Documentazione di prodotto SAP Business ByDesign agosto Gestione del flusso di cassa

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1 Documentazione di prodotto PUBLIC Gestione del flusso di cassa

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3 Indice dei contenuti 1 Gestione del flusso di cassa Concetti base Elaborazione di transazioni point-of-sale Avvisi di pagamento fornitore Avvisi di pagamento cliente Invio elettronico di avvisi di pagamento in uscita Determinazione della modalità/prenotazione di pagamento Creare formati del file pagamenti definiti dall'utente Pagamenti in entrata tramite addebito diretto SEPA Conversione della divisa estera Riclassificazione Annullamento di una fattura fornitore Annullamento di una fattura cliente Contabilità fornitori Concetti base Posizioni di debito aperte Monitor conto fornitore Sconti per pagamento anticipato per fatture fornitore in Contabilità finanziaria Anticipi nella contabilità finanziaria Responsabilità a catena - Paesi Bassi Views Guida rapida per fornitori (Contabilità fornitori) Guida rapida per Pagamenti automatici (Contabilità fornitori) Guida rapida per Compensazione pagamenti (Contabilità fornitori) Guida rapida per Esecuzioni pagamenti (Contabilità fornitori) Guida rapida per Esecuzioni conferme saldi (Contabilità fornitori) Guida rapida per Esecuzioni conversione della divisa estera (Contabilità fornitori) Guida rapida per Riclassificazione di conti fornitori Reports Lista ritardi fornitori Lista previsioni per contabilità fornitori Dettagli delle posizioni dei fornitori Lista posizioni aperte fornitori Statistiche di pagamento - fornitori Statistiche di pagamento - sconti per pagamento in contanti Lista fornitori Indice dei contenuti P U B L I C 2015 SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. 3

4 4 Contabilità clienti Concetti base Posizioni di credito aperte Monitor conto clienti Sollecito automatico Sconti per pagamento anticipato per fatture cliente in Contabilità finanziaria Anticipi ricevuti nella contabilità finanziaria Rimborso di pagamenti ricevuti Accordi di costituzione in pegno - Austria Views Guida rapida per Clienti (Contabilità clienti) Guida rapida per Pagamenti automatici (Contabilità clienti) Guida rapida per Compensazione pagamenti (Contabilità clienti) Guida rapida per Solleciti Guida rapida per Esecuzioni solleciti Guida rapida per Esecuzioni pagamenti (Contabilità clienti) Guida rapida per Esecuzioni conferme saldi (Contabilità clienti) Guida rapida per Esecuzioni conversione della divisa estera (Contabilità clienti) Guida rapida per Riclassificazione di conti clienti Guida rapida per Reporting banca centrale Reports Lista ritardi clienti Lista previsioni per contabilità clienti Storico solleciti - clienti Storico solleciti - documenti Statistiche solleciti Dettagli delle posizioni dei clienti Dettagli delle posizioni aperte dei clienti Lista clienti Dati finanziari cliente Lista mandati SEPA Contabilità clienti - costituzione in pegno di posizioni aperte Gestione pagamenti Concetti base Compensazione e allocazione pagamenti Adeguamenti del prezzo per carta di credito Attività di fine del periodo per pagamenti esterni Pagamenti cliente con pagamenti esterni Pagamenti cliente con carta di credito Registrazioni degli effetti attivi Polizze di pagamento - Svizzera Forma di pagamento internazionale Views SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Indice dei contenuti

5 Guida rapida per Monitor pagamenti Guida rapida per Allocazione pagamento Compensazione e allocazione pagamenti Guida rapida per Piccola cassa (Gestione pagamenti) Guida rapida per Depositi assegni Guida rapida per Lotti lockbox Guida rapida per Depositi effetti Compensazione e allocazione pagamenti Guida rapida per Incassi effetti passivi Compensazione e allocazione pagamenti Guida rapida per Avvisi di pagamento Guida rapida per Estratti conto stanza di compensazione Guida rapida per Esecuzioni mezzi di pagamento Guida rapida per Esecuzioni depositi di pagamento Guida rapida per Esecuzioni liquidazione carte di credito Guida rapida per Conversione della divisa estera per gestione di cassa Guida rapida per Esecuzioni di rifiuto per addebiti diretti Reports Statistiche di pagamento - clienti Registro degli assegni Gestione cassa e liquidità Concetti base Posizione di cassa Elenco banche e relativi aggiornamenti Estratti conto Bonifici Avviso di pagamento bancario Intervalli di numeri di assegno e numeri assegno per assegni in uscita Banche e conti bancari Monitoraggio dell'elaborazione allocazione pagamenti Stanze di compensazione e conti stanza di compensazione Formati di file dell'estratto conto bancario elettronico Formati di pagamento elettronici Controllo di liquidità Previsione di liquidità Upload dell'elenco banche per la compensazione tra sei banche Svizzera Posizione pianificazione previsione Pagamenti OPR - Svizzera Elaborazione pagamenti tramite OPR - Svizzera Views Guida rapida per Dati anagrafici (Gestione cassa e liquidità) Guida rapida per Posizione di cassa Guida rapida per Gestione file Avviso di pagamento bancario Guida rapida per Estratti conto Indice dei contenuti P U B L I C 2015 SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. 5

