Il modello di gestione documentale per la CN-ER

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1 Il modello di gestione documentale per la CN-ER

2 Cos è GeDoc GeDoc è un modello concettuale per la Regione Emilia-Romagna. È stato elaborato sulla base della normativa di riferimento e nel rispetto di standard nazionali ed internazionali. Consente di ripensare gli attuali sistemi di gestione documentale in uso presso gli Enti e può essere implementato con strumenti tecnologici differenti

3 Il modello concettuale di riferimento Il modello opera alcune scelte fondamentali per gli Enti: SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI COMMERCIO Ente EDILIZIA PRIVATA SUAP ATTI 1 Il Sistema di Gestione informatica dei documenti è al centro della vita dell Ente ed intercetta tutti i flussi documentali. Altri Enti Imprese/ Professionisti Cittadini

4 Il modello concettuale di riferimento Il modello opera alcune scelte fondamentali per gli Enti: SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI COMMERCIO EDILIZIA PRIVATA SUAP PRODUZIONE E GESTIONE DEI DOCUMENTI Altri Enti Ente ATTI ARCHIVIO CORRENTE Imprese/ Professionisti 2 Cittadini Consente la gestione sia dei record (documenti definitivi), SISTEMA sia dei DI CONSERVAZIONE document (documenti non definitivi), e cioè rende possibile, a tendere, anche la gestione di fascicoli in cui siano inseriti documenti in fase di formazione.

5 Il modello concettuale di riferimento Il modello opera alcune scelte fondamentali per gli Enti: SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI COMMERCIO EDILIZIA PRIVATA SUAP PRODUZIONE E GESTIONE DEI DOCUMENTI Altri Enti Ente ATTI ARCHIVIO CORRENTE Imprese/ Professionisti Cittadini 3 Il sistema di conservazione è affidato ad un istituto di conservazione specializzato (nel nostro caso ParER) SISTEMA DI CONSERVAZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ARCHIVIO/DEPOSITO STORICO

6 Un linguaggio comune Applicazioni di contabilità Ogni applicativo «parla la sua lingua». Gli applicativi devono essere tutti resi compatibili gli uni con gli altri perché riescano ad interagire. Applicazioni a riuso Applicazioni del personale Applicazioni qualificate

7 Un linguaggio comune Con l introduzione di GeDoc gli applicativi non devono più preoccuparsi di imparare la lingua degli altri per poter interagire INTERFACCE GEDOC

8 Un linguaggio comune Il modello definisce infatti un linguaggio comune: le interfacce GeDoc. Grazie a questo linguaggio comune gli applicativi dovranno dialogare solo con le interfacce che li riguardano direttamente: tutti gli applicativi saranno interconnessi e potranno dialogare! Applicazioni a riuso Applicazioni di contabilità Applicazioni del personale Tutti gli applicativi potranno parlare il linguaggio comune grazie al processo di qualificazione. Applicazioni qualificate

9 Come si declina GeDoc L obiettivo del modello è quello di fungere da «collante» tra: i servizi di gestione documentale le applicazioni verticali Con il modello GeDoc si garantisce una gestione documentale unitaria attraverso il dialogo tra tutti gli applicativi dell Ente

10 Doc/er: dal modello alla realtà! Doc/er è una soluzione tecnologica che rispetta le condizioni poste dal modello e che viene messa a disposizione degli Enti nell ambito della CN-ER. Grazie a Doc/eR è possibile far dialogare le applicazioni legate ai servizi documentali (protocollo informatico, conservazione sostitutiva, timbro digitale, verifica dei formati, verifica delle firme, ecc ) con le applicazioni verticali (SUAP, gestione del personale, tributi, edilizia, demografici, ecc )

11 Doc/er: perché utilizzarlo? COSTRUZIONE DELL ARCHIVIO UNICO DOCUMENTALE I vantaggi di usare Doc/er Doc/er permette di costruire l archivio unico documentale, che garantisce la conformità alle disposizioni previste dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa e dal Codice dell Amministrazione Digitale in merito alla conservazione dei documenti.

