L Audit nei Programmi Comunitari di Ricerca

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1 Università di Torino - 23 marzo 2004 a cura di Roberto Cippitani L Audit nei Programmi Comunitari di Ricerca 1

2 Sommario Responsabilità dei partecipanti ai programmi comunitari Tipologie di Audit Procedura e documentazione richiesta negli audit contrattuali 2

3 1. Responsabilità dei partecipanti ai programmi comunitari 3

4 Responsabilità 1. contrattuale 2. amministrativa 3. finanziaria 4. civile 5. penale 4

5 Consortium Obblighi delle parti Contraenti 1. Progetto conforme al contratto 2. Accordi dei contraenti conformi al contratto 3. Informa la Commissione di qualsiasi evento rilevante 4. Fornisce tutti i dati dettagliati richiesti dalla Commissione. All. II art Esegue correttamente la sua attività 2. Informaz. commissione tramite coordinatore 3. Informa la commissione dei dati rilevanti e fornisce i dati da essa richiesti 4. Partecipa alle riunioni riguardanti il progetto 5. Evita l assunzione di impegni incompatibili conil contratto 6. Realizza il prog. nel rispetto dei pr. etici e promuove le pari opportunità 7. Evita i conflitti di interessi con l esecuz. del pr. 5

6 Obblighi delle parti coordinatore Commissione 1. Assicura la tempestiva costituzione del consorzio 2. È intermediario tra la Commissione e i contraenti 3. Riceve i pagamenti ed effettua le ripartizioni 4. Assicura una contabilità che permette di individuare la % versata a ciascun contraente 1. Controlla l esecuzione del progetto 2. Effettua nei termini indicati l esame delle relazioni ed altre prestazioni 3. Garantisce la riservatezza dei dati ricevuti. All. II art. 3 6

7 Forza maggiore Evento imprevedibile, fortuito ed eccezionale Rende impossibile l esecuzione del progetto Non c è responsabilità per inadempimento I costi sostenuti e ammissibili possono essere rimborsati Il contratto può essere sospeso o risolto anticipatamente. All. II art. 4 7

8 Responsabilità contrattuale presupposti Violazione di norme contrattuali conseguenze 1.Risoluzione del contratto 2. Riduzione e Rimborsi delle sovvenzioni 3. Risarcimento dei danni All. II art. 16 8

9 All. II art. 16 Responsabilità contrattuale 1. Risoluzione del contratto La risoluzione può essere evitata se il Consortium prova alla Commissione le sue capacità tecniche necessarie alla prosecuzione del progetto. In tale caso, la Commissione emetterà un ordine di riscossione esclusivamente nei confronti del contraente inadempiente. L esecuzione del progetto rientra nella responsabilità collettiva tecnica dei contraenti.ciascuno è responsabile in proporzione alla propria quota. 9

10 All. II art. 16 Responsabilità contrattuale 1. Risoluzione del contratto Se il consortium non continua il progetto, la Commissione risolve il contratto ed emetterà nei confronti del consortium un ordine di riscossione (All. II art. 16 par. 8). Se è un ente pubblico, il consortium non è tenuto al rimborso della quota del contraente inadempiente No responsabilità collettiva finanziaria. 10

11 All. II art. 16 Responsabilità contrattuale 1. Risoluzione del contratto La Commissione notifica la decisione al coordinatore. Procedura di risoluzione La risoluzione acquista efficacia entro 45 g. dalla notifica. Il coordinatore notifica a sua volta ai contraenti entro 45 g. dall efficacia il contraente presenta le relazioni dovute. 11

12 Responsabilità contrattuale 2. Riduzione e restituzione della sovvenzione Riduzione del saldo della sovvenzione dovuta al termine del contratto; Modalità: restituzione degli importi pagati in eccesso. ll. II art. 28 par. 5 e 6 12

13 All. II art. 30 Responsabilità contrattuale 3. Risarcimento del danno Presupposto: dichiarazione di spese eccessive con conseguente ricevimento del contributo finanziario. Calcolo del risarcimento: contr. Finanziario x (spese dichiarate in eccesso/totale della richiesta). Procedura: La Commissione trasmette la richiesta scritta al contraente; Il contraente ha 30 g. per rispondere 13

