GESTIONE STRUTTURE SPORTIVE

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1 GESTIONE STRUTTURE SPORTIVE K.I.W.A. è il sistema integrato software e hardware che semplifica la gestione operativa e permette una migliore organizzazione delle risorse, ottimizzando tutte le attività di programmazione, gestione, analisi e controllo. La relazione tra cliente e operatori, dal suo arrivo fino alla scadenza del rapporto, è definita da una raccolta di dati e informazioni che, grazie alla programmazione automatica delle operazioni di marketing, aiutano il personale nella gestione commerciale del cliente stesso. Inoltre, la possibilità di effettuare grafici, report e statistiche consente al management una più precisa e puntuale attività di controllo e pianificazione.

2 Per accedere alla Procedura è necessario digitare un utente ed una password in quanto è presente un particolare operatore, detto amministratore, che ha un accesso di livello superiore e permette di definire gli operatori di livello inferiore. L accesso ad alcune funzioni è riservato all amministratore in modo da evitare modifiche di dati che devono essere gestiti solo da personale qualificato. Ad esempio è possibile proteggere la funzione di eliminazione di un cliente, lo storno di un abbonamento, la modifica della data di scadenza o la modifica di un pagamento E possibile inserire una lista di operatori e definire l accesso alle funzionalità riservate. Al lancio del Menu Generale, una procedura automatica cambia sia lo stato dell abbonamento che del cliente per quei contratti che sono scaduti dal giorno precedente, modifica inoltre lo stato degli abbonamenti futuri in abbonamenti attivi per quegli abbonamenti la cui data di inizio parte dalla data del giorno che stiamo elaborando. Non serve quindi nessuna operazione manuale per avere tutti i report e le statistiche perfettamente aggiornate. Viene inoltre lanciata una procedura che, dopo la registrazione dell ingresso di ogni cliente, visualizza messaggi sulla situazione contrattuale dell'associato per fornire un elevato e immediato grado di informazioni ai consulenti. Per inserire le varie informazioni legate all Anagrafica dei Clienti, esistono delle procedure dedicate, alcune delle quali sono fornite, per comodità, precaricate (Allenamenti, Centri di Costo, Esigenze, Fonti, Obiezioni, Professioni), ma modificabili dall utente a seconda delle proprie esigenze. Prima di procedere all inserimento dei Clienti, è necessario inserire gli addetti alle varie mansioni, specificando se si tratta di un consulente, un deskista o un istruttore. Altra tabella fondamentale da compilare è quella degli abbonamenti e dei corsi a pagamento. È possibile esportare il contenuto di ogni Tabella in Excel o stamparla (dal bottone Stampa si può far generare un file.pdf se è presente il programma per la generazione dei PDF). L Anagrafica Clienti gestisce le schede anagrafiche degli iscritti, gli abbonamenti, i rinnovi, i pagamenti, i corsi, lo scadenzario e tutte le problematiche inerenti il parco clienti. Assegna i parametri automatici per definire lo stato dei clienti e degli abbonamenti. Il programma registra automaticamente la data di inserimento, l utente, il tipo cliente e controlla che i dati obbligatori vengano inseriti. Viene controllata la validità nell inserimento del Codice Fiscale, con la visualizzazione di un messaggio di errore nel caso di digitazione non corretta, o di inserimento di un Codice Fiscale già presente, con suggerimento del carattere di controllo (ultimo carattere), viene inoltre controllato se è già stato inserito un cliente con lo stesso nominativo (Cognome+Nome) visualizzando un messaggio di avvertimento.

3 Ogni scheda cliente comprende un immagine per identificare il cliente all atto dell accesso. L immagine può essere inserita mediante webcam. L immagine viene visualizzata nel software alla lettura della tessera del cliente. Dopo aver confermato l inserimento del cliente, il programma apre una finestra in cui vengono richieste le esigenze primarie del cliente, informazioni utili per capire lo scopo per cui il cliente frequenterà la struttura sportiva. Verrà inoltre visualizzata una finestra per la gestione delle azioni e attività di marketing, che permette di gestire e monitorare la relazione tra il cliente e gli operatori della struttura, grazie alla programmazione automatica volta ad orientare e stimolare i percorsi tecnico/commerciali dei clienti.

