Guida al Servizio EVOLUZIONE UFFICIO. Release 1.1

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1 Guida al Servizio EVOLUZIONE UFFICIO Release 1.1 Ottobre 2013

2 Sommario EVOLUZIONE UFFICIO INTRODUZIONE IL SERVIZIO EVOLUZIONE UFFICIO QUANTE CHIAMATE CONTEMPORANEE PUOI FARE? COME È FATTA LA POSTAZIONE DELL UTENTE? COME UTILIZZARE I NUMERI TELEFONICI DISPONIBILI? COME GESTIRE IN MODO FLESSIBILE LE CHIAMATE DESTINATE AL NUMERO DELL AZIENDA LA FLESSIBILITA PER L AMMINISTRATORE DELL AZIENDA ACCESSO AL PORTALE DI AMMINISTRATORE OPERAZIONI PER L AMMINISTRATORE Configurare i Dati Aziendali Configurare gli Utenti dell Azienda Gestire la Rubrica Aziendale Configurare i Servizi Azienda Configurare i Servizi Utente VUOI CHE SQUILLINO DIVERSI TERMINALI QUANDO SI RICEVE UNA CHIAMATA PER L AZIENDA? Gruppo di risposta Passa al Successivo se Occupato VUOI ABILITARE UN MENU VOCALE PER GESTIRE LE CHIAMATE VERSO L AZIENDA? VUOI CHE TUTTE LE CHIAMATE SIANO GESTITE DA UN OPERATORE E SUCCESSIVAMENTE INDIRIZZATE AGLI ALTRI UTENTI? COME VUOI GESTIRE LE CHIAMATE DIRETTE ALLA TUA AZIENDA QUANDO È CHIUSA? DEVI UTILIZZARE UN FA O UN POS? FA/POS con un numero dedicato FA/POS con numero condiviso FA/POS con numero condiviso con un telefono analogico STRUMENTI PER L UTENTE COME PUOI GESTIRE CON FLESSIBILITÀ I SERVIZI DI EVOLUZIONE UFFICIO? IL PORTALE CONFIGURA EVOLUZIONE UFFICIO BARRA DI CONTROLLO EVOLUZIONE UFFICIO PC APP: IL TUO PC DIVENTA UN TELEFONO! MOBILE APP SERVIZI PER L UTENTE QUALI SERVIZI PUOI ATTIVARE SULLA TUA LINEA PER GESTIRE IN MODO FLESSIBILE LE CHIAMATE? VUOI CHE SQUILLINO DIVERSI TERMINALI? Squillo in Sequenza Squillo Simultaneo ii

3 5.3 VUOI CHE LA SEGRETARIA GESTISCA LE CHIAMATE DEL RESPONSABILE? L UFFICIO SI MUOVE CON TE Fuori ufficio, una postazione remota, comodamente da casa In mobilità SEGRETERIA TELEFONICA VUOI CONSULTARE IL REGISTRO CHIAMATE E LA RUBRICA? INTERAZIONI TRA I SERVIZI ATTIVAZIONE DI SERVIZI DI DEVIAZIONE IN CASCATA GRUPPO DI RISPOSTA UFFICIO MOBILE OVUNQUE SEI NON DISTURBARE AVVISO DI CHIAMATA DEVIA CHIAMATE SEGRETERIA SQUILLO IN SEQUENZA E SIMULTANEO DIRETTORE ASSISTENTE IMPOSTA STATO APPENDICE CONFIGURAZIONI DELLA POSTAZIONE DI UTENTE MANUALI E GUIDE DI RIFERIMENTO... 3 iii

4 INTRODUZIONE Gentile Cliente, Siamo lieti di darti il benvenuto nel mondo Evoluzione Ufficio di Telecom Italia, la soluzione full VoIP che ti offre navigazione su Internet, traffico voce e servizi di centralino tradizionali e innovativi. La Guida del servizio Evoluzione Ufficio ti permetterà di conoscere e utilizzare i servizi in modo chiaro e semplice: potrai scoprire tutte le potenzialità, unite alla notevole flessibilità di questo servizio che può soddisfare tutte le esigenze di comunicazione della tua azienda. 1

5 1 IL SERVIZIO EVOLUZIONE UFFICIO Il servizio Evoluzione Ufficio ti offre servizi di centralino tradizionali e strumenti innovativi per la gestione delle chiamate della tua azienda, con un completo controllo da PC e da cellulare. Da PC è possibile telefonare e controllare la configurazione di tutti i servizi di Evoluzione Ufficio. La sottoscrizione del servizio Evoluzione Ufficio non comporta la necessità di cambiare le proprie numerazioni aziendali. Con il profilo Evoluzione Ufficio Large puoi avere fino ad un massimo di 8 utenti, tutti direttamente raggiungibili dall esterno della tua azienda ed hai a disposizione un massimo di 16 numerazioni: fino a 8 Numeri Migrati da linee tradizionali, più 8 Nuovi Numeri VoIP. Con questo profilo puoi avere fino a tre chiamate attive contemporanee e hai a disposizione un Posto Operatore, per gestire in maniera completa e flessibile le chiamate aziendali, ed il Risponditore Automatico che consente ai tuoi clienti di accedere ad un menu vocale per accedere all opzione desiderata. Con il profilo Evoluzione Ufficio Small puoi avere fino ad un massimo di 4 utenti, tutti direttamente raggiungibili dall esterno della tua azienda ed hai a disposizione un massimo di 8 numerazioni: fino a 4 Numeri Migrati da linee tradizionali più 4 Nuovi Numeri VoIP. 2

6 Per entrambi i profili, Evoluzione Ufficio offre: 3

7 1.1 QUANTE CHIAMATE CONTEMPORANEE PUOI FARE? EVOLUZIONE UFFICIO Con Evoluzione Ufficio Large puoi avere fino a 3 chiamate attive contemporanee, e fino a 2 con la versione Small; le chiamate possono essere attive sia su telefono IP (fisso oppure DECT) che su PC App. Dal conteggio delle chiamate attive sono escluse le seguenti tipologie di chiamate: Chiamate interne all azienda, cioè tra due telefoni appartenenti alla stessa azienda (ad esempio le chiamate effettuate utilizzando le numerazioni brevi ); Chiamate che sono state avviate con il servizio Ufficio Mobile effettuate con telefoni esterni all azienda, oppure da smartphone su cui è installata la Mobile App; Chiamate messe in attesa: se una chiamata attiva viene messa in attesa l utente può effettuare o ricevere una nuova chiamata; Chiamate messe in Stand-By (Call-Park). Per il servizio di Multiconferenza vanno conteggiati tutti i partecipanti alla conferenza che utilizzano dall interno dell azienda telefoni IP oppure PC App. Ad esempio l azienda può avere contemporaneamente attive: tre chiamate verso l esterno, una chiamata interna (cioè tra due telefoni con numerazione breve ) ed una chiamata effettuata da un telefono con il servizio Ufficio Mobile, per un totale di 5 chiamate. 4

8 1.2 COME È FATTA LA POSTAZIONE DELL UTENTE? Per Utente si intende una PERSONA dotata di: EVOLUZIONE UFFICIO Oltre alla figura dell utente, in Evoluzione Ufficio è presente anche la figura dell Amministratore. L Amministratore dispone di specifiche credenziali (di Amministratore) per eseguire l accesso al Portale di Amministrazione Evoluzione Ufficio ed eseguire operazioni a lui riservate come ad esempio la creazione di un Utente/PERSONA (nel seguito del documento sarà indicato semplicemente utente ). L Amministratore può essere anche un utente. (vedi par 3.1 Accesso al portale di Amministratore e 3.2 Operazioni per l Amministratore per maggiori informazioni sul profilo Amministratore). Ogni utente concorre al computo del numero di utenze massime consentito dal profilo attivato (4 per Evoluzione Ufficio profilo Small e 8 per profilo Large). Inoltre ogni utente può disporre di numerose configurazioni dei terminali che possono soddisfare le più differenti esigenze: Telefono IP (DECT o fisso), PC (su cui installare la PC App e/o la Barra di Controllo) ed il telefono mobile. Di seguito sono presentate le tipologie di postazioni utente più utilizzate, Per tutte le possibili configurazioni di utente configurabili dall Amministratore fare riferimento all appendice. 5

9 Tipologia A. Usi soprattutto i servizi telefonici di base?: Telefono IP (DECT o fisso) + Barra di Controllo. Tipologia B. Usi frequentemente il PC per gestire le tue telefonate? Telefono IP (DECT o fisso) + PC App per gestire i servizi (e per parlare da telefono IP) + Barra di Controllo. 6

10 Tipologia C. Vuoi chiamare con il PC e non utilizzare il telefono? PC App per telefonare e controllare i servizi (PC App per parlare da PC) + Barra di Controllo. Tipologia D. Vuoi avere sia il telefono IP, sia la PC App per telefonare?: Telefono IP (DECT o fisso) + PC App per parlare da PC e controllare i servizi + Barra di Controllo. Nota: la tipologia D richiede l utilizzo di due numeri del servizio Evoluzione Ufficio, ma solo la numerazione principale è utilizzabile per ricevere ed effettuare chiamate. Hai uno smartphone Android o ios e vuoi gestire i servizi di centralino in mobilità, chiamare e ricevere chiamate come se fossi in ufficio? Per ogni configurazione della postazione di utente sopra descritta (A, B, C e D) puoi usare, con il tuo numero di Evoluzione Ufficio, anche la Mobile App installata sul suo smartphone Android o ios (iphone). 7

11 Tabella delle 4 tipologie utente più diffuse: Terminali telefonici EVOLUZIONE UFFICIO Strumenti per la configurazione dei servizi Tipologia postazione di utente Telefono IP (DECT o fisso) PC App per telefonare da PC e gestire i servizi (PC Phone) PC App per parlare da telefono IP e gestire i servizi Barra di Controllo A B C D Consultare il paragrafo 3.7 Devi utilizzare un FA o un POS? per le tipologie di postazioni FA/POS. 1.3 COME UTILIZZARE I NUMERI TELEFONICI DISPONIBILI? Con Evoluzione Ufficio Large, per 8 utenti, hai a disposizione un massimo di 16 numerazioni: fino a 8 Numeri Migrati da linee tradizionali, più 8 Nuovi Numeri VoIP. Con Evoluzione Ufficio Small, per 4 utenti, hai a disposizione un massimo di 8 numerazioni: fino a 4 Numeri Migrati da linee tradizionali più 4 Nuovi Numeri VoIP. L Amministratore può gestire in modo flessibile le numerazioni assegnandole agli utenti dell azienda e ai servizi aziendali, fino ad esaurimento delle numerazioni a disposizione. Le numerazioni Evoluzione Ufficio vengono consumate tramite: creazione di un utente con relativa assegnazione della numerazione estesa, al quale vengono anche assegnati la numerazione breve e il terminale primario; assegnazione di un terminale secondario all utente già esistente; assegnazione di più numeri Evoluzione Ufficio, tutti chiamabili dall esterno, ad un utente già esistente (servizio Multinumero); configurazione dei seguenti servizi aziendali: o Fax Analogico Aziendale o POS aziendale o Gruppo di Risposta o Risponditore Automatico 1 Per la configurazione del FA e del POS senza consumare una numerazione si veda il paragrafo 3.7 Devi utilizzare un FA o un POS?. Una volta assegnata ad un utente o ad un servizio, la numerazione non sarà più disponibile per un ulteriore assegnazione. 1 Disponibile solo per Evoluzione Ufficio Large 8

12 2 COME GESTIRE IN MODO FLESSIBILE LE CHIAMATE DESTINATE AL NUMERO DELL AZIENDA L Amministratore può decidere come gestire le chiamate in ingresso in maniera estremamente flessibile e adeguata alle diverse esigenze. Se si desidera essere raggiunti dai clienti su una sola numerazione dell azienda, anche se ogni dipendente ha un numero proprio associato, si possono utilizzare: Gruppo di Risposta, in modo che i telefoni degli utenti appartenenti al gruppo squillino tutti contemporaneamente o in sequenza, a seconda dell impostazione del servizio; Passa al Successivo se Occupato, in modo che i telefoni appartenenti ad una specifica lista squillino in sequenza se il numero chiamato è occupato; Squillo in Sequenza o Squillo Simultaneo, per far squillare in sequenza o simultaneamente più numerazioni, fisse o mobili, anche non Evoluzione Ufficio; Risponditore Automatico (solo per profilo Large), che consente a chi chiama di accedere ad un menu vocale e di scegliere l opzione desiderata tra quelle disponibili: ad esempio parlare con un operatore o lasciare un messaggio in segreteria; Posto Operatore (solo per profilo Large), che permette di gestire le chiamate in ingresso: l operatore ha visibilità sullo stato di disponibilità delle linee aziendali e può smistare le chiamate nel modo più efficiente all interno della tua azienda. Inoltre si ha che: o o le chiamate possono essere gestite dalla segretaria con il servizio di Direttore - Assistente; è possibile attivare diverse gestioni delle chiamate per i periodi di chiusura e di apertura dell azienda (Imposta Periodo di Validità). Consulta i Cap. 3 LA FLESSIBILITA PER L AMMINISTRATORE DELL AZIENDA e 4 STRUMENTI PER L UTENTE per trovare maggiori informazioni sui servizi 9

