Linee Guida Trattamento dei dati personali per CTU Periti - Ausiliari del Giudice

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1 Linee Guida Trattamento dei dati personali per CTU Periti - Ausiliari del Giudice Ordine Ingegneri Roma Ing. Antonio De Francesco 1

2 I NUOVI OBBLIGHI : D.Lgs. 196/2003 Codice per la protezione dei dati personali Delibera Garante n.46n ( ) - Linee guida per CTU e Periti Ausiliari del Giudice e del P.M. 2

3 Chi riguardano? Consulenti Tecnici incaricati dai Giudici nel settore civile (art.61 cod.p.c.).) Consulenti Tecnici e Periti incaricati dai Giudici e Pubblici Ministeri nel settore penale (art cod.p.p.).) Consulenti Tecnici delle parti private nei procedimenti giudiziari 3

4 Chi non viene coinvolto? Altri Ausiliari (art. 68 (art. 68 cod.p.c.).) nel processo di esecuzione generica (esecuz.. immobiliare) esecuzione specifica (obblighi a fare e non fare) Custode immobiliare (art (art.65 cod.p.c.).) Queste figure professionali sono state omesse dalla deliberazione n. 46 4

5 Art. 2 comma 1 Codice Privacy: ogni trattamento di dati personali deve svolgersi nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali della persona, nonché della sua dignità,, con particolare riferimento alla riservatezza, all identit identità personale, e al diritto di protezione dei dati personali 5

6 ma cos è il trattamento dei dati? 6

7 qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l ausilio l di strumenti elettronici, concernenti la: raccolta registrazione organizzazione conservazione consultazione elaborazione modificazione selezione estrazione raffronto utilizzo interconnessione blocco comunicazione diffusione cancellazione distruzione di dati anche se non registrati in una banca dati 7

8 Esempi di dati trattati dal CTU per doveri d ufficiod Dati personali di soggetti coinvolti, a diverso titolo, in vicende giudiziarie Dati personali acquisiti direttamente quali : richiesta di chiarimenti alle parti assunzione di informazioni presso terzi (art.194 cod.p.c.).) richiesta di notizie all imputato richiesta di notizie alla persona offesa richiesta di notizie ad altre persone (art. 228 comma 3 cod.p.p.).) ecc. 8

9 Tipologie di Dati Personali Dati comuni o identificativi Consentono l identificazione l diretta dell Interessato (dati anagrafici, nucleo familiare, targa veicoli, cod.fiscale o p.iva, immagini, luoghi di frequentazione, ecc. Dati sensibili Sono quelli idonei a rivelare notizie e dati afferenti strettamente la vita dell Individuo (razza od etnia, salute e dati sanitari, sessualità,, religione, attività politica e sindacale, e immagini se diffuse a terzi) Dati giudiziari Sono quelle notizie concernenti provvedimenti giudiziari inerenti l individuo o il soggetto giuridico (casellario giudiziale, anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, qualità di imputato o indagato, condanne, sospensione della pena, pene accessorie, pene alternative alla detenzione, proscioglimenti o non luogo a procedere, amnistia o indulto o grazia, tendenza a delinquere, riabilitazioni, provvedimenti di sicurezza personali e patrimoniali, abitualità e professionalità nel reato, ecc.) 9

10 Trattamenti effettuati per ragioni di Giustizia Sono quelli: direttamente correlati alla trattazione giudiziaria di affari e controversie; che, in materia di trattamento giuridico ed economico del personale di magistratura, hanno una diretta incidenza sulla funzione giurisdizionale; che riguardano attività ispettive su uffici giudiziari Non riguardano l ordinaria l attività amministrativo-gestionale di personale, mezzi o strutture quando non è pregiudicata la segretezza di atti direttamente connessa alla predetta trattazione 10

11 Esclusioni Il Codice prevedeva che, per i trattamenti in ambito giudiziario svolti per ragioni di giustizia,, non potessero essere applicate alcune disposizioni in materia di protezione dei dati personali esercizio di diritti da parte degli interessati 11

