Audit. L implementazione del report unico all interno delle imprese. The implementation of integrated reporting within companies. kpmg.

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1 Audit L implementazione del report unico all interno delle imprese The implementation of integrated reporting within companies kpmg.com/it

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3 Indice Premessa 5 Reporting unico e stakeholder di riferimento 5 Verso la creazione di un framework riconosciuto 6 Possibili benefici riferiti all implementazione del report unico all interno dell organizzazione aziendale 7 Possibili criticità riferite all implementazione del report unico all interno dell organizzazione aziendale 8 L auditing del reporting unico 9 Conclusioni 10 Contents Introduction 13 Integrated reporting and main stakeholders 13 Towards the creation of a recognised framework 14 Potential benefits of implementing integrated reporting within a company organisation 15 Potential critical issues of implementing integrated reporting within a company organisation 16 Auditing the integrated report 17 Conclusions KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano e fa parte del Network KPMG di entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati.

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5 L implementazione del report unico all interno delle imprese 5 L implementazione del report unico all interno delle imprese Premessa La Corporate Sustainability può essere definita come la capacità di rimanere produttivi nel tempo e salvaguardare il contesto in cui l impresa opera restando competitivi nel medio-lungo periodo 1 crescendo cioè, in modo sostenibile. A tal fine le imprese dovrebbero: rispettare l ambiente attraverso un corretto uso delle risorse e un continuo monitoraggio del proprio ciclo produttivo avere un dialogo continuo e aperto con le istituzioni (siano esse locali, nazionali o internazionali) e le comunità locali al fine di monitorare le aspettative del contesto in cui l impresa opera creare un rapporto chiaro e trasparente con i propri dipendenti al fine di motivarli e renderli partecipi della propria vision di business e della mission aziendale rispettare i diritti umani dei lavoratori operare nel mercato competitivo attraverso prodotti sostenibili e rispondenti alle norme degli enti regolatori e alle richieste dei clienti. Rispettando questi parametri l impresa monitora, attraverso il risk assessment, non solo i rischi di business ma anche quelli legati al contesto di riferimento in cui opera e interagisce con il mondo esterno. L impresa è un sistema vitale 2 che necessita, pena l estinzione, di un continuo interscambio positivo con il contesto di riferimento in parola. Tale interscambio può essere informale e volontario oppure istituzionale e richiesto per legge: un esempio tipico è l informativa che annualmente, attraverso la reportistica finanziaria (bilancio d esercizio), deve essere redatta dalle imprese. L informativa di bilancio, oltre ad essere un obbligo, rappresenta 1 KPI for ESG: A guideline for the integration of the ESG into financial analysis and corporate valuation. 2 G. Golinelli: L impresa sistema vitale, CEDAM un opportunità importante per l impresa attraverso la quale comunicare la propria vision, presentare il proprio modus operandi e intessere un proficuo interscambio con gli stakeholder. In realtà la reportistica finanziaria, codificata dai legislatori di riferimento, sta progressivamente integrando anche informazioni di natura sociale e di natura ambientale inglobando di fatto i report di sostenibilità (i.e. bilancio sociale, bilancio ambientale). Tale documento che integra informazioni di carattere finanziario, sociale ed ambientale, prende il nome di report unico o report integrato. A tal fine il report unico è un documento istituzionale di elevato potenziale informativo che contiene le informazioni ed i dati necessari per valutare la performance dell impresa in modo globale. In tal modo tutti gli stakeholder, ma soprattutto gli investitori, potranno valutare la capacità di sopravvivenza nel medio-lungo periodo dell impresa. 1. Reporting unico e stakeholder di riferimento Le informazioni sono le fondamenta per l efficienza dei mercati 3 : tale principio è ancor più vero alla luce della recente crisi e delle iniziative prese in considerazione dai governi, sia in ambito nazionale che internazionale, al fine di aumentare la trasparenza dei mercati e dell informativa finanziaria. La trasparenza non può prescindere dai principi eticocomportamentali adottati dalle imprese e dai processi implementati al fine di monitorare la loro operatività. Nell ultimo decennio, infatti, il numero di imprese che pubblica un reporting di sostenibilità è cresciuto in modo significativo: ad esempio la percentuale di società quotate del Global Fortune 250 che pubblicano un reporting di sostenibilità è passata dal 35% del 1999 all 80% nel Il processo di Corporate Responsibility nasce infatti con la presa di coscienza del management del concetto di sostenibilità, ovvero fare in modo che l impresa operi nel mercato nel rispetto della legge, della collettività e delle generazioni future. Secondo il Social Investment Forum (SIF), gli investitori che effettuano le loro scelte anche sulla base dei risultati economici, sociali e ambientali, cosidetti ESG performance (Environmental, Social, Governance), sono cresciuti del 34% confrontando il 2009 rispetto al 2005 e del 13% confrontando il 2009 rispetto al Bloomberg e Thomson Reuters per rispondere alle crescenti aspettative informative degli investitori, relativamente alle 3 Governance & Collaboration, establishing an International Connected Reporting Commitee, the Prince s Charities KPMG International Survey of Corporate Responsibility Reporting KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano e fa parte del Network KPMG di entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati.