13 3 LA FLESSIBILITA PER L AMMINISTRATORE DELL AZIENDA L Amministratore dell azienda, grazie al Portale Configura Evoluzione Ufficio, può gestire, da qualunque postazione Internet, in autonomia, con la massima flessibilità e in qualsiasi momento i servizi azienda del centralino (per esempio, nel caso di Evoluzione Ufficio Large, il Risponditore Automatico o il Posto Operatore), creare/gestire gli utenti, assegnare i terminali, abilitare applicativi. 3.1 ACCESSO AL PORTALE DI AMMINISTRATORE L accesso al portale Configura Evoluzione Ufficio per il profilo di Amministratore avviene tramite il sito Impresa Semplice o attraverso accesso diretto al Portale Configura Evoluzione Ufficio, seguendo le indicazioni contenute nella ricevuta all atto dell attivazione del servizio e con oggetto: Profilo Amministratore del servizio: Istruzioni per l'accesso al portale "Configura Evoluzione Ufficio. (vedi esempio in figura seguente). Nota: l indirizzo mail di ricezione è quello del referente Amministratore specificata a Telecom Italia nel modulo che contiene i dati per l installazione. 10

14 Se si accede dal sito Impresa Semplice : EVOLUZIONE UFFICIO Per accedere come Amministratore al portale Configura Evoluzione Ufficio tramite Impresa Semplice è necessario: avere un account di accesso all Area Clienti Business del sito Impresa Semplice ( aver ricevuto il codice di attivazione, sull' indicata a Telecom Italia, in fase di configurazione del servizio Evoluzione Ufficio. La registrazione al sito Impresa Semplice deve essere stata effettuata attraverso il C.F/P.I. dell azienda indicato nella sottoscrizione del contratto di servizio Evoluzione Ufficio. La prima volta che si accede al portale Configura Evoluzione Ufficio è necessario eseguire la procedura di autenticazione nella quale viene richiesto il codice di attivazione ricevuto via all atto dell attivazione del servizio. Il codice di attivazione viene richiesto solo al primo accesso al portale, successivamente è possibile accedere al Portale Configura Evoluzione Ufficio tramite il sito Impresa Semplice senza dover inserire altre credenziali oltre quelle utilizzate abitualmente per accedere al sito Impresa Semplice. Se si effettua accesso diretto al Portale Configura Evoluzione Ufficio: Per accedere come Amministratore al portale Configura Evoluzione Ufficio tramite accesso diretto al portale, è sufficiente accedere al sito ed inserire il codice di attivazione e relativa password come indicato nella di cui sopra. 3.2 OPERAZIONI PER L AMMINISTRATORE L Amministratore, accedendo al portale Configura Evoluzione Ufficio con il profilo di Amministratore, può effettuare le operazioni di seguito descritte Configurare i Dati Aziendali Numero di telefono visualizzato in chiamata: questa è la numerazione designata come Aziendale. Tale numerazione è una delle numerazioni Evoluzione Ufficio assegnate all azienda (massimo 8 numerazioni per profilo Small e 16 per profilo Large) e tipicamente è la numerazione pubblica dell azienda, nota all esterno (per i Clienti, su elenchi telefonici, etc.). Questa può essere associata ad un utente dell azienda (per es. la centralinista) o al Gruppo di Risposta o al Risponditore Automatico oppure può essere assegnata ad uno o più utenti, già associati ad un proprio numero Evoluzione Ufficio, per fare in modo che si presentino con il numero Aziendale per le chiamate in uscita, invece che con il proprio numero Evoluzione Ufficio. Cellulare dell Amministratore Configurare gli Utenti dell Azienda Creare nuovi Utenti dell Azienda assegnandogli un numero telefonico Evoluzione Ufficio/Login, indicare il tipo di chiamate che gli utenti sono abilitati ad effettuare (es. Nazionali e/o Internazionali) e specificare quale 11

15 EVOLUZIONE UFFICIO numero di telefono sarà visualizzato per le chiamate in uscita effettuate dall utente (Proprio, Anonimo, Aziendale ) Modificare/Cancellare gli utenti dell Azienda Assegnare terminali agli utenti in quanto è possibile associare uno o più terminali per ogni utente dell azienda Abilitare/Disabilitare gli applicativi (PC App e Mobile App) Gestire la Rubrica Aziendale Gli Utenti creati dall Amministratore sono visibili da tutti gli Utenti dell Azienda nella Rubrica Aziendale, dove sono presenti gli Utenti ed i numeri dell Azienda configurati nell offerta Evoluzione Ufficio: i colleghi, il FA Aziendale ed il POS (se configurati su numerazione dedicata), l eventuale Gruppo di Risposta ed il Risponditore Automatico se configurato. L amministratore può: Aggiungere alla Rubrica nuovi Contatti Esterni all Azienda: numeri telefonici esterni di utilità aziendale (ad es. fornitori, clienti, etc.), visibili da tutti gli utenti aziendali. Caricare nella rubrica un file di contatti esterni: è possibile importare un file (es. file Excel di estensione.csv) contenente i nomi dei contatti con relativi numeri di telefono all interno della Rubrica Aziendale Configurare i Servizi Azienda Chiamata in Stand By (Call Park): consente di gestire il gruppo di utenti abilitati a parcheggiare le chiamate andate in risposta su di un telefono e riprenderle da un altro. Di default tutti gli utenti al momento della loro attivazione vengono inseriti nel gruppo di chiamate in stand by. FA/POS Analogico Aziendale: consente di configurare un FA/POS analogico su di una numerazione telefonica dedicata o condivisa associando il FA/POS ad uno specifico utente come terminale secondario. Imposta Periodo di Validità: consente di impostare i periodi di validità con cui gestire in modo differenziato alcune tipologie di servizi (ad esempio il Risponditore Automatico). Gruppo di Risposta: consente di associare un numero di telefono a più utenti. Quando viene effettuata una chiamata verso tale numero, i telefoni degli utenti appartenenti al gruppo squillano tutti contemporaneamente o in sequenza, a seconda dell impostazione del servizio. Musica in Attesa: consente di impostare una musica personalizzata per l azienda da far ascoltare al chiamante mentre la chiamata è in attesa. E facoltà di ogni singolo utente attivare o disattivarla sulla sua utenza. Passa al Successivo se Occupato: consente di creare una lista di numeri aziendali che squillano in sequenza se il numero chiamato è occupato. Le sequenze che possono essere create possono essere più di una, ma ogni utente può essere presente in una sola lista. Posto Operatore Applicazione Web: consente di definire l utente abilitato ad accedere all applicativo di Posto Operatore che permette di ricevere le chiamate esterne e smistarle verso altri utenti dell azienda, attraverso l apertura di una console sul PC dell utente. L applicativo è accessibile dalla sezione Strumenti e Manuali 12

16 EVOLUZIONE UFFICIO Applicazioni del Portale Configura con le medesime credenziali utilizzate per l accesso al portale stesso. L utente abilitato deve essere dotato di un telefono per parlare; il telefono può essere uno tra quelli disponibili e previsti nel canone del servizio (IP fisso, cordless e PC APP), tuttavia il telefono IP standard è preferibile per una migliore comodità d uso rispetto all utilizzo della PC App per parlare da PC. Posto Operatore Tradizionale: consente di definire l utente che è abilitato a ricevere le chiamate esterne e smistarle verso altri utenti dell azienda. Per fruire del servizio di Posto Operatore Tradizionale è necessario utilizzare un telefono dedicato (non incluso nella fornitura base; va acquistato a pagamento) fornito di apposita tastiera per il controllo delle chiamate e la visualizzazione dello stato di occupato dei singoli utenti (vedere la Guida rapida Aastra 6753i). Risponditore Automatico: consente di impostare un menu vocale di risposta automatica. Il cliente che chiama l azienda ascolterà il menu vocale e potrà scegliere l'opzione di suo interesse digitando con la tastiera del telefono il relativo tasto. Risposta per Assente (Call Pick Up): consente di definire il gruppo di utenti nel quale ciascun utente è abilitato a rispondere alle chiamate dirette agli altri utenti del gruppo. Di default tutti gli utenti al momento della loro attivazione vengono inseriti nel gruppo di chiamate in stand by. Nota: tutti i servizi sopra elencati sono gestibili esclusivamente dall Amministratore Configurare i Servizi Utente L amministratore può associare/configurare i servizi utente Evoluzione Ufficio per il singolo utente. Si precisa che i servizi utente sono gestibili in autonomia anche dall utente stesso; fanno eccezione i servizi Metti fuori Servizio e Multinumero (non configurabili da utente). Per l elenco dei servizi di utente vedi paragrafo 5.1- Quali servizi puoi attivare sulla tua linea per gestire in modo flessibile le chiamate?. 3.3 VUOI CHE SQUILLINO DIVERSI TERMINALI QUANDO SI RICEVE UNA CHIAMATA PER L AZIENDA? L Amministratore può decidere come gestire le chiamate ai numeri Evoluzioni Ufficio, configurando e attivando uno dei servizi disponibili: Gruppo di Risposta, Passa al Successivo se Occupato Gruppo di risposta Il servizio consente di associare un numero di telefono Evoluzione Ufficio ad un gruppo di utenti. Nel momento in cui viene effettuata una chiamata verso il numero del Gruppo di Risposta, i telefoni degli utenti appartenenti al gruppo squillano tutti contemporaneamente o in sequenza, a seconda dell impostazione del servizio. Alla creazione del Gruppo di Risposta, l Amministratore configura la lista degli utenti dell azienda che ne fanno parte e quale deve essere la politica di distribuzione delle chiamate in arrivo. In particolare: 13

17 Distribuzione delle chiamate in modo simultaneo: la chiamata fa squillare contemporaneamente tutti i telefoni degli utenti della lista e viene gestita dal telefono del primo utente che risponde. Distribuzione delle chiamate in modo sequenziale: se un utente è occupato la chiamata viene passata all utente successivo in base all ordine degli utenti nella lista; invece, se il numero telefonico della sequenza non risponde, la chiamata passa all'utente successivo solo se è stata configurata la sezione corrispondente (la sequenza è interrotta se l'utente risponde). E' possibile impostare il servizio in modo che le politiche di distribuzione assegnate al gruppo di risposta siano applicate non solo alle chiamate dirette al numero del Gruppo di Risposta ma anche a quelle dirette alle numerazioni degli utenti che appartengono al gruppo. Questo servizio è configurabile solo da Amministratore e possono essere associati solo telefoni in azienda (IP DECT o fisso e PC App collegati alla rete aziendale) La chiamata è diretta al numero del Gruppo di Risposta ( ). La chiamata viene inoltrata ai numeri che fanno parte del gruppo, fino a quando non riceve risposta Utente Utente Utente Passa al Successivo se Occupato Il servizio consente di creare una lista di numeri Evoluzione Ufficio che squillano in sequenza se il numero chiamato è occupato. Le sequenze che possono essere create sono più di una ma ogni utente può essere presente in una sola lista. La sequenza con cui i diversi numeri inseriti nella lista squillano dipende dall ordine con cui sono stati inseriti nella lista. Quando viene chiamato un qualsiasi numero della lista, anche se non è il primo, e questo è occupato, la chiamata viene inoltrata all utente successivo della lista. Questo servizio può essere configurato ed abilitato soltanto dall Amministratore e possono essere associati solo telefoni in azienda (IP DECT o fisso e PC App collegati alla rete aziendale). 14

18 3.4 VUOI ABILITARE UN MENU VOCALE PER GESTIRE LE CHIAMATE VERSO L AZIENDA? Con Evoluzione Ufficio Large, l Amministratore ha la possibilità di impostare il servizio di Risponditore Automatico che fornisce un menu vocale quando i clienti chiamano l azienda. Il cliente che chiama l azienda ascolterà il menu vocale e potrà scegliere l'opzione di suo interesse digitando con la tastiera del telefono il relativo tasto; il menu vocale può essere differenziato tra i periodi di apertura o chiusura dell'azienda. Possono essere configurati i seguenti parametri: Il numero telefonico dell azienda da associare al menu vocale; Il periodo durante cui considerare l'azienda come aperta; L annuncio da far ascoltare ai clienti; L associazione dei tasti del telefono con le opzioni di scelta recitate dall annuncio vocale: o Trasferimento della chiamata verso un numero predefinito o Trasferimento della chiamata all operatore o Trasferimento senza annuncio o Digitazione numero interno o Ripetizione del menu vocale. Solo l Amministratore può configurare il servizio. 15

19 Premere 5 per ascoltare di nuovo il menu vocale Risp. Automatico Premere 1 per parlare con l ufficio tecnico Premere 2 per parlare con l ufficio commerciale Utente Premere 3 per parlare con la segreteria Premere 4 per lasciare un messaggio Segreteria telefonica Utente Utente VUOI CHE TUTTE LE CHIAMATE SIANO GESTITE DA UN OPERATORE E SUCCESSIVAMENTE INDIRIZZATE AGLI ALTRI UTENTI? Con Evoluzione Ufficio Large, le chiamate in ingresso possono essere gestite con il servizio di Posto Operatore, che permette di avere visibilità sullo stato di disponibilità dei telefoni dell azienda e di smistare le chiamate nel modo più efficiente possibile. L Amministratore può configurare una delle versioni disponibili per il Posto Operatore: Posto Operatore Tradizionale: l operatore è dotato di un telefono IP fisso dedicato (opzione a pagamento) con il relativo modulo di espansione per la gestione degli utenti dell azienda. Posto Operatore Applicazione Web: l interfaccia dell operatore è una applicazione web, compresa nel canone del servizio, che permette di gestisce le chiamate senza l utilizzo del telefono dedicato, ma semplicemente da browser web, come ad esempio Internet Explorer. L utente abilitato all utilizzo dell applicativo deve anche essere dotato di un telefono che può essere IP fisso, cordless e PC APP (il telefono IP standard, tra quelli previsti nel canone del servizio, è preferibile per una migliore comodità d uso rispetto all utilizzo, pur possibile, della PC App per parlare da PC) 16

