LLP - Lifelong Learning Programme Settore Erasmus Azione Teaching Staff (STA) Anno Accademico 2012/2013 VADEMECUM

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1 LLP - Lifelong Learning Programme Settore Erasmus Azione Teaching Staff (STA) Anno Accademico 2012/2013 VADEMECUM Si riportano i seguenti adempimenti necessari ai fini della mobilità dei docenti per attività didattica nell ambito del Programma LLP-Erasmus. Si tratta di un contributo per il rimborso delle spese di viaggio e soggiorno messo a disposizione della Commissione Europea per tutti i docenti che intendano svolgere un breve periodo di insegnamento (di solito cinque ore in una settimana) presso un istituzione/università di altro Paese comunitario. Come nel caso della mobilità degli studenti anche alla mobilità dei docenti viene applicato il principio di reciprocità : il docente di Padova potrà recarsi presso l università straniera e l eventuale mobilità incoming del collega sarà a sua volta finanziata dai fondi comunitari per questa attività a disposizione dell Ateneo straniero. Presupposti per effettuare un periodo di docenza all estero sono: la sottoscrizione da parte delle istituzioni universitarie interessate dell European University Charter EUC rilasciata dalla Commissione Europea, e di un accordo interistituzionale - bilateral agreement - attraverso il quale regolano la mobilità del proprio personale (unità coinvolte e periodo). CRITERI DI AMMISSIBILITA Categorie di docenza ammesse alla mobilità TS sono: i ricercatori*; i professori associati; i professori ordinari; i professori a contratto*; * Ricercatori e professori a contratto devono essere in possesso dell incarico di insegnamento relativo all anno di mobilità. PERIODO TRASCORSO ALL ESTERO La mobilità non può avere una durata superiore a 6 settimane (42 giorni compresi sabati, domeniche e giorni festivi). Ai fini della ammissibilità della mobilità è obbligo impartire almeno 5 ore di docenza (ovvero almeno 1 giorno). Tuttavia è fortemente raccomandata una mobilità di almeno 5 giorni lavorativi, affinché il contributo accademico offerto risulti efficace per l Istituto ospitante; periodi più brevi dovranno essere delle eccezioni. Anche i docenti europei coinvolti in un Master ERASMUS MUNDUS hanno diritto a ricevere borse di mobilità ERASMUS per periodi di docenza secondo le regole standard ERASMUS.

2 SELEZIONE DELLE CANDIDATURE La selezione delle candidature alla mobilità per attività didattica sarà effettuata sulla base di un draft (concordato con l Istituto Ospitante) del programma di docenza ( Teaching Programme ) contenente gli obiettivi, il valore aggiunto della mobilità, il contenuto della docenza e i risultati attesi; prima della partenza il Teaching Programme dovrà essere formalmente approvato e sottoscritto dall istituto di appartenenza e dall istituto ospitante tramite lettera o . Al termine della mobilità il docente presenterà una breve relazione sui risultati ottenuti più rilevanti. Criteri di priorità nella selezione previsti dall Handbook: - attività nelle quali il periodo di insegnamento del docente ERASMUS sarà parte integrante del programma di studio dell Istituto ospitante; - attività di mobilità che conducono alla produzione di nuovo materiale didattico; - attività di mobilità che saranno utilizzate per consolidare ed ampliare i rapporti tra dipartimenti e facoltà e preparare futuri progetti di cooperazione; - precedenza a favore di docenti che si recano all estero per la prima volta. ASPETTI AMMINISTRATIVI Si riportano i seguenti adempimenti necessari ai fini della mobilità docenti nell ambito del Programma LLP-Erasmus I) PRIMA DELLA SELEZIONE A) Compilazione del Teaching Programme dell attività di docenza. Il documento, scaricabile dall elenco della modulistica on-line, deve essere compilato prima della selezione, previo accordo con il collega straniero circa il periodo e i contenuti della docenza, e inoltrato alla sede estera per approvazione. Per ridurre