6 6 L implementazione del report unico all interno delle imprese performance ambientali e sociali delle imprese, hanno aggiunto alle loro analisi dati relativi alle ESG performance. Per far fronte a tali richieste, le imprese dovrebbero ampliare il loro spettro informativo inserendo nell informativa di bilancio una serie di dati relativi alle ESG performance. A tal fine, il format per rispondere in modo appropriato a tali esigenze è proprio il report unico: documento, come accennato in precedenza, che incorpora al proprio interno il bilancio d esercizio, il bilancio di sostenibilità e l informativa aggiuntiva sulla corporate governance. Tale documento, essendo ricco di informazioni finanziarie e non, si rivolge ad un pubblico ampio e risponde alle principali esigenze informative dei vari stakeholder. Il report unico si differenzia infatti dagli altri documenti di comunicazione societaria per la sua duplice valenza informativa: da un lato, infatti, risponde ai quesiti degli operatori finanziari e degli shareholder (detentori di capitale), dall altro intende interpretare le aspettative degli altri stakeholder siano essi interni o esterni. L adozione del reporting unico comporta dei vantaggi sia per l impresa che per gli stakeholder: l impresa, grazie al reporting unico, informa gli stakeholder sulle performance ottenute rispetto agli obiettivi prefissati, sulla vision e la strategia adottata per raggiungere tali obiettivi e su tutti gli altri fattori che possono influenzare le performance future dell impresa l impresa, grazie al reporting unico, crea un ponte tra i programmi sociali, ambientali, di governance e le sue performance finanziarie gli investitori accedono a dati e informazioni dettagliate non solo in relazione alle performance finanziarie ma anche a quelle sulla sostenibilità dell impresa. Fondamentale a tal fine è lo stakeholder engagement, ovvero il coinvolgimento degli stakeholder attraverso incontri periodici o interviste grazie alle quali l impresa monitora le aspettative degli stakeholder e condivide con essi la propria visione strategica. Anche se al momento non esiste un framework di generale accettazione per il report unico, vi sono molteplici iniziative in tal senso. Se, infatti, sul contenuto del financial report ci sono pochi dubbi in quanto tale informativa è regolata da enti internazionali (IASB, FASB, ecc.), la sezione relativa ai dati e l informativa non economica è lungi dall essere standardizzata e universalmente riconosciuta. In tale contesto il framework GRI-G3 certamente rappresenta un ottimo punto di partenza. 2. Verso la creazione di un framework riconosciuto Attualmente alcuni organismi internazionali (GRI, IIRC, ecc.) hanno attivato delle iniziative al fine di creare un framework di reporting unico che sia condiviso, coerente e globale, capace di offrire un informativa bilanciata e completa sulle performance non solo economiche, focalizzato verso gli obiettivi strategici del business e sul modello di governance. Tali fattori sono essenziali al raggiungimento degli obiettivi strategici della società e riflettono nuove sfide ed opportunità, comprese quelle derivanti dal cambiamento climatico, dai trend demografici e dai cambiamenti negli stili di consumo. Un aspetto critico del reporting unico riguarda l elevato volume di informazioni che rischia di ridurre la trasparenza e la chiarezza dell informativa di bilancio più che aumentarla. L IIRC (International Integrated Reporting Committee) Tra le iniziative più significative spicca quella denominata IIRC, sponsorizzata dal Principe di Galles, anche conosciuta come l Accounting for Sustainability Project (A4s) che, l 11 settembre 2009 in collaborazione con il Global Reporting Initiative, ha organizzato un meeting che ha coinvolto anche l ONU e i rappresentanti del G20 per proporre un format di reporting unico da far adottare al G20. A tal fine, è stato creato un gruppo di studio ad hoc per creare un framework di report unico ben delineato e comparabile. Gli obiettivi del framework sono: a) sostenere le esigenze informative degli investitori di lungo periodo, mostrando le conseguenze di un processo decisionale di lungo termine b) riflettere le interconnessioni tra fattori ambientali, sociali, di governance e finanziari che influiscono nel processo decisionale, sulle scelte di lungo periodo rendendo chiaro il legame tra sostenibilità e valore economico c) fornire un framework di riferimento in modo tale che i fattori ambientali e sociali possano essere presi in considerazione sia nel processo decisionale sia riportati sistematicamente nei processi di rilevazione aziendale d) riequilibrare gli indicatori di performance attualmente sbilanciata verso i risultati di breve periodo. Le informazioni finanziarie, prese singolarmente, possono fornire un immagine distorta delle performance aziendali, mentre dovrebbero essere presi in considerazione anche altri fattori di 2011 KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano e fa parte del Network KPMG di entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati.