20 3.6 EVOLUZIONE UFFICIO COME VUOI GESTIRE LE CHIAMATE DIRETTE ALLA TUA AZIENDA QUANDO È CHIUSA? Per far in modo che le chiamate siano gestite in maniera differente sulla base dei giorni e delle ore di apertura dell azienda, l Amministratore può configurare il servizio Imposta Periodo di Validità e definire i periodi di apertura e chiusura, accedendo al portale Configura Evoluzione Ufficio. Una volta definiti i periodi di validità da parte dell Amministratore, questi saranno resi disponibili nei servizi che li prevedono: Risponditore Automatico 2 : è possibile impostare in maniera indipendente la gestione delle chiamate in ingresso al numero associato al Risponditore Automatico (trasferimento ad un operatore, alla segreteria, etc.), a seconda se queste vengono ricevute nel periodo di apertura o chiusura dell azienda. Devia Chiamate - crea regole: è possibile trasferire le chiamate a qualsiasi numero scelto (fisso o mobile) in base all ora/giorno. Si possono configurare in maniera completamente libera diversi periodi come ad esempio feriale notte, sabato, domenica e festivi, chiusura per ferie, etc. e, per ognuno di essi, impostare numeri differenti a cui trasferire le chiamate. Ovunque Sei: è possibile trasferire le chiamate a più numerazioni fisse o mobili che squillano contemporaneamente configurando i periodi in maniera simile al servizio Devia Chiamate - crea regole. I servizi sopra elencati sono quelli che più frequentemente sono utilizzati per personalizzare la gestione delle chiamate sulla base degli orari di chiusura dell azienda. Esistono altri servizi impostabili sulla base del periodo che possono essere configurati in base agli orari di apertura dell azienda o, più in generale, agli orari di disponibilità dei dipendenti. Questi servizi sono: Squillo in Sequenza Squillo Differenziato Direttore-Assistente Un esempio di utilizzo per il servizio Direttore Assistente : se la segretaria è assente tutti i venerdì, si potrà configurare questo servizio in modo che il numero di telefono dell Assistente dal lunedì al giovedì sia differente da quello del venerdì, giorno in cui le telefonate del Direttore saranno gestite da un altra persona. 2 Disponibile solo per Evoluzione Ufficio Large 17

21 3.7 DEVI UTILIZZARE UN FA O UN POS? Con Evoluzione Ufficio è possibile utilizzare un FA ed un POS: EVOLUZIONE UFFICIO Collegandoli al router (TIR) mediante Adattatore Telefono Analogico (ATA) in caso di profilo LARGE Collegandoli direttamente alle porte del modem, in caso di profilo SMALL. ATA con FA e POS Sono previste due possibili configurazioni: Numero dedicato ad un FA/POS Numero condiviso del FA/POS con un telefono La configurazione di un FA/POS deve essere effettuata dall Amministratore FA/POS con un numero dedicato Questo caso prevede che il FA/POS abbia un numero dedicato e pertanto la configurazione del FA/POS è assimilabile ad quella di un utente virtuale e consuma una delle 4/8 utenze complessive disponibili nei relativi bundle d offerta. Utente 1 FA/POS Utente Utente Utente Numero dedicato ad un FA/POS 18

22 L Amministratore, attraverso il Portale Configura Evoluzione Ufficio, configura il servizio FA analogico aziendale. E possibile usare uno sdoppiatore per collegare anche un POS all ATA, senza utilizzare una ulteriore numerazione dedicata, ovvero senza consumare una ulteriore utenza tra quelle disponibili (4 Small/8 Large). Con tale configurazione, il POS ed il FA non possono impegnare contemporaneamente la linea; ad esempio se si sta inviando un FA non è possibile effettuare un pagamento con il POS fino a quando il FA non ha completato l invio. Se si riceve una chiamata risponde in automatico soltanto il FA. ATA Sdoppiatore POS FA Utente 1 FA/POS ATA con FA e POS con numero dedicato collegati con sdoppiatore Se per errore viene inviato un FA ad un numero a cui è collegato un telefono è possibile passare la chiamata al numero del FA con il servizio Trasferisci la Chiamata. 19

23 1 2 ATA Sdoppiatore Utente POS FA Utente 1 FA/POS Trasferimento di chiamata da un telefono ad un FA FA/POS con numero condiviso In questo caso il numero del FA/POS è condiviso con un altro telefono associato ad un utente dell azienda. Utente 1 Terminale principale Utente 1 FA/POS Terminale secondario Utente Utente Utente Utente 1 FA/POS e telefono condividono lo stesso numero Numero condiviso del FA/POS con un telefono L Amministratore, attraverso il Portale Configura Evoluzione Ufficio, configura l apparato FA come terminale secondario dell utente, utilizzando una numerazione ma senza consumare una ulteriore utenza tra quelle disponibili (4 20

24 Small/8 Large). In tale scenario il FA riceve ed effettua chiamate utilizzando la numerazione principale già associata al telefono dell utente. Con uno sdoppiatore è possibile collegare anche il POS all ATA, senza utilizzare una ulteriore numerazione dedicata, ovvero senza consumare una utenza tra quelle disponibili (4 Small/8 Large). Anche in questo caso il telefono ed il FA non possono impegnare contemporaneamente la linea. La chiamata viene inoltrata al telefono IP ed al FA/POS collegati all ATA ATA Sdoppiatore Utente 1 Terminale principale POS FA Utente 1 FA/POS Terminale secondario FA/POS con il numero condiviso con un altro telefono Se si risponde dal telefono IP ad una chiamata destinata al FA si può passare la chiamata al FA con il servizio Chiamata in Stand By: si mette in stand by la chiamata sul telefono selezionando *68 e si toglie dallo stand by la chiamata selezionando *88 dal fax (seguito da *). Con il telefono Aastra 6731i è possibile mettere in stand by una chiamata utilizzando il tasto funzione dedicato. Nota: la procedura per trasferire la chiamata al FA deve essere fatta in tempi abbastanza rapidi per non far scadere le temporizzazioni della chiamata FA. 21

25 3.7.3 FA/POS con numero condiviso con un telefono analogico Un altro caso di utilizzo di una numerazione condivisa è quello che prevede di collegare un telefono analogico (ad esempio un Sirio) ed un FA oppure un POS ad una porta di un ATA, nel caso di profilo LARGE o direttamente ad una porta del modem, nel caso di profilo SMALL. Il telefono ed il FA/POS non possono impegnare contemporaneamente la linea. In questo scenario il telefono ed il FA/POS vengono associati ad un utente a cui è stato configurato, attraverso il Portale Configura Evoluzione Ufficio, un terminale analogico. Il FA/POS sono collegati alla stessa porta del ATA/modem del terminale analogico attraverso uno sdoppiatore a Y (si veda figura sotto). Se si risponde dal telefono ad una chiamata FA è possibile passarla all apparecchio FA mediante la seguente procedura: 1. Senza riagganciare il telefono spostarsi all apparecchio FA; 2. Sganciare il microtelefono del FA (se ne è dotato) oppure premere il tasto con il simbolo «microtelefono» e poi il tasto INVIO. Si noti che la procedura da eseguire sul FA può variare a seconda del modello dell apparecchio utilizzato; 3. Riagganciare il telefono da cui si aveva risposto alla chiamata FA. Si ricorda che con un telefono tradizionale collegato all ATA è possibile effettuare la chiamata base ma non è possibile utilizzare i servizi di Evoluzione Ufficio. Profilo Large Profilo Small ATA Sdoppiatore a Y Modem Sdoppiatore a Y Telefono FA Telefono FA Utente 1 FA e telefono Utente 1 FA e telefono FA/POS con il numero condiviso con telefono analogico per il profilo Large e Small 22

26 4 STRUMENTI PER L UTENTE EVOLUZIONE UFFICIO In questo capitolo sono descritti gli STRUMENTI che l utente può utilizzare per il controllo e la configurazione dei servizi: Portale Configura Evoluzione Ufficio e Barra di Controllo, disponibili per tutti gli utenti PC App e Mobile App: per gli utenti abilitati dall Amministratore Telefoni IP 4.1 COME PUOI GESTIRE CON FLESSIBILITÀ I SERVIZI DI EVOLUZIONE UFFICIO? I servizi utente di Evoluzione Ufficio possono essere controllati e configurati attraverso uno degli strumenti a disposizione dal PC o da Smartphone: Dal PC, sia in ufficio che fuori ufficio (PC con accesso ad Internet dalla rete aziendale o da una qualsiasi altra connessione), utilizzando: o Portale Configura Evoluzione Ufficio o Barra di Controllo (compatibile con browser web Internet Explorer e con l applicativo Outlook di Microsoft Office) o PC App (per Windows e Mac) Da Smartphone, con connessione dati attiva in modalità Wi-Fi o rete mobile, sia in ufficio che fuori ufficio, tramite: o Mobile App (per SO Android e Apple ios). Nella figura seguente sono indicati gli strumenti a disposizione per l utente. 23

27 Oltre a questi, anche i telefoni IP possono essere utilizzati come strumenti per la configurazione dei servizi, seppur meno comodi di quelli più innovativi sopra indicati. Con i Telefoni IP, in ufficio, è possibile attivare/disattivare i servizi, selezionando dal proprio telefono le opportune stringhe di configurazione o codici servizio : ad esempio selezionando #43# si attiva il servizio di Chiamata in Attesa. Per l elenco completo dei codici servizio consultare le guide rapide dei terminali oppure la sezione Codici servizi, che trovi sul portale Configura Evoluzione Ufficio alle sezioni Strumenti e Manuali Manuali Terminali oppure Strumenti e Manuali Codici servizi. 4.2 IL PORTALE CONFIGURA EVOLUZIONE UFFICIO Accedendo al Portale Configura Evoluzione Ufficio ( con le proprie credenziali utente, è possibile avere in modo semplice e immediato la completa visibilità dei servizi utilizzabili e del loro stato di attivazione. Per accedere al Portale Configura Evoluzione Ufficio l utente deve effettuare le seguenti operazioni: Cliccare sul link ricevuto nella mail di attivazione del servizio. Effettuare il login inserendo come username il proprio numero telefonico di Evoluzione Ufficio e la password. Selezionare nel menu principale il tab Servizi e successivamente uno dei suoi sottogruppi, ad esempio Chiamate in Arrivo. Viene presentata la vista dei servizi disponibili, come mostrato nella figura sotto. 1. Cliccando su uno dei servizi, è possibile modificare le impostazioni (ad esempio il numero verso cui deviare le chiamate). 2. Dopo aver configurato un servizio, questo può essere attivato/disattivato cliccando semplicemente sul bottone accanto al nome del servizio. 24

28 Per una descrizione completa del Portale, fare riferimento al Manuale Utente del portale Configura Evoluzione Ufficio scaricabile dalla sezione Strumenti e Manuali Manuali Servizi, del portale Configura Evoluzione Ufficio. 4.3 BARRA DI CONTROLLO EVOLUZIONE UFFICIO La Barra di Controllo Evoluzione Ufficio è un applicazione che permette all utente di impostare i servizi del centralino Evoluzione Ufficio e gestire le chiamate, direttamente dal browser Microsoft Internet Explorer e dall applicativo Outlook di Microsoft Office. I servizi che si possono impostare con la barra di Controllo Evoluzione Ufficio sono i seguenti: Rifiuta Chiamate Anonime Devia Chiamate sempre Devia Chiamate se non rispondi Devia Chiamate se occupato Non Disturbare Chi è Nascondi Numero Ovunque Sei Ufficio Mobile Imposta Stato: questo è un servizio che è configurabile esclusivamente mediante la Barra di Controllo e permette di impostare uno stato a scelta tra In Ufficio, Fuori Ufficio, Occupato e Non disponibile. In base allo stato impostato si possono definire i servizi attivi: ad esempio quando sei Fuori Ufficio puoi attivare il servizio Devia le Chiamate e trasferire le chiamate per te verso il tuo cellulare. Per una sintetica descrizione dei servizi elencati vedi paragrafo 5.1 Quali servizi puoi attivare sulla tua linea per gestire in modo flessibile le chiamate?. La figura seguente descrive le principali funzioni disponibili sulla Barra di Controllo. 25