14 Responsabilità finanziaria 1 false dichiarazioni o rifiuto di dichiarazioni 2.che siano stati dichiarati gravemente inadempienti nell esecuzione delle loro obbligazioni contrattuali nell ambito di un precedente appalto, 3.Si trovano in una delle seguenti situazioni: a)sono sottoposti ad una procedura concorsuale (fallimento, liquidazione, amministrazione controllata, concordato preventivo ); b)c è stata una condanna passata in giudicato per reati che incidono sulla loro moralità professionale c) Errore grave in materia professionale accertato dalle amministrazioni aggiudicatrici (frode, corruzione, partecipazione ad una organizzazione criminale, riciclaggio); d)mancato pagamento dei contributi, delle imposte e delle tasse; e)sentenza passata in giudicato per qualsiasi attività illecita che leda gli interessi finanziari delle... Comunità; f)si trovino in conflitto di interessi Presupposti: art. 175 reg. 2342/02 14

15 Responsabilità finanziaria Sanzioni: Esclusione dagli appalti e dalle sovvenzioni per max 2 anni (o 3 in caso di recidiva nei successivi 5 anni) 2. Sanzioni pecuniarie tra il 2% ed il 10% del valore totale del contratto (dal 4% al 20% in caso di recidiva nei successivi 5 anni). art. 133 reg. 2342/02 15

16 Art. 5 Reg. 2988/95 Responsabilità amministrativa Presupposti: Sanzioni: Procedura: Qualsiasi tipo di irregolarità, siano esse intenzionali o causate da negligenza. 1. Pagamento di una sanzione amministrativa 2. versamento di un importo superiore alle somme indebitamente percepite 3. privazione di un vantaggio concesso 4. esclusione o revoca di un vantaggio per un periodo. successivo a quello dell irregolarità 5. revoca temporanea di un autorizzazione 6. perdita di una garanzia o cauzione 7. altre sanzioni di carattere esclusivamente economiche. Stabilita dagli Stati membri 16

17 Responsabilità civile e penale Stabilita dagli ordinamenti nazionali Italia: -Art ss. c.c.: Fatti illeciti -Artt. 640 e 640-bis c.p.: Truffa -Art. 316-bis c.p.: Malversazione 17

18 2. Tipologie di Audit 18

19 La tipologia ed i soggetti che effettuano il controllo dipende dal tipo di responsabilità: Tipo di Controllo Contrattuale Controllore Commissione Norma Contratto Finanziario Amministrativo Penale OLAF Corte dei Conti Autorità nazion. Autorità nazionali Reg. 1073/1999 Art. 249 TCE Reg. 2185/1996 Norme nazionali 19

20 Audit Contrattuale Tecnico Finanziario Etico 20

21 Audit Contrattuale nei Programmi Quadro 21

22 Obblighi dei contraenti Obblighi propri Art. II.29 I contraenti devono assicurare che anche i subcontraenti si assoggettino al controllo Art. II.6 Obblighi per fatto di terzo 22

23 Diritti dei contraenti Art. II.29, par. 1, c. 2 23

24 3. Procedure e documentazione richieste Negli Audit Contrattuali 24

25 Fasi dell Audit Invio della lettera raccomandata della Commissione Contatto per stabilire luoghi e date Richiesta di documentazione Controllo in loco Verbale Lettera della Commissione sugli esiti del controllo Osservazioni del contraente entro 30 gg. Lettera definitiva della Commissione Eventuale ricorso giurisdizionale 25

26 Metodologia dell Audit inalità: esprimere un'opinione sul rispetto delle regole previste dal contratto con la Commissione Europea biettivi: - esprimere un giudizio circa l idoneità del sistema di controlli interni a garantire una corretta gestione amministrativo-finanziaria dei progetti finanziati dalla Commissione - accertare che la rendicontazione dei costi sia avvenuta in conformità con le regole contrattuali; - fornire informazioni generali circa la struttura, l organizzazione, le aree di specializzazione e/o di particolare competenza dell Ente nonché le principali fonti di finanziamento sia dell attività caratteristica sia dell attività di ricerca. Conseguenze: Qualora vengano evidenziate delle irregolarità il rapporto contiene una proposta dei necessari aggiustamenti ai cost statements esaminati. 26

27 Metodologia dell Audit Rispetto della base giuridica del Programma Applicazione delle regole dell Allegato II e in particolare dei principi di rendicontazione: -Inerenza -Costo storico e costo reale -Competenza temporale -Documentazione e giustificazione -No costi ineleggibili (interessi, tributi, costi eccessivi, costi di altri progetti) 27