7 L implementazione del report unico all interno delle imprese 7 natura ambientale e sociale. Al fine di offrire agli investitori e agli altri stakeholder un informativa sulle performance dell impresa completa e chiara, lo strumento più adatto appare essere il report unico. Tale report dovrebbe presentare le informazioni in modo tale da fornire un link tra le varie tipologie di dati (finanziari e non). Esempi di tali collegamenti possono essere: collegamento tra la strategia aziendale ed i cambiamenti nelle dinamiche economiche globali, temi della sostenibilità con le implicazioni finanziare ad esse collegate, incentivi economici al management rispetto ai rischi e alle scelte aziendali. Un reporting model così strutturato è in grado di supportare una maggiore comprensione del business e, così facendo, contribuire a creare un economia più sostenibile. In particolare, il report unico dovrebbe: a) focalizzarsi sul contesto strategico e di mercato dove l impresa opera descrivendo come il business può cambiare nel tempo b) fornire chiarezza sulle modalità di gestione del business e sulle modalità di retribuzione e incentivi ai dipendenti circa il raggiungimento di obiettivi di business sostenibili c) garantire la trasparenza sulle dinamiche del modello di business e sui rischi e le opportunità che emergono, compresi fattori ambientali (cambiamento climatico, uso delle risorse, emissioni, rifiuti) e sociali (sicurezza sul lavoro, diritti umani) d) descrivere il collegamento tra il raggiungimento degli obiettivi strategici dell impresa, le performance finanziarie e gli indicatori di sostenibilità. L IIRC, attraverso il suo modello di reporting unico, si propone di: a) avvicinare il report alle informazioni usate quotidianamente dal management per gestire il business giorno per giorno presenti nel report unico. Tale organo però non dovrebbe essere responsabile dello sviluppo di standard contabili (funzione demandata ad altri organismi internazionali), quanto piuttosto, dovrebbe garantire una supervisione strategica ed essere fonte di orientamento per l applicazione del modello. Il suo mandato potrebbe includere, oltre che fornire, una vision globale; elaborare una road map di supporto allo sviluppo; stabilire strutture e meccanismi al fine di creare sinergie e collaborazione tra le organizzazioni esistenti che sono comunque coinvolte nella stesura di principi cui le imprese devono sottostare nella redazione della loro informativa aziendale (ad esempio IASB, UE, GRI). Ad oggi gli step ancora da compiere da parte dell IIRC quindi sono: a) formare un gruppo di lavoro, multinazionale, rappresentativo di tutte le organizzazioni attivamente interessate ed esperte nei diversi aspetti riguardanti il reporting unico, in modo da coordinare l azione di sviluppo e condividere le attività di ricerca e sviluppo b) sviluppare opzioni per la struttura di governance necessaria per la creazione dell International Integrated Reporting Committee, assicurando adeguata rappresentazione e legami con le organizzazioni esistenti c) cercare di mobilizzare il maggior supporto internazionale, in particolare cercare di includere l argomento nell ordine del giorno del G20 5. Nel giugno 2011 l IIRC ha pianificato di rilasciare un Discussion Paper con la proposta di un framework per il reporting integrato e una proposta per l adozione di una road map per l adozione di tale framework. b) riequilibrare gli indicatori di performance non basandosi più su performance finanziarie di breve periodo c) fornire un framework per un report che preveda in modo completo gli aspetti relativi alla performance economica, ambientale e sociale. Secondo l IIRC, similarmente a quanto successo con il Financial Stability Board durante la crisi finanziaria, occorre che un solo organo si occupi della creazione di un modello di report unico in quanto c è il pericolo che ogni organizzazione o Stato crei un proprio standard rendendo di fatto impossibile la comparazione dei documenti. Al fine di acquisire il supporto e la fiducia di tutti gli stakeholder, il team di lavoro dovrà avere una rappresentanza geografica diversificata e un mix di skill adatti ai differenti aspetti 3. Possibili benefici riferiti all implementazione del report unico all interno dell organizzazione aziendale L implementazione all interno dei processi aziendali del report unico potrebbe apportare diversi benefici all impresa. Tali benefici possono essere suddivisi a seconda della tipologia. Tra i benefici a livello strategico possiamo individuare i seguenti: l adozione del report unico amplia la visione degli impatti aziendali giacché il documento include parametri ed 5 Governance & Collaboration, establishing an International Connected Reporting Commitee, the Prince s Charities KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano e fa parte del Network KPMG di entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati.

8 8 L implementazione del report unico all interno delle imprese informazioni che vanno oltre le informazioni finanziarie. Ciò può accrescere la creazione di valore grazie: a) all aumentata abilità di focalizzarsi su obiettivi legati a problematiche di grande rilevanza per gli stakeholder b) alla migliore capacità di comunicare gli impatti diretti ed indiretti sulla sostenibilità e di strutturare i legami esistenti tra il report finanziario e non c) alla maggiore consapevolezza sul tema della sostenibilità, sia internamente all impresa (a livello del top management e a livello operativo) che esternamente (con investitori e clienti). l adozione del report unico comporta la valutazione di un maggiore numero di rischi e di opportunità per l impresa. L organo di governo, grazie ad un regolare risk assessement, riesce a prevenire rischi strategici o di business legati agli impatti sociali ed ambientali dell impresa che possono influenzare la performance economica dell impresa l adozione del report unico potrebbe aumentare la consapevolezza dei dipendenti, in merito alla responsabilità sociale dell impresa, sia verso l ambiente esterno che verso l ambiente interno in cui essa opera ed una graduale sensibilizzazione sulle tematiche della sostenibilità nel processo decisionale. L implementazione del report unico è legata al rafforzamento delle tematiche legate alla sostenibilità all interno dell impresa che può portare a nuove opportunità di business come la possibilità di produrre nuovi prodotti sostenibili (es. veicoli ad alimentazione alternativa, prodotti ad alta efficienza energetica, prodotti ad alto contenuto di riciclabilità, ecc.) 6. Inoltre iniziative sostenibili possono permettere alle imprese un risparmio in termini di costi (es. progetti volti al miglioramento dell efficienza energetica, riduzione dei rifiuti e/o riutilizzo dei materiali). Tra i benefici a livello di coinvolgimento degli stakeholder possiamo individuare i seguenti: il report unico può consentire la valutazione più ampia di un impresa in quanto allarga lo spettro valutativo delle sue performance, non soffermandosi quindi solo su indicatori di carattere economico l ampliamento dello spettro informativo aziendale può comportare una maggiore consonanza dell impresa con le esigenze e le aspettative dei propri stakeholder 6 AA. VV. The landascape of integrated reporting: reflections and next steps. il report integrato è un utile tool per rendere più consapevoli gli stakeholder in merito alla complessità dell impresa e quindi ad alfabetizzarli l adozione del reporting unico potrebbe aumentare la possibilità di ottenere maggiore fiducia da parte degli stakeholder e del mercato. L inserimento di informazioni che permettono la valutazione delle performance d impresa non solo a livello economico ma anche ambientale e sociale, potrebbe creare un circolo virtuoso e aumentare la credibilità aziendale. Tra i benefici a livello organizzativo possiamo individuare i seguenti: l adozione del report unico richiede necessariamente una maggiore collaborazione tra le diverse funzioni dell impresa, specialmente tra l amministrazione e l unità della sostenibilità; inoltre si può immaginare una maggiore condivisione della mission e dei valori d impresa specie nelle imprese presenti in paesi diversi, in quanto è richiesta la collaborazione tra le varie funzioni aziendali per la raccolta delle informazioni necessarie alla redazione del documento l adozione del report unico può accrescere la consapevolezza delle problematiche e dei rischi. Infatti un management impegnato a fornire informazioni sul business, nel senso più ampio della parola, pone le basi per un continuo processo di miglioramento e innovazione dell impresa. 4. Possibili criticità riferite all implementazione del report unico all interno dell organizzazione aziendale L implementazione del report unico all interno dell impresa comporta l attivazione di un idoneo processo informativo supportato da adeguati sistemi integrati (generalmente ERP). Tale processo comporta inevitabilmente dei costi per l impresa, siano essi calcolati come ore uomo necessarie per lo sviluppo e il calcolo dei key performance indicators (KPI), sia come costi per software applicativi. Per tali ragioni è necessario che la decisione di implementare il report unico all interno dell impresa parta dall alto (top down) in quanto il commitment del più alto organo di governo potrà imprimere la forza necessaria per generare un cambiamento nelle modalità di riportare gli output informativi aziendali. Una volta implementato tale processo, l impresa potrà beneficiare di economie di scala, recuperando quindi totalmente o in parte gli investimenti effettuati, generate dalle sinergie 2011 KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano e fa parte del Network KPMG di entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati.

