Business Impact Analsys - BIA (A case study) Servizi erogati da Cineca per conto del MIUR

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1 Business Impact Analsys - BIA (A case study) Servizi erogati da Cineca per conto del MIUR

2 Obiettivo Obiettivo del presente documento è di illustrare le attività di Business Impact Analysis svolte per i servizi erogati da CINECA per conto del Ministero dell Istruzione dell Università e della Ricerca (MIUR) in termini di metodologia adottata e risultati ottenuti. Verranno in particolare descritti i passi seguiti e risultati ottenuti per: l identificazione dei servizi critici e quindi del perimetro del piano di Continuità Operativa l identificazione dei processi, delle catene tecnologiche e dei dati a supporto dei servizi l identificazione delle dipendenze tra processi, applicazioni e dati l analisi dei requisiti di continuità operativa in termini di Recovery Time Objective (RTO), Recovery Point Objective (RPO)

3 Approccio metodologico Il servizio è erogato attraverso dei processi che sono stati distinti in: Esempi di processi chiave: Processo raccolta dati: che mette a disposizione del servizio tutta una serie di dati, ad es: dati sui docenti, dati registrazione utente, dati su progetti vari etc.. fondamentali per la corretta erogazione del servizio stesso Processo di valutazione: processo necessario per servizi che necessitano di una valutazione e creazione di una graduatoria (Es: FIRB, PRIN, Futuro in ricerca etc ) Esempi di processi di supporto: Consulenza applicativa: processo di supporto agli utenti per il corretto o migliore utilizzo dei servizi, per la valutazione di criticità o nuovi requisiti processi chiave processi di supporto I processi chiave sono peculiari del servizio in questione, necessari alla sua corretta erogazione e direttamente collegati con il risultato realizzato. I processi di supporto possono essere generici e funzionali a più servizi, ma possono non essere strettamente necessari per la corretta erogazione e non sono direttamente collegati con il risultato del processo.

4 Applicazioni Ciascuno dei processi che supportano il servizio, può essere più o meno abilitato/automatizzato informaticamente da una o più applicazioni software

5 Flussi informativi Ciascuna applicazione è rappresentata a sua volta come un sistema semplice che, in base a dei dati in input, produce dei dati in output. Definiamo flussi informativi lo scambio di dati in input ed output alle applicazioni

6 Criteri di valutazione degli impatti Per ciascun servizio sono stati valutati i possibili scenari di impatto a scelta tra 4 scenari predefiniti. Impatto reputazionale Impatto economico Impatto operativo (inefficienze del servizio per gli utenti e/o per chi eroga) Impatto normativo Per impatto si intende il livello di gravità della conseguenza di un evento che causi interruzione del servizio e/o perdita dei dati. Il livello di gravità viene valutato dal proprietario del servizio o comunque da chi, per il ruolo che ricopre, ne deve e ne può rendere conto; eventuali impatti per gli utenti del servizio si rifletteranno, normalmente, su impatti per l erogatore. Per questo motivo nella valutazione abbiamo considerato solo la valutazione del proprietario e non dell utente.

7 Livello di impatto Le valutazioni sono attribuite sulla base di una scala a 4 valori: basso, medio-basso, medio-alto, alto. La scala a quattro valori è stata scelta per compatibilità con le scale predisposte nelle schede di autovalutazione di DigitPA. impatto basso:un impatto, seppure esistente, trascurabile negli effetti, per gli utenti del servizio e per l erogatore. Si considera tale un disservizio fisiologico accettabile che non pregiudica in alcun modo le caratteristiche qualitative del servizio né tantomeno viola standard e/o normative. Richiede interventi non significativi e differibili per il completo ripristino. impatto medio-basso: un impatto che non sia trascurabile nelle conseguenze, per gli utenti del servizio e per l erogatore. Si considera tale un disservizio che pregiudichi la qualità complessiva del servizio o la sua percezione da parte degli utenti in modo non elevato ma neanche trascurabile. Richiede interventi di carattere organizzativo e/o tecnologico per il rientro alla normale attività che comportano un limitato onere finanziario e/o disagio organizzativo.

