MANUALE PER LA GESTIONE DEL SERVIZIO DI NEWSLETTER

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1 MANUALE PER LA GESTIONE DEL SERVIZIO DI NEWSLETTER

2 HNewsletter: Servizio di Newsletter HNewsletter è un applicazione che permette di inviare un solo messaggio di posta elettronica ad un elenco di indirizzi in modo semplice, intuitivo e veloce. Di seguito l elenco delle operazioni da eseguire per gestire il Servizio e creare le Newsletter del Comune. 1) Effettuare il login; 2) Settaggi Newsletter; 3) Composizione del Messaggio; 4) Gestione degli Iscritti; 5) Gestione Archivio; 6) Uscire dal pannello di gestione; 7) Pubblicazione del modulo di registrazione sul Sito e-government. 8) Registrazione dell utente al Servizio di Newsletter 9) Cancellazione dell utente dal Servizio di Newsletter Vediamo in dettaglio i punti elencati sopra. 1

3 1) Effettuare il Login Digitare l indirizzo Internet che Vi è stato comunicato per la gestione delle Newsletter: dove nomecomune corrisponde al nome del Vostro ente. Digitare la password di accesso per la gestione del servizio di Newsletter e cliccare sul tasto Entra. Ricordiamo che la password è la stessa utilizzata per l accesso all area Intranet (come Amministratore del Sito e-government). 2) Settaggi Newsletter L amministratore del servizio di Newsletter, la prima volta che accede al proprio gestionale, ha a disposizione la sola voce Settaggi Newsletter per definire le impostazioni iniziali. In questo modulo è possibile suddividere i contenuti in aree di interesse (per argomento per ufficio, per servizio, etc.). Il Servizio di Newsletter permette di creare tipologie di Newsletter in modo da offrire scelte tematiche all utente in relazione ai propri interessi e alle proprie attitudini. Una volta impostati i parametri della Newsletter i settaggi vengono mantenuti per ogni nuova spedizione (settimanale, mensile, etc.). 2

4 Vediamo nel dettaglio l impostazione di una tipologia di Newsletter: - Titolo della Newsletter (per ex: Servizi Demografici). - Nome per l invio (per ex: Comune di Demo). - Indirizzo per l invio : si riferisce all indirizzo del gestore del servizio di Newsletter (per ex: demografici@halleylombardia.it). - Oggetto del messaggio (per ex: Newsletter Servizi Demografici). - Inizio del messaggio appare all inizio di ogni messaggio come frase introduttiva della Newsletter. - Fine del messaggio appare alla fine ad ogni messaggio come frase conclusiva o di chiusura della Newsletter. - Oggetto - Messaggio iscritto argomento che appare nella inviata in automatico dal sistema, per ricevere la conferma dell iscrizione al Servizio di Newsletter da parte dell interessato. - Messaggio Iscritto messaggio che appare nella inviata in automatico dal sistema, contenente le relative istruzioni per procedere all effettiva registrazione al Servizio di Newsletter, in modo da assicurarsi il consenso dell interessato. 3

5 - Oggetto - Messaggio di benvenuto argomento che appare nella inviata in automatico come effettiva conferma di iscrizione al servizio. - Messaggio di benvenuto messaggio che appare nella inviata in automatico per l effettiva conferma di iscrizione al servizio. - Oggetto - Messaggio cancellazione argomento che appare nella inviata in automatico per l eventuale cancellazione dalla Lista di indirizzi - Messaggio cancellazione messaggio che appare nella inviata in automatico per la conferma della cancellazione e contenente le relative istruzioni per procedere alla propria cancellazione dalla lista di indirizzi. 4