le tempistiche di accettazione ovvero di sottoscrizione e timbratura del Teaching Programme da parte dell istituzione ospitante, si consiglia di spedire all estero la modulistica compilata a mezzo posta elettronica. Successivamente il Teaching Programme, firmato e timbrato dalla sede ospitante, può essere anticipato via fax. I ricercatori ed i professori a contratto devono presentare l incarico d'insegnamento per l'a.a. in cui realizzano la mobilità La presentazione di documentazione incompleta (come ad esempio la mancanza sul Teaching Programme di timbro e/o sottoscrizione dell Università ospitante eccetera) potrà comportare l esclusione della domanda. II) PRIMA DELLA PARTENZA Almeno dieci giorni prima della partenza devono essere compilati e sottoscritti presso il Servizio Relazioni Internazionali via Roma, 38: B) L accordo finanziario istituzione/docente richiesto dall Agenzia Nazionale LLP all Ateneo ai fini dell erogazione del contributo comunitario; l adempimento è condizione necessaria per l erogazione di un anticipo (N.B.: per motivi contabili nel periodo compreso tra il 15 dicembre ed il 15 gennaio di ogni esercizio non è possibile erogare alcun anticipo). 2

3 C) Il modulo di missione: il modulo è scaribile on-line dall elenco della modulistica; Rispettando la tempistica indicata la modulistica di cui ai punti B) e C) Accordo finanziario e modulo di missione può altresì essere inviata per posta interna al Servizio Relazioni Internazionali via Roma, 38 debitamente compilata e sottoscritta dall interessato. Si ricorda che tutta la modulistica di cui sopra è disponibile in formato elettronico alla pagina web La consegna a mano o per posta interna al Servizio Relazioni Internazionali della modulistica compilata e sottoscritta deve comunque avvenire prima della partenza: il rispetto della tempistica consente inoltre l erogazione dell anticipo paragrafo II lettera B) III) IN MISSIONE: Durante il viaggio l interessato deve conservare o procurarsi i seguenti documenti: 1) Biglietto del viaggio originale: nel caso di volo aereo le carte d imbarco nel caso di viaggio in auto le ricevute dei pedaggi autostradali; 2) D) Dichiarazione dell Istituzione ospitante su carta intestata firmata e timbrata indicante il periodo di permanenza del docente presso la stessa (dal / al), il numero delle ore di lezione svolte e il titolo delle lezioni svolte; 3) Le pezze giustificative in originale (pernottamento, pasti, trasporti urbani etc.); 4) Modulo Teaching Programme firmato e timbrato qualora non sia stato già consegnato prima della partenza (vedere lettera A) del punto I) Prima della selezione ); Tutta la documentazione va consegnata al Servizio Relazioni Internazionali entro 15 giorni dal rientro. IV) AL RIENTRO: Oltre a quanto indicato al precedente punto IN MISSIONE nel medesimo termine (entro circa 15 giorni dal rientro) va consegnata al Servizio Relazioni Internazionali anche una E) relazione sulla missione Teaching Staff, la cui traccia si può scaricare dalla pagina Web Modalità di invio della relazione: una copia cartacea firmata in originale e consegnata unitamente agli altri documenti; un altra copia su file, trasmessa per posta elettronica al Servizio Relazioni Internazionali Nell impossibilità dell interessato di consegnare personalmente i documenti di fine soggiorno entro i tempi richiesti, è possibile spedire la documentazione richiesta per posta interna allegando i documenti di cui ai paragrafi II e III al seguente indirizzo: Servizio Relazioni Internazionali 3

