COMUNE DI ORCO FEGLINO (Provincia di Savona) OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE E DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI.

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1 COMUNE DI ORCO FEGLINO (Provincia di Savona) D E L I B E R A Z I O N E D E L L A G I U N T A C O M U N A L E N. 18 del Registro delle Deliberazioni N. REG. PUBBL. OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE E DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI. L anno duemilasette addì ventisei del mese di marzo alle ore 12,00 nella sede Comunale si è riunita la Giunta Comunale. RISULTANO COGNOME E NOME CARICA PRESENTI ASSENTI SCOSSERIA MILENA SINDACO X BASSO DANIELE ASSESSORE X DURANTE LUCIANO ASSESSORE X BARELLI ROBERTO ASSESSORE X PEIRANO MICHELE ASSESSORE X T O T A L E 4 1 Partecipa il Segretario Comunale Dott. GHIRARDO Fulvio. La Sig.ra SCOSSERIA Milena Sindaco - assunta la presidenza e constata la legalità dell adunanza dichiara aperta la seduta e pone in discussione la seguente pratica segnata all ordine del giorno: - 1 -

2 Giunta Comunale n. 18 del 26/3/2007 OGGETTO: Approvazione del Manuale di gestione e di conservazione dei documenti. PREMESSO: L A G I U N T A C O M U N A L E che in base all articolo 50, comma 3, del testo Unico in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. nr. 445/2000) le pubbliche amministrazioni, entro il termine del 1 gennaio 2004, devono provvedere a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei processi amministrativi in conformità a quanto stabilito dal citato testo unico, alle norme di tutela della privacy, nonché disposizioni in materia di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici o telematici, di cui all articolo 15, comma 2, della legge nr. 59/1997; che, in particolare, la Giunta comunale deve: a) individuare le aree organizzative omogenee quali insieme di unità organizzative che usufruiscono di un medesimo servizio di gestione unica o coordinata delle attività di protocollazione, classificazione e fascicolazione (D.P.R. nr. 428/1998) ora D.P.R. 445/2000); b) individuare le responsabilità del servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi e le risorse umane da qualificare (D.P.R. 428/1998 ora D.P.R. 445/2000, D.P.C.M. 28 ottobre 1999); c) approvare il manuale di gestione e di conservazione dei documenti predisposto dal Responsabile del servizio protocollo/archivio; - che con propria precedente deliberazione nr. 61 del la Giunta comunale ha provveduto in merito ai punti a) e b); - che, conseguentemente, occorre ora provvedere all approvazione del manuale di gestione e di conservazione dei documenti; VISTA la bozza di manuale di gestione in oggetto predisposta dalla Sig.ra LOTTERO Elisa, Responsabile del servizio protocollo/archivio e ritenutala meritevole di approvazione; RITENUTO, pertanto, di provvedere all approvazione ed all adozione dello stesso; VISTO il regolamento comunale sull ordinamento degli uffici e dei servizi; RICHIAMATA la deliberazione della Giunta Comunale n.65 del 23/12/1999 e sue modifiche ed integrazioni, di approvazione delle dotazioni organiche nonché di definizione delle strutture organizzative dell ente con la quale l organizzazione del Comune è stata suddivisa in due aree; VISTO il Decreto Legislativo n. 267/2000; - 2 -

3 VISTA la Legge n. 241/1990; VISTO il parere favorevole reso dal Responsabile dell area amministrativa e socio-assistenziale in ordine alla regolarità tecnica, ai sensi dell articolo 49 del Testo Unico 18/08/2000 n. 267, allegato al presente atto; CON voti favorevoli unanimi, espressi nelle forme di legge; D E L I B E R A 1) per le ragioni indicate in premessa, di approvare, come approva, il Manuale di gestione e di conservazione dei documenti predisposto dalla Sig.ra LOTTERO Elisa, Responsabile del servizio archivio/protocollo del Comune di Orco Feglino, che sub. lett. a) si allega al presente provvedimento per farne parte integrante e sostanziale; 2) di dare incarico al funzionario predetto di provvedere in merito a tutti gli atti inerenti e conseguenti l adozione del presente provvedimento; 3) di dichiarare la presente deliberazione immediatamente eseguibile con separata ed unanime votazione. *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** - 3 -

4 COMUNE DI ORCO FEGLINO Provincia di Savona MANUALE DI GESTIONE E DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI SEZIONE I DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE...7 Art. 1) Ambito di applicazione...7 Art. 2) Definizioni...7 SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI...8 Art. 3) Aree organizzative omogenee...8 Art. 4) Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi...8 Art. 5) Unicità del protocollo informatico...9 Art. 6) Eliminazione dei protocolli interni...9 Art. 7) Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti...9 SEZIONE III - RICEZIONE DEI DOCUMENTI...9 Art. 8) Ricezione dei documenti su supporto cartaceo...9 Art. 9) Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo..10 SEZIONE IV REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI...10 Art. 10) Documenti soggetti a registrazione di protocollo...10 Art. 11) Documenti non soggetti a registrazione di protocollo...10 Art. 12) Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo...10 Art. 13) Segnatura di protocollo...11 Art. 14) Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo...11 Art. 15) Annullamento delle registrazioni di protocollo...11 Art. 16) Registro giornaliero di protocollo...11 Art. 17) Registro di emergenza...12 Art. 18) Differimento dei termini di registrazione...12 Art. 19) Documenti inerenti a gare d appalto...12 Art. 20) Corrispondenza personale, riservata e anonima

