Sabrina Bozzoli Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali e Finanziari VII PQ

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1 Gestione degli aspetti legali & finanziari nel VII PQ - FASE DI NEGOZIAZIONE - Sabrina Bozzoli (bozzoli@apre.it) Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali e Finanziari VII PQ

2 CICLO DI VITA DEI PROGETTI UE NEGOZIAZIONE DEL GRANT AGREEMENT FASE 1: PROPOSTA FASE 2: VALUTAZIONE FASE 3 : NEGOZIAZIONE FASE 4: GESTIONE

3 AGENDA INIZIO NEGOZIAZIONE Accesso alla negoziazione Participant Portal Negotiation facility Negoziazione Tecnica NEF & Parte B Negoziazione Finanziaria Validazione Info Partecipanti Budget Grant Preparation forms (GPFs) CHIUSURA DELLA NEGOZIAZIONE

4 INIZIO NEGOZIAZIONE LETTERA D INVITO Il processo di negoziazione ha inizio con la lettera d invito alla negoziazione, inviata insieme con: Evaluation Summary Report (ESR) Negotiation Mandate Ethical Review Report (se necessario)

5 INIZIO NEGOZIAZIONE EVALUATION SUMMARY REPORT

6 INIZIO NEGOZIAZIONE NEGOTIATION MANDATE chiarimenti e cambiamenti tecnici da apportare all attività (sulla base dell ESR) Contributo UE massimo durata del progetto scadenza per la ricezione della prima bozza del DoW e dei GPF scadenza entro cui completare il processo di negoziazione Contatti del Project e del Financial/Legal Officer Negotiation Meetings (se necessari)

7 INIZIO NEGOZIAZIONE NEGOTIATION MEETINGS Possono essere richiesti, a seconda delle dimensioni e della natura del progetto(la decisione è rimessa al Project Officer) Sono comunicati con la lettera d invito alla negoziazione Partecipa il coordinatore ed un numero limitato di partner (i costi associati non sono rimborsabili) La Commissione può essere assistita da esperti esterni(inclusi quelli coinvolti nella fase di valutazione)

8 ACCEDERE ALLA NEGOZIAZIONE La CE invia al CO un Access to Negotiation via the Participant Portal con: Commenti/modifiche da apportare Istruzioni per accesso Il CO riceve l e accede a NEF Il CO inserisce i dati on-line e salva e li cambia a discrezione La CE accetta o inizia una ulteriore fase di negoziazione Il CO procede alla SUBMISSION alla CE

9 ACCEDERE ALLA NEGOZIAZIONE PARTICIPANT PORTAL Piattaforma online che offre una serie di servizi specifici per facilitare l interazione tra partecipanti del 7 PQ e la CE. Ospita una gamma completa di servizi per facilitare e monitorare la gestione di proposte e progetti durante tutto il loro ciclo di vita (presentazione, negoziazione, reporting, etc ) participants/portal

10 ACCEDERE ALLA NEGOZIAZIONE PARTICIPANT PORTAL L accesso al participant Portal richiede un account ECAS (European Commission Authentication Service) N.B. L indirizzo indicato nell EPSS in fase di proposta è utilizzato per identificare gli utenti e accreditarli con i relativi diritti Creazione di un account ECAS

11 PARTICIPANT PORTAL SPAZIO WEB PERSONALE

12 PARTICIPANT PORTAL NEF Negotiation facility CONTATTI CE

13 ASPETTI DA NEGOZIARE 1 Negoziazione Tecnica 2 Negoziazione Legale & Finanziaria

14 ASPETTI DA NEGOZIARE NEGOZIAZIONE TECNICA OBIETTIVO: ACCORDO SUL CONTENUTO FINALE dell ANNEX I Prendere in considerazione i commenti contenuti dall ESR Verificare che gli obiettivi siano SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely) Redigere la lista dei deliverables (data di consegna, contenuto, livello di disseminazione) La lista delle milestones e i relativi criteri di valutazione Tempistica per la rendicontazione

