REGOLAMENTO GENERALE PER L ORGANIZZAZIONE DI EVENTI E PER LA CONCESSIONE SPAZI DEL POLO TERRITORIALE DI MANTOVA

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1 REGOLAMENTO GENERALE PER L ORGANIZZAZIONE DI EVENTI E PER LA CONCESSIONE SPAZI DEL POLO TERRITORIALE DI MANTOVA CAPO 1 ORGANIZZAZIONE EVENTI CAPO 2 CONCESSIONE E L UTILIZZO TEMPORANEO DEGLI SPAZI CAPO 3 ALLEGATI E MODULI INDICE CAPO 1 ORGANIZZAZIONE EVENTI Art. 1 Principi generali-finalità -ambito di applicazione- modalità richiesta Art. 2 Classificazione evento Art. 3 Tipologia evento Art. 4 Luoghi e Spazi Art. 5 Finanziamento dell evento Art. 6 Supporto tecnico informatico e logistico Art. 7 Richiesta patrocinio CAPO 2 CONCESSIONE E L UTILIZZO TEMPORANEO DEGLI SPAZI Art. 1 Principi generali- Finalità e ambito di applicazione Art. 2 Disposizioni comuni alla circolazione Art. 3 Soggetti utilizzatori/richiedenti Art. 4 Spazi utilizzabili, giorni e orari di utilizzo Art. 5 Procedura per la richiesta Art. 6 Responsabilità Art. 7 Sanzioni CAPO 3 ALLEGATI E MODULI Art. 1 Allegati e Modulistica per la richiesta CAPO I ORGANIZZAZIONE EVENTI Cap 1 -Art.1: Principi generali-finalità -ambito di applicazione- modalità richiesta 1. Il presente regolamento indica i principi generali per l organizzazione degli eventi nell ambito istituzionale del Polo Territoriale di Mantova del Politecnico di Milano, indipendentemente dalla tipologia dell evento. Gli eventi sono strumenti di comunicazione rilevanti ai fini del sostegno dell immagine istituzionale dell ente, in quanto coinvolgono il contesto esterno attraverso la sollecitazione di gruppi di partecipanti variamente selezionati. A seconda degli utenti a cui è destinato, dei contenuti e delle finalità in termini di relazioni pubbliche, si possono individuare diversi tipi di eventi

2 2. A seconda dell evento è bene dare un titolo significativo e immediato, definendo così subito l obiettivo che si vuole raggiungere, identificando gli utenti a cui è rivolto, e fornendo un programma comprensivo dei relatori e dei soggetti coinvolti come organizzatori o coordinatori. 3. E esclusa l organizzazione di eventi che siano incompatibili con l immagine istituzionale e promossi da soggetti che operano in ambiti contrastanti con la missione di Ateneo, che consiste, (come esplicitato all interno dello Statuto), nell elaborazione e nella trasmissione delle conoscenze scientifiche, tecnologiche, umanistiche ed economico-sociali, nella promozione e nell organizzazione della ricerca, nella formazione di studenti e docenti nel campo dell architettura, del design, dell ingegneria e degli altri ambiti della cultura politecnica promossi dall Ateneo e della cultura in generale. 4. La richiesta di autorizzazione e la procedura per l organizzazione dell evento va compilata necessariamente online tramite apposito form dal sito del Polo di Mantova organizzazione eventi : La richiesta non pervenuta in formato digitale e nei tempi indicati non verrà presa in considerazione. Cap 1 - Art.2: Classificazione evento 1. L evento viene classificato in base al soggetto richiedente, all utenza a cui è rivolto, alla rilevanza e alla portata (intesa come numero di partecipanti). Richiedente L evento può essere richiesto da soggetti interni al Politecnico di Milano: - soggetti interni quali docenti, ricercatori e personale tecnico amministrativo del Polo, associazioni, comitati, rappresentanze interne di personale docente e tecnico-amministrativo, associazioni studentesche accreditate del Politecnico di Milano, ecc; - soggetti esterni, di natura pubblica o privata (aziende, società, enti, privati ecc) possono chiedere di co-partecipare o semplicemente il patrocinio dell evento. Devono comunque compilare il form per l identificazione dell evento ( informazioni generali sull evento). Utenti L evento viene classificato, inoltre, in base alla tipologia di utenti, i quali possono essere interni ed esterni al Polo (A) oppure unicamente interni, solitamente studenti o iscritti a corsi ecc (B). Rilevanza L importanza (internazionale, nazionale e locale) con classificazione (A1,A2,A3). Come utenza è inclusa inoltre quella interna (studenti o iscritti ai corsi ecc ). Portata II numero di destinatari, solitamente correlato alla rilevanza, che si ipotizza possa presenziare all iniziativa 10/50, 50/100, 100/200, 200/500, oltre. 