12 Doc/er: perché utilizzarlo? COSTRUZIONE DELL ARCHIVIO UNICO DOCUMENTALE I vantaggi di usare Doc/er La funzione di invio in conservazione al ParER è disponibile tramite Doc/er per tutti i documenti riversati dalle diverse applicazioni presenti nell Ente. Il servizio di invio in conservazione è già attivo ed utilizzabile. GESTIONE PROCESSO INVIO IN CONSERVAZIONE

13 Doc/er: perché utilizzarlo? COSTRUZIONE DELL ARCHIVIO UNICO DOCUMENTALE I vantaggi di usare Doc/er INTEGRAZIONE CON I SERVIZI VERTICALI Doc/er permette l integrazione tra le filiere verticali di produzione documentale e l archivio, garantendo maggiore efficienza nei processi operativi concreti. GESTIONE PROCESSO INVIO IN CONSERVAZIONE

14 Doc/er: perché utilizzarlo? COSTRUZIONE DELL ARCHIVIO UNICO DOCUMENTALE GESTIONE PROCESSO INVIO IN CONSERVAZIONE I vantaggi di usare Doc/er Doc/er permette di utilizzare la funzione di ricerca, che garantisce un accesso più facile e veloce ai documenti di archivio corrente. Questa funzione permette quindi maggiore efficienza nell organizzazione del lavoro interno all amministrazione ed è facilmente utilizzabile da tutti gli attori amministrativi, anche non specializzati. INTEGRAZIONE CON I SERVIZI VERTICALI RICERCA E VISUALIZZAZIONE DEGLI OGGETTI PRESENTI IN ARCHIVIO

15 Doc/er NON è DocArea Non c è cambio di direzione Limiti di DocArea analizzati e risolti attraverso uno strumento nuovo: Doc/er Maggiore «apertura del sistema» Quadro complessivo più chiaro e completo Continuità dell azione di innovazione documentale

16 Doc/er NON è DocArea DocArea EDMS solo Hummingbird Profili e interfaccia statici Funzioni fisse (oggetto passivo ) Una sola architettura possibile Interfaccia di front-end non accessibile e usabile Doc/er Nessuna limitazione sulla scelta dell EDMS, anche free, opensource es. Alfresco Vedi sito SUAS Altamente personalizzabili metadati di profilo e interfaccia del front-end Molte più funzioni/servizi a catalogo, aperto alla creazione di sempre nuove funzioni (strumento attivo ) L architettura specifica la definisce l Ente sulla base delle sue esigenze Nuova interfaccia accessibile e facile da usare

17 Siamo una grande famiglia! Modello GeDoc In locale Doc/er = Archivio corrente In Parer Sacer= Archivio deposito e storico

18 In soldoni: Doc/er che cos è? Tool di applicazioni installate su un unico application server, che si appoggia su: Un EDMS qualificato Un DB relazionale LDAP (non obbligatorio) Applicazioni del pacchetto: Webservices: per implementare i servizi a catalogo Front-End: per amministrazione del sistema, della conservazione e popolamento/consultazione documenti Demoni di conservazione

19 Cosa mi serve per installarlo? Java SE Development Kit 6 Application server (Tomcat, Jboss, eventuali altri) Un database DBMS (MySql, Oracle, PostgreSQL*) (il WS docersystem si avvale di un db per configurare le modalità di autenticazione e le autorizzazioni) Un EDMS qualificato (cioè di cui esista il provider per Doc/er) Un provider preesistente configurato con una Library documentale esistente (per Alfresco Community Edition è fornito dal CCD) SoapUI 3.x o successivo (tool Open Source necessario per invocare i metodi dei WS docersystem e WSDocer in fase di creazione dell Ente e dell AOO)

20 Quali sono i requisiti hardware? Configurazioni minime per una prima installazione 1. Installazione su una singola macchina dei servizi di front-end, servizi back-end, EDMS Alfresco: 2Cpu Ram: 4 Gb 2. Installazione su più macchine: EDMS Alfresco: 2Cpu - Ram: 2 Gb Servizi di front-end: 2Cpu - Ram: 2 Gb Servizi di back-end: 2Cpu - Ram: 1 Gb L occupazione disco, per i servizi di front-end e backend è trascurabile, mentre per EDMS è dipendente dalla quantità di documentazione da gestire

21 Dove lo trovo? Sito SUAS (necessario login): (sezione repository-master-copy, CCD, Docer) Cosa c è: Software: Doc/er e provider per EDMS Alfresco Script di creazione delle banche dati necessarie Documentazione a supporto (Manuali di installazione Doc/er e provider Alfresco CE, Manuale configurazione, Manuale Utente) Installatelo!