29 Con la Barra di Controllo è possibile gestire le chiamate utilizzando un telefono di Evoluzione Ufficio (telefono IP oppure PC App abilitata per telefonare) o un qualsiasi telefono fisso o mobile configurati con i servizi Ufficio Mobile o Ovunque Sei (vedi par. 5.4 L ufficio si muove con te... L ufficio si muove con te...): Avviare chiamate in uscita digitando il numero da chiamare nel box Componi numero o selezionandolo direttamente dalla rubrica o dalla lista chiamate. o o Ad esempio quando si compone il numero da chiamare nel box Componi il numero, dopo qualche secondo, si riceve una chiamata sul telefono che si sta utilizzando, rispondendo alla quale si dovrà attendere la risposta del chiamato (al chiamato viene visualizzato come numero del chiamante il numero fisso Evoluzione Ufficio dell utente). Dalla Barra di Controllo è possibile accedere ai contatti presenti nella rubrica di Outlook e da lì avviare una chiamata con un click. Gestire chiamate in corso grazie ai servizi: o Trasferimento di Chiamata: per trasferire la chiamata in corso ad un altro numero aziendale o esterno. Puoi prima parlare con la persona verso cui trasferisci la chiamata (trasferimento con consultazione) oppure trasferirla direttamente (trasferimento senza consultazione). o Messa in Attesa: per mettere e togliere dall attesa l utente con cui si è in conversazione. o Multiconferenza: per effettuare una conferenza con 3 o più partecipanti (fino ad un massimo di 6) Per una descrizione completa delle funzionalità, fare riferimento al Manuale Barra di Controllo Evoluzione Ufficio scaricabile dalla sezione Strumenti e Manuali Manuali Terminali, del portale Configura Evoluzione Ufficio. 26

30 4.4 PC APP: IL TUO PC DIVENTA UN TELEFONO! Con il servizio Evoluzione Ufficio puoi utilizzare la PC App per gestire le tue chiamate, per parlare da PC e configurare i servizi. La PC App può essere associata ad un utente dall Amministratore, in due diverse modalità: PC App per parlare da PC: permette di telefonare direttamente da PC (oppure da un telefono IP o altro telefono) e di configurare i principali servizi di Evoluzione Ufficio. PC App per parlare da telefono IP: ha le stesse funzioni della prima ad esclusione della possibilità di telefonare direttamente da PC. La PC App è un applicativo che puoi scaricare dal portale Configura Evoluzione Ufficio ed installare sul tuo PC, che ti consente, con un semplice click di far partire le chiamate dal PC, utilizzando cuffie e/o microfono per comunicare. Dopo aver digitato il numero del contatto che vuoi chiamare: 1. Puoi decidere se usare il PC per comunicare selezionando Chiama da PC e ascoltare/parlare attraverso cuffie/microfono collegate al PC; 2. Oppure puoi scegliere la modalità Chiama da telefono e utilizzare il telefono fisso, se la tua postazione ne è dotata. Puoi farlo cliccando l icona telefono sollevando il ricevitore verrà avviata la chiamata. : in questo caso sentirai il tuo telefono fisso squillare, e Quando arriva una chiamata diretta al tuo numero, viene visualizzato un pop-up di notifica sul PC e puoi rispondere cliccando l icona Quando sei impegnato in una conversazione, è disponibile una finestra dell applicazione che ti permette di visualizzare informazioni relative alla chiamata, come il numero o il nome della persona con cui stai parlando. I servizi che puoi utilizzare per gestire la chiamata in corso: 27

31 Mettere in attesa la chiamata Controllare il volume dell audio e del microfono, ecc. Trasferire la chiamata Dare inizio ad una Multiconferenza e aggiungerne utenti (sia interni che esterni all azienda) La PC App ti permette con facilità di configurare i servizi di Evoluzione Ufficio di uso più frequente: Ovunque Sei Ufficio Mobile Devia Chiamate (sempre, se occupato, se non rispondi, se non raggiungibile) Non Disturbare Nascondi Numero Squillo Simultaneo Selezionando uno di questi servizi è possibile visualizzarne la configurazione e modificarla. Per una descrizione completa dell applicazione, fare riferimento al Manuale PC App Evoluzione Ufficio scaricabile dalla sezione Strumenti e Manuali Manuali Terminali del portale Configura Evoluzione Ufficio. Nota: Quando colleghi il tuo PC su una linea diversa da quella d ufficio, non puoi utilizzare il PC come telefono. Per ricevere le chiamate dirette al numero dell ufficio o per effettuare le chiamate presentandoti con il numero fisso Evoluzione Ufficio, è necessario avere attivi il servizio Ufficio Mobile o Ovunque Sei (vedi par Fuori ufficio, una postazione remota, comodamente da casa ). 28

32 4.5 MOBILE APP EVOLUZIONE UFFICIO Un altro strumento a tua disposizione per gestire i servizi di Evoluzione Ufficio è la Mobile App con cui puoi impostare i servizi direttamente dallo Smartphone, con connessione dati attiva in modalità Wi-Fi o rete mobile, sia in ufficio che fuori ufficio. Se hai uno Smartphone Android o ios (iphone) su cui hai installato la Mobile App, puoi avviare la tua applicazione, accedere a Impostazione servizi e visualizzare la lista servizi, verificando immediatamente quali sono attivi, e decidere se desideri modificarne le attuali impostazioni. Per una descrizione completa dell applicazione, fare riferimento alla Manuale Mobile App Evoluzione Ufficio (versione per Android oppure per iphone) scaricabile dalla sezione Strumenti e Manuali Manuali Terminali del portale Configura Evoluzione Ufficio. 29

33 5 SERVIZI PER L UTENTE EVOLUZIONE UFFICIO In questo capitolo sono descritti i SERVIZI a disposizione dell Utente per sfruttare al meglio tutta la flessibilità e le funzionalità di Evoluzione Ufficio, da quelli più tradizionali di trasferimento e deviazione delle chiamate, a quelli per poter lavorare anche fuori ufficio ed in mobilità, I servizi sono configurabili e utilizzabili con i diversi STRUMENTI a diposizione dell utente, come indicato nel Cap.4 STRUMENTI PER L UTENTE. 5.1 QUALI SERVIZI PUOI ATTIVARE SULLA TUA LINEA PER GESTIRE IN MODO FLESSIBILE LE CHIAMATE? L utente ha a disposizione una vasta gamma di servizi telefonici, raggruppati sul Portale Configura Evoluzione Ufficio ( in base al loro utilizzo: servizi per le chiamate che ricevi, per quelle che effettui e servizi che utilizzi quando sei in conversazione oppure sei fuori ufficio. Sezione SERVIZI - Chiamate in arrivo: Devia Chiamate sempre: per trasferire su un numero telefonico a scelta (fisso o mobile) tutte le chiamate in arrivo. Devia Chiamate se occupato: per trasferire su un numero telefonico a scelta (fisso o mobile) le chiamate in arrivo quando il telefono è occupato. Devia Chiamate se non rispondi: per trasferire su un numero telefonico a scelta (fisso o mobile) le chiamate in arrivo quando non è possibile rispondere ad una chiamata. Devia Chiamate se non raggiungibile: per trasferire su un numero telefonico a scelta (fisso o mobile) le chiamate in arrivo quando il telefono non è raggiungibile. Nota: questo servizio permette di essere sempre raggiungibile anche nei casi di guasto o indisponibilità della linea aziendale o di altri eventi accidentali Devia le Chiamate - crea regole: per trasferire su un numero di telefono scelto (fisso o mobile) le chiamate in arrivo, in base a delle regole impostate, ad esempio su base giorno, ora, numero del chiamante. Squillo in Sequenza: per deviare, se non rispondi, le chiamate in arrivo al tuo numero verso altri numeri dell azienda. Squillo Differenziato: per associare alle chiamate in arrivo differenti tipi di squillo in base a regole predefinite, ad es. numero di telefono, ora e data. Squillo Simultaneo: per definire un elenco di 10 numeri che si desidera squillino, oltre al telefono principale, quando si riceve una chiamata. Segreteria Telefonica: permette di inoltrare i messaggi vocali ricevuti ad una casella di posta elettronica, o di ascoltarli dal proprio telefono. (vedi dettagli al paragrafo 5.5 Segreteria Telefonica ) Non Disturbare: per rifiutare le chiamate in arrivo. Il chiamante sentirà il tono di occupato. 30

34 Annuncio di Benvenuto: per far ascoltare a chi chiama un messaggio di benvenuto personalizzato. E possibile decidere di disattivare tale messaggio. Chi è: per visualizzare sul display del proprio telefono il numero di chi sta chiamando. Rifiuta Chiamate Anonime: per rifiutare le chiamate provenienti da numeri sconosciuti. Multinumero: per assegnare ad un utente più numeri di telefono, differenziandone lo squillo. Sezione SERVIZI - Chiamate in Uscita: Tasti Chiamate Rapide: per associare a ciascun tasto del telefono (fino a otto) uno specifico numero telefonico in modo da chiamarlo più velocemente. Nascondi Numero: per nascondere il proprio numero per le chiamate in uscita. Lucchetto Elettronico: per bloccare il proprio telefono, impedendo che vengano effettuate chiamate in uscita. Sezione SERVIZI - Chiamate in Corso: Musica in Attesa: per far ascoltare una musica al chiamante, quando la chiamata è messa in attesa. Avviso di Chiamata: per essere informati se qualcuno sta chiamando, mentre si è occupati in un altra conversazione. Sezione SERVIZI - Chiamate da Remoto: Ufficio Mobile: per ricevere su un numero esterno all'azienda (fisso o mobile) le chiamate dirette al tuo numero d'ufficio -che non squillerà- e fare chiamate dal numero esterno presentandosi con il numero d'ufficio. Ovunque Sei: per associare al numero di telefono fino a sei numeri esterni all'azienda (fissi o mobili). Tutti i telefoni squillano contemporaneamente a quello dell'ufficio. Grazie agli applicativi a disposizione (PC App, Mobile APP, Barra di Controllo), è possibile effettuare chiamate da questi numeri presentandosi con il numero fisso dell ufficio. Sezione SERVIZI - Direttore - Assistente: per gestire le chiamate che arrivano al Direttore, facendo squillare a scelta solo il numero dell Assistente, o solo il numero del Direttore o entrambi i numeri. Vedi par. 5.3 Vuoi che la Segretaria gestisca le chiamate del Responsabile? 31

35 5.2 VUOI CHE SQUILLINO DIVERSI TERMINALI? EVOLUZIONE UFFICIO Ogni utente può decidere come gestire le chiamate in ingresso al proprio numero Evoluzione Ufficio tramite i servizi: Squillo in sequenza, Squillo simultaneo Squillo in Sequenza Il servizio consente di far squillare in sequenza fino a cinque telefoni (fissi o mobili, anche non appartenenti alle numerazioni Evoluzione Ufficio dell azienda) nel caso in cui il numero telefonico dell utente chiamato sia occupato o nessuno risponda. Durante il trasferimento della chiamata, il chiamante ascolta un annuncio vocale che comunica che è in corso un trasferimento. Questo servizio è configurabile da utente ed i numeri associati possono essere numerazioni Evoluzione Ufficio oppure numerazioni fisse o mobile qualsiasi Squillo Simultaneo Il servizio permette di far squillare contemporaneamente al proprio numero di telefono fino ad un massimo di dieci numeri (fissi o mobili). Questo servizio è configurabile da utente ed i numeri associati possono essere numerazioni Evoluzione Ufficio dell azienda oppure numerazioni fisse o mobile qualsiasi. 32

36 5.3 VUOI CHE LA SEGRETARIA GESTISCA LE CHIAMATE DEL RESPONSABILE? Le chiamate di un Responsabile (Direttore) possono essere gestite dalla Segretaria (Assistente) con il servizio di Direttore - Assistente: le chiamate per il Direttore possono anche essere inoltrate all Assistente, facendo squillare anche il suo telefono. E' possibile impostare il servizio con le seguenti modalità: Squillano contemporaneamente i telefoni del Direttore e dell'assistente: il primo che solleva il ricevitore risponde alla chiamata) Squilla solo il telefono del Direttore Squilla solo il telefono dell Assistente Inoltre è possibile impostare le seguenti opzioni: Non far squillare il telefono dell Assistente quando il Direttore è occupato in un altra telefonata. L Assistente ascolta un annuncio con l avviso che la chiamata non è diretta al proprio numero ma a quello del Direttore. Può essere configurato come numero dell Assistente un qualsiasi numero fisso o mobile ma si consiglia di configurare una numerazione aziendale Evoluzione Ufficio per far in modo che l Assistente abbia a disposizione i servizi di Evoluzione Ufficio: ad esempio è utile il servizio di Trasferimento di Chiamata per passare al Direttore le telefonate. Il servizio va impostato sul profilo utente del Direttore ed è gestito da ciascun utente che può attivarlo/disattivarlo sul proprio numero telefonico, accedendo al portale Configura Evoluzione Ufficio. Anche l Amministratore può gestirlo attraverso il portale. Nota: Dato che il servizio Direttore-Assistente viene realizzato con il servizio Squillo Simultaneo e Devia le Chiamate Crea Regole (viene creata la regola Assistente ), quando si attiva il servizio Direttore-Assistente, viene attivato automaticamente uno di questi due servizi. 33

37 Chiamata per il direttore ( ) Servizio Direttore Assistente Direttore Assistente L UFFICIO SI MUOVE CON TE Fuori ufficio, una postazione remota, comodamente da casa Quando vuoi lavorare da casa o in generale quando sei fuori ufficio, puoi utilizzare i servizi Ufficio Mobile o Ovunque sei. Puoi infatti configurare una postazione per farla diventare il tuo ufficio temporaneo e ricevere ed effettuare chiamate come se fossi in ufficio, ad esempio dal tuo telefono di casa. Con Ufficio Mobile puoi ricevere su un numero esterno all'azienda (fisso o mobile) le chiamate dirette al tuo numero d'ufficio e fare chiamate dal numero esterno presentandoti con il numero fisso dell ufficio. Puoi associare al massimo un numero di telefono e se hai configurato questo servizio non riceverai più chiamate sul tuo telefono fisso di Evoluzione Ufficio. Ufficio Mobile è il tuo strumento ideale quando hai la necessità di lavorare fuori ufficio, utilizzando un qualunque telefono fisso o mobile, senza che i clienti percepiscano che non sei in sede, inoltre in azienda restano liberi tutti i canali voce disponibili. 34