8 Livelli di impatto impatto medio-alto: un impatto serio per gli utenti del servizio e/o per l erogatore. Pregiudica la qualità del servizio e/o la sua percezione da parte degli utenti in modo rilevante. Richiede interventi di carattere organizzativo e/o tecnologico per il rientro alla normale attività che comportano sempre un onere finanziario e disagi organizzativi. impatto alto: un impatto che pregiudica seriamente la qualità del servizio, comporta una seria violazione contrattuale, la perdita di una licenza, di un settore di mercato, di un importante cliente, con scarse possibilità di recupero se non con elevatissimi costi paragonabili all investimento fatto per la realizzazione del servizio stesso. Viene messo in discussione il futuro del servizio stesso, in alcuni casi, per i servizi più critici viene messa in discussione la sopravvivenza aziendale.

9 Impatto in funzione del tempo di interruzione Per arrivare ad identificare i servizi più critici si è introdotto un meccanismo di valutazione degli impatti in funzione della durata della interruzione del servizio. Per ciascuna delle tipologie di impatto il meccanismo prevede che venga attribuito un valore di impatto (scala a 4 valori) all avanzare del tempo di interruzione del servizio stesso (a valori prefissati: >96).

10 RTO L impatto in funzione del tempo di interruzione viene utilizzato per la determinazione del Recovery Time Objective (RTO). L' RTO, viene attribuito al servizio nel suo insieme (non alle singole applicazioni che lo costituiscono e che quindi erediteranno il requisito). Sulla base delle curve di impatto è stato stabilito di porre come requisito di ripristino dei servizi, RTO, il valore, in termini di ore, corrispondente al passaggio dell impatto da una gravità di livello medio-basso ad una di livello medio-alto.

11 Priorità di ripristino Ai fini della prioritizzazione nella recovery dei servizi aventi stesso RTO, si considerano maggiormente critici: i servizi che nella evoluzione temporale a parità di durata di interruzione hanno valore di impatto più elevato (rapidità di crescita dell'impatto) i servizi che a parità di durata di interruzione e valore di impatto hanno impatti in un numero maggiore di scenari (es. reputazione + operativo) vedi oltre

12 Impatto in funzione della perdita dei dati L impatto causato dalla perdita dati, per un dato servizio, è stimato sulla base dei dati più critici gestiti dal servizio stesso. I dati sono censiti nell ambito del rilevamento delle applicazioni che supportano i processi del servizio. Quindi un servizio può gestire flussi di dati con criticità diverse.

13 Impatto in funzione della perdita dei dati Per identificare i servizi con maggiore criticità nella gestione dei dati, si è introdotto un meccanismo di valutazione degli impatti sul servizio in funzione del periodo di perdita di dati. Il valore di impatto identificato è quello richiesto per i dati più critici, e viene attribuito all intero servizio. Per ciascuna delle tipologie di impatto il meccanismo prevede che venga attribuito un valore di impatto (scala a 4 valori) all avanzare del tempo di perdita dei dati (a valori prefissati: >96).

14 RPO Il requisito di consistenza dei dati, RPO, viene attribuito ai singoli dati gestiti; pertanto per uno stesso servizio, costituito da più applicazioni che trattano diversi dati, potrebbero esserci diversi RPO per i diversi dati. Come già detto, verrà considerato il valore di RPO più basso richiesto per i dati più critici trattati dal servizio. Analogamente al requisito RTO, sulla base delle curve di impatto è stato stabilito di porre come requisito di consistenza dei dati RPO il valore, in termini di ore, corrispondente al passaggio dell impatto da una gravità di livello medio-basso ad una di livello medio-alto.

15 Dipendenze Il modello si basa sull assunto che possano esistere diversi gradi di dipendenza tra i servizi censiti pur avendo cercato di considerare quanto più possibile servizi autoconsistenti. Tali dipendenze possono essere dovute a condivisione di parti di processo o a condivisione di sistemi applicativi e/o Data Base. Le interdipendenze hanno impatto diretto: sulla definzione del perimetro dei servizi critici sul riallinemento dei valori di RTO e RPO A questo scopo nel censimento dei processi e delle applicazioni vengono riportate le eventuali dipendenze.

16 Dipendenza Indiretta Due applicazioni diverse (concorrenti nell ambito dello stesso servizio o di servizi a loro volta diversi) condividono per alcune funzioni lo stesso DataBase schema : l applicazione B, per il suo funzionamento, richiede la lettura e/o successiva elaborazione di dati presenti nel DB schema X e prodotti precedentemente dall applicazione A. in questo tipo di dipendenza, per l esecuzione dell applicazione B, non è richiesta la contemporanea esecuzione dell applicazione A ma è sufficiente che siano presenti i dati richiesti nel DB schema X prodotti in modo del tutto asincrono dall applicazione A.