4 Direttamente dall Anagrafica Clienti è possibile registrare un abbonamento in funzione del tipo cliente (se è un cliente nuovo o un cliente che ha un abbonamento scaduto verrà abilitato solo il bottone Nuovo negli altri casi sarà possibile rinnovare o integrare un abbonamento attivo) ed è sufficiente specificare il tipo di abbonamento, il prezzo e la data di inizio (la data di fine abbonamento viene calcolata automaticamente, anche tenendo conto dei mesi di bonus). Se si indica che è omaggio non viene richiesto il prezzo. Se si indica che un abbonamento è stornato, funzione di competenza solo dell Amministratore, vengono eliminate le rate ancora in sospeso e lo stato dell abbonamento da attivo diventa scaduto modificando la data di fine, lo stato del cliente passa da cliente a excliente. Naturalmente se dovessimo eliminare lo storno si dovrebbe modificare la data di fine e registrare i pagamenti mancanti. È possibile modificare il consulente proposto (inserito durante l immissione del cliente) con quello che sta effettuando l operazione. Dopo aver registrato un abbonamento, è necessario indicare i pagamenti specificando se l abbonamento viene pagato in un unica soluzione o in varie rate e la relativa modalità di pagamento. Il programma non permette di uscire se il saldo non è a zero. Oltre ad un abbonamento, è possibile inserire un corso e si potrà scegliere solo fra quelli con un periodo di validità in vigore. L inserimento del pagamento è identico a quello dell abbonamento. L inserimento degli Abbonamenti, dei Corsi e del Customer può avvenire, oltre che dall Anagrafica Clienti anche utilizzando i programmi specifici presenti nel Menu Gestionale. Nella sezione STATISTICHE possiamo controllare, sia globalmente che per consulente, gli ingressi per giorno, per fascia oraria o per cliente, sia come report che graficamente; stampare un report con le attività giornaliere; avere un elenco degli appuntamenti; controllare le scadenze degli abbonamenti; visualizzare i contratti rinnovati, evidenziare i clienti che non frequentano da un numero di giorni scelto dall utente; evidenziare i clienti che non sono stati contattati da un numero di giorni scelto dall utente; controllare le scadenze dei pagamenti. Viene inoltre fatta una statistica dei clienti presentati da persone frequentanti con il totale del fatturato.

5 1. Riepilogo Clienti/Soci : viene visualizzato il totale dei clienti suddivisi per Stato Cliente. I dati vengono presi dall Anagrafica Clienti. 2. Stampa An agrafica Clienti : mostra la lista complessiva dei clienti iscritti con la possibilità di ricercare per nome, cognome, consulente, città, indirizzo, data ultimo ingresso, scadenza abbonamento, ecc. (la ricerca può essere effettuata per tutti i campi presenti nella griglia). La visualizzazione standard prevede alcune informazioni di base, ma è possibile ottenere anche viste tabellari con la possibilità di selezionare le colonne visibili ed esportare su Excel.. In ogni colonna è possibile scrivere le lettere che compongono il campo da ricercare (es. cliccando nella colonna Cognome digitando la lettera P il cursore si posiziona sul primo nome che inizia con P, se poi si scrive A e altri caratteri, la ricerca continua fino al nominativo desiderato. La stessa cosa è valida anche per colonne con contenuti numerici. Se invece si sposta una colonna (posizionarsi con il mouse sulla testata della colonna desiderata, mantenendo premuto il bottone di sinistra del mouse, trascinarla nello spazio giallo) vengono raggruppati tutti i clienti per il contenuto della colonna, ad esempio, se trascino la colonna della Città, avrò tutti i clienti suddivisi per Città. 3. Report del Giorno: questa procedura evidenzia l operatività dei vari consulenti. Al termine del riepilogo del fatturato e dell incassato viene evidenziata, per ogni consulente, l attività svolta: nuovi clienti, contratti, rinnovi, telefonate, trattative, ecc.

