Conservazione Sostitutiva a Norma. OK il momento è giusto!

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1 Conservazione Sostitutiva a Norma OK il momento è giusto!

2 Una tradizione costosa! 2 L'abbandono della carta porta a un'immediata riduzione dei costi sia per quanto riguarda la documentazione contabile e fiscale, sia per quanto riguarda libri, registri e pratiche (Il sole 24 Ore, 26 settembre 2005, circa 1,5% del PIL)

3 Il Contesto di riferimento 3 Le Imprese e la Pubblica Amministrazione sono fortemente orientate all Innovazione dei processi, che è favorita dalle enormi potenzialità garantite da un approccio globale verso il Documento Digitale Le Aziende hanno trasferito in Internet i propri processi di Business, sempre di più operando in modalità On Line Il Mondo Bancario è pronto ad assumere un ruolo decisivo nel cambiamento Le Nuove Tecnologie sono un elemento determinante nel favorire la diffusione e l utilizzo del Documento Digitale Nuovi Competitors, provenienti dalla GED, hanno investito risorse per essere pronti alla sfida di Mercato

4 E richiesto un approccio nuovo, perché. 4 non tutti i Clienti si sentono tranquilli, non tutti gli Uffici Legali sono convinti, non tutti i Responsabili Amministrativi si fidano. In pratica i risparmi non sempre riescono a rimuovere la naturale paura al cambiamento.

5 La carta e un problema? Sicuramente è un costo Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte (costo per documento: 18 euro) Difficile condivisione e accesso distribuito ai documenti un documento perduto su 20, 3% dei documenti archiviati erroneamente, -> costo di recupero 120 euro per singolo documento. Spazi di archiviazione e gestione Si può risparmiare? Fonte: Netconsulting (Osservatorio Digitale)

6 Riferimenti normativi scolpiti nella roccia 6 Regole Tecniche Delibera C.N.I.P.A. 19 febbraio 2004, n. 11 (G.U. 9 marzo 2004, n. 57) Definisce le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali [ ]

7 Riferimenti normativi scolpiti nella roccia 7 Decreto Min. Econ. e Finanze 23 gennaio 2004 (G.U. 3 febbraio 2004, n. 27) Obblighi Fiscali Consente la conservazione sostitutiva su supporti informatici dei documenti e delle scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali e civilistici.

8 La delega di conservazione 8 Delibera CNIPA n 11 del 2004 In particolare: Art Responsabile della conservazione Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate (.) Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione

9 Una materia complicata? 9 Firma Digitale Hash Marca Temporale Responsabile della conservazione Evoluzione della normativa Verifica leggibilità Esperienza Degli addetti Riversamenti

10 Come annullare la complessità 10 Affidando la Conservazione Sostitutiva ad un Operatore di Garanzia Istituzionale Certificato dal CNIPA

11 PosteCom: 7 anni di gestione documentale H 2007 Lancio servizio Bollettino Report per la pubblicazione online dei bollettini incassati presso i uffici postali. Miglioramento del servizio: da 20 giorni a 48 ore Miglioramento dell immagine di Poste Italiane Predisposizione per la Conservazione sostitutiva dei Bollettini Evoluzione Normativa: Abilitazione per la completa digitalizzazione Conservazione sostitutiva dei bollettini postali. Conservazione di circa 1,4 miliardi di immagini l anno Eliminazione di circa 720 tonnellate di carta l anno (3 piani di un palazzo, il peso di circa autovetture) Fatturazione elettronica e conservazione fatture attive per CFO Eliminazione della gestione cartacea e miglioramento efficienza Eliminazione di circa 600 faldoni l anno di fatture Predisposizione per il ciclo passivo Gestione a Norma CNIPA di documenti digitali Soluzione fornito in ASP con investimenti nulli da parte del cliente Prezzo competitivo e dipendente dai volumi Possibilità di coprire l intera catena del valore

12 Il processo di Conservazione 12 PosteCertiDoc Documento Firma Digitale FD Marca Temporale Roma Milano Documenti cartacei acquisiti via scanner File Indice Documenti in formato digitale Data Base Supporti probatori Lotto Sistema gestionale del Cliente Fast-Box Conservazione On-Site

13 Tipologie Documentali 13 Tipologie Documentali: fatture attive fatture passive giornale bollato registri IVA documenti di trasporto schede contabili/magazzino contratti pratiche libro unico dipendente e cedolini cartelle cliniche documenti e delibere dal protocollo Posta Elettronica Certificata in Conservazione

14 I punti di forza 14 Vantaggi del Servizio in modalità ASP Delega Uninominale a PosteCom della responsabilità della Conservazione a Norma Sostitutiva (Art 5 Delibera CNIPA) Adeguamento costante ed immediato alla normativa di legge Manuale della Conservazione a Norma Infrastruttura ridondante e modulare Conservazione del dato in modalità autoconsistente Accessibilità al sistema semplice e veloce (via Web) Gestione in piena Responsabilità delle procedure di legge alla scadenza prevista (marche temporali) Tranquillità operativa garantita dal Soggetto Istituzionale Integrazione con i Servizi del Gruppo Poste Italiane

15 Grazie per l attenzione

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