CAPITOLATO TECNICO PER LA FORNITURA DI UNA SUITE SOFTWARE COMPLETA AVENTI LE SEGUENTI CARATTERISTICHE TECNICO FUNZIONALI:

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1 CAPITOLATO TECNICO PER LA FORNITURA DI UNA SUITE SOFTWARE COMPLETA AVENTI LE SEGUENTI CARATTERISTICHE TECNICO FUNZIONALI: REQUISITI TECNICI Sistema Unico Integrato completamente Web Nativo per la: GESTIONE DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE: o Anagrafe dell utenza, patrimonio e relativi impianti. o Abbinamenti, disponibilità e cambi alloggi. o Gestione della varie tipologie di contratto di assegnazione, creazione di file.xml per la registrazione degli stessi all Agenzia delle Entrate, calcolo delle imposte e generazione del relativo file.xml per l Agenzia delle Entrate. o Gestione completa dei rapporti con i locatari (revisione canone, ampliamenti, ospitalità, variazioni intestazione, subentri, estratti conto, storni, contributi di solidarietà, ecc.). o Gestione completa della bollettazione svolta sia in modalità manuale che massiva (caricamento voci, adeguamento ISTAT, riconoscimento interessi annuali su deposito cauzionale, generazione di apposito flusso da trasmettere alla banca, acquisizione del flusso di ritorno, generazione dei MAV bancari on-line, ecc.). o Gestione completa degli incassi (manuali, automatici da file trasmesso dalla banca, non attribuibili, ecc.). o Gestione completa della morosità (ricerche debitori, generazione messe in mora, ricerche sulle morosità emesse, analisi statistiche e contabili del debito, affidamento pratiche all ufficio legale). o Gestione dei Piani di Vendita. o Gestione completa dei condomini, con o senza amministratore esterno (anagrafiche, convocazioni di assemblee e relativi verbali, contabilità del condominio, gestione morosità condominiale, gestione fornitori e pagamenti, analisi e statistiche di controllo, ecc.). GESTIONE DELLE MANUTENZIONI: o Registrazione e gestione dei contratti di appalto. o Creazione ordini di lavoro e consuntivazione degli interventi. o Rendicontazione spese reversibili, preventivi e conguagli in bolletta. o Generazione di S.A.L. e Certificati di Pagamento. GESTIONE DELLA CONTABILITA GENERALE (AREA RAGIONERIA) o Gestione IVA, clienti e fornitori, movimenti contabili e scritture finali. o Gestione budget, bilanci e relativa reportistica, scadenze e dichiarazioni fiscali e produzione F24. o Reportistica emissioni, incassi e residui.

2 o Analisi dei flussi finanziari per anno/mese. o Ciclo Attivo. o Ciclo Passivo. GESTIONE DEI CANTIERI NUOVE OPERE (LAVORI PUBBLICI) o Anagrafica dei cantieri (dati generali, gestione contratto di appalto, quadri economici, perizie, ecc.). o Gestione Elenco Prezzi (caricamento manuale o mediante import da altri sistemi, gestione articoli a misura, a corpo o in percentuale, analisi dei prezzi ed aggiornamento degli stessi, verbali nuovi prezzi, esportazione in formato.xls e.pdf dei prezziari, reportistica di legge). o Computi Metrici (copia di computi da cantieri simili, caricamento manuale o mediante importazione articoli da elenco prezzi, gestione quadro economico, gestione computi della sicurezza, esportazione dei computi in formato.xls e.pdf, raffronto delle perizie). o Contabilità di cantiere (gestione libretti delle misure, stati di avanzamento lavori, quadri economici, esportazione dei computi in formato.xls e.pdf, raffronto delle spese, dei S.A.L. e dei computi, gestione delle quantità provvisorie e dedotte, contabilizzazione parziale delle voci, aggiornamento dati automatico verso gli altri moduli quali patrimonio, manutenzione e ragioneria, reportistica di legge). Il software dovrà avere un sistema di Gestione degli accessi e delle relative Profilazioni Utenza a livello di Moduli e Singole funzionalità dei Moduli, per gruppi, o singoli operatori e non dovrà richiedere alcuna installazione in locale sui singoli PC, ne richiedere scarico alcuno per l elaborazione di report, estrazioni e rappresentazioni grafiche. L architettura logistica e operativa dovrà prevedere l installazione su Server Web di proprietà di Siena Casa SpA e dovrà essere raggiungibile, mediante credenziali di autenticazione, da qualsiasi dispositivo avente accesso ad internet; dovrà essere al contempo garantito il corretto funzionamento tramite dispositivo mobile, senza perdita di funzionalità in termini di dati e di rappresentazione grafica. Tutte le estrazioni a Sistema all interno dei Moduli previsti in fornitura dovranno prevedere una prima fase in pagine di consultazione a Video, con successiva possibilità di esportazione in formato.pdf e.xls. Dovrà inoltre essere possibile allegare qualsiasi tipo di file nei punti del Sistema di ogni modulo ed aprire per la parte progettazione file DWG senza la necessità di avere installato il prodotto AUTOCAD sulla macchina, o scaricare plug-in appositi sulla stessa. Il software dovrà utilizzare un unico database e dovrà garantire il pieno funzionamento sui principali browser, in particolare: Internet Explorer Fire Fox Google Chrome Safari