6 4. Elenco Appuntamenti : questo programma consente di tenere sotto controllo gli appuntamenti presi con i propri clienti. Il programma propone la visualizzazione per un periodo di un mese, evidenziando i dati significativi del cliente e la tipologia dell appuntamento. 5. Ingressi Giornalieri : Per ogni giorno vengono visualizzati gli ingressi di ogni cliente (acquisiti sia con il lettore di card o con il programma di registrazione manuale), con l indicazione della scadenza dell abbonamento e il numero dei giorni mancanti (in rosso sono evidenziati quelli con scadenza inferiore ai 180 giorni). Per avere situazioni più dettagliate, si possono suddividere i dati estratti per consulente, orario d ingresso o numero giorni trascinando il campo desiderato sulla riga gialla. 6. Ingressi per Fascia Oraria : è possibile anche visualizzare gli ingressi per fascia oraria, Dopo aver scelto un periodo, ed eventualmente anche il giorno della settimana (es. se scelgo il periodo dal 10 Agosto al 25 Agosto e indico mercoledì, verranno visualizzati solo gli ingressi del giorno indicato), verranno estratti tutti gli ingressi suddivisi per fascia oraria (dalle 07 in poi per ogni ora) con la suddivisione fra maschi e femmine e le varie percentuali sia sul totale che sulla ripartizione. 7. Ingressi per Cliente : con questa procedura vengono visualizzati gli ingressi di un cliente selezionato, suddivisi per mese. È possibile modificare l anno proposto (quello in corso) per consultare gli ingressi degli anni precedenti. Si ricorda la data di fine abbonamento. 8. Grafici Ingressi : possiamo visualizzare gli ingressi con alcuni grafici che evidenziano gli accessi per ogni mese o per ogni settimana nell anno richiesto. Molto interessante è il raffronto con i due anni precedenti. La rappresentazione grafica è visibile attraverso un istogramma o a linee con indicazione (facoltativa) dei valori. 9. Clienti non Frequentanti : è possibile tenere sotto controllo i clienti che non frequentano da numero giorni scelto dall utente. Le informazioni relative ai clienti sono estratte dall Anagrafica Clienti, aggiornata comunque dalla procedura degli accessi. 10. Clienti non Contattati : con questa procedura possiamo tenere in evidenza i clienti che non sono stati contattati dai consulenti da numero giorni scelto dall utente. Le informazioni relative ai clienti sono estratte dall Anagrafica Clienti, aggiornata comunque dalla procedura degli accessi e dall introduzione delle note nel Customer Service.

7 11. Scadenza Abbonamenti : questa procedura consente di tenere sotto controllo le scadenze degli abbonamenti che cadranno nel periodo scelto, possiamo quindi conoscere in anticipo un fattore importante per la gestione della struttura sportiva. Le informazioni visualizzate sono reperite dai vari archivi: Anagrafica Clienti, Accessi, Abbonamenti per mettere in condizione i consulenti di avere tutti i dettagli necessari per un eventuale rinnovo dell abbonamento. La stampa viene suddivisa per periodo decrescente, vengono quindi stampate prima le scadenze più vicine. 12. Scadenza Rinnovi : vengono visualizzati gli abbonamenti scaduti o che scadranno nel periodo digitato con evidenziato il relativo rinnovo. 13. Scadenza Pagamenti : questo report fornisce una situazione amministrativa dei pagamenti che sono in scadenza. In rosso vengono evidenziati i pagamenti scaduti. 14. Statistica Referral : questa statistica evidenzia, per ogni socio, gli iscritti che ha presentato e il loro stato attuale. È possibile ordinare questa indagine sia per numero di iscritti che per fatturato. Nella Sezione dedicata all Amministratore, è presente il richiamo all Anagrafica Clienti che ha tutte le funzionalità descritte precedentemente con l unica eccezione che solo l Amministratore può eliminare un cliente. In questa fase verranno eliminati tutti gli abbonamenti, i pagamenti, i customer e gli ingressi. Lo stesso concetto è valido per gli Abbonamenti: il programma ha tutte le funzionalità descritte precedentemente con l unica eccezione che solo l Amministratore può modificare, stornare, annullare un abbonamento (tipo, prezzo, data inizio) o i relativi pagamenti (date di scadenza, importi). Diamo una breve panoramica delle procedure riservate all Amministratore: 1. Modifica Clienti/Consulenti : è possibile spostare i clienti assegnati ad un consulente ad un altro. Nella selezione si potrà fare un filtro scegliendo lo stato del cliente. 2. Operatività : Partendo dai dati inseriti nel Customer Service, verranno visualizzate tutte le attività svolte dai vari consulenti, ad esempio i contratti conclusi, le trattative (andate a buon fine e no), i contatti telefonici, ecc.