38 Con Ovunque Sei puoi far squillare contemporaneamente più numeri di telefono da te scelti (fissi o mobili) e fare chiamate da tali numeri presentandoti con il numero fisso dell ufficio. Con il servizio Ovunque Sei puoi configurare fino a 6 numeri di telefono, e quando ricevi una chiamata squilla anche il tuo telefono fisso aziendale insieme a tutti i telefoni che hai impostato con il servizio. Nota: per far squillare tutti i telefoni quando utilizzi il servizio Ovunque Sei devi impostare sempre l opzione Fai squillare tutti i numeri con il servizio di richiamata quando lo configuri. Questo servizio può anche essere utilizzato per lavorare fuori ufficio, ma in generale è concepito per dare una maggiore raggiungibilità agli utenti, in quanto possono essere associati più numeri su cui ricevere le chiamate. Entrambi i servizi (Ufficio Mobile ed Ovunque Sei), permettono di effettuare chiamate presentandosi con il numero fisso Evoluzione Ufficio, grazie al servizio di Richiamata dal centralino Evoluzione Ufficio, utilizzando uno degli strumenti a disposizione: Barra di Controllo Evoluzione Ufficio Mobile App PC App con la modalità Chiama da telefono Con il servizio di Richiamata il centralino Evoluzione Ufficio effettua 2 chiamate: 1. una dal centralino verso il/i numero/i Ufficio Mobile/Ovunque Sei configurati (es. numero mobile dello smartphone o numero di casa) 2. una dal centralino verso il numero chiamato. Ad esempio, avendo attivo il servizio Ufficio Mobile sul telefono di casa, una volta digitato il numero da contattare (es. nel box Componi numero della Barra di Controllo) si riceverà dopo pochi secondi una Richiamata dal numero fisso Evoluzione Ufficio sul telefono di casa, rispondendo alla quale si verrà messi in comunicazione con il contatto desiderato. Il servizio di Richiamata permette anche di usufruire dei vantaggi offerti dal piano tariffario attivato sul servizio Evoluzione Ufficio, che prevede chiamate gratuite fisso-fisso illimitate, e chiamate gratuite fisso mobile entro una soglia di minuti prefissata. L eventuale addebito della chiamata è riportato nel Conto Telecom Italia Evoluzione Ufficio In mobilità Con il tuo smartphone con sistema operativo Android o ios (iphone) installando la Mobile App puoi fare chiamate a carico dell azienda e controllare e configurare i numerosi servizi di Evoluzione Ufficio ovunque ti trovi. Grazie alla Mobile App Evoluzione Ufficio, è possibile effettuare chiamate telefoniche dallo smartphone presentandosi con il numero fisso Evoluzione Ufficio. Per fare questo è necessario: Essere connessi ad Internet (tramite wi-fi o rete mobile) Entrare nella Mobile App Evoluzione Ufficio 35

39 Attivare (o aver già attivo) il servizio Ufficio Mobile oppure il servizio Ovunque Sei (con flag fai squillare tutti i numeri attivo) ed inserire il proprio numero mobile come numero Ufficio Mobile/Ovunque Sei. Scegliere il numero da chiamare Scegliere l opzione Richiamata: dopo qualche secondo si riceverà una chiamata dal centralino Evoluzione Ufficio, rispondendo alla quale si attenderà la risposta del chiamato Dalla Mobile App seleziona il numero da chiamare Scegli Servizio di Richiamata Accetta la chiamata che ricevi dal tuo numero aziendale Attendi che il chiamato risponda Inoltre, sempre dalla Mobile App, puoi accedere alla rubrica aziendale e visualizzare la cronologia delle chiamate (effettuate, ricevute e perse). 5.5 SEGRETERIA TELEFONICA Il servizio Segreteria Telefonica permette a chi ti chiama di lasciarti un messaggio registrato che potrai ascoltare da telefono oppure da PC, aprendo il file audio allegato alla mail. Quando l utente viene creato la segreteria è Attiva, nello stato se non risponde. La prima volta che si accede al servizio, è necessario utilizzare il PIN di accesso di default impostato da sistema e pari a L utente per impostare un nuovo codice PIN, deve inserire la prima volta il PIN di default e impostare il nuovo PIN personale da utilizzare per gli accessi successivi. Il PIN può essere gestito da portale Configura Evoluzione Ufficio o da telefono. 36

40 PIN configurato da portale Configura Evoluzione Ufficio L utente deve effettuare le seguenti operazioni: EVOLUZIONE UFFICIO Accesso alla Segreteria Telefonica da Portale Introduzione del PIN di default: 0000 Introduzione del suo nuovo PIN Configurazione degli altri parametri del servizio (se si desidera modificare l impostazione predefinita) Accesso da telefono alla Segreteria Telefonica selezionando il codice #*64# o con l apposito tasto funzione presente sul telefono (consultare i manuali dei telefoni per identificare il tasto funzione): Selezione da tastiera del telefono del PIN Registrazione del nome. Opzionale: registrazione del messaggio che viene utilizzato per invitare chi chiama a lasciare un messaggio in segreteria, in caso di telefono occupato o se non rispondi. PIN configurato da telefono L utente deve effettuare le seguenti operazioni: Accesso da telefono alla Segreteria Telefonica selezionando il codice #*64# o con l apposito tasto funzione presente sul telefono (consultare i manuali dei telefoni per identificare il tasto funzione): Selezione da tastiera del telefono del PIN di default: 0000 Selezione da tastiera del telefono del nuovo PIN che viene richiesto due volte per conferma. Registrazione del nome. Opzionale: registrazione del messaggio che viene utilizzato per invitare chi chiama a lasciare un messaggio in segreteria in caso di telefono occupato o se non rispondi. Nota: se il servizio di Segreteria Telefonica non è attivo, l utente non può accedervi da telefono per ascoltare i messaggi registrati, o modificare i messaggi di invito alla registrazione. Nel caso in cui, dopo la prima attivazione, l utente non si ricordi il PIN che ha configurato, è possibile per l Amministratore impostare un nuovo PIN che può essere modificato dall utente seguendo le stesse procedure sopra riportate. Ricordati che per ricevere sul telefono la notifica della presenza di un messaggio non ancora ascoltato ( ) devi attivare il l opzione Avviso messaggio in segreteria su telefono presente nella configurazione della Segreteria Telefonica sul portale Configura Evoluzione Ufficio, sezione SERVIZI Chiamate in Arrivo. 37

41 Per configurare il servizio consulta i manuali del portale Configura Evoluzione Ufficio, scaricabile dalla sezione Strumenti e Manuali Manuali Servizi, del portale Configura Evoluzione Ufficio, dove troverai tutti i dettagli sulle procedure da utilizzare. Modalità di accesso alla Segreteria Telefonica Da telefono fisso di Evoluzione Ufficio Da telefono esterno Da Procedura Selezionare *#64# o premere il tasto funzione dedicato ( * ) Selezionare il PIN (se richiesto) Selezionare il tasto 1 per l ascolto dei messaggi Chiamare il proprio numero di Evoluzione Ufficio, ed attendere l invito a lasciare un messaggio Senza registrare un messaggio, dopo qualche secondo premere il tasto # Selezionare il tasto * Selezionare il PIN Selezionare il tasto 1 per l ascolto dei messaggi Aprire la mail inviata da Evoluzione Ufficio contenente in allegato un file audio della registrazione del messaggio Aprire il file allegato per ascoltare il messaggio (in caso di utilizzo da smartphone, può essere necessaria l installazione di un APP per l ascolto di file in formato.wav) ( * ): per maggiori informazioni sul tasto funzione consultare i manuali dei terminali (sulla PC App non è presente un tasto funzione dedicato). Accesso alla Segreteria Telefonica dal tuo telefono di Evoluzione Ufficio Quando accedi alla Segreteria Telefonica selezionando il codice *#64#, o tramite il tasto funzione, puoi scegliere, mediante la selezione del corrispondente tasto del tuo telefono, una delle seguenti opzioni presentate dal menu vocale: Tasto 1 : ascolto messaggi registrati (solo se presenti). Tasto 2 : modifica dell annuncio che ascolta chi ti chiama se il tuo telefono è occupato. Un esempio di messaggio è: Mario Rossi ha il telefono occupato; si prega di lasciare un messaggio dopo il segnale acustico. Tasto 3 : modifica annuncio che ascolta chi ti chiama se non rispondi. Un esempio di messaggio è: Mario Rossi è fuori ufficio; si prega di lasciare un messaggio dopo il segnale acustico. 38

42 Tasto 5 : registrazione di un messaggio da inviare ad altri utenti. Puoi registrare un messaggio che sarà inviato ad altri utenti della tua azienda che abbiano attivato il servizio di Segreteria Telefonica. Tasto 7 : cancellazione di tutti i messaggi registrati (solo se presenti). Tasto 8 : modifica del PIN per l accesso alla Segreteria Telefonica. Tasto 9 : registrazione del proprio nome. Chi ti chiama ascolterà il messaggio <nome che hai registrato> non può ricevere la chiamata, si prega di lasciare un messaggio dopo il segnale acustico. Tasto * : menu vocale del servizio Imposta Profilo. Ti permette di ritornare al menu della segreteria (Tasto 1 ) oppure uscire (Tasto 9 ). Tasto # : ripetizione del menu vocale. Accesso alla Segreteria Telefonica da un telefono esterno Se vuoi accedere alla tua Segreteria Telefonica da un telefono (fisso o mobile) diverso dal tuo telefono di Evoluzione Ufficio, devi chiamare il tuo numero fisso aziendale e seguire questa procedura: 1. Quando risponde la tua Segreteria Telefonica (in base a come l hai impostata: sempre, solo su occupato o libero non risponde ) sarai invitato a registrare un messaggio: questo è il messaggio standard che viene ascoltato da tutte le persone che ti chiamano. 2. Dopo un paio di secondi dalla fine di questo messaggio di invito alla registrazione, senza registrare un messaggio, premi il tasto #. 3. Un messaggio ti comunicherà le opzioni disponibili: scegli l opzione *, per cancellare il messaggio vuoto appena registrato ed accedere alla tua Segreteria Telefonica. 4. Ti viene richiesto di inserire il tuo numero telefonico di Evoluzione Ufficio seguito da # (ad esempio selezioni #). 5. Ti viene richiesto di inserire il PIN della tua Segreteria Telefonica seguito da # (ad esempio selezioni #). 6. Adesso puoi accedere alla tua Segreteria Telefonica e seguire le normali procedure di consultazione e gestione che utilizzi quando accedi alla segreteria dal tuo telefono di Evoluzione Ufficio. Accesso alla Segreteria Telefonica da una casella Se hai impostato l invio ad una casella , dei messaggi lasciati da chi ti chiama, riceverai con allegato il messaggio vocale audio. Per consultare i messaggi basta accedere alla casella e aprire gli allegati. Con questa modalità potrai evitare di effettuare una chiamata risparmiando eventuali costi, per esempio se ti trovi all estero. Per consultare la segreteria in tale modalità, non è necessario che sia attiva. Attenzione: nel caso di utilizzo da smartphone, può esser necessario installare una APP per l ascolto di file audio in formato.wav. 39

43 Cosa deve fare chi vuole lasciarti un messaggio sulla tua Segreteria Telefonica Quando risponde la tua Segreteria Telefonica, chi ti chiama è invitato a registrare un messaggio e, alla fine della registrazione, selezionare il tasto #. Dopo aver fatto questa operazione, chi ti chiama può scegliere, mediante la selezione del corrispondente tasto del tuo telefono, una delle seguenti opzioni presentate in questo ordine dal menu vocale: Tasto 3 : invio del messaggio. Il messaggio viene depositato nella tua segreteria e tu potrai ascoltarlo quando vi accederai (il messaggio viene depositato anche se chi ti chiama riaggancia dopo la registrazione). Tasto 1 : cancellazione del messaggio appena registrato per registrarne uno nuovo. Se chi ti chiama vuole sostituire il messaggio che ti ha lasciato con uno nuovo lo può fare scegliendo questa opzione. Tasto 2 : ascolto del messaggio che è stato registrato. Tasto 6 : il messaggio ti verrà notificato come messaggio urgente. Tasto 7 : il messaggio ti verrà notificato come messaggio confidenziale. Tasto * : cancellazione del messaggio ed accesso alla Segreteria Telefonica. Questa opzione non serve per chi ti chiama, ma ti permette di accedere alla tua Segreteria Telefonica da un telefono esterno all azienda (vedi Accesso alla Segreteria Telefonica da un telefono esterno ). Tasto # : ripetizione del menu vocale 5.6 VUOI CONSULTARE IL REGISTRO CHIAMATE E LA RUBRICA? Con Evoluzione Ufficio hai sempre a disposizione il registro delle chiamate e la Rubrica Aziendale e Personale. Con la Lista Chiamate puoi visualizzare tutte le tue chiamate specificando: Tipo (chiamate ricevute, effettuate o perse), Nome, Numero di Telefono e Data/Ora. Il registro delle chiamate è visibile con un semplice click da Portale Configura Evoluzione Ufficio, da Explorer con la Barra di Controllo attiva, da PC App o da smartphone con la Mobile App. Nella Rubrica Aziendale sono visibili gli Utenti dell Azienda creati dall Amministratore: i colleghi, il FA Aziendale ed il POS (se configurati su numerazione dedicata), l eventuale Gruppo di Risposta ed il Risponditore Automatico se configurato. La Rubrica Personale contiene l elenco dei contatti personali, inseriti da ciascun utente e visibili solo a lui. Dal Portale Configura Evoluzione Ufficio è possibile importare nella Rubrica Personale un file di contatti (es. file Excel di estensione.csv) contenente i nomi dei contatti con i relativi numeri di telefono. 40