4 Erasmus - Teaching Staff LLP Via Roma, 38 - SEDE In caso di spedizione per posta interna l interessato dovrà allegare inoltre un breve riepilogo indicante: a) data e ora di partenza e arrivo; b) tragitto effettuato; c) elenco di tutte le spese sostenute (ordinate e pinzate in fogli A4); d) ogni altra indicazione utile per ricostruire la missione e consentirne il rimborso. N.B. Tutta la documentazione indicata è richiesta per adempiere a quanto previsto dal contratto istituzionale sottoscritto tra l Università degli Studi di Padova e l Agenzia Nazionale LLP Italia ed indispensabile per la realizzazione della mobilità. ASPETTI FINANZIARI Ai fini della mobilità per attività didattica sono ammissibili i seguenti costi: V) i costi di viaggio VI) i costi di soggiorno (vitto, alloggio, trasporti urbani, comunicazione, assicurazione del viaggio) V) VIAGGIO (e visto se del caso) Per i costi di viaggio si fa riferimento alle spese effettivamente sostenute; pertanto dovranno essere conservati agli atti gli originali dei documenti di spesa (biglietto viaggio a/r; carte di imbarco etc.). Dovrà essere utilizzata la tariffa più conveniente, ad esempio in caso di viaggio aereo dovranno essere utilizzate le tariffe Apex e optare per tariffe ridotte. Le spese di viaggio comprendono tutti i costi sostenuti per raggiungere il luogo di destinazione e viceversa (in alcuni casi il viaggio richiede l utilizzo di più mezzi di trasporto: ad esempio aereo e treno), incluso il visto. Sono altresì spese di viaggio quelle relative a mezzi di trasporto sussidiari utilizzati in Italia per raggiungere l aeroporto o la stazione ferroviaria dalla sede di servizio (sia nel viaggio di andata che in quello di ritorno) e nel Paese ospitante come il tragitto dall aeroporto all istituzione (sia all andata che al ritorno). I costi per gli spostamenti locali (per esempio dall albergo o al luogo di riunione) fanno parte dei costi di soggiorno; tuttavia come prevede il Regolamento di Ateneo se documentati possono essere fatti gravare su eventuali cofinanziamenti di Ateneo in virtù di quanto descritto al prossimo paragrafo VI) Soggiorno. a) Mezzi di trasporto Per distanze non superiori a 400 km sono ammessi esclusivamente i viaggi in treno (in prima classe se il beneficiario lo desidera), salvo in caso di urgenza o per tragitti che prevedono l attraversamento di un tratto di mare. Per le distanze superiori a 400 chilometri è possibile 4

5 ricorrere al viaggio aereo, ma limitatamente alle tariffe della classe economica (Apex o altre tariffe scontate). I costi di viaggio effettuato con autovettura privata (personale o aziendale) sono ammissibili se il viaggio può essere dimostrato (ad esempio con i pedaggi autostradali o le ricevute del carburante) e se il costo non è eccessivo, il rimborso delle spese avverrà scegliendo l opzione più economica tra: a) una tariffa chilometrica conformemente alle norme interne dell Istituto fino ad un massimo di euro 0,22 per Km; b) il prezzo del biglietto ferroviario, aereo o dell autobus per la tratta percorsa, se disponibile. Verrà rimborsato soltanto un biglietto, indipendentemente dal numero di persone in viaggio sullo stesso veicolo. Il costo dovrà risultare da una dichiarazione di una agenzia di viaggio e delle ferrovie o della società di trasporti pertinente; dalla dichiarazione dovrà risultare la tratta per la quale si chiede il rimborso dei costi. Agli atti dovrà essere conservata una dichiarazione del partecipante dalla quale risulti che l opzione scelta è la più economica. Per il taxi: sarà ammissibile il costo effettivamente sostenuto soltanto se non eccessivo rispetto a quello di altri mezzi di trasporto oppure se l impiego si è reso necessario per fattori quali tempo, bagagli eccessivi, orari. Il rimborso avverrà indipendentemente dal numero di persone in viaggio sullo stesso veicolo. Tranne che per giustificati motivi, tempo, bagagli eccessivi, orari, il rimborso del taxi nei tragitti di collegamento durante il viaggio (ad esempio casa/aeroporto o aeroporto/istituzione ospitante oppure hotel) è rimborsabile sui fondi comunitari su presentazione della ricevuta di pagamento per un importo equivalente al prezzo del biglietto del treno in prima classe o del mezzo pubblico esistente nel tragitto in questione (bus, metropolitana). Il costo dovrà essere documentabile o risultare da una dichiarazione di una agenzia di viaggio e delle ferrovie o della