Servizio di Posta Elettronica Cetrificata EDS Italia

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1 Servizio di Posta Elettronica Cetrificata EDS Italia Manuale di configurazione ed uso per l utente finale Sistema Pubblico di Connettività Scopo del : Il presente manuale intende fornire un aiuto all utente per l utilizzo del servizio di Posta Elettronica Certificata erogato da EDS Italia. Questo manuale è coerente con la versione attualmente utilizzabile del servizio; il manuale sarà aggiornato in accordo alle evoluzioni del servizio. Fasi del Nominativo Ruolo / Azienda RTI Data Elaborazione Guido de Gregorio EDS Italia S.p.A Verifica Luca Malagodi EDS Italia S.p.A Approvazione Antonella Luise EDS Italia S.p.A Approvato Pag. 1 di 46 Uso Confidenziale Riservato EDS Utenti PEC EDS Italia

2 Indice dei contenuti 1 GENERALITA Lista di distribuzione Tabella delle versioni Riferimenti Definizioni e acronimi INTRODUZIONE Scopo del documento Applicabilità Assunzioni Creazione di un account di posta elettronica certificata Microsoft Outlook Creazione Account POP3/IMAP Outlook express Creazione Account POP Creazione di nuove cartelle in locale Invio di un messaggio di Posta Elettronica Certificata Ricezione di un messaggio di Posta Elettronica Certificata Messaggi provenienti da un sistema di Posta Elettronica Ordinaria Capacità della casella di Posta Elettronica Certificata Consultazione della Posta Elettronica Certificata via Browser Web Installazione dell S/MIME Controll Cambio Password Client compatibili Approvato Pag. 2 di 46 Uso Confidenziale Riservato EDS Utenti PEC EDS Italia

3 1 GENERALITA 1.1 Lista di distribuzione Nome Ruolo Organizzazione 1.2 Tabella delle versioni Versi one Data Elaborato Verificato Approvato Note 01A Guido de Gregorio Luca Malagodi Antonella Luise Nascita del documento 1.3 Riferimenti Identificativo Url DPR 11 febbraio 2005 n[1].68.pdf DECRETO 2 novembre 2005.pdf RegoleTecnichePec-def.pdf Note integrative alle Regole Tecniche.pdf Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3. Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata. Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata Pag. 3 di 46

4 1.4 Definizioni e acronimi Termine OWA PEC S/MIME SSL TLS Definizione Outlook Web Access Posta Elettronica Certificata Secure/ Multipurpose Internet Mail Extensions Secure Socket Layer Transport Layer Security Pag. 4 di 46

5 2 INTRODUZIONE 2.1 Scopo del documento Il presente manuale intende fornire un aiuto all utente per l utilizzo del servizio di Posta Elettronica Certificata erogato da EDS Italia. Questo manuale è coerente con la versione attualmente utilizzabile del servizio; il manuale sarà aggiornato in accordo alle evoluzioni del servizio. 2.2 Applicabilità L ambito di applicazione del manuale è il servizio denominato Posta Elettronica Certificata. Per usufruire delle funzionalità della Posta Elettronica Certificata è possibile utilizzare un qualsiasi client di posta internet (vedi l appendice per un elenco di prodotti che sono stati testati con l applicazione). Per semplicità nel proseguo verrà utilizzato, come esempio, il client Outlook Express 5.5 di Microsoft. E prevista anche la possibilità di accesso al servizio utilizzando un browser Web; in questo caso nel seguito si farà riferimento, come esempio, al browser Web Internet Explorer di Microsoft. Per l utilizzo del servizio di Posta Elettronica Certificata ogni utente dovrà disporre dei seguenti dati necessari per la configurazione del client di posta: indirizzo di posta elettronica certificata; identificativo del server che gestisce la posta in arrivo; identificativo del server che gestisce la posta in uscita; nome account e relativa password; URL per l accesso al servizio via browser Web. Tali dati saranno forniti dal gestore del servizio a seguito dell accreditamento presso l Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) e delle loro Aree Organizzative Omogenee (AOO) di un amministrazione che richieda l utilizzo del servizio di Posta Elettronica Certificata e definisca le proprie esigenze in relazione al servizio stesso. Negli esempi proposti nel seguito, le informazioni utilizzate sono a titolo esemplificativo. 2.3 Assunzioni L utente disponga di una mailbox per il servizio di Posta Elettronica Certificata di EDS Italia e le relative specifiche di configurazione (nome utente, password ed indirizzo smtp). Pag. 5 di 46

