Installazione, configurazione ed utilizzo del sistema di WebConference di Regione Toscana

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1 Direzione Generale Organizzazione e Risorse Area di Coordinamento Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi Servizi Infrastrutturali Tecnologie Innovative e Fonia Installazione, configurazione ed utilizzo del sistema di WebConference di Regione Toscana Premessa Il client di webconference non equivale ad un vero e proprio terminale di videoconferenza, quindi non può essere chiamato da un generico altro terminale di videoconferenza o chiamarne un altro direttamente. Esso funziona solo utilizzando le stanze di multiconferenza di Regione Toscana. Il collegamento con altri terminali può essere realizzato facendo in modo che tutti si colleghino alla stessa stanza virtuale di multiconferenza, che deve essere configurata sul sistema centrale e che è identificata da un numero comunicato precedentemente dall'amministratore di sistema. Requisiti di sistema Requisiti per la connessione in definizione standard PC Intel Pentium 4, 3.0 GHz o superiore PC AMD Athlon 64 GHz o superiore PC Intel Centrino Mobile Processor 1.8 GHz o superiore Mac with Intel Core 2 Duo 1.9 GHz o superiore Notebook - Intel Atom Processor 1.6 GHz o superiore almeno 1 GB RAM Sistemi Operativi Windows XP (SP3 raccomandato per macchine a 32 Bit ) Windows Vista (SP2 o superiore per macchine a 64 Bit ) Windows 7 Machintosh OS X version 10.5 (leopard) or higher Intel CPU only Requisiti per la connessione in alta definizione PC Intel Core 2 Duo 2.4 GHz o superiore PC AMD Phenom IIx GHz o superiore Mac with Intel Core 2 Duo 2.7 GHz o superiore almeno 2 GB RAM, raccomandato 3 GB RAM o superiore miglior piattaforma i5 o i7 miglior piattaforma per laptop is i5 or i7 Browsers Supportati Internet Explorer 7 o superiore Firefox 4 o superiore Safari 4.0 (Mac) Cosa occorre per iniziare Dispositivo audio - cuffia ( o altoparlanti) e microfono, o un dispositivo audio USB collegato al computer Video Camera - webcam collegata al computer. pag1

2 Installazione del software di webconference Per installare il software di webconference di Regione Toscana occorre collegarsi all'url il comportamento che ne segue può essere diverso in relazione al tipo di browser che si sta utilizzando: Se, ad esempio utilizziamo Internet Explorer (versione 7 o successive) apparirà la seguente pagina: Figura 1 Se invece utilizziamo Mozilla Firefox (versione 8 e successive) apparirà prima la seguente schermata: Figura 2 pag2

3 Occorrerà : cliccare su scarica, scaricare il software MgrInst.exe eseguire il software MgrInst.exe Figura 2a Dopodichè, ritornare nuovamente alla pagina web (figura 2b) Figura 2b e fare clic sul link fare clic qui per installare questi aggiornamenti per far comparire la finestra di scelta del software da installare. Figura 2c pag3

4 In entrambi i casi (IE e Firefox) si deve mantenere selezionata l'opzione così come presentata a video, con la sola casella di controllo del conference client selezionata. Verificata ciò,premere sul tasto INSTALLA. Seguirà la schermata di scarico e installazione del software di webconference vero e proprio; Figura 4 NOTA!!! con certe versioni Mozilla Firefox è possibile che il tasto Partecipa Ora, non risulti attivo dopo l'installazione del componente di cui alle figure 2 e 2a. In questo caso occorre procedere secondo le seguenti indicazioni: Mozilla Firefox andare nel menu strumenti componenti aggiuntivi plug-in, individuare il plug-in Conference Client Dispatcher e scegliere dal menu a tendina a destra l'opzione attiva sempre (vedi figura 9) NOTA!!! con Internet Explorer versione 11 o superiori, per far partire l'installazione, potrebbe essere necessario inserire il sito fra quelli per i quali è richiesta la visualizzazione in modalità compatibile (si attiva dal menu strumenti- >impostazioni visualizzazione compatibilità) Verifica della corretta installazione del software di webconference Quando l'installazione del software scopia desktop è avvenuta correttamente, comparirà l'icona di figura 5 nella barra delle applicazioni nell'angolo inferiore destro dello schermo. Cliccando, con il tasto destro del mouse, su questa icona è possibile accedere al menù di impostazioni attraverso il quale è possibile cambiare alcuni importanti parametri: Figura 5 pag4

5 Verifica Audio Nella pagina di portale del servizio (http://webconference.e.toscana.it), facendo clic sul link 'Verifica l'audio è possibile controllare che siano correttamente impostati i dispositivi audio per registrazione e riproduzione. Cliccando sul pulsante 'Avvia test audio' per assicurarsi di sentire l'eco di ciò che si pronunciando nel microfono. In caso il test non vada a buon fine si dovrà agire sulle impostazioni delle periferiche audio di registrazione e playback. Figura 6 Verifica Video Nella pagina di portale del servizio (http://webconference.e.toscana.it), fare clic sul link 'Verifica il video' e assicurarsi che la periferica video sia selezionata. Fare clic sul pulsante 'Anteprima' per essere sicuri di vedere l'immagine ripresa dalla propria webcam. Figura 7 pag5