15 NEGOZIAZIONE TECNICA ANNEX I - DoW Il DoW (Description of Work)è l Annesso I al Grant Agreement Simile per tutti gli Schemi di Finanziamento, ma specifico per alcuni (il formato dell Annex I è fornito dalle Negotiation Guidance notes; es. Struttura dell Annex I per Collaborative Projects, ecc ) STRUTTURA: - Parte A = moduli rissuntivi del progetto, lista dei partecipanti, struttura del budget (Grant Preparation Forms GPFs) - Parte B = utilizza una struttura simile a quella della parte B della proposta

16 NEGOZIAZIONE TECNICA NEF & PARTE B Cover Page Part A A1 : Project abstract A2 : List of Beneficiaries A3 : Budget Breakdown Part B - DoW Working Tables WT1 : List of Work Packages WT2 : List of Deliverables WT3 : Work Package description WT4 : List of Milestones WT5 : Tentative schedule of Project Reviews WT6 : Project Effort by Beneficiary and Work Package WT7 : Project Effort by Activity type per Beneficiary WT8 : Project Effort and costs Generati dal NEF

17 NEF & PARTE B ANNEX I - DoW Upload DoW La Parte B è disponibile in 2 documenti : Tabelle + Narrative Part

18 Elencati in una tabella standard contenente: Numero di riferimento del WP Beneficiario responsabile per WP Stima del n. di Person/Months Data di consegna ANNEX I -DoW LISTA DELIVERABLES Deliverables obbligatori Rapporti periodici e finali Piano di disseminazione Rapporti su aspetti orizzontali (eg. genere e questioni relative a scienze e società)

19 ANNEX I -DoW LISTA MILESTONES Punti di verifica del raggiungimento dei risultati, al fine di procedere alla fase successiva di lavoro, oppure per prendere decisioni critiche per l orientamento dell attività progettuale in una direzione o nell altra

20 ANNEX I -DoW PROJECT EFFORT FORMS (mesi-uomo) Project Effort Form 1 mesi-uomo indicativi per beneficiario e per WP Project Effort Form 2 mesi-uomo indicativi per tipo di attività e per beneficiario

21 NEF & PARTE B WORK PACKAGES Work Packages

22 NEF & PARTE B WORK PACKAGES LIST

23 NEF & PARTE B DELIVERABLES LIST

24 NEF & PARTE B MILESTONES LIST

25 ASPETTI DA NEGOZIARE NEGOZIAZIONE LEGALE & FINANZIARIA OBIETTIVO: Validazione Partnership Financial viability check (se richiesto) Budget per intera durata Distribuzione del budget per periodo Sub-contraenze e altre parti terze (es. Clausola speciale 10) Ammontare del pre-financing La data di inizio/durata del progetto L introduzione di clausole speciali La road map delle competitive calls, se richiesto Pianificazione temporale dei periodi di rendicontazione

26 NEGOZIAZIONE L&F VALIDAZIONE PARTECIPANTI IL COORDINATORE VERIFICA CHE I PARTECIPANTI SIANO VALIDATI, CHE LE INFO FINANZIARIE SIANO STATE FORNITE E CHE ABBIANO UN LEAR in caso contrario, con l aiuto del P.O., supporta i partecipanti nel completamento delle info richieste

27 VALIDAZIONE PARTECIPANTI NOMINA LEAR Identificare la persona che assumerà il ruolo di LEAR all interno dell ente (es. Responsabile amministrativo) La nomina del LEAR richiede lo scambio di documenti cartacei Scaricare i moduli da CORDIS, completarli e farli firmare dal rappresentante legale dell ente Inviare i moduli al Central Validation Team (tempo di attesa: circa 2-4 settimane!) Il LEAR riceverà le sue credenziali (username e password) per accedere all URF via e via posta Durante la fase di negoziazione, il LEAR può essere determinante qualora sia necessario modificare i dati legali/finanziari all interno del NEF. Infatti, in sua assenza, l intero processo di negoziazione potrebbe subire dei ritardi. Un entità legale, un LEAR

28 VALIDAZIONE PARTECIPANTI NOMINA LEAR LEAR

29 VALIDAZIONE PARTECIPANTI DATI FINANZIARI QUALSIASI PARTECIPANTE SOGGETTO A VERIFICA DELLA CAPACITA FINANZIARIA E TENUTO AD INVIARE ALL URF: ultimo bilancio approvato utile o perdita d esercizio rapporto di audit sulle dichiarazioni finanziarie di cui sopra I documenti devono riportare la firma del rappresentante legale e il timbro del partecipante (se disponibile) NELL IPOTESI DI SOGGETTI GIURIDICI APPENA COSTITUITI (e, in quanto tali, privi di dati finanziari approvati) E POSSIBILE PRESENTARE UN BUSINESS PLAN o DOCUMENTO SIMILE