9 L implementazione del report unico all interno delle imprese 9 create dall adozione del report unico all interno dell impresa, da una maggiore conoscenza e conseguentemente da una migliore gestione dei rischi aziendali e da un ampliamento dello spettro informativo degli output aziendali a disposizione del management. Nello specifico possiamo individuare le seguenti criticità che potrebbero scaturire nel processo di implementazione del report unico all interno dell organizzazione aziendale: l adozione del report unico comporta un attribuzione di funzioni al controllo interno (internal audit) per la verifica dei processi di elaborazione dei dati e delle informazioni non economiche. Tali controlli dovrebbero focalizzarsi sia sulle metodologie di elaborazione dei dati sia sul processo di validazione dei dati stessi l adozione del report unico implica un ridisegno parziale delle procedure aziendali di reporting. E necessario, infatti, che vengano sviluppate procedure tali da assicurare la qualità nella raccolta delle informazioni. Inoltre è necessaria l implementazione di procedure di controllo delle informazioni inserite al fine di poter offrire al lettore un informativa completa, accurata e strutturata 7 l adozione del report unico comporta un ampliamento della struttura aziendale e conseguentemente dei costi di struttura in quanto dovrà essere implementato un sistema di reporting idoneo alla misurazione dei KPI legati alla performance ambientale e sociale. L implementazione potrebbe risultare lunga e rallentare il processo decisionale, comportando un aumento dei costi e un possibile irrigidimento della struttura aziendale. Una seconda serie di possibili criticità nel processo di implementazione del report unico può essere individuata nel documento stesso e nelle informazioni in esso racchiuse: il report unico, a causa della mole di informazioni presenti, potrebbe diventare fuorviante per gli utilizzatori del documento stesso, che potrebbero non comprendere il nuovo approccio adottato dall impresa ed avere difficoltà ad individuare le informazioni di loro interesse in un unico documento le diverse sezioni del documento, laddove redatte da soggetti/ unità differenti potrebbero non seguire un progetto editoriale coerente e vanificare, almeno in parte, lo sforzo informativo. Ulteriori criticità possono essere individuate a livello decisionale: l organo di governo, oltre a definire le linee guida, dovrebbe anche approvare il documento nella sua globalità. Ciò comporta che le informazioni di sostenibilità devono pervenire nei tempi stabiliti e rispettare le stesse scadenze di legge dell annual report (reportistica finanziaria) il management potrà avere difficoltà ad individuare delle linee guide condivise relative ai contenuti del report unico in quanto ad oggi non c è un framework di riferimento. Relativamente alle informazioni non economiche le linee guida GRI-G3 sicuramente rappresentano uno standard condiviso il report unico crea un fabbisogno di knowledge management, soprattutto in riferimento alla tematiche della sostenibilità 8 e alla loro gestione che potrebbe richiedere l assunzione di personale con un conseguente aumento dei relativi costi. 5. L auditing del reporting unico Ad oggi la revisione legale è obbligatoria solo per l annual report (bilancio d esercizio) mentre è volontaria per le informazioni non economiche. Il report unico quindi, per non perdere la sua credibilità e le sue qualità intrinseche a livello di informazioni e di comunicazione, dovrebbe essere assoggettato a procedure di revisione (c.d. assurance) obbligatoria anche per le informazioni non economiche, seppur con metodologie e complessità di analisi differenti. Tuttavia nell eventualità si volesse estendere la revisione legale anche alle informazioni non economiche, ciò non sarebbe oggi possibile per l assenza di standard di revisione che consentano di formulare un unico giudizio di revisione. Infatti, la revisione delle informazioni non economiche relative alla sostenibilità avviene attualmente in base ad uno specifico principio di revisione l ISAE 3000 International Standard on Assurance Engagements Assurance Engagements other than Audits or Reviews of Historical Financial Information ( ISAE 3000 ) 9, creato dallo IAASB (International Auditing and Assurance Standards Board). Tale principio stabilisce i principi base e le procedure essenziali al fine di emettere un giudizio professionale sul bilancio di sostenibilità. 7 KPMG Global Sustainability Services, Integrated reporting sustainable Insight, AA.VV. The landscape of integrated reporting: reflections and next steps KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano e fa parte del Network KPMG di entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati.