8 3. Riepilogo Giornaliero : viene presentato un riepilogo delle attività svolte da ogni consulente, i cui dati sono modificabili, e viene generato un elenco riepilogativo sia per consulente che giornaliero. 4. Libro Clienti/Soci : Si può stampare un elenco dei clienti frequentanti la struttura sportiva in un determinato giorno. 5. Grafico Andamento Clienti/Soci : con questo grafico si visualizzano gli abbonamenti acquisiti nell anno preso in esame suddiviso per quindicina (es. dal 1 Gennaio al 16 Gennaio, ecc.). Si può eliminare la rappresentazione dei valori e visualizzare il grafico non in modalità 3D.

9 6. Scadenze Clienti/Soci : si può stampare un elenco dei clienti, suddiviso per consulente, la cui scadenza cade nel periodo scelto. Le informazioni vengono prelevate dall Anagrafica Clienti. 7. Grafico Contratti Acquisiti : con questo grafico si possono visualizzare i contratti acquisiti nell anno richiesto con la suddivisione per abbonamento. Inoltre si può visualizzare un grafico con la suddivisione mensile e un raffronto con i due anni precedenti. 8. Contratti per Anno/Mese : con questa procedura si possono evidenziare i contratti acquisiti in un determinato anno, filtrando le informazioni in base alle esigenze del momento: solo i contratti promozionali, i contratti omaggio o tutti i contratti, o quelli attivi o quelli scaduti. Il report prodotto è suddiviso per mese e suddivide i contratti in nuovi e rinnovati, dando i totali riepilogativi. 9. Grafico Fatturato/Incassato : con questo grafico si evidenziano gli importi del fatturato e dell incassato dei contratti acquisiti nell anno preso in esame suddivisi per mese. Si può eliminare la rappresentazione di valori e visualizzare il grafico non in modalità 3D. Viene data anche la possibilità di confrontare sia il fatturato che l incassato con i due anni precedenti al periodo scelto. 10. Fatturato : con questo report possiamo visualizzare, per consulente, il fatturato di un periodo scelto, con l evidenziazione di eventuali abbonamenti stornati. 11. Incassato : con questo report possiamo visualizzare, per consulente, l incassato di un periodo scelto.

10 12. Stampa Inserimenti Giornalieri : con questa procedura si stampano tutte le movimentazioni amministrative relative all acquisizione di contratti (nuovi, rinnovi o reintegri) e all inserimento dei pagamenti (sia quelli eseguiti che quelli da incassare) del giorno selezionato. 13. Valutazioni : questo report permette di effettuare ulteriori analisi, consentendo al management una più precisa e puntuale attività di controllo e pianificazione. Viene evidenziata la suddivisione della tipologia dei clienti, dei contratti (acquisiti, rinnovati, scaduti, a scadere, ecc.) riferiti sia al periodo attuale che ai periodi precedenti (3, 6, 12 mesi) e una situazione dei pagamenti sia in scadenza che scadut 14. Gestione Utenti : in questa procedura è necessario introdurre tutte le persone che dovranno accedere al gestionale, inserire una password che verrà richiesta solo al lancio del Menu Generale e indicare chi ha i privilegi di amministratore PER CHIARIMENTI SUL NOSTRO PRODOTTO NOVITA CHIAMARE I SEGUENTI NUMERI SANY 5D & WindProduction Produzione Assistenza e Installazione Simone Fiaschi Tel.0586/ / E- mail : Sede operativa Cascina Pisa PER LA REALIZZAZIONE NELLA VOSTRA PALESTRA Chiamare: I NOSTRI NUMERI

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