Azienda Ospedaliera Sant'Andrea Via di Grottarossa, 1035/ Roma. Disciplinare Tecnico Allegato B

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1 ALLEGATO B:: DISCIPLINARE TECNICO DEL SERVIZIO Per l affidamento del servizio di produzione, riproduzione e gestione, distribuzione e comunicazione integrata dei documenti dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea Capitolato Speciali d Oneri Pagina 1/13

2 INDICE Art 1 - Descrizione del servizio Art 2 - Locali e apparecchiature Art 3 - Caratteristiche tecniche Art 4 - Svolgimento del servizio Art.5 - Responsabilità del Servizio Art.6 - Verifiche e Controlli Art 7 - Monitoraggio dei consumi Capitolato Speciali d Oneri Pagina 2/13

3 Art 1 Descrizione del servizio Il servizio sarà erogato dalla Ditta aggiudicataria mediante proprie apparecchiature installate presso i locali dell Azienda Ospedaliera e con proprio personale, assorbendo sia la produzione dell attuale centro stampa, sia le forniture richieste a tipografie esterne. Il servizio riguarderà Stampa della documentazione acquisita in base al quantitativo richiesto Allestimento dei documenti prodotti: Con pieghe Punti metallici Rilegatura con spirale Rilegatura a caldo Plastificazione (fogli A4-A3) Progettazione e/o realizzazione grafica della modulistica aziendale ( carta intestata, cartelline, buste vario formato con l intestazione del logo istituzionale, ricettari, giornali interni e quanto necessita alle UU.OO. Aziendali) Stampa di biglietti/inviti istituzionali secondo le indicazioni delle funzioni preposte Servizio di consulenza grafica ed editing per i prodotti di comunicazione aziendale secondo le indicazioni delle funzioni preposte Attività di ricezione e archiviazione elettronica della documentazione bianco e nero e colori degli originali forniti in formato elettronico (CD-penne USB- ecc) o acquisiti mediante scanner Realizzazione del materiale. Distribuzione del materiale prodotto per l Azienda, direttamente presso gli uffici/reparti richiedenti con automezzi e risorse proprie. Realizzazione non eleggibile direttamente presso il centro stampa ( stampe tecniche, plottaggi, etc..) in base alle esigenze che si dovessero creare, da eseguire anche all esterno dell Azienda Ospedaliera e comunque gestiti direttamente dalla ditta aggiudicataria senza costi aggiuntivi. Capitolato Speciali d Oneri Pagina 3/13

4 Per quanto attiene le migliorie si richiede alle Ditte partecipanti di voler fornire progetto per un percorso di digitalizzazione degli atti aziendali al fini di rispettare la normativa vigente in materia di riduzione dei costi relativi all utilizzo della carta ( Art. 27 Legge 133/2008 ) Si fa presente che il fabbisogno di cui all art. 4 del presente Disciplinare Tecnico è da considerarsi puramente orientativo e non vincolate per l Azienda Ospedaliera potendo variare in più o in meno nel corso di validità del contratto Art 2 Locali e apparecchiature L Azienda Ospedaliera, per lo svolgimento del servizio richiesto, affida per tutta la durata del contratto in uso gratuito, due locali situati uno nella sede di via di Grottarossa e uno nella sede di via Brembate, conformi a quanto richiesto dalle normative vigenti. Sono a carico della Ditta le installazioni delle apparecchiature necessarie per le attività previste dal presente capitolato e le relative disinstallazioni allo scadere del contratto. Sono a carico della Azienda Ospedaliera le spese relative la manutenzione ordinaria e straordinaria dei locali destinati al centro stampa e le spese sostenute per la fornitura di energia elettrica, telefono, condizionamento locali e pulizia. E fatto divieto l uso del centro stampa in ogni caso per stampare o pubblicizzare materiale illegittimo ed abusivo o che possa arrecare danno all immagine dell Azienda Ospedaliera. Tale divieto riguarda argomenti di carattere politico, pornografico, pedofilo, pedopornografico ecc.. La ditta è inoltre responsabile della sicurezza e dell incolumità del proprio personale sollevando l Azienda Ospedaliera da ogni responsabilità e conseguenza derivante da infortuni avvenuti durante lo svolgimento del servizio in oggetto. Manutenzione delle apparecchiature Al fine di evitare disagi alle attività dell Azienda Ospedaliera, la ditta aggiudicataria è tenuta a mantenere in perfetto stato di funzionamento le apparecchiature provvedendo a fornire per ciascuna di esse l assistenza tecnica e ponendo in essere ogni attività necessaria per la risoluzione dei malfunzionamenti per tutta la durata del contratto. Capitolato Speciali d Oneri Pagina 4/13