5 Art. 21) Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo...13 Art. 22) Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti...13 SEZIONE V CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI...13 Art. 23) Piano di conservazione dell archivio...13 Art. 24) Modalità di esecuzione dell operazione di classificazione dei documenti...13 SEZIONE VI ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI...14 Art. 25) Il processo di assegnazione dei documenti...14 Art. 26) Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo e documenti in partenza...14 Art. 27) Modifica delle assegnazioni...14 SEZIONE VII SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI...14 Art. 28) Spedizione dei documenti su supporto cartaceo...14 SEZIONE VIII FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI ED INTERNI...15 Art. 29) Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti...15 Art. 30) Flusso di lavorazione dei documenti spediti...15 SEZIONE IX GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI...15 Art. 31) Comunicazioni ufficiali tra uffici utente...15 SEZIONE X ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI...15 Art. 32) Tenuta e conservazione dei documenti cartacei dell archivio corrente...15 Art. 33) Versamento dei documenti nell archivio di deposito...16 Art. 34) Gestione dell archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione dell archivio storico dell Amministrazione...16 SEZIONE XI ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI...16 Art. 35) Accesso da parte degli uffici utente...16 SEZIONE XII PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO ALLA FORMAZIONE, GESTIONE, TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO, ACCESSO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI...16 SEZIONE XIII FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI...16 SEZIONE XIV NORME TRANSITORIE E FINALI...17 N. 1 ELENCO DELLE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE...18 N. 2 ABILITAZIONI ALL UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

6 N. 3 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE DELL AMMINISTRAZIONE...19 N. 4 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO...19 N. 5 CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI...22 N. 6 LIVELLI DI SICUREZZA, DI RISERVATEZZA E LOGICHE DI PROTEZIONE DEI DATI E DEI DOCUMENTI...22 N. 7 DOCUMENTI CHE POSSONO NON ESSERE PROTOCOLLATI...23 N. 8 MODALITÀ DI COMUNICAZIONE UFFICIALE TRA UFFICI UTENTE

7 SEZIONE I DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE Articolo 1 Ambito di applicazione 1. Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Articolo 2 Definizioni 1. Ai fini del presente manuale s intende: a) per Amministrazione il Comune di Orco Feglino; b) per testo unico, il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; c) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato (art. 2, comma 1, lettera n), del D.P.C.M. 31 ottobre 2000); d) per ufficio utente, un ufficio dell area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti (art. 2, lettera o), del D.P.C.M. 31 ottobre 2000); e) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa (art. 1, comma 1, lettera a), del testo unico); f) per gestione dei documenti, l insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall Amministrazione, nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato (art. 1, comma 1, lettera q), del testo unico); g) per sistema di gestione informatica dei documenti, l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall Amministrazione per la gestione dei documenti (art. 1, comma 1, lettera r), del testo unico); h) per segnatura di protocollo, l apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso (art. 1, comma 1, lettera s), del testo unico); i) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente; j) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico; k) per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico; - 7 -

8 l) per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell analisi delle competenze dell Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell attività svolta; m) per piano di conservazione di un archivio, il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali; n) per servizio, il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (art. 61, comma 1, del testo unico). SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 3 Aree organizzative omogenee 1. Per la gestione dei documenti, l Amministrazione ha istituito un area organizzativa omogenea unica. 2. Nell allegato n. 1 sono riportati il codice identificativo dell area organizzativa omogenea (art. 12, comma 2, lettera b), del D.P.C.M. 31 ottobre 2000) e l insieme degli uffici utente che la compongono con la loro articolazione gerarchica (art. 3, comma 1, lettera a), del D.P.C.M. 31 ottobre 2000). Articolo 4 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi 1. Nell area organizzativa omogenea è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell art. 61, comma 1, del testo unico. 2. Nell allegato n. 1 sono riportati: la denominazione del servizio; il nominativo del responsabile del servizio (art. 61, comma 2, del testo unico); il nominativo del vicario del Responsabile del Servizio nei casi di vacanza, assenza o impedimento di questi (art. 3, comma 1, lettera b), D.P.C.M. 31 ottobre 2000). 3. Al servizio sono assegnati i compiti di cui all articolo 61, comma 3, del testo unico e precisamente: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; d) conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti; e) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di - 8 -

