SEMINARIO NAZIONALE La gestione amministrativa delle scuole nella fase attuale Firenze, 20 novembre 2015 Palazzo dei congressi (Sala Verde)

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1 SEMINARIO NAZIONALE La gestione amministrativa delle scuole nella fase attuale Firenze, 20 novembre 2015 Palazzo dei congressi (Sala Verde) Relazione Giuseppe Menditti, Dsga di Verona Gli uffici di segreteria: comparse o protagonisti del cambiamento? Introduzione L attuale servizio scolastico se pur con tanta fatica è di qualità e gestito con trasparenza e correttezza nel rispetto dei numerosi cambiamenti registrati negli ultimi anni. L Autonomia intesa come linfa generativa, come stimolo per le istituzioni scolastiche è stata avvertita e soprattutto vissuta, viceversa, come equivalente al fai da te, alla casualità, al bricolage e, solo eccezionalmente, come occasione di protagonismo, coinvolgimento e motivazione per tutto il personale della scuola per la progettualità e per lo sviluppo dell innovazione. Ha generato un sovraccarico di adempimenti amministrativi che ha contribuito, non poco, al rallentamento dell attività scolastica dovendo dedicargli uffici sempre più energie e tempo a elementi formali piuttosto che sostanziali. Il decentramento delle competenze Il MIUR, anche in funzione delle diverse visioni politiche che si sono succedute negli ultimi anni, ha interpretato l autonomia scolastica come una dismissione di proprie competenze amministrative con conseguente aggravio dei carichi di lavoro sulle segreterie delle scuole, senza un serio investimento sul personale, sia in fase di organico sia in quello, assolutamente più importante, della formazione. Non si è registrata una trasmissione di competenze ma una disordinata acquisizione di conoscenze che ha generato una disparità di comportamenti nell affrontare le novità e i nuovi obblighi normativi. Il sistema informativo fornito dal MIUR, seppur partito con l iniziativa lodevole del SISSI, ha determinato, oggi, aggravio e incremento dei carichi di lavoro. Come definire altrimenti i procedimenti obsoleti che tutti noi viviamo ogni giorno e che comportano duplicazione e ridondanza di dati, continue richieste di monitoraggi, procedure che in qualsiasi struttura organizzata sarebbero già risolte in un battibaleno. (a quando una chiave primaria unica es. codice fiscale - per tutti i settori dell Amministrazione pubblica, tale da poter trasferire, ad esempio, le prerogative di un dirigente o di altro funzionario, anche scolastico, col solo passaggio del codice fiscale a tutte le strutture, 1

2 siano esse afferenti al ministero di appartenenza o a tutti gli altri cui la posizione risponde?). L oggi ci vede investiti da un processo di dematerializzazione disordinato, senza un piano omogeneo e in assenza di condivisione delle realtà scolastiche. Poniamo una domanda: quanti sono i gestionali informativi presenti nelle nostre realtà scolastiche, e i costi derivanti dalla mancanza di uniformità? Da un censimento effettuato negli scorsi anni la situazione risultava la seguente: su istituzioni scolastiche il 36% utilizzavano Sissi/Sidi il restante 74% altri sistemi. Quale l impatto di una tale diversità di gestionali nella produzione di atti? Lo abbiamo citato molte volte nelle nostre analisi. Cosa penseremmo se un azienda come Poste Italiane gestisse la sua rete degli uffici con la stessa proporzione di difformità di gestione? E questo anche in considerazione del fatto, se vogliamo esaminare il dato nella sua disparità, che il tasso di precariato turnante negli uffici scolastici è assai più alto. Il risultato? 1. La coesistenza dei vari sistemi informativi dà luogo a un dispendio della forza lavoro (ogni anno gli uffici cambiano personale a tempo determinato); 2. La coesistenza dei vari sistemi informativi dà luogo ad un dispendio delle risorse economiche (quanto costa allo Stato il ricambio del personale in funzione delle varie piattaforme? Cambio di settore es. personale didattica contabilità; cambio di software house: gli esempi possono essere molteplici) Le criticità ad oggi: 1. Eterogenea formazione tecnica del personale di segreteria; 2. Difficoltosa gestione tecnico/amministrativa da parte del MIUR (con produzione di compendi e manuali la cui lettura richiederebbe ben oltre le 36 ore contrattuali) causata dall utilizzo di funzionalità non omogenee da parte delle scuole 3. I dati risiedono in locale ed il personale non è incentivato ad utilizzare il SIDI ed anche lo fosse la limitatezza della banda lo farebbe immediatamente retrocedere; 4. Il personale ripete le medesime attività in sistemi e modalità diverse; 5. Costi di gestione elevati (ad. Esempio i costi della sola conservazione sostitutiva variano dai 2800 agli oltre 4000). Una esperienza esemplificativa: quante le tipologie e quali i costi di sistemi diversificati di registri elettronici? L obbligo di utilizzo è stato introdotto con il Decreto n.95/2012 convertito in Legge 135/2012, e che però rimandava ad un Piano per la dematerializzazione delle procedure amministrative in materia di istruzione il Miur avrebbe dovuto definire entro i 60 giorni successivi. Il Piano non è mai stato definito, e l adozione è di fatto diventata facoltativa. 2