6 Guida rapida per Monitor pagamenti Guida rapida per Avvisi di pagamento bancario Guida rapida per Notifiche dello stato transazione bancaria Guida rapida per Previsioni di liquidità Reports Dettagli posizione estratto conto bancario Posizione di cassa in base a modalità di pagamento Posizione di cassa in base a origine della transazione Previsione liquidità in base a livello di liquidità Previsione liquidità in base a modalità di pagamento Previsioni liquidità in base a divisa di transazione Previsione liquidità in base a origine della transazione Gestione imposte Concetti base Centro di lavoro Gestione imposte Dichiarazioni dei redditi Pagamenti imposte Transazioni fiscali e registrazioni delle imposte Determinazione imposte Determinazione imposte Accesso ai dati fiscali da parte delle autorità fiscali (GDPdU) Views Guida rapida per Autorità fiscali Guida rapida per Registrazioni imposta vendite e utilizzo Guida rapida per Registrazioni IVA Guida rapida per Registrazioni importi di base ritenuta d'acconto Guida rapida per Dichiarazioni imposta vendite e utilizzo Guida rapida per Dichiarazioni IVA Guida rapida per Rapporti riepilogativi Guida rapida per Dichiarazioni ritenuta d'acconto - USA Guida rapida per Pagamenti imposte Guida rapida per Esecuzioni dichiarazioni imposta vendite e utilizzo Guida rapida per Esecuzioni dichiarazione IVA Guida rapida per Esecuzioni rapporti riepilogativi Guida rapida per Esecuzioni dichiarazioni ritenuta d'acconto Guida rapida per Dichiarazioni imposte su servizi/accise - India Guida rapida per Adeguamenti imposte - India Guida rapida per Altre dichiarazioni dei redditi - India Guida rapida per Altre esecuzioni di dichiarazioni dei redditi - India Guida rapida per Reports A-29 - Messico Guida rapida per Esecuzioni dichiarazioni imposte su servizi/accise - India Reports SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Indice dei contenuti

7 Posizioni IVA/imposta sul fatturato vendite aperte Posizioni IVA/imposta sul fatturato vendite dichiarate Tutte le posizioni IVA/imposta sul fatturato vendite Tutte le posizioni IVA/imposta sul fatturato vendite con dettagli prima nota Riepilogo calcolo IVA/imposta sul fatturato vendite Posizioni della ritenuta d'acconto Gestione spese e trasferte Concetti base Anticipi delle spese Revisione e approvazione dei report spese Regola dei Austria Regola dei 5/5/15 - Austria Compensazione non monetaria - Germania Views Guida rapida per Accordi spese Guida rapida per Reports spese Guida rapida per Esecuzioni di ricalcolo liquidazione spese Guida rapida per Accumulo chilometraggio Guida rapida per Accumulo giorni - Austria Reports Report spese in base ad oggetto di costo Reports spese - riepilogo Reports spese ricevute e rimborsi Reports sulle spese - importi imponibili ed esenti per gestione stipendi Reports spese - rimborso IVA acquisti Reports spese - viaggio Reports spese - riepilogo trasferte in comunità in Austria Report spese - importi imponibili ed esenti - Austria Indice dei contenuti P U B L I C 2015 SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. 7

8 1 Gestione del flusso di cassa Riepilogo La Gestione del flusso di cassa nella soluzione SAP Business ByDesign supporta l'organizzazione nel tracciamento e nell'ottimizzazione del flusso di cassa, nonché nel controllo rigoroso di crediti, debiti, pagamenti e liquidità. L'automazione velocizza la raccolta dei crediti e le funzioni analitiche valutano la posizione di cassa in tempo reale. SAP Business ByDesign consente di ottimizzare la liquidità, in modo da disporre di risorse finanziarie sufficienti in qualsiasi momento. Rilevanza La business area Gestione del flusso di cassa è rilevante se è necessario supporto per: Debiti/crediti Gestione pagamenti e liquidità Gestione imposte Gestione spese e trasferte Vantaggi Perfetta integrazione delle operazioni principali. Quasi ogni business process supportato dalla soluzione SAP Business ByDesign è connesso all'area Contabilità finanziaria. I dati vengono inviati automaticamente alle attività finanziarie, ad esempio all'elaborazione di debiti e crediti, e alle attività contabili, ad esempio alla contabilità relativa allo stock. Questa profonda integrazione consente funzioni innovative per l'automazione della realizzazione dei ricavi e per la previsione e l'analisi della profittabilità. Maggiore controllo su crediti, debiti, pagamenti e liquidità. Le funzioni per la gestione della liquidità disponibili in SAP Business ByDesign consentono di ottimizzare il capitale circolante. È possibile valutare le posizioni di cassa in tempo reale, identificare problemi critici e generare nuove attività per il personale del settore finanziario responsabile della risoluzione di tali problemi, con conseguente riduzione dei cicli di cassa. Il software consente anche di ottimizzare i processi di pagamento sfruttando il vantaggio offerto dagli sconti per cassa che a breve termine possono ridurre il flusso di cassa ma che in definitiva permettono di risparmiare denaro e migliorano direttamente la situazione di base. Possibilità di una più stretta collaborazione con i business partner nella catena valore aggiunto. Con il software per la gestione del flusso di cassa disponibile in SAP Business ByDesign è possibile ridurre i costi e rispondere più rapidamente ai cambiamenti aziendali. La funzionalità integrata completa, come il supporto per richiami di pagamento, avvisi di pagamento e bonifici o estratti conto elettronici, consente di ottimizzare e accelerare le operazioni finanziarie. SAP Business ByDesign fornisce la funzionalità di collaborazione globale e flessibile necessaria per connettersi e comunicare senza problemi con il proprio ecosistema commerciale, ad esempio con banche, stanze di compensazione, autorità fiscali e fornitori lockbox. Nota: se la Gestione del flusso di cassa non viene attivata nei dati anagrafici, ad esempio delle autorità fiscali, è possibile inserire banche o stanze di compensazione anche nel centro di lavoro Dati dei business partner. Ulteriore automatizzazione delle attività e miglioramento delle prestazioni dei dipendenti SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione del flusso di cassa

9 SAP Business ByDesign consente di automatizzare le attività di routine ove possibile. Ad esempio, il software supporta automaticamente i processi di compensazione, sollecito e pagamento. Quando si verificano eccezioni, SAP Business ByDesign invia in modo proattivo un'allerta al responsabile e può offrire suggerimenti o funzioni supplementari. Durante il processo di compensazione, ad esempio, il software fornisce in modo proattivo le corrispondenze potenziali tra posizioni aperte e pagamenti in entrata. Gestione del flusso di cassa P U B L I C 2015 SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. 9