9 registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività di gestione dell archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico; f) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; g) vigila sull osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati. 4. Al Responsabile del Servizio compete il costante aggiornamento di tutti gli allegati al presente manuale. Articolo 5 Unicità del protocollo informatico 1. La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all inizio dell anno successivo. 2. Il numero di protocollo è costituito da sei cifre numeriche. 3. Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. Articolo 6 Eliminazione dei protocolli interni 1. Nell ambito del Comune di Orco Feglino non vi sono protocolli interni da eliminare (art. 3, comma 1, lett. d), D.P.C.M. 31/10/2000). Articolo 7 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti 1. Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. 2. Le abilitazioni all utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, ovvero l identificazione degli uffici utente e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione ed archiviazione dei documenti, sono riportate nell allegato n. 2 (art. 5, comma 2, lettera f), del D.P.C.M. 31 ottobre 2000). SEZIONE III - RICEZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 8 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all Amministrazione attraverso: il servizio postale; la consegna diretta agli uffici utente; gli apparecchi telefax. 2. I documenti che transitano attraverso il servizio postale vengono ritirati quotidianamente e consegnati all ufficio di protocollo

10 3. I documenti consegnati a mano agli uffici utente, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell arco della stessa giornata, all ufficio protocollo. 4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consente l acquisizione in formato elettronico (fax management system), sono trattati come quelli consegnati direttamente all ufficio protocollo. Articolo 9 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo 1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, l ufficio protocollo è autorizzato a fotocopiare il documento e ad apporre sulla copia il timbro dell Amministrazione con la data e l ora d arrivo e la sigla dell operatore. SEZIONE IV REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 10 Documenti soggetti a registrazione di protocollo 1. I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici utente, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo. Articolo 11 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti indicati nell allegato n. 7 quali: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, la corrispondenza interna dell Amministrazione, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa. Articolo 12 Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo 1. Per ogni documento su supporto cartaceo, ricevuto o spedito dall Amministrazione, è effettuata una registrazione di protocollo (art. 53, comma 1, del testo unico). 2. Tale registrazione è eseguita in un unica operazione, senza possibilità per l operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell articolo 53, comma 3, del testo unico. 3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori. 4. I dati obbligatori sono (articolo 53, comma 1, del testo unico): a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

11 d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili. 5. Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono: f) data di arrivo; g) luogo di provenienza, o di destinazione, del documento; h) numero degli allegati; i) descrizione sintetica degli allegati; j) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione; k) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione; l) ufficio utente di competenza; m) copie per conoscenza; n) tipo di documento; o) classificazione in categorie e classi. Articolo 13 Segnatura di protocollo 1. L operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo (art. 55, comma 2, del testo unico). Articolo 14 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo 1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni (art. 55, comma 1, del testo unico e art. 9 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000): a) denominazione dell Amministrazione; b) codice identificativo dell Amministrazione (art. 13 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000); c) data e numero di protocollo del documento; d) indice di classificazione. I timbri attualmente in uso per la segnatura del protocollo riportano solo i dati indicati ai punti a), c) e d). Per quanto concerne il punto b) si procederà in tempi successivi. Articolo 15 Annullamento delle registrazioni di protocollo 1. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate dal responsabile del procedimento di registrazione su autorizzazione del responsabile del servizio. 2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura (art. 54, del testo unico). 3. L operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le modalità di cui all articolo 8 del D.P.C.M. 31 ottobre Articolo 16 Registro giornaliero di protocollo 1. Il responsabile del servizio provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione

12 di protocollo nell arco di uno stesso giorno (art. 53, comma 2, del testo unico). Articolo 17 Registro di emergenza 1. Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema. 2. L elenco delle unità di personale abilitate alla registrazione dei documenti su registri di emergenza è riportato nell allegato n In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte nell articolo 63 del testo unico, e precisamente: sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema; qualora l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione; per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate; la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell area organizzativa omogenea. Articolo 18 Differimento dei termini di registrazione 1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti. 2. Eccezionalmente, il Responsabile del Servizio può differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d arrivo. Articolo 19 Documenti inerenti a gare d appalto 1. La corrispondenza riportante l indicazione offerta - gara d appalto o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e inviata all ufficio utente interessato. 2. Dopo l apertura delle buste sarà cura dell ufficio utente che gestisce la gara d appalto riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti. Articolo 20 Corrispondenza personale, riservata e anonima 1. La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dagli uffici incaricati della registrazione di protocollo dei documenti in arrivo. 2. La corrispondenza con la dicitura riservata o personale non è aperta e viene