6 Una volta impostata la Newsletter cliccare sul tasto Salva Newsletter, verrà visualizzato il seguente messaggio di conferma: E possibile impostare altre tipologie di Newsletter cliccando sul tasto Crea nuova Newsletter. 3) Composizione del Messaggio Selezionare la scheda Componi per creare il messaggio da inviare agli scritti alla Newsletter. - Se non è presente nessun iscritto alla Newsletter non è possibile procedere con la creazione del messaggio. In questo caso i sistema visualizza il seguente messaggio: Si consiglia di inserire il proprio indirizzo per testare il Servizio di Newsletter. Le istruzioni per la registrazione sono riportate diseguito nella sezione Gestione Iscritti. Per una maggiore collaborazione riportiamo il seguente indirizzo da poter iscrivere al Servizio: s.deangeli@halleylombardia.it esprimendo l esplicito consenso al trattamento. - Selezionare dal menù a discesa la Newsletter di riferimento, tra quelle precedentemente impostate, per creare il relativo messaggio da inviare agli iscritti. 5

7 - Scegliere il tipo di formato (testo o HTML) con il quale si vuole creare il messaggio di Newsletter. Per il formato HTML si consiglia di copiare nell apposita area il codice sorgente HTML del testo (precedentemente preparato con l editor Amaya), per ottenere la formattazione che si desidera. In alternativa è possibile scrivere direttamente nell area ottenendo un formato di tipo testo. - Una volta inserito il testo, cliccare il tasto Anteprima per visualizzare l anteprima del messaggio prima dell invio. Col tasto Reset è possibile cancellare e reimpostare il messaggio. - Se il messaggio è pronto per l invio cliccare sul tasto Invia questo messaggio per inviare il messaggio a tutti gli iscritti al servizio; se è necessario modificare il testo cliccare sul tasto Indietro 6

8 Verrà visualizzato il seguente messaggio di conferma: 4) Gestione degli Iscritti Selezionare la scheda iscritti per accedere alla gestione degli iscritti per ogni tipologia di Newsletter. Precisazioni in merito alla gestione degli iscritti al Servizio di Newsletter. I soggetti cui si riferiscono i dati personali ( ), ai sensi dell'art. 7 del D.Lgs. n. 196/2003, hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell'esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l'origine, verificarne l'esattezza o chiedere di integrarli, aggiornarli, oppure rettificarli. I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno, inoltre, il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento. Le richieste relative all'art. 7 del D.Lgs. n. 196/2003 devono essere rivolte all ente responsabile del trattamento di suddetti dati. Definizione di spamming: l'invio di messaggi non richiesti. Nel caso specifico di un Servizio di Newsletter, lo spamming potrebbe manifestarsi nell'iscrizione non autorizzata di indirizzi ad una o più liste, con conseguente invio di materiale non richiesto. Si consiglia di non iscrivere al proprio Servizio di Newsletter nessun indirizzo senza il preventivo consenso dell'interessato/a. Se l iscrizione al Servizio avviene attraverso il modulo di registrazione l interessato dichiara di accettare e fornire il consenso al trattamento con l'atto dell'invio, così come precisato nell informativa. Aggiungi iscritto L opzione permette all Amministratore del Servizio di registrare manualmente un utente, senza utilizzare il relativo modulo presente sul Sito e-government. 7

9 - Selezionare dal menù a discesa in alto alla pagina la Newsletter di riferimento. - Digitare l indirizzo da aggiungere alla Lista di indirizzi. - Cliccare sul tasto Aggiungi questa per aggiungere l indirizzo alla Lista di indirizzi della Newsletter selezionata. - Verrà visualizzato il seguente messaggio di conferma: Aggiungi una lista di indirizzi L opzione serve per registrare più indirizzi contemporaneamente. In particolare è utile se l ente ha in possesso una lista di indirizzi registrati a un eventuale Servizio di Newsletter utilizzato precedentemente. - Selezionare dal menù a discesa in alto alla pagina la Newsletter di riferimento. 8

10 - Cliccare il tasto Sfoglia per selezionare la lista di indirizzi da importare. - Selezionare la Lista di indirizzi e cliccare sul tasto Importa. Il file contenente la lista di indirizzi deve essere in formato testo (txt). - Verrà visualizzato il seguente messaggio di conferma con l elenco di tutti gli indirizzi importati: - Nel caso un indirizzo sia già presente nella lista di indirizzi verrà visualizzato il seguente messaggio: 9