44 6 INTERAZIONI TRA I SERVIZI EVOLUZIONE UFFICIO Quando attivi i servizi di Evoluzione Ufficio devi sempre tener conto delle interazioni che esistono tra i servizi e quali vengono applicati se più di uno è attivo. Se per le chiamate che ricevi o effettui osservi un trattamento diverso da quello atteso, verifica immediatamente sul Portale Configura Evoluzione Ufficio (o tramite gli altri strumenti a tua disposizione) quali servizi hai attivato: ad esempio Ufficio Mobile, Ovunque Sei, Non Disturbare, la Segreteria, i servizi di deviazione delle chiamate. Se questi servizi sono attivi, le chiamate potrebbero essere deviate, e non arrivare più al tuo telefono di ufficio. In generale i servizi di deviazione hanno la precedenza sugli altri servizi. I servizi di deviazione sono i seguenti: Devia Chiamate (tutte le tipologie) Gruppo di Risposta Ufficio Mobile Squillo in Sequenza Squillo Simultaneo Passa al Successivo se Occupato Segreteria Telefonica Se vuoi verificare come vengono gestite le chiamate quando sono contemporaneamente attivi due servizi e verificare le priorità, puoi consultare le tabelle riportate nel seguito. I servizi che trovi nelle tabelle sono principalmente quelli che consentono di gestire in modo flessibile le chiamate in arrivo. In particolare: Gruppo di Risposta (servizio aziendale), Ufficio Mobile, Ovunque Sei, Non Disturbare, Devia chiamate (sempre, se non rispondi, se occupato, crea regole, se non raggiungibile), Segreteria Telefonica, Squillo in Sequenza, Squillo Simultaneo, Avviso di Chiamata, Direttore-Assistente. Inoltre puoi trovare una sezione dedicata alla prestazione Imposta Stato, accessibile esclusivamente dalla Barra di Controllo di Evoluzione Ufficio, che ti permette di definire il trattamento da applicare alle chiamate in funzione del tuo stato (In Ufficio, Fuori Ufficio, Occupato, Non Disponibile). Anche in questo caso puoi verificare nelle tabelle nel paragrafo 6.11 Imposta Stato come verrà effettivamente gestita la chiamata in arrivo se altri servizi sono contemporaneamente attivi. Note: 1. Nella tabella dedicata ad ogni servizio sono riportati i principali servizi per i quali è presente un interazione. 2. Il servizio riportato nella casella è quello che ha priorità tra i due servizi attivati; in alcuni casi sono riportate ulteriori spiegazioni per descrivere meglio il comportamento della chiamata. 3. Sono descritte le priorità per i servizi che presentano più opzioni: in particolare il servizio Devia Chiamate ha le opzioni sempre, se non rispondi, se occupato, crea regole, se non raggiungibile; con il servizio Segreteria Telefonica puoi scegliere se trasferire le chiamate alla segreteria sempre, se non risponde oppure se occupato. 41

45 6.1 ATTIVAZIONE DI SERVIZI DI DEVIAZIONE IN CASCATA EVOLUZIONE UFFICIO Si consideri il caso in cui un utente dell azienda attivi un servizio di deviazione verso un utente della stessa azienda, che a sua volta abbia attivato un servizio di deviazione: ad esempio, un utente attiva il servizio Devia le Chiamate sempre verso un altro utente che a sua volta ha attivo il servizio Ovunque Sei. Il principio in generale è che il servizio del secondo utente non viene attivato: pertanto nell esempio precedente la chiamata viene deviata dal primo al secondo utente, ed il suo telefono di ufficio squilla, mentre non squilla il telefono associato al servizio Ovunque Sei. Nota: se un utente attiva un servizio di deviazione verso un utente che ha attivato il servizio Ufficio Mobile, riceve il tono di occupato o un messaggio di esito negativo della chiamata (si noti che non squilla né il telefono di ufficio, né il telefono associato al servizio Ufficio Mobile). 6.2 GRUPPO DI RISPOSTA Il Gruppo di Risposta è un servizio aziendale sul quale è possibile attivare alcuni servizi di utente: Non Disturbare, Devia Chiamate sempre, Devia Chiamate se occupato, Segreteria Telefonica, Squillo Differenziato, Rifiuta Chiamate Anonime ed Annuncio di Benvenuto. Le interazioni tra questi servizi sono analoghe a quelle dei servizi di un normale utente. Inoltre è possibile che i singoli utenti appartenenti al Gruppo abbiano a loro volta attivato dei servizi (deviazioni, Segreteria, Ufficio Mobile, ecc.). Nella tabella seguente sono descritte le relazioni e priorità nel trattamento delle chiamate indirizzate al Gruppo di Risposta quando uno o più utenti del Gruppo hanno attivato dei servizi: non sono quindi dei servizi associati al Gruppo di Risposta ma a singoli utenti appartenenti al gruppo. Non Disturbare Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Ufficio Mobile Ovunque sei Devia Chiamate Segreteria Avviso di chiamata Gruppo di Risposta Ha la priorità il servizio Non Disturbare: la chiamata viene inoltrata soltanto agli altri utenti del Gruppo. La chiamata non viene inoltrata all utente del Gruppo che ha attivo l Ufficio Mobile. La chiamata non viene inoltrata ai numeri associati al servizio Ovunque Sei attivato su un utente del gruppo La chiamata viene inviata al numero d ufficio e non viene deviata al numero impostato con i servizi di deviazione. La chiamata viene inviata al numero d ufficio e non viene deviata alla segreteria. Se un utente del Gruppo di Risposta è occupato, la chiamata viene inviata soltanto agli altri utenti del Gruppo senza inviare l Avviso di chiamata all utente occupato 42

46 6.3 UFFICIO MOBILE EVOLUZIONE UFFICIO Ufficio Mobile Non Disturbare servizio Non Disturbare. Le chiamate in arrivo non vengono inoltrate al numero dell Ufficio Mobile e il chiamante sente il tono di occupato. Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Ovunque Devia Chiamate Segreteria Squillo Sei in Sequenza e Simultaneo servizio Ufficio Mobile. Le chiamate in arrivo vengono inoltrate unicamente telefono configurato con l Ufficio Mobile. Devia le Chiamate sempre Se occupato Se non rispondi Crea regole Ufficio Mobile e le chiamate in arrivo vengono inoltrate al numero configurato con tale servizio. Segreteria Se occupato Se non risponde Ufficio Mobile. Le chiamate in arrivo vengono inoltrate al numero configurato con tale servizio. Se il numero dell Ufficio Mobile è occupato o non risponde, la chiamata viene successivamente inoltrata alla segreteria. Squillo in Sequenza Vengono attivati entrambi i servizi. Il chiamante ascolta l annuncio del servizio Squillo in Sequenza. Viene contattato come primo numero quello configurato con il servizio Ufficio mobile e, se non risponde, la chiamata viene inoltrata in sequenza agli altri numeri configurati con il servizio Squillo in Sequenza. Non squilla il telefono d ufficio. Squillo Simultaneo Vengono attivati entrambi i servizi. Le chiamate in arrivo vengono inoltrate al numero configurato con l Ufficio Mobile e anche alle numerazioni configurate con lo Squillo Simultaneo. Non squilla il telefono d ufficio. Avviso di Chiamata Chi chiama ascolta il tono di libero e la chiamata che ricevi è gestibile dalla barra di controllo: puoi mettere in attesa la prima chiamata e rispondere alla seconda. (utilizzando il telefono associato al servizio Ufficio Mobile) Nota: Se viene abbattuta la prima chiamata, il chiamante della seconda chiamata continua a sentire il tono di libero ma la chiamata non viene trasferita al cellulare. 6.4 OVUNQUE SEI Non Disturbare Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Ufficio Devia Chiamate Segreteria Squillo Mobile in Sequenza e Simultaneo Avviso di Chiamata Ovunque sei servizio Non Disturbare. Le chiamate in arrivo non vengono inoltrate ai numeri dell Ovunque Sei e il chiamante sente il tono di occupato. servizio Ufficio Mobile. Le chiamate in arrivo vengono inoltrate unicamente al telefono configurato con l Ufficio Mobile. Se occupato Crea regole Hanno priorità i servizi di deviazione Se non rispondi Ovunque Sei. La chiamata viene inoltrata a tutti i numeri dell Ovunque Sei e, se non riceve risposta, viene trasferita al numero impostato con il Devia Chiamate se non rispondi Se occupato Ha priorità la Segreteria Telefonica Se non risponde servizio Ovunque Sei. La chiamata viene inoltrata a tutti i numeri del servizio Ovunque Sei e, se non riceve risposta, viene trasferita alla Segreteria Telefonica Squillo in Sequenza Vengono attivati entrambi i servizi. Il chiamante ascolta l annuncio del servizio Squillo in Sequenza. La chiamata viene inoltrata al telefono d ufficio e ai numeri dell Ovunque Sei e, se non risponde, la chiamata viene inviata in sequenza agli altri numeri configurati con il servizio Squillo in Sequenza. Squillo Simultaneo Vengono attivati entrambi i servizi. Le chiamate in arrivo vengono inoltrate in parallelo al telefono d ufficio, ai numeri dell Ovunque Sei e alle numerazioni configurate con lo Squillo Simultaneo. Se il telefono d ufficio è occupato, la chiamata in arrivo viene inviata al telefono d ufficio che riceve l avviso di chiamata. La chiamata non viene inoltrata ai numeri dell Ovunque Sei. 43

47 6.5 NON DISTURBARE EVOLUZIONE UFFICIO Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Ufficio Mobile Ovunque Sei Devia Chiamate Segreteria Squillo in Sequenza e Simultaneo Avviso di Chiamata Non Disturbare servizio Non Disturbare. Le chiamate in arrivo non vengono inoltrate al numero dell Ufficio Mobile e il chiamante sente il tono di occupato. servizio Non Disturbare. Le chiamate in arrivo non vengono inoltrate ai numeri dell Ovunque Sei e il chiamante sente il tono di occupato. Se occupato Crea regole Devia Chiamate, le chiamate in arrivo vengono trasferite al numero impostato (se si verificano le condizioni previste dal servizio di deviazione). Se non risponde Non Disturbare e il chiamante sente il tono di occupato. Se non risponde servizio Non Disturbare e il chiamante sente il tono di occupato Se occupato servizio di Segreteria Telefonica, le chiamate in arrivo in caso di telefono occupato, vengono inoltrate alla casella vocale. Squillo in Sequenza Non Disturbare. Vengono inoltrate in sequenza alle altre numerazioni associate al servizio Squillo in Sequenza, e il chiamante ascolta l annuncio del servizio Squillo in Sequenza. Squillo Simultaneo Non Disturbare e il chiamante sente il tono di occupato. Se il telefono è occupato, ha priorità il servizio Non Disturbare e l avviso di chiamata non viene inviato. 6.6 AVVISO DI CHIAMATA Le interazioni descritte in tabella sono relative al caso in cui l utente è occupato ed ha attivo il servizio Avviso di Chiamata. Avviso di chiamata Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Ufficio Mobile Ovunque sei Devia Chiamate Chi chiama ascolta il tono di libero e la chiamata che ricevi è gestibile dalla barra di controllo: puoi mettere in attesa la prima chiamata e rispondere alla seconda. (utilizzando il telefono associato al servizio Ufficio Mobile) NOTA: Se viene abbattuta la prima chiamata, il chiamante della seconda chiamata continua a sentire il tono di libero ma la chiamata non viene trasferita al cellulare. Quando si riceve la chiamata: Se è occupato il telefono di ufficio quando si riceve la chiamata si attiva l Avviso di Chiamata. Se è occupato il telefono associato al servizio Ovunque Sei il chiamante riceve il tono di occupato Crea regole di Devia Chiamate Se occupato Avviso di Chiamata e la chiamata non viene deviata Segreteria Segreteria Se non risponde Si attiva prima il servizio Avviso di Chiamata e successivamente la Segreteria Se occupato Avviso di Chiamata Squillo in Sequenza e Simultaneo (*) Squillo in Sequenza La chiamata è inviata con l Avviso di Chiamata sulla seconda linea al telefono di ufficio e successivamente agli altri numeri di Squillo in Sequenza Squillo Simultaneo La chiamata è inviata con l Avviso di Chiamata sia sulla seconda linea al telefono di ufficio sia agli altri numeri di Squillo Simultaneo (*) le priorità descritte in tabella per il servizio Squillo Simultaneo sono valide nel caso non si sia attivata l opzione non attivare servizio se occupato. 44