10 10 L implementazione del report unico all interno delle imprese All interno di tale documento sono trattati i seguenti temi: Requisiti etici Qualità del lavoro svolto Accettazione dell incarico Pianificazione del lavoro Utilizzo del lavoro dell esperto Ottenimento delle evidenze di revisione Preparazione della relazione. La revisione delle informazioni non economiche essendo di tipo volontario, a differenza di quanto richiesto per le informazioni e i dati di tipo economico-finanziario del bilancio d esercizio, può creare un asimmetria informativa ed uno svilimento degli stakeholder non finanziari rispetto a quelli finanziari. La mancata assurance del bilancio di sostenibilità (all interno del report unico) creerebbe infatti delle perplessità sul documento in toto da parte degli stakeholder e degli investitori interessati alla valutazione della performance a 360 dell impresa. Tale prospettiva risulterebbe ancora più critica in un contesto socio economico che ha ampliato la sua visione del business e del concetto stesso del fare impresa. In caso di mancata assurance del bilancio di sostenibilità, lo stakeholder non finanziario avrebbe accesso ad informazioni parziali, non verificabili e potenzialmente non complete, comportando una diminuzione del suo interesse verso il documento. Tale disinteresse renderebbe solo parzialmente efficaci gli investimenti effettuati dall impresa per implementare al suo interno un processo di gestione della sostenibilità e potrebbe portare ad un potenziale aumento della conflittualità tra gli stakeholder. 6. Conclusioni Allo stato attuale ci stiamo preparando ai cambiamenti del XXI secolo con il modello di business e il sistema di reporting del XX secolo 10 ; possiamo infatti affermare che nei prossimi anni la soglia di attenzione da parte degli stakeholder, che includono il mercato, in merito alle tematiche della sostenibilità, aumenterà sensibilmente 11 e con esse aumenterà la richiesta di informazioni su tali temi. Il report unico è il documento che può rispondere a tali esigenze grazie alla visione delle perfomance aziendali a 360 che esso offre. Ci sono voluti molti decenni per ottenere una certa uniformità nella reportistica finanziaria ma per elaborare uno schema di riferimento generalmente accettato assisteremo ad una rilevante accelerazione in un arco temporale molto breve. Un freno all adozione del report unico, ad oggi, è la mancanza di uno standard universalmente riconosciuto; alcune organizzazioni internazionali quali GRI, Prince s accounting for sustainability project, l IIRC stanno collaborando per creare uno standard che possa essere validamente riconosciuto dagli stakeholder. Tale standard di report unico, come afferma il prof. Mervyn King dovrebbe essere concluso nei prossimi due o tre anni in quanto, a causa dei cambiamenti in atto, non abbiamo il lusso del tempo. Una volta che tale standard sarà pronto, esso sicuramente farà da volano all adozione del report unico da parte delle grandi imprese come le linee guida GRI-G3, uscite nel 2006, hanno favorito la redazione da parte delle imprese del bilancio di sostenibilità nel decennio passato. L adozione del report unico da parte delle grandi imprese potrebbe portare ad un circolo virtuoso che comporterà un profondo cambiamento del fare reporting e il report unico potrà diventare l attore principale della comunicazione agli stakeholder delle performance aziendali integrate: non sarà più possibile distinguere asetticamente fra performance in termini economico-finanziari e performance in termini di sostenibilità. Per comprendere pienamente l importanza della rendicontazione integrata è possibile semplicemente riflettere sulla necessità per un numero sempre crescente di aziende, anche quindi piccole e medie, di elaborare codici di condotta rispetto ai propri fornitori al fine di un progressivo affermarsi del principio della Corporate Citizenship 12. In conclusione è possibile osservare come un numero sempre crescente di aziende, in particolare grandi aziende, si stia volontariamente orientando verso la rendicontazione integrata. Questa intuizione sociale di alcuni fra i principali CEO e CFO della comunità internazionale, costituirà un punto di riferimento che diventerà progressivamente più pervasivo diffondendosi con la rapidità che un mercato globale permette nel XXI secolo. 10 Il Principe di Galles, Sponsor ufficiale dell IIRC attraverso l organizzazione the Prince s accounting for sustainability project. 11 Lord Sharman al seminario del the Prince s accounting for sustainability project tenutosi a Londra il 17 dicembre Inteso come diritto di cittadinanza delle aziende da cui, ovviamente, derivano anche doveri di cittadinanza: crescita sostenibile in primis KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano e fa parte del Network KPMG di entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati.

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13 The implementation of integrated reporting within companies 13 The implementation of integrated reporting within companies Introduction Corporate Sustainability can be defined as the ability to stay productive over time, while safeguarding the context in which the company operates and remaining competitive in the medium to long term 13, thereby growing sustainably. To this end, companies should: respect the environment by using resources correctly and constantly monitoring their production cycle maintain continuous and open dialogue with institutions (whether they are local, national or international) and the local community, in order to monitor the expectations of the context in which the company operates forge a clear and transparent relationship with their employees to motivate and involve them in their business vision and corporate mission respect workers human rights operate in a competitive market by offering sustainable products that are up to the standards of regulatory bodies and customers demands. When meeting these criteria, companies assess not only business risks but also the risks related to the context in which they operate and interact with the outside world. In this way, the company is a vital system 14 which requires continuous positive interaction with its context, or it will die. This interaction can be informal and voluntary or institutional and legally mandated: examples of typical interaction are the annual disclosures that companies are required to provide in the form of financial reporting (financial statements). 13 KPI for ESG: A guideline for the integration of the ESG into financial analysis and corporate valuation. 14 G. Golinelli: L impresa sistema vitale, CEDAM Not only do financial statements fulfil an obligation, but they provide a crucial opportunity for companies to share their vision, present their modus operandi and generate fruitful interaction with stakeholders. In practice, we are seeing financial reporting, which has been systemised by the relevant legislators, progressively integrate social and environmental information as well, absorbing the sustainability report (i.e. the social report or the environmental report). This document, which integrates financial, social and environmental information, has taken the name single report or integrated report. To this end, the integrated report is an institutional document with significant reporting potential, containing information and figures necessary to evaluate the company s overall performance. In this way, all stakeholders, and investors especially, may evaluate the company s ability to survive in the medium to long term. 1. Integrated reporting and main stakeholders Information is the foundation of efficient markets 15 : the truth of this principle is even more evident in the light of the recent crisis and the measures under consideration by governments, at both domestic and international level, to increase the transparency of markets and financial reporting. Transparency goes hand-in-hand with the codes of ethics and conduct adopted by companies and the processes implemented in order to monitor operations. Indeed, in the past decade, the number of companies that publish sustainability reports has grown considerably: for instance, the percentage of listed companies included in the Global Fortune 250 that publish integrated reports has risen from 35% in 1999 to 80% in The corporate responsibility process begins when management becomes aware of the concept of sustainability, or begins taking steps so that the company operates in the market in accordance with the law and with respect for the community and future generations. According to the Social Investment Forum (SIF), investors who base their decisions on financial, social and environmental results - i.e., ESG (environmental, social and governance) performance - grew by 34% from 2005 to 2009 and by 13% from 2007 to In order to meet investors growing requirements for information on companies environmental and social performance, Bloomberg and Thomson Reuters have broadened the scope of their analyses to include ESG performance figures. 15 Governance & Collaboration, establishing an International Connected Reporting Committee, the Prince s Charities KPMG International Survey of Corporate Responsibility Reporting KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and a member firm of the KPMG Network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

