Rapid Economic Justification (REJ) An introduction to the Microsoft REJ Framework

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2 I L V ALORE D I B USINESS D ELL I T INDICE RAPID ECONOMIC JUSTIFICATION (REJ) An introduction to the Microsoft REJ Framework 3 MICROSOFT ENTERPRISE CLUB REJ light, come dimostrare il valore di business degli investimenti IT7

3 AN INTRODUCTION TO THE MICROSOFT REJ FRAMEWORK Introduction IT investments are becoming larger and more strategic to most organizations. As a result, CFOs and CEOs are increasingly demanding quantifiable benefits to the business from these investments. Company executives want to know the business impact of investments in IT infrastructure in relation to investments in other strategic parts of the business, such as R&D, manufacturing, sales and marketing. Some companies are even requiring IT investments be mapped to shareholder value. Bottom line: IT Managers today must be able to show their CIO or CFO in hard numbers what kind of a return they can expect on their IT investment. But determining the bottom line when it comes to IT investments isn't always an easy thing to do. Traditionally, companies evaluate IT investments on the basis of cost improvements, primarily within IT. Methodologies tend to focus on Total Cost of Ownership (TCO) and the strategic role of IT driving new opportunities for the business is largely ignored. In this light, IT's benefits to the business can be difficult to quantify, and as a result are often left out of the business case. But though traditional accounting methods make it awkward to absolutely quantify IT's value, that doesn't mean the issue of IT's value should be ignored. This has created a need for a more refined approach to IT investment - an evaluation framework that can identify and quantify the payoffs from IT across functions, departments and value chain over a period of time. The economic justification of IT projects has been researched extensively in the past decade. While the models and techniques developed through this research provide a high degree of precision and mathematical certainty, they require extensive data and time to prepare. Our research shows that IT managers need a new, pragmatic, and quick approach to understanding and quantifying the value of IT investments. What is Rapid Economic Justification? Rapid Economic Justification (REJ) is a framework to help IT professionals analyze and optimize the economic performance of IT investments, and appropriate optimal resources and capital for IT projects. The core premise of this framework is that it is business centric and drives to align business priorities and IT investments. The focus is on business improvement, which may include operational efficiency as an important element, but not the primary focus. In a collaborative process, REJ enables both business and IT stakeholders to understand how technology capabilities can improve the metrics that define success for the business. BUSINESS ASSESSMENT SOLUTION BENEFIT COST Figure 1: REJ Steps - The REJ process consists of five individual steps, resulting in new optimization opportunities for your IT project. Each step focuses on a specific dimension of the economic analysis. REJ work starts with the understanding the business and ends with the metrics. Each step is articulated in the language of the business, so business executives clearly understand the tangible impact of the IT initiatives and gain a greater understanding and appreciation for the strategic implications of IT investment. This method is faster and more flexible than traditional methods, and produces just enough data to avoid the analysis paralysis that can often occur in developing a business case. RISK How is the Rapid Economic Justification Framework Used? FINANCIAL METRICS V A L U E The REJ Framework follows five logical steps represented below to derive the business value. Step 1: Understand the Business Value, like beauty, is "in the eye of the beholder," which is why the business and IT team members need a clear map to achieve a common perspective of what really drives the business and its investments. The Business Assessment Roadmap, shown below, identifies the key stakeholders, their critical success factors (CSF), the strategy to achieve them, and the key performance indicators (KPI) that determine success. Business Assessment Roadmap Stakeholders CEO CFO7VP CIO IT stuff Resellers Suppliers CSF Strategy KPI Current Desired Process Owners Figure 2: Business Assessment Roadmap 3

