codificata utile per la gestione interna. Il flusso documentale percorre il solito iter delle autorizzazioni e cioè: Dipendente Supervisore Direttore. È ricorrente, nel caso di missioni, che il dipendente usufruisca di un anticipo sulle spese che viene elargito dalla segreteria. Per tale ragione, una volta completato il giro delle autorizzazioni, viene trasmessa l informazione alla segreteria che provvede alla consegna del denaro assieme ad un foglio che serve da ricevuta. Al ritorno della missione i dati vengono riportati in un modello elettronico di Chiusura Missione che originerà la contabilizzazione di tutti gli importi. Ancora una volta i dati registrati in fase di chiusura della missione seguono il ciclo standard delle autorizzazioni affinchè si accerti la congruità delle spese sostenute. Alla fine del ciclo il dipendente riceverà per la notifica delle spese che gli sono state liquidate. 6

7 2.4 Sito Intranet Il sito Intranet contiene tutte le pagine necessarie all utente per accedere alle informazioni, agli archivi, per effettuare le ricerche e per richiamare i modelli per la comunicazione interna o per avviare le procedure precedentemente descritte Pagine statiche e dinamiche Il sito è costituito da una serie di pagine HTML e ASP opportunamente realizzate sia funzionalmente che graficamente. Attraverso le varie pagine è possibile: Utilizzare le varie procedure Controllare i dati personali Gestire le tabelle Gestire i vari elenchi telefonici Immettere e modificare dati nel database Oltre ad essere consultabili, alcune pagine sono modificabili da utenti che dispongano di opportuni privilegi (es. protocollo). Conclusioni La gestione del movimento personale, così come concepita in questo applicativo, è una fonte preziosa di informazione sugli eventi legati al personale. La logica di aggregazione dei dati disponibili è una cosa che viene sviluppata volta per volta in base alle necessità dell azienda puntando ai problemi che richiedono la maggiore attenzione. Il sistema è disponibile ad essere integrato con il sistema di rilevazione delle presenze eventualmente presente e con il software per la gestione del personale. Infatti è possibile automatizzare e controllare le seguenti elaborazioni: Rispondenza tra le registrazioni della intranet e quelle del sistema di rilevazione presenze Automatizzazione della gestione Recuperi Generazione automatica di movimenti contabili per elaborazione cedolini 7

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