10 2 Concetti base 2.1 Elaborazione di transazioni point-of-sale Riepilogo La view Transazioni point-of-sale consente di elaborare transazioni di vendita e transazioni in contanti, come ad esempio transazioni di chiusura cassa o di trasferimento fondi, da un sistema esterno. Una transazione point-ofsale è generalmente una transazione commerciale eseguita presso un punto vendita (point-of-sale) e successivamente inserita in un sistema esterno (remoto) prima di essere trasferita in un secondo momento al sistema SAP Business ByDesign. Se una transazione di vendita o una transazione in contanti è completa e consistente, viene elaborata automaticamente dal sistema e inoltrata a Gestione finanziaria e Gestione stock. Tuttavia, se la transazione di vendita o la transazione in contanti dovesse essere incompleta o inconsistente, è possibile utilizzare le view Transazioni di vendita e Transazioni in contanti per ricevere, analizzare ed elaborare i dati della transazione di vendita o in contanti. È quindi possibile visualizzare e correggere i dati prima di rilasciarli a Gestione finanziaria e Gestione stock. La sottoview Riepiloghi vendite consente, ove necessario, di controllare eventuali transazioni di vendita mancanti tramite la visualizzazione di riepiloghi vendite che vengono periodicamente inviati dal sistema esterno. È possibile accedere alla sottoview Riepiloghi vendite dal centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti in Riepiloghi vendite. Si noti che un cliente può pagare per una transazione di vendita (acquisto) tramite contanti, carta di credito o fattura (il cliente riceve una fattura creata nel sistema esterno). Se un cliente restituisce al punto di vendita un articolo venduto, verrà inviata una nuova transazione di vendita contenente la posizione di vendita con il codice del motivo del reso e le quantità e gli importi negativi associati. La procedura utilizzata per elaborare la transazione di vendita è identica a quella utilizzata per una transazione di vendita con quantità e importi positivi. L'elaborazione di transazioni point-of-sale supporta la vendita e il riscatto di buoni omaggio. Prerequisiti Le impostazioni di configurazione vengono di solito eseguite da un amministratore. Se non si dispone dell'autorizzazione necessaria, contattare l'amministratore. È stato stipulato un accordo scritto con SAP oppure un accordo scritto tra il cliente e un altro fornitore di soluzioni di terze parti approvato da SAP per questa particolare funzionalità, in quanto non inclusa nella licenza di SAP Business ByDesign. Le transazioni point-of-sale vengono attivate nella configurazione della soluzione. Per trovare questa business option, accedere al centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di implementazione. Selezionare il progetto di implementazione richiesto e fare clic su Elaborare ambito del progetto. Nella fase Selezione obiettivi del progetto, accertarsi che l'opzione Point-ofsale sia selezionata in Contabilizzazione fatture clienti SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

11 Nella fase Domande, esplodere l'elemento Vendite e selezionare Contabilizzazione fatture clienti. Selezionare Point-of-sale e rispondere alle domande relative all'integrazione point-of-sale. Verificare che siano stati creati tutti i dati anagrafici necessari, ad esempio: Dati cliente I dati cliente devono essere regolarmente sincronizzati tra il sistema esterno (remoto) e il sistema SAP Business ByDesign. Dati del materiale (per la vendita di articoli gestiti in stock) I dati del materiale devono essere regolarmente sincronizzati tra il sistema esterno (remoto) e il sistema SAP Business ByDesign. Piccola cassa Stanza di compensazione Conto stanza di compensazione Conti Co.Ge. per ricavi Progetti e relative attività per gli eventi attribuiti dal sistema esterno Sede (per la vendita di articoli gestiti in stock) Area logistica (per la vendita di articoli gestiti in stock) Condizioni di pagamento Dati della carta di credito per i clienti (se necessario) Dati conto bancario per la rappresentazione dei conti con i servizi di pagamento online (se necessario) Flusso del processo Scenario 1: transazioni di vendita 1. Il cliente effettua un acquisto da un canale distribuzione esterno. Sono disponibili le seguenti varianti d'acquisto standard: Acquisto con pagamento in contanti Acquisto con carta di credito Acquisto con fattura Acquisto con carta di credito senza dati del cliente e altre carte di pagamento Acquisto tramite un servizio di pagamento online Acquisto misto: ad esempio, combinando il pagamento con carta di credito e quello in contanti 2. Il sistema esterno avvia un upload in background e invia i dati all'elaborazione di transazioni point-of-sale. 3. L'elaborazione di transazioni point-of-sale effettua una delle seguenti operazioni: Se i dati della transazione di vendita sono inconsistenti, la transazione di vendita non viene rilasciata automaticamente ed è necessario correggere manualmente i dati prima di rilasciarli a Gestione finanziaria e Gestione stock. Se i dati della transazione di vendita sono consistenti, vengono rilasciati automaticamente a Gestione finanziaria e Gestione stock. Scenario 2: transazioni in contanti - trasferimento fondi 1. Il cassiere effettua un trasferimento fondi da una piccola cassa a un'altra, ad esempio dal registratore di cassa alla cassaforte principale e inserisce l'importo di trasferimento nel dispositivo point-of-sale. 2. Il sistema esterno avvia un upload in background e invia i dati all'elaborazione di transazioni point-of-sale. Concetti base P U B L I C 2015 SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. 11

