Oggetto: Conferma Centri periferici e relativi Sportelli

Transcript

1 Roma lì 01/03/2013 Prot. n. 133/2013 Circolare n. 34 Oggetto: Conferma Centri periferici e relativi Sportelli Ai CRP e ai loro Sportelli Premessa Come noto al fine si attivare i servizi relativi all attività di assistenza fiscale è necessario procedere alla procedura di conferma del Centro di Raccolta Periferico (CRP) e degli eventuali Sportelli (sedi secondarie del CRP). Sono confermate con delle novità le modalità con cui si dovranno svolgere le attività relative alla raccolta delle dichiarazioni e all assistenza fiscale, sia per quanto attiene chi può effettuare la raccolta, sia per la scansione dei documenti, sia infine per l assunzione di un collaboratore a progetto. La conferma è una procedura fondamentale: consentirà infatti di: - Attivare i servizi CAF; - Comunicare la sede in cui il CRP svolge l attività; - Comunicare le eventuali sedi secondarie (Sportelli); - Firmare la Convenzione per il 2013; - Nominare Responsabili ed Operatori del CRP e degli Sportelli - Ottenere i programmi software; - Ottenere il materiale pubblicitario del CAF; - Richiedere l assunzione di un collaboratore a progetto per l attività di verifica della documentazione allegata ai modelli 730. A breve la procedura di conferma sarà disponibile in area riservata I soggetti coinvolti nell attività CAF Distinguiamo innanzitutto i soggetti che sia a livello di Centro di raccolta periferico (CRP) che di Sportello (sede secondaria del CRP) a vario titolo intervengono nell attività di raccolta: - Il Legale rappresentante del CRP; - Il Responsabile della Struttura; - L Operatore. Il Legale rappresentante del CRP è colui che rappresentando a livello legale la struttura ha il potere di firmare la convenzione con il CAF (ad esempio il Segretario provinciale o regionale di una struttura, il 1

2 titolare di uno studio professionale o di un centro elaborazione dati, l amministratore di una società). Il Responsabile del CRP o dello Sportello è il referente unico del CAF nazionale nella gestione operativa del Centro o dello Sportello. E cioè colui al quale il Caf fa riferimento per la soluzione di determinate problematiche tecniche o per la comunicazione di istruzioni operative specifiche. L Operatore del CRP o dello Sportello è il soggetto addetto alla raccolta, all inserimento dei dati utilizzando le procedure software e all invio al CAF delle pratiche. Regole generali: 1. Ogni CRP deve avere: - un Legale Rappresentante; - un Responsabile; - uno o più operatori (quando uno o più soggetti diversi dal Responsabile sono addetti alla raccolta). Il responsabile può anche svolgere le attività di operatore. 2. Ogni Sportello deve avere almeno un Responsabile 3. Ogni Struttura (CRP o Sportello) può avere oltre al responsabile uno o più Operatori; Esempi: - In uno studio professionale in cui il titolare dello studio si occupa anche dell inserimento dei dati si può avere coincidenza tra Legale rappresentante, Responsabile ed operatore. - In una segreteria provinciale o regionale di un sindacato il legale rappresentante è il Segretario provinciale o Regionale che firma la convenzione con il Caf. Il Responsabile ed operatori sono scelti dalla segreteria. Se la segreteria si avvale di un solo soggetto per l attività Caf lo stesso sarà sia responsabile della struttura che operatore. 4. Il Responsabile può assumere tale ruolo anche presso più Sportelli (a condizione che la sua attività di Responsabile presso tali sportelli sia effettiva!). 5. Se in una struttura opera un solo soggetto lo stesso sarà sia Responsabile che operatore; 6. I collaboratori a progetto assunti dal CAF (Co.co.pro) saranno automaticamente censiti tra i responsabili aggiunti che hanno il potere di effettuare i controlli propedeutici per il Visto di Conformità. 7. Tutti coloro che hanno accesso alle procedure informatiche del CAF debbono essere censiti dal CAF nazionale in quanto, esclusivamente per ragioni di privacy, il Caf può rilasciare codici di accesso alle procedure informatiche esclusivamente a soggetti preventivamente identificati. Ciò in quanto Agenzia delle Entrate e Inps ci impongono di identificare tutti i soggetti che hanno accesso agli archivi del CAF nazionale. Assicuriamo che i dati di tali soggetti saranno utilizzati dal CAF esclusivamente per l erogazione dei servizi e non saranno divulgati all esterno. 2