6 3 CREAZIONE DI UN ACCOUNT DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Come primo passo, per utilizzare la Posta Elettronica Certificata, è necessario creare e configurare un opportuno account nel client di posta utilizzato. Nelle sezioni che seguono verranno illustrate le operazioni da compiere per la configurazione dei maggiori client di posta elettronica utilizzando i protocolli IMAP e POP3 nonché SMTP. 3.1 Microsoft Outlook 2007 Di seguito verranno illustrate le azioni da eseguire per configurare il proprio account di Posta Elettronica Certificata su Microsoft Outlook 2007 con i protocolli POP3 e IMAP Creazione Account POP3/IMAP Configurando la posta con POP3 i messaggi vengono scaricati e resi disponibili per la consultazione off-line. Dal menu Strumenti selezionare Account di posta elettronica : Selezionare quindi l opzione Aggiungi un nuovo account di posta elettronica : Pag. 6 di 46

7 Selezionare a questo punto l opzione Microsoft Exchange, POP3, IMAP o HTTP : Schegliere la configurazione manuale del server: Selezionare a questo punto l opzione Posta Elettonica Interent : Pag. 7 di 46

8 Ciccando successivamente su Avanti viene mostrata la schermata seguente: Inserire le informazioni relative all account di Posta Elettronica Certificata che si sta configurando: Nome: Nome Cognome o Ufficio Indirizzo di posta elettronica: mittente@dominio.it Inserire le informazioni relative al server: IMAP: imap.postacert.it POP3: pop.postacert.it SMTP: smtp.postacert.it Inserire il nome account e la password relativa e se si vuole, opzionalmente, si può salvare la password. Premere il tasto Altre Impostazioni per continuare nella configurazione della casella: Pag. 8 di 46

9 Nella cartella Generale inserire il nome casella per poterla ben descrivere e identificare, selezionare quindi la cartella Server della posta in uscita e selezionare la checkbox relativa all autenticazione dell invio dei messaggi di posta, scegliere di utilizzare l opzione Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo. Selezionare a questo punto la cartella Impostazioni avanzate ed impostare il flag su Il server richiede una connessione crittografata (SSL) per il protocollo della posta in arrivo scelto (POP o IMAP), selezionare per il Server della posta in uscita il tipo di connessione crittografata TLS: Nel caso di utilizzo di POP3, è possibile richiedere di conservare una copia dei messaggi sul server, cliccando sulla casella Lascia una copia dei messaggi sul server. A questo punto la configurazione è finita e correttamente effettuata, cliccare su OK, successivamente premere Avanti nella schermata di configurazione account di posta elettronica che viene ripresentata ed in seguito Fine sulla successiva. Pag. 9 di 46

10 3.2 Outlook express 6 Di seguito verranno illustrate le azioni da eseguire per configurare il proprio account di Posta Elettronica Certificata su Microsoft Outlook Express 6 con i protocolli POP3 e IMAP Creazione Account POP3 Configurando la posta con POP3 i messaggi vengono scaricati in locale e resi disponibili per la consultazione off-line. Dal menu Strumenti selezionare la voce Account : Pag. 10 di 46

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12 Aggiungere un nuovo Account di Posta Elettronica: Pag. 12 di 46

13 Riempire il campo Nome Visualizzato con il nome che si vuole compaia al destinatario come mittente: Inserire nel campo Indirizzo di posta elettronica il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata: Ad esempio: Pag. 13 di 46

14 Selezionare, utilizzando il menu a tendina, il tipo di protocollo di comunicazione che si intende utilizzare per il dialogo con il server, che può essere IMAP o POP3: IMAP : protocollo di comunicazione che consente di accedere in remoto ad un server di posta; attraverso la sincronizzazione delle cartelle si possono gestire i messaggi e le cartelle come se fossero disponibili in locale; POP3 : protocollo di comunicazione che consente di gestire messaggi e cartelle localmente; consente di mantenere anche una copia dei messaggi sul server. Immettere nei campi server di posta in arrivo e server di posta in uscita (POP3, IMAP) l identificativo del server di posta certificata che è rispettivamente: per pop: per impa per smtp pop.postacert.it imap.postacert.it smtp.postacert.it POP3 IMAP Utilizzando il protocollo IMAP le cartelle di default, e quelle eventualmente create dall utente, saranno sincronizzate con il server, per cui è necessario ricordarsi che la casella di posta ha una capacità di 30 MB; il protocollo POP3, invece, scarica di default la posta direttamente in locale. Pag. 14 di 46

15 Inserire il nome account e la password della propria utenza di Posta Elettronica Certificata (la possibilità di selezionare la voce Memorizza Password è opzionale): Pag. 15 di 46

16 Selezionare Fine per portare a termine la creazione, Indietro per modificare quanto immesso in precedenza: Pag. 16 di 46

