Fatturazione elettronica adempimento degli obblighi fiscali e tenuta delle scritture contabili mediante strumenti digitali

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1 Fatturazione elettronica adempimento degli obblighi fiscali e tenuta delle scritture contabili mediante strumenti digitali Milano, 4 giugno 2004 Avv. Luigi Neirotti Studio Legale Tributario - EYLaw 1

2 Normativa italiana in tema di documento informatico e firma elettronica Legge 15 marzo 1997, n. 59: in tema di riforma della pubblica amministrazione e semplificazione amministrativa (art 15, comma 2) D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445: Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa 2

3 Normativa italiana in tema di documento informatico e firma elettronica DPCM 13 gennaio 2004 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. (G.U. n. 98 del 27 aprile 2004) (abroga le regole tecniche di cui al DPCM 8 febbraio 1999) Deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004: Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali (abroga le regole tecniche di cui alla Deliberazione AIPA n. 42 del del 13 dicembre 2001) 3

4 Diverse tipologie di firme elettroniche La firma elettronica é un metodo di autenticazione informatica dei documenti. Consiste in un insieme di dati in forma elettronica allegati o connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici La firma elettronica avanzata é una firma elettronica che garantisce, tramite una procedura informatica: la connessione univoca al firmatario; la univoca identificazione del firmatario creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare il controllo esclusivo; collegata ai dati in modo tale da consentire la verifica di eventuali modifiche e/o alterazioni dei dati 4

5 Diverse tipologie di firme elettroniche avanzate firme elettroniche avanzate basate su di un certificato qualificato rilasciato da un certificatore che emette certificati qualificati; firme elettroniche avanzate basate su di un certificato qualificato rilasciato da un certificatore che emette certificati qualificati, e create mediante un dispositivo sicuro per la creazione di firma; = FIRMA QUALIFICATA 5

6 Validità e rilevanza documento informatico Gli atti, i dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge (art. 15, comma 2, l. 15 marzo 1997, n. 59); 6

7 Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica I contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica mediante l uso della firma elettronica qualificata secondo le disposizioni del presente T.U. sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge Si applicano le disposizioni in materia di contratti negoziati al di fuori dei locali commerciali (art. 11, DPR 445/2000) 7

8 Libri e scritture obbligatorie I libri, i repertori e le scritture, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente regolamento e secondo le regole tecniche definite con decreto (art. 13, DPR 445/2000); 8

9 Riproduzione e conservazione di documenti 1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità agli originali. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché le modalità tecniche della riproduzione e dell autenticazione. (art. 6, DPR 445/2000); 9

10 Riproduzione e conservazione di documenti 2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall Autorità per l informatica nella pubblica amministrazione. (art. 6, DPR 445/2000); 10

11 Copie di atti e documenti informatici 2. I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma elettronica qualificata. (art. 6, DPR 445/2000); 11

12 Copie di atti e documenti informatici 3. Le copie su supporto informatico di documenti, formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico, sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui all articolo 8, comma 2.. (art. 20, DPR 445/2000); 12

13 Assolvimento degli obblighi fiscali Decreto del Ministro dell economia e delle finanze 23 gennaio 2004: modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto Richiama concetti del DPR 28 dicembre 2000 (come modificato dal Dlgs 10/2002 e dal DPR 137/2003) e della Deliberazione AIPA n. 42 del 13 dicembre 2001 (Ora sostituita dalla) Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004: regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali 13

14 Decreto Ministro economia 23 gennaio 2004 A fini tributari (art. 2): emissione, conservazione, esibizione di documenti, sotto forma di documenti informatici; nonché, conservazione digitale di documenti analogici; avviene in applicazione delle disposizioni contenute nel DPR 28 dicembre 2002, n. 445, del DPCM 8 febbraio 1999, Deliberazione AIPA 13 dicembre 2001, n. 42 (non si applica a documenti doganali, accise e imposte di consumo di competenza Agenzia delle Dogane) 14

15 Decreto Ministro economia 23 gennaio 2004 I documenti rilevanti ai fini tributari (art. 3): Hanno forma di documenti statici non modificabili; Sono emessi con apposizione di: riferimento temporale sottoscrizione elettronica (garanzia di integrità, autenticità e data) Sono esibiti In formato informatico o cartaceo presso luogo di conservazione delle scritture per via telematica (provvedimento Agenzie fiscali) Sono memorizzati su qualsiasi supporto Sono conservati mediante supporti ottici (fatture: cadenza quindicinale, altri documenti: annuale) 15

16 Documento statico non modificabile Decreto del Ministro dell economia 23 gennaio 2004 stabilisce che il: Documento statico non modificabile è un documento informatico redatto in modo che il contenuto risulti non alterabile durante fasi di accesso e di conservazione nonché immutabile nel tempo; non deve contenere macro-istruzioni o codice eseguibile (che possa modificare atti, fatti o dati rappresentati). 16