3 Responsabili ed Operatori (Requisiti) Per poter essere censiti Responsabili del CRP o dello Sportello occorre avere alcuni requisiti che variano in relazione alla struttura. Circa i Responsabili distinguiamo tra: A) Centri (e Sportelli) di strutture sindacali aderenti alla CONFSAL (Segreterie Snals, Segreterie Confsal, Sindacati aderenti alla Confsal; B) Studi professionali o Centri Elaborazione Dati (solo ditte individuali); C) Altri soggetti (Snc, Sas, Srl, Cooperative, associazioni di vario tipo non aderenti alla Confsal). A) Centri Confsal Responsabili possono essere, tenuto conto di quando disposto dall art. 16, comma 4 del D.M. 166/1999: - Lavoratori dipendenti iscritti ad uno dei sindacati della Confederazione; - Pensionati iscritti ad uno dei sindacati della Confederazione. B) Studi professionali (anche associazioni tra profess.) o Centri Elaborazione Dati (solo ditte individuali); Responsabili potranno essere individuati (Circolare Direzione Centrale Audit e Sicurezza n /2008 del 03/06/2008) nel titolare dello Studio professionale (commercialista, esperto contabile, consulente del lavoro, ecc. ecc.) o del Centro elaborazione dati ovvero nei loro dipendenti; C) Altri soggetti (Snc, Sas, Srl, Cooperative, associazioni di vario tipo non aderenti alla Confsal); In tal caso potranno essere designati quali responsabili: lavoratori dipendenti o pensionati qualora iscritti a uno dei sindacati aderenti alla Confederazione Confsal. In ogni caso per tale tipologia di soggetti è obbligatoria l assunzione di un collaboratore a progetto da parte del CAF. Tale soggetto che può essere scelto dalla struttura sarà nominato Responsabile del CRP per l apposizione del visto di conformità. Per essere operatore ufficiale del CRP o dello Sportello occorre possedere uno dei seguenti requisiti: - essere lavoratore dipendente iscritto ad uno dei sindacati della Confederazione; - essere pensionato iscritto ad uno dei sindacati della Confederazione; - essere un libero professionista (commercialista, esperto contabile, consulente del lavoro). All atto della compilazione della scheda operatore andrà selezionata la categoria cui l operatore appartiene (lavoratore dipendente, pensionato, libero professionista, ecc. ecc). Nel caso in cui l operatore non abbia i requisiti di cui ai precedenti punti A), B) e C) occorrerà indicare nella qualifica la voce ALTRO. 3