12 e per il CTU & soci? Non possono essere applicati i seguenti articoli del Codice: 9 (Modalità di esercizio) 10 (Riscontro all Interessato) 12 (Codici di Deontologia e Buona Condotta) 13 (Informativa) 16 (Cessazione del Trattamento) 18 (Principi applicabili a tutti i Trattamenti effettuati da soggetti Pubblici) 19 (Principi applicabili al Trattamento di dati diversi da quelli sensibili e giudiziari) 20 (Principi applicabili al Trattamento di dati sensibili) 21 (Principi applicabili al Trattamento di dati giudiziari) 22 (Principi applicabili al Trattamento di dati sensibili e giudiziari) 12

13 inoltre per loro Sono inapplicabili: le disposizioni relative alla notificazione al Garante (art ) 38) particolari obblighi di comunicazione all Autorit Autorità (art.39.39) richieste di autorizzazioni e trasferimento di dati all estero (art ) ricorsi al Garante (art ) 13

14 Infatti: Il CTU e gli esperti ausiliari (se autorizzati dal Giudice) da lui incaricati, coadiuvano l autorità giudiziaria in una posizione di indipendenza rispetto alle parti L attività del CTU è integrata con l attivitl attività giurisdizionale Le perizie svolte dal CTU rientrano fra i trattamenti effettuati in ambito di uffici giudiziari per ragioni di giustizia Per questo al CTU non si applicano alcune disposizioni di legge sui dati sensibili 14

15 In sintesi CTU e Perito: Non devono informare l Interessato, l nén chiedere il consenso circa il trattamento dei dati personali L Interessato non può chiedere conferma o meno di dati personali che lo riguardano L Interessato non può chiedere notizie sulla loro origine, finalità,, modalità di trattamento L Interessato non può chiedere gli estremi identificativi del Titolare del trattamento L Interessato non può ottenere riscontro (né scritto nén orale) di quanto sopra CTU e Perito non sono vincolati ad aderire ai codici di deontologia e buona condotta promossi dal Garante 15

16 però 16

17 1) Obblighi per CTU e Periti 1) Rispetto del principio di (art.11.11)) : 2) Liceità Esattezza Correttezza Pertinenza Finalità 2) Adozione delle misure di sicurezza atte a preservare i dati da accessi ed utilizzazioni indebite (art.31 e seg. e All.B al Codice) 17

18 1 Parte Rispetto dei Principi del Codice 18

19 Principio di Liceità Trattare diligentemente i dati in possesso, evitando, ad esempio: La comunicazione ingiustificata a soggetti terzi o comunque non interessati dalla procedura per la quale sono svolte le indagini, di informazioni, dati, notizie, ed atti riguardanti la procedura stessa od i soggetti in essa coinvolti L esposizione al rischio, anche involontario, di fuga di notizie attinenti la procedura in corso di indagine 19

20 Principio di esattezza Impone la necessità di verificare che i dati relativi al soggetto di indagine siano: Esatti Aggiornati Corrispondenti ai dati di fatto Per potere riportare una fedele rappresentazione della sua identità ed evitare qualsiasi possibile nocumento all Interessato 20

21 Principio di correttezza Impone un comportamento conforme alle buone regole della morale e della educazione (anche civica) per evitare (ad es.): Comportamenti lesivi della dignità del soggetto Condotte che consentano a estranei la visibilità dei contenuti della comunicazione o delle azioni operate A base delle proprie valutazioni vi siano informazioni incomplete non corrette o non corrispondenti ai dati reali 21

22 Principio di pertinenza Riguarda i limiti del campo di applicazione del mandato ricevuto dall autorit autorità giudiziaria con riferimento all oggetto dell indagine ed alla relazione prodotta che: non deve eccedere l ambito l dell indagine affidata non deve fare riferimento a dati personali non concernenti l oggetto l dell accertamento peritale deve limitarsi solo ai dati effettivamente utili al perseguimento delle finalità del mandato non deve fare riferimento a informazioni personali di soggetti estranei al procedimento 22

23 Principio di finalità Comporta: La proporzionalità delle informazioni e dei dati da inserire nella relazione che devono riferirsi esclusivamente allo scopo del mandato La conservazione dei dati solo ed esclusivamente per la durata del tempo di esecuzione del mandato L eliminazione,, al termine del mandato (od all atto atto di una eventuale rinuncia), di ogni informazione conservata sia in forma cartacea sia su supporto informatico 23