12 3. L'elaborazione di transazioni point-of-sale effettua una delle seguenti operazioni: Se i dati della transazione di trasferimento fondi sono inconsistenti, la transazione non viene rilasciata automaticamente ed è necessario correggere manualmente i dati prima di rilasciarli a Gestione finanziaria. Per ulteriori informazioni sulla correzione manuale, consultare Correggere e rilasciare una transazione in contanti. Se i dati della transazione di trasferimento fondi sono consistenti, vengono rilasciati automaticamente a Gestione finanziaria. Scenario 3: transazioni in contanti - chiusura cassa 1. Il cassiere conteggia l'importo dei contanti in una piccola cassa e lo inserisce nel dispositivo point-of-sale. Di solito questo avviene regolarmente alla fine di un determinato periodo di tempo, ad esempio, un giorno. 2. Il sistema esterno calcola la differenza tra l'importo conteggiato e l'importo previsto e lo trasferisce all'elaborazione di transazioni point-of-sale. Gli importi assoluti (conteggiati e previsti) non vengono trasferiti all'elaborazione di transazioni pointof-sale. 3. L'elaborazione di transazioni point-of-sale effettua una delle seguenti operazioni: Se i dati della transazione di chiusura cassa sono inconsistenti, la transazione non viene rilasciata automaticamente ed è necessario correggere manualmente i dati prima di rilasciarli a Gestione finanziaria. Per ulteriori informazioni sulla correzione manuale, consultare Correggere e rilasciare una transazione in contanti. Se i dati della transazione di chiusura cassa sono consistenti, vengono rilasciati automaticamente a Gestione finanziaria. Vedere anche Guida rapida per Transazioni point-of-sale Elaborazione di transazioni point-of-sale in Gestione finanziaria 2.2 Avvisi di pagamento fornitore Riepilogo Un avviso di pagamento è un messaggio scambiato tra pagatore e beneficiario che automatizza la compensazione delle posizioni aperte, specificando il momento in cui verranno pagate le fatture e quale parte di quali fatture verrà pagata. Il messaggio può essere inviato sia dall'acquirente sia dal venditore. Le posizioni dell'avviso di pagamento in uscita contengono: Importi (importo del pagamento e importo lordo) e divisa Numero di fattura della posizione aperta Le posizioni dell'avviso di pagamento in entrata contengono: Importi (importo del pagamento e importo lordo) e divisa Inserimenti della posizione aperta (ad esempio, il numero di fattura) A seconda della politica aziendale, i fornitori ricevono un avviso di pagamento per ogni pagamento o solo per i pagamenti che combinano più fatture. Si crea un avviso di pagamento per informare il beneficiario della SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

13 compensazione di posizioni aperte con un pagamento, rendendo più agevole per il beneficiario l'attribuzione del pagamento alla posizione aperta. Se ai fornitori è stata attribuita l'autorizzazione al mandato di addebito diretto, costoro possono inviare un avviso di pagamento per annunciare l'addebito diretto dal conto e per indicare quali fatture aperte vengono compensate dal pagamento. Gli avvisi di pagamento vengono elaborati nel centro di lavoro Gestione pagamenti. Quanto segue si applica al business process dell'avviso di pagamento: Un avviso di pagamento può riferirsi a una o più transazioni commerciali ma ad un solo pagamento. Un avviso di pagamento può contenere una nota ad una modalità di pagamento, ad esempio, un bonifico o un assegno. Un singolo avviso di pagamento può riferirsi all'elaborazione del pagamento nazionale e internazionale. Ogni avviso di pagamento si riferisce a una sola data di pagamento. A seconda degli accordi, un avviso di pagamento può essere creato da e per ciascun cliente o fornitore. Gli avvisi di pagamento vengono stampati dall'esecuzione pagamenti se il campo rilevante è stato selezionato nell'esecuzione mezzi di pagamento e se sono stati soddisfatti determinati requisiti (consultare di seguito Creazione di avvisi di pagamento fornitore). Gli avvisi di pagamento in entrata vengono attribuiti di default ai pagamenti. Gli avvisi di pagamento in entrata con scadenza futura vengono inclusi automaticamente nelle previsioni di liquidità. Per visualizzare le previsioni di liquidità nel centro di lavoro Gestione cassa e liquidità, aprire la view Posizione di cassa. Prerequisiti Sono state effettuate le seguenti impostazioni nel centro di lavoro Business Configuration: Selezione obiettivi In Domande Gestione del flusso di cassa sono state eseguite le impostazioni di base per i processi di pagamento. Fine tuning Nella fase Fine tuning, sono state effettuate le seguenti impostazioni per la gestione del flusso di cassa: Per avvisi di pagamento in uscita: È stata configurata la nota al beneficiario nel caso sia necessario stampare un avviso di pagamento. Per avvisi di pagamento in entrata: Strategie di compensazione Le impostazioni effettuate qui si applicano anche agli avvisi di pagamento. Specificare le impostazioni per i limiti di tolleranza e il momento in cui deve essere effettuata la compensazione manuale o l'allocazione manuale. Caratteristiche Inserimento di avvisi di pagamento ricevuti dai fornitori Copiare tutti gli avvisi di pagamento in entrata manualmente o elettronicamente nel sistema. Inserire gli avvisi di pagamento ricevuti nel centro di lavoro Gestione pagamenti nella view Avvisi di pagamento. Creazione di avvisi di pagamento fornitore Se vengono pagate più fatture fornitore con un pagamento in uscita, il sistema crea automaticamente un avviso di pagamento quando si utilizza l'esecuzione mezzi di pagamento. Ciò avviene se è stato specificato nei dati anagrafici o se lo spazio predefinito per la nota al beneficiario della modalità di pagamento non è sufficiente per rappresentare Concetti base P U B L I C 2015 SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. 13