4 L importante è che il Responsabile di ogni sede (Centro o Sportello) abbia i requisiti previsti. Se ad esempio un Sportello di un sindacato aderente alla Confsal non dispone di un responsabile avente i requisiti richiesti allora potrà essere nominato responsabile il responsabile del Centro principale. L operatore dello sportello sarà censito con la qualifica relativa. Nel caso in cui il Responsabile del Centro o dello Sportello non possiedano i requisiti di cui ai precedenti punti A), B) C) la struttura non potrà essere considerata come centro ufficiale CAF CONFSAL ma quale semplice corrispondente. Questo significa che la struttura non potrà esporre loghi o timbri riconducibili al CAF Confsal e che non potrà fare pubblicità utilizzando il loghi o richiami al CAF Confsal. Collaboratori a progetto Il Collaboratore a Progetto è un soggetto assunto alle dirette dipendenze del CAF nazionale con regolare busta paga e assunto durante la raccolta dei modelli 730. La figura del Collaboratore a Progetto è indispensabile nelle ipotesi A) e C) per poter controllare su delega del Responsabile dell Assistenza fiscale nazionale del CAF la documentazione dei modelli 730 (cud, oneri ecc. ecc) ai fini del rilascio del Visto di Conformità previsto dalla Legge. Infatti la normativa vigente prevede che i controlli sulla documentazione possano essere svolti esclusivamente da personale dipendente (anche a progetto) del Caf nazionale. Nelle ipotesi sub B) invece il professionista può essere direttamente delegato dal CAF ai controlli e non occorre nessuna assunzione. Le strutture che ricadono nelle casistiche A) e C) hanno quindi due alternative: 1) richiedere l assunzione di un collaboratore a progetto; 2) effettuare la scansione di tutta la documentazione dei modelli 730, documentazione da trasmettere contestualmente all invio di una dichiarazione al CAF. In ogni caso, qualora il CAF nelle ipotesi sub A) e C) assuma un collaboratore a progetto presso la struttura (CRP o Sportello), lo stesso potrà figurare quale Responsabile. Procedure di conferma del Centro Periferico e degli Sportelli Si ricorda a tutti i CRP che occorrerà procedere alla conferma dell attivazione dei servizi CAF per l anno Sarà disponibile in area riservata la funzione che consente di confermare il Centro anche per l anno Inoltre il legale rappresentante ha la possibilità di confermare, aprire o chiudere gli Sportelli. Gli sportelli dovranno essere confermati direttamente dal Centro principale attraverso il menù Gestione Dati (gli sportelli sono quindi invitati a non contattare il CAF per l attivazione che compete solo al Centro Principale). Si raccomanda di verificare l esattezza dei dati acquisiti dal CAF con particolare riguardo agli indirizzi, ai recapiti telefonici e di posta elettronica. 4

5 N.B. Con riferimento agli Sportelli occorre porre la massima attenzione nell indicazione dei dati relativi alla struttura in quanto devono essere comunicati all Agenzia delle Entrate le sole reali aventi le caratteristiche richieste. In particolare: A) Occorre indicare se lo Sportello effettua attività di raccolta cartacea delle dichiarazioni (e quindi non utilizza il software per l inserimento e la trasmissione delle pratiche). In tal caso le dichiarazioni vengono solo raccolte dallo sportello e poi portate presso il Centro principale dove sono poi inserite, elaborate e trasmesse; lo sportello poi le riconsegna ai contribuenti. B) Occorre indicare se lo sportello è a tutti gli effetti una sede secondaria del Centro principale. Questo è il caso del sindacato X che ha proprie sedi distaccate (distrettuali zonali ecc. ecc.) oppure del libero professionista o del centro elaborazioni dati che esercitano direttamente la propria attività in diversi uffici. Per ogni struttura occorrerà procedere alla designazione del responsabile ed eventualmente degli operatori. In tale ambito andranno indicati i requisiti degli operatori (come dianzi delineato). La designazione di ulteriori operatori oltre al Responsabile potrà essere effettuata anche successivamente. Assieme alla Convenzione 2013 verrà generata la lettera di incarico per il Responsabile e per gli Operatori. La lettera d incarico e la convenzione dovranno essere inviate per posta in duplice copia al CAF nazionale. Il Caf successivamente vi spedirà le copie firmate che andranno conservate presso la struttura ed essere esibite in caso di eventuali (rare) ispezioni compiute dall Agenzia delle Entrate. Operatori non censiti e dunque non autorizzati per carenza dei requisiti sopra indicati non saranno riconosciuti dal CAF in sede di eventuali verifiche. Anche gli sportelli, una volta segnalati al CAF dal Centro principale dovranno scaricare le lettere d incarico da riconsegnare al CAF. Conferma del Centro Accedere all area riservata, selezionare Amministrazione, poi Convenzioni. Leggere attentamente la nota informativa. Selezionare la voce in basso Ho letto e procedo. Qui, dopo aver consultato i dati in possesso del CAF, è possibile confermare il Centro oppure richiedere la modifica di taluni dati. Per confermare il Centro è obbligatorio indicare almeno un Responsabile (per esso saranno richiesti i seguenti dati: nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, recapito telefonico e mail, numero e tipo documento riconoscimento e qualifica). Una volta inserito il Responsabile sarà possibile confermare definitivamente il Centro e stampare sia la convenzione sia la lettera d incarico per il Responsabile. E possibile poi inserire ulteriori Operatori. L inserimento degli ulteriori operatori si effettua in area riservata alla voce Gestone Dati Operatore/i Inserisci nuovo. 5