4 Step 2: Understand the Solutions Next, the project team will work with the owners of the key business processes using flow charts, fishbone graphs, and process analysis to identify ways of applying technology solutions to increase alignment with the organization's critical success factors. Step 3: Understand the Benefit/Cost Equation The benefit calculation in REJ goes beyond just an itemized list of benefits for the IT budget owners, traditionally found under the Total Cost of Ownership (TCO) umbrella. Benefits can be expressed in many ways, but they often fail to communicate in the language used by the business decision makers. In order to communicate effectively, the team uses tools and best practices that take the process from planning to implementation analysis to establishing metrics, where BDMs can evaluate the IT scenarios in terms of business value. Step Analyze Profile Quantify Scope Use well-known functional categories that give credibility to the analysis. An example would be use of a work breakdown structure (WBS) diagram to represent a process. Identify all of the benefits associated with a project, not just the 2-3 most obvious benefits. This can be derived from the analysis in the previous step. The common and unifying language for IT and non-it management is money. Approach Automation, disintermediation, or from the book "Information Economics:" Value Acceleration, Value Restructuring, Value Linkage, or TCO Savings. REJ Benefit Matrix Model and project data from best practices examples using techniques like Expected Monetary Value (EMV) Table 1: Profiling Benefit For example, an IT manager analyzes a Microsoft Office 2000 upgrade and determines that the improved reliability and functionality for the company's employees will result in a 10% cost reduction in system management and support. In the next step, the IT manager looks beyond IT impact and profiles which business tasks, functions, and processes can be improved using this technology. This will often involve a close investigation of how the technology is used in different departments across a company and determining how the new functionality will impact these business practices. REJ Benefit Matrix Value Creation - IT Value Creation - Business IT Application Operations Development Function Process in the Value Chain Increase or Protection of revenue $ $ $ Reduction and avoldeance future costs $ $ $ $ Figure 3: Benefit Matrix 4

5 The Microsoft Windows and Office 2000 upgrade will, for example, help the sales force more effectively communicate with customers and improve collaboration internally, which should help reach next quarter's sales goals. The same upgrade will also help the Human Resources department manage and share documents better, which will improve the turnaround time for making new hires. The same IT solution implemented in different situations creates very distinct returns on the company's investment that are only discovered through a careful inventory of company business processes. Finally, the team will quantify benefits using tools such as Expected Monetary Value, Real Option Theory, Five Steps to Productivity, etc. In our scenario, using the web collaboration features of Microsoft Office 2000, the sales department will be able to complete 20% more proposals with the same staff. This means x% more revenue and y% larger market share, resulting in a value chain reduction of the cost of items sold by z%. Benefits may be expressed in many ways, but the key is to express them in terms that match the needs of the business, and evaluate the total cost to achieve those benefits. REJ provides the modeling tools that leverage rich industry databases from the Gartner Group, CNI, IDC, BRG, and others to optimize the cost/benefit analysis. Step 4: Understand the Risks Many IT projects successfully build an economic justification identifying benefits and costs, but then fail to live up to the expectations of senior management or stakeholders. Accurately profiling potential risks of an IT investment can help avoid pitfalls by identifying various forms of risk, developing risk mitigation solutions, and adjusting the estimates of benefits and costs accordingly. The various categories of risks are profiled for their probability and impact using a matrix. This provides a visual representation of the risks associated with the project and the ability to perform sensitivity analysis and develop the necessary risk mitigation plans to optimize the economic impact. High Impact Low Impact Unlikely Likely Step 5: Understand the Financial Metrics Finally, the team projects the impact of the proposed IT investment in financial terms (such as IRR, NPV, and payback period) used by a specific company to present the business case for any investment. Figure 4: Risk Profiling Summary The Rapid Economic Justification framework builds a bridge of common language between IT and business executives to demonstrate how investments in IT benefit the business. This framework ensures that the IT projects are aligned with the specific business strategies and priorities; and that all stakeholders (business and IT) are committed to both the process and the final results. For more information For additional information about the Microsoft Rapid Economic Justification offering, please contact your local Microsoft office or your authorized Microsoft Solution Provider. Please also refer to or Microsoft Corporation. All rights reserved. This document is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS DOCUMENT. Microsoft and Windows are registered trademarks and Visual Basic is a trademark of Microsoft Corporation. 5