14 le spiegazioni nelle singole fatture. Il sistema non salva gli avvisi di pagamento inviati ai fornitori. Tuttavia, è possibile stampare gli avvisi tutte le volte che si intende farlo. È possibile creare avvisi di pagamento per ogni pagamento o solo per i pagamenti selezionati: Per ogni pagamento Definire se gli avvisi di pagamento devono essere creati per i pagamenti nei dati anagrafici del fornitore. Per attivare la creazione di un avviso di pagamento per ogni pagamento, procedere nel seguente modo: 1. Nel centro di lavoro Contabilità fornitori, aprire la view Fornitori, quindi la sottoview Fornitori. 2. Selezionare il fornitore per il quale effettuare questa impostazione. 3. Selezionare Elaborare Dati finanziari. 4. In Controllo avviso, selezionare la casella di spunta Avviso richiesto. L'utente deve effettuare tali impostazioni per ogni fornitore singolarmente. Per i pagamenti in cui lo spazio predefinito per la nota al beneficiario non è sufficiente: L'avviso di pagamento viene creato mediante il mezzo di pagamento. Per i pagamenti selezionati Se si intende soltanto creare un avviso di pagamento per pagamenti di singole fatture o pagamenti di più fatture senza averlo definito nei dati anagrafici, attenersi alla seguente procedura: 1. Nel centro di lavoro Gestione pagamenti, aprire la view Monitor pagamenti. 2. Selezionare i pagamenti richiesti. 3. Fare clic su Creare avviso di pagamento. Il sistema accede ai dati della fattura durante la creazione. Il nuovo stato dell'avviso per il pagamento Emesso viene visualizzato nell'area dettagli di questa videata in Dati avviso di pagamento. Invio di un avviso di pagamento fornitore È possibile inviare avvisi di pagamento in uscita mediante un'interfaccia elettronica se sono state effettuate le impostazioni appropriate nella configurazione e per i dati anagrafici. Per ulteriori informazioni, consultare Invio elettronico di avvisi di pagamento in uscita [Pagina 18]. Invio di un avviso di pagamento fornitore mediante È possibile inviare avvisi di pagamento in uscita mediante se sono state effettuate le impostazioni appropriate nella configurazione e sono stati inseriti i dati anagrafici pertinenti, ivi compreso un indirizzo per il fornitore in questione. Per inviare crittografate, è inoltre necessario assicurarsi che all'indirizzo del fornitore sia stato attribuito un certificato valido. È anche possibile includere una firma nelle . Se si intende utilizzare la crittografia e le firme, è necessario attivare nella configurazione lo scenario Gestione pagamenti - avviso di pagamento. Per ulteriori informazioni su questa attività, consultare Configurazione: Controllo firma e crittografia . Per ulteriori informazioni, consultare Sicurezza . Generazione di un avviso di pagamento fornitore Per stampare gli avvisi di pagamento fornitore o per inviarli elettronicamente, attenersi alla seguente procedura: 1. Nel centro di lavoro Gestione pagamenti, aprire la view Attività periodiche e la sottoview Esecuzioni mezzi di pagamento. 2. Selezionare Nuovo Esecuzione mezzi di pagamento Viene visualizzata la videata Nuova esecuzione mezzi di pagamento SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

15 3. Compilare i campi rilevanti nella videata Nuova esecuzione mezzi di pagamento e selezionare la casella di spunta Compreso avviso di pagamento. Salvare gli inserimenti. 4. Selezionare Attivare. Gli avvisi di pagamento sono generati automaticamente durante l'esecuzione mezzi di pagamento successiva. È possibile generare un avviso di pagamento fornitore in uscita più di una volta. 5. Per schedulare la stampa o l'invio elettronico degli avvisi di pagamento e per eseguirli in determinati orari su base ricorrente, selezionare Schedulare. Viene visualizzata la videata Schedulazione job. Inserire i dati richiesti per la schedulazione e salvare gli inserimenti. Visualizzazione dello stato di un avviso di pagamento fornitore È possibile visualizzare lo stato dell'avviso per ogni pagamento in uscita nel centro di lavoro Gestione pagamenti nella view Monitor pagamenti. Lo stato viene visualizzato nei dettagli in Dati avviso. Nel campo Avviso obbligatorio, il sistema visualizza anche se è richiesto un avviso di pagamento, se specificato nei dati anagrafici del fornitore o nel caso in cui lo spazio per la nota al beneficiario non fosse sufficiente. 2.3 Avvisi di pagamento cliente Riepilogo Un avviso di pagamento è un messaggio scambiato tra pagatore e beneficiario che automatizza la compensazione delle posizioni aperte, specificando il momento in cui verranno pagate le fatture e quale parte di quali fatture verrà pagata. Il messaggio può essere inviato sia dall'acquirente sia dal venditore. Le posizioni dell'avviso di pagamento in uscita contengono: Importi (importo del pagamento e importo lordo) e divisa Numero di fattura della posizione aperta Le posizioni dell'avviso di pagamento in entrata contengono: Importi (importo del pagamento e importo lordo) Inserimenti della posizione aperta (ad esempio, il numero di fattura) A seconda della politica aziendale, i clienti inviano un avviso di pagamento per ogni pagamento o solo per pagamenti che associano più fatture. Sapendo quali posizioni aperte vengono compensate dal cliente con il pagamento, è più semplice per il beneficiario attribuire il pagamento alla posizione aperta. Se ai clienti è stata attribuita l'autorizzazione al mandato di addebito diretto, costoro possono inviare un avviso di pagamento per annunciare l'addebito diretto dal conto e per indicare quali posizioni aperte vengono compensate dal pagamento. Gli avvisi di pagamento vengono elaborati nel centro di lavoro Gestione pagamenti. Quanto segue si applica al business process dell'avviso di pagamento: Un avviso di pagamento può riferirsi a una o più transazioni commerciali ma ad un solo pagamento. Un avviso di pagamento può contenere una nota ad una modalità di pagamento, ad esempio, un bonifico o un assegno. Un singolo avviso di pagamento può riferirsi all'elaborazione del pagamento nazionale e internazionale. Ogni avviso di pagamento si riferisce a una sola data di pagamento. A seconda degli accordi, un avviso di pagamento può essere creato da e per ciascun business partner. Concetti base P U B L I C 2015 SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. 15