14 14 The implementation of integrated reporting within companies In turn, to meet these requirements, companies must expand the scope of their reporting to include a series of ESG performance data in their financial reports. To this end, the format that most adequately meets these needs is the integrated report: it is a document that, as described above, incorporates the financial statements, the sustainability report and additional disclosures on corporate governance. As this document provides a wealth of financial and other information, it targets a wider public and meets the main informational requirements of the various stakeholders. The integrated report stands apart from other corporate reports in that it addresses the informational needs of two types of stakeholders: on the one hand, it answers the queries of financial operators and shareholders (owners), while on the other, it aims to interpret the expectations of other internal and external stakeholders. Adopting an integrated report is advantageous for both the company and stakeholders: the company, through integrated reporting, informs stakeholders of its performance with respect to its goals and describes its vision and strategy for achieving those goals, as well as all other factors that could impact the company s future performance the company, through integrated reporting, bridges the gap between social, environmental and corporate governance programmes and its financial performance investors have access to detailed data and information not only on financial performance but on the company s sustainability as well. One fundamental aspect in this respect has been stakeholder engagement, i.e., the involvement of stakeholders through periodic meetings or interviews through which the company monitors stakeholders expectations and explains its strategic vision to them. Although there is no generally accepted framework for the integrated report at this time, there are a number of projects heading in this direction. If, indeed, there are few doubts as to the content of the financial report, as its format is regulated by international bodies (IASB, FASB, etc.), the section dedicated to non-financial data and disclosures is far from being standardised and universally recognised. In this context, the GRI-G3 framework certainly provides an excellent starting point. 2. Towards the creation of a recognised framework Certain international bodies (GRI, IIRC, etc.) have currently begun projects to create an integrated reporting framework that is approved, consistent and global, offering complete and balanced information on not only financial performance, but the strategic goals of the business and its corporate governance model as well. These factors are crucial in achieving the company s strategic goals, and they reflect new challenges and opportunities, including those related to climate change, demographic trends and changes in consumers spending patterns. One critical aspect of integrated reporting is the high volume of information that risks reducing the transparency and clarity of financial reporting, rather than increasing it. The IIRC (International Integrated Reporting Committee) One of the most important projects is the IIRC, sponsored by the Prince of Wales, and also known as the Accounting for Sustainability Project (A4s), which, in collaboration with the Global Reporting Initiative, organised a meeting on 11 September 2009, with the involvement of the UN and G20 representatives, to propose an integrated reporting format for the G20 countries to adopt. To this end, an ad hoc study group was formed to create a clearly structured and comparable integrated report framework. The objectives of this framework are: a) to support the informational requirements of long-term investors, by describing the consequences of long-term decisions b) to reflect the relationships between environmental, social, corporate governance and financial factors, which affect long-term decisions in the decision-making process, clearly outlining the tie between sustainability and value c) to provide a frame of reference for environmental and social factors to be considered in both the decision-making process and systematically included in company reporting processes d) to restore balance to performance indicators, which are currently excessively geared towards short-term results. Financial information, considered alone, can give a distorted image of company performance, when other environmental and social factors should also be taken into account. In order to provide investors and other stakeholders with complete and 2011 KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and a member firm of the KPMG Network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