13 consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli all ufficio protocollo per la registrazione di protocollo dei documenti in arrivo. 3. Dal momento che una delle funzioni più importanti del registro del protocollo è essenzialmente quella di attestare che un determinato documento è pervenuto presso l Ente o è partito da un suo ufficio, le lettere anonime vengono protocollate per testimoniarne l arrivo indicando anonimo nel campo mittente. Articolo 21 Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo 1. I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo. 2. Qualora pervengano all Amministrazione, successivamente per posta, gli originali, ad essi sono attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax. Articolo 22 Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti 1. Le modalità di trattamento delle deliberazioni di Giunta e di Consiglio; determinazioni dirigenziali; decreti; ordinanze; contratti; documenti anonimi; documenti non firmati; fatture senza lettera di trasmissione; documenti di competenza di altre Amministrazioni; corrispondenza interna dell Amministrazione; altri documenti, sono descritte nell allegato n 7. SEZIONE V CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 23 Piano di conservazione dell archivio 1. Il piano di conservazione dell archivio, comprendente il titolario di classificazione ed il massimario di selezione, è riportato nell allegato n. 4 (art. 68, comma 1, del testo unico). 2. L aggiornamento del piano di classificazione compete esclusivamente al responsabile del servizio ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, osservando quanto disposto dalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi degli enti pubblici (art. 40, comma 1, del D. Lgs. 490/1999). 3. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il responsabile del servizio provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. Articolo 24 Modalità di esecuzione dell operazione di classificazione dei documenti 1. La classificazione è l operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività dell Amministrazione. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell archivio. 2. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico devono essere classificati

14 SEZIONE VI ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI Articolo 25 Il processo di assegnazione dei documenti 1. Per assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione dell ufficio utente cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. Tale ufficio nel seguito sarà denominato ufficio utente di competenza. 2. Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento, una di seguito all altra, fino ad arrivare all ufficio utente di competenza. 3. Nell allegato n 2 sono indicate le unità di per sonale abilitate all operazione di assegnazione dei documenti. Articolo 26 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo e documenti in partenza 1. Tutta la corrispondenza su supporto cartaceo in arrivo deve essere consegnata all ufficio protocollo e può essere aperta solo dal predetto ufficio che, a norma delle vigenti disposizioni di legge, rispetterà il segreto d ufficio. In attesa della registrazione e anche dopo la registrazione, la corrispondenza va collocata in luogo non accessibile: 2. Tutta la corrispondenza va consegnata in visione al Segretario comunale il quale dispone lo smistamento della stessa ai vari uffici, dispone per le urgenze, per le copie da effettuare, per le situazioni particolari eventualmente esposte dagli uffici. 3. La predetta corrispondenza sarà poi restituita all ufficio protocollo il quale, in attesa di consegnarla in visione al Sindaco e agli altri amministratori eventualmente indicati dal Sindaco, la collocherà nuovamente in luogo non accessibile dopo aver consegnato agli uffici utente la corrispondenza di routine in originale quali: fatture, preventivi, notifiche, estratti conto, verbali infrazione al Codice della Strada, stampati, cataloghi e simili e l originale della corrispondenza classificata urgente dal Segretario Comunale. 4. Per quanto concerne la corrispondenza in partenza, ogni ufficio utente protocolla direttamente i propri documenti inserendo anche la classificazione e gli altri dati richiesti. Articolo 27 Modifica delle assegnazioni 1. Nel caso di un assegnazione errata, l ufficio che riceve il documento lo rinvia all ufficio protocollo che glielo ha erroneamente assegnato il quale apporterà le correzioni necessarie. SEZIONE VII SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 28 Spedizione dei documenti su supporto cartaceo 1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all ufficio protocollo dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura e classificazione. 2. Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere, o

15 altro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la relativa modulistica viene compilata a cura degli uffici utente. SEZIONE VIII FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI ED INTERNI Articolo 29 Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti 1. Le fasi della gestione dei documenti ricevuti dall Amministrazione, esattamente nell ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti: a) ricezione; b) registrazione e segnatura di protocollo; c) classificazione; d) consegna per la visione ai soggetti individuati; e) assegnazione, recapito e presa in carico. Articolo 30 Flusso di lavorazione dei documenti spediti 1. Le fasi della gestione dei documenti spediti, esattamente nell ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti: a) produzione; b) registrazione e segnatura di protocollo; c) classificazione; d) spedizione. SEZIONE IX GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Articolo 31 Comunicazioni ufficiali tra uffici utente 1. Per comunicazione ufficiale tra uffici utente s intende una comunicazione, con o senza documenti allegati, di natura giuridica probatoria, o comunque di rilevanza amministrativa. 2. Questo genere di comunicazioni di norma sono effettuate tramite posta elettronica (vedasi allegato n. 8). SEZIONE X ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI Articolo 32 Tenuta e conservazione dei documenti cartacei dell archivio corrente 1. I documenti cartacei dell archivio corrente sono conservati negli uffici utente di competenza e formati a cura dei Responsabili dei procedimenti amministrativi