28 Documentazione e informazioni richieste 1. INFORMAZIONI GENERALI Breve descrizione dell ente e dell attività svolta (in inglese e in formato elettronico) Organigramma dell ente Breve descrizione del sistema contabile orientato prevalentemente alla descrizione delle procedure di contabilizzazione dei costi relativi ai progetti sottoposti a revisione (in inglese e in formato elettronico); nel caso di contabilità per commessa stampa delle commesse relative ai progetti sottoposti a revisione per i periodi coperti dai cost statement Breve descrizione delle procedure contabili/amministrative applicate dalla Vostra organizzazione, in particolare con riferimento alle categorie di costo rendicontate (in inglese e in formato elettronico) e relativi esempi della modulistica utilizzata (es. procedure per l acquisto di equipment e consumable; procedure per l autorizzazione e/o approvazione delle trasferte e missioni nonché per il rimborso delle spese relative; procedura per la rilevazione delle ore lavorate dal personale su ogni singolo progetto con particolare riferimento a quelli finanziati dalla Comunità Europea); Per gli ultimi due esercizi, copia dei bilanci, Relazione sulla Gestione, Verbale di approvazione del bilancio; relazione di certificazione, ovvero di relazioni rilasciate da Vostri sindaci o comunque enti di controllo esterno 28

29 Documentazione e informazioni richieste 2. CONTRATTO Copia completa dei contratti siglati con la Comunità Europea, corredati da tutti gli annex previsti alla voce Disposizioni Finali del contratto nonché da tutti gli eventuali amendment al contratto originariamente stipulato Copia della proposal, in particolar modo della parte in cui sono evidenziati i tassi orari preventivati Copia di eventuali richieste inviate alla Commissione al fine di ottenere l autorizzazione a modificare il budget iniziale (trasferimenti di budget da una categoria di costo ad un altra o trasferimenti di budget tra contractor). 29

30 Documentazione e informazioni richieste 3. COST STATEMENT Copia di tutti i cost statement presentati ovvero predisposti ancorché non inoltrati alla Commissione fino alla data di svolgimento della revisione Copia di tutte le comunicazioni pervenute dalla Commissione in merito all accettazione dei costi dichiarati nei singoli cost statement; normalmente si tratta di comunicazioni pervenute per mezzo di lettera raccomandata dalla Commissione Europea con la quale i contractor vengono informati della accettazione dei costi richiesti e delle eventuali motivazioni a supporto dei costi rifiutati In caso di partecipazione ai progetti in qualità di co-ordinatori del progetto, copia dell accettazione dei costi rendicontati dagli altri partecipanti al progetto. 30

31 Documentazione e informazioni richieste 4. PERSONNEL COSTS Informazioni e documenti Copia dei curricula delle persone che hanno partecipato ai progetti, firmati dagli stessi; nel caso tali persone non siano più presenti in azienda i curricula dovranno essere firmati dal responsabile del progetto Descrizione dell attività svolta dalle singole persone sui progetti sottoposti a revisione (in inglese e in formato elettronico) Copia di tutti i Time Sheets relativi ai cost statement firmati dai ricercatori e controfirmati dal responsabile dei progetti; le ore rendicontate dovranno poi essere dettagliate mese per mese Copia di tutti i contratti relativi ai ricercatori che hanno partecipato ai progetti 31

32 Documentazione e informazioni richieste 4. PERSONNEL COSTS Determinazione del costo Copia delle fatture/ricevute compensi relative ai contratti con i ricercatori, del relativo pagamento e della registrazione in contabilità delle stesse accompagnate da un prospetto di excel di riepilogo come segue: Contract reference Period Amount Days of engagement Amount invoiced Amount paid Invoice number date Gross amount Ref Amount Date Nel caso di pagamenti cumulativi di fatture è necessaria una copia del bonifico bancario con il dettaglio delle fatture/ricevute pagate nonché della contabile bancaria/estratto conto dal quale si evince l addebito Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). Descrizione della metodologia seguita per la determinazione delle ore produttive 32 e dettaglio di calcolo relativo (in inglese e in formato elettronico).

33 Documentazione e informazioni richieste 5. DURABLE EQUIPMENT ordini ai fornitori documenti di trasporto eventuali verbali di collaudo/accettazione fatture contabili bancarie e/o estratti conto bancari da cui risultino i pagamenti iscrizione dei beni nel registro delle immobilizzazioni materiali dettaglio del calcolo effettuato ai fini della determinazione del costo ammissibile di ogni singolo cespite (sulla base della formula specificata nell Annex II) una dichiarazione (in inglese) firmata dal responsabile del progetto dalla quale risultino evidenti le motivazioni che giustifichino la percentuale di utilizzazione applicata al progetto e ogni altra evenienza qualora le attrezzature non siano fisicamente presso il contraente, rilasciare una dichiarazione scritta (anche questa in inglese) che giustifichi la circostanza 33