17 E necessario modificare le caratteristiche dell utente di Posta Elettronica Certificata agendo sulle sue proprietà (Tasto destro del mouse sulla casella appena creata): Pag. 17 di 46

18 in particolare è necessario richiedere l autenticazione anche sul servizio SMTP ( Autenticazione del server necessaria ) selezionando il flag relativo presente nella cartella Server ; tale autenticazione vale sia per accesso via IMAP che POP3: IMAP POP3 Per quanto concerne le informazioni relative sui server della posta in arrivo e in uscita, inserire le informazioni seguenti: Per la connessione al server per leggere i messaggi (IMAP o POP3) : imap.postacert.it o pop.postacert.it Per la connessione al server per inviare i messaggi (SMTP): smtp.postacert.it Ricordarsi di selezionare la checkbox relativa al Server della posta in uscita e in particolare Autenticazione del server necessaria. Cliccando successivamente sul pulsante Impostazioni compare la schermata seguente: Selezionare Usa le stesse impostazioni del server della posta in arrivo. Pag. 18 di 46

19 In seguito selezionare la scheda Impostazioni Avanzate e selezionare il flag relativo a : Posta in uscita (SMTP) Il server necessita di una connessione protetta (SSL) Posta in arrivo (IMAP o POP3) Il server necessita di una connessione protetta (SSL) IMAP POP3 Nel caso di utilizzo del protocollo POP3, è possibile richiedere di conservare una copia dei messaggi sul server, cliccando sulla casella indicata. N.B. Tale funzione contribuisce al riempimento della casella di posta. Pag. 19 di 46

20 Utilizzando invece il protocollo IMAP, al primo accesso, è necessario effettuare una sincronizzazione delle cartelle associate all utente, verrà richiesto Visualizzare l elenco delle cartelle disponibili? cliccare su Si : Successivamente viene visualizzata la schermata seguente, nella quale occorre cliccare sul pulsante Ok ; Pag. 20 di 46

21 vengono visualizzate, localmente, le cartelle disponibili sul server. Pag. 21 di 46

22 3.2.2 Creazione di nuove cartelle in locale Dal menù file scegliere Cartella e di seguito Nuova : Evidenziare Cartelle locali ; come mostrato nella schermata seguente: Pag. 22 di 46

23 Inserire il nome della cartella da creare e cliccare sul pulsante OK : La nuova cartella verrà visualizzata nelle cartelle locali: A questo punto è possibile spostare, ad esempio tutte le ricevute di avvenuta consegna, in questa cartella (nell esempio denominata <CONSEGNA>) per permetterne una gestione in locale. Analogamente, è raccomandabile creare ulteriori cartelle in locale da dedicare ai messaggi. Tali scelte contribuiranno in misura significativa ad evitare il raggiungimento del limite della casella. Pag. 23 di 46

24 4 INVIO DI UN MESSAGGIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Inserire l account di Posta Elettronica Certificata a cui si vuole spedire un messaggio, l oggetto e il testo, infine selezionare Invia : E facilmente verificabile come l invio di un messaggio di Posta Elettronica Certificata non introduca alcuni elementi nuovi per l utente. Il servizio, tuttavia, possiede alcune peculiarità, come mostrato di seguito. Pag. 24 di 46

25 Successivamente all invio, al mittente vengono recapitate due ricevute, una di accettazione ed una di avvenuta consegna. Tali ricevute vengono inviate al mittente, rispettivamente, dal sistema di Posta Elettronica Certificata del mittente e del destinatario, infatti: La prima è relativa alla accettazione del messaggio ed è spedita dal sistema di posta del mittente (Ricevuta di accettazione) La seconda è relativa all avvenuta consegna del messaggio ed è spedita dal sistema di posta del destinatario (Ricevuta di avvenuta consegna). Per leggere il corpo del messaggio è necessario selezionare il pulsante Continua : Pag. 25 di 46

26 Se non si desidera la visualizzazione futura di questo messaggio, basta selezionare la relativa casella. Qualora, durante l invio di una di posta certificata, il proprio sistema di posta rilevasse la presenza di un virus informatico all interno del messaggio stesso, sarà inviata al client mittente una notifica con oggetto AVVISO DI NON ACCETTAZIONE PER VIRUS per dare chiara comunicazione al mittente dei motivi che hanno portato al rifiuto del messaggio. Pag. 26 di 46