24 Riflessioni Occorre fare molta attenzione: all utilizzo dei dati e alle forme di comunicazioni utilizzate quando non vi sia la garanzia del ricevimento esclusivo della stessa da parte del diretto interessato Es.: No uso del fax senza certezza e garanzia del ricevimento diretto ed esclusivo dell interessato stesso Es.: Quando non si trovi il soggetto in causa al suo domicilio No biglietto affisso alla porta di casa No messaggio (scritto o verbale) al vicino No messaggio (scritto o verbale) all amministratore amministratore del condominio 24

25 Dati personali solo necessari Il Consulente deve valutare se le informazioni personali inserite nella relazione siano effettivamente necessarie allo scopo o siano inutilmente ridondanti evitare di utilizzare informazioni e dati raccolti per il mandato conferito per altri scopi o per il mandato conferito per altri scopi o utilizzazioni Es.: per trattare successivamente nell esercizio esercizio della professione privata pratiche dello stesso soggetto Es.: per comunicare a colleghi, professionisti, società,, ecc. le informazioni raccolte 25

26 Esempio Mandato: accertare se l abbattimento l delle barriere architettoniche preesistenti in un edificio fosse funzionale all uso adeguato dell immobile da parte del proprietario Relazione: No a riferimenti sulla patologia, stato di salute, o aggravamento del proprietario (in quanto non pertinenti all oggetto del mandato) 26

27 Esempio Mandato: accertare lo stato di salute del soggetto (consulenza tecnica peritale medica) per valutare l ammissibilitl ammissibilità dell intervento edilizio nel quadro della normativa di riferim.to Relazione: Si a riferimenti sulla patologia, stato di salute, o aggravamento del proprietario (in quanto pertinenti all oggetto del mandato) Si quanto pertinenti No a riferimenti sul nucleo familiare del No soggetto (in quanto non pertinenti all oggetto del mandato) 27

28 Modalità di trattamento Valutare portata delle informazioni e rilevanza per le finalità del mandato di: dati comuni dati sensibili dati giudiziari Adottare tutti gli accorgimenti idonei a evitare: una indebita divulgazione delle informazioni la loro perdita o distruzione 28

29 Incrocio dei dati Ogni incrocio dei dati provenienti da fonti diverse se non preventivamente autorizzato è vietato Se non è collegato alle indagini delegate è vietato Suggerimento: se ritenuto necessario per il mandato ricevuto richiedere una autorizzazione al magistrato in forma scritta da allegare successivamente alla relazione peritale 29

30 Corrispondenza ai dati di fatto Il consulente deve acquisire e porre a base delle valutazioni peritali solo dati idonei a rappresentare il soggetto sotto ogni aspetto: finanziario sanitario patrimoniale relazionale ecc. in modo fedele, corretto, completo e corrispondente alla realtà di fatto per evitare nocumento all interessato 30

31 Corrispondenza ai dati di fatto Il consulente deve valutare non solo l attendibilità delle informazioni, (cautelacautela per quelle provenienti dagli interessati) ma anche la loro attualità,, considerata: la durata dei procedimenti giudiziari, e la possibile mancata segnalazione negli atti processuali di variazioni o mutazioni intercorse nel tempo 31

32 Corrispondenza ai dati di fatto (esempi di dati variabili nel tempo) Luogo e indirizzo di residenza Luogo e informazioni sull ente/societ ente/società di lavoro Titolarità di proprietà immobiliari Rapporti di lavoro e di collaborazione Rapporti debito/credito nei diversi settori Rapporti con banche o istituti di leasing/finanziari Condizioni legate a controversie giurisdizionali o stragiudiziali o accordi transattivi Versamenti e pagamenti effettuati a terzi Richiesta rilascio e consegna atti amministrativi Presentazione di atti, anche ad integrazione di atti amministrativi Situazione patrimoniale Condizioni del soggetto in materia di casellario giudiziale, anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato e comunque ricomprese nel concetto generale del giudizio ecc. 32

33 Comunicazioni delle informazioni Tutela della segretezza e riservatezza degli atti processuali A terzi e/o ad esperti: comunicazione solo con preventiva autorizzazione Comunicazione solo con forme rituali proprie e previste dall incarico (no verbali o telefoniche o fax) Formalizzazione a verbale delle sessioni peritali e comunicazione con raccomandata A.R. 33