5 La Ditta è obbligata a rimuovere i malfunzionamenti entro 4 ore lavorative successive alla richiesta da parte del personale del centro stampa. Nel caso in cui l entità dei lavori da eseguire non consenta di ripristinare l operatività dell apparecchiatura entro 15 ore lavorative successive alla richiesta, la Ditta dovrà provvedere alla sostituzione dell apparecchiatura con una avente caratteristiche identiche o superiori (e in ogni caso conforme a quanto previsto nel presente Disciplinare Tecnico), a quella in stato di fermo fino alla rimessa in funzione di quest ultima. Non è consentito alla Ditta utilizzare pezzi di ricambio riciclati o ricondizionati se non in caso di eccezionale urgenza e comunque in via temporanea fino alla disponibilità del pezzo nuovo. Al fine di poter valutare l efficienza del servizio di assistenza tecnica della Ditta, l Azienda deve poter verificare per ogni apparecchiatura installata: la data, l ora ed il tipo di malfunzionamento presentato e la data e l ora dell intervento tecnico e l esito dell intervento stesso. Il servizio di assistenza della Ditta dovrà prevedere attività di manutenzione preventiva comprensiva delle periodiche operazioni di pulizia, lubrificazione e sostituzione di materiali logori nel numero e con la frequenza necessari ad assicurare il corretto funzionamento delle apparecchiature installate. La Ditta deve presentare nella documentazione tecnica (art del Capitolato Speciale d Oneri)le modalità di funzionamento del servizio di manutenzione preventiva, correttiva, straordinaria delle apparecchiature utilizzate Art 3 Caratteristiche tecniche Requisiti minimi delle apparecchiature Le macchine fotocopiatrici multifunzioni e le stampanti di rete devono essere digitali, di elevata affidabilità e nuove di fabbrica in ogni loro componente e quindi non rigenerate, possedere il marcio CE ai sensi della normativa vigente, e la loro produzione non dovrà essere antecedente all anno Tutte le macchine devono essere corredate da manuale d uso e documentazione tecnica. La Ditta deve garantire la conformità delle apparecchiature alle vigenti norme legislative, regolamentari e tecniche disciplinanti i componenti e le modalità di impiego ai fini della sicurezza degli utilizzatori. Ogni sistema di stampa dovrà essere accompagnato da una scheda tecnica di sicurezza relativa: emissione di ozono Capitolato Speciali d Oneri Pagina 5/13

6 emissione di polveri emissione di cadmio, cromo esavalente, mercurio e piombo emissione di calore livello di rumorosità I sistemi multifunzione dovranno comprendere le funzioni di: stampa da PC alimentatore degli originali fronte/retro scanner a colori possibilità di scegliere il formato della carta in fase di invio copia o stampa dal PC scansione ed archiviazione documenti mediante salvataggio su file o invio via dovranno inoltre essere dotati di driver di funzionamento dei maggiori sistemi open source e non quali ad es. Microsoft, Linux ecc e comunque compatibili con i sistemi in uso presso l azienda. Le macchine fotocopiatrici che la ditta intenderà installare devono garantire elevati standard qualitativi e in grado di assorbire picchi produttivi. La Ditta deve presentare nella documentazione tecnica (art del Capitolato Speciale d Oneri) l elenco delle apparecchiature, con le relative schede tecniche riportanti le caratteristiche che verranno utilizzate per lo svolgimento del servizio con attestazione che le apparecchiature proposte dovranno essere di nuova fabbricazione e che la loro produzione non dovrà essere antecedente all anno Sistema di stampa per la riproduzione in bianco e nero (requisiti obbligatori) Tecnologia di stampa digitale connesse in rete Possibilità di acquisire cartaceo ed elettronico su unico file Multitasking: possibilità di gestione contemporanea di più lavori e delle funzioni di creazione documenti (capitoli, copertine, separatori con indici, ecc.). Velocità di riproduzione delle copie: minimo 75 pagine/minuto nel formato A4 solo fronte. Risoluzione di stampa 1200 dpi. Risoluzione di scansione 600 dpi. Stampa documenti su A4/A3 anche in fronte/retro. Stampa di documenti formato A3 + grammatura sino a 216 g/m 2 Capitolato Speciali d Oneri Pagina 6/13