3 La predisposizione del Piano, d altra parte, è stata rallentata anche per presa d atto di una situazione di risorse insufficienti per la messa in opera di questo cambiamento su tutte le scuole. Le scuole procedono a ranghi sparsi, scegliendo in autonomia le soluzioni software e organizzative, affrontando le stesse difficoltà, con differenze notevoli anche legate alle risorse e alle competenze presenti (si passa da registri utilizzati come strumenti di informazione/dialogo con le famiglie, ad un uso come semplice informatizzazione della verbalizzazione finale di quanto registrato su carta) e con un costo complessivo rilevante. Ne è la prova anche il disorientamento delle famiglie nell utilizzo di questo strumento (tanti figli.. tanti registri). Il Personale di segreteria Come abbiamo già affermato in una amministrazione che ha nel precariato il suo punto di forza, la mancata adozione di procedure e software univoci per tutto il territorio e istituzioni significa solo voler far saltare il banco. Si cerca di superare la vecchia visione del processo di lavoro che deve superare la richiesta in forma cartacea da parte dell utenza che spesso comportava una duplicazione di procedure con conseguente perdita di risorse economiche e di tempo-lavoro degli addetti (es. Iscrizioni Online)ma, lungi da raggiungere l obiettivo, questa pratica scarica ancora una volta le criticità sulle segreterie scolastiche. Infatti se è pur vero che molti nostri concittadini hanno aderito in forma talvolta molto convinta alla possibilità di usare lo strumento informatico per alleviare il tempo occorrente alla pratica dell iscrizione, come non ricordare che solo la disponibilità di molto personale amministrativo e tecnico ha potuto dare spinta affinché il desiderata del MIUR avesse una qualche possibilità di riuscita anche in mancanza di modulari plurilingue che qualsiasi amministrazione lungimirante avrebbe per tempo predisposto e diffuso. Le Norme Le norme che si sono succedute non hanno prodotto i risultati prefissati e non sono rispondenti alla necessità di semplicità e chiarezza. Di fatto hanno aggiunto compiti e responsabilità a carico del Dirigente scolastico e del Direttore dei servizi. Per una corretta visione della situazione scolastica è necessario ricordare ed osservare alcune norme e obblighi, resta inteso, al pari, che spesso dagli obblighi derivano delle responsabilità e delle sanzioni. Sidi (Servizio informatico dell istruzione) Il sistema quando funziona non risulta corrispondente alle necessità delle segreterie, farraginoso e di utilizzo non semplice. La manualistica a supporto, non snella, è di difficile consultazione, il servizio help desk risulta una ouverture di tagliandi. Il Data Warehouse è rimasto un magazzino di dati vuoto. 3

4 Alcuni esempi di criticità riscontrate negli ultimi tempi: Gestione giuridica e retributiva dei contratti scuola: manuale delle istruzioni pagine 602. Risultato fattivo: ad oggi supplenti non pagati. Il nuovo sistema non è stato collaudato sufficientemente, la casistica di supplenze/assenze non sempre corrispondente alla realtà di funzionamento delle scuole. Pubblicazione graduatorie d istituto (passaggio dalla 3^ fascia alla 2^) il sistema informatico non effettuava nessun controllo del rispetto delle norme relative alla variazione di scelta delle sedi da parte degli aspiranti. Le segreterie sono dovute intervenire nella verifica modificando le scelte effettuate un carico di lavoro molto delicato. L Amica (amministrazione di contabilità) spesso non funziona e non consente una reale tracciabilità delle assegnazioni (assegnazione- erogazione dell anticipo- erogazione del saldo) che spesso non corrispondono alle comunicazioni MIUR. Assegnazione dei finanziamenti per il Mof o altro: non sono visibili i parametri utilizzati per il calcolo, non esiste un data warehouse consultabile. La Formazione del personale Per il personale della scuola non è previsto un piano sistematico e costante di formazione, il fai da te delle scuole ha cercato in questi anni di sopperire a questa mancanza. Il sistema Sidi Learn non ha avuto un grande successo. Il Futuro: quali cambiamenti? Il Piano Nazionale Scuola Digitale La premessa del documento del 30/10/2015 annuncia in relazione a: Aministrazione digitale Occorre investire in maniera mirata per superare la frammentazione della situazione corrente per raggiungere due risultati: migliorare il lavoro di chi fa l amministrazione scolastica ogni giorno, e migliorare sostanzialmente i servizi digitali delle scuole - a partire dal registro elettronico. Le due cose sono necessariamente collegate, ed è per questo che il primo passo deve essere fatto dal MIUR: creare le giuste condizioni di lavoro, combinando efficacemente interventi dal centro e a scuola, è prerogativa fondamentale per offrire un servizio migliore Formazione del personale Il personale della scuola deve essere equipaggiato per tutti i cambiamenti richiesti dalla modernità, e deve essere messo nelle condizioni di vivere e non subire l innovazione. 4