16 Articolo 33 Versamento dei documenti nell archivio di deposito 1. All inizio di ogni anno, gli uffici utente individuano i documenti relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti (art. 67, comma 1, del testo unico). 2. I documenti così individuati sono trasmessi all archivio di deposito con un apposita funzione del sistema di protocollo informatico. Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell archivio corrente (art. 7, comma 2, del testo unico). Articolo 34 Gestione dell archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione dell archivio storico dell Amministrazione 1. La gestione dell archivio di deposito, la selezione periodica dei documenti (scarto archivistico), la formazione e gestione dell archivio storico dell Amministrazione avviene con le modalità descritte nel piano di conservazione dell archivio riportato nell allegato n Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento (art. 68, comma 2, del testo unico). 3. Si applicano in ogni caso, per l archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali (art. 68, comma 3, del testo unico). SEZIONE XI ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Articolo 35 Accesso da parte degli uffici utente 1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo è garantita dal sistema attraverso l uso di profili utente e password. SEZIONE XII PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO ALLA FORMAZIONE, GESTIONE, TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO, ACCESSO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Il piano di sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio accesso e conservazione di documenti informatici è contenuto nell allegato 6. SEZIONE XIII FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI La ditta fornitrice del software di gestione del protocollo informatico ha attestato formalmente che lo stesso è conforme ai requisiti tecnici richiesti dal D.P.R. 28/12/2000, n. 445, e dal D.P.C.M. 31/10/2000, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 272 del 21/11/

17 Nel predetto software è stata installata ed è attiva una funzione che impedisce l inserimento di numeri di protocollo, sia in entrata che in partenza, successivamente al 31 dicembre di ogni anno e riferiti all anno precedente. È inoltre presente ed attiva una funzione che esegue una verifica della data del protocollo inserita, in quanto progressiva come il numero. Tale controllo appura che la data inserita non sia precedente a quella dell ultimo numero di protocollo assegnato e successiva a quella di sistema. SEZIONE XIV NORME TRANSITORIE E FINALI Per ragioni tecniche, organizzative ed economiche, per rendere immediatamente operativo il manuale, in questa prima fase viene attivato soltanto il modulo base del protocollo informatico. In una fase successiva si effettuerà uno studio di fattibilità sulla possibilità di adottare il modulo gestione dei fascicoli e procedimenti ed il modulo acquisizione ottica dei documenti

18 ALLEGATI AL MANUALE DI GESTIONE E DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI N. 1 ELENCO DELLE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE La Giunta comunale con propria deliberazione n. 63 del 10/09/2003 ha istituito il servizio archivistico del Comune di Orco Feglino. Con il predetto provvedimento, la Giunta comunale, all interno della struttura comunale, ha istituito un unica area organizzativa omogenea. denominazione dell area: Comune di Orco Feglino; codice identificativo dell area (art. 12, comma 2, lettera b), del D.P.C.M. 31 ottobre 2000): c_a796 ; data di istituzione dell area: 10/09/2003; uffici utente che compongono l area (art. 3, comma 1, lettera a) del D.P.C.M. 31 ottobre 2000): a) area amministrativa e socio-assistenziale; b) area di vigilanza; c) area economico-finanziaria; d) area lavori pubblici e ambiente; e) area tecnica edilizia privata e urbanistica. L organizzazione interna delle aree è determinata dai singoli responsabili dei servizi e delle aree. Struttura deputata dalla Giunta Comunale (deliberazione G. C. n. 63 del 10/09/2003 all espletamento del servizio archivistico, comprendente il protocollo informatico, l archivio corrente, l archivio di deposito e l archivio storico, è l area amministrativa e socioassistenziale. Responsabile del servizio archivistico nominato dalla Giunta Comunale con il succitato provvedimento (art. 61, comma 2, del testo unico): rag. Franco MEISTRO, responsabile del servizio e dell area amministrativa e socio-assistenziale; Vicario del Responsabile del servizio archivistico nei casi di vacanza, assenza o impedimento di questi (art. 3, comma 1, lettera b), D.P.C.M. 31 ottobre 2000: il responsabile del servizio e di area che lo sostituisce durante l assenza. N. 2 ABILITAZIONI ALL UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI 1) L area amministrativa e socio-assistenziale è abilitata ad effettuare: a) la registrazione di protocollo dei documenti in arrivo; b) la registrazione di protocollo in partenza; c) la classificazione dei documenti in arrivo ed in partenza; d) l assegnazione agli uffici utente (aree) dei documenti protocollati in arrivo; e) la protocollazione dei documenti nel registro di emergenza; f) la consultazione della banca dati documentale. 2) Tutti gli altri uffici utente del Comune (aree) sono abilitati ad effettuare: a) la registrazione di protocollo in partenza; b) la classificazione dei documenti in partenza;