15 The implementation of integrated reporting within companies 15 clear information on the company s performance, the integrated report is the most appropriate tool. It should present information in such a way that links the various types of financial and other information together. Examples of such links could be: the connection between company strategy and changes in overall financial dynamics, sustainability aspects with the related financial implications, management incentives with respect to business risks and decisions. A reporting model structured in this way provides a better understanding of the business and, as such, contributes to creating a more sustainable economy. In particular, the integrated report should: a) focus on the strategic and market context in which the company operates, describing how the business can change over time b) offer clarity on the business operating methods and employee remuneration and incentive policies with respect to the achievement of sustainable business goals c) ensure transparency with regard to business model dynamics and the risks and opportunities that arise, including environmental factors (climate change, use of resources, emissions and waste) and social factors (safety in the workplace and human rights) d) describe the connection between the achievement of the company s strategic goals, financial performance and sustainability indicators. With its integrated report model, the IIRC aims to: a) bring the report one step closer to the information that management uses on a daily basis to manage day-to-day business b) restore balance to performance indicators no longer based on short-term financial performance c) provide a framework for the report that covers all aspects of financial, environmental and social performance. According to the IIRC, in line with what occurred with the Financial Stability Board during the financial crisis, one sole body should handle the creation of an integrated report model because of the risks of each organisation or country creating its own standard, which would make it impossible to compare reports. In order to gain the support and trust of all stakeholders, the members of the work team will need to represent diverse geographical areas and a mix of skill sets suited to the different aspects covered in the integrated report. However, this body should not be responsible for developing accounting standards (this is the duty of other international bodies), but rather it should offer strategic supervision and serve as the source of guidelines for the application of the model. Its mandate could include, in addition to providing a global vision; preparing a road map to support development; establishing structures and mechanisms to create synergies and cooperation among existing organisations, which are, in any case, involved in preparing the principles which companies should apply when drawing up company reports (e.g., IASB, EU and GRI). At this time, the steps that the IIRC has yet to take are: a) forming a multinational work group representing all organisations actively interested and specialised in the various aspects of integrated reporting, so as to coordinate development and share research and development activities b) developing options for the governance structure necessary to create the International Integrated Reporting Committee, ensuring adequate representation of and ties to existing organisations c) garnering as much international support as possible, and seeking to include this issue in the G20 agenda in particular 17. The IIRC has planned to issue a discussion paper proposing an integrated reporting framework and a proposed road map for the adoption of such framework in June Potential benefits of implementing integrated reporting within a company organisation The implementation of integrated reporting within company processes could offer companies a variety of different benefits. These benefits can be classified by type. Strategic benefits include the following: the adoption of the integrated report expands the vision of business impact as the report includes parameters and information that go beyond the scope of financial information. This can boost the creation of value through: a) the greater ability to focus on objectives tied to issues that are very important to stakeholders b) the improved ability to report on direct and indirect impacts on sustainability and to structure existing links between financial and other types of reporting 17 Governance & Collaboration, establishing an International Connected Reporting Committee, the Prince s Charities KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and a member firm of the KPMG Network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

16 16 The implementation of integrated reporting within companies c) the increased awareness of sustainability, both within the company (at top management level as well as operating level) and outside the company (with investors and customers). the adoption of the integrated report entails assessing a greater number of risks and opportunities for the company. Through regular risk assessments, the corporate governance body can prevent strategic or business risks related to social and environmental impacts on the company, which could affect its financial performance the adoption of the integrated report could increase employees awareness of the company s social responsibility, both to the outside world and within the context in which it operates, leading to a gradually heightened awareness of sustainability issues in the decision-making process. Organisational benefits include the following: the adoption of the integrated report necessarily requires a greater degree of collaboration between the various company functions, and especially between management and the sustainability unit; in addition, it could enforce the understanding of the company mission and values, especially for companies with locations in various countries, since collaboration between the various company functions is required to gather the information needed to prepare the document the adoption of the integrated report can increase awareness of issues and risks. Management that is committed to providing information on the business, in the broadest sense of the word, lays the foundation for a continuous business improvement and innovation process. The implementation of the integrated report is tied to the strengthening of aspects related to sustainability within the company, which can lead to new business opportunities, such as the possibility of producing new sustainable products (e.g., vehicles that run on alternative fuel, high energy efficient products, highly recyclable goods, etc.) 18. In addition, sustainable projects can enable the company to cut costs (e.g., projects to improve energy efficiency, reducing waste and/or reusing materials). The benefits of involving stakeholders include the following: the integrated report can enable stakeholders to conduct a broader evaluation of the company, as it expands the scope of performance evaluation, and is not limited to just financial indicators the expanded scope of company information can allow the company to better meet its stakeholders requirements and expectations the integrated report is a tool that increases stakeholders awareness of the company s complexities and, accordingly, teaches them to read company data the adoption of integrated reporting could increase the possibility of earning more trust from stakeholders and the market. The inclusion of information that makes it possible to evaluate business performance not only at financial level, but at environmental and social level as well, could give rise to a virtuous cycle and boost company credibility. 18 AA.VV. The landscape of integrated reporting: reflections and next steps. 4. Potential critical issues of implementing integrated reporting within a company organisation The implementation of integrated reporting within a business entails the commencement of a suitable informational process supported by adequate integrated systems (generally ERP systems). This process inevitably gives rise to costs for the company, regardless of whether they are calculated as man hours necessary to develop and calculate the key performance indicators (KPI) or as software application costs. This is why the decision to implement integrated reporting should be top down, since the highest governance body s commitment can provide the necessary strength to generate a change in the ways in which company information is reported. Once this process is implemented, the company can benefit from economies of scale, thereby recovering all or a portion of the investments made, given the synergies created through the adoption of the integrated report within the company, greater awareness of company risks and, accordingly, better management thereof, along with an expansion in the scope of reporting on company information available to management. Specifically, the following critical issues could arise in the implementation of integrated reporting within a company organisation: the adoption of the integrated report could entail the assignment of duties to the internal audit department in order to monitor the processing of data and non-financial information. This monitoring should focus on the data processing methods and the data validation process 2011 KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and a member firm of the KPMG Network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