3 REQUISITI FUNZIONALI Tutti i dati ed i documenti in ingresso (input) dovranno essere acquisiti, indicizzati ed archiviati automaticamente ed in tempo reale, mentre quelli in uscita (output) dovranno creare una pratica virtuale che possa essere inviata elettronicamente, ovvero senza movimentazione del relativo fascicolo cartaceo. Durante la fase di inserimento dati da parte degli operatori dovranno essere attivi controlli automatizzati in tempo reale circa la correttezza dei dati inseriti rispetto a quelli presenti a sistema (controllo di correlazione e congruità), con particolare riguardo al riempimento dei campi obbligatori. I dati dei diversi archivi dovranno essere univoci ed assolutamente interscambiabili tra i vari moduli della suite software, ovvero dovranno essere correlati sia dal punto di vista logico che funzionale, con spostamento tra di loro da parte dell utilizzatore mediante link di correlazione in modo tale da evitare la necessità di continui cambi di modulo operativo; dovrà altresì essere prevista la produzione in tempo reale di situazioni, statistiche e quant altro necessario alla conduzione ed all ottimizzazione delle varie attività lavorative, nonché ai relativi controlli da parte dei livelli superiori. Dovrà essere garantita la massima sicurezza dei dati secondo le specifiche normative di settore e, al contempo, dovrà essere mantenuto uno storico di ogni singola operazione significativa effettuata dai vari operatori. Dovrà essere presente una funzionalità di messaggistica istantanea, automatica e parametrizzabile, che avvisi l operatore sia sui vari tipi di scadenze da gestire (pagamenti, versamenti iva, presentazione di dichiarazioni fiscali, rinnovo di certificati, termine di lavorazione delle pratiche aperte ecc.) sia sul passaggio di una pratica alla propria gestione da parte di un collega che ha terminato la relativa competenza. Ciascun operatore dovrà quindi visualizzare, al momento dell accesso al sistema, una bacheca/agenda contenente i messaggi e gli avvisi di cui sopra, che dovrà altresì essere richiamabile a video in qualunque momento successivo. Dovrà essere prevista la possibilità di far accedere a parti del sistema (che Siena Casa SpA individuerà secondo le proprie esigenze) soggetti esterni quali comuni soci, utenza, fornitori, consulenti, amministratori di condominio ecc. in qualsiasi momento, mediante credenziali univoche profilate ed attraverso personal computer, tablet e smartphone. Il sistema dovrà possedere un modulo ADMIN, gestito direttamente da Siena Casa SpA, che permetta di ricreare i singoli uffici e/o gruppi di lavoro presenti in Azienda nonché la gestione di N operatori interni dotati di credenziali di accesso e funzioni personalizzate; il modulo ADMIN dovrà prevedere la possibilità di creare dei sotto-admin a cui assegnare delle specifiche funzioni di profilazione e registrazione utenti. In particolare la profilazione degli utenti dovrà consentire la massima libertà all azienda, ovvero dovrà essere possibile attribuire permessi differenziati anche agli utenti facenti parte di uno stesso gruppo di lavoro. Il sistema dovrà registrare, in apposito file di log, tutti gli accessi e tutte le operazioni svolte dai singoli utenti, con storicizzazione delle modifiche ed eventuale recupero dei dati modificati erroneamente. Ogni singolo modulo della suite dovrà avere una propria funzione di ricerca interna, generare report strutturati ed estrarre dati in formato compatibile con i principali software di Office Automation.