16 Gli avvisi di pagamento in uscita vengono stampati dall'esecuzione mezzi di pagamento se il campo rilevante è stato selezionato nell'esecuzione mezzi di pagamento e se sono stati soddisfatti determinati requisiti (consultare di seguito Creazione di avvisi di pagamento cliente). Gli avvisi di pagamento in entrata vengono attribuiti di default ai pagamenti. Gli avvisi di pagamento in entrata con scadenza futura vengono inclusi automaticamente nelle previsioni di liquidità. Per visualizzare le previsioni di liquidità nel centro di lavoro Gestione cassa e liquidità, aprire la view Previsioni liquidità. Prerequisiti Sono state effettuate le seguenti impostazioni nel centro di lavoro Business Configuration: Selezione obiettivi In Domande Gestione del flusso di cassa sono state eseguite le impostazioni di base per i processi di pagamento. Fine tuning Nella fase Fine tuning, sono state effettuate le seguenti impostazioni per la gestione del flusso di cassa: Per avvisi di pagamento in uscita: È stata configurata la nota al beneficiario nel caso sia necessario stampare un avviso di pagamento. Per avvisi di pagamento in entrata: Periodo di cancellazione avviso di pagamento (facoltativo) Specificare il periodo di tempo per cui si intende salvare i dati dell'avviso. Strategie di compensazione (obbligatorio) Le impostazioni effettuate qui si applicano anche agli avvisi di pagamento. Specificare le impostazioni per i limiti di tolleranza e il momento in cui deve essere effettuata la compensazione manuale o l'allocazione manuale. Caratteristiche Inserimento di avvisi di pagamento ricevuti dai clienti Copiare gli avvisi di pagamento in entrata manualmente o elettronicamente nel sistema. Inserire gli avvisi di pagamento ricevuti nel centro di lavoro Gestione pagamenti nella view Avvisi di pagamento. Allocazione automatica di avvisi di pagamento ricevuti ai pagamenti in entrata Viene supportata l'allocazione automatica di avvisi di pagamento ricevuti a fatture aperte e pagamenti in entrata correlati. Dopo che gli avvisi di pagamento sono stati trasferiti nel sistema, viene eseguita un'allocazione automatica ai pagamenti in entrata correlati, utilizzando il numero dell'avviso. Pertanto, non è più necessario cercare le posizioni aperte o attribuirle manualmente ai pagamenti in entrata. Ciò non comporta alcuna registrazione. Viene creata automaticamente una proposta di compensazione delle posizioni in base al pagamento correlato all'avviso. Quando si riceve il pagamento, esso verrà attribuito all'avviso e completerà la compensazione proposta. Se quando si alloca l'avviso ai pagamenti in entrata, vengono rilevate differenze che influiscono sull'importo della fattura o sulla data fattura, tali differenze sono visualizzate insieme agli avvisi di pagamento che non è possibile attribuire ad alcuna fattura. È possibile visualizzare una lista di avvisi di pagamento nel centro di lavoro Gestione pagamenti. Creazione di avvisi di pagamento cliente Se più fatture di un cliente vengono addebitate mediante addebito diretto, viene automaticamente creato un avviso di pagamento dall'esecuzione mezzi di pagamento. Ciò avviene se è stato specificato nei dati anagrafici o se lo spazio predefinito per la nota al beneficiario della modalità di pagamento non è sufficiente per rappresentare le spiegazioni SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

17 delle singole fatture. Gli avvisi di pagamento inviati ai clienti non vengono salvati. Tuttavia, è possibile stampare gli avvisi tutte le volte che si intende farlo. È possibile creare avvisi di pagamento per ogni pagamento o per i pagamenti selezionati: Per ogni pagamento Si definisce se gli avvisi di pagamento devono essere creati per i pagamenti nei dati anagrafici del cliente. Per attivare la creazione di un avviso di pagamento per ogni pagamento per il quale si dispone dell'autorizzazione ad addebitare gli importi della fattura dal conto del cliente mediante mandato di addebito diretto, attenersi alla seguente procedura: 1. Nel centro di lavoro Contabilità clienti, aprire la view Clienti, quindi la sottoview Clienti. 2. Selezionare il cliente e fare clic su Elaborare Dati finanziari. 3. In Controllo avviso, selezionare Avviso di pagamento richiesto. È necessario effettuare tali impostazioni per ogni cliente singolarmente. Per i pagamenti in cui lo spazio predefinito per la nota al beneficiario non è sufficiente, l'avviso di pagamento viene creato con il mezzodi pagamento. Per i pagamenti selezionati: Se si intende soltanto creare un avviso di pagamento per pagamenti di singole fatture o pagamenti di più fatture senza averlo definito nei dati anagrafici, attenersi alla seguente procedura: 1. Nel centro di lavoro Gestione pagamenti, aprire la view Monitor pagamenti. 2. Selezionare i pagamenti richiesti e fare clic su Creare avviso di pagamento. 3. Il sistema accede ai dati della fattura durante la creazione. Il nuovo stato dell'avviso per il pagamento Emesso viene visualizzato nell'area dettagli di questa videata in Dati avviso di pagamento. Invio di un avviso di pagamento cliente È possibile inviare elettronicamente avvisi di pagamento in uscita se sono state effettuate le necessarie impostazioni nella configurazione e nei dati anagrafici. Per ulteriori informazioni, consultare Invio elettronico di avvisi di pagamento in uscita [Pagina 18]. Generazione di un avviso di pagamento cliente Per stampare gli avvisi di pagamento cliente o inviarli elettronicamente nel caso in cui il cliente abbia concesso all'utente l'autorizzazione agli addebiti diretti, attenersi alla seguente procedura: 1. Nel centro di lavoro Gestione pagamenti, aprire la view Attività periodiche e la sottoview Esecuzioni mezzi di pagamento. 2. Fare clic su Nuovo Esecuzione mezzi di pagamento. 3. Compilare i campi rilevanti nella videata Nuova esecuzione mezzi di pagamento e selezionare la casella di spunta Incluso avviso di pagamento. Salvare gli inserimenti. 4. Fare clic su Impostare su Attivo. Gli avvisi di pagamento sono generati automaticamente durante l'esecuzione mezzi di pagamento successiva. È possibile generare un avviso di pagamento cliente in uscita più di una volta. 5. Per schedulare la stampa o l'invio elettronico degli avvisi di pagamento e quindi eseguirli a determinati orari su base ricorrente, fare clic su Schedulare. Inserire i dati richiesti per la schedulazione e salvare gli inserimenti. Visualizzazione dello stato di un avviso di pagamento cliente È possibile visualizzare lo stato dell'avviso per ogni pagamento in uscita nel centro di lavoro Gestione pagamenti nella view Monitor pagamenti. Lo stato viene visualizzato nei dettagli in Dati avviso. Nel campo Avviso richiesto, il sistema visualizza anche se è richiesto un avviso di pagamento, se specificato nei dati anagrafici del cliente o nel caso in cui lo spazio per la nota al beneficiario non fosse sufficiente. Concetti base P U B L I C 2015 SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. 17