17 Dipendenza diretta Due applicazioni diverse (concorrenti nell ambito dello stesso servizio o di servizi a loro volta diversi) condividono per alcune funzioni lo stesso DataBase schema : l applicazione B, per il suo funzionamento, richiede la lettura e/o successiva elaborazione di dati presenti nel DB schema X e prodotti precedentemente dall applicazione A. in questo tipo di dipendenza, per l esecuzione dell applicazione B, è richiesta la contemporanea esecuzione dell applicazione A che produce in modo pressoché sincrono i dati richiesti e li rende disponibili nel DB schema X.

18 Servizi interdipendenti Un applicazione relativa ad un certo servizio, per il suo corretto funzionamento dipende dall esecuzione di molte applicazioni relative ad un altro servizio. Questo tipo di dipendenza indica una forte correlazione tra due servizi. I rispettivi requisiti di continuità dovranno essere opportunamente allineati.

19 Verifica ed allineamento dei risultati Il modello realizzato consente di verificare la coerenza dei dati raccolti e di allineare i valori di RTO/RPO dove necessario. A tale scopo sono state definite le seguenti regole: Regola 1: tutte le applicazioni funzionali (prodromiche) ad un servizio ereditano l RTO assegnato al servizio stesso Regola 2: applicazioni che dipendono direttamente (dipendenza di tipo 2 o 3) da altre applicazioni con RTO più alto contagiano queste ultime con il loro RTO Regola 3: una stessa applicazione funzionale a più servizi eredita l RTO del servizio più critico Regola 4: I DB su cui accedono diverse applicazioni ereditano l RTO dell applicazione con RTO più basso; Regola 5: RPO diversi per lo stesso dato (che può essere diversamente critico a seconda delle applicazioni) vengono allineati all RPO più basso Regola 6: a ciascun servizio viene attribuito un valore di RPO allineato al valore di RPO del dato più critico tra quelli scambiati dalle applicazioni a supporto

20 Strumenti utilizzati Schede di raccolta informazioni (Schede di BIA) atte a: Identificare i processi le catene tecnologiche e i dati a supporto dei servizi Identificare le dipendenze tra processi, applicazioni e dati Identificare i valori di RTO/RPO

21 Strumenti utilizzati Db access per facilitare il consolidamento dei dati raccolti e le successive elaborazioni è stato creato un db in Microsoft Access in modo da rispondere ai requisiti di: raccolta ed organizzazione dei dati presenti nelle schede di BIA capacità di immagazzinamento di un numero elevato di dati creazione di una struttura E-R (Entità-Relazioni) che mettesse in relazione le diverse componenti del servizio (processi, applicazioni, dati) e gli attributi assegnati (impatti, direzione del flusso dati); questi elementi sono in relazione molti-a-molti tra di loro il che ne rende difficile la gestione con excel possibilità di produrre report sui dati di interesse in un formato adeguato (es.: tabelle filtrate in funzione dei valori necessari alle verifiche di allineamento dei dati) facilità nella manutenzione dei dati processati

22 DB Access I dati provenienti dalle schede di BIA sono stati organizzati all interno della base dati con lo scopo di: estrapolare dei valori di sintesi per RTO/RPO da associare a ciascun servizio critico evidenziare eventuali disomogeneità tra i valori di RTO/RPO per le varie applicazioni

23 Tabelle master Elenco_servizi: lista di tutti i servizi abilitati da CINECA per MIUR con i relativi valori di impatto nel tempo Elenco_applicazioni: lista di tutte le applicazioni che vanno ad erogare i servizi analizzati Elenco_db: lista di tutti i database schema nei quali le applicazioni vanno a scrivere in output Elenco_dati: lista di tutte le tipologie di dati che vengono gestite dalle varie applicazioni in scrittura nei db schema di destinazione Elenco_processi: lista di tutti i processi chiave nell erogazione dei servizi Servizi_processi_applicazioni: tabella ponte nella quale sono state definite le relazioni tra i servizi ed i processi chiave Matrice_RPO: tabella ponte nella quale sono stati definite le relazioni tra gli altri dati master (es: applicazioni che erogano un determinato servizio, quale tipologia di dati vanno a scrivere ed in quale db etc )