2. Tempistica: per qualsiasi tipologia di evento la richiesta deve pervenire al Prorettore compilando il form corretto con le seguenti tempistiche: - 2 mesi prima Eventi del tipo A3 (locale) - 3 mesi prima Eventi del tipo A2 (nazionale) - 6 mesi prima - Eventi del tipo A1 (internazionale) Cap 1 -Art.3: Tipologia evento CONGRESSO Occasione di incontro di grande visibilità e rilevanza, che riunisce molte persone (da un centinaio a qualche migliaia), al fine di dibattere ampiamente temi culturali, politici, sociali, sindacali, associativi, ecc. E` caratterizzato da:. una certa complessità organizzativa, anche in virtù dei grandi numeri che coinvolge;. ripetitività nel tempo;. alti costi di realizzazione; - 2-7

3 . sensibile interesse nella stampa, di solito ampiamente invitata. CONVEGNO Incontro fra specialisti di un particolare settore che, pur coinvolgendo un pubblico ristretto, può rappresentare un momento d interesse anche per l opinione pubblica. CONFERENZA Riflette la tipologia del congresso, ma coinvolgendo un numero più contenuto di partecipanti. Si tratta, infatti, dell incontro di più persone, appartenenti ad una stessa organizzazione o che condividono un comune interesse, realizzato in modo da consentire ad uno o più specialisti di riferire a tutti i partecipanti sui risultati di una certa attività. Generalmente ha un carattere informale. CONFERENZA STAMPA Evento informativo organizzato da un organismo o ente, a cui sono invitati i mass media, per rendere pubbliche delle notizie. LECTIO MAGISTRALIS Lezione tenuta da un esperto della materia. Molto comune in ambito accademico-universitario, può vedere protagonista anche altre personalità di importanza e autorevolezza. WORKSHOP Caratterizzato da un numero di partecipanti ridotto, è finalizzato all approfondimento di un particolare argomento in genere di carattere operativo, attraverso il confronto ed il lavoro svolto durante il workshop stesso. Questo genere di evento, quindi, si pone quale contenitore aperto da riempire con i contributi personali ed il risultato dell interazione in aula fra docente e discenti. SEMINARIO Questa tipologia di evento viene impiegata quando si intende realizzare un attività formativa professionale o scientifica che al contempo preveda momenti di confronto e di analisi fra i partecipanti ed i relatori. Si tratta, quindi, di uno strumento che comporta il coinvolgimento attivo dei partecipanti stessi, invitati ad intervenire all interno di simulazioni. GIORNATA DI STUDIO Giornate di approfondimento su temi specifici, di solito alla presenza di specialisti del settore. BANDO DI CONCORSO Concorso di idee dedicato ad un gruppo specifico di persone, finalizzato a premiare idee o progetti innovativi in determinati ambiti. MOSTRA Evento in cui si collocano in visione al pubblico oggetti, opere, manufatti; può avere finalità promozionali, di documentazione; può essere permanente, temporanea, o ricorrente; può essere specifica, riferita a singole categorie di oggetti, periodi, autori oppure generalista o collettiva. SPETTACOLO/RAPPRESENTAZIONE Rappresentazione artistica che avviene a beneficio di un pubblico e che può essere di diversa natura: teatrale, cinematografica, canora o musicale. CONCERTO Evento in cui solitamente uno strumento solista è accompagnato da un orchestra. MANIFESTAZIONE SPORTIVA Periodo di svolgimento di una pratica sportiva che prevede la presenza di pubblico spettatore. Cap 1 --Art 4: Luoghi e spazi L evento può essere organizzato in luoghi all interno del Campus Mantova e, nella fattispecie, aule didattiche, aula videoconferenza, ingresso interno e corridoio (elenco spazi interni). I suddetti spazi sono concessi gratuitamente per i richiedenti soggetti interni e nel rispetto del regolamento (vedi CAP 1 art 1 del Regolamento)