34 Documentazione e informazioni richieste 6. SUBCONTRATTI Copia dei contratti stipulati con i subcontractor Se se si tratta di un professionista, copia del suo curriculum vitae firmato Dettaglio delle spese sostenute con i sub-contractor suddiviso per ogni cost statement su file di excel Supplier Invoice number Invoice date Delivery note number Delivery note date Perchase description Accrual period Amount Reference La descrizione del servizio dovrà indicare task o workpackage dell Annex tecnico al contratto al quale il subcontractor ha partecipato. Copia delle fatture/ricevute compensi, eventuali documenti di trasporto quando applicabili, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse eventuali autorizzazioni ricevute dalla Commissione Europea prova dei risultati ottenuti dal subcontractor (report o altra documentazione); ogni altro elemento necessario a dimostrare che il servizio reso era indispensabile al progetto e ed è stato acquisito al prezzo di mercato prova che il contraente non aveva le competenze necessarie al suo svolgimento 34

35 Documentazione e informazioni richieste 6. SUBCONTRATTI Avvertenze Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo) In caso di differenze tra il costo indicato nel cost statement e il costo risultante da fattura dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza 35

36 Documentazione e informazioni richieste 7. VIAGGI E SOGGIORNO fotocopia di tutte le minute/agende dei meeting relative ai viaggi effettuati o altra documentazione per la partecipazione a seminari, convegni fotocopia del programma della manifestazione, e di tutto ciò di cui disponete al fine di dimostrare che il costo è strettamente attinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto di ricerca (citazioni della manifestazione all interno di elaborati prodotti alla Commissione, citazioni della manifestazione nella corrispondenza con la Commissione Europea e/o gli altri partecipanti al progetto) prova di eventuali autorizzazioni a missioni ricevute dalla Commissione Europea eventuale menzione del viaggio stesso nell Annex tecnico fotocopia delle autorizzazioni dei responsabili dei progetti allo svolgimento della missione; fotocopia delle note spese sottoscritte dei ricercatori dettaglianti le singole spese sostenute con allegati i relativi documenti di viaggio e trasferta (biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc...) In caso di differenze tra il costo indicato nel cost statement e il costo risultante da documenti giustificativi dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza 36

37 Documentazione e informazioni richieste. VIAGGI E SOGGIORNO tabelle e note spese Dettaglio delle spese sostenute per i travel su un file di excel: Researcher s name Date of meeting Destination Purpose of the travel Amount claimed un sottodettaglio per ciascun viaggio che riepiloga i documenti giustificativi inerenti il iaggio stesso, un esempio è il seguente prospetto: Supporting documentation Amount Reference number Ticket travel XXX 1 Fiscal Ticket ristorante Da Pippo YYY 2 Taxi ZZZ 3 Total travel in Brussel claimed in the cost statement? 37

38 Documentazione e informazioni richieste 8. CONSUMABLES Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni cost statement riepilogate su un foglio di Supplier Amount Reference excel Invoice number Invoice date Delivery note number Delivery note date Perchase description La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage dell Annex tecnico al contratto. Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). In caso di differenze tra il costo indicato nel cost statement e il costo risultante da fattura dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Europea ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al normale prezzo di mercato Accrual period 38

39 Documentazione e informazioni richieste 9. ALTRI COSTI SPECIFICI Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni cost statement riepilogate su un foglio di Supplier Amount Reference excel Invoice number Invoice date Delivery note number Delivery note date Perchase description La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage dell Annex tecnico al contratto. Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). In caso di differenze tra il costo indicato nel cost statement e il costo risultante da fattura dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Europea ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al normale prezzo di mercato Accrual period 39

40 Documentazione e informazioni richieste 10. OVERHEADS Una dichiarazione (in inglese) firmata dal responsabile amministrativo dalla quale risultino evidenti le motivazioni che giustifichino la percentuale di overhead caricata sui cost statement 40

41 Documentazione e informazioni richieste 11. COORDINAMENTO fotocopia delle contabili bancarie o degli estratti conto bancari PER PROVARE incassi e pagamenti fatti agli altri partecipanti Nature of payment (advance payment, 1 st interim payment Collection from EC Amoun Date t bank letter of Ref Amount Due (A) Partner Pippo Amounts transferred Amount Differenc paid (B) e (A)-(B) Date of bank letter ref Partner: Pluto Il numero o la lettera indicata su tale prospetto dovrà essere riportato poi sulla contabile bancaria al fine di agevolare l incrocio tra il prospetto e i documenti a supporto Costi rendicontati (v. sopra ) Corrispondenza con la Commissione 41

42 Documentazione e informazioni richieste 12. AGGIUSTAMENTI Dettaglio su file di excel degli importi dichiarati nel cost statement. I dettagli dovranno essere forniti come specificato per le singole categoria di costo Copia della documentazione a supporto di tali costo 42