6 L elenco degli operatori e dei responsabili è presente nella voce Gestione Dati Operatore/i Elenco Operatori. Anche qui sarà possibile stampare la lettera d incarico (simbolo della stampante). A breve saranno disponibili le funzioni per confermare, modificare e cancellare gli Operatori. Nota bene: Il CAF rilascerà i codici per l accesso alle procedure quando riceverà la convenzione e le lettere d incarico. Conferma degli Sportelli Apertura di nuovi Sportelli Responsabile dello Sportello Gli Sportelli debbono essere confermati o aperti solo dal Centro principale. Il Centro nel pannello Gestione Dati Sportello/i Elenco Sportelli potrà procedere alla conferma di tali sportelli avendo cura di segnalare se lo sportello è una reale sede secondaria del Centro principale ed inoltre se nello Sportello viene unicamente raccolto il cartaceo delle dichiarazioni e non si effettua alcun inserimento dei dati. Il Centro principale inoltre compilerà i dati del responsabile dello Sportello (saranno richiesti i seguenti dati: nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, recapito telefonico e mail, numero e tipo documento riconoscimento e qualifica). Operatori degli Sportelli Gli Sportelli avranno cura di inserire i dati degli operatori (Gestone Dati Operatore/i Inserisci nuovo) e saranno richiesti i seguenti dati: nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, recapito telefonico e mail, numero e tipo documento riconoscimento e qualifica. L elenco degli operatori è presente nella voce Gestione Dati Operatore/i Elenco Operatori. Qui sarà possibile stampare la lettera d incarico (simbolo della stampante). A breve saranno disponibili le funzioni per confermare, modificare e cancellare gli Operatori. Per i Responsabili e gli Operatori occorrerà inviare via fax oppure via mail a amministrazione@cafconfsal.it - Copia di un documento di identità - Copia del tesserino di iscrizione al Sindacato (se iscritti a un sindacato/federazione Confsal) Nota bene: Il CAF rilascerà i codici per l accesso alle procedure quando riceverà le lettere d incarico unitamente ai documenti richiesti. Il responsabile dell Assistenza Fiscale dott. Carmine Ippoliti 6

7 APPENDICE Requisiti per la raccolta delle dichiarazioni. La Direzione Centrale Normativa e Contenzioso dell Agenzia delle Entrate ha emanato nel 2008 una circolare rubricata Attività di assistenza fiscale che chiarisce, speriamo definitivamente, il corretto modo di operare del CAF e delle strutture territoriali ad esso aderenti in materia di assistenza fiscale. Distinguiamo tra attività di raccolta delle dichiarazioni 730 e attività di assistenza fiscale (vale a dire l attività consistente nell esecuzione dei controlli documentali necessari ai fini del rilascio del visto di conformità). Alla luce della citata circolare sono da ritenersi corretti i seguenti modus operandi: A) Convenzione stipulata tra CAF e un libero professionista (dottore commercialista od esperto contabile, consulente del lavoro, tributarista ecc. ecc.) o una ditta individuale (Centro elaborazioni dati con contratto di lavoro autonomo) o uno studio associato di liberi professionisti. In tal caso l attività di raccolta delle dichiarazioni e la successiva attività di verifica dei dati e dei documenti da parte del centro interessato (assistenza fiscale) è consentita e perfettamente lecita. Per lo svolgimento dell attività non è necessario trasmettere al CAF copia della documentazione acquisita tramite scanner contestualmente all invio della dichiarazione, né che il CAF assuma proprio personale presso il CRP per le attività di controllo. Le attività di raccolta e di controllo possono essere direttamente attribuite al soggetto che ha sottoscritto la convenzione con il CAF. B) Convenzione stipulata tra CAF e la CONFSAL, un Sindacato o una Confederazione aderenti alla Confsal. In tal caso in virtù del disposto di cui all art. 16, comma 4 del D.M 166/99 è consentita la raccolta delle dichiarazioni 730 presso il pubblico da parte di un Sindacato o una Confederazione aderente alla Confsal. In particolare il Caf provvederà, su segnalazione del CRP, a nominare specificamente gli operatori addetti alla raccolta che dovranno obbligatoriamente essere individuati in lavoratori dipendenti o pensionati iscritti ad uno dei sindacati della Confederazione. Per le attività di controllo necessarie all apposizione del Visto di Conformità da parte del RAF invece, è obbligatorio che provveda direttamente il CAF tramite proprio personale (presente in loco o presso il CED nazionale). Come avveniva l anno passato il CRP (lo stesso vale per gli Sportelli) ha l obbligo di provvedere all inoltro contestuale di dichiarazione dei redditi e documenti di supporto acquisiti tramite scanner per consentire le necessarie attività di verifica da parte del CED Nazionale. Il CRP, a condizione che raccolga almeno 350 modelli 730, ha la facoltà di chiedere al CAF il distacco di uno o più collaboratori progetto assunti direttamente dal CAF nazionale. Il 7