4 E possibile utilizzare luoghi all esterno del Campus Mantova, in ambienti messi a disposizione da alcuni enti del territorio (Provincia, Fum, Comune, Amici di Palazzo Te, ecc ). NOTA BENE: per scegliere gli spazi disponibili per la città di Mantova consultare il sito: (nelle sezioni: sale comunali, sale nei palazzi civici, altre sale). Per gli ambienti esterni è prevista la richiesta diretta agli enti di riferimento per la prenotazione e tariffa. Cap 1 -Art 5: Finanziamento dell evento L evento deve preferibilmente godere di autofinanziamento, con indicazione della tipologia dei fondi utilizzati ed, eventualmente, degli sponsor o dei contributi da parte degli Enti. Gli eventi per i soggetti interni (riferiti ad attività didattica, di ricerca, e di autogestione degli studenti) godono di un contributo del Polo in termini di servizi, attrezzature, risorse umane. ll contributo del Polo consiste nel fornire i servizi elencati all art 6. Per l organizzazione degli eventi che prevedano un finanziamento da parte del Polo, è, invece, d obbligo la presentazione della rendicontazione finale. Il richiedente si impegna a presentare il preventivo dettagliato per ogni voce di spesa e ad evento concluso, il conto consuntivo dell attività svolta. Cap 1 -Art.6: Supporto tecnico informatico e logistico Il Polo prevede un contributo per gli eventi organizzati dai soggetti interni al Politecnico (docente, professore a contratto, ricercatore, assegnista di ricerca, studente, ecc) che consiste nel fornire i seguenti servizi: - attrezzature informatiche (microfoni, pc, videoproiettore, impianto audio, registrazione senza montaggio) E possibile avere la collaborazione di un unità operativa in orario lavorativo 9.00/18.00 (tecnico informatico, area logistica), Wi-fi per utenti non registrati; - consulenza audio e video esterni al Polo (previa richiesta di preventivo all Ufficio Servizi Logistici/Amministrativo e autorizzazione del Responsabile Gestionale); - consulenza traduzione in simultanea tramite service o con presenza del traduttore (previa richiesta di preventivo all Ufficio Servizi Logistici/Amministrativo e autorizzazione del Responsabile Gestionale); - consulenza per vitto, alloggio e trasporto a tariffe agevolate con esercenti convenzionati (previa richiesta di preventivo all Ufficio Servizi Generali e autorizzazione del responsabile Gestionale); - spazi interni alla sede in orari di apertura dal lun/ven 9.00/18.00 ; - portierato (sempre in orari di apertura sede) ; - parcheggi interni (max n 10 parcheggi riservati con tessera APCOA per relatori e invitati gratuiti dal lun/ven 24 h; a pagamento, invece il sab. e la dom); - allestimento e disallestimento evento; - assistenza durante l evento (studenti centocinquantoristi, tutor) - grafica interna (progettazione secondo grafica coordinata di manifesti, locandine, brochure, etc.); - promozione dell evento tramite sito web di Polo e d Ateneo, mailing list docenti e studenti lista pd e pta, comunicato stampa su media locali, affissione locandine all interno della sede. Per la divulgazione di manifesti all esterno è da concordare con il soggetto richiedente tenendo conto che è indispensabile l autorizzazione comunale nonché tassa d affissione (ICA); - consulenza merchandising Polimi since 1863 (prodotti del Polimi di rappresentanza personalizzati quali cancelleria, accessori, maglie, borse ecc). Consultare il Polishop del Polo di Mantova o il sito per catalogo e relative tariffe; - Poliprint stampa di locandine presso il Polo (n 2 formato A1, n 10 formatoa3, n 50 formato A4 da piegare

5 PER MOSTRE INTERNE - pannelli espositivi. Il Polo Territoriale di Mantova mette a disposizione pannelli rigidi di color bianco in polipropilene alveolare con relativi profili in PVC (profilo angolo e profilo ad H). In particolare: - n 54 pannelli larghezza 100 cm, altezza 200 cm, spessore 10 mm - n 10 pannelli larghezza 75 cm, altezza 200 cm, spessore 10 mm - n 12 pannelli larghezza 50 cm, altezza 200 cm, spessore 10 mm Si intende segnalare che il materiale da esporre può essere assicurato a discrezione del soggetto richiedente e referente della mostra, tenendo conto della tempistica per le procedure dell assicurazione. Inoltre è