Pubblicità/Pubblicazione: Atto soggetto a pubblicazione integrale (sito internet)
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1 Decreto del Direttore generale nr. 76 del 06/05/2016 Proponente: Paola Querci Direzione Amministrativa Pubblicità/Pubblicazione: Atto soggetto a pubblicazione integrale (sito internet) Visto per la pubblicazione - Il Direttore generale: Dott.ssa Maria Sargentini Responsabile del procedimento: dott.ssa Marta Bachechi Estensore: dott.ssa Marta Bachechi Oggetto: Nomina di un gruppo di lavoro sulla "Conservazione e classificazione dei documenti dell'agenzia" Natura dell'atto: non immediatamente eseguibile
2 Il Direttore generale Vista la L.R. 22 giugno 2009, n. 30 e s.m.i., avente per oggetto "Nuova disciplina dell Agenzia regionale per la protezione ambientale della Toscana (ARPAT) ; Richiamato il decreto del Presidente della Giunta Regionale n. 134 del , con il quale la sottoscritta è stata nominata Direttore generale dell Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana; Richiamato il decreto del Presidente della Giunta Regionale n. 134 del , con il quale la sottoscritta è stata nominata Direttore generale dell Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana; Dato atto che con decreto del Direttore generale n. 238 del è stato adottato il Regolamento di organizzazione dell Agenzia (approvato dalla Giunta Regionale Toscana con delibera n. 796 del ), successivamente modificato con decreti n.1 del e n. 108 del ; Ricordato che con decreto n. 491/2007 si costituiva in Agenzia l'area Organizzativa omogenea in attuazione del D.P.R. n. 445/2000 art. 50, comma 4, al fine di un maggiore coordinamento fra le strutture e di omogeneizzazione dei metodi e dei processi de gestione dei documenti, nonché di riduzione dei costi derivanti da inefficienze; Richiamati il D.P.R. 445/2000, Capo IV Sistema di gestione informatica dei documenti, il DPCM 3 dicembre 2013 nonchè il D.Lgs. 7 marzo 2005, n.82 (Codice dell Amministrazione Digitale) che agli artt. 43 e 44 detta le norme per la conservazione a norma dei documenti informatici; Richiamato quanto previsto dalle Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici emesse dall'agenzia per l'italia Digitale (AGID) nel dicembre 2015, Preso atto della Delibera della Giunta della Regione Toscana n. 261 del 05/04/2016 che approva il Piano della Qualità della Prestazione Organizzativa dell'agenzia per l'annualità 2016 che prevede un obiettivo dedicato alla "Conservazione della documentazione digitale"; Preso atto della relazione conclusiva del Gruppo di lavoro sulla conservazione della documentazione digitale, nominato con ordine di servizio del Direttore generale DV.06.07/41 del , dalla quale emerge la necessità di riordinare e riorganizzare alcune voci del Piano di classificazione e conservazione dell'agenzia per garantire una migliore aderenza alle effettive modalità di gestione e conservazione della documentazione e al fine di ottemperare nel modo più efficace agli obblighi di conservazione digitale previsti dalla normativa sopracitata; Tenuto conto che dalla stessa relazione del gruppo di lavoro è emersa la necessità di procedere ad un attento e puntuale lavoro di riallineamento delle informazioni relative alla classificazione e fascicolazione della documentazione di natura digitale presente nel sistema di gestione documentale dell'agenzia (Free docs); Ricordato che il gruppo di lavoro, nella richiamata relazione, si sofferma sulla necessità di procedere ad un lavoro di riallineamento delle informazioni presenti sul sistema di gestione documentale (Free docs) e la documentazione cartacea; Dato atto infine che, per garantire una corretta adesione agli obblighi connessi alla conservazione digitale, l'agenzia si trova nella necessità di costituire il proprio archivio di deposito sia per quanto riguarda la documentazione di natura digitale sia per quanto riguarda la documentazione su supporto cartaceo o misto, secondo quanto previsto daliartt. 67, 68, 69 del DPR 445/2000; Ritenuto infine necessario costituire un gruppo di lavoro al fine di: riordinare e riorganizzare il piano di classificazione esistente (decreto del Direttore generale n. 118/2015) per per garantire una migliore aderenza alle effettive modalità di gestione e