34 Conservazione e cancellazione I dati non possono essere conservati per un periodo di tempo superiore a quello necessario per gli scopi del mandato Il Consulente deve depositare assieme alla relazione peritale anche: La documentazione ricevuta dal magistrato Quella contenuta nei fascicoli di causa delle parti Quella prodotta o acquista nello svolgimento dell incarico La documentazione relativa a dati personali è opportuno sia consegnata in un fascicolo separato dalla relazione tecnica e da questa richiamata 34

35 Formula suggerita per apposizione in calce alla perizia il sottoscritto CTU unitamente alla presente relazione peritale, agli allegati ad essa ed ai fascicoli di causa delle parti, consegna, come previsto dalle Linee guida in materia di trattamento di dati personali da parte dei consulenti tecnici e dei periti ausiliari del giudice e del pubblico ministero di cui alla deliberazione n. 46/2008, tutta la documentazione consegnata in sede di conferimento d incarico d congiuntamente a quella acquisita e raccolta nel corso delle attività 35

36 Osservazioni Il CTU o il Perito non possono conservare Il CTU o il Perito né in originale nén in copia cartacea o elettronica le informazioni acquisite nel corso della perizia afferenti i soggetti nei cui confronti hanno svolto le indagini Tra la documentazione di cui è inibita la conservazione rientrano anche le note, gli conservazione rientrano anche le note, gli appunti di lavoro, gli schemi, i calcoli,i rilevi, le foto, e tutte le deduzioni personali laddove tali elementi possano costituire fonte idonea alla ricostruzione dei dati personali dei soggetti coinvolti nel procedimento 36

37 Osservazioni Ma come può il Consulente rendere: supplementi di indagine o chiarimenti successivi al deposito del materiale prodotto, facendo ricorso solo alla documentazione versata in atti di causa, senza il supporto del compendio documentale (spunti di riflessione, appunti, considerazioni, ecc.) elaborato progressivamente - in una sintesi organizzata - nel corso di indagini spesso lunghe, articolate e complesse? 37

38 Suggerimento Ricorrere alla specifica autorizzazione del magistrato (meglio meglio se al conferimento del mandato) ) di conservare sino alla fine dell intero procedimento copia della documentazione acquisita nel corso dell incarico agli atti del fascicolo dello Studio In caso contrario gli unici dati ammessi alla conservazione sono quelli per assolvere gli obblighi contabili-amministrativi amministrativi (dati anagrafici, codice fiscale, partita IVA ecc.) 38

39 Caso: tentativo di conciliazione I dati che il CTU può fare inserire nei verbali e negli atti durante il processo verbale di conciliazione possono contenere informazioni personali che alla chiusura con esito positivo della conciliazione, non contengono particolari criticità. altri rischi si hanno in caso negativo: Tutt altri rischi si hanno infatti dati e notizie trattati in sede conciliativa potrebbero rivelarsi estranei, non pertinenti, e non proporzionali alla finalità dell incarico (dato che le conciliazioni si basano spesso su interessi e necessità delle parti, che sono elementi estranei alle motivazioni dedotte agli atti del giudizio) 39

40 In tal caso il resoconto del CTU (anche se ipoteticamente utile al magistrato), può avere la conseguenza di scatenare azioni legali di rivalsa della controparte (legittimate dalla violazione delle norme da parte del CTU) 40

41 C è sempre chi ti odia! 41

42 per cui E opportuno astenersi dal riferire, agli atti del processo verbale, dati personali che possano esulare dalle specifiche finalità dell incarico ricevuto Dati e documenti contenenti notizie personali dovranno essere consegnati agli atti del procedimento con le modalità già dette. 42

43 43

44 2 Parte Misure di Sicurezza 44

45 Gli Ausiliari devono curare personalmente: Le misure di sicurezza idonee e preventive Le misure di sicurezza (art. 31 Codice) Le misure di sicurezza minime (art del Cod.e all.b del Cod. Disciplinare tecnico ) per ridurre i rischi di: distruzione o perdita anche accidentale dei dati personali di accesso non autorizzato trattamento non consentito o non conforme alla finalità della raccolta qualunque sia il supporto (cartaceo,elettronico, informatico) 45

46 La disposizione riguarda tutti i soggetti coinvolti nel processo: Titolare Responsabile Incaricato 46

47 Le misure minime di sicurezza sono di tipo: Tecnico Informatico Organizzativo Logistico Procedurale e sono riferite al trattamento dei dati con e senza l ausilio di strumenti elettronici e informatici 47