18 Visualizzazione dello storico degli avvisi di pagamento 1. Nel centro di lavoro Gestione pagamenti, aprire la view Avvisi di pagamento. 2. Per visualizzare il pagamento di un cliente specifico, selezionare la funzione di filtro e inserire il cliente nel campo ID pagatore/beneficiario. Vengono visualizzati tutti gli avvisi del cliente selezionato. È possibile classificare gli avvisi in base al rispettivo stato (ad esempio, Rilasciato, Annullato, Confermato). 2.4 Invio elettronico di avvisi di pagamento in uscita È possibile inviare avvisi di pagamento in uscita ai clienti o ai fornitori mediante un'interfaccia elettronica se sono state effettuate le impostazioni necessarie sia dal lato del mittente sia dal lato del destinatario. Prerequisiti Business Configuration L'utilizzo di bonifici in uscita e di assegni in uscita è attivato nella configurazione della soluzione. Per trovare questa business option, accedere al centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di implementazione. Selezionare il progetto di implementazione e fare clic su Elaborare portata del progetto. Nella fase del progetto Selezione obiettivi, assicurarsi che sia selezionata l'opzione Gestione pagamenti e liquidità in Gestione del flusso di cassa. Nella fase Domande, espandere l'elemento di determinazione dell'obiettivo Gestione del flusso di cassa, selezionare Gestione pagamenti e liquidità e rispondere alle domande relative a bonifici e assegni in uscita. Dati anagrafici Sia la società mittente che quella destinataria dell'avviso di pagamento devono avere la propria forma d'identificazione standard, ad esempio il numero D-U-N-S univoco (Data Universal Numbering System) della società, che è attribuito alle società da Dun & Bradstreet. Questo ID viene inserito da entrambe le parti nei dati anagrafici e richiesto in ogni caso dal sistema per attribuire in modo univoco lo scambio di dati elettronico tra le due società. I seguenti ID possono essere utilizzati come forma d'identificazione standard. Numero ufficio doganale tedesco Numero D-U-N-S Numero internazionale di ubicazione Standard Carrier Alpha Code (per società di nolo) Per inserire un ID standard, accedere al centro di lavoro Gestione organizzazione e selezionare Attività frequenti Elaborare strutture organizzative. Nel tab Generale, è possibile inserire l'id standard mediante il link Identificatori commerciali esterni. Sia il mittente che il destinatario devono concordare un ID standard da utilizzare e comunicarlo l'uno all'altro. La procedura seguente utilizza il numero D-U-N-S come ID standard. 1. Reperimento dati e inserimento del numero D-U-N-S per il mittente dell'avviso di pagamento: Lato mittente: SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

19 passare al centro di lavoro Contabilità fornitore e selezionare Attività frequenti Visualizzare struttura organizzativa. Nella videata Struttura organizzativa: <nome della società>, il tab Generale visualizza il numero D-U-N-S. Informare il destinatario su questo numero. Lato destinatario: passare al centro di lavoro Contabilità clienti e selezionare Clienti. Selezionare il cliente appropriato, quindi Elaborare Generale. Nella videata Cliente organizzazione: <nome della società>, inserire nel campo Numero DUNS il numero D-U-N-S ricevuto dal mittente. 2. Reperimento dati e inserimento del numero D-U-N-S per il destinatario dell'avviso di pagamento: Lato destinatario: passare al centro di lavoro Contabilità clienti e selezionare Attività frequenti Visualizzare struttura organizzativa. Nella videata Struttura organizzativa: <nome della società>, il tab Generale visualizza il numero D-U-N-S. Informare il mittente su questo numero. Lato mittente: Passare al centro di lavoro Contabilità fornitori e selezionare Fornitori. Selezionare il fornitore appropriato, quindi Elaborare Generale. Nella videata Fornitore: <nome della società>, inserire nel campo Numero DUNS il numero D-U-N-S ricevuto dal mittente. Flusso del processo Affinché la propria società sia in grado di inviare elettronicamente gli avvisi di pagamento, è necessario assicurarsi che sia il canale di output XML che l'interfaccia siano impostati anche nella parte del fornitore, come descritto di seguito. Impostazione dell'invio elettronico degli avvisi di pagamento La funzione di invio elettronico degli avvisi di pagamento deve essere attivata sia nel lato del mittente che del destinatario. Impostazione dell'accordo di comunicazione lato destinatario 1. Passare al centro di lavoro Gestione applicazione e utenti e selezionare Gestione input e output Accordi di comunicazione. Selezionare Nuovo. 2. Nella videata Nuovo accordo di comunicazione, inserire i dati richiesti, incluso il cliente, nel campo ID business partner. Inserire Numero Dun & Bradstreet in Tipo di identificazione. In Servizio selezionato, selezionare i seguenti valori: Documento commerciale: avviso di pagamento in entrata Template di collaborazione: avviso di pagamento (in entrata mediante SAP ESD) Tipo di template di collaborazione: XI in entrata Nella sezione Sicurezza nel campo Autenticazione, selezionare il valore Certificato SSL Client. In alternativa, selezionare il valore Nome utente/password ed elaborare il campo Nome utente di conseguenza. 3. Viene generato un URL da visualizzare in Impostazioni tecniche. Informare il mittente su questo numero. 4. Salvare. L'interfaccia configurata ora consente di ricevere gli avvisi di pagamento in formato elettronico, mediante i quali si viene informati elettronicamente sulle richieste di pagamento. Impostazione dell'accordo di comunicazione lato mittente 1. Passare al centro di lavoro Gestione applicazione e utenti e selezionare Gestione input e output Accordi di comunicazione. Selezionare Nuovo. Concetti base P U B L I C 2015 SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. 19