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28 Nel caso in cui il gestore di posta certificata del destinatario rilevi nel messaggio inviato la presenza di un virus informatico, lo stesso sistema del gestore destinatario genera un Avviso di rilevazione virus informatico che restituisce al gestore mittente con l indicazione dell errore riscontrato. All arrivo di un tale avviso il proprio gestore emette un Avviso di mancata consegna per virus che invia al mittente per comunicare l impossibilità di dar corso alla trasmissione. Pag. 28 di 46

29 5 RICEZIONE DI UN MESSAGGIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Al destinatario viene consegnato, da parte del sistema di Posta Elettronica Certificata di appartenenza, il messaggio segnalandolo come messaggio con firma digitale del mittente. Anche in questo caso per poter accedere al corpo del messaggio è necessario selezionare il pulsante Continua : Pag. 29 di 46

30 La mail contiene una descrizione del messaggio ricevuto e segnala che esso è contenuto nell allegato della stessa. Evidenziare e selezionare l allegato: Pag. 30 di 46

31 Scegliere di aprire l allegato: Pag. 31 di 46

32 E ora possibile consultare il messaggio inviatoci attraverso il sistema di Posta Elettronica Certificata: L apertura dell allegato, contenente il messaggio originale, si rende oltretutto necessaria per avere la certezza di rispondere all indirizzo del mittente. Infatti, nel caso specifico di utilizzo della funzione Rispondi, se l allegato non viene aperto, la di risposta viene inviata al server, che ha provveduto a gestire il messaggio in modalità Posta Elettronica Certificata, e non al mittente del messaggio. 5.1 Messaggi provenienti da un sistema di Posta Elettronica Ordinaria Nel caso si ricevano messaggi da un sistema di posta elettronica non certificata, il messaggio originale verrà recapitato in una Busta di Anomalia. Pag. 32 di 46

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34 6 CAPACITÀ DELLA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Il servizio di Posta Elettronica Certificata di EDS Italia consente l invio di messaggi della dimensione massima di 30Mb. Nel casi di invio a più destinatari va considerato che il prodotto del numero dei destinatari per la dimensione del messaggio stesso non deve superare i trenta megabytes. Sono previsti in tal senso, dei limiti predefiniti, entro i quali, l utilizzatore della casella di Posta Elettronica Certificata verrà informato circa il livello di riempimento della casella. La tabella riporta i messaggi e le variazioni delle funzionalità di base che saranno generati dal sistema di Posta Elettronica Certificata al raggiungimento delle prefissate soglie di riempimento della casella di posta: 1 limite 990Mb Oggett o msg Your mailbox is over its size limit Testo del msg Your mailbox has exceeded one or more size limits set by your administrator. Your mailbox size is xxxx KB. Mailbox size limits: You will receive a warning when your mailbox reaches xxxx KB. You may not be able to send or receive new mail until you reduce your mailbox size. To make more space available, delete any items that you are no longer using or move them to your personal folder file (.pst). Items in all of your mailbox folders including the Deleted Items and Sent Items folders count against your size limit. You must empty the Deleted Items folder after deleting items or the space will not be freed. See client Help for more information. Funzioni disabilita te Nessuna Azioni suggerite E consigliato eseguire manutenzion e sulla mailbox (vd. punti 1 e 2) 2 995Mb Your mailbox is over its size limit Your mailbox has exceeded one or more size limits set by your administrator. Your mailbox size is xxxx KB. Mailbox size limits: You will receive a warning when your mailbox reaches xxxx KB. You cannot send mail when your mailbox reaches xxxx KB.You may not be able to send or receive new mail until you reduce your mailbox size. To make more space available, delete any items that you are no longer using or move them to your personal folder file (.pst). Items in all of your mailbox folders including the Deleted Items and Sent Items folders count against your size limit. You must empty the Deleted Items folder after deleting items or the space will not be freed. See client Help for more information. Invio (Viene permessa la sola ricezione di messaggi) E opportuno eseguire manutenzion e sulla mailbox (vd. punti 1 e 2) 3 1Gb Your mailbox is closed Your mailbox has exceeded one or more size limits set by your administrator. Your mailbox size is xxxx KB. Mailbox size limits: You will receive a warning when your mailbox reaches xxxx KB. You cannot send mail when your mailbox reaches xxxx KB. You cannot send or receive mail when your mailbox reaches xxxx KB. You may not be able to send or receive new mail until you reduce your mailbox size. To make more space available, delete any items that you are no longer using or move them to your personal folder file (.pst). Items in all of your mailbox folders including the Deleted Items and Sent Items folders count against your size limit. You must empty the Deleted Items folder after deleting items or the space will not be freed. See client Help for more information. Invio e Ricezione (la casella è bloccata!) E necessario eseguire manutenzion e sulla mailbox (vd. punti 1 e 2) Pag. 34 di 46