17 Validazione temporale il risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi 17

18 Decreto Ministro economia 23 gennaio 2004 Conservazione digitale di documenti analogici e scritture contabili ai fini tributari (art. 4): Memorizzazione immagine con modalità identiche a quelle previste per documenti informatici; Anche limitatamente ad una o più tipologie di documenti e scritture analogici: Nel rispetto ordine cronologico Senza soluzione continuità per ogni periodo di imposta Conservazione digitale di documenti analogici originali richiede sottoscrizione elettronica e marca temporale del pubblico ufficiale Distruzione degli originali consentita solo dopo completamento della procedura di conservazione 18

19 Decreto Ministro economia 23 gennaio 2004 Art del codice civile (richiamato da art. 10 del DPR 445/2000) - Libri obbligatori e altre scritture contabili Imprenditore che esercita attività commerciale deve tenere: libro giornale libro degli inventari altre scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell impresa Conservare: originali di lettere, telegrammi e fatture ricevute copie delle lettere, telegrammi e fatture spedite 19

20 Normativa rilevante in tema di fatturazione elettronica Direttiva 2001/115/CE del 20 dicembre 2001: semplificazione, modernizzazione, armonizzazione delle modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto; Legge 3 febbraio 2003, n. 14: legge comunitaria 2002 contiene delega al governo per attuazione della direttiva; Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52: attuazione della direttiva 2001/115/Ce che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA 20

21 Fatturazione elettronica La Direttiva 2003/115/CE ha introdotto la possibilità di ricorso alla fatturazione elettronica a condizione che siano garantite: Autenticità dell origine Integrità del contenuto 21

22 Fatturazione elettronica La Direttiva ha offerto possibilità di ricorso alternativo a due sistemi legali differenti: Firma elettronica avanzata ai sensi della Direttiva 1993/93/CE del 13 dicembre 1999 (art. 2, punto 2) Mediante trasmissione elettronica di dati EDI ai sensi della raccomandazione 1994/820/CE del 19 ottobre 1994 (art. 2) 22

23 Fatturazione elettronica Occorre dunque valutare i diversi sistemi per autenticazione della provenienza e integrità delle fatture: Firma elettronica avanzata tenuto conto che è prevista la possibilità di imporre requisiti di sicurezza supplementari Certificato qualificato Dispositivo sicuro per la creazione di firma Trasmissione elettronica di dati EDI che presuppone il raggiungimento di un accordo quadro tra partecipanti 23

24 Elementi di base delle considerazioni Fattura elettronica = documento informatico Documento informatico rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (DPR 445/2000, art. 1 ed art. 8) 24

25 Elementi di base delle considerazioni Firme elettroniche e firme digitali sono (già) riconosciute nel nostro ordinamento da un complesso di norme in attuazione della Direttiva 1999/93/CE Validazione temporale risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi (DPR 445/2000, art. 22) 25

26 Elementi di base delle considerazioni Trasmissione elettronica di dati EDI può avvenire mediante adozione su base pattizia (accordi bilaterali o accordo quadro) di sistemi di sicurezza e gestione documenti in grado di garantire: Autenticità della provenienza del documento trasmesso (= fattura elettronica) Integrità del documento trasmesso (= fattura elettronica) I sistemi basati su accordi volontari di diritto privato sono comunque riconosciuti dal considerando 16 della Direttiva sulle firme elettroniche 26

27 Fatturazione elettronica Ordinamento nazionale (D.lgs. 52/2004) stabilisce: Possibilità di trasmissione per via elettronica della fattura Previo accordo con il destinatario A condizione che il documento informatico integrante la fattura, sia non modificabile, e cioè non contenga: Macroistruzioni Codice eseguibile 27

28 Fatturazione elettronica Ordinamento nazionale (D.lgs. 52/2004) stabilisce: Al fine dell attestazione della Data Autenticità origine Integrità del contenuto obbligo di apposizione su fattura, o lotto di fatture, Riferimento temporale Firma elettronica qualificata Alternativa, ricorso a sistemi EDI 28

29 Fatturazione elettronica Ordinamento nazionale (D.lgs. 52/2004) stabilisce: Obbligo di archiviazione fatture elettroniche trasmesse o ricevute nella stessa forma Possibilità archiviazione elettronica per fatture consegnate o spedite in forma cartacea Possibilità archiviazione in altro Stato a condizione: Esista strumento giuridico per disciplina reciproca assistenza Sia assicurato accesso automatizzato a documenti ed evidenze informatiche con possibilità di stampa e trasferimento su altro supporto informatico 29

30 Grazie dell attenzione! Luigi Neirotti avvocato in Milano Partner Studio Legale Tributario - EYLaw Via Cornaggia 10, 20123, Milano - MI Tel Fax:

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