GERIPWEB MANUALE UTENTE DIPENDENTE

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1 GERIPWEB MANUALE UTENTE DIPENDENTE

2 Sommario INIZIALIZZAZIONE ACCESSO... 3 INTERFACCIA GESTIONE GIORNALIERA... 4 GESTIONE ANOMALIE INSERIRE UN GIUSTIFICATIVO... 6 MODIFICARE O CANCELLLARE UN GIUSTIFICATIVO... 7 SEQUENZA BOLLATURA ERRATA o QUADRATURA SOSPESA... 8 USCITA PRINCIPALE ANTICIPATA/USCITA PRINCIPALE POSTICIPATA... 8 PRESENZA NON RICHIESTA... 8 ALTRE FUNZIONI DATI PERSONALI... 9 CARTELLINO SALDI SCHEDA PRESENZE PIANO ASSENZE/FERIE PIANO ASSENZE INSERIMENTO ASSENZE SUL PIANO APPROVAZIONE PIANO ASS. DA PARTE DEL RESPONSABILE AIUTO E SUPPORTO LEGGENDA CAUSALI GIUSTIFICATIVI E DISPOSIZIONI FAQ... 18

3 INIZIALIZZAZIONE ACCESSO Il collegamento deve essere effettuato collegandosi alla pagina Digitare Nome Utente Password Le credenziali d accesso sono le stesse utilizzate per accedere alla Distinta Mensile. Selezionare dalla tendina la dicitura Personale, premere Login. Nel caso di smarrimento password collegarsi alla pagina:

4 INTERFACCIA GESTIONE GIORNALIERA Una volta entrati ci si trova davanti l interfaccia interattiva, dove si possono vedere e/o inserire dati a seconda della sezione che ci interessa. Tramite l interfaccia della Gestione Giornaliera si accede alle funzioni che permettono di intervenire sulle giornate per effettuare gli interventi di sistemazione delle anomalie evidenziate o su nuove giornate per gli inserimenti di eventuali giustificativi/disposizioni. Sia nel caso si tratti di un giustificativo relativo alla giornata di oggi, oppure ad una giornata futura (da domani in avanti). Nel riquadro in alto a sinistra ci sono i dati personali del dipendente, numero identificativo, cognome, nome e Unità Organizzativa di appartenenza. Di lato c è il calendario dove viene segnalato con il contorno scuro il giorno in evidenza a cui si riferiscono tutte le informazioni visualizzate sull interfaccia. Sotto si trova un quadrato che cliccato indica le anomalie che ci sono sul mese corrente (vedi capitolo Gestione Anomalie). Sul riquadro in alto a destra ci sono le informazioni riguardanti il Ciclo orario settimanale (turno) e l orario di lavoro del giorno in questione. Descrizione del codice utilizzato nel ciclo di lavoro: es: B3_3444 B3( )( )( )( )( )(0-0 )(0-0) B3_3444 Codice basato dal tipo di turno, B3 in questo caso, più un numero identificativo generato dal sistema per differenziare il turno B3 con entrata alle 800 e venerdì corto da altri B3.