17 The implementation of integrated reporting within companies 17 the adoption of the integrated report requires a partial revision of company reporting procedures. It entails the development of procedures that ensure quality in the collection of information. Furthermore, it entails the implementation of control procedures on information included, in order to provide readers with a complete, accurate and structured report 19 the adoption of the integrated report entails an expansion of the company structure and, accordingly, a rise in overheads, since a reporting system capable of measuring the KPIs tied to environmental and social performance must be implemented. This implementation could prove to be a lengthy process and slow the decision-making process, entailing an increase in costs and potentially reducing the flexibility of the company structure. The second series of potential critical issues in the implementation of the integrated report is found in the document itself and the information included therein: given the amount of information included in the integrated report, it could become misleading for its users, who might not understand the new approach adopted by the company and find it difficult to identify the information that interests them in one single document the various sections of the document, if prepared by different people/units, might not necessarily follow a consistent editorial design, which would negate the reporting work, at least in part. Additional critical issues can be identified at decision-making level: the governance body not only defines guidelines, but should also approve the document as a whole. This means that the sustainability information must be submitted according to schedule and the same legal deadlines as those for the annual report (financial reporting) should be met management might come across difficulties in identifying recognised guidelines for the content of the integrated report, since there is no recognised framework at this time. The GRI- G3 guidelines certainly constitute a recognised standard for non-financial information the integrated report creates a knowledge management need, especially with respect to sustainability aspects 20 and management thereof, which could necessitate the hiring of personnel, with the resulting rise in the related costs. 19 KPMG Global Sustainability Services, Integrated reporting sustainable Insight, AA.VV. The landscape of integrated reporting: reflections and next steps. 5. Auditing the integrated report To date, the legally-required audit is mandated for the annual report (financial statements) only, while it is performed on a voluntary basis for non-financial information. Accordingly, in order to avoid losing its credibility and its intrinsic quality in terms of information and communication, the non-financial information included in the integrated report should be subject to mandatory assurance procedures as well, although with the use of different methodologies and complexities of analysis. However, if the legally-required audit were to be extended to non-financial information as well, this would not be possible at present, as there is no audit standard that would enable auditors to express a single opinion. Indeed, non-financial information relating to sustainability is currently subject to assurance procedures in accordance with a specific auditing standard, ISAE 3000 International Standard on Assurance Engagements Assurance Engagements other than Audits or Reviews of Historical Financial Information ( ISAE 3000 ) 21, issued by the IAASB (International Auditing and Assurance Standards Board). This standard establishes the underlying principles and main procedures to be followed when expressing an opinion on a sustainability report. The following matters are discussed in the document: Ethical requirements Quality of work performed Accepting the engagement Planning the work Using the work of an expert Obtaining the audit findings Preparing the report. The fact that assurance procedures are applied to non-financial information on a voluntary basis, while the procedures applied to financial information and data in the annual report are required, can create unbalanced reporting and place the interests of nonfinancial stakeholders behind those of financial stakeholders. The lack of audit standards for sustainability reports (within the integrated report) would indeed create perplexities with regard to the document as a whole for stakeholders interested in evaluating the company s global performance. These perplexities would become increasingly critical in a socio KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and a member firm of the KPMG Network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

18 18 The implementation of integrated reporting within companies economic context in which business vision and the concept of doing business have evolved. Should this lack of audit standards for sustainability reports remain, non-financial stakeholders would only have access to partial, non-verifiable and potentially incomplete information, leading them to lose interest in the document. This lack of interest would mean that the company s investments to implement the sustainability management process would only be partially effective, and could lead to a potential increase in conflict among stakeholders. 6. Conclusions At present, we are preparing for the changes of the 21st century, with the business model and reporting system of the 20th. 22 Indeed, in the next few years, the attention threshold of stakeholders, including the market, with respect to sustainability issues, will rise considerably 23 and with it, the demand for information on these aspects. The integrated report best responds to these requirements, given its global view of company performance. It has taken many decades to achieve some consistency in financial reporting, but, within a very short period of time, we are about to see a rapid acceleration in the creation of a generally accepted framework within the very short-term. will no longer be possible to coolly distinguish between financial performance and sustainability. To fully understand the importance of integrated reporting, we may simply reflect on the need for a growing number of companies, including those that are small and mid-sized, to prepare codes of conduct for their suppliers, in order to progressively affirm the principle of corporate citizenship 24. In conclusion, we can see how an increasingly higher number of companies, and large companies in particular, is opting to prepare integrated reporting. This social insight on the part of some of the most important CEOs and CFOs in the international community will constitute a benchmark that will progressively pervade business, rapidly taking hold at a speed made possible by the global market of the 21st century. The adoption of integrated reporting has, until now, been slowed by the lack of a universally recognised standard. Certain international organisations, such as the GRI, Prince s accounting for sustainability project and the IIRC are working together on a standard that can be validly recognised by stakeholders. As maintained by Mervyn King, this integrated reporting standard should be completed within the next two or three years, as, given the changes underway, we do not have the luxury of time. Once this standard is ready, it will certainly drive large companies to adopt the integrated report, just as the GRI-G3 guidelines published in 2006 encouraged companies to prepare sustainability reports in the previous decade. Large companies adoption of the integrated report could trigger a virtuous cycle entailing a profound change in the way reporting is handled, and the integrated report could become the key tool in informing stakeholders of integrated business performance: it 22 The Prince of Wales, official sponsor of the IIRC through The Prince s Accounting for Sustainability Project organisation. 23 Lord Sharman at The Prince s Accounting for Sustainability Project seminar in London on 17 December This is intended as companies right to citizenship from which, naturally, the obligations of citizenship also arise: sustainable growth first and foremost KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and a member firm of the KPMG Network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

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20 Contacts Rome Marco Maffei Partner Climate Change & Sustainability Tel: Milan PierMario Barzaghi Partner Climate Change & Sustainability Tel: KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano e fa parte del Network KPMG di entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and a member firm of the KPMG Network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks of KPMG International Cooperative ( KPMG International ). Printed in Italy: February 2011 Le opinioni e le considerazioni espresse in questo documento, nonchè le proposte avanzate, sono di KPMG S.p.A., e non riflettono necessariamente la posizione delle altre member firm del network KPMG International. Il contenuto del documento è da considerarsi unicamente come una proposta di discussione sulle problematiche inerenti al Reporting unico. Pertanto nessuna responsabilità potrà essere attribuita a KPMG S.p.A., per ogni eventuale conseguenza negativa derivante da qualsivoglia utilizzo dei contenuti del presente testo. The opinions and views expressed in this document, as well as the proposals put forward, are those of KPMG S.p.A., and do not necessarily reflect the views of the other member firms of KPMG International. This document is merely a basis for discussion of issues related to integrated reporting. Accordingly, KPMG S.p.A. accepts no responsibility for any negative consequence arising from the use of the content of this document.

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