7 Grammatura della carta compresa tra 52 e 216 grammi e possibilità di utilizzo di trasparenti ed etichette. Alimentazione simultanea di più supporti con possibilità di programmare formati personalizzati di carta. Piegatura e spillatura dei formati A3 in A4 e A4 in A5 fino a 20 fogli di grammatura compresa tra 64 g/m 2 e 240 g/m 2 ; Possibilità di foratura fogli Archiviazione dei file acquisiti sia cartacei che elettronici e possibilità di immagazzinamento temporaneo dei lavori di stampa. Gestione della fascicolazione elettronica. Ricerca dei file tramite indici di ricerca. Numerazione automatica dei documenti, inserimento di timbri preimpostati. Acquisizione di immagini da inserire sul documento. Sistema di stampa per la riproduzione colore (requisiti obbligatori) Stampe/copia minuto pari almeno a n. 38. Gestione stampa dei formati dall A4 fino a 305x1260mm. Grammatura carta da 60 a 163 g/m 2. Scansione a raggio laser a 1200 dpi. Tecnologia di stampa digitale in quadricromia con risoluzione 600 DPI; Funzioni di pinzatura dei formati carta compresi tra B5 e A3, grammatura da 60 a 90 g/m 2 fino a 30 fogli. Possibilità di perforazione. Art 4 Svolgimento del servizio La Ditta aggiudicataria per garantire un corretto avvio del servizio, dovrà entro 30 giorni dalla stipula del contratto provvedere all installazione dei sistemi multifunzione offerti in sede di gara e necessari al fabbisogno delle varie unità operative e servizi dell Azienda e relativa infrastruttura informatica. Il Centro stampa dovrà rispettare i l seguente orario: dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle ore (esclusa la pausa pranzo il cui orario sarà comunicato dalla ditta e non potrà essere superiore ad 1 ora) per 365 giorni l anno con una riduzione dell orario dalle ore 8.30 Capitolato Speciali d Oneri Pagina 7/13

8 alle ore nel periodo estivo (dal 15 agosto fino al 31 dello stesso mese) ad esclusione del sabato e festivi. La ditta dovrà garantire il numero di personale idoneo allo svolgimento del servizio nella misura minima di 5 unità, così come descritto nell art del Capitolato Speciale d Oneri di Gara. La Ditta deve presentare nella documentazione tecnica (art del Capitolato Speciale d Oneri)le modalità con cui intende gestire il servizio ( ferie, malattie, ecc. ) e l elenco degli operatori e relativa qualifica che verranno impiegati. Le richieste al Centro Stampa dovranno essere trasmesse via fax utilizzando la modulistica in uso presso l azienda. La Ditta dovrà: garantire con proprio software e hardware la stampa della documentazione richiesta dalle UUOO dell Azienda; garantire l esecuzione delle prestazioni oggetto del servizio a perfetta regola d arte e nel rispetto dei modi e dei tempi concordati, nonché in conformità alle metodologie ed agli standard di qualità definiti nel presente capitolato. gestire il servizio con proprio personale, adeguatamente formato e/o garantire al medesimo formazione addestramento in numero di ore congrue alla conoscenza delle reali esigenze Aziendali; dovrà possedere una esperienza lavorativa in qualità di addetto a servizio simile o analogo di almeno 2 anni. E gradita la conoscenza della lingua inglese; La Ditta potrà attivare il servizio di copiatura per l utenza, attraverso la distribuzione di schede prepagate, per la produzione di copie e stampe necessarie su almeno n 1 sistema multifunzione, solo previa autorizzazione rilasciata dall Azienda Ospedaliera. Le copie potranno essere effettuate solo dopo l inserimento della scheda prepagata nell apposito lettore, che decurterà il valore iniziale a seconda delle copie effettuate, tale tipologia di servizio dovrà essere regolamentata in sede contrattuale dove saranno stabiliti i tempi, i modi e i Responsabili del servizio su indicato, con la definizione di una percentuale minima di introito per l Azienda in base alla vendita delle schede prepagate, tale introito sarà devoluto a compensazione delle spese che l Azienda sosterrà per i consumi delle utenze. Le fotocopie gratuite per i pazienti (es. documenti d identità, patente) Capitolato Speciali d Oneri Pagina 8/13