5 ( ) Indica l orario giornaliero, in questo caso una giornata con entrata alle ore 800 di durata 8 ore. L insieme di questi orari per sette giorni crea il turno settimanale completo. Descrizione del codice utilizzato nell Or. Assegnato: E la descrizione dell orario del giorno selezionato sul calendario, in questo caso chiarisce ulteriormente il codice di cui sopra specificando che l orario giornaliero in questione inizia alle ore 8.00 e finisce alle ore Nel riquadro Prestazioni sono elencate tutti i movimenti effettuati in giornata entrata, ritardo, uscita ed entrata pausa pranzo, assenza, esubero, Nel riquadro centrale lato destro sono elencate le timbrature effettuate nella giornata in entrata e in uscita. Cliccando sulla scritta/link timbrature si potrà avere un dettaglio di queste con luogo dove si è effettuata la timbratura, il verso, la causale, ecc. Per ogni timbratura a fianco dell'ora di timbratura oltre al verso (Entrata/Uscita) è indicata anche la provenienza (Manuale/da orario o automatiche/terminale). Nei riquadri in basso sono elencati i Giustificativi inseriti via orologio o manualmente e le Disposizioni. Sul lato destro sono invece visualizzati i contatori che evidenziano la quantità delle varie causali come per esempio i ticket (buoni pasto), il Saldo credito/debito giornaliero (esubero), le indennità prese, ecc. Cambiando nel menu a tendina la dicitura in mensili si potranno visualizzare le stesse causali percepite nel mese fino al giorno selezionato (così per le diciture settimanali e quindicinali). Pertanto, se si vogliono visualizzare, mediante tale modalità, i contatori mensili per un mese già concluso, e necessario posizionarsi mediante calendario, sull ultimo giorno del mese e selezionare Contatori mensili su questo pannello. Lavorato / Fisico / Teorico / Saldo In basso a destra nella scheda del dipendente sono riportate le ore lavorate, le ore fisiche, le ore teoriche e il saldo. Da notare che la visualizzazione di questi dati dipende dal periodo temporale selezionato nell'opzione precedente. Contatori: Buono Pasto Ticket maturati nel periodo selezionato qta Flessibilità negativa Ore in negativo del periodo selezionato ore Giorni Lavorati Giorni effettivamente lavorati qta Giorni Lavorativi Giorni che dovrebbero essere lavorati qta Indennita di Articolazione oraria-incentivo-a Quantità di specifica indennità percepite nel periodo selezionato qta Indennita Meccanografica Quantità di specifica indennità percepite nel periodo selezionato qta N eventi Omesse Timbrature Quantità di omesse timbrature effettuate qta Numero Ritardi Mese Quantità di ritardi effettuati qta Permesso per Servizio Ore di specifico permesso prese ore Ritardo Totale Ore di ritardo ore Saldo credito/debito giornaliero progressivo Totale Ore di saldo (esubero) nel periodo selezionato ore Totale Lavorato utile per calcolo Ticket Ore lavorate per il calcolo dei ticket ore

6 GESTIONE ANOMALIE Esistono funzioni specifiche per la risoluzione anomalie tramite l inserimento di giustificativi e/o disposizioni. Per mettere in evidenza queste prestazioni anomale basta cliccare sul quadratino posto sotto il calendario Gest. Anomalie e queste vengono visualizzate con la scritta rossa. I giustificativi riguardano causali di assenza. Le disposizioni sono mancate timbrature da parte del dipendente. INSERIRE UN GIUSTIFICATIVO Nel caso di un assenza non ancora giustificata si deve selezionare il giorno in questione e cliccare sulla dicitura in rosso Assenza Intera Giornata, si aprirà la finestra dei giustificativi con i dati della giornata in questione oppure selezionato il giorno cliccare sulla a fianco della scritta Giustificativi.

7 per esempio, nella figura sopra, il dipendente ha inserito come causale un permesso retribuito per motivi di famiglia. Il campo note può essere usato per comunicare al responsabile eventuali dettagli, come per esempio di averlo chiamato la mattina stessa per comunicargli la nostra assenza (non potendola inserire via web direttamente), oppure dettagli del motivo dell assenza,... Una volta inseriti i dati del giustificativo basta cliccare sul simbolo questo apparirà nel riquadro superiore con lo stato da approvare. Inserisci e MODIFICARE O CANCELLARE UN GIUSTIFICATIVO selezionare il giorno interessato e sotto la dicitura Giustificativi cliccare sul simbolo del giustificativo che si vuole modificare, si apre una finestra, si cambiano i dati sul riquadro sottostante e si clicca sul simbolo Cancella (per cancellare si può anche cliccare sull icona ); Modifica o oppure, si apre la lista dei giustificativi tramite il pulsante sulla a fianco della scritta Giustificativi e una volta selezionato il giustificativo interessato, cliccando sul quadratino vuoto sulla sinistra si possono modificare i dati che appaiono sul riquadro sottostante e si clicca sulla dicitura in alto Modifica o Cancella (per cancellare si può anche cliccare sull icona ); ATTENZIONE: UN GIUSTIFICATIVO APPROVATO NON PUO ESSERE MODIFICATO, NE CANCELLATO DAL DIPENDENTE, RIVOLGERSI AGLI OPERATORI.