5 Azione #11 Soluzioni abilitanti e digitalizzazione amministrativa della scuola Così come previsto dalla legge 107 del 13 luglio 2015, art. 1, comma 142, è in corso di avvio un processo di revisione e miglioramento dei canali di comunicazione fra scuole e tra scuole e Ministero, per fornire un supporto tempestivo a tutte le istituzioni scolastiche coinvolte in problemi di natura amministrativa contabile. (Help desk). Sperimentazione del sistema PagoPA. La formazione dei Ds e Dsga Un approccio che consideri, nei rispettivi ruoli, il dirigente scolastico e il direttore amministrativo non come meri esecutori di procedure amministrative, ma come protagonisti dell intera visione di scuola digitale e, affiancati da un ruolo abilitante, quello dell animatore digitale, formino una squadra coesa per l innovazione nella scuola. Azione #28 un animatore digitale in ogni scuola Ogni scuola avrà un animatore digitale, un docente che, insieme al dirigente scolastico e al direttore amministrativo, avrà un ruolo strategico nella diffusione dell innovazione a scuola, a partire dai contenuti di questo Piano. Quali compiti, quali professionalità, solo docenti? E perché?...e L amministratore tecnico? Autority e obblighi: semplificazione possibile? In questi anni sono nate diverse autority che hanno generato obblighi e adempimenti astrusi e di difficile applicazione, senza tener conto dell entità delle spese e dei destinatari oltreché della necessaria preparazione di lettura della norma, ne è esempio esplicativo il codice degli appalti con i suoi 257 articoli. Si evidenzia che negli uffici di piccoli istituti comprensivi sono presenti 3 o 4 operatori (compreso DSGA). Se ne elencano alcune: AVCP: Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di lavori servizi e forniture (rilascio CIG Codice unico di gara). Ora ANAC con tutte le pratiche della certificazione crediti. COMITATO INTERMINISTERIALE PER LA PROGRAMMAZIONE ECONOMICA (rilascio CUP Codice unico di progetto) SPORTELLO UNICO PREVIDENZIALE (rilascio del DURC Documento Unico di regolarità contributiva) Si noti che per molti degli acquisti di una istituzione scolastica, nelle procedure per il rilascio del documento mancano addirittura le tipologie dei settori commerciali afferenti, ora, a dir il vero, agevolati molto. ACQUISTI IN RETE PA (Consip, Mepa, Mepi, verifica per pagamenti superiori a ,00), chiunque si sia cimentato nella ricerca di un prodotto nel ME.PA sa quale precisione deve avere per poter almeno avere un idea del costo oltreché del produttore o fornitore, se poi è un paniere come, per esempio, i materiali di pulizia la ricerca potrebbe richiedere mesi se non anni.. Fatto questo che, lungi dall alleviare il lavoro di predisposizione degli acquisti, aggrava di molto la tempistica ed è inutile negarlo, non risolve il problema della illegalità. 5

6 A.N.A.C Autorità Nazionale Anti Corruzione per la valutazione della trasparenza delle Pubbliche Amministrazioni Anche per l acquisto o la fornitura di servizi di modesto valore è necessario acquisire codici (cig e CUP eventuale) e certificazioni che richiedono impegno, lavoro e professionalità causando un rallentamento dell operatività degli uffici scolastici quando la rete della amministrazione pubblica è attiva La burocrazia non è solo un ostacolo per il cittadino. Anche gli operatori della scuola richiedono una reale semplificazione. Ad oggi non sembra chei tentativi messi in campo abbiano avuto un qualche successo se non qualche falò ministeriale (cosa ne è stata della semplificazione semantica del linguaggio amministrativo? Abbiamo ancora, nell era dei link, il rimando continuo a norme, circolari, note precedenti.). Quale organizzazione, quale gestione del cambiamento? Suggerimenti Il primo suggerimento che ci sentiremmo di dare è quello di investire tutto l ambiente amministrativo delle istituzioni scolastiche di un ascolto. Se il MIUR ascoltasse i recettori del (help desk Sidi) capirebbe subito che dalla norma alla pratica il percorso è lungo. Quante indicazioni verrebbero dall esperienza, dalle domande, dai problemi delle segreterie scolastiche? Ne è mai stata tratta traccia? Conclusione Nel processo di decentramento e aggiornamento dei processi lavorativi, ciascuna scuola deve avere al suo interno le competenze per affrontare i nuovi livelli di complessità progettuale, gestionale e di responsabilità e tali competenze, non possono prescindere dalla valorizzazione professionale di tutti i lavoratori attraverso atti formativi che siano reali. la MANCANZA DI VOLONTÀ DI FORMAZIONE del personale è una scelta che oltre a non rispondere alle reali esigenze delle scuole mette in discussione sempre più la funzionalità stessa degli uffici. La strada è ancora lunga. Sei vuoi andare veloce, corri da solo. Se vuoi andare lontano, corri insieme a qualcuno. (proverbio africano) 6