11 Cancella iscritto L opzione permette di cancellare dalla lista di indirizzi iscritti al Servizio di Newsletter un utente, ai sensi dell'art. 7 del D.Lgs. n. 196/ Selezionare dal menù a discesa in alto alla pagina la Newsletter in riferimento - Selezionare l indirizzo da cancellare dalla lista degli iscritti. - Cliccare sul tasto Cancella questo indirizzo per eliminarlo dalla Mailing List. - Verrà visualizzato il seguente messaggio di conferma: Esporta iscritto L opzione permette di esportare un elenco di indirizzi contemporaneamente, dalla lista di indirizzi registrati al Servizio di Newsletter, ai sensi dell'art. 7 del D.Lgs. n. 196/

12 - Selezionare dal menù a discesa in alto alla pagina la Newsletter in riferimento. - Cliccando sul tasto Esporta ora viene creato un file.html contenente l elenco degli indirizzi di tutti gli iscritti alla Newsletter. 5) Gestione Archivio Il Servizio di Newsletter presenta il modulo Archivio per avere uno storico delle Newsletter create e inviate agli iscritti, con la possibilità di visualizzarle e cancellarle. Selezionando la scheda Archivio è possibile visualizzare tutti i messaggi creati per ogni tipo di Newsletter. - Selezionare dal menù a discesa in alto alla pagina la Newsletter in riferimento. 11

13 - Selezionare il messaggio da visualizzare e cliccare il pulsante Mostra questo messaggio. - Per eliminare dall archivio un messaggio cliccare il pulsante Cancella questo messaggio dall archivio. - Verrà visualizzato il seguente messaggio di conferma: 6) Uscire dal pannello di gestione Per uscire dalla modalità Amministratore cliccare sul pulsante Esci. 7) Pubblicazione del Servizio di Newsletter sul Sito e-government Dopo aver impostato il Servizio di Newsletter pubblicare il modulo di registrazione al servizio sul Sito Comunale. Vediamo in dettaglio le operazioni da eseguire per pubblicare il modulo in Homepage: Aprire l indirizzo Internet del Sito e-government; Accedere all area Intranet inserendo i parametri per l accesso; Accedere all area Gestione Homepage e di seguito Gestione blocchi ; Creare un Nuovo blocco di tipo menù dove inserire il servizio di Newsletter; Selezionare l opzione Link personalizzato come voce di menù del blocco; 12

14 Inserire il titolo della voce di menù (es.: Newsletter ); Inserire l indirizzo del Servizio di Newsletter: dove nomecomune corrisponde al nome del Vostro ente. Selezionare la voce Attiva blocco e cliccare sul pulsante Posiziona blocco ; Trascinare il blocco creato nella posizione scelta all interno dell Homepage; Cliccare sull icona Attiva prima di uscire dall area Intranet. 8) Registrazione dell utente dal Servizio di Newsletter Dopo aver pubblicato il Servizio di Newsletter sul portale e-government, il cittadino può iscriversi digitando il proprio indirizzo nel relativo campo, scegliere la tipologia di Newsletter alla quale vuole iscriversi e confermare col tasto OK. Per assicurarsi che l interessato abbia effettuato la richiesta d iscrizione al Servizio di Newsletter, il sistema in automatico invierà un di conferma. L in questione è quella che imposta l Amministratore nella sezione Settaggi Newsletter. 9) Cancellazione dell utente dal Servizio di Newsletter Per cancellare il proprio indirizzo dalla lista degli iscritti, il cittadino deve inserire il proprio indirizzo nel relativo campo, scegliere la tipologia di Newsletter dalla quale vuole essere cancellato e confermare col tasto OK. 13

15 Cliccando sul link Apri Archivio è possibile visualizzare tutte le Newsletter inviate agli iscritti ed archiviate. L archivio è pubblico, può anche essere visualizzato dagli utenti non iscritti al Servizio di Newsletter. 14