19 c) la consultazione della banca dati documentale. N. 3 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE DELL AMMINISTRAZIONE Esistono tipologie di documenti che sono soggetti a forme di trattamento e registrazione particolari, quali: documenti inerenti a gare d appalto; corrispondenza personale o riservata; documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo; lettera anonime. Queste tipologie di documenti vengono trattati in dettaglio dagli articoli 19, 20, 21 e 22 del presente regolamento. N. 4 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO Il servizio archivistico comunale (protocollo ed archivio), anche se può essere gestito con modalità differenziate e custodito in luoghi diversi, è unico. L archivio è suddiviso in archivio corrente, archivio di deposito, archivio storico, ma tale suddivisione è soltanto gestionale. Indipendentemente dalla collocazione fisica del materiale che costituisce l archivio e dall area che lo conserva, le modalità tecniche ed operative per la gestione, tenuta, selezione e conservazione dei documenti appartenenti all archivio del Comune, sono dettate dal responsabile del servizio archivio. La conservazione dell archivio è effettuata nel rispetto dell art. 68, comma 1, del D.P.R. n. 445/2000, del D. Lgs. n. 490/1999, del D.P.R. n. 441/2000. TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE: è adottato il titolario di classificazione contenuto nella Circolare del Ministero dell Interno 1 marzo 1897, n in classi e categorie, strutturato in 15 categorie ciascuna categoria a sua volta articolata in un numero variabile di classi. Il titolario è stato semplificato ed adattato alle specifiche e peculiari esigenze dell ente. Eventuali integrazioni o modifiche al titolario per ragioni organizzative o per l introduzione di nuove norme di legge o regolamentari, sono disposte direttamente dal responsabile del servizio archivio. TITOLARIO ATTUALMENTE IN USO Descrizione Categoria categoria 1 Amministrazione Classe Descrizione classe 2 Archivio 5 Sindaco, Assessori, Consiglieri Dipendenti, Segretario comunale 6 e deleghe Sessioni Giunta comunale e 8 Consiglio comunale

20 2 Opere pie beneficenza 3 Polizia urbana e rurale 4 Sanità ed igiene 5 Finanze 10 Notificazione ordinanza, albo pretorio 15 Varie di amministrazione 7 Servizi sociali Servizi e regolamenti di polizia 2 municipale 3 Attività di vigilanza 5 Varie di polizia municipale 5 Igiene pubblica e referti 8 Vaccinazioni 2 Bilanci, conti, assicurazioni 3 Imposta, tasse, ruoli 11 Preventivi e varie 6 Governo 2 Elezioni, referendum, ufficio elettorale 7 Grazia, Giustizia e culto 2 Giudici popolari, Corte d Assise 8 Leva, truppa e servizi 1 Liste di leva militari 2 Servizi militari Asili d infanzia e scuole 2 elementari 9 Istruzione pubblica 8 Biblioteca civica 9 Varie di pubblica istruzione 10 Lavori pubblici, poste, telegrafo, telefoni 9 Ufficio tecnico Agricoltura, industria, 3 Commercio commercio 6 Turismo 1 Stato civile Stato civile, anagrafe, censimento 15 Pubblica sicurezza 2 Censimento 3 Statistica 4 Anagrafe 5 Varie servizi demografici Esercizi pubblici attività 4 controllate 8 Varie di P.S. Per la gestione del protocollo informatico, l Amministrazione ha attualmente in uso un software di gestione della ditta Sintecoop s.c.r.l. Corso Vercelli n Ivrea (TO). La suddetta ditta ha attestato formalmente che tale software è conforme a quanto stabilito dalle vigenti disposizioni di legge ed, in particolare, dal D.P.C.M. 31/10/2000. Gli uffici utente hanno in dotazione un manuale operatore predisposto dalla predetta ditta che descrive le funzionalità del sistema. Sono stati effettuati appositi corsi di formazione dei dipendenti comunali (uffici utente) per l uso del software di gestione del protocollo informatico. Per ragioni tecniche, organizzative e finanziarie, al momento, il protocollo informatico prevede la sola funzionalità minima o modulo base (art. 6, comma 1, D.P.C.M. 31/10/2000)