24 Diagramma Entità-Relazioni

25 Risultati Servizi analizzati: sono stati individuati un totale di 43 servizi erogati da CINECA per conto del MIUR. Servizi critici in perimetro: sulla base dei risultati emersi nel corso dell analisi i servizi considerati critici per i quali si ritiene necessario il ricorso ad un piano di Continuità Operativa, sono 26. La scelta è stata fatta considerando critici servizi che: raggiungono, seppure con tempi diversi, un livello di impatto alto (4) (mentre i servizi ritenuti non critici raggiungono al più un valore di impatto medio-alto) raggiungono un livello di impatto almeno pari al medio-alto (3) in un tempo pari o inferiore a 48 ore

26 Risultati Numero di applicazioni a supporto dei servizi: per i 43 servizi analizzati sono state rilevate 179 applicazioni informatiche che supportano i processi sottesi. Di queste, 129 supportano i servizi critici.

27 Processi core Risultati Dall analisi dei 43 servizi è emersa la presenza di 261 processi, di cui 192 appartenenti ai 26 servizi critici. N.B.: sono stati rilevati i processi automatizzati dalle applicazioni Cineca, non sono stati rilevati eventuali altri processi di erogazione del servizio a carico dell organizzazione MIUR. Processi di supporto I processi di supporto individuati sono comuni a tutti i servizi analizzati: Consulenza applicativa Manutenzione applicativa Supporto sistemistico Elaborazione Dati

28 Tipologia di dati trattati: Risultati I dati trattati, relativi ai flussi informativi univoci rilevati tra tutte le 179 applicazioni sono 300 I dati trattati, relativi ai flussi informativi univoci rilevati tra le 129 applicazioni critiche sono 183

29 Risultati Flussi informativi: I flussi informativi rilevati in input e output alle 179 applicazioni, prese singolarmente, sono circa (il numero è superiore al numero dei dati univoci in quanto lo stesso dato univoco può essere in input ad un applicazione ed in output ad un altra oppure in input/output a più applicazioni). I flussi informativi rilevati in input e output alle 129 applicazioni critiche, prese singolarmente, sono circa

30 Risultati Analisi delle dipendenze: Non sono emerse delle dipendenze di tipo 2 (dirette condivisione DB sincrona)

31 Risultati Grado di condivisione DB: ll numero totale di database schema utilizzati dalle applicazioni analizzate è 56. Circa il 36% dei database schema (20 su 56) sono condivisi da almeno 3 applicazioni, mentre circa il 21% (11) condividono almeno 7 applicazioni.

32 Risultati

33 Tabelle riassuntive Valutazione impatti sui servizi (TUTTI) Servizi critici e valori di RTO/RPO

34 Principali scenari di impatto rilevati Sono stati valutati come scenari di impatto realistici, esclusivamente quelli: reputazionali operativi Nel caso entrambi gli scenari fossero applicabili in caso di interruzione di un servizio è stato definito un valore che identifica quello predominante: il valore 1 è attribuito allo scenario predominante, 2 allo scenario secondario; in caso di equivalenza viene attribuito il valore 1 ad entrambi gli scenari. L ordine degli scenari di impatto e la loro eventuale concomitanza non sono stati tenuti in considerazione per la selezione dei servizi critici, fatta solo in base ai valori risultanti di RTO ed RPO. Nell ambito dei servizi critici, il dato è comunque importante per evidenziare eventuali priorità nel recovery del servizio.

35 Principali scenari di impatto rilevati

36 Statistiche degli RTO e RPO Le statistiche si intendono dopo gli aggiustamenti con le regole di verifica precedentemente illustrate

37 Statistiche degli RTO e RPO Le statistiche si intendono dopo gli aggiustamenti con le regole di verifica precedentemente illustrate

38 Organizzazione I due Dipartimenti CINECA che si occupano della erogazione/gestione/sviluppo di servizi MIUR sono: Dipartimento MIUR Dipartimento DSET (Dipartimento Sistemi e Tecnologie)

39 Infrastruttura Tecnologica Alla BIA sono stati allegati i documenti che descrivono le componenti tecnologiche di dettaglio delle infrastrutture che erogano i servizi critici

40 Conclusione L'indagine ha consentito di: Rilevare/censire tutti i servizi erogati per MIUR Identificare i servizi critici Identificare i valori di RTO/RPO Identificare i processi, le risorse organizzative e tecnologiche a supporto dei servizi critici Identificare le interdipendenze funzionali tra applicazioni, dati e servizi (verificando un elevato grado di interallacciamento e condivisione )

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