48 Trattamento con strumenti elettronici Prescrizioni obbligatorie: Autenticazione informatica Gestione Credenziali autenticazione Adozione Sistema di autorizzazioni Aggiornamento periodico autorizzazioni Protezione elaboratori da accessi non consentiti trattamenti illeciti Custodia copie di backup e prove di restore Documento Programmatico sulla Sicurezza Cifratura o codifica per dati sensibili/giudiziari 48

49 Documento Programmatico sulla Sicurezza: Individuazione risorse da proteggere Analisi dei rischi per le risorse Piano delle misure di sicurezza Criteri (fisici logici tecnici e organizzativi) per la protezione di aree e locali Procedure di controllo accesso al trattamento Procedure per assicurare l integritl integrità dei dati Procedure per la sicurezza delle trasmissioni dati Piano di formazione per gli incaricati sui rischi individuati e sui modi per prevenire danni Piano di verifiche 49

50 Trattam.. senza strumenti elettronici Prescrizioni obbligatorie: Aggiornamento periodico dei nominativi degli incaricati e del loro livello di autorizzazione Procedura per le modalità di protezione degli atti durante il loro trattamento Procedura per la conservazione degli atti in archivi con modalità protette Procedura di accessibilità selezionata ai fascicoli (anche fuori orario di lavoro) Procedura di identificazione degli incaricati 50

51 51

52 e il Consulente di parte? Doveri ed obblighi identici a quelli del CTU e del Perito ma a differenza di questi ha l obbligo dell informativa all interessato e di ottenerne il relativo consenso 52

53 53

54 Come organizzare lo Studio? 54

55 Organizzazione fisica dello Studio Disporre di locale separato da quelli di trattazione dei dati per conservazione copie di backup Il locale dove è alloggiato il server (se in dotazione) deve essere dotato di serratura con accesso controllato I locali dello Studio devono disporre di sistemi antintrusione Quando gli archivi non sono dotati di strumenti elettronici per il controllo degli accessi o di incaricati della vigilanza, le persone che vi accedono sono preventivamente autorizzate Locali e modalità di conservazione dei documenti Gli apparati telefax in dotazione allo Studio devono essere ubicati in zona non liberamente accessibile al pubblico e comunque disposti in aree ove i documenti ricevuti possano essere non consultati da persone non autorizzate I documenti contenenti dati personali devono essere custoditi in armadi con chiusura a chiave L accesso agli archivi contenenti dati sensibili o giudiziari è controllato Anche durante le fasi di lavorazione da parte degli incaricati i fascicoli non possono essere lasciati incustoditi in luogo aperto al pubblico I fascicoli contenenti dati personali non possono riportare sul frontespizio nomi e cognomi o comunque dati e riferimenti da cui risalire alle generalità dei soggetti 55

56 Organizzazione informatica dello Studio Impostare il sistema operativo con screensaver protetto da password Server Il server deve essere dotato di software firewall e antivirus costantemente aggiornati PC e Notebook I PC devono essere installati in luoghi muniti di chiusure con serratura I Notebook devono essere dotati di sistema di bloccaggio PC e Notebook devono essere dotato di software firewall e antivirus costantemente aggiornati Il salvataggio dei dati deve essere fatto almeno settimanalmente Backup Password I supporti del backup non devono essere conservati nei locali oggetto di attività professionale La password di ogni incaricato deve essere associata a un codice di identificazione La password deve essere di almeno 8 caratteri e non deve essere facilmente riconoscibile La password deve essere cambiata almeno ogni 6 mesi (3 mesi per dati sensibili o giudiziari) La password per l amministratore di rete è opportuno sostituirla ogni mese 56

57 ricapitolando : solo dati necessari conservazione a a tempo e cancellazione (o modifica in dati anonimi) incroci solo se autorizzati comunicazione a 3 zi : solo se autorizzati obbligo adozione misure di sicurezza 57

58 Bibliografia Sito web del Garante per la Protezione dei dati personali Sito web vetrina.ilsole24ore.com Privacy per CTU e periti: i nuovi obblighi di Paolo Frediani Sito web Privacy per CTU e periti: le misure di sicurezza da adottare 58

59 e per la pazienza GRAZIE!!! 59

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