48 6.7 DEVIA CHIAMATE EVOLUZIONE UFFICIO Tipologia di Devia Chiamate Se non rispondi Se occupato (**) Crea regole (*) Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Non Ufficio Mobile Ovunque Sei Segreteria Squillo Disturbare in Sequenza e Simultaneo Devia Chiamate sempre. Le chiamate in arrivo vengono trasferite al numero impostato. Non Disturbare. Il chiamante sente il tono di occupato. Devia Chiamate se occupato. Le chiamate in arrivo vengono trasferite al numero impostato. Devia Chiamate Crea Regole. Le chiamate in arrivo vengono trasferite al numero impostato Devia Chiamate sempre Ufficio Mobile. Le chiamate in arrivo vengono inoltrate al numero configurato con tale servizio. Ufficio Mobile. Le chiamate in arrivo vengono inoltrate al numero configurato con tale servizio. Ufficio Mobile. Le chiamate in arrivo vengono inoltrate al numero configurato con tale servizio. servizio Devia Chiamate sempre servizio Ovunque Sei. La chiamata viene inoltrata a tutti i numeri dell Ovunque Sei e, se non riceve risposta, viene trasferita al numero impostato con il Devia Chiamate se non rispondi servizio Devia le Chiamate se occupato. servizio Devia Chiamate - crea regole servizio Devia Chiamate sempre servizio Segreteriasempre Se non risponde servizio Devia Chiamate se non rispondi servizio Devia Chiamate se occupato servizio Devia le Chiamate - crea regole Devia Chiamate sempre Squillo in Sequenza. Squillo in Sequenza. Devia le Chiamate - crea regole Devia Chiamate Se non risp.: NA Se occupato Crea regole Devia Chiamate crea regole Se non ragg Devia Chiamate sempre Devia Chiamate sempre Se occupato: N.A. Crea regole Devia Chiamate crea regole Se non raggiungibile Devia Chiamate se non raggiungibile : servizio Devia Chiamate sempre Se non rispondi:n.a. Crea regole Devia Chiamate crea regole Se non raggiungibile Devia Chiamate se non raggiungibile Devia Chiamate - crea regole Se non raggiungibile Non Disturbare Ufficio Mobile servizio Ovunque Sei: squillano gli altri telefoni associati al servizio Ovunque Sei servizio di Segreteria Se Occupato Se non rispondi Ha priorità il servizio Devia Chiamate se non raggiungibile Squillo Simultaneo Ha priorità Devia Chiamate se non raggiungibile Squillo Sequenziale Ha priorità lo Squillo Sequenziale Ha priorità Devia Chiamate sempre Crea regole Ha priorità Devia Chiamate - crea regole Se non rispondi Se occupato Ha priorità Devia Chiamate se non raggiungibile (*) Si intende che il servizio Devia Chiamate - crea regole ha priorità se si verificano le condizioni impostate; inoltre il servizio ha priorità rispetto agli altri servizi di deviazione. (**) Avviso di Chiamata, e quindi in caso di utente occupato la chiamata è ricevuta sulla seconda linea del telefono e non viene deviata verso il numero impostato per il servizio Devia Chiamate crea regole. 45

49 6.8 SEGRETERIA EVOLUZIONE UFFICIO Le righe della tabella si riferiscono alle diverse opzioni di attivazione della segreteria: sempre, se non risponde ed occupato. Condizioni di attivazione segreteria Se non risponde Se occupato Non Disturbare servizio Non Disturbare e il chiamante sente il tono di occupato servizio Non Disturbare e il chiamante sente il tono di occupato. servizio di Segreteria, le chiamate in arrivo in caso di telefono occupato, vengono inoltrate alla casella vocale. Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Ufficio Mobile Ovunque Sei Devia Chiamate di deviazione alla Segreteria. Ufficio Mobile e le chiamate in arrivo vengono inoltrate al numero configurato con tale servizio. Se il numero dell Ufficio mobile non risponde, la chiamata viene successivamente inoltrata alla segreteria. Ufficio Mobile e le chiamate in arrivo vengono inoltrate al numero configurato con tale servizio. Se il numero dell Ufficio Mobile è occupato la chiamata viene successivamente inoltrata alla segreteria. di deviazione alla Segreteria. Ovunque Sei che viene attivato e la chiamata viene deviata in segreteria se l utente non risponde di deviazione alla Segreteria. servizio Devia Chiamate sempre Se occupato Se non rispondi Crea regole servizio di deviazione alla Segreteria. servizio Devia Chiamate sempre Se non rispondi servizio Devia Chiamate se non rispondi Crea regole servizio Devia Chiamate - crea regole servizio Devia Chiamate sempre Se occupato servizio Devia Chiamate se occupato Crea regole servizio di Segreteria Squillo in Sequenza e Simultaneo (*) Squillo in Sequenza di deviazione alla Segreteria Squillo simultaneo ha priorità il servizio di deviazione alla Segreteria Squillo in Sequenza Squillo in Sequenza Squillo simultaneo si attiva il servizio di Squillo Simultaneo e poi la chiamata viene trasferita alla segreteria Squillo in Sequenza Ha priorità lo Squillo in sequenza Squillo simultaneo Ha priorità lo Squillo in sequenza rispetto alla segreteria: la chiamata è inviata solo ai telefoni liberi del servizio Squillo Simultaneo Avviso di Chiamata Se il telefono di ufficio è occupato ha priorità il servizio di deviazione alla Segreteria N.A. di Avviso di Chiamata (*): le interazioni descritte in tabella per il servizio Squillo Simultaneo si hanno nel caso non si sia attivata l opzione non attivare servizio se occupato. 46

50 6.9 SQUILLO IN SEQUENZA E SIMULTANEO EVOLUZIONE UFFICIO Squillo in Sequenza Squillo Simultaneo (*) Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Non Ufficio Mobile Ovunque Sei Devia Segreteria Disturbare Chiamate Le chiamate in arrivo non vengono inoltrate al numero d ufficio su cui è attivo il servizio Non Disturbare. Vengono inoltrate in sequenza alle altre numerazioni, e il chiamante ascolta l annuncio del servizio Squillo in Sequenza. Non Disturbare e il chiamante sente il tono di occupato. Il chiamante ascolta l annuncio del servizio Squillo in Sequenza. Viene contattato come primo numero quello configurato con il del servizio Ufficio mobile e, se non risponde, la chiamata viene inoltrata in sequenza agli altri numeri configurati con il servizio Squillo in Sequenza. Non squilla il telefono d ufficio. Le chiamate in arrivo vengono inoltrate al numero configurato con l Ufficio Mobile e anche alle numerazioni configurate con lo Squillo Simultaneo. Non squilla il telefono d ufficio. Il chiamante ascolta l annuncio del servizio Squillo in Sequenza. La chiamata viene inoltrata al telefono d ufficio e ai numeri dell Ovunque Sei e, se non risponde, la chiamata viene inviata in sequenza agli altri numeri configurati con il servizio Squillo in Sequenza. Le chiamate in arrivo vengono inoltrate in parallelo al telefono d ufficio, ai numeri dell Ovunque Sei e alle numerazioni configurate con lo Squillo Simultaneo Crea regole Devia Chiamate Se occupato Se non risponde Squillo in Sequenza. Devia Chiamate sempre, non si attiva Squillo Simultaneo. Se occupato Squillo Simultaneo Se non rispondi Si attiva Squillo Simultaneo e poi la chiamata viene deviata Ha priorità la Segreteria Se non risponde Se occupato Ha la priorità Squillo in Sequenza, se è occupato o se non risponde passa al successivo Ha priorità la Segreteria Se occupato servizio Squillo in Sequenza Se non risponde Si attiva Squillo Simultaneo e poi la chiamata viene trasferita alla Segreteria Avviso di Chiamata La chiamata è inviata con l Avviso di Chiamata sulla seconda linea al telefono di ufficio e successivamente agli altri numeri di Squillo in Sequenza La chiamata è inviata con l Avviso di Chiamata sia sulla seconda linea al telefono di ufficio sia agli altri numeri di Squillo Simultaneo Crea regole Devia Chiamate - crea regole se verificata la regola impostata (*) le priorità descritte in tabella per il servizio Squillo Simultaneo sono valide nel caso non si sia attivata l opzione non attivare servizio se occupato. 47

51 6.10 DIRETTORE ASSISTENTE Il servizio prevede le seguenti opzioni: EVOLUZIONE UFFICIO Squilla solo numero Direttore: impostando questa opzione il servizio non è di fatto attivo, in quanto tutte le chiamate sono inviate al solo Direttore, che è l utente abilitato a configurare il servizio. Squilla solo numero Assistente: tutte le chiamate destinate al Direttore sono inviate al solo numero dell Assistente, ed i servizi eventualmente attivi sul numero del Direttore non vengono attivati. Con questa opzione non è possibile utilizzare il servizio Devia le Chiamate Crea Regole. Squillano entrambi i numeri: le interazioni con i servizi attivati sull utente Direttore sono descritti nella seguente tabella. Con questa opzione non è possibile utilizzare il servizio Squillo Simultaneo. Nella tabella seguente sono descritte le interazioni dei servizi attivati sul numero del Direttore, per il caso di opzione Squillano entrambi i numeri attiva. Nota: se il Direttore rifiuta la chiamata, continua a squillare il telefono dell Assistente. Direttore Assistente (Squillano entrambi i numeri) Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Non Ufficio Mobile Ovunque Sei Devia Chiamate Segreteria Disturbare Squilla soltanto telefono dell Assistente Squilla il numero Ufficio Mobile ed Assistente. Se il Direttore rifiuta la chiamata dal numero dell Ufficio Mobile continua a squillare il telefono dell Assistente Squillano tutti i numeri dell Ovunque Sei (compreso il telefono di ufficio del Direttore) ed il telefono dell Assistente Ha priorità Devia Chiamate sempre ed Ha priorità la il telefono dell Assistente non squilla Segreteria Crea regole La deviazione verso il numero impostato con Devia Chiamate - crea regole non viene attivata e squilla il telefono del Direttore Se non rispondi La chiamata viene deviata dopo il numero di squilli prefissato verso il numero impostato con Devia Chiamate se non rispondi Se occupato Ha priorità la deviazione impostata verso l Assistente; non squilla il numero impostato con Devia Chiamate se occupato Se occupato Direttore Assistente e la chiamata è inviata solo al telefono dell Assistente Se non risponde Dopo il numero di squilli prefissato la chiamata è deviata in Segreteria 48

52 6.11 IMPOSTA STATO EVOLUZIONE UFFICIO Il servizio è accessibile esclusivamente dalla Barra di Controllo Evoluzione Ufficio, e consente di impostare quattro stati diversi (In Ufficio, Fuori Ufficio, Occupato, Non Disponibile) di gestione delle chiamate in arrivo in base a specifiche regole definibili da utente. Ogni stato permette di attivare specifiche personalizzazioni legate alle regole di deviazione delle chiamate. Gli stati attivabili sono i seguenti: In Ufficio. Impostazioni attivabili: Fai squillare anche questo numero Se occupato: devia in segreteria, devia verso altro numero Se non risponde: devia in segreteria, devia verso altro numero Fuori Ufficio. Impostazioni attivabili: Devia chiamata alla segreteria Devia chiamata a questo numero Inviami una quando viene chiamato il mio numero Occupato. Impostazioni attivabili: Devia chiamate alla segreteria Notifica il nuovo messaggio all indirizzo di specificato Non disponibile. Impostazioni attivabili: Devia chiamate alla segreteria con eventuale messaggio di benvenuto Le opzioni di configurazione per ciascuno stato, sono descritte nella Guida Manuale Barra di Controllo Evoluzione Ufficio. Nella tabella sono indicate le principali interazioni tra le opzioni configurabili per ogni stato del servizio Imposta Stato (In Ufficio, Fuori Ufficio, Occupato, Non Disponibile) e gli altri servizi di utente. Ad esempio, con lo stato In Ufficio hai diverse opzioni: puoi decidere di far squillare anche un altro telefono (Opzione: Fai squillare anche questo numero ), se deviare le chiamate ad altro numero oppure alla segreteria in caso in cui il telefono d ufficio sia occupato o non risponde. Ogni riga della tabella fornisce indicazioni su come ogni opzione impostata interagisce con gli altri principali servizi. Attenzione! Affinché le chiamate vengano deviate alla segreteria, se impostata come opzione all interno del servizio Imposta Stato, è necessario che il servizio di Segreteria Telefonica sia stato attivato. Inoltre devono essere state selezionate le opzioni: Se non risponde e Se occupato. Nota 1: poiché l Imposta Stato consente di associare ad ogni stato un trattamento specifico delle chiamate in arrivo che prevede normalmente deviazioni e inoltro alla segreteria, è consigliabile, quando si attiva Imposta Stato, disattivare eventuali altri servizi di deviazione (ad eccezione della Segreteria) per non incorrere in trasferimenti indesiderati della chiamata. Nota 2: Se si imposta una deviazione verso un numero con Imposta Stato e contemporaneamente si attiva il servizio Devia Chiamate se non rispondi, la chiamata viene trasferita al numero del Devia Chiamate se non rispondi senza essere preventivamente inoltrata al telefono d ufficio. 49