9 Inoltre il personale della ditta appaltatrice, impiegato per lo svolgimento del servizio: durante l espletamento del servizio dovrà essere dotato di apposito cartellino identificativo e qualsiasi altro mezzo idoneo al riconoscimento; dovrà essere a conoscenza delle modalità di esecuzione del servizio stesso e consapevole degli ambienti in cui è tenuto ad operare; dovrà mantenere un contegno decoroso, riservato, corretto e disponibile alla collaborazione con altri operatori ed in particolare con l utenza; dovrà mantenere il segreto d ufficio su fatti e circostanze di cui sia venuto a conoscenza nell espletamento dei propri compiti in conformità alle leggi vigenti in materia nonché alle disposizioni dell azienda E facoltà dell Azienda chiedere la sostituzione del personale della ditta appaltatrice che durante lo svolgimento del servizio abbiano generato motivi di lagnanza od abbiano adottato un comportamento non consono all ambiente di lavoro. La ditta si obbliga ad ottemperare a tutti gli obblighi verso i propri dipendenti derivanti da disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro, ivi compresi quelli in tema di igiene e sicurezza nonché previdenza e disciplina infortunistica, assumendo a proprio carico tutti i relativi oneri. La ditta aggiudicataria in particolare sarà tenuta, per quanto di sua competenza, alla rigorosa osservanza delle norme per la prevenzione degli infortuni sul lavoro e delle disposizioni del D.Lgs. 81/08 e s.m.i., norme che s intendono a tutti gli effetti parte integrante del presente capitolato e dello stipulato contratto. Modalità e tempi di evasione delle richieste Le modalità di evasione delle richieste, che dovranno essere comunicate via fax, previa compilazione della modulistica aziendale, si suddividono nelle seguenti tipologie: urgente : dal momento in cui vengono inviate le richieste dovranno essere evase entro 2 giorni lavorativi; media: dal momento in cui vengono inviate le richieste dovranno essere evase entro 4 giorni lavorativi; bassa: dal momento in cui vengono inviate le richieste dovranno essere evase entro 7 giorni lavorativi; Capitolato Speciali d Oneri Pagina 9/13

10 urgentissime, le richieste saranno indicate direttamente dalla Direzione Aziendale (DS-DG-DA) e/o funzioni in staff (es. UO Programmazione IA, ecc.) dovranno essere evase entro un termine massimo di 4 ore La Ditta aggiudicataria dovrà garantire: l esecuzione dei lavori di stampa nei tempi e nei modi di cui al presente articolo; numero copie annue indicative previste: B/N, colore (per modulistica e comunicazione); la riprogettazione grafica modulistica interna secondo le indicazioni delle funzioni preposte; la realizzazione di lavorazioni non direttamente effettuabili presso il centro stampa interno. In ogni caso dovranno essere garantiti gli stessi standard qualitativi concordati con l Amministrazione, senza gravare l Azienda di ulteriori oneri e costi aggiuntivi; un Servizio di collaborazione per la comunicazione aziendale integrata che, attraverso personale qualificato, dovrà coinvolgere tutto il circuito territoriale attraverso strumenti informativi diretti a carattere divulgativo: Circolari e informative Brochure ed opuscoli Speciali norme e regolamenti Statistiche, questionari Materiale didattico per la formazione Un servizio di distribuzione con mezzi e risorse proprie Art. 5 Responsabilita del Servizio La Ditta aggiudicataria nominerà un proprio responsabile che sarà unico referente nei confronti dell Azienda, per tutte le attività e le eventuali problematiche attinenti al servizio. Il referente della Ditta aggiudicataria curerà l organizzazione e la conduzione del personale addetto al servizio in loco. Tale figura professionale dovrà aver avuto esperienza pluriennale in servizi analoghi. Dovrà quindi avere competenza di stampa e grafica oltre ad elevato senso di organizzazione. L Azienda nominerà, parimenti, un proprio responsabile che curerà i rapporti con il referente della Ditta. Capitolato Speciali d Oneri Pagina 10/13

11 Art. 6 Verifiche e Controlli L U.O.C. Qualità ed Accreditamento ha il compito di controllare il regolare svolgimento del servizio e la buona qualità degli articoli forniti. Il controllo sarà effettuato, nell ambito delle proprie competenze e secondo una procedura aziendale, condivisa con la ditta appaltatrice. La Ditta dovrà indicare nella relazione tecnica il sistema qualità che adotterà per il controllo del servizio ed i sistemi che metterà a disposizione dell Azienda Ospedaliera per la verifica dello stesso. Le attività di rilevazione, segnalazione e risoluzione delle non conformità saranno regolamentate da un procedura aziendale. Segnalazione di non conformità Nell erogazione del servizio la Ditta appaltatrice deve rispettare le procedure di controllo previste dal proprio Sistema Qualità assicurandosi che sia conforme ai livelli qualitativi concordati con l Azienda Ospedaliera e a quelli fissati dagli standard normativi cogenti. L individuazione di una non conformità, sia essa a carico della Ditta Appaltatrice che della Azienda Ospedaliera, sarà effettuata sul regolare svolgimento del servizio e sull adeguatezza qualitativa e quantitativa dei prodotti e servizi oppure durante le normali attività svolte presso l Unità Operativa/servizio. Rilevazione e segnalazione di una non conformita La rilevazione di una non conformità potrà avvenire in 2 modi: Durante lo svolgimento delle attività quotidiane, la rilevazione della non conformità sulla qualità del prodotto deve essere effettuata. In contraddittorio, dagli utenti di unità operativa/servizio e da parte del Responsabile della ditta appaltatrice sulla base degli standard riportati nella tabella identificazione non conformità di seguito riportata. Capitolato Speciali d Oneri Pagina 11/13