8 CRP potrà inoltre destinare un collaboratore a progetto presso le sedi secondarie (Sportelli) fino ad un massimo di 5 sedi. C) Convenzione stipulata tra il CAF e Società di persone, Società di capitali, Enti, Associazioni sindacali non aderenti alla CONFSAL. In questa fattispecie l attività di raccolta presso il pubblico e l attività di verifica è consentita solo se il CAF provvede a distaccare proprio personale (a progetto) presso la sede del CRP. In caso contrario non è ammessa la raccolta presso il pubblico in nome e per conto del CAF CONFSAL (ma solo presso i propri clienti) dei modelli 730. Detti modelli dovranno poi essere trasmessi al CAF unitamente e contestualmente a tutta la documentazione di supporto. In pratica, rispetto all ipotesi sub B) cambia solo il fatto che non è possibile esporre loghi, insegne del CAF CONFSAL per lo svolgimento dell attività. In sostanza e per fare un esempio, in questa ipotesi non è possibile predisporre volantini pubblicitari che rechino che la sede del CRP è una sede CAF CONFSAL o che riportino il logo del CAF CONFSAL. Nessuna legge tuttavia vieta a questi soggetti (per proprio conto e non a nome del CAF CONFSAL) di predisporre le dichiarazioni 730 ai propri clienti da consegnare corredate di tutta la documentazione al CAF. Nelle ipotesi in cui dovesse rendersi necessaria l assunzione di collaboratori a progetto presso le sedi dei CRP per i casi sub B) e C) sarà sufficiente compilare lo schema pubblicato in area riservata. Si ricorda che l attività espletata dal collaboratore a progetto verrà remunerata con un euro a pratica (sino ad un tetto massimo di euro). Detti importi saranno decurtati da quanto dovuto dal CAF al CRP unitamente alla somma di euro 200,00 per ciascun collaboratore assunto a titolo di parziale recupero degli oneri connessi alla gestione dei collaboratori a progetto e dei contributi Inps e Inail versati dal CAF. Il compito del collaboratore a progetto è quello di raccogliere le dichiarazioni e controllare la rispondenza della documentazione esibita alla dichiarazione che deve essere trasmessa al CAF. Non è necessario che il collaboratore inserisca le dichiarazioni al computer. Lo stesso dovrà però fare un elenco (ad esempio utilizzando la stampa di una lista prevista dal programma) delle dichiarazioni per le quali è stato effettuato il controllo (tutte!) e sottoscritto trasmetterlo al CAF a fine campagna. Si raccomanda di utilizzare in ogni caso il sistema di scansione dei documenti tenuto conto che ogni anno l Agenzia delle Entrate sottopone a controllo magliaia di dichiarazioni del CAF richiedendo al CAF medesimo di produrre copia della documentazione di supporto pena l applicazione delle sanzioni tributarie. 8