possibile prenotare un servizio di trasporto, facendo richiesta per tempo al Responsbile Gestionale del Polo Territoriale di Mantova. Assicurazione e Trasporto devono essere a carico del soggetto richiedente. Per eventi organizzati da soggetti esterni al Politecnico ma patrocinati o co-partecipati dal Polo il Politecnico può anche provvedere a fornire oltre agli spazi: - attrezzature informatiche - microfoni pc, videoproiettori, impianti audio, registrazione senza montaggio assistenza di personale tecnico informatico (lune- vene, 9:00-18:00) Wi-fi per utenti non registrati - portierato (lune- vene, 9.: ) - parcheggi interni al Campus di Mantova Cap 1 -Art.7: Richiesta patrocinio di soggetti esterni I soggetti esterni interessati alla concessione del patrocinio devono inviare al Prorettore, di norma almeno 30 giorni prima della data dell evento, richiesta da redigersi utilizzando il form online La concessione in uso è subordinata alla compatibilità della richiesta con le finalità istituzionali dell Ateneo ed è disposta dal Prorettore e consente l utilizzo del logo ufficiale. Il concedente può revocare la concessione per sopravvenute, eccezionali e motivate esigenze istituzionali o attinenti la sicurezza o l ordine pubblico. CAPO 2 CONCESSIONE E L UTILIZZO TEMPORANEO DEGLI SPAZI Cap 2 -Art.1: Principi generali- Finalità e ambito di applicazione 1. Il presente Regolamento indica i principi generali di comportamento e i criteri di utilizzo degli spazi del Polo Territoriale di Mantova e regola la concessione e l utilizzo temporaneo a titolo gratuito di aule e di spazi in considerazione delle responsabilità che derivano da tale concessione per la rispondenza dell uso, per il rispetto delle vigenti norme antinfortunistiche, di sicurezza e di prevenzione incendi. 2. Compatibilmente con il normale svolgimento delle attività istituzionali del Polo, aule e spazi dello stesso possono essere utilizzati da soggetti interni che ne facciano regolare richiesta con la compilazione del form on line per lo svolgimento di eventi o di attività e manifestazioni, quali, a titolo esemplificativo iniziative di carattere culturale, scientifico, didattico-formativo, concorsuale e di particolare rilievo. 3. E esclusa la concessione di spazi per attività incompatibili con la destinazione d uso e con le caratteristiche strutturali e funzionali degli stessi

6 Cap 2 - Art.2: Disposizioni comuni alla circolazione 1. Gli spazi del Polo sono fruibili, nel rispetto della legge, delle norme comportamentali di ordine e decoro e delle disposizioni contenute nel presente Regolamento. E fatta salva la possibilità di segnalare alle competenti Autorità comportamenti contrari alle norme di legge o che costituiscono reato. 2. L accesso agli spazi esterni (cortile, parcheggio) del Polo di veicoli, biciclette, autovetture è consentito negli orari di apertura della sede ai soggetti autorizzati con le limitazioni e le cautele previste a tutela dell ordine e della sicurezza delle persone e delle cose, nel rispetto delle norme dettate dal Codice della strada (zona a traffico limitato). E vietata la sosta in orari notturni e festivi, se non debitamente autorizzata. Per usufruire della sosta presso il parcheggio APCOA sito in via Scarsellini,2 La tessera va richiesta all area logistica e permette la sosta gratuita dal lun/ven 24 h e a pagamento il sab. e dom. 3. Per motivi d igiene e di sicurezza, e per non arrecare disturbo al normale svolgimento delle attività, non è consentito l accesso agli animali. Cap 2 -Art.3: Soggetti utilizzatori/ richiedenti 1. Gli spazi del Polo possono essere concessi in utilizzo temporaneo per lo svolgimento delle attività di cui all art.1 comma 2 del presente Regolamento a: a) Soggetti interni quali docenti, ricercatori e personale tecnico amministrativo del Polo, associazioni, comitati, rappresentanze interne di personale docente e tecnico-amministrativo, associazioni studentesche accreditate del Politecnico di Milano, ad uso gratuito; b) Soggetti esterni al Polo, pubblici o privati su richiesta eccezionale o per eventi patrocinati. Cap 2 -Art.4: Spazi utilizzabili, giorni