6 REJ LIGHT, COME DIMOSTRARE IL VALORE DI BUSINESS DEGLI INVESTIMENTI IT Scenario Gli investimenti in tecnologie IT stanno diventando sempre più importanti e strategici per la maggior parte delle organizzazioni. Diventa dunque un bisogno importante per i CEO e CFO poter quantificare i benefici che derivano da tali investimenti. I dirigenti di azienda sono interessati a conoscere l impatto sul business degli investimenti in IT rispetto a investimenti in altre aree di attività quali, per esempio, ricerca e sviluppo, vendite, marketing e produzione. Alcune società richiedono anche che gli investimenti in IT siano posti in relazione al valore che il titolo stesso può assumere. Oggi i CIO devono quindi poter mostrare ai loro CEO e CFO che tipo di ritorno economico può derivare da tali investimenti. Rapid Economic Justification La giustificazione economica dei progetti di IT è stata oggetto di un estesa campagna di ricerca nell ultimo decennio. Se da un lato i modelli e le tecniche sviluppate in seguito a questa ricerca forniscono un alto livello di precisione in termini quantitativi, dall altro richiedono una grande quantità di dati e tempo per la loro preparazione. I responsabili IT, tuttavia, hanno bisogno di uno strumento che consenta loro di comprendere nel più breve tempo possibile il valore di un investimento in IT. In quest ottica si rende quindi necessaria una metodologia rapida di valutazione economica, che possa trovare impiego e fornire risultati attendibili nella maggior parte delle situazioni. Con Rapid Economic Justification ( giustificazione economica rapida ) o REJ, si intende un modello di riferimento in grado di aiutare i professionisti del settore IT a valutare i rendimenti economici degli investimenti in IT, a supporto del processo di definizione degli stanziamenti di risorse e capitali in progetti infrastrutturali e/o applicativi. Il modello REJ Il processo REJ si articola nei seguenti passi successivi: BUSINESS ASSESSMENT SOLUTION BENEFIT COST FINANCIAL METRICS VALUE RISK Step 1: Analisi del business In questa fase vengono descritti gli obiettivi aziendali che si vogliono perseguire e si identificano i parametri di valutazione degli stessi. Step 2: Analisi della soluzione In collaborazione con i responsabili dei processi aziendali identificati, vengono ricercate le soluzioni IT da adottare. Avvalendosi dei più opportuni strumenti vengono analizzati gli effetti dell applicazione delle soluzioni tecnologiche per ottimizzare l allineamento dei processi con i fattori critici di successo dell organizzazione. 6

7 Step 3: Determinazione dell equazione costi/benefici Con riferimento alle iniziative di business, l analisi REJ ha l obiettivo di analizzare, identificare e quantificare i benefici indotti dalle iniziative d evoluzione IT, per confrontarli con i costi relativi da sostenere. Step 4: Valutazione dei parametri finanziari Il gruppo di lavoro valuta quindi (qualora possibile e compatibile con gli obiettivi dell analisi svolta) l impatto dell iniziativa IT in termini finanziari sul bilancio d esercizio, espresso in utili per azione (EPS, Earning per Share) e valore aggiunto economico (EVA, Economic Value Added) marginali. Step 5: Valutazione dei rischi Lo scopo di questa fase è facilitare l identificazione delle varie forme di rischio, lo sviluppo di soluzioni per la riduzione dei rischi individuati e il conseguente adeguamento delle stime relative ai benefici e ai costi. Servizio REJ Light REJ non solo costituisce un mezzo di comunicazione tra gli specialisti IT e i manager del business, ma consente di dimostrare come gli investimenti in IT creino valore per l impresa. Il modello REJ assicura che i progetti IT siano in sincronia con le priorità e con le specifiche strategie del business e anche che tutti gli operatori (business e IT) siano impegnati nei confronti dei risultati finali. Poiché il modello completo di analisi comporta un certo impegno di tempo e risorse del cliente affiché possano essere mappati tutti gli investimenti in IT, proponiamo qui una versione light del servizio, che possa con egual esaustività fornire l analisi del ROI associato a un singolo scenario identificato dal cliente. Questo servizio è offerto da Senior Consultant specializzati di Microsoft Services e ha la durata complessiva di 7 giorni. Il Senior Consultant svolgerà l attività per una parte in back office (3 giorni) e per una parte on site con la collaborazione del cliente (4 giorni). Come risultato finale sarà prodotto un report con analisi del ROI associato allo scenario analizzato. Gli elementi essenziali del report saranno: il business assessment con descrizione degli obiettivi aziendali; l analisi della soluzione; la valutazione dei parametri finanziari; la valutazione dei rischi; la determinazione dei costi e benefici Microsoft. Tutti i diritti riservati. Questa pubblicazione è puramente informativa. MICROSOFT NON OFFRE ALCUNA GARANZIA, ESPLICITA O IMPLICITA SUL CONTENUTO. Microsoft è un marchio registrato di Microsoft Corporation. Gli altri marchi registrati citati sono di proprietà delle rispettive società. Microsoft -Centro Direzionale San Felice -Pal. A Via Rivoltana, Segrate (MI) Visitateci su Internet Servizio Clienti , 7

8 2003 Microsoft Corporation. All Rights Reserved. Terms of Use. Gli altri marchi registrati sono di proprietà delle rispettive società.

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