8 SEQUENZA BOLLATURA ERRATA O QUADRATURA SOSPESA Nel caso vi troviate la dicitura Sequenza Bollatura Errata o Quadratura sospesa per mancanza di timbrature, dovrete inserire la timbratura mancante utilizzando le Disposizioni. Per esempio, nella figura sopra il dipendente ha timbrato un uscita alle 17:29 e poi di non timbrando l entrata, ovviamente manca il rientro della pausa pranzo o permesso che sia.in questo caso cliccare sulla a fianco della scritta Disposizioni e inserite la timbratura mancante. Una volta inseriti i dati della disposizione, basta cliccare sul simbolo Inserisci e questo apparirà nel riquadro superiore con lo stato da approvare. ATTENZIONE: finché la disposizione non verrà approvata non si potrà ovviamente avere accreditata la pausa pranzo, la quadratura della giornata o l eventuale ora mancante. Lo stato da approvare rende possibile la modifica della disposizione da parte del dipendente. USCITA PRINCIPALE ANTICIPATA/USCITA PRINCIPALE POSTICIPATA Questa segnalazione avviene quando il dipendente è uscito prima o dopo l orario stabilito della giornata in essere, deve essere motivata con un giustificativo che dovrà essere approvato dal Responsabile. PRESENZA NON RICHIESTA La Presenza non richiesta al di fuori del proprio orario di lavoro, ovvero se si viene a lavoro nel giorno di riposo o nell orario in cui non si dovrebbe essere a lavoro; va giustificata e approvata dal Responsabile.

9 ALTRE FUNZIONI In alto a sinistra, sulla fascia grigia dell interfaccia GeripWeb, si trovano altre funzioni alle quali il dipendente può accedere: Cartellino, Dati Personali, Saldi, Piano Assenza, Scheda Presenze. Tramite queste funzioni si può consultare al cartellino, i dati personali, i saldi, il Piano assenza e la scheda presenze. DATI PERSONALI Cliccando sul link dati personali si accede alla visualizzazione dei dati anagrafici del dipendente. Cliccando sul link Chiudi in alto a sinistra, la pagina si chiude riportando in primo piano la pagina precedente (in questo caso Gestione Giornaliera). Note: al dipendente è solo permesso visualizzare queste informazioni non modificarle.

10 CARTELLINO Cliccando sul link Cartellino, si accede al cartellino del mese corrente, con i dettagli giornalieri fino all'ultimo giorno del mese. Nella fascia in alto vi sono l intestazione dell Università di Tor Vergata, il periodo preso in considerazione, i dati del dipendente (nome, cognome, codice fiscale, ), l unità organizzativa a cui appartiene il dipendente, il turno/ciclo orario del dipendente e il giorno in cui è stato creato il cartellino in questione. Nella fascia centrale ci sono i dati giornalieri (orario, timbrature, causali, totale lavorato, monte ore teorico e saldo)

11 Nella seconda parte del cartellino sono elencati i giustificativi e le disposizioni non ancora approvati, i badge utilizzati durante il mese (quello assegnato e/o quello provvisorio) e le omesse timbrature. Su entrambe i fogli a piè di pagina si trova lo spazio per l approvazione dei dati del cartellino da parte del dipendente e del Responsabile, questo può essere utilizzato per approvare i vari giustificativi/disposizioni semplicemente barrando il riquadro del si a fianco di ogni singolo giustificativo/disposizione e firmando.