22 Chi mi aiuta se ho bisogno? Referenti di riferimento per progetto Flower: Stefania Sparaco per tutto ciò che concerne il progetto di semplificazione e dematerializzazione Silvia Ghiani (sghiani@regione.emilia-romagna.it) per tutto quello che volete sapere su Doc/er e non osate chiedere in pubblico - Assistenza tecnica del CCD (necessario login): (Gestione richieste, bottone NUOVA, apro un ticket) per problemi tecnici, domande tecniche specifiche, segnalazioni di errore -

23 Dove trovo...? Il catalogo dei prodotti qualificati? Sito SUAS (necessario login): (Qualificazione Prodotti) -Si trova sia elenco dei qualificati che dei qualificandi - Il catalogo dei servizi aggiornato? Sito SUAS (necessario login): (Archivio documentale, Doc/er) ATTENZIONE: non leggete solo l elenco!-

24 A cosa serve il Front End? Amministrazione delle configurazioni Amministrazione della fase di conservazione Consultazione e ricerca dei documenti, titolari e fascicoli Alimentazione della banca dati documentale (inserimento e modifica di documenti) L attivazione del front-end è d obbligo per i primi due punti (gli altri si può non usarli) il sistema è in continua evoluzione!

25 Il Front End: amministrazione configurazioni

26 Il Front End: amministrazione configurazioni

27 Il Front End: ricerca documenti

28 Il Front End: navigazione del titolario

29 Che ci faccio? Step 1: creo un archivio UNICO e ACCENTRATO per i documenti che non sono più sparsi (o tutti nel protocollo) Step 2: unico metodo di conservazione automatizzato, facilmente governabile e verificabile attraverso un interfaccia apposita Step 3: accesso facilitato attraverso un unico front-end, adatto anche a utenti non specializzati

30 Futurismo? No! Immediatamente applicabile! 1. Costruisco architettura Doc/er 2. Implemento configurazione di base (supportato dal CCD) 3. Popolo l archivio Doc/er: Trasferisco dati da HB Riverso da verticali/protocollo con nuove interfacce o con le vecchie (se già attive su HB) 4. Configuro e attivo demone di invio in conservazione

31 Il film completo Popolamento dell archivio Doc/er e attivazione conservazione: 1. Qualificazione del Protocollo 2. Qualificazione dei verticali di registro (Atti ma non solo!) 3. Qualificazione filiere verticali esistenti (e quelle in fase di creazione) 4. Documenti oggi su file-system (alimentazione manuale di Doc/er strumento di collaborazione) Attraverso Doc/er i sistemi interni dialogano tra loro: 1. Attivo i servizi di protocollo 2. I verticali iniziano a usare i servizi di protocollo 3. Attivo i servizi di registrazione dei verticali di registrazione 4. I verticali iniziano a usare i servizi di registrazione 5. Tutti i sistemi utilizzano i servizi trasversali (Timbro, verifica firma, verifica formati )

32 Come aggancio Doc/er agli altri software? 1. Il fornitore si qualifica sviluppa le interfacce richieste e definite ( Qualificazione Prodotti) 2. Aggiorno il sistema verticale con la nuova versione e configuro ciò che serve con l aiuto del fornitore stesso 3. Se si tratta di protocollo o verticale di registrazione, configuro Doc/er per esporre i servizi che voglio attivare 4. Configuro Doc/er per ospitare le nuove tipologie documentarie specifiche (e metadati specifici) 5. Accendo!

33 Perché la qualificazione dei verticali? Finalità del modello: omogeneità di comportamento dei verticali Dobbiamo parlare tutti la stessa lingua Dobbiamo crescere tutti assieme e nello stesso momento, non in modi e tempi diversi I nuovi sistemi che nascono beneficiano dell esperienza già fatta e nascono imparati! Diversamente è ingovernabile!