6 Collegamento in videoconferenza utilizzando il sistema di webconference Per connettersi a una riunione di videoconferenza, andare alla pagina web del portale all'indirizzo: Figura 8 Dopodichè Immettere un nome (Nome) che identifica l'utente che intende accedere al servizio (è il nome che verrà visto dagli altri partecipanti alla videoconferenza), e il numero della stanza di videoconferenza da chiamare (ID riunione), ossia il numero della stanza alla quale ci si deve collegare, e cliccare sul tasto partecipa ora. Ne seguirà l'apertura del software di webconference che vi collegherà in audio e video alla riunione indicata NOTA!! è possibile che a seguito di aggiornamenti del browser Firefox e Chrome il tasto Partecipa Ora non risulti più attivo. In questo caso occorre procedere alla riattivazione del plug-in che controlla l'avvio del software di webconference secondo le seguenti indicazioni: Mozilla Firefox andare nel menu strumenti componenti aggiuntivi plug-in, individuare il plug-in Conference Client Dispatcher e scegliere dal menu a tendina a destra l'opzione attiva sempre (vedi figura 9) Figura 9 pag6

7 Opzioni di connessione avanzate Facendo clic sul tasto di figura 10 si accede alle opzioni di connessione avanzate, riassumiamo di seguito il significato: Figura 10 Usare il computer per audio, video e presentazioni (default) - Scegliere questa opzione per utilizzare il computer con web cam, microfono e altoparlanti (o cuffie) per partecipare alla riunione. E' l'utilizzo classico Usa il computer solo per le presentazioni - Scegliere questa modalità per utilizzare il collegamento in webconference solo per trasmettere una presentazione dal computer. In questo caso occorre utilizzare un secondo dispositivo (telefono, apparato di videoconferenza, ecc) per collegarsi anche in audio/video. Questa connessione può essere automatizzata usando l'opzione successiva casella di controllo. Richiama il mio terminale al numero: - indicare il numero di un terminale SIP o H.323 che viene utilizzato dal sistema per collegare in audio / video l'utente nel caso in cui il collegamento web venga usato solo per le presentazioni Comandi del software di webconference Con riferimento all'ambiente del software client di webconference (figura 11) si riportano di seguito alcuni dei principali comandi e il loro significato Figura 11 Gestione del layout video della conferenza Controlli della vista principale Utilizzando questo menù è possibile cambiare la visualizzazione del software di webconference a schermo del PC. Per impostazione predefinita, la finestra del software di webconference utilizza il layout automatico. Controlli comuni del layout video Scambia viste scambia la posizione fra la finestra della presentazione e quella video pag7

8 Controlli video Attiva schermo intero - Espande il riquadro video o una presentazione a schermo intero. Camera Control - Fare clic per fermare la vostra webcam. Clicca di nuovo per riprendere. Picture-in-Picture (PiP) Clicca per attivare/disattivare la visualizzazione della propria finestra video. Fare clic sulla freccia del menù a discesa per selezionare la posizione PiP Remote Video - Selezionare la risoluzione del video ricevuto (High Definition o Standard Definition) e il layout ricevuto (Active Speaker o Continuous Presence). Alcune di queste selezioni possono però non essere disponibili in tutte le riunioni. Gestione delle impostazioni audio Clicca qui per disabilitare il proprio microfono Clicca qui per abilitare il proprio microfono Clicca qui per disabilitare il proprio audio Clicca qui per abilitare il proprio audio Presentazione di applicazioni del proprio desktop È possibile condividere lo schermo o una specifica applicazione con gli altri partecipanti utilizzando il pulsante riportato accanto. Tuttavia per abilitare la presentazione potrebbe essere necessario disporre di privilegi appositi sulla conferenza. Inizia la presentazione - Fare clic sul pulsante 'Presenta' nella barra degli strumenti principali per avviare la presentazione. Selezionare quindi di condividere l'intero desktop o condividere le applicazioni specifiche. Controlli per la presentazione Sono disponibili i seguenti controlli durante la presentazione: Cambia Applicazione - Consente di selezionare una diversa applicazione da condividere Strumento Annotazione - Fare clic una volta per bloccare l'immagine e aprire il riquadro strumenti annotazioni. Clicca di nuovo per uscire. Menu principale - Apre un menu contenente le opzioni avanzate, tra cui la possibilità di accedere alle funzioni di moderazione (se consentito) e la manipolazione video. Fine Presentazione - Consente di interrompere la presentazione e tornare alla modalità partecipante. Moderare una conferenza pag8

9 Per moderare una conferenza potrebbe essere necessario disporre di particolari privilegi di amministrazione della conferenza. Se posseduti tali privilegi, dalla barra degli strumenti, il moderatore può eseguire le seguenti operazioni: Invitare un telefono, un terminale H.323 o SIP alla riunione disattivare l'audio a partecipanti specifici o riattivarlo a tutti i partecipanti Scollegare specifici controlli Presentazione dei partecipanti (che si trova riquadro di presentazione) Bloccare la riunione (non sono ammessi nuovi partecipanti ) terminare un incontro (e staccare tutti) Avviare streaming o la registrazione per questo incontro Funzione Invita - con essa è possibile invitare un telefono, un terminale H.323 o SIP Facendo clic sull'opzione Invita è possibile accedere ad un nuovo menù da cui è possibile chiamare un terminale per indirizzo o accedendo alla rubrica del sistema centrale di multiconferenza Moderare un partecipante specifico dalla lista di partecipanti è possibile attraverso le funzioni del menù modera agire su di uno specifico partecipante, in particolare è possibile disattivare il suo audio (voce disattiva), bloccare il suo video, scollegarlo dalla riunione, impostarlo come oratore facendo clic sul suo nome nella lista dei partecipanti pag9

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