12 SALDI Nella scheda SALDI vengono visualizzati i totali delle Ferie, delle Ex Festività e del saldo Credito/Debito (ex Esubero). SCHEDA PRESENZE Nella Scheda Presenze vengono analizzate le giornate del mese di riferimento. PIANO ASSENZE La Gestione del Piano Assenze (o ferie) 1 é solamente indicativa e non influisce sulla gestione giornaliera, salvo che, dopo approvazione del piano, non vengano riportate in batch (sconsigliato). Infatti, una volta creato il Piano Assenze, si possono comunque inserire le richieste di giorni di ferie nella gestione giornaliera e il Piano Assenze ricalcola il numero delle ferie disponibili. Per gestire il Piano Assenze basta cliccare sul link Piano Assenze nel menu funzioni in alto, si aprirà una finestra. 1 per ferie si intendono giorni interi di assenza giustificati come ex festività o ferie.

13 Di seguito selezionare il proprio nome e il piano di riferimento es: piano ferie anno 2011, si aprirà un riquadro sottostante, dove si potranno inserire le ferie da richiedere.

14 INSERIMENTO ASSENZE Le ferie pianificate s inseriscono scegliendo la causale (FE ferie FS1 Ex festività) specificando innizio e fine periodo. Verranno visualizzati nello schema dell anno al di sotto come F e E. La lettera A al momento rappresenta le assenze generiche orarie (pause pranzo, permessi, ) prese in precedenza e caricate tramite la gestione giornaliera. Alla fine della schermata troverete il riepilogo del conteggio delle ferie. Questo come detto in precedenza, può modificare in base alle richieste di giorni di ferie fatti nella gestione giornaliera tramite i giustificativi. Una volta completato il Piano Assenze, il responsabile potrà poi approvare il piano o chiedervi di cambiare delle date a seconda delle esigenze dell Ufficio. Il responsabile, infatti, può, tramite apposite funzioni, selezionare il singolo settore e comparare i piani ferie dei dipendenti per vedere se vi sono eventualmente giorni in cui l ufficio è vuoto o se sono stati presi i giorni in cui l Ateneo è chiuso, ecc. Una volta approvato il Piano Assenze non può essere più modificato, il dipendente vedrà infatti che il suo stato risulta approvato. Solo il Responsabile può disattivare l approvazione selezionando il tasto respinto. APPROVAZIONE PIANO ASSENZE DA PARTE DEL RESPONSABILE Per visualizzare e approvare il Piano Assenze dei dipendenti del settore, cliccare nel menu funzioni in alto sul link Piano Assenze, scegliere gestione Piano Assenze per dipendente, si aprirà la ricerca, selezionare il livello e la struttura appartenente, dare l invio, si avrà il quadro di tutti i piani ferie proposti dai dipendenti del settore in modo da poterli confrontare. Il responsabile una volta visionato il proprio settore, approva i piani ferie selezionando dall elenco i dipendenti a cui approvare il Piano Assenze e clicca sul flag in basso a destra e poi sul simbolo.

15 AIUTO E SUPPORTO Per problemi riscontrati nell utilizzo del software rivolgersi al Referente di Settore (se non sapete chi sia chiedete al vostro Responsabile). Se riscontrate inesattezze relative ai vostri dati (unità organizzativa, saldo Credito/Debito, turno assegnato,..), scrivete alla seguente presenze-amm@supporto.uniroma2.it Se invece riscontrate problemi di tipo tecnico scrivete al seguente indirizzo presenze-tech@supporto.uniroma2.it