e orari di utilizzo 1. Gli spazi interni del Polo utilizzabili sono: aule didattiche, aule informatizzate, sale riunioni e altri spazi idonei allo svolgimento delle attività quali cortili, atrii, corridoi, ingressi (di cui all articolo 1 del presente regolamento), così come identificati nell elenco allegato. (spazi interni) 2. E prevista la possibilità realizzare l evento in ulteriori spazi esterni di strutture ed enti in coerenza a quanto previsto dal presente regolamento e dai rispettivi regolamenti interni e tariffari, ove presenti. Per questi è opportuno accordarsi direttamente con gli enti di appartenenza (Cap 1- Art. 4). 3. Compatibilmente con le esigenze funzionali del Polo gli spazi possono essere utilizzati, di norma, durante i giorni feriali in orario di apertura al pubblico e comunque nella fascia oraria compresa tra le 9.00 e le L utilizzo in orari diversi e/o in giorni prefestivi e festivi sarà specificamente regolamentato nell atto di concessione. Cap 2 -Art.5: Procedura per la richiesta I soggetti interessati all utilizzo di spazi del Polo devono inviare la richiesta on line al Prorettore, di norma almeno 30 giorni prima dell effettivo utilizzo, da redigersi utilizzando il form. L istruttoria, diretta ad accertare la sussistenza dei requisiti e la completezza della domanda, è svolta dal Responsabile della Struttura d intesa con l area Logistica e con i competenti organi interni. L utilizzo deve avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza degli ambienti e dei lavoratori e in funzione della tipologia della richiesta. Il concedente può revocare la concessione per sopravvenute eccezionali e motivate esigenze istituzionali o attinenti la sicurezza o l ordine pubblico. E opportuno effettuare un sopralluogo e firmare una dichiarazione di assunzione di responsabilità

7 Cap 2 -Art.6: Responsabilità 1. I soggetti autorizzati all utilizzo delle aule e degli spazi sono responsabili degli eventuali danni arrecati a cose o persone per l intera durata della concessione. 2. I soggetti utilizzatori sottoscrivendo specifico modulo di dichiarazione di responsabilità allegato al presente regolamento (modulo Dichiarazione di responsabilità ), a seguito di accettazione della richiesta inoltrata, esonerano espressamente il Politecnico da ogni responsabilità, in ordine alle attività svolte negli spazi o nelle aule, per furti o danni, subiti dal soggetto organizzatore e/o dai partecipanti e si obbligano ad attenersi a quanto disposto nel presente regolamento, a rispettare la capienza massima consentita per gli spazi richiesti, nonché alle ulteriori prescrizioni che venissero impartite in sede autorizzativa. 3. I locali dovranno essere riconsegnati nello stato nel quale sono stati messi a disposizione. 4. Il Responsabile del procedimento, individuato nell ambito della competente Struttura per la logistica, prima e al termine della manifestazione, verifica, di concerto con il Richiedente, le condizioni degli spazi concessi redigendo apposito verbale (modulo Verbale di sopralluogo ), che costituisce atto formale per eventuale richiesta di risarcimento danni. Cap 2 -Art.7: Sanzioni 1. Per l utilizzo degli spazi devono essere osservate le finalità, le modalità, i criteri e le procedure stabilite dal presente Regolamento. 2. Il mancato rispetto delle disposizioni previste può comportare l annullamento o la revoca dell atto di utilizzo degli spazi, con riserva per il Polo di agire per il risarcimento di eventuali danni subiti (specifiche sanzioni disciplinari per studenti e personale dipendente sono previste in caso di danno). CAPO 3 ALLEGATI E MODULI Cap 3 -Art.1: Allegati e Modulistica per la richiesta 1. Sono allegati al presente Regolamento e scaricabili da eventi/: Elenco spazi interni del Polo territoriale di Mantova 2. Sono scaricabili moduli e scaricabili da: eventi/ Dichiarazione di responsabilità Verbale di sopralluogo 3. Tali allegati e moduli, in seguito a documentate esigenze o variazione delle tariffe indicate, sono periodicamente aggiornati e modificati con determina del Responsabile Gestionale. Data IL PRORETTORE f.to Federico Bucci