società di trasporti pertinente; dalla dichiarazione dovrà risultare la tratta per la quale si chiede il rimborso dei costi. Eventuali eccedenze non saranno rimborsate o rimborsate in presenza di un cofinanziamento di Ateneo. L'esempio classico è il taxi collettivo che collega Padova all'aeroporto "Marco Polo": il costo rimborsabile è quello del biglietto dell autobus diretto da Padova all aeroporto di gran lunga inferiore effettivo. Nei tragitti urbani durante il soggiorno il costo del taxi non è rimborsabile perché il rimborso forfetario include anche quello dei trasporti locali; tuttavia la disponibilità di un eventuale cofinanziamento di Ateneo, consentirà di rimborsare a parte il costo per i trasporti locali, incluso il taxi, se la spesa di soggiorno più quella dei trasporti locali risulta superiore al forfeit giornaliero contemplato dal Regolamento interno (vedi sotto paragrafo VI lettera a). In presenza dei fondi di Ateneo ovvero di un cofinanziamento, il superamento del forfeit giornaliero a causa dei costi dei trasporti locali comporta l applicazione della procedura prevista dal regolamento di Ateneo: i costi dei trasporti locali si rimborsano analiticamente a parte.. Per le auto noleggiate (categoria massima B o equivalente): sarà ammissibile il costo effettivamente sostenuto soltanto se non eccessivo rispetto a quello di altri mezzi di trasporto oppure se l impiego si è reso necessario per fattori quali tempo, bagagli eccessivi, orari. Il rimborso avverrà indipendentemente dal numero di persone in viaggio sullo stesso veicolo. Agli atti dovrà essere conservata una dichiarazione del partecipante con la quale si motiva l uso dell auto noleggiata o del taxi. b) documentazione delle spese di viaggio 5

6 Viaggio in treno su presentazione del biglietto originale; Viaggio in aereo: presentazione del biglietto originale e dei talloncini d imbarco; Mezzo proprio o Taxi: alla ricevuta del taxi si dovrà allegare il certificato dell ente di trasporto pubblico locale e/o ferroviario attestante il costo del biglietto per la stessa tratta; nel caso dell'auto propria il viaggio dovrà essere giustificato fornendo la prova della sua effettiva realizzazione (ad esempio i pedaggi autostradali). Autovettura privata a noleggio: presentazione della fattura della società di autonoleggio; c) altri costi connessi al viaggio I costi di assicurazione per il viaggio vanno inclusi nell ambito dei costi di soggiorno. Per spese di assicurazione, si intendono costi come l assicurazione dell auto a nolo, in quanto il contratto di assicurazione si sottoscrive obbligatoriamente con quello di noleggio. Altre coperture assicurative, come quella per il furto del bagaglio, non sono rimborsabili in quanto il bagaglio è già assicurato dalla compagnia aerea con l acquisto del biglietto. Saranno inoltre a carico del Beneficiario le spese per l assicurazione sanitaria. Nei costi di viaggio può essere rimborsato quello relativo al visto. d) giorni di viaggio ammissibili L Agenzia Nazionale riconoscerà fini ad un massimo di due giorni di viaggio: uno per l andata e uno per il ritorno. L Agenzia Nazionale si riserva di non rimborsare i costi del viaggio se il partecipante si trattiene per motivi personali oltre il periodo ammissibile (prima o dopo l attività). Quindi la cosa va opportunamente dichiarata sul modulo di missione dallo stesso (autocertificazione). VI) SOGGIORNO (vitto, alloggio, comunicazione, trasporti urbani, assicurazione del viaggio) In base a quanto stabilito dalle "Regole per la rendicontazione della mobilità dei docenti ERASMUS" dell'handbook Erasmus, il rimborso delle SPESE DI SOGGIORNO nell ambito dell attività di Teaching Staff è solo forfetario in base al numero di giorni. Se internamente all Istituto si applicano massimali inferiori a quelli comunitari, il calcolo del contributo per il soggiorno può essere fatto sulla base dei massimali di Istituto. In base a questo principio si effettuano i rimborsi di missione da