16 CAUSALI DI ASSENZA/GIUSTIFICATIVI Codice causale Descrizione AS1 Permesso Sindacale per espletamento mandato AS2 Permesso Sindacale riunioni organismi statutali AS3 Permesso Sindacale RSU C25 Cong. Parentale retr. (30 gg/180 fino a 3 anni figlio) C27 Cong. Parentale retr. 30% (150 gg succ. fino a 3 anni figlio) C28 Cong. Parentale retr. (da 3 a 8 anni del figlio) C29 Malattia figlio(da 3 a 8 anni del figlio) - senza retribuzione C30 Malattia figlio fino a 3 anni - 30 gg - intera retribuzione C31 Malattia figlio fino a 3 anni - senza retribuzione C32 Congedo per maternità obbligatoria-adozione (5 mesi) C33 Congedo non retribuito per adozione internazionale C34 Congedo parentale adozioni/affido - cong. parentale retr. C35 Congedo parentale adozioni/affido - cong. par. retr. 30% FE1 Ferie FS1 Festività Soppresse M01 Malattia lunga oltre 10 gg M02 Malattia causa di servizio M03 Malattia breve fino a 10 gg M04 Infortunio su lavoro M05 Ricoveero ospedaliero M06 Day hospital M07 Prognosi dopo ricovero M08 Assenza per terapie invalidanti P01 Permesso per servizio P02 Missione in Italia P03 Missione all'estero R01 Permesso retribuito per esame R02 Permesso retribuito per lutto R03 Permesso retribuito gravi motivi L 53/2000 R04 Permesso retribuito matrimonio R07 Permesso retribuito L 104/92 per dipendente R08 Permesso retribuito L 104/92 per familiare gg R09 Brevi permessi 36 hh annue R10 Brevi permessi per salute 18 h non retribuiti R11 Permesso per servizio seggio elettorale R12 Permesso donatori sangue-midollo R13 Permesso retribuito 150 ore (perm. studio) R14 Permesso retribuito allattamento R15 Permesso retribuito allattamento adozione R16 Permessi per assemblea sindacale R17 Permessi retribuiti L.816 R18 Permesso retribuito ore L 104/92 per dipendente R18_2h Permesso retribuito ore L 104/92 per dip. 2h al gg R19 Permesso retribuito L 104/92 per familiare hhmm

17 SC1 SC2 SS3 AS1 AS2 AS3 C25 C27 C28 C29 C30 C31 Sciopero giornata intera Sciopero ore Riposo compensativo Permesso Sindacale per espletamento mandato Permesso Sindacale riunioni organismi statutali Permesso Sindacale RSU Cong. Parentale retr. (30 gg/180 fino a 3 anni figlio) Cong. Parentale retr. 30% (150 gg succ. fino a 3 anni figlio) Cong. Parentale retr. (da 3 a 8 anni del figlio) Malattia figlio(da 3 a 8 anni del figlio) - senza retribuzione Malattia figlio fino a 3 anni - 30 gg - intera retribuzione Malattia figlio fino a 3 anni - senza retribuzione Codice DISPOSIZIONI Descrizione OMTE Omessa timbratura in entrata OMTEP Omessa timbratura in entrata - PRANZO - OMTU Omessa timbratura in uscita OMTUP Omessa timbratura in uscita - PRANZO - PFS Pranzo fuori sede

18 FAQ 1. Ho dimenticato di timbrare la pausa pranzo. Fare clic su Disposizioni Se la timbratura mancante è quella in uscita inserire la disposizione OMTUP, se è quella in entrata inserire la disposizione OMTEP. Dopo l approvazione della disposizione verrà generato un buono pasto. 2. Ho dimenticato una timbratura in ingresso o in uscita. Fare clic su Disposizioni Se la timbratura mancante e quella in uscita inserire la disposizione OMTU, se è quella in entrata inserire la disposizione OMTE. Dopo l approvazione della disposizione la giornata verrà regolarizzata. 3. Ho timbrato l uscita e il rientro ma non ho inserito la causale. Fare clic su Giustificativi:

19 Ad esempio se ho dimenticato di causalizzare la pausa pranzo, inserire il giustificativo con codice PAP specificando l ora di uscita e di rientro. Dopo l approvazione del giustificativo verrà generato un buono pasto. 4. Devo prendere un giorno di ferie la prossima settimana. Selezionare il giorno in questione sul calendario, es. 29/11/2011 Fare clic su Giustificativi, selezionare la causale Ferie e cliccare sull icona inserisci. Dopo l approvazione della disposizione la giornata verrà regolarizzata.