3 conservazione della documentazione e per ottemperare in modo più efficace alle necessità derivanti dall'obbligo della conservazione, anche al fine di rivalutare oggettivamente la scelta della documentazione da inviare in conservazione permanente; modificare il Piano di conservazione dell'agenzia (decreto del Direttore generale n. 118/2015); monitorare e supportare le attività, delle strutture dell'agenzia, per la gestione dei documenti digitali non fascicolati fornendo le necessarie istruzioni; monitorare e organizzare le attività per il riallineamento delle informazioni presenti sul sistema di gestione documentale (Free docs) e la documentazione cartacea, fornendo il necessario supporto e istruzioni; affidare allo stesso gruppo di lavoro le attività propedeutiche alla costituzione dell'archivio di deposito di cui agli artt. 67, 68 e 69 DPR 445/2000 ed in particolare i compiti di: definire le procedure per effettuare la selezione periodica dei documenti per procedere allo scarto o al versamento nell'archivio di deposito; trasferimento nella separata sezione d archivio del materiale destinato alla conservazione permanente; Visto il decreto del Direttore generale n.192 del avente ad oggetto "Modifica del decreto del Direttore generale n. 138 del e adozione del "Disciplinare interno in materia di gestione dei rapporti tra le strutture di ARPAT ed il Collegio dei revisori"; Visto il parere positivo di regolarità contabile in esito alla corretta quantificazione ed imputazione degli effetti contabili del provvedimento sul bilancio e sul patrimonio dell'agenzia riportato in calce; Visto il parere positivo di conformità alle norme vigenti, espresso dal Responsabile del Settore Affari generali in esito alla proposta, espresso in calce; Visti i pareri espressi in calce dal Direttore Amministrativo e dal Direttore Tecnico; decreta 1. di costituire il gruppo di lavoro composto dalla Dr.ssa Monica Caponeri, Dr.ssa Silvia Cappelli. Dr.ssa Cecilia Grazzini e Dr.ssa Marta Bachechi, coordinato da quest'ultima e coadiuvato, qualora se ne presenti la necessità per gli aspetti relativi alla gestione della documentazione tecnica, dalla Dr.ssa Maura Ceccanti al fine di: riordinare e riorganizzare il piano di classificazione esistente (decreto del Direttore generale n. 118/2015) per per garantire una migliore aderenza alle effettive modalità di gestione e conservazione della documentazione e per ottemperare in modo più efficace alle necessità derivanti dall'obbligo della conservazione, anche al fine di rivalutare oggettivamente la scelta della documentazione da inviare in conservazione permanente; modificare il Piano di conservazione dell'agenzia (decreto del Direttore generale n. 118/2015); monitorare e supportare le attività delle strutture dell'agenzia per la gestione dei documenti digitali non fascicolati fornendo le necessarie istruzioni; monitorare e organizzare le attività per il riallineamento delle informazioni presenti sul sistema di gestione documentale (Free docs) e la documentazione cartacea, fornendo il necessario supporto ed istruzioni; affidare allo stesso gruppo di lavoro le attività propedeutiche alla costituzione dell'archivio di deposito di cui agli artt. 67, 68 e 69 DPR 445/2000 ed in particolare i compiti di:
4 definire le procedure per effettuare la selezione periodica dei documenti per procedere allo scarto o al versamento nell'archivio di deposito; trasferimento nella separata sezione d archivio del materiale destinato alla conservazione permanente; 2. di individuare quale responsabile del procedimento, ai sensi dell art. 4 delle L.241/1990, la Responsabile del Settore Affari generali Dr.ssa Marta Bachechi Il Direttore generale Dott.ssa Maria Sargentini* * Documento informatico sottoscritto con firma digitale ai sensi del D.Lgs 82/2005. L'originale informatico è stato predisposto e conservato presso ARPAT in conformità alle regole tecniche di cui all'art. 71 del D.Lgs 82/2005. Nella copia analogica la sottoscrizione con firma autografa è sostituita dall'indicazione a stampa del nominativo del soggetto responsabile secondo le disposizioni di cui all'art. 3 del D.Lgs 39/1993.
5 Il Decreto è stato firmato elettronicamente da: Marta Bachechi, responsabile del settore Affari generali in data 05/05/2016 Andrea Rossi, responsabile del settore Bilancio e Contabilità in data 05/05/2016 Paola Querci, il proponente in data 05/05/2016 Paola Querci, Direttore amministrativo in data 05/05/2016 Marcello Mossa Verre, Direttore tecnico in data 05/05/2016 Maria Sargentini, Direttore generale in data 06/05/2016
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