30 VALIDAZIONE PARTECIPANTI FINANCIAL VIABILITY CHECK RISULTATI

31 NEGOZIAZIONE L&F INFO PARTECIPANTI IL COORDINATORE INSERISCE E VERIFICA LE INFO DEI PARTECIPANTI

32 NEGOZIAZIONE L&F BUDGET SINGOLO PARTECIPANTE OVERVIEW PROGETTO

33 BUDGET SUBCONTRATTI Costi relativi ai subcontracting vanno giustificati nel DoW Criteri di selezione: Miglior rapporto costo/beneficio Trasparenza Trattamento uguale Verificare la necessità di Clausole Speciali (es. Clausola Speciale 10 Linked Third Parties)

34 NEGOZIAZIONE L&F REPORTING PERIODS PUNTARE SU PERIODI DI 12 MESI IMPORTANTE PER LA DEFINIZIONE DEL PRE-FINANCING

35 NEGOZIAZIONE L&F GPFs-Grant Preparation Forms Moduli standard per la raccolta delle info richieste per la preparazione del Grant agreement Alcune informazioni sono autmaticamente inserite sulla base dei dati forniti in proposta Presentazione elettronica (I FASE) Scaricabili in pdf dal NEF Versione finale cartacea con firme originali IL COORDINATORE RACCOGLIE DUE COPIE ORIGINALI PER PARTECIPANTE E LE INVIA IN COMMISSIONE

36 GPFs A1: INFO PROGETTO

37 I DATI DERIVANO IN AUTOMATICO DAL PIC GPFs A2.1: INFO PARTNER

38 GPFs A2.2: STATUS PARTNER I DATI DERIVANO IN AUTOMATICO DAL PIC

39 GPFs A2.3: RAPPR. LEGALI VANNO INDICATI NEL NEF (firmano il Grant agreement): è sufficiente un solo nominativo

40 GPFs A2.4: CONTATTI VANNO INDICATI NEL NEF CONTATTO AMMINISTRATIVIO/ FINANZIARIO CONTATTO SCIENTIFICO

41 GPFs A2.5: COMMITTMENT Commitment (PARTNER) FIRMANO I RAPPRESENTANTI LEGALI

42 GPFs A2.6: DATA PROTECTION Data protection (COORDINATORE) FIRMANO I RAPPRESENTANTI LEGALI

43 GPFs A3.1/A3.2: BUDGET

44 GPFs A4: CONTO CORRENTE CONTO CORRENTE DEL COORDINATORE: POSSIBILMENTE DEDICATO FRUTTIFERO Se il coordinatore non può aprire un conto fruttifero, può presentare una DECLARATION OF HONOUR, indicando il riferimento legislativo (nazionale) che impedisce di rispettare l obbligo

45 LA NEGOZIAZIONE E CONCLUSA SE DoW finalizzato (budget, data d inizio, durata, clausole speciali) Sono stati presentati i seguenti documenti: 1) A4 Form - Conto corrente (del coordinatore): 2) Financial viability 3) GPFs dal NEF (ultima sessione chiusa) Ai fini della decisione /preparazione del GA, sono disponibili: 4) A2.5 firmati 5) A2.6 firmato dal coordinatore 6) Rapporto sulla negoziazione firmato dal P.O. (con indicazione dell importo del pre-financing) 7) Consortium Agreement firmato

46 CHIUSURA DELLA NEGOZIAZIONE Raggiunto un accordo sugli aspetti tecnici, legali e finanziari, il coordinatore riceve una bozza del Grant Agreement Firma del Grant Agreement 1. Il Coordinatore firma due copie originali del grant Agreement 2. Il coordinatore distribuisce una copia del grant Agreement 3. Tutti i Beneficiari devono firmare il Form A (3 copie) per accedere al GA INIZIO: 1 giorno del mese successivo alla firma (oppure altra data concordata con il P.O.)!

47 ACCESSO AL NEF (via Participant Portal)