parte dell ateneo per questa tipologia di attività utilizzando due modalità: a) FORFETARIO Il rimborso forfettario è di euro 77,47 per giorno di missione all estero, come stabilito dal comma 4 articolo 4 del Regolamento di Ateneo per le Missioni. Nelle pochissime eccezioni in cui il rimborso forfetario di Ateneo risulta superiore a quello della tabella comunitaria questo ultimo valore rappresenterà comunque un limite per i fondi comunitari facendo gravare le eccedenze sui fondi di ateneo. Il costo per i trasporti locali, incluso il taxi per la difficoltà di imputarlo sui fondi comunitari, in linea con quanto previsto dal Regolamento interno saranno rimborsati a parte sul cofinanziamento (vedi sopra paragrafo V mezzi di trasporto taxi ). L utilizzo di un forfeit giornaliero di 77,47 euro equivalente alla quota esente è stato scelto per evitare la tassazione delle diarie comunitarie prevista dalla normativa fiscale vigente. 6

7 b) ANALITICO PER RIMBORSARE LA PARTE DI COSTI EFFETTIVI ECCEDENTE IL PER DIEM FORFETARIO: Per far fronte alla problematica relativa a missioni nelle quali il costo effettivo del soggiorno sia maggiore del valore riconosciuto in base al regolamento di ateneo (77,47 euro/giorno), con delibera 06/02 del 18 febbraio 2008, il C.d.A ha approvato la copertura finanziaria dell eccedenza a valere dei fondi di ateneo, cofinanziamento messo a disposizione delle attività STA all inizio di ogni anno solare. La quantificazione dei costi in eccedenza, rispetto al valore di 77,47 euro/giorno avviene con la consegna di tutta la documentazione di spesa relativa al soggiorno (fattura hotel, ricevute pasti e trasporti locali). Questa procedura è un rimborso a tutti gli effetti analitico previsto dal Regolamento di Ateneo ma non più ammissibile a livello comunitario. Tuttavia l imputazione sui fondi comunitari esclusivamente di costi giornalieri fino a 77,47 euro parifica la procedura analitica a quella forfetaria ovvero l unica riconosciuta dalla normativa comunitaria. In conclusione, sui fondi comunitari il costo del soggiorno graverà sempre in maniera forfetaria moltiplicando il numero di giorni di missione per il valore di 77,47 euro/giorno sia quando viene esplicitamente richiesto il rimborso forfetario che quando viene richiesto quello analitico essendo il costo effettivo del soggiorno superiore al forfait. Questa modalità ovvero la copertura dei costi aggiuntivi presuppone la presenza di un cofinanziamento di ateneo. In questo caso i limiti di spesa giornaliera per Paese stabiliti dalla tabella comunitaria restano in vigore sulla carta subentrando di fatto quelli di Ateneo stabiliti dal Regolamento Missioni di Ateneo. L Agenzia Nazionale ogni anno fissa il limite minimo e massimo del contributo comunitario (attualmente il valore è compreso tra un minimo di 450 euro ed un massimo di 900). Spetta all Ateneo determinare il valore del contributo in base al numero di flussi che si programma di realizzare e al cofinanziamento disponibile. Una volta deciso tale importo deve essere uguale per tutte le STA di un dato anno a prescindere dalla durata del soggiorno (max 6 settimane). Nel bando l Ateneo ogni anno di fatto formalizza l ammontare del contributo comunitario e il conseguente numero di flussi nonché l importo del contributo aggiunto a titolo di cofinanziamento. E il cofinanziamento che consente la copertura di costi non eleggibili per il regolamento comunitario nel rimborso forfetario e di quelli aggiuntivi nel caso di rimborso analitico. Insieme il contributo comunitario più quello di ateneo stabiliti nel bando costituiscono il limite massimo di rimborso per la missione dei docenti in Erasmus. Considerati gli importi in questione, nel caso di soggiorni lunghi (indicativamente superiori ai 15 giorni), il numero di giorni rimborsati (in maniera forfetaria o analitica) potrà essere inferiore al numero effettivo di giorni di durata della missione. 7

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