20 5. Devo giustificare un assenza passata Selezionare il giorno che interessa sul calendario e cliccare sull assenza evidenziata. Andrete direttamente nella schermata d inserimento Giustificativi e inserite la causale d assenza come nel punto Non capisco quante ore di esubero ho esattamente. Per chiarezza il vecchio esubero ora corrisponde al Saldo Credito/Debito Giornaliero. Selezionate Saldi dal collegamento che trovate in alto a sinistra della pagina della gestione giornaliera. I saldi visualizzati riguardano il periodo fino al giorno che avete selezionato sul calendario prima di cliccare su Saldi. Il saldo si trova in basso a sinistra. 7. Non trovo il numero del mio badge Per visualizzare il proprio numero di badge semplicemente selezionate Cartellino dal collegamento che trovate in alto a sinistra della pagina della gestione giornaliera, scendete alla seconda pagina, lo troverete verso la metà della pagina sotto la dicitura Badge Assegnati nel mese. Ovviamente se avrete usato badge sostitutivi sono comunque registrati in questo campo.

21 8. Quanti buoni pasto/ticket ho maturato? Per visualizzare il numero di ticket maturati, selezionate Cartellino dal collegamento che trovate in alto a sinistra della pagina della gestione giornaliera, scendete alla seconda pagina e qui troverete il dato che cercate sotto la dicitura TICKET. 9. Che cosa significa sequenza bollatura errata, come la sistemo? La frase sequenza bollatura errata appare quando manca una delle timbrature in entrata o in uscita, controllate sull area delle timbrature e inserite la mancata timbratura come da punto 1 e 2.

22 10. Ho una scritta Assenza in rosso nel mezzo della giornata, le timbrature ci sono, cosa devo fare? La scritta Assenza segnala una non causalizzazione dell uscita, ovvero, avete timbrato l uscita, ma non avete premuto F3 nel caso di pausa pranzo, oppure 6 per permesso per servizio, 12 per le 150 ore e così via Per sistemare la situazione cliccare sulla scritta Assenza e inserite il giustificativo (vedi per esempio punto 3) che motiva l assenza. 11. Che cosa sono i contatori? I contatori visualizzati sul riquadro in basso a destra indicano le quantità, quindi contano per esempio quanti buoni pasto avete preso nella giornata se selezionate giornalieri, settimanali, quindicinali e mensili, se per esempio vi posizionate sull ultimo giorno del mese e selezionate mensili potete vedere quanti buoni pasto avete preso, quante indennità (meccanografica, sportello, turno-articolazione oraria, responsabilità, ), quanti giorni avete lavorato e quanti ne avreste dovuto lavorare, ecc. 12. Vorrei modificare il giustificativo inserito. Aprire il giustificativo in questione cliccando sulla che trovate sul lato sinistro dello stesso, cambiate i dati sul riquadro dei dettagli (chiamato Dati per inserimento nuovo giustificativo) e cliccate sul simbolo modifica cliccate sul simbolo cancella.. Se volete cancellarlo ATTENZIONE: UN GIUSTIFICATIVO APPROVATO NON PUO ESSERE MODIFICATO, NE CANCELLATO DAL DIPENDENTE, RIVOLGERSI AGLI OPERATORI DELL UFFICIO PERSONALE NON DOCENTE. 13. Che cosa devo fare quanto ho un anomalia con che dice: Uscita Principale Anticipata? Questa segnalazione avviene quando il dipendente è uscito prima o dopo l orario stabilito della giornata in essere, deve essere motivata con un giustificativo (permesso 36 ore, riposo compensativo, ), che dovrà essere approvato dal Responsabile. 14. Ho un Entrata Principale Anticipata effettuata per servizio (per un prestazione di lavoro come per esempio la sorveglianza ad una selezione) cosa devo fare per giustificarla? In questo caso, se si è entrati timbrando senza selezionare a orologio il 6 (permesso per servizio), lo si dovrà inserire tramite giustificativo andando sulla giornata in questione cliccando sulla segnalazione gialla di Entrata Principale Anticipata.