12 Ritardi o mancate consegne Prodotto non rispondente alle caratteristiche richieste Manutenzione apparecchiature TABELLA IDENTIFICAZIONE NON CONFORMITA' Descrizione Elementi Riferimento Indicatori Caratteristiche del personale Richieste urgenti Modulo di richiesta entro 2 giorni lavorativi Richieste medie Modulo di richiesta entro 4 giorni lavorativi Richieste basse Modulo di richiesta entro 7 giorni lavorativi Richieste urgentissime Modulo di richiesta entro 4 ore lavorative Tutte le tipologie di richiesta Manutenzione correttiva (su guasto) apparecchiature Modulo di richiesta rapporto tecnico di intervento Manutenzione Piano di manutenzione preventiva/correttiva/straord apparecchiature inaria professionalità educazione e cortesia modalità di rapporto con gli utenti colore rispondente al documento originale assemblamento corretto del documento: -spillatura -piegatura -rilegatura -plastificazione quantità rispondente alla richiesta entro 4 ore lavorative entro 15 ore lavorative presenza dei rapporti tecnici di intervento presenza del piano di manutenzione apparecchiature assenza di lamentele da parte degli utenti riconoscimento cartellino identificativo presenza del cartellino identificativo Durante lo svolgimento di controlli periodici, con le frequenze definite in accordo tra la ditta appaltatrice e la Azienda Ospedaliera. L Azienda Ospedaliera, al fine di controllare l efficacia del servizio, effettua, controlli periodici sulla qualità dei prodotti e sulla efficienza e puntualità del servizio fornito. I controlli periodici riguardano la verifica di conformità sulla qualità e quantità del prodotto fornito e devono essere svolti, nel rispetto del vincolo del contraddittorio tra le parti, alla presenza del responsabile di commessa della Ditta appaltatrice. Nel caso in cui la qualità del lavoro prodotto sia giudicata non conforme a quanto richiesto e/o insufficiente, il richiedente potrà rifiutare il prodotto il quale dovrà essere riprodotto senza oneri aggiuntivi. Eventi di non conformità Per le non conformità, l U.O.C. Qualità ed Accreditamento secondo le modalità previste dalla procedura aziendale, e secondo quanto stabilito nel Capitolato Speciale d Oneri agli artt. 21 e 22, provvederà ad inviare la richiesta di controdeduzioni alla Ditta Appaltatrice che dovrà rispondere entro un termine massimo di 15 giorni lavorativi dalla data di invio della comunicazione di richiesta. Capitolato Speciali d Oneri Pagina 12/13

13 Art 7 Monitoraggio dei consumi La ditta è tenuta a fornire, ogni 3 mesi alla U.O.S. Gestione dei servizi economali e U.O.C. Qualità ed accreditamento i seguenti report comprensivi del dettaglio dei costi in supporto informatizzato (CD) su files tipo Excel, trasmettendolo con nota: report riepilogativo delle tipologie di documenti richiesti che dovrà prevedere: dettaglio della tipologia di documento dettaglio tipologia di richiesta valorizzazione economica. report riepilogativo delle tipologie dei documenti richiesti suddivisi per centro di costo dovranno prevedere la descrizione mensile dei consumi precisando identificazione Unità operativa dettaglio della tipologia di documento dettaglio tipologia di richiesta valorizzazione economica. Report trimestrale delle schede prepagate distribuite all utenza a seconda della tipologia di prezzo delle medesime ( 5,00/ 10,00) e contestuale report delle copie effettuate dalla macchina multifunzione predisposta all uopo. ogni altra tipologia di report, richiesto dall Azienda, necessario a comprendere il funzionamento del servizio. Stazione Appaltante Timbro e firma Capitolato Speciali d Oneri Pagina 13/13