21 GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI: 1. Archivio corrente Per archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi non ancora conclusi. Tale documentazione è custodita direttamente dal responsabile del procedimento, che è responsabile anche della corretta organizzazione e gestione e della classificazione dei documenti che detiene e tratta. 2. Archivio di deposito Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da meno di 40 anni, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. 3. Archivio storico Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione permanente per finalità storiche, documentali e culturali. Le carte dell archivio storico del Comune di Orco Feglino sono attualmente depositate e custodite presso l Archivio di Stato di Savona. MASSIMARIO DI SELEZIONE Selezione e scarto Con il termine di scarto si indica quel complesso di operazioni con cui si individuano le carte che non si ritiene opportuno conservare ulteriormente, e si destina al macero una parte della documentazione presente in un archivio. Il solo massimario di scarto per gli archivi comunali emanato dalla pubblica amministrazione è quello compreso nella circolare del Ministero dell Interno nr del 14 luglio 1917 che è stato aggiornato una sola volta il 3 marzo 1933 con analoga circolare. È evidente che questo massimario risente degli anni trascorsi, del diverso ruolo attribuito agli enti locali e della differente situazione istituzionale, politica, sociale ed economica del Paese. Alla luce delle considerazioni sopra esposte si ritiene opportuno procedere allo scarto con le modalità sotto riportate dei soli documenti realmente privi di rilevanza ad ogni effetto amministrativo e legale, nonché di ogni importanza storica. Nell ambito dell archivio di deposito, periodicamente, vengono effettuate operazioni di selezione e scarto. La selezione e lo scarto vengono effettuate da personale specializzato, con le modalità e stabilite dalla legge e con la supervisione della Soprintendenza ai Beni Archivistici e dell Archivio di Stato. I documenti selezionati per l eliminazione devono essere descritti in un elenco contenente i riferimenti alle categorie del titolario di classificazione, il numero e la tipologia delle unità archivistiche (faldoni, fascicoli, registri, ecc.), gli estremi cronologici, la descrizione della documentazione e un indicazione sommaria del peso. Tale elenco, sotto forma di proposta di scarto, deve essere trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per la concessione della necessaria autorizzazione. Ottenuta l autorizzazione, la Giunta comunale delibera lo scarto dei documenti contenuti nell elenco. Successivamente alla deliberazione della Giunta è possibile conferire il materiale alla Croce Rossa per la distruzione. Le operazioni di selezione e scarto sono sempre preliminari al passaggio della documentazione all archivio storico

22 RIPRODUZIONE DI DOCUMENTI I documenti appartenenti all archivio di deposito e all archivio storico possono essere fotocopiati solamente se da tale operazione non derivi danno al documento stesso. I documenti che non possono essere fotocopiati per ragioni di conservazione possono sempre essere fotografati. La fotocopiatura o l eventuale fotografia dei documenti devono svolgersi all interno dei locali comunali. Per particolari documentate esigenze, il responsabile del servizio archivio può autorizzare lo svolgimento di tali operazioni al di fuori dei locali comunali. Le tariffe per le riproduzioni sono state stabilite dalla Giunta Comunale con proprio provvedimento. ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI L accesso ai documenti dell archivio del Comune di Orco Feglino è disciplinato dal Regolamento comunale approvato con deliberazione consiliare n. 29 del 30/09/1997. N. 5 CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI Tutta la corrispondenza in arrivo deve essere consegnata all ufficio protocollo. Effettuate le operazioni di protocollazione, di classificazione e di attribuzione ai vari organi ed uffici comunali, la corrispondenza va consegnata in visione al Segretario comunale, il quale può modificare l attribuzione della stessa ai vari organi ed uffici. Dette modifiche di attribuzione saranno annotate sul documento cartaceo e nel protocollo informatico. Il Segretario comunale dispone anche per le urgenze, per le copie della corrispondenza in arrivo da effettuare e per le situazioni particolari eventualmente esposte dagli uffici. Dopodichè restituirà la corrispondenza visionata all ufficio protocollo. I documenti classificati urgenti sono subito consegnati in originale agli uffici competenti ed in fotocopia per gli amministratori unitamente alla corrispondenza in visione. Detta corrispondenza, salvo la corrispondenza di routine quali: fatture, preventivi di spesa, notifiche, estratti conto, verbali di infrazione al codice della strada, stampati, ecc. che è subito consegnata agli uffici competenti, è consegnata in visione al Sindaco ed agli altri amministratori eventualmente indicati dal Sindaco, i quali appongono una sigla sui documenti. Dopo la visione e siglatura da parte dei predetti amministratori, l ufficio protocollo smista la corrispondenza agli uffici interessati. N. 6 LIVELLI DI SICUREZZA, DI RISERVATEZZA E LOGICHE DI PROTEZIONE DEI DATI E DEI DOCUMENTI Il Comune di Orco Feglino ha adottato le seguenti misure di sicurezza: fisica, per la protezione delle persone e del sistema informativo; logica, per la realizzazione di servizi di sicurezza; organizzativa, per definire ruoli, compiti e responsabilità per la gestione di tutte le fasi del processo sicurezza finalizzate a tutelare il trattamento dei dati personali ed a rendere sicuro il sistema informatico. Sicurezza fisica presenza di sistema di allarme antintrusione nella sede comunale;