35 Nei tre casi indicati, sono consigliati alcuni accorgimenti che consentono una gestione ottimale della casella di Posta Elettronica Certificata: 1. è buona norma predisporre delle cartelle in locale (vedi cap ); questo permette di gestire e conservare localmente messaggi, ricevute di accettazione e ricevute di avvenuta consegna (tali ricevute contribuiscono in misura significativa al raggiungimento del limite dei 30 MB); 2. è buona norma inviare allegati in modalità compressa. Inoltre, nel caso di utilizzo della casella di Posta Elettronica Certificata da una sola postazione di lavoro, è consigliabile utilizzare il protocollo POP3S per la ricezione dei messaggi; in questo caso, si rende indispensabile, non richiedere di conservare una copia dei messaggi sul server togliendo il relativo flag dall opzione indicata alla pag. 8 Pag. 35 di 46

36 7 CONSULTAZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA VIA BROWSER WEB La consultazione e l invio di Posta Elettronica Certificata via WebMail non comporta praticamente nessuna differenza rispetto al client appena descritto. Outlook Web Access (OWA) rende possibile l accesso alle caselle di posta certificata, sia dall ufficio che da casa, tramite una connessione internet. Gli utenti possono inviare e ricevere messaggi ma non scaricarli in locale. L indirizzo internet per accedere al servizio OWA è il seguente : Dopo aver digitato l indirizzo, si apriranno due finestre di Avviso di protezione : Cliccare Si. Il server, a questo punto, come prima cosa chiederà le proprie credenziali in termini di Nome Utente e Password, come mostrato nella figura seguente: Pag. 36 di 46

37 Dopo aver inserito le credenziali si accederà alla propria casella postale, la visualizzazione è molto simile ad OutLook: Pag. 37 di 46

38 per leggere un messaggio è sufficiente cliccare due volte su di esso: Pag. 38 di 46

39 All interno del messaggio ci sarà un allegato denominato "postacert.eml" contenente il messaggio originale spedito, per leggerlo si deve cliccare su di esso dopodiché il sistema chiederà se si intende aprire l allegato o salvarlo su disco: Se si intende aprire l'allegato selezionare il pulsante Apri, altrimenti per salvare l allegato in locale e visualizzarlo successivamente, selezionare il pulsante Salva ; se il sistema di posta Pag. 39 di 46

40 predefinito per aprire i file con l'estensione.eml è OutLook Express, come nell esempio, questo aprirà l'allegato richiesto e lo visualizzerà: Per creare ed inviare un messaggio si deve cliccare sul tasto Nuovo in alto a sinistra nella pagina iniziale di OWA, dopodiché si aprirà una finestra dove poter inserire l'indirizzo del destinatario, l oggetto, il testo del messaggio e così via: Pag. 40 di 46

41 se si vogliono inserire degli allegati bisogna cliccare sul pulsante Allegati finestra come la seguente:, si aprirà una cliccando sul pulsante Apri verranno inseriti i dati del percorso del file, se si intende allegare altri files è sufficiente ripetere i passi precedenti; Pag. 41 di 46

42 il messaggio è ora pronto per essere spedito cliccando sul pulsante Invia. 7.1 Installazione dell S/MIME Controll Per una corretta gestione delle mail firmate digitalmente si richiede l installazione della pluginn S/MIME Control. Per installare il componente portarsi nella finestra delle Opzioni e individuare la sezione Protezione posta elettronica. Pag. 42 di 46

43 Da qui è possibile installare la componente ciccando sul tasto Download o reinstallarla se necessario Pag. 43 di 46

44 7.2 Cambio Password Accedere alla casella di posta, in basso a sinistra, cliccare sul tasto Opzioni ; a questo punto sulla finestra destra, appariranno tutte le informazioni relative alla casella che possono essere modificate, scorrere la schermata fino a visualizzare il tasto cambio password : Cliccando sul tasto apparirà la seguente maschera: Pag. 44 di 46

45 Inserire i dati dell account di cui si vuole resettare la password e ciccare su OK, scegliendo il tasto Reset i campi appena popolati verranno riportati ai valori iniziali. Pag. 45 di 46

46 CLIENT COMPATIBILI Di seguito è riportato un elenco di client di posta elettronica che possono essere usati per l invio e la ricezione della Posta Elettronica Certificata. Outlook Express 5.x e 6.00; Outlook 2000, 2002 e 2003, XP, Per consultare la Posta Elettronica Certificata tramite un browser web è necessario utilizzare Microsoft Internet Explorer 6 con Service Pack 1 o successivi in quanto altri browser non garantiscono una completa compatibilità con Outlook Web Access (OWA). Pag. 46 di 46