53 Profilo di Imposta Stato: In Ufficio Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Profilo Non Disturbare Ufficio Mobile Ovunque Sei Devia Chiamate Segreteria In Ufficio Fai squillare anche questo numero In Ufficio Se occupato (opzioni di deviazione) In Ufficio Se non rispondi (opzioni di deviazione) Il servizio Non Disturbare ha priorità sull opzione Fai squillare anche questo numero"; il chiamante riceve il tono di occupato. La chiamata viene deviata al numero dell Imposta Stato o alla Segreteria. Nota. Se la segreteria non è attiva sulla condizione di occupato, ha priorità il Non Disturbare e chi chiama ascolta il tono di occupato Vengono attivate le deviazioni impostate con l Imposta Stato per la condizione di occupato Nota: l attivazione del servizio Non disturbare è equivalente ad utente occupato. La chiamata in arrivo viene inoltrata sia al numero dell Ufficio Mobile, sia al numero dell Imposta Stato - In Ufficio Se con l Imposta Stato Se occupato è impostata: a)una deviazione ad un numero la chiamata viene deviata al numero dell Imposta Stato e non viene inviata al numero dell Ufficio Mobile b)una deviazione alla segreteria ha priorità l Ufficio Mobile e anche se il telefono d ufficio è occupato, la chiamata in entrata viene trasferita al numero dell Ufficio Mobile. Ha priorità l Ufficio Mobile e la chiamata viene inoltrata al numero dell Ufficio Mobile La chiamata in arrivo viene inoltrata sia al numero di Ovunque Sei, sia al numero dell Imposta Stato - In Ufficio. Se è impostata una deviazione su occupato con l Imposta stato, la chiamata viene deviata al numero dell Imposta Stato e non viene inviata al numero dell Ovunque Sei. La chiamata in arrivo viene inoltrata sia al numero d ufficio, sia al numero Ovunque Sei. Se non rispondi, successivamente la chiamata viene deviata al numero o alla Segreteria dell Imposta Stato Devia Chiamate sempre. Il numero impostato con Fai squillare anche questo numero non squilla. Crea regole Se attivo e valida la condizione impostata per la deviazione, ha priorità il servizio Devia Chiamate crea regole. Crea regole Hanno priorità i servizi di Devia Chiamate. Nessuna deviazione impostata con l Imposta Stato viene attivata. Se occupato Devia Chiamate se occupato (verso un numero o la segreteria) impostata con l Imposta Stato In Ufficio Crea regole Hanno priorità i servizi di Devia Chiamate. Nessuna deviazione impostata con l Imposta Stato viene attivata. Se non rispondi Ha priorità la deviazione ad altro numero impostata con l Imposta Stato In Ufficio: la chiamata che non riceve risposta sul telefono d ufficio viene inoltrata a tale numero. Se invece nell Imposta Stato è configurata la deviazione alla segreteria (nella condizione se non rispondi), ha priorità il servizio Devia Chiamate se non rispondi Ha priorità la Segreteria. Non squilla il numero impostato con l opzione Fai squillare anche questo numero Segreteria sulla deviazione ad altro numero impostata con L Imposta stato In Ufficio nella condizione di occupato Se occupato L opzione devia la chiamata se occupato ad un numero impostato all interno dell Imposta Stato In Ufficio ha priorità sulla Segreteria attiva sulla condizione di occupato Ha priorità la Segreteria sulle deviazioni impostate con l Imposta stato In Ufficio nella condizione se non rispondi Se non risponde Ha priorità la deviazione ad altro numero nella condizione se non risponde configurato nell Imposta Stato In Ufficio 50

54 Profilo di Imposta Stato: Fuori Ufficio Profilo di Imposta Stato Fuori Ufficio (opzioni di deviazione) EVOLUZIONE UFFICIO Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Non Disturbare Ufficio Mobile Ovunque Sei Devia Chiamate Segreteria Ha priorità la deviazione di chiamata o alla Segreteria (solo se flag attivo nella segreteria) impostata con Imposta Stato - Fuori Ufficio. Ha priorità la deviazione di chiamata o alla segreteria impostata con Imposta Stato - Fuori Ufficio. Ha priorità la deviazione di chiamata verso un numero a alla segreteria impostata con Imposta Stato - Fuori Ufficio. Il servizio Ovunque Sei non viene attivato. Devia Chiamate sul trasferimento alla Segreteria impostata con il servizio Imposta Stato Fuori Ufficio. Ha priorità la deviazione ad altro numero impostata con l Imposta stato Fuori Ufficio Profilo di Imposta Stato: Occupato Profilo di Imposta Stato Occupato (opzioni di deviazione) Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Non Disturbare Ufficio Mobile Ovunque Sei Devia Chiamate Segreteria Ha priorità la deviazione impostata con l Imposta stato - Occupato Ha priorità la deviazione impostata con l Imposta stato Occupato Ha priorità la deviazione impostata con l Imposta stato Occupato Se non rispondi Devia Chiamate rispetto al trasferimento alla segreteria dell Imposta Stato Occupato. Se la chiamata è originata dal numero impostato come eccezione nell Imposta Stato Occupato, allora ha priorità la deviazione dell Imposta Stato Se occupato Crea regole Ha priorità la deviazione impostata con l Imposta Stato Occupato Se non risponde Se la chiamata è originata dal numero impostato come eccezione nell Imposta Stato occupato, ha priorità la deviazione dell Imposta Stato Negli altri casi la chiamata è trasferita in segreteria tranne per Se occupato in cui la chiamata viene rifiutata Profilo di Imposta Stato: Non Disponibile Profilo di Imposta Stato Non Disponibile (opzioni di deviazione) Non Disturbare Ha priorità la deviazione impostata con l Imposta stato Non Disponibile Quali servizi hanno la priorità se contemporaneamente attivi? Ufficio Mobile Ovunque Sei Devia Chiamate Segreteria Ha priorità la deviazione impostata con l Imposta stato Non Disponibile Ha priorità la deviazione impostata Se non rispondi con l Imposta stato Hanno priorità i servizi di Deviazione Non Disponibile rispetto al trasferimento alla segreteria dell Imposta Stato Non Disponibile. Se la chiamata è originata dal numero impostato come eccezione nell Imposta Stato Non Disponibile, allora ha priorità la deviazione dell Imposta Stato Se occupato Crea regole Ha priorità la deviazione impostata con l Imposta Stato Non Disponibile Se la chiamata è originata dal numero impostato come eccezione nell Imposta Stato Non Disponibile, ha priorità la deviazione dell Imposta Stato 51

55 1 APPENDICE 1.1 CONFIGURAZIONI DELLA POSTAZIONE DI UTENTE Solo l Amministratore accedendo al portale Configura Evoluzione Ufficio può, in qualsiasi momento, Creare/Modificare/Cancellare gli Utenti Aziendali e le relative configurazioni. Si veda il Cap. 3 LA FLESSIBILITA PER L AMMINISTRATORE DELL AZIENDA per maggiori informazioni e il Manuale Amministratore Evoluzione Ufficio per tutti i dettagli. Tabella delle 4 tipologie di postazione utente più diffuse: Tipologia della postazione utente A Telefono IP (DECT o fisso) PC App per telefonare da PC e gestire i servizi (PC Phone) FA, POS PC App per parlare da telefono IP e gestire i servizi Barra di Controllo B C D Nella seguente tabella sono descritte per completezza tutte le possibili configurazioni che l Amministratore può impostare per ogni utente di Evoluzione Ufficio, compatibilmente con il profilo di servizio acquistato per l azienda. Ogni riga della tabella descrive una configurazione di un utente realizzabile dall Amministratore. Per ogni configurazione della postazione di utente è sempre possibile associare al numero di Evoluzione Ufficio anche la Mobile App installata sullo smartphone Android oppure ios (iphone). 1

56 Tabella di tutte le possibili configurazioni utente: Tipologia della postazione utente (1) Telefono IP (DECT o fisso) Terminali telefonici PC App per telefonare da PC e gestire i servizi FA, POS Strumenti per la configurazione dei servizi PC App per parlare da telefono IP e gestire i servizi EVOLUZIONE UFFICIO Barra di Controllo Numerazioni di Evoluzione Ufficio utilizzate (2) 1 (A) (B) 1 4 NO (3) 1 5 (C) NO (3) 1 6 (4) 1 7 NO (3) 2 8 NO (3) NO (3) 2 13 (D) NO (3) 2 14 NO (3) 3 15 NO (3) (1) In questa colonna è assegnato un numero per identificare ogni tipologia di postazione; inoltre sono evidenziate le tipologie di postazioni utente che sono identiche a quelle base (A, B, C e D) definite nella precedente tabella. Ad esempio la tipologia 1 coincide con la tipologia A per cui nella tabella è riportato: 1 (A) (2) Questa colonna riporta il numero di numerazioni telefoniche di Evoluzione Ufficio che vengono utilizzate per un singolo utente. Quando si hanno più terminali configurati per un singolo utente, si ha un solo numero chiamabile a cui rispondono tutti i terminali: ad esempio se per un utente si configura un telefono IP e la PC App per telefonare da PC, vengono utilizzate due numerazioni di Evoluzione Ufficio, ma una di esse non è chiamabile ed entrambi i terminali squilleranno quando vengono chiamati all unico numero associato all utente. 2

57 (3) Non è possibile attivare per un utente la PC App per telefonare da PC e gestire i servizi, e nello stesso tempo utilizzare anche un altra PC App per parlare da telefono IP e gestire i servizi. Infatti la PC App per telefonare da PC comprende tutte le funzionalità della PC App per parlare da telefono IP, ed in aggiunta ha la funzionalità che permette di utilizzare il PC come un telefono. (4) Con questa configurazione il FA/POS ha una numerazione telefonica dedicata, cioè non viene utilizzata da altri terminali telefonici di Evoluzione Ufficio; in questo caso non ha senso abbinare allo stesso numero anche la Mobile App. Per un FA/POS non è prevista la configurazione dei servizi telefonici. 1.2 MANUALI E GUIDE DI RIFERIMENTO Le guide ed i manuali di Evoluzione Ufficio sono suddivisi in due gruppi: terminali/applicazioni (telefoni IP, PC App, Mobile App, Barra di Controllo, Posto Operatore) e servizi (guida rapida e Portale Configura Evoluzione Ufficio). Elenco delle guide dei terminali/applicazioni e strumenti di controllo: 1. Guida rapida Aastra 6731i (telefono base) 2. Guida rapida Aastra 6753i (telefono Posto Operatore) 3. Guida rapida Panasonic K-TGP500 B01(telefono cordless DECT) 4. Manuale PC App Evoluzione Ufficio 5. Manuale Mobile App Evoluzione Ufficio (versione per Android) 6. Manuale Mobile App Evoluzione Ufficio (versione per ios - iphone) 7. Manuale per applicativo Posto Operatore Web 8. Manuale per Barra di Controllo Evoluzione Ufficio Elenco delle guide dei servizi: 9. Guida rapida ai servizi Evoluzione Ufficio 10. Manuale Amministratore del portale Configura Evoluzione Ufficio (versione Large) 11. Manuale Amministratore del portale Configura Evoluzione Ufficio (versione Small) 12. Manuale Utente del Portale Configura Evoluzione Ufficio È possibile attivare e configurare un servizio con diversi strumenti, per ognuno dei quali devi fare riferimento allo specifico manuale. Per avere la descrizione più completa dei servizi fai riferimento alla guida del Portale Configura Evoluzione Ufficio (profilo Utente o Amministratore). Con il Portale Configura Evoluzione Ufficio è possibile gestire in maniera completa tutti i servizi, mentre con gli altri strumenti (PC App, Barra di Controllo e Mobile App) si possono attivare e configurare le principali impostazioni dei servizi di uso più comune. Ad esempio il servizio Devia Chiamate se non raggiungibile può essere attivato e configurato dal portale Configura Evoluzione Ufficio (manuale [12]), dalla PC App (manuale [4]) e dalla Mobile App (manuale [5], [6]) ma non dalla Barra di Controllo (manuale [8]). Consulta la guida rapida ai servizi Evoluzione Ufficio (manuale [9]) dove trovi una sintetica descrizione di tutti i servizi utilizzabili dall utente e la modalità di attivazione e configurazione. Per la configurazione ed utilizzo dei servizi di Amministratore fai riferimento al manuale [10]. 3

58 La seguente tabella riporta l elenco completo dei servizi di utente di Evoluzione Ufficio e gli strumenti con i quali li puoi impostare: Servizio Portale Configura Barra di Controllo PC App Annuncio di benvenuto Avviso di chiamata Chi è Chiamata in Attesa Mobile App Chiamata in stand by Devia chiamate se non raggiungibile Devia chiamate se non rispondi Devia chiamate se occupato Devia chiamate - crea regole Devia le chiamate sempre Direttore Assistente Imposta Stato Lista / Cronologia chiamate Lucchetto Elettronico Multiconferenza Musica in Attesa Nascondi Numero Non disturbare Ovunque Sei Rifiuta chiamate anonime Risposta per Assente Rubrica Aziendale Rubrica Personale Segreteria Telefonica Squillo Differenziato Squillo In Sequenza Squillo Simultaneo Tasti Chiamate Rapide Trasferisci la Chiamata Ufficio Mobile Con i Telefoni IP, in ufficio, è possibile attivare/disattivare i servizi, selezionando dal proprio telefono le opportune stringhe di configurazione o codici servizio : ad esempio selezionando #43# si attiva il servizio di Chiamata in Attesa. Per l elenco completo dei codici servizio consulta le guide rapide dei terminali oppure li trovi sul portale Configura Evoluzione Ufficio selezionando Strumenti e Manuali Codici servizi. Tutti i manuali sono scaricabili in formato pdf dal portale Configura Evoluzione Ufficio selezionando Strumenti e Manuali Manuali Terminali oppure Strumenti e Manuali Manuali Servizi. 4