23 presenza di inferriate e porte blindate nella sede comunale; deposito in cassaforte delle copie di sicurezza dei dati; deposito in armadi muniti di serratura dei dati sensibili, giudiziari; presenza di dispositivi antincendio nella sede comunale (dispositivi portatili ed automatici); controllo sull operato degli addetti alla manutenzione; verifica della leggibilità dei supporti; continuità dell alimentazione elettrica; registrazione degli accessi nell archivio. Sicurezza logica identificazione dell incaricato/utente mediante l attribuzione di codice identificativo personale non attribuibile ad altre persone; disattivazione del codice in caso di perdita di qualità legittimante l accesso o per mancato utilizzo per oltre 6 mesi; autenticazione dell incaricato utente; controllo degli accessi a dati e programmi; restituzione di atti e documenti al termine delle operazioni; registrazione degli accessi; controlli aggiornati antivirus (settimanali). Il sistema antivirus risiede sia sul server principale, sia sulle stazioni di lavoro utente. Esso controlla tutti i file in entrata ed in uscita da ciascuna macchina. Un abbonamento triennale fornisce il diritto di scaricare, via Internet, gli aggiornamenti del sistema antivirus. Gli aggiornamenti periodici sono automatici; backup settimanale; monitoraggio continuo delle sessioni di lavoro; supporti di memorizzazione riutilizzabili solo se dati precedenti assolutamente non recuperabili (altrimenti distruzione); redazione/aggiornamento documento programmatico annuale sulla sicurezza; identificazione e registrazione dei soggetti ammessi agli archivi dopo l orario di chiusura degli uffici; formazione del personale. Sicurezza organizzativa nomina formale dei responsabili del trattamento dei dati personali; nomina formale degli incaricati del trattamento dei dati personali; compiti e mansioni dei responsabili e degli incaricati; formazione del personale in ordine a tutti gli aspetti legali all utilizzo degli strumenti informatici e sulla privacy, dell ergonomia e salute del lavoratore, del software utilizzato, della rete locale, della rete Internet, dell uso della posta elettronica, sulla protezione dei dati personali, sull uso delle password e dei codici identificativi, sugli aggiornamenti antivirus, sulle procedure di backup periodico, sui comportamenti illegali e relative norme disciplinari, sulle responsabilità personali, sui riferimenti normativi, ecc.; N. 7 DOCUMENTI CHE POSSONO NON ESSERE PROTOCOLLATI Le seguenti tipologie di documenti possono non essere protocollate (art. 53, comma 5, D.P.R. n. 445/2000):

24 1) pubblicazioni (Gazzette Ufficiali, notiziari, giornali, riviste, pubblicazioni varie e simili); 2) materiali statistici; 3) atti preparatori interni; 4) materiali pubblicitari; 5) inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi; 6) certificati e simili; 7) ringraziamenti, congratulazioni, auguri, condoglianze, documenti di competenza di altre Amministrazioni, richieste di appuntamenti e simili; 8) documenti soggetti direttamente o indirettamente a registrazione particolare del Comune, quali: deliberazioni, determinazioni, ordinanze, decreti; convocazione di riunioni; corrispondenza interna; documenti relativi all istruzione e formazione della liste di leva, documenti per la gestione dei ruoli matricolari; anagrafe: modello APR/4, comunicazione di movimento per assegnazione carcerati. stato civile: assicurazione di avvenuta trascrizione atto di nascita, richiesta copia integrale dell atto di nascita da parte di altri Comuni per procedere alla pubblicazione di matrimonio, comunicazioni di celebrazione di matrimonio (proposte di annotazione), trasmissione copia integrale dell atto di matrimonio avvenuto in altro Comune, comunicazione da parte di altri Comuni dell annotazione di cessazione dagli effetti civili del matrimonio a margine dell atto di nascita con in calce parte da restituire per ricevuta, comunicazione da parte di altri Comuni di annotazione di ricorso per cessazione degli effetti civili del matrimonio a margine dell atto di matrimonio con in calce parte da restituire per ricevuta, comunicazione da parte di altri Comuni dell annotazione di separazione consensuale da farsi a margine dell atto di matrimonio, omologazione da parte del Tribunale Ordinario della separazione personale dei coniugi, assicurazione da parte di altri Comuni di aver trascritto l atto di matrimonio, trasmissione da parte di altri Comuni di copia dell atto di morte per la trascrizione nei registri di stato civile, comunicazione da parte di altri Comuni dell eseguita trascrizione dell atto di morte nei registri di stato civile con gli estremi, comunicazione di morte da parte di altri Comuni per le registrazioni di competenza ai sensi dell art. 81 NOSC con in calce parte da restituire per ricevuta, comunicazione di morte da parte di altri Comuni per l annotazione da eseguirsi sull atto di nascita art. 81 D.P.R. nr. 396 del con in calce parte da restituire con gli estremi della registrazione, lettere dalle Ambasciate per trasmissione atto di matrimonio per la trascrizione sui registri di Stato Civile, lettere dei Consolati con allegati atti di nascita per trascrizione. In ogni caso, tutti i documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi devono essere protocollati (esempio: comunicazione di risoluzione del rapporto di lavoro, domanda di collocamento a riposo, richiesta di mobilità e simili, presentate dai dipendenti del Comune). N. 8 MODALITÀ DI COMUNICAZIONE UFFICIALE TRA UFFICI UTENTE Al fine di ridurre drasticamente i costi interni per la comunicazione, nonché di migliorare la circolarità delle informazioni, il reperimento e la velocità di trasmissione, si ritiene opportuno incrementare l uso della posta interna ponendoci, a breve termine, il seguente obiettivo: tutta la posta interna (comunicazioni ufficiali tra uffici utente) va inviata via senza essere protocollata