4 Dovrà essere prevista la possibilità di caricare direttamente a sistema flussi di dati mediante upload di files tracciato rispettanti gli standard attuali di riferimento (es. files.xml) e dovrà essere possibile associare a ciascuna pratica virtuale (es. anagrafiche clienti/fornitori, fatture, ecc.) documenti scansionati o prodotti dai più comuni applicativi di Office Automation. ALTRI REQUISITI Dovrà essere prevista la fornitura in modalità acquisto di un unica licenza di utilizzo per illimitate postazioni. Dovrà essere garantita la migrazione di tutti i dati contenuti nei vari software ad oggi utilizzati agli scopi dall azienda, con riallineamento degli stessi alle nuove procedure. Ad installazione e collaudo funzionale avvenuto, dovranno inoltre essere garantite un minimo di n 4 giornate formative per ciascuna delle 3 aree funzionali dell azienda, da effettuarsi direttamente presso la sede di Siena Casa SpA ed un minimo di ulteriori 40 ore di formazione ed affiancamento da effettuarsi on line in remoto. Per quanto riguarda l assistenza tecnica, dovrà essere tassativamente garantito il seguente servizio, svolto da personale specializzato in relazione ai moduli operativi oggetto di intervento: Mail Service desk e Service desk telefonico dedicati alla raccolta delle segnalazioni pervenute ad opera del cliente. In particolare l Assistenza Clienti dovrà essere raggiungibile nei giorni da Lunedì al Venerdì per almeno 8 ore giornaliere. Intervento risolutivo entro le 4 ore lavorative per malfunzionamenti bloccanti del sistema (intera suite indisponibile agli utenti). Intervento risolutivo entro le 24 ore lavorative per malfunzionamenti non bloccanti del sistema (alcune funzionalità indisponibili agli utenti). Ad intervento concluso dovrà essere consegnata all azienda adeguata documentazione tecnica che certifichi la risoluzione dei problemi segnalati. In fase di coordinamento delle attività preposte all avviamento del nuovo software, e fino ad avvenuto collaudo dello stesso, l impresa affidataria dovrà mettere a disposizione, per qualunque necessità amministrativa/tecnico funzionale, le seguenti figure di riferimento: Referente Tecnico di Progetto. Referente Commerciale di Progetto. Tali figure dovranno relazionarsi con i referenti interni individuati dall azienda per ciascun argomento. Una volta a regime, dovranno essere garantiti gli aggiornamenti adeguativi del software alle nuove scadenze e/o normative stabilita dai soggetti preposti affinché l azienda possa adempiere in tempo utile ai relativi impegni/obblighi. Eventuali migliorie e personalizzazioni del software richieste dall azienda in modalità extra canone di assistenza annuale, dovranno essere formalizzate con apposito verbale sottoscritto da ambo le parti che individui il piano delle attività, i team job interessati di entrambi i soggetti, i costi ed i relativi tempi di completamento.

5 In virtù di quanto sopra, l impresa proponente dovrà dichiarare il costo orario/giornaliero delle proprie figure professionali per gli interventi eseguiti in sede e/o fuori sede. Dovranno essere previsti incontri gratuiti a cadenza bimestrale con il personale referente di Siena Casa per verificare l andamento del rapporto e la necessità di eventuali approfondimenti. Al termine di ciascun incontro dovrà essere sottoscritto apposito verbale e/o check list degli argomenti trattati/segnalati.

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