20 2. Nella videata Nuovo accordo di comunicazione, inserire i dati richiesti incluso il fornitore nel campo ID business partner. Nel campo Tipo di identificazione, inserire Numero Dun & Bradstreet. In Servizio selezionato, selezionare i seguenti valori: Documento commerciale: avviso di pagamento in uscita. Template di collaborazione: avviso di pagamento (in uscita mediante SAP ESD) Tipo di template di collaborazione: XI in uscita In Impostazioni tecniche, inserire nel campo URL l'url fornito dal destinatario dell'avviso di pagamento. Nella sezione Sicurezza nel campo Autenticazione, selezionare il valore Certificato SSL Client. Nel campo Nome utente, selezionare Chiave del sistema ByDesign, che consente di utilizzare la funzione Download certificato visualizzata accanto. In alternativa, selezionare il valore Nome utente/password ed elaborare il campo Nome utente di conseguenza. Salvare. 3. Passare al centro di lavoro Contabilità fornitori e selezionare Fornitori. Selezionare il fornitore, quindi Elaborare Indirizzi. Nel tab Comunicazione, selezionare Collaborazione. 4. Nel campo Avviso di pagamento in uscita, selezionare XML quindi Salvare. È ora possibile avviare le transazioni di pagamento mediante le fatture fornitore corrispondenti e inviare elettronicamente gli avvisi di pagamento ai propri fornitori con notifica delle richieste di pagamento. Se il destinatario dell'avviso di pagamento non utilizza questa soluzione ma utilizza un servizio Web, il destinatario può informare il mittente sull'url fornito mediante il servizio Web. L'avviso di pagamento può essere inviato mediante questo URL. 2.5 Determinazione della modalità/prenotazione di pagamento Riepilogo La modalità di pagamento specifica il modo in cui vengono effettuati i pagamenti, ad esempio mediante assegno o bonifico. Le impostazioni della modalità di pagamento vengono create per i pagamenti avviati internamente e per le informazioni relative al conto della società. La modalità di pagamento viene specificata nelle seguenti ubicazioni: Nei dati anagrafici del cliente o del fornitore Nelle posizioni aperte Inoltre, vengono definite le informazioni dettagliate (ad esempio, il numero di conto e il numero ABI/CAB per un bonifico). Il sistema accede a questi dati durante la creazione della lista di proposte di pagamento: Se non è stata specificata una modalità di pagamento nei dati anagrafici, è possibile inserirla nelle posizioni aperte durante l'elaborazione della lista di proposte di pagamento. La modalità di pagamento così specificata sostituisce quella specificata nel record anagrafico. Inoltre, è possibile specificare nelle posizioni aperte una modalità di pagamento non contenuta nel record anagrafico. Se sono specificate più modalità di pagamento nei dati anagrafici ma nessuna nelle posizioni aperte, il sistema esamina le modalità di pagamento nella sequenza in cui sono state inserite per verificare se è possibile utilizzare le modalità specificate per l'esecuzione pagamenti. Il sistema tenta di determinare la modalità di pagamento più rapida e favorevole SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

21 Per gli esborsi in divise estere, il sistema controlla se le modalità di pagamento consentono gli esborsi a fornitori, clienti o banche all'estero. Per gli incassi in divise estere, è necessario che sia consentita la modalità di pagamento per i pagamenti in divisa estera. Prerequisiti Impostazioni di configurazione Fine tuning La Determinazione del metodo/prenotazione di pagamento è attivata nella configurazione della soluzione. Per trovare questa attività, accedere al centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di implementazione. Selezionare il progetto di implementazione e fare clic su Aprire lista delle attività. Selezionare la fase Fine tuning, quindi le attività seguenti dalla lista delle attività. Modalità di pagamento del paese in Impostazioni globali per pagamenti: definizioni che devono essere specifiche del paese per una modalità di pagamento. Queste sono necessarie per tutte le modalità di pagamento utilizzate dalla società in un determinato paese. Ad esempio, se si possiedono società in Germania, Francia e Stati Uniti, la modalità di pagamento Assegno viene definita separatamente per ciascun paese. Modalità di pagamento della società in Determinazione e definizione priorità di conti bancari e modalità di pagamento per pagamenti automatici Assegnare priorità a conti bancari e modalità di pagamento sulla base dell'importo : definire le modalità di pagamento utilizzate per ciascuna società, con importi minimi e massimi. Dati anagrafici fornitore Se è stata concordata una modalità di pagamento con un business partner, è possibile specificarla direttamente nel record anagrafico. Inoltre, nel record anagrafico è possibile specificare più modalità di pagamento. Il sistema ne seleziona una durante l'esecuzione pagamenti, sulla base della modalità di pagamento specificata nel documento o di una delle modalità di pagamento specificate nella configurazione durante la determinazione della priorità della banca. Per specificare le modalità di pagamento nel record anagrafico, selezionare Contabilità fornitori Fornitori, selezionare un fornitore e fare clic su Elaborare. Quindi selezionare Dati finanziari Dati pagamento. In Modalità di pagamento è possibile selezionare tutte le modalità di pagamento definite per la società. Dati anagrafici cliente Per eseguire pagamenti avviati internamente, viene definita una modalità di pagamento nel record anagrafico cliente. Questo riguarda, ad esempio, un accordo per addebitare le fatture cliente direttamente dal conto cliente con un addebito diretto. Se si definiscono le modalità di pagamento nei dati anagrafici del cliente, anche questi pagamenti vengono inclusi nella lista di proposte di pagamento. Selezionare Contabilità clienti Clienti e fare clic su Avvio. Selezionare un cliente, quindi fare clic su Elaborare e selezionare Dati finanziari Dati pagamento. In Modalità di pagamento è possibile selezionare una qualsiasi modalità di pagamento definita per la società. Caratteristiche Modalità di pagamento in posizioni aperte È possibile specificare la modalità di pagamento per ciascun esborso durante la registrazione della fattura. Questa modalità di pagamento comparirà nella lista di proposte di pagamento. Tuttavia, se non è specificata alcuna modalità Concetti base P U B L I C 2015 SAP SE o